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1 Gültig ab: Version:1.0.1 Seite 1 von 5 1. Ziel und Geltungsbereich Diese Prozessbeschreibung regelt die Vorgangsweise zur Beseitigung der Ursachen von bereits aufgetretenen Fehlern bzw. Mängeln als auch die Verhinderung von möglichen, unerwünschten Fehlern oder Mängeln. Sie beschreibt die Identifikation und Implementierung erforderlicher Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen und dient der ständigen Verbesserung des Managementsystems. Sie gilt für alle Bereiche der Univ. Klinik für Dermatologie. 2. Mitgeltende Dokumente (in der jeweils gültigen Version) FM Verbesserungsprotokoll 3. Verwendete Abkürzungen/Begriffe AA AL FM KVP PB QB Arbeitsanweisung Abteilungsleiter Formular Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Mitarbeiter / in Prozessbeschreibung Qualitätsbeauftragter QualitätsmangerIn des jeweiligen Bereiches Vorgesetzer / e Korrekturmaßnahme: Vorbeugungsmaßnahme Maßnahme, die zur Beseitigung der Ursache eines vorhandenen Fehlers oder einer anderen vorhandenen, unerwünschten Situation ergriffen wird (ÖNORM). Maßnahme, die zur Beseitigung der Ursache eines möglichen Fehlers oder einer anderen, möglicherweise unerwünschten, Situation ergriffen wird (ÖNORM). Eine Vorbeugungsmaßnahme wird ergriffen, um das Auftreten eines Fehlers zu vermeiden, eine Korrekturmaßnahme soll das erneute Auftreten eines Fehlers verhindern. 4. Prozessverantwortlicher der Univ. Klinik f. Dermatologie Dermatologie. Funktion Name Unterschrift Erstellt QB N. Schicher Geprüft M. Binder Freigegeben AL H. Pehamberger

2 Gültig ab: Version:1.0.1 Seite 2 von 5 5. Ablauf/Tätigkeitsbeschreibung >> Erläuterung Ablauf/ Tätigkeit Verantwortlich für D = Durchführung M = Mitarbeit E = Entscheidung I = Info D E M I >> Erläuterung 6.1 FM KVP 6.2, 6.3,, 6.4, 6.5 AA Aufbau und Handhabung von -Systemdokumenten, AA Erstellung, Bearbeitung und Lenkung v. - Dokumenten,, Geänderte / neue -Dokumente PB Management Review Abgeschlossener KVP-Bericht

3 Gültig ab: Version:1.0.1 Seite 3 von 5 6. Erläuterungen 6.1. Auslöser für Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen Grundsätzlich hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, ein Problem zu identifizieren und an den zuständigen Qualitätsbeauftragten / weiter zu leiten. Auslöser können sein: - Interne und externe Auditfeststellungen - Auswertung von Kundenbefragungen - Reaktionen / Beschwerden (z.b.: von Patienten, Zuweisern, Schnittstellen, ) - Beobachtungen am Arbeitsplatz (Schwachstellen, Änderung von definierten Abläufen, ) - Management Review - Erkennen von Verbesserungspotentialen durch Messungen 6.2. Problem beschreiben und analysieren Mit Hilfe des Formulares FM Verbesserungsprotokoll ist eine kurze, eindeutige Beschreibung des identifizierten Problems zu dokumentieren. Die Ursachen des tatsächlich aufgetretenen Fehlers bzw. des möglichen Fehlers sind zu erheben. Bezieht sich der Fehler auf einen bestehenden, dokumentierten Ablauf, ist der jeweilige Prozessverantwortliche in die Ursachenanalyse einzubeziehen. Ein entsprechender Problemlösungsvorschlag ist zu erarbeiten und ebenfalls im FM Verbesserungsprotokoll zu dokumentieren. Das Formular ist bei den Qualitätsbeauftragten des jeweiligen Bereichs bzw. dem Qualitätsmanager vorliegend. Es erfolgt dadurch eine automatische Nummerierung und es kann jederzeit ein Überblick über alle Verbesserungsprotokolle ausgewertet werden. Eine Kopie des FM Verbesserungsprotokolls ist nach Freigabe des Verbesserungsvorschlages durch den, dem zu übermitteln Verbesserungspotential beurteilen Auf Basis der gemäß Pkt beschriebenen Ursachen und Lösungsvorschläge ist zu prüfen, ob tatsächlich Handlungsbedarf besteht, welche Tragweite das Problem hat und bei Einleitung entsprechender Maßnahmen welche Verbesserung erzielt werden kann. Ist die Lösung nur bereichsübergreifend möglich d.h. sind dazu mehrere Abteilungen erforderlich verbleibt das Verbesserungsprotokoll im auslösenden Bereich, von wo die notwendigen Maßnahmen koordiniert werden. Eine entsprechend verantwortliche Person ist zu nominieren () Korrekturmaßnahmen/Verbesserungsmaßnahmen festlegen Der, für die Problemlösung zuständige Bereich legt die zielorientierten Maßnahmen zur nachhaltigen Problembeseitigung bzw. Vorbeugung mit Verantwortlichkeiten und Terminen fest und lässt diese von freigeben. Dabei ist auch die Art der Wirksamkeitsprüfung zu definieren Wirksamkeit prüfen Um sicher zu sein, dass durch die getroffenen Maßnahmen das gewünschte Ziel auch erreicht wurde, ist ihre Wirkung durch den zu überwachen. Im Zuge der Wirksamkeitsprüfung sollten Überlegungen angestellt werden, ob gleiche oder ähnliche Verbesserungspotentiale auch in anderen Prozessen zu finden sind (Untersuchung auf Breitenrelevanz). Ist dies der Fall, so ist die entsprechende Verbesserungsmaßnahme in anderen Bereichen ebenfalls nach dieser Prozessbeschreibung abzuhandeln.

4 Gültig ab: Version:1.0.1 Seite 4 von Ergebnis dokumentieren Die gemäß Pkt erfolgte Wirksamkeitsprüfung ist ebenfalls auf dem FM Verbesserungsprotokoll zu dokumentieren. Sollten Änderungen bei bestehenden Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen erforderlich sein, sind diese im Eigenbereich durchzuführen. Sind alle am jeweiligen Formular angeführten Maßnahmen abgeschlossen, ist das Original an den zu übermitteln, der alle Formulare ablegt. 6.7.Systematische Auswertung Für eine zweckmäßige, gesamtheitliche Erfassung und Auswertung ist der verantwortlich. Sinnvoll sind eine quartalsweise Auswertung und eine Jahres-Gesamtübersicht im Zuge des Management-Reviews.

5 Gültig ab: Version:1.0.1 Seite 5 von 5 7. Prozessevaluierung/Prozessergebnis Nummer Messgröße Zielwert Messmethode Messfrequenz Verantwortung 1 Anzahl der 10 Dokumentation 1x jährlich, OEL, AL Meldungen mittels FM Umgesetzte Verbesserungshinweise 50% der Meldungen Zählung Jahresvergleich 1x jährlich, OEL, AL 8. Änderungsbeschreibung Datum Version geänderte Seiten Art und Grund der Änderung 1 Erstellung Kopf- u. Fußzeile geändert; 6.2 geändert

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