Online-Findbücher des Stadtarchivs Stuttgart auf Findbuch.net. Benutzungshinweise

Transkript

1 Online-Findbücher des Stadtarchivs Stuttgart auf Findbuch.net Benutzungshinweise Die Online-Findbücher des Stadtarchivs Stuttgart finden Sie auf der Internetseite Sie können dort sowohl über die Tektonik des Stadtarchivs, als auch über eine Volltextrecherche in den Findbüchern der bereits verzeichneten Bestände des Stadtarchivs recherchieren. Zudem können Sie Akten von zu Hause aus für Ihren Besuch im Stadtarchiv bestellen, die Ihnen im Lesesaal an Ihrem Besuchstermin bereitgelegt werden. Die offizielle Homepage mit allgemeinen Informationen zum Stadtarchiv finden Sie unter Inhaltsverzeichnis Aufbau der Startseite 2 Recherche in den Beständen 4 Volltextrecherche 7 Bestellung von Einheiten 13 Seite 1 von 14

2 Aufbau der Startseite In der linken Bildhälfte erscheint bei Aufruf der Internetadresse automatisch die Tektonik (auch Systematik) des Stadtarchivs Stuttgart, die in verschiedene logische Gruppen und Untergruppen aufgeteilt ist. Unterhalb dieser Gruppen befinden sich die einzelnen Bestände sortiert nach ihrer Bestandssignatur. Symbolerklärung: : Systematikgruppe : Geöffnete Systematikgruppe (Schließen durch erneutes Anklicken) : Bestand mit Einheiten : Geöffneter Bestand (Schließen durch erneutes Anklicken) : Bestand, bei dem der überwiegende Teil der Einheiten gesperrt und daher nicht auf Findbuch.net einsehbar ist. Hierzu liegt lediglich eine Kurzbeschreibung vor. Seite 2 von 14

3 Mit den Pfeilen oberhalb und unterhalb der Tektonikgruppen, sowie durch Verschieben des Kreises auf dem Balken links können Sie die Ansicht verschieben. Die Pfeile stehen erst zur Verfügung, wenn eine oder mehrere Gruppen geöffnet wurden. In der rechten Bildhälfte erscheint zunächst ein Einleitungstext. Sobald Sie eine mit Beständen belegte Tektonikgruppe anklicken, werden die entsprechenden Bestände in Listenform auf der rechten Seite angezeigt. Das Blatt-Symbol vor dem Bestandsnamen zeigt an, dass zu diesem Bestand Verzeichnungseinheiten hinterlegt sind. Zu besseren Lesbarkeit können Sie die Trennlinie zwischen den beiden Seitenhälften verschieben, indem Sie mit der Maus darauf zeigen bis sich ein doppelseitiger Pfeil bildet. Dann können Sie mit gedrückter Maustaste die Linie in die gewünschte Richtung verschieben. Seite 3 von 14

4 Recherche in den Beständen Bestände mit Klassifikation Wenn Sie auf einen Bestand klicken, öffnet sich auf der linken Seite unterhalb des Bestandsnamens die Klassifikation (auch Inhaltsverzeichnis) der zum Bestand erfassten Datensätze. Auf der rechten Seite finden Sie eine Kurzbeschreibung des Bestandes mit wesentlichen Informationen u.a. zu möglichen Benutzungsbeschränkungen. Bestand Klassifikation Kurzbeschreibung Ein Kreuz vor dem Klassifikationspunkt bedeutet, dass sich darunter weitere nachgeordnete Klassifikationspunkte befinden. Diese öffnen sich, sobald Sie auf den entsprechenden Punkt klicken. Befindet sich kein Kreuz davor, werden Ihnen beim Anklicken des Punkts direkt die zu diesem Klassifikationspunkt zugeordneten Einheiten auf der rechten Bildhälfte angezeigt. Verzeichnungseinheiten befinden sich in der Regel unterhalb der niedrigsten Klassifikationsebene. Die Verzeichnungseinheiten des jeweiligen Klassifikationspunktes werden Ihnen sortiert nach der laufenden Nummer angezeigt. Wenn Sie die Einheiten alphabetisch nach dem Titel sortieren möchten, klicken Sie mit der Maus auf das unterstrichene Feld Titel. Genauso können Sie die Liste auch nach der Datierung sortieren. Seite 4 von 14

