DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT Output-Management für Dokumente und epost

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1 Komponenten zur Büro-Automation Dokument-Automation DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT Output-Management für Dokumente und epost DOCUMENT FACTORY Anwendungshandbuch Juli 2001 Software- und Organisations-Service GmbH Giesebrechtstr. 15 D Berlin Telefon (030) Telefax (030)

2 Document Factory Office Client 2 Impressum Software- und Organisations-Service GmbH Giesebrechtstr. 15 D Berlin Telefon (030) Telefax (030) Mail Web Letzte Aktualisierung: Juli 2001

3 Document Factory Office Client 3 Inhaltsverzeichnis 1 Überblick Architektur Dokumenterstellung Unterstützte Textsysteme Dokument-Formate Einhaltung von Standards Schnittstelle Beispielaufruf Klassen Klasse SOSApp Klasse SOSeDocsServer Klasse SOSeDocsDocument Klasse SOSeDocsUserData Klasse FTPClient Konfigurationsdatei Verwendung der Konfigurationsdatei Beispiel für eine Konfigurationsdatei Installation Installation ohne Runtime-Libraries Ausgelieferte Dateien Versionen der Systemdateien Systemvoraussetzungen...11

4 Document Factory Office Client 4 1 Überblick DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT ist eine Schnittstelle für Arbeitsplatzrechner (Client-Systeme), mit der Dokumente an das DOCUMENT FACTORY OFFICE Verfahren übergeben werden können. Die Dokumente werden vom DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER entgegengenommen und an Service-Zentren ausgeliefert. Diese Dokumentation DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT Anwendungshandbuch beschreibt Installation, Konfiguration und den Betrieb der Client-Schnittstelle zur Übergabe von Dokumenten an das Verfahren. Die Beschreibung richtet sich an Administratoren und Anwender des Systems und setzt keine Programmierkenntnisse voraus. Diese Dokumentation wird durch die Beschreibung DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT Programmschnittstelle ergänzt, dort sind die Methoden und Eigenschaften der Programmschnittstelle beschrieben die bspw. zur Entwicklung individueller Anwendung benötigt werden. Die Beschreibung DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT Programmschnittstelle für Internet-Zugriff liefert Details zur FTP-Schnittstelle. 2 Architektur An der Erstellung und Übergabe von Dokumenten zum DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER sind diese Komponenten beteiligt: Windows Workstation Windows Server DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT Übertragung per FTP-Client von Dokument und Steuerdatei FTP-Server Übergabe des Dokuments - Sammeln der Dokumente VBA-Makro DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER Erzeugung des Dokuments - Zusammenstellen der Einlieferung MS-Word, winefw DOCUMENT FACTORY epost-lieferung CLIENT SERVER

5 Document Factory Office Client 5 3 Dokumenterstellung DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT verarbeitet Dokumente aus beliebigen Textsystemen oder individuellen Anwendungen. Alternativ können Massendokumente, die mit DOCUMENT FACTORY OFFICE MAILING erzeugt wurden, über die DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT Schnittstelle übergeben werden. 3.1 Unterstützte Textsysteme Für den Einsatz von DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENTs mit MS-Word werden die Dokumente zunächst bspw. mit MS-Word erstellt und mittels der Client-Schnittstelle an den DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER übergeben: Für Word-Dokumente kann die Client-Schnittstelle per Makro (VBA) verwendet werden. Für winefw-dokumente wird die MS-Word-Vorlage epost.dot als Add-In geladen und übernimmt die Versorgung der Client-Schnittstelle. Die DOCUMENT FACTORY realisiert optional die Übergabe von Dokumenten mit DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT. Zur Integration in individuelle Anwendungen kann die Client-Schnittstelle mit nahezu allen Programmiersprachen unter Windows verwendet werden. Neben MS-Word können beliebige andere Textsysteme zum Einsatz kommen. Voraussetzung ist, dass das Textsystem über die Möglichkeit verfügt die Methoden des COM-Servers aufzurufen. 3.2 Dokument-Formate Mit DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT können prinzipiell Dokumente beliebigen Formats eingeliefert werden. Die Dokumente bleiben während der Einlieferung unverändert. Von DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVICE Zentren werden folgende Formate unterstützt: doc - Dokument-Format MS-Word 97, 2000, XP rtf - Rich Text Format pdf - Portable Document Format Weitere Dokument-Formate werden mit den Service-Zentren vereinbart. 3.3 Einhaltung von Standards Aufgabe des dokumenterzeugenden Textsystems ist die Prüfung des vorliegenden Dokuments auf epost- Fähigkeit, d.h. die Einhaltung der Standards für die Ablage des Dokuments in einer Datei: Dokumente, die noch nicht gespeichert wurden, können nicht an die Client-Schnittstelle übergeben werden. die Positionierung des Adressfensters für Umschläge der Grösse DIN C5. die Verwendung von Schriftarten: alle verwendeten Schriftarten müssen mit dem Service-Zentrum abgestimmt werden. die Einhaltung nicht bedruckbarer Ränder von 0,5 cm am Seitenkopf und fuss sowie am Seitenrand.

