10.4 Prüfungsverzeichnis Internes Kontrollsystem

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1 Rechnungswesen Gemeinden TG /Register 10.4/Seite Prüfungsverzeichnis Internes Kontrollsystem Fragebogen Interne Kontrolle IKS = Internes Kontrollsystem Jahr:... Amt/Ressort:... Gemeinde:... 1 Organisation 1.1 Organisation Organigramm Besteht ein Organigramm der Gemeindeverwaltung und der Behörden? 1.2 Organisation Aufgaben Ist die Stellvertretung richtig geregelt? 1.3 Organisation Sind Aufgabenkreis und Verwantwortungsbereich festgelegt? 1.4 Organisation Funktionen Amtet der Finanzverwalter gleichzeitig auch als Finanzkontrolle? 1.5 Organisation Besteht eine genügende Trennung der Funktionen Entscheidung / Vollzug / Registrierung / Kontrolle? 1.6 Organisation Rechnungswesen Ist die Buchhaltung am Revisionstag à jour geführt? 1.7 Organisation Werden der Kontenplan und die Kontierungsrichtlinien gemäss dem Rechnungsmodell eingehalten? 1.8 Organisation Ist die Organisation des Rechnungswesens zweckmässig geregelt und der Grösse der Gemeinde angepasst? 1.9 Organisation Sind die eingesetzten Hilfsmittel zeitgemäss? 1.10 Organisation Belege Liegt jeder Buchung ein Beleg zugrunde? 1.11 Organisation Ist die Belegablage zweckmässig organisiert? 1.12 Organisation Werden die Belege auf Richtigkeit und Vollständigkeit (Form, Inhalt, Rechtsgültigkeit, Visa) vor der Buchung kontrolliert? 1.13 Organisation Werden die Zahlen der Buchhaltung periodisch mit anderen Dokumenten (Hilfsbücher, Auszüge usw.) abgestimmt? 1.14 Organisation Wird eine laufende Budgetüberwachung durchgeführt? 1.15 Organisation Werden Aufbewahrungsfristen beachtet? 2 Voranschlag 2.1 Voranschlag Wird der Voranschlag termingerecht erstellt? 3 Finanzplan 3.1 Finanzplan Erstellung Liegt ein Finanzplan vor? 3.2 Finanzplan Wird der Finanzplan periodisch aktualisiert? 4 EDV 4.1 EDV EDV-Systeme Auflistung der verschiedenen Systeme: EDV EDV-Systeme EDV EDV-Systeme EDV EDV-Systeme EDV Organisation Ist die Stellvertretung auf allen Stufen des EDV-Bereichs eindeutig geregelt? 4.3 EDV Dokumentation Sind sämtliche Dokumentationen im EDV-Bereich vollständig und auf dem aktuellen Stand? 4.4 EDV Zugriff Kann auf Daten nur mit einem persönlichen Code zugegriffen werden? 4.5 EDV Können Stammdatenveränderungen nur durch berechtigte Personen durchgeführt werden? 4.6 EDV Werden die Belege nach der Erfassung entsprechend gekennzeichnet (z. B. erfasst / Visum")? 4.7 EDV Mutationen Werden auch Stammdatenänderungen durch Belege nachgewiesen? 4.8 EDV Liegen Mutationsjournale der einzelnen Programme (Steuern, Gebühren, Lohnbuchhaltung usw.) vor? 4.9 EDV Kontrollen Werden die von der EDV erstellten Auswertungen mit Kontroll- oder Abstimmungssummen durch den zuständigen Bereich kontrolliert? 4.10 EDV Ist sichergestellt, dass bei den vorhandenen Auswertungen die Nachprüfbarkeit gewährleistet ist?