5 Wenn Sie nun auf eine der Einheiten in der rechten Bildhälfte klicken, öffnet sich die Detailansicht mit allen zu dieser Einheit vorhandenen Informationen. Wenn Sie zur nächsten bzw. vorherigen Einheit möchten, müssen Sie auf die mittleren Pfeile in der rechten oberen Ecke der rechten Bildhälfte klicken. Sie gelangen zur ersten bzw. letzten Einheit des Bestandes, wenn Sie auf einen der äußeren Pfeile mit Strich klicken. Wichtig: Wenn Sie die Zurück-Funktion Ihres Browsers nutzen, verlassen Sie Findbuch.net! Seite 5 von 14

6 Bestände ohne Klassifikation Wenn Sie einen Bestand ohne Klassifikation ausgewählt haben, erscheint ebenfalls auf der rechten Bildhälfte die Kurzbeschreibung. Um zu den Einheiten des Bestandes zu gelangen, müssen Sie auf das X oben links in der rechten Bildhälfte klicken. Dies schließt die Kurzbeschreibung und die Verzeichnungseinheiten werden auf der rechten Bildhälfte angezeigt. Sie können auch über die Funktion (befindet sich unterhalb des X) die Kurzbeschreibung nach unten in die linke Bildhälfte verschieben und sich zugleich die Verzeichnungseinheiten in der rechten Bildhälfte anzeigen lassen. Für die Suche innerhalb eines Bestandes beachten Sie bitte die nun folgenden Hinweise zur Volltextrecherche. Seite 6 von 14

7 Volltextrecherche Über die Volltextrecherche von Findbuch.net können Sie direkt nach Begriffen suchen, die in einzelnen Verzeichnungseinheiten oder den Kurzbeschreibungen der Bestände genannt werden. Die Volltextsuche rufen Sie über das Fernglas-Symbol Symbolleiste der rechten Bildhälfte auf. in der oberen Sie können in der sich nun öffnenden Suchmaske den gewünschten Suchbegriff eingeben. Die Suche wird gestartet durch das Drücken der Enter-Taste oder durch Klick auf das neben dem Eingabefeld befindliche Fernglas-Symbol. Bitte beachten Sie, dass bei dieser Suche nur die Verzeichnungseinheiten und Bestände gefunden werden, die exakt die von Ihnen angegebenen Begriffe bzw. Buchstabenkombinationen enthalten. Wenn Sie nach mehren Begriffen zugleich suchen möchten, markieren Sie bei Verknüpfungsart entweder die Schaltfläche und, wenn die Begriffe zusammen in einer Verzeichnungseinheit auftauchen sollen, oder Sie markieren die Schaltfläche oder, wenn einer der angegebenen Begriffe als Suchergebnis ausreicht. Seite 7 von 14

8 Erweiterte Recherche Für eine gezielte Suche bzw. die Kombination mehrerer Suchkriterien können Sie die Erweiterte Recherche nutzen. Hierfür markieren Sie das Kästchen vor Erweiterte Recherche unterhalb der normalen Suchfunktion. Es werden nun auf der gleichen Seite in der unteren Bildhälfte verschiedene Einschränkungsmöglichkeiten der Suche angeboten. Sie können die Suche darüber auf einen bestimmten Zeitraum, auf ausgewählte Bestände oder einzelne Felder beschränken. Durch Anklicken der Tabs rufen Sie diese zusätzlichen Auswahlkriterien auf. o Zeitraum: o Feldnamen: o Bereich: o Ve-Indizes/ Indextypen: Hier können Sie den Zeitraum angeben, der für Ihre Recherche relevant ist. Bitte beachten Sie, dass Verzeichnungseinheiten, bei denen keine Laufzeit angegeben wurde, bei der Suche nach einem bestimmten Zeitraum nicht auftauchen. Wenn der Suchbegriff nur an einer bestimmten Stelle des Bestandes bzw. der Verzeichnung auftauchen soll, können Sie hier die Bestands- und Verzeichnungsfelder auswählen, in denen gesucht werden soll. Die Feldbezeichnungen können Sie dem beigefügten Screenshot der im Stadtarchiv i.d.r. verwendeten Verzeichnungsmaske entnehmen (siehe folgende Seite). Hier können Sie eine der Haupttektonikgruppen (linke Spalte) und/oder einzelne Bestände auswählen (rechte Spalte), in denen gesucht werden soll. Dies kann eine zu hohe Trefferzahl einschränken, wenn Sie sich z.b. nur für die Unterlagen eines bestimmten Amtes interessieren. Da Indizes nur vereinzelt bei Beständen des Stadtarchivs genutzt wurden, ist eine Suche hierüber nicht zu empfehlen. Auswahl von Feldnamen und Bereichen: Bei Aufruf der Tabs Feldnamen und Bereich sind automatisch alle Einträge in den sich öffnenden Spalten markiert (grau hinterlegt). Sobald Sie auf den ersten markierten Eintrag klicken, wird die Markierung der anderen Einträge in derselben Spalte aufgehoben. Seite 8 von 14