6 Document Factory Office Client 6 die Gewinnung von Metadaten und deren Übergabe an die Client-Schnittstelle. Der Umfang der Metadaten ist nicht vorgeschrieben und wird mit dem Service-Zentrum abgestimmt. 4 Schnittstelle DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT ist als COM-Server (OLE) realisiert und implementiert eine FTP- Schnittstelle zum DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER. Die Funktionen des DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENTs sind als Methoden und Eigenschaften der Programmschnittstelle des COM-Servers verfügbar. Um die Client-Schnittstelle zu verwenden, muss das Textsystem über eine COM-Schnittstelle verfügen. Diese Schnittstelle ist bspw. für MS-Word Makros (VBA) und alle relevanten Programmiersprachen verfügbar (C++, VB, Delphi etc.). Das Textsystem instantiiert ein Objekt des COM-Servers, versorgt die erforderlichen Eigenschaften (properties) und übergibt das Dokument mittels Methodenaufruf des COM-Servers an den DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER. 4.1 Beispielaufruf Mittels eines einfachen MS-Word Makros (VBA) kann ein Dokument mit folgendem Beispiel-Code an den DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER übergeben werden: Set SOSApp = CreateObject("SOSApp.clsApp") ' Applikations-Objekt Set objglobalprofile = SOSApp.New_PrivateProfile( "SOSeDocsServerGlobals.Ini", True ) Set objedocs = CreateObject("SOSeDocsServer.clsSOSeDocsServer") Set objedocs.class.profile = objglobalprofile ' Konfigurationsdatei zuweisen objedocs.ftpclient.servername = " " ' IP-Adresse des FTP-Servers objedocs.ftpclient.userid = "anonymous" ' Name des Benutzers am FTP-Server objedocs.ftpclient.password = "none" ' Kennwort des Benutzers am FTP-Server Set objuser = objedocs.new_user("sos", "admin", "")' Anmeldung mit Mandant, Name, Kennwort objuser.login() ' Anmeldung am Server objuser. address = ' Mail-Adresse des Absenders Set objcurrentdoc = objedocs.new_document() ' Instanz eines epost-dokumentauftrags objcurrentdoc.filename = "c:\meinedatei.doc" ' Datei für Dokumentauftrag objcurrentdoc.lkz = "D" ' Landkennzeichen objcurrentdoc.plz = ' Postleitzahl objcurrentdoc.druckart = "D" ' Druckart (D)uplex, (S)implex objcurrentdoc.vorlage = ActiveDocument.AttachedTemplate ' Namen der Dokumentvorlage zuweisen objcurrentdoc.submitdocument() ' Dokument an Server übertragen 4.2 Klassen Im folgenden eine knappe Beschreibung der in diesem Beispiel verwendeten Eigenschaften und Methoden. Eine detaillierte Beschreibung ist in der Dokumentation DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT Programmschnittstelle enthalten Klasse SOSApp Die Klasse realisiert folgende Methoden: Public function New_PrivateProfile As Object ' Konfigurationsdatei Klasse SOSeDocsServer Die Klasse realisiert folgende Properties: Dim Options.DocInfFileFormat As Long ' 1=Delimiter-separierte Werte, 2=xml-Format Dim Options.GenVarNames As Bool ' Feldnamen in der ersten Zeile bei DocInfFileFormat=1 Dim Options.MetaFilenameExtension As String ' Extension der Steuerdatei (meist csv bzw. xml)

