Lieferanten-Management / Implementierung SRM. Sehr geehrte Damen und Herren,

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1 GfK Group Nordwestring November 2014 Bernd Maron Global Procurement T F bernd.maron@gfk.com Lieferanten-Management / Implementierung SRM Sehr geehrte Damen und Herren, als globaler Konzern arbeitet die GfK Gruppe mit Ihrem Unternehmen/Ihrer Unternehmensgruppe zusammen und bezieht von Ihnen Dienstleistungen oder Waren. Sie sind damit Bestandteil unserer globalen Wertschöpfungs- und Prozesskette. Hinsichtlich der weiteren Optimierung von Abläufen sowie Schnittstellen mit unseren Lieferanten möchten wir Sie daher über Neuerungen im Rahmen unseres Lieferanten-Managements informieren. Für wesentliche Standorte in Deutschland werden wir ein einheitliches Lieferantenbestellsystem einführen und den Bestell- sowie Rechnungsprozess über SAP / SRM standardisieren. Ab dem 01. Januar 2014 bitten wir Sie folgende Vorgaben bei Beauftragung und Rechnungsstellung im Rahmen einer Zusammenarbeit mit uns zu berücksichtigen: GfK SE Nordwestring Deutschland T F Vorstand: Matthias Hartmann (CEO) Christian Diedrich (CFO) Dr. Gerhard Hausruckinger Debra A. Pruent 1. Für jede Bestellung erhalten Sie zukünftig von uns, zusammen mit der Bestellung, eine eindeutige Bestell-Nummer (PO) per . Ihre -Adresse teilen Sie uns bitte - falls noch nicht geschehen - bis zum 30. November 2014 per beigefügtem Antwortschreiben mit. 2. Jede Rechnung muss sich auf eine Bestellung beziehen und die entsprechende Bestell-Nummer (PO) ausweisen. Rechnungen ohne Bestell-Nummer (PO) können nicht akzeptiert werden und gehen automatisch an Sie zurück! 3. Zur oben genannten Regelung gibt es festgelegte Ausnahmen, in denen die GfK auch Rechnungen ohne eine Bestell-Nummer (PO) akzeptiert. Diese Ausnahmen gelten in den Bereichen: - Bewirtungen & Catering - Eventmanagement & Teambuildingaktivitäten - Büromaterial, Druckdienstleistungen, Bücher & Zeitschriften - geringfügige Autoreparaturen/-services - Testprodukte, Give aways Handelsregister: HRB

2 Im Zweifel kontaktieren Sie Ihren zuständigen Einkauf. 4. Grundsätzlich sollte sich eine Rechnung nur auf eine Bestell- Nummer (PO) beziehen und die bestellten Dienstleistungen oder Waren sind entsprechend der Bestellung aufzulisten. Wenn die Rechnung mehrere Bestell-Nummern (POs) zusammenfasst, dann müssen die unterschiedlichen Bestell-Nummern (POs) jeder einzeln aufgelisteten Position korrekt zugeordnet werden. 5. Hinsichtlich der Behandlung elektronischer Rechnungen verweisen wir auf die beigefügte Anlage. Hier sind auch die Unternehmen der GfK Gruppe hinterlegt, die ab 1. Januar 2014 an unserem Lieferanten-Management-Prozess teilnehmen. Weitere Informationen zu dem neuen Bestell-/Rechnungsstellungsprozess, Bestellbedingungen sowie unserem Lieferanten-Management-System finden Sie ab Januar in unserem Lieferantenportal unter: Wir bitten zugleich um Verständnis, dass es auf Grund unserer Systemumstellung bei den Zahlungen im Januar 2014 zu Verzögerungen kommen kann. Wir gehen davon aus, dass wir ab der 3. Kalenderwoche in 2014 wieder regelmäßig Zahlungen ausführen werden. Vielen Dank, dass Sie uns im Sinne einer nachhaltigen Zusammenarbeit unterstützen. Sollten Sie Fragen haben, richten Sie diese bitte per an: Mit freundlichen Grüßen gez. Bernd Maron Chief Procurement Officer GfK SE gez. Roland Stiller Manager Financial Accounting GfK SE Bitte beachten Sie das nachfolgende Formular Anforderungen zur Einreichung elektronischer Rechnungen und das unten beigefügte Antwortschreiben! 2

