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1 Wir machen Ihnen den Prozess White Paper LIVE READER process Dokumentenplattform für das Modellieren von DMS Geschäftsprozessen. Dokumente erfassen Dokumente prüfen Dokumente archivieren Dokumente weiterleiten Dokumente austauschen (EDI) Dokumente erzeugen (Transmittel, Layouts, Reports) Dokumente auslesen (OCR) Dokumente verfolgen (Tracking) Document Output (Print, PDF-A) Transparente Arbeits- Statusverwaltung und Fortschrittskontrolle Anbindung externer Arbeitseinheiten (Niederlassungen, Lieferanten etc.) Zugriffsmöglichkeiten online / mobil

2 Ausgangsituation Viele Unternehmen stehen vor der Aufgabe ihre dokumentenbasierten Geschäftsprozesse zu digitalisieren und dabei die Abläufe neu zu organisieren. Die Erfassung, Prüfung, Freigabe, Weiterleitung und Archivierung von Dokumenten die dem ständigen Zugriff unterliegen stellt eine besondere Herausforderung dar. Bei der Sachbearbeitung von vorgangsbezogenen Dokumenten und Akten zählen neben dem schnellen Zugriff auch die Einhaltung von Compliance- und Gesetzesvorgaben bei gleichzeitiger Kostenoptimierung zu den herausragenden Anforderungen an einen digitalen Geschäftsprozess. Prozessbeispiele: Indexierungsprozesse für die elektronische (Cloud) Archivierung Digitale Vorgangsakte Digitaler Posteingang und Postverteilung Ein- und ausgehende EDI Geschäftsprozesse Digitale Eingangs- Rechnungsprozesse Ein- und ausgehende PDF- Dokumentenprozesse OCR gestützte Verarbeitung eingehender heterogener bzw. unstrukturierter Dokumentvorlagen Document Output Prozesse Konvertierungsprozesse von eingehenden Datei Formaten in ein Zielformat Dokumenten Logistik und Dokumenten Verteil- Drehscheibe Digitales Langzeitarchiv Was ist LIVE READER process BS Mit der Dokumentenplattform LIVE READER bietet SIRIUS ein Kombination aus Softwarelösung und Sachbearbeitung nach dem Prinzip SaaS (Software as a Service). Mit LIVE READER werden die Strukturen und Dokumentenprozesse gemäß den Anforderungen vordefiniert bereitgestellt. Die Sachbearbeitung kann als First Level Support mit genutzt werden. Neben einer dauerhaften Nutzung kann LIVE READER auch als temporäre projektbezogene Arbeitsplattform für einen begrenzten Projekt Zeitraum eingesetzt werden. Nach Abschluss des Projekts können die Daten in das vorgesehene Zielsystem exportiert werden. Das Dienstleistungsmodell umfasst: Modellierung der LIVE READER Plattform Hosting und Operating (In/Ex- House, Web, Anbindung und qualifizierter externer Einheiten, Hot Line) First Level Sachbearbeitung IT Hardware / Infrastruktur Die beschriebenen Punkte können unabhängig voneinander genutzt werden. Seite 2 von 5