2 Rechnungswesen Gemeinden TG /Register 10.4/Seite EDV Werden bei Fehlerlisten die Korrekturen vollständig vorgenommen? 4.12 EDV Datensicherung Bestehen schriftliche Richtlinien für die Datensicherung? 4.13 EDV Werden diese Richtlinien eingehalten? 4.14 EDV Sind sämtliche Programme in einer zweiten, identischen Version vorhanden und sind diese genügend gesichert? 4.15 EDV Werden sämtliche Programme und Daten periodisch gesichert? 4.16 EDV Erfolgt die Aufbewahrung der Sicherungsdaten an einem externen Ort? 5 Versicherungswesen 5.1 Versicherungswesen Betreuung Werden die Versicherungen zentral verwaltet? 5.2 Versicherungswesen Werden die Policen geordnet und übersichtlich aufbewahrt? 5.3 Versicherungswesen Besteht ein nachgeführtes Versicherungsverzeichnis? 5.4 Versicherungswesen Prüfung Ist Gewähr geboten, dass keine Doppelversicherungen und keine krassen Versicherungslücken bestehen? (Prüfung durch neutralen Fachmann) 5.5 Versicherungswesen Erfassung, Besteht ein nachgeführtes Versicherungsverzeichnis? Nachträge 5.6 Versicherungswesen Werden bauliche Veränderungen der Gebäudeversicherung sofort gemeldet? 5.7 Versicherungswesen Werden alle wesentlichen Bestandesveränderungen der Sachanlagen auch versicherungsmässig erfasst? 5.8 Versicherungswesen Ist die EDV-Anlage richtig versichert (vor allem Akten- Wiederherstellungskosten und Betriebsunterbrechungsschaden)? 6 Kasse 6.1 Kasse Führung Wird das Kassenbuch ordnungsgemäss und à jour geführt? 6.2 Kasse Auflistung der bestehenden Kassen: Kasse Kasse Kasse Kasse Ist die Führung mehrer Kassen notwendig? 6.4 Kasse Besteht der Kassenbestand ausschliesslich aus Bargeld? 6.5 Kasse Ist der Kassenbestand angemessen (am Bilanzstichtag, am Revisionstag)? 6.6 Kasse technische Hilfsmittel Werden geeignete technische Hilfsmittel verwendet, z.b. vornummerierte Quittungsblöcke, Numeratoren, Registrierkasse, EDV? 6.7 Kasse Bei Registrierkassen: Kann die Nullstellung der Registrierkasse nur durch eine vom Kassier unabhängige Person vorgenommen werden? 6.8 Kasse Werden die Kassenstreifen lückenlos und zweckmässig aufbewahrt? 6.9 Kasse Sind annullierte Kassenaufdrucke hinreichend belegt? 6.10 Kasse Versicherung Ist das Versicherungswesen (Feuerversicherung Bargeld, Diebstahlund Beraubungsversicherung) dem Kassenverkehr angepasst? 7 Postcheck, Bankkontokorrente 7.1 Geldkonten Kontrolle Wird ein Postcheck-Hilfsbuch bzw. eine Postcheck-Kontrolle geführt? 7.2 Geldkonten Werden die Salden der Postcheck- und Bankkonti periodisch abgestimmt? 7.3 Geldkonten Berechtigung Besteht Kollektivunterschrift auf den Geldkonten? 7.4 Geldkonten Zahlungsablauf interner Arbeitsablauf festhalten: Geldkonten Zahlungsablauf Geldkonten Zahlungsablauf Geldkonten Zahlungsablauf Geldkonten Werden dem (den) Zeichnungsberechtigten zur Unterzeichnung der Vergütungsaufträge auch die Belege unterbreitet? 7.6 Geldkonten Werden die Borderaux- und die Vergütungsauftrags-Doppel von den Unterzeichnenden visiert? 7.7 Geldkonten Werden annullierte Postchecks geordnet aufbewahrt? 7.8 Geldkonten Bestehen besondere Interne Kontrollen hinsichtlich des Postchecksund Bankverkehrs; wenn ja, welche (z. B. separate Erfassung der Belege bei Posteingang, geeignete Arbeitsteilung usw.)?

