Zeitmanagement Das Trainingsbuch

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2 Zeitmanagement Das Trainingsbuch Mach dir das Leben leichter Marc A. Pletzer Haufe Mediengruppe Freiburg Berlin München

3 Bibliografische Informationen der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. ISBN Bestell-Nr ab , Haufe Verlag GmbH & Co. KG, Niederlassung Planegg b. München Postanschrift: Postfach, Planegg Hausanschrift: Fraunhoferstraße 5, Planegg Fon (0 89) , Fax (0 89) online@haufe.de Redaktion: Stephan Kilian Lektorat: Oliver Gorus, Eugen Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen vorbehalten. Satz + Layout: AB Multimedia GmbH, Oberding Umschlaggestaltung: Hermann Kienle Visuelle Kommunikation, Stuttgart Druck: Schätzl Druck & Medien, Donauwörth Zur Herstellung des Buches wurde nur alterungsbeständiges Papier verwendet.

4 Inhalt Inhalt Vorwort 8 Zum Aufwärmen: Selbstverantwortung 9 Ein neuer Umgang mit der Zeit 9 Die Rahmenbedingungen verändern sich 11 Es ist so einfach! 13 Halten Sie sich an Ihre Vereinbarungen 16 Werden Sie ehrlich zu sich! 18 Kosten Sie ab sofort jede Stärke voll aus 22 Lektion 1: 27 Immer unter Druck Wie Sie sich bislang den Stress mit der Zeit selber machen 27 Aufgaben sind ein Schlüsselthema 41 Lektion 2: 52 Razzia Wie Sie Ihre Zeitdiebe dingfest machen 52 Die Arbeit beginnt bei Ihnen 58 Fluch oder Segen? Das Telefon bestimmt 60 Perfektion kostet auch Zeit 66 Vermeiden hilft nicht weiter 68 Können Sie Nein sagen? 69 Detailplanung kann lähmen 70 Das mache ich alles ganz alleine 71 Lektion 3: 76 Effektive Methoden Wie Sie mit Freude Ihre Termine und Aufgaben verwalten 76 Nutzen Sie das Schreiben 76 Die ToDo-Liste 77 Organisieren Sie sich jetzt 79 Kreative Methoden 82 Projektmanagement: Einen Elefanten frühstücken 85 Maßvolle Planung notfalls mit System 88 A, B oder C 90 Die 60:40-Regel 93 5

5 Das Pareto-Prinzip 97 EKS Konzentration auf die Limitierung 101 Termine und Aufgaben mischen 103 Organisation im Team 105 Lektion 4: 108 Outlook, TimeSystem & Co. Die richtigen Hilfsmittel für die effektive Zeitplanung 108 Komplexe Kalendersysteme 110 Gemeinsamkeiten der Angebote 115 Termine und Aufgaben unterwegs 126 Lektion 5: 138 Helfer in der Not Tipps und Tricks für brenzlige Situationen 138 Kurze Planung statt hektischer Betriebsamkeit 147 Guter Stress und schlechter Stress 152 Wiederkehrende Belastungsspitzen 159 Wenn die Belastung zur Regel wird 160 Lektion 6: 165 Treffpunkt Zeitfalle Die Lösung ist Kommunikation 166 Abstimmung im Team 169 Intelligente Verteilung 171 Eine neue Meetingkultur 173 Raus aus der Zeitfalle 186 Auf die Beschlüsse kommt es an 187 Das leidige Protokoll 188 Wirksam durch Kontrolle 189 Lektion 7: 191 Selbstmanagement und Zielplanung Zeitmanagement im Gesamtkontext 191 Ziele richtig anpacken 198 Viele Wege führen zum Ziel 205 Umkehr zum hier, heute und jetzt 216 6

6 Inhalt Anhang: 221 Der Blick hinter die Kulissen Weitere Aspekte eines erfolgreichen Zeitmanagements 221 Selbstverantwortung ein neuer Umgang mit der Zeit 221 Lektion 1: Immer unter Druck 222 Lektion 2: Razzia bei den Zeitdieben 222 Lektion 3: Effektive Methoden 223 Lektion 4: Outlook, TimeSystem & Co. 223 Lektion 5: Helfer in der Not 225 Lektion 6: Treffpunkt Zeitfalte 226 Lektion 7: Selbstmanagement und Zielplanung 227 Ausblick 228 Literaturliste: 229 Gehen Sie Ihren Weg weiter Mehr Literatur für Selbstverantwortung, Zeitmanagement und Freiheit 229 7