7 Document Factory Office Client 7 Dim Options.Encoding As String ' Encoding für XML-Datei (meist iso ) Dim Options.UseGuid As Bool ' JobId mit eindeutiger GUID ergänzen Dim Options.SaveFTP As Bool ' Sichere Übertragung durch temporäre Dateien/Folder Dim Options.SaveFTPSubFolder As String ' Temporärer Ordner im FTP-Ordner für sichere Ü- bertragung Dim Options.SaveFTP FileExtension As String ' Extension temporärer Dateien bei sicherer Übertragung Dim Class.Profile As Object ' Extension temporärer Dateien bei sicherer Übertragung Die Klasse realisiert folgende Methoden: Public Function New_Document() As Object Klasse SOSeDocsDocument Die Klasse realisiert folgende Properties: Dim filename As String ' Dateiname des Dokuments Dim Lkz As String ' Meta-Information: Landkennzeichen Dim Plz As String ' Meta-Information: Postleitzahl Dim Druckart As String ' Meta-Information: (D)okument, (S)erienbrief Dim Beilagen As String ' Meta-Information: Beilagen (1-4) Dim papierartseite1 As String ' Meta-Information: Papierart 1. Seite Dim PapierArtSeite2 As String ' Meta-Information: Papierart 2. Seite Dim PapierArtLetzteSeite As String ' Meta-Information: Papierart n. Seite Dim PapierArtStandard As String ' Meta-Information: Papierart Normal Dim Kostenstelle As String ' Meta-Information: Kostenstelle Dim Vorlage As String ' Meta-Information: Name der Dokument-Vorlage Dim Seitenzahl As Long ' Meta-Information: Anzahl Seiten Dim address As String ' Meta-Information: -adresse des Absenders Die Klasse realisiert folgende Methoden: Public Function New_Document() As Object Public Function SubmitDocument() As Bool Klasse SOSeDocsUserData Die Klasse realisiert folgende Properties: Dim Mandant As String ' Meta-Information: Mandant Dim UserId As String ' Meta-Information: Anwender-Kennung Dim Password As String ' Meta-Information: Kennwort Dim address As String ' Meta-Information: -adresse Die Klasse realisiert folgende Methoden: Public Function New_User (mandant, name, password) As Object Public Function Login() As Object Klasse FTPClient Die Klasse realisiert folgende Properties: Dim ServerName As String ' IP-Adresse bzw. Hostnamen des FTP-Servers Dim PortNumber As String ' Port des FTP-Servers Dim UserId As String ' Name des Benutzers am FTP-Server Dim Password As String ' Kennwort des Benutzers am FTP-Server Dim Mode As String ' Übertragungsmodus "binary", "ascii" Dim PassiveMode As Bool ' exotische FTP-Server (z.b. warftpd erfordern das) Dim CurrentFtpFolder As String ' Zielverzeichnis am FTP-Server Es werden nur die Methoden Connect() und DisConnect() der Klasse explizit aufgerufen, die Übertragung des Dokuments erfolgt automatisch bei Aufruf der Methode DocumentSubmit().

8 Document Factory Office Client 8 Public Function Connect () As Bool ' Verbindungsaufbau zum FTP-Server Public Function DisConnect () As Bool ' Verbindungsabbau vom FTP-Server Eine detaillierte Beschreibung ist in der Dokumentation Programmschnittstelle für Internet-Zugriff enthalten. 5 Konfigurationsdatei Die Eigenschaften des DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENTs lassen sich über eine Konfigurationsdatei vorbesetzen und müssen dann nicht mehr explizit in der Programmschnittstelle angegeben werden. Eigenschaften, die direkt in der Programmschnittstelle angegeben werden, haben Vorrang vor Einstellungen der Konfigurationsdatei. Der Name der Konfigurationsdatei lautet SOSeDocsServerGlobals.ini. 5.2 Verwendung der Konfigurationsdatei Die Datei wird in absteigender Reihenfolge in folgenden Verzeichnissen erwartet: Installationsverzeichnis meist \Programme\SOS\SOSeDocsServer Gemeinsames Einstellungsverzeichnis meist \Gemeinsame Dateien 5.3 Beispiel für eine Konfigurationsdatei Folgendes Beispiel zeigt die Eigenschaften der Programmschnittstelle, die vorbesetzt werden können: ; SOSeDocsServerGlobals.Ini ; Dies ist die INI-Datei für alle GLOBALEN Einstellungen des ; SOSeDocsServers. Diese INI-Datei sollte für eine produktive Installation ; lediglich einmalig vorhanden sein. ; Klaus Büttner, SOS GmbH Berlin, Stand ; [edocs Defaults] ; RecIsePost = 1 ' Übertragen an epost Server (Default) ; RecIsZIPArchiv = 2 ' Übertragen in ein ZIP-Archiv udtreceiver=1 ; useftp = 1 ' Klasse SOSWinInet.clsFTPClient wird verwendet ; usefolder = 2 ' (Netz-)Verzeichnis wird verwendet ; use = 3 ' (not implemented yet) udtsubmitmethod=1 ; NoCompression = -1 ; ZipCompression = 1 ; FLAMCompression = 2 ' Komprimierung mit FLAM von limes GmbH (not implemented yet)