3 Rechnungswesen Gemeinden TG /Register 10.4/Seite 3 8 Guthaben 8.1 Guthaben Organisation Wird die Möglichkeit von Festgeldanlagen ausgenützt? 8.2 Guthaben Auflistung der Erfassungsarten (Hilfsbuchhaltungen, Offen-Posten- Buchhaltung konventionell, EDV): Guthaben Guthaben Guthaben Guthaben Wird periodisch das Total der einzelnen Ausstände mit dem Sammelkonto des Hauptbuches abgestimmt? (Steuerguthaben, Rückerstattungen, Beiträge usw.) 8.4 Guthaben Werden periodisch die bestehenden Kontokorrente gegenüber anderen Gemeinden und dem Kanton abgestimmt? 8.5 Guthaben Besteht Gewähr, dass alle Guthaben in den Debitoren erfasst werden? Wenn ja, wodurch? Guthaben Guthaben Mahnwesen Wird regelmässig gemahnt? 8.7 Guthaben Werden Verzugszinsen in Rechnung gestellt? 8.8 Guthaben Wird die Ausbuchung uneinbringlicher Guthaben von einer übergeordneten Stelle visiert? 8.9 Guthaben Werden die Verlustscheine periodisch in Bezug auf mögliche Inkassohandlungen überprüft? 9 Wertpapiere Finanzvermögen und Verwaltungsvermögen 9.1 Wertpapiere Aufbewahrung Sind die bei der Verwaltung liegenden Wertpapiere sicher aufbewahrt? 9.2 Wertpapiere Verantwortung Ist die Verantwortung klar geregelt? 9.3 Wertpapiere Auflistung der Personen, welche einzeln (e) oder kollektiv (k) Zugang zu selbst verwahrten Wertpapieren haben: Wertpapiere Wertpapiere Wertpapiere Wertpapiere Auflistung von Personen, die einzeln (e) oder kollektiv (k) über Bankdepots verfügen: Wertpapiere Wertpapiere Wertpapiere Wertpapiere Überwachung Werden Buchgewinne und -verluste sowie Bewertungsdifferenzen richtig erfasst? 9.5 Wertpapiere Bestehen nachgeführte Verzeichnisse über Erwerb / Gewährung und Bestand von Beteiligungen und Darlehen? 9.6 Wertpapiere Liegen über die einzelnen Beteiligungen, Jahresrechnungen, Geschäftsberichte und brauchbare Revisionsberichte vor? 9.7 Wertpapiere Ist die Bewertung der Beteiligungen nach kaufmännischen Grundsätzen vorgenommen worden? 9.8 Wertpapiere Sind sämtliche Beteiligungserträge buchhalterisch erfasst? 9.9 Wertpapiere Verrechnungssteuern Werden Rückerstattungsanträge für alle Verrechnungssteuern geltend gemacht? 10 Liegenschaften Finanzvermögen und Verwaltungsvermögen 10.1 Liegenschaften Verzeichnis Besteht ein Liegenschaftenverzeichnis und wird dieses à jour nachgeführt? 10.2 Liegenschaften Bewegungen Ist sichergestellt, dass sämtliche Zu- und Abgänge in der Buchhaltung vollständig und richtig erfasst werden? 10.3 Liegenschaften Auszüge Sind die vorliegenden Grundbuchauszüge aktuell? 10.4 Liegenschaften Verträge Sind die Miet- und Pachtverträge vollständig vorhanden? 10.5 Liegenschaften Erträge Ist sichergestellt, dass die Einnahmen aus Liegenschaften (Miete, Pacht, Baurechtzinsen) vollständig erfasst werden? 10.6 Liegenschaften Werden Nutzungsbeschränkungen berücksichtigt? 11 Mobilien 11.1 Mobilien Verzeichnisse Liegen Mobilienverzeichnisse vor? 11.2 Mobilien Werden diese laufend nachgeführt?