7 Vorwort Sie sind nicht allein! so lautet die wohl wichtigste Botschaft an alle Menschen, die mit ihrer Terminplanung hadern. Im Gegenteil: Zeitmanagement-Seminare, Bücher wie dieses, CD-Serien und Trainingsfilme erfreuen sich seit vielen Jahren einer ungebrochenen Beliebtheit. Und je mehr Entlassungen und neue Technologien den Arbeitsdruck erhöhen, je mehr Medien- und Freizeitangebote um unsere Aufmerksamkeit wetteifern, desto mehr Menschen leiden darunter, zu wenig Zeit zu haben. Selbstverständlich stimmt das gar nicht, denn wir alle haben ja gleich viel Zeit. Wir scheinen sie nur sehr unterschiedlich einzuteilen, abhängig zum Beispiel davon, ob wir als Selbstständige, Angestellte, freie Mitarbeiter, Unternehmer oder Manager arbeiten. Doch auch eine bestimmte Position im Arbeitsmarkt scheint nicht zu garantieren, dass wir Stress haben müssen oder nicht. So gibt es etwa Manager, die völlig überfordert sind, und in vergleichbaren Situationen eben auch solche, die relativ locker ihre Aufgaben bewältigen. Das Geheimnis des guten Zeitmanagements scheint also woanders zu liegen. Ob es vielleicht sogar völlig unabhängig von den äußeren Faktoren ist? Dann wären Sie der einzige Mensch auf dieser Welt, der an Ihrem Zeitchaos so Sie es als solches empfinden etwas ändern kann. Diese Vorannahme ist die Basis für dieses Buch, ja sogar die Voraussetzung für jede erfolgreiche persönliche Veränderung. Sie haben es in der Hand, Ihre Zeit anders einzuteilen. Es ist schon richtig, dass Sie dafür eine Reihe neuer Strategien und Methoden benötigen. Bewusst und unterbewusst lernen Sie auf den folgenden Seiten, bessere Entscheidungen bei der Termin- und Aufgabenplanung zu treffen. So wird nach dem Lesen des Buches Zeitmanagement für Sie eine spannende Aufgabe sein, die Sie von Tag zu Tag immer besser lösen. Damit kehrt die heitere Gelassenheit in Ihr Leben zurück und das ist durchaus die Absicht, die ich mit diesem Buch verfolge. Es wird Sie auf einen neuen Weg bringen: den Weg zu sich selbst. Ich wünsche Ihnen Leichtigkeit, Mut, Freude und Spaß mit diesem Buch und auf Ihrem weiteren Weg! Marc A. Pletzer 8