3 Anforderungen zur Einreichung elektronischer Rechnungen Die GfK in ermöglicht den Empfang elektronischer Rechnungen für folgende Gesellschaften: Ges.-Nr.001 GfK SE, Ges.-Nr.006 Media Markt Analysen Verwaltungs- GmbH, Frankfurt/Main Ges.-Nr.015 Media Markt Analysen GmbH & Co. KG, Frankfurt/Main Ges.-Nr.021 ENCODEX International GmbH, Ges.-Nr.177 GfK Enigma GmbH, Wiesbaden Ges.-Nr.228 GfK Retail and Technology GmbH, Ges.-Nr.236 GfK North America Holding GmbH, Ges.-Nr.340 GfK Vierte Vermögensverwaltungs GmbH, Ges.-Nr.355 GfK Middle East CR Holding GmbH, Ges.-Nr.380 GfK Siebte Vermögensverwaltungs GmbH, Ges.-Nr.398 GfK SirValUse Consulting GmbH, Hamburg Ges.-Nr.399 GfK nurago GmbH, Hannover Ges.-Nr.427 GfK Beteiligungsgesellschaft mbh, Ges.-Nr. 435 TRMR Vermögensverwaltungs GmbH, 3

4 Rechnungen via Auf Grund einer Systemumstellung in unserem Haus, ändert sich der Ablauf für den Empfang elektronischer Rechnungen. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir Rechnungen nur noch verarbeiten können, wenn die im Folgenden aufgeführten Voraussetzungen gegeben sind. Bei Rechnungen, die über eingereicht werden, sind folgende Anforderungen einzuhalten: Rechnungen werden ausschließlich im PDF-Format (DIN A4 High Quality / 300dpi x 300dpi) akzeptiert Jede Rechnung bitte in einer separaten mit der Rechnung und den relevanten Dokumenten, z.b. Stundenzettel, Lieferscheine, usw., versenden Für weitere Rechnungen bitte eine separate verwenden. In der enthaltene Informationen (body text) werden nicht gelesen und nicht weitergeleitet; das ist nur der Umschlag für die Rechnung. Jede darf nur einen Empfänger im AN -Feld ausweisen. Sollen weitere Empfänger über den Rechnungseingang informiert werden, verwenden Sie bitte das CC -Feld Der body darf keine eingebetteten Bilddateien (Logo, jpeg, gif, etc.) enthalten Bitte verschlüsseln Sie die s nicht Rechnungen, die über eingereicht werden, sind direkt vom Rechnungsaussteller ausschließlich an die oben benannten - Adressen zu senden. Wichtige Hinweise Die oben benannten -Accounts sind einzig für die Übermittlung von Rechnungen eingerichtet und dürfen im allgemeinen Mailverkehr nicht adressiert werden. Bitte senden Sie keine s ohne Rechnungs-Anhänge an diesen Account Erzeugen Sie ihre Rechnungs-PDF s direkt aus der Datei mittels PDF-Creator, nicht durch das Einscannen einer Papier-Version Rechnungen für die jeweilige Gesellschaft müssen direkt vom Versender an die benannte -Adresse geschickt werden, da die Weiterleitung von einem anderen GfK Account zu den genannten -Adressen steuerrechtlich nicht erlaubt ist und daher zurückgewiesen werden muss. Bitte stellen Sie sicher, dass die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Informationen enthält. 4

5 Rechnungen via elektronischem Datenaustausch (IDoc/xml-Dateien) Wenn Sie Ihre Rechnungen in Form einer IDoc- oder xml-datei über eine https-anbindung übertragen möchten, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. 5

6 GfK SE Nordwestring Deutschland Antwortschreiben von GfK Austria GmbH Ungargasse Wien Österreich Gemäß dem Schreiben vom 15. November 2014 teilen wir Ihnen unsere Mail-Adresse mit: Ort, Datum Dieses Antwortschreiben können Sie uns per oder Fax: bestätigen. 6