4 Rechnungswesen Gemeinden TG /Register 10.4/Seite 4 12 Laufende 12.1 Laufende Erfassung 12.2 Laufende 12.3 Laufende 12.4 Laufende 12.5 Laufende Vermeidung von Doppelzahlungen Werden sämtliche Kreditorenrechnungen von den zuständigen Stellen visiert? Werden periodisch Saldolisten erstellt und mit dem Saldo des Hauptbuches abgestimmt? Werden die Zahlungsbedingungen überwacht in Bezug auf Termine, Ausnützung der Skonti usw.? Werden periodisch die bestehenden Kontokorrente gegenüber anderen Gemeinden und dem Kanton abgestimmt? Erfolgt die Erfassung von ausschliesslich aufgrund von Originalbelegen Dritter oder von zuständiger Stelle visierten internen Belegen? 13 Darlehen, Hypotheken 13.1 Überwachung Liegen übersichtlich geordnete Unterlagen über die Darlehensverhältnisse vor? 13.2 Liegen Saldobestätigungen vor? 13.3 Werden Zinsen und Rückzahlungen termingerecht geleistet? 13.4 Werden Fälligkeitskontrollen über die amortisierbaren Darlehen / Hypotheken geführt? 14 Personalaufwand 14.1 Personalaufwand Organisation Besteht eine zweckmässig eingerichtete und nachgeführte Stammkartei für sämtliche Angestellten? 14.2 Personalaufwand Erfolgen alle Eintragungen in der Stammkartei aufgrund von Protokollen oder ordnungsgemäss visierten Unterlagen? 14.3 Personalaufwand Ist sichergestellt, dass in der Gehaltsabrechnung keine Angestellen aufgeführt sind, die ausgeschieden sind oder aus einem anderen Grund keinen bzw. keinen vollen Anspruch auf Entgelt haben? 14.4 Personalaufwand Wird die Gehaltszahlung ausschliesslich bargeldlos abgewickelt? 14.5 Personalaufwand Bei Barauszahlungen: Liegen Empfangsbestätigungen der Gehaltsempfänger vor? 14.6 Personalaufwand Werden die Gehaltsabrechnungen intern geprüft? 14.7 Personalaufwand Wird die Ausrichtung von Sonderzulagen oder über die Grundbesoldung hinausgehenden Leistungen ordnungsmässig visiert? 14.8 Personalaufwand Besteht Gewähr für die richtige Verrechnung und Weiterleitung bzw. Buchung der Gehaltsabzüge (AHV, Pensionskasse usw.)? 14.9 Personalaufwand Ist dafür Sorge getragen, dass Lohnersatz, Unfall- und Krankengelder vollständig und richtig erfasst werden? Personalaufwand Bestehen individuelle Gehaltskarten oder ähnliche Aufzeichnungen, die eine korrekte Abgabe von gesetzlich vorgeschriebenen Ausweisen (z. B. Lohnausweis, AHV-Bescheinigung usw.) gewährleisten? 15 Übriger Aufwand / Ausgaben 15.1 Übriger Aufwand Organisatorische Sind alle das Rechnungsjahr betreffenden Aufwendungen erfasst? Massnahmen 15.2 Übriger Aufwand Wird die Abgrenzung Aufwand altes Jahr / Aufwand neues Jahr korrekt vorgenommen? 15.3 Übriger Aufwand Werden dem (den) Zeichnungsberechtigten zur Unterzeichnung von Vergütungsaufträgen auch die dazugehörenden Belege unterbreitet? 15.4 Übriger Aufwand Werden die Ausgabenkompetenzen eingehalten? 15.5 Übriger Aufwand Funktionentrennung Erfolgt die Erfassung von Aufwendungen ausschliesslich aufgrund von Originalbelegen Dritter oder von zuständiger Seite visierten internen Belegen? 15.6 Übriger Aufwand Sind sämtliche Ausgabenbelege von den zuständigen Stellen auf ihre materielle Berechtigung visiert?