8 Zum Aufwärmen Selbstverantwortung Ein neuer Umgang mit der Zeit Endlich, die Lösung für meine Zeitprobleme so oder ähnlich mögen Ihre Gedanken gewesen sein, als Sie dieses Buch zum ersten Mal in die Hand genommen haben. Oder Sie denken gerade jetzt in diesem Moment so. Und es stimmt: Dieses Trainingsbuch bringt Sie auf erstaunliche Weise zu Ihrem Ziel, ein neues Zeitmanagement für sich zu finden und davon jeden Tag zu profitieren. Der Grund dafür ist, dass es sich um ein Trainingsbuch handelt. Keine Sorge, hier finden Sie nicht einfach eine abgetippte Version eines Zeitmanagement-Seminars. Vielmehr ist es ein Buch, das aus der Trainingspraxis kommt und das Know-how aus vielen verschiedenen Seminaren und Coachingsituationen in sich vereint. Das sind Zeitmanagement-Seminare, die ich selbst gegeben habe und laufend gebe. Und es sind persönliche Coachings, NLP-Ausbildungen sowie Management-Trainings. Viele hundert Stunden Trainings, Gespräche, Lektüre und Beratung sind die Voraussetzung, sozusagen der Boden, auf dem dieses Trainingsbuch gewachsen ist. Deshalb dürfen Sie hohe Anforderungen stellen und werden dann staunend erleben, wie leicht Sie sich ein gutes Zeitmanagement aneignen. Was dieses Buch nicht kann Eine paar warnende Hinweise seien hier eingefügt: Sie mögen die Erwartung haben, dass dieses Buch Ihnen zusätzliche Tagesstunden verschaffen kann. Diesem Anspruch muss ich schlicht eine Absage erteilen. Es ist nicht etwa mangelnde Dienstleistungsbereitschaft meinerseits, und bitte sehen Sie es auch dem Verlag nach: Die Tage haben auf diesem Planeten (zumindest zurzeit) 24 Stunden und daran werden wir nichts ändern. So lustig das klingen mag, so ernst ist es gemeint. Eine Reihe von Menschen sind der Meinung, ihr Tag könne 30 Stunden haben und dann wären endlich die heute fehlenden sechs Stunden freie Zeit drin. So sehr das Redensart sein mag, so wahr bleibt die Feststellung, dass Sie mit dem vorhandenen Kontingent an Stunden auskommen müssen. 9

9 Doch genau darin liegt Ihre große Chance. Sie können nämlich mit 24 Stunden auskommen. Wenn Sie bisher nicht täglich geschafft haben, was Sie schaffen wollten, dann haben Sie mit diesem Buch die Möglichkeit erworben, es ab sofort hinzubekommen. Das ist ganz leicht, auch wenn Ihnen im Moment noch nicht klar sein mag, wie das gehen soll. Der Umgang mit Zeit ist eine stetige Aufgabe, die je nach Tagesform vor allem am Anfang mal besser und mal weniger gut gelingt. Am Anfang von was?, mögen Sie sich fragen. Um es ganz allgemein zu beantworten: Am Anfang eines Prozesses, in dem Sie sich bewusst werden, was Sie auf welche Weise erledigen. So lange Sie sich zum Beispiel als Opfer verstehen, das keine Wahl hat, als sich möglichst gestresst durch die Tage, Wochen oder gar das ganze Leben zu schlagen, werden Sie daran wohl kaum etwas ändern wollen. Beispiel Das Beste zu geben kann über die eigenen Kräfte gehen Sarah Kuhn ist Mutter zweier Söhne, die sieben und neun Jahre alt sind. Sie arbeitet halbtags als Sekretärin in einer kleinen Gartenbaufirma. Wenn Sie nicht die rechte Hand des Chefs wäre, fiele ihr vieles leichter. Doch der Chef hat ihr viel Verantwortung übertragen und sie gibt ihr Bestes, um diesen hohen Anforderungen gerecht zu werden. Leider bedeutet das auch, dass sie zahlreiche Überstunden ableistet und Arbeit mit nach Hause nimmt. Abends, wenn die Jungs im Bett sind, sitzt sie oft noch am heimischen Schreibtisch und bucht Belege oder füllt Excel-Listen mit Adressdaten für ein bevorstehendes Mailing. Und die Wochenenden gehören natürlich der Familie, da ist sie als Mutter gefordert. Kein Wunder, dass Sarah sich ständig überfordert fühlt und ratlos ist, was sie ändern kann. Mag sein, dass auch Sie sich so oder ähnlich fühlen, wenn Sie auf Ihre vergangene Woche zurückblicken. Es scheint aussichtslos, an einem solchen Leben etwas zu ändern. Das Leben beginnt, wenn die Kinder aus dem Haus sind und der Hund tot ist, lautet ein weit verbreiteter Glaube. Sie haben es selbst in der Hand, dies für wahr zu halten. Und wenn das für Sie wahr ist, dann kann Ihnen dieses Buch nicht helfen, es sei denn, Ihre Kinder packen bereits ihre Sachen und der Hund mag schon nicht mehr richtig fressen. Eine Anmerkung zu den Personen in den Beispielen: Die Namen dieser Menschen, meist Seminarteilnehmer oder Coachees, sind selbstverständlich verändert. 10