Referentin für Öffentlichkeitsarbeit Marianne Pötter-Jantzen Referentin für Öffentlichkeitsarbeit

Transkript

1 Referentin für Öffentlichkeitsarbeit Marianne Pötter-Jantzen Referentin für Öffentlichkeitsarbeit

2 Das macht die Agentur, oder?! Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

3 Sie haben gerade ein erfolgreiches Projekt mit Ihrer Agentur gestemmt. Was erzählen wie einem Bekannten über die positive Zusammenarbeit?

4 Was schlecht laufen kann Die berechnen wirklich jede Minute! Die hören einfach nicht zu. Immer dieses Gerede von Strategie, wir wollen doch nur Das ist ja viel teuer als im Angebot! Wenn man sie braucht, sind sie nicht da. Die machen, was sie wollen. An unserem Projekt arbeiten ständig andere Leute. Das zieht sich wie Kaugummi. Den Chef haben wir nie mehr gesehen. Die verkaufen uns nur das, was sie vorher bei XY gemacht haben. Immer die gleichen Fehler. Man, kann doch wohl erwarten, dass aus Kundensicht

5 Die haben keine Ahnung von Die wissen nicht, was sie wollen. Wir haben keinen Kontakt zu den Entscheidern. Wenn es schief geht, sind wir schuld. Wenn es gut läuft, schmücken die sich mit dem Erfolg. Es gibt keine gescheiten Vorgaben. Die wollen ständig etwas anders. Die schmeißen uns mit Material zu. Die überschätzen ihr Thema total. Wir müssen ständig springen, und die lassen sich ewig Zeit. Die könnten uns auch mal loben. Die gucken nur auf die Zahlen, nie auf s Konzept. Kreative Prozesse brauchen mehr Zeit. Was die alles wollen, für ihr bisschen Budget. Sie zahlen zu spät, und dann wollen sie Nachlass. Wenn ein Projekt fertig ist, ist es vergessen. aus Agentursicht

6 Auswahl Monitoring Evaluation Briefing Geld Planung Qualität Projekthandling

7 Auswahl Monitoring Evaluation Briefing Geld Planung Qualität Projekthandling

8 WARUM?

9 Veranstaltung Ideenkeine Zeit Keiner kennt uns Kampagne Logo Beratung Online-Tool Video Können die besser Image Anzeigen Redaktion CD/CI Analyse Flyer Können wir nicht Blick von außen Facebook Texte Broschüre Neue Website

10 komplex Neuspenderkonzept PR-Strategie Zuarbeit Spendermagazin Kampagnenkonzeption Social media Stratgie Beratung Veranstaltungsplakat Text für Website Logo einfach

11 Warum diese Maßnahme?

12 komplex Agentur PR-Agentur Zuarbeit Freie Redakteurin + Fundraising -Agentur Beratung Social media Agentur Autor Grafiker Freie Berater einfach

13 Was ist uns besonders wichtig? Branchenkenntis Service aus einer Hand Expertentum Kreatives Design Breites Portfolio Ortsnähe

14 Wie sieht es bei uns aus? Personelle Kapazitäten Know how Strategie der Organisation Konkrete Zielsetzung Budget

15 Bevor es weiter geht Welche Art von Dienstleister brauchen Sie für ihr nächstes Projekt und warum?

16 Kriterien zur Agenturauswahl Erfahrung (Non-Profit, Fundraising, Kampagnen, PR) Schwerpunkt (Spezialist vs. Generalist) Arbeitsbeispiele und Referenzen Interesse an Organisation Ist die Agentur vorbereitet (aber Vorsicht Innensicht) Gibt es schon erste Ideen? Mit wem werden Sie zusammen arbeiten (Team)? Was macht diese Agentur besonders aus? Bauchgefühl Sympathie Erster Eindruck

17 Agenturauswahl Empfehlungen Gezieltes Stöbern Vorstellungs-Präsentation Pitch

18

19 Anfrage Projektschreibung Leistungsbeschreibung Technische Daten Qualität Zeitrahmen

20 Vergleich Angebot 1 Angebot 2 Kalkulation/Stundensätze Stundensätze 80/90/ Briefing Ohne Lektorat Angebot bildet alle angefragten Leistungen ab + optionale Zusatzleistungen Leistungsumfang ohne eigene Recherche Inklusive Bild- und Hintergrundrerche Erster Eindruck Sympatisch, aber etwas unvorbreitet Gut organiisiert und informiert

21 Auswahl Monitoring Evaluation Briefing Geld Planung Qualität Projekthandling

22 Clash of Civilizations Armut ROI Selektion User Scoring USP Bewilligungsvorlage Die gute Sache Menschenrechte

23 Briefing Wer sind wir? Problemaufriss Strategische Ziele + Dialoggruppen Kommunikationsziele Maßnahmen Spezifizierung Ansprechpartner Vorgaben und ggf. technische Daten

24 Rebriefing

25 Skizzieren Sie in Stichworten das Briefing für ein konkretes Projekt

26 Auswahl Monitoring Evaluation Briefing Geld Qualität Projektplanung Projekthandling

27 Meilensteine Konzept Manuskript Materialübergabe Design-Entwurf Layout Drehbuch Produktion.

28 Timing rückwärts rechnen Puffer einbauen Abwesenheiten einplanen Entscheider bedenken

29 Konstellation / Chemie Monitoring Evaluation Briefing Geld Qualität Projektplanung Projekthandling

30 Absprachen + Regeln Ansprechpartner Sicherung von Absprachen Protokolle Ticketsystem Dokumente+Formulare Regeln Ansprechpartner Service-Zeiten Leistungsaufstellungen Art der Kommunikaktion Freigaben und Korrekturen Entscheider rechtzeitig mit einbeziehen Meilensteine Wer gibt was frei?

31 Konstellation / Chemie Monitoring Evaluation Briefing Geld Qualität Projektplanung Projekthandling

32 Qualitätssicherung Korrekturen Besprechen + schriftlich übermitteln Alle Korrekturphasen aufbewahren bis Projektende Checks von Projekt fremden im Haus Abschließende Korrekturlektüre von Profi Proofs und Prototypen

33 Was tun, wenn es knirscht?

34 1. Sachliches mündliches Feedback Grundsätzliches oder Details? So konkret wie möglich Ergebnisse des Gesprächs schriftlich festhalten 2. Schriftliche Beschwerde 3. Brandgespräch

35 Konstellation / Chemie Monitoring Evaluation Briefing Geld Qualität Projektplanung Projekthandling

36 Geld Angebot Vertrag oder Auftragsbestätigung Rechnung

37 Konstellation / Chemie Monitoring Evaluation Briefing Geld Qualität Projektplanung Projekthandling

38 Erfolgskontrolle - Auswertung Erfolgskontrolle vorher planen Kriterien Instrumente Kennzahlen Auswertungsgespräch Aus Fehlern lernen - Aus Erfolgen auch

39 Und ERFOLGE GEMEINSAM FEIERN