5 Rechnungswesen Gemeinden TG /Register 10.4/Seite Übriger Aufwand Sind sämtliche Aufwendungen durch den Voranschlag oder bewilligten Kredit abgedeckt? 15.8 Übriger Aufwand Ist sichergestellt, dass keine Ausgaben mit Investitionscharakter, die über den festgesetzten Maximalbeträgen gemäss Rechnungsmodell liegen, der Laufenden Rechnung belastet werden? 16 Steuern / Gebühren / Beiträge (Ertrag) 16.1 Steuern / Gebühren Vollständigkeit Stellt die bestehende Organisation sicher, dass alle Steuererträge vollständig und richtig und auf den richtigen Ertragskonten erfasst werden? 16.2 Steuern / Gebühren Stellt die bestehende Organisation sicher, dass alle gebühren- und beitragspflichtigen Tatbestände vollständig und richtig und auf den richtigen Ertragskonten erfasst werden? 16.3 Steuern / Gebühren Erfolgen periodisch verwaltungsintern Kontrollen oder Abstimmungen (z. B. zwischen Finanzverwaltung und Kommissionen, Bauverwaltung, aber den gleichen Tatbestand betreffend), um die Vollständigkeit der Erfassung zu gewährleisten? 16.4 Steuern / Gebühren Werden die Erträge periodisch mittels Vorjahresvergleich, Voranschlagsvergleich oder anderen Hilfsmitteln überwacht? 16.5 Steuern / Gebühren Werden nicht erklärbare Abweichungen der Erträge verwaltungsintern rechtzeitig erkannt und die notwendigen Massnahmen getroffen? 16.6 Steuern / Gebühren Werden Gesuche um Investitionsbeiträge und/oder Finanzausgleichsbeiträge an die entsprechenden Stellen eingereicht? 16.7 Steuern / Gebühren Gewährleisten die getroffenen Massnahmen, dass die der Gemeinde zustehenden Beiträge von anderen Gemeinwesen vollständig und periodengerecht erfasst werden? 17 Investitionsrechnung 17.1 Investitionsrechnung Funktionentrennung Besteht eine personelle Trennung zwischen den Tätigkeitsbereichen: Investitionsplanung / -entscheid / -durchführung / -kontrolle? 17.2 Investitionsrechnung Überwachung Werden bei Investitionsprojekten Konkurrenzofferten eingeholt, bzw. werden die Bestimmungen des Gesetzes über das öffentlliche Beschaffungswesen und der regierungsrätlichen Verordnung eingehalten? 17.3 Investitionsrechnung Wird die Verpflichtungskreditkontrolle nachgeführt? 17.4 Investitionsrechnung Werden die zu bezahlenden Rechnungen von den zuständigen Stellen auf deren materielle Berechtigung und formelle Richtigkeit visiert? 17.5 Investitionsrechnung Besteht bei grossen Investitionen ein laufendes Finanzcontrolling, um Kreditüberschreitungen zu vermeiden? 17.6 Investitionsrechnung Sind die getätigten Investitionen durch den Voranschlag oder nachträgliche Kreditbewilligungen abgedeckt? Auswertung: Liegen nur wenige Antworten im schattierten Bereich, weist dies auf ein gut funktionierendes IKS hin. Es sind praktisch alle betrieblichen Möglichkeiten zur Gewährleistung der Ordnungsmässigkeit ausgeschöpft, das Risiko für Fehlerquellen ist entsprechend gering. Liegen viele Antworten im schattierten Bereich, ist das IKS zu verbessern, entsprechende Hinweise sind im Revisionsbericht anzubringen. Das Risiko, dass Fehler nicht bereits verwaltungsintern erkannt und behoben werden, ist höher, die Prüfung ist vertiefter durchzuführen. Basis: Finanzverwaltung und Kt SO

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