3 Wie arbeitet LIVE READER process Wir machen Ihnen den Prozess LiveReader- process ist als SaaS Lösung konzipiert und erspart damit dem Anwender Investitionen in die Anschaffung von teuren Lizenzen und der damit verbundenen Inhouse-Programmierung. Der fertige Prozess kann in Form einer Dienstleistung genutzt werden und verfolgt primär nicht das Ziel bestehende Systeme abzulösen. Je nach Anforderung, z.b. bei erhöhten Datenschutzbestimmungen, kann der Kunde auf entsprechende Prozessmodelle zurückgreifen. 1. Web gehostete Austauschplattform (LiveReader-Process Standard) 2. Server gestützte Austauschplattform - inhouse bei SIRIUS 3. Server gestützte Austauschplattform - exhouse bei Kunden oder Lösungspartnern Mit dem sogenannten Clearing Center ist der externe Zugriff sichergestellt z.b. bei OCR Belegverarbeitung, First Level Bearbeitung, Front Office oder vorgangsbezogene Sachbearbeitung. Für das Clearing Center können anforderungsgerechte Lösungen realisiert werden. Clearing durch Eigenpersonal des Kunden oder Lösungspartner Clearing durch Dritte Clearing durch Sirius Technische Beschreibung und weitere Anwendungsbeispiele LiveReader-Process ist eine Dokumenten Austauschplattform die für verschiedenste Prozesse angewandt werden kann, bei denen Dokumente und Daten erfasst, verwaltet, archiviert, konvertiert, geroutet oder ausgelesen werden müssen. Mit den Funktionalitäten die LiveReader-Process bietet, können die Prozesse zur Dokumentenverarbeitung entsprechend ihren Anforderungen modelliert und angepasst werden. Dies betrifft nahezu alle Dokumenten bezogene Arbeitsabläufe und Routinen. Durch die Anbindung über diverse Input- und Export-Varianten können praktisch alle bestehenden Systeme an LiveReader-Process ohne aufwendige Anpassungen angebunden werden. Input via , mit Dateianhängen, FTP-Upload, Soap als CI-Dokument oder NCI-Dokument (gescannte Papierdokumente), Export via Soap, FTP-Download, -Versand, PDF/A, PDF/A + Textlayer zudem strukturierte Dokumentinformationen als XML, EDIFACT, Externer Zugriff (Clearing Center) für Datenvalidierung via WTS, Citrix, Controller-App Technische Daten: Automatische Vergabe einer Task ID pro Vorgang Verknüpfung weiterer auftragsspezifischer Merkmale Durchgängige Prozesskontrolle mit transparenter Verwaltung der einzelnen Verarbeitungsstatus OCR Analyse und Extraktion Seite 3 von 5

4 Automatische Generierung der Verarbeitungsstatistik Text-Extraktion aus CI-Dokumenten (Dateifilter mit Textextraktion) Text-Extraktion aus NCI-Dokumenten (OCR) Dateikonvertierung ins PDF/A Format ( Bild) Dateikonvertierung ins PDF/A Format mit Textlayer (Bild und OCR Volltext) Erweiterung des Dateninputs ( , FTP,...) Citrix-WTS Zugriff Validierung Langzeitarchiv Lösung Einsatz Möglichkeiten: Daten und Dokumentendrehscheibe (Dokumentenlogistik, Dokumententracking ) mit Konvertierung und Zugriff für Zentrale Sammelstelle für verschiedene Zweigstellen Multiple Input Wege , Upload, Web-API, FTP, mit Zentralisierung für einen eindeutigen und normierten Datenzugriff Konvertierung eingehender Datenformate (zum Beispiel nach PDF/A) Normierung für eine Vielzahl an Formaten auf ein Format das für ein Langzeit-Archiv geeignet ist. Multiple Formate auf Input und auf Output Seite OCR Dokumenten- Verarbeitung bei homogenen oder heterogenen Dokumenten Datenextraktion aus CI und NCI Dokumenten Datenformate Eingehende Datenformate: PDF, TiFF, BMP, JPEG Ausgehende Datenformate: EDIFACT, VDA, Ansi X12, IDOC (SAP), XML, CSV Kommunikationsprotokolle: ftp, sftp, oftp, x400, http(s), as2, soap, wsdl, , sms LiveReader-Process kann dadurch für unterschiedlichste Branchen eingesetzt werden: 1. Industrieanlagen (technische Dokumentation, technische Archive) 2. Akteneinlagerung und Aktenbereitstellung 3. Immobilien- und Facillity-Management 4. Spedition und Logistik 5. Handel 6. Finanzdienstleistungen Seite 4 von 5

5 Kontakt: SIRIUS virtual engineering GmbH Herr Jakob Taubert Vertrieb Am Exerzierplatz 9 D Mannheim Tel.: +49 (0621) Fax: +49 (0621) Seite 5 von 5

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