9 Document Factory Office Client 9 udtcompressiontype=-1 ; CopyFile = 1 ' Default ; MoveFile = 2 ; ; InfFileCSV = 1 ; InfFileXML = 2 udtdocinffileformat=2 strfoldername= ' Verzeichnis am FTP-Server ; diese Einstellungen gelten erst ab Version ; - eindeutige GUID an die JobID anhängen, z.b. für Serienbriefe flguseguid = False ; - "sichere" Übertragung per FTP, d.h. es wird zunächst eine Datei mit temp. Extension erzeugt und danach "atomar" umbenannt flgsaveftp = False ; - die Umbenennung kann in einem Unterordner stattfinden, um im Hauptordner kein notification-ereignis zu erzeugen strsaveftpsubfolder = "" ; - temp. Extension, die für die Datei vereinbart wird, Default = ".tmp" strsaveftpfileextension = "" flglogging=false strlogfilename=c:\tmp\sosedocs.log ; LogNothing = -1 ; LogMin = 1 ; LogMed = 2 ; LogMax = 3 lngloglevel=-1 strcsvseparator= strmetafilenameextension=.xml [Document Defaults] strlkz=d ; Meta-Information für edocs: Landkennzeichen strplz= ; Meta-Information für edocs: Postleitzahl strdruckart=s ; Meta-Information für edocs: Drucken mit (D)uplex, (S)implex strbeilagen= ; Meta-Information für edocs: Beilagen (4 Stellen, jede Stelle bezeichnet eine Beilagen- Nr. 0-F) strpapierartseite1= ; Meta-Information für edocs: Papierart 1. Seite strpapierartseite2= ; Meta-Information für edocs: Papierart 2. Seite strpapierartletzteseite= ; Meta-Information für edocs: Papierart n. Seite strpapierartstandard= ; Meta-Information für edocs: Papierart Normal strkostenstelle= [FTPClient Defaults] ; Voreinstellung für den Namen des FTP-Servers strservername=localhost lngportnumber=21 ; Voreinstellung für die Userid, mit der der FTP-Client auf den Server ; zugreifen soll. struserid=anonymous ; Das Password zur Userid

10 Document Factory Office Client 10 strpassword= none ; Falls das Verzeichnis, das direkt nach der Anmeldung verfügbar ist, nicht das ; Verzeichnis ist, mit dem der Client arbeiten will, so kann hier das (Sub-)Verzeichnis ; auf dem FTP-Server angegeben werden, in das nach erfolgtem Logon verzweigt wird. strftpfolder= flgpassivemode=false 6 Installation Die Installation erfolgt per Setup-Programm aus dem Auslieferungsverzeichnis der Installations-CD:..\client\install\SOSeDocsServerSetup.exe Das Installationsprogramm erfragt alle erforderlichen Einstellungen (Installationsort etc.). 6.1 Installation ohne Runtime-Libraries Das Installationsprogramm bietet die Option Installation mit Visual Basic Runtime Libraries an, die zunächst nicht aktiv ist. Sie können auf diese Option verzichten, wenn sichergestellt ist, dass die verwendeten Laufzeit- Dateien (DLLs) in der gleichen oder einer höheren Version als gefordert vorliegen. Dieser Installationsmodus ist insbesondere für die Installation an Terminal-Servern empfehlenswert, da hier der Austausch von Systemdateien die Funktionsfähigkeit anderer Applikationen beeinträchtigen kann. Installieren Sie in diesem Fall die Systemdateien manuell und prüfen Sie die Verträglichkeit der verwendeten Versionen mit den Programmen Ihrer Systemumgebung. 6.2 Ausgelieferte Dateien Das Installationsprogramm überträgt folgende Dateien auf das Rechner-System: SOSAPP6-2.dll Laufzeitbibliothek (Klasse SOSApp) SOSAPP6-2.tlb Type-Library SOSeDocsServer.dll Laufzeitbibliothek (Klasse SOSeDocsServer) SOSeDocsServer.tlb Type-Library SOSWinInetServer.dll Laufzeitbibliothek (Klasse FTPClient) SOSWinInetServer.tlb Type-Library SOSeDocsServerGlobals.ini Konfigurationsdatei mit Beispiel-Einstellungen 6.3 Versionen der Systemdateien Folgende Dateien werden vom Setup-Programm nur aktualisiert, wenn die Option Installation mit Visual Basic Runtime Libraries im Setup-Programm ausgewählt wurde. Diese Dateien müssen für den Betrieb des DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENTs in der hier angegebenen oder einer höheren Versions-Nr. vorliegen. Müssen die Dateien vom Setup-Programm aktualisiert werden, dann ist ein Neustart des Rechners erforderlich: msvbvm60.dll Version stdole2.tlb Version oleaut32.dll Version olepro32.dll Version asycfilt.dll Version

11 Document Factory Office Client 11 ctl3d32.dll Version comcat.dll Version Systemvoraussetzungen DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT ist unter Windows 9x, Windows NT 4.0 (Workstation und Server) und Windows 2000 (Professional und Server) ablauffähig. Der Betrieb mit den Terminal Servern von Microsoft und Citrix Metaframe wird unterstützt.

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