9 Bei der Auswahl einer Tektonikgruppe (Tab Bereich) werden alle zu dieser Tektonikgruppe gehörenden Bestände automatisch in der kompletten Bestandsliste markiert. Die Bestandsliste ist nach den Bestandssignaturen sortiert. In jeder Spalte muss mindest ein Eintrag markiert sein. Zum Markieren mehrerer Bestände die Taste Strg gedrückt halten und mit der Maus anklicken. Übersicht der im Stadtarchiv verwendeten Verzeichnungsinformationen (die Gängigen sind rot markiert): Seite 9 von 14

10 Liste der Suchergebnisse Die Suchergebnisse werden nach folgendem Muster angezeigt: Links werden die vollständigen Titel der Verzeichnungseinheiten angezeigt, in denen der gesuchte Begriff gefunden wurde. Sie sind mit dem Kürzel VE vor dem Titel gekennzeichnet. Ergibt der Suchbegriff einen Treffer in den Kurzbeschreibungen von Beständen, werden diese an erster Stelle aufgeführt (gekennzeichnet durch den Begriff Bestand). Rechts daneben werden Ihnen jeweils weitere Informationen zur links aufgeführten Einheit angezeigt mit folgenden Angaben: Zeile 1, Signatur: Vollständige Bestellsignatur, bestehend aus Bestandssignatur und Signatur der Verzeichnungseinheit. Zeile 2, Feldname: Feldinhalt des Feldes, in dem der Suchbegriff gefunden wurde. Der Suchbegriff ist blau markiert. Bei längeren Eintragungen wird nur der erste Teil des Feldinhalts gezeigt, so dass der Suchbegriff nicht immer direkt zu sehen ist. Bitte beachten: Es wird auch nach Wortbestandteilen gesucht, so dass z.b. beim Suchbegriff Hund auch Einheiten mit dem Wort Jahrhundert in den Ergebnissen auftauchen. Die Sucherergebnisse werden in der Reihenfolge der Bestandssignaturen angezeigt, darunter in der Reihenfolge der Signaturen der Einheiten. Seite 10 von 14

11 Detailansicht Um sich alle erfassten Informationen der in der Suchergebnis-Liste aufgeführten Verzeichnungseinheit anzuschauen gibt es zwei Möglichkeiten: Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den links angezeigten Titel (nicht anklicken!). Es öffnet sich automatisch ein Fenster, in dem alle Details angezeigt werden. Sobald Sie den Mauszeiger weiter bewegen, verschwindet das Fenster wieder. Bei Beständen werden Ihnen hier die Kurzbeschreibungen angezeigt. Oder: Klicken Sie den gewünschten Titel auf der linken Seite an. Es öffnet sich eine neue Seite, auf der die Informationen zur Verzeichnungseinheit angezeigt werden. Bitte beachten Sie, dass die Reihenfolge der Detailangaben je nach Bestand variieren kann. Um sich die Einheit im Kontext des zugehörigen Bestandes anzeigen zu lassen, drücken Sie das Symbol links über den Detailangaben. Es öffnen sich links die Spalte mit der Tektonik des Archivs, sowie der Bestand mit seinen zugehörigen Klassifikationspunkten. Seite 11 von 14

12 Wenn Sie zurück zu den Suchergebnissen möchten, klicken Sie auf das Symbol oben rechts in der Symbolleiste oder auf das Haus-Symbol oberhalb des Suchergebnisses. Wenn Sie die Suche komplett beenden möchten, klicken Sie auf das kleine rote X neben dem Symbol Die blaue Ziffer neben dem Symbol zeigt an, wie viele Recherchen Sie bereits durchgeführt haben bzw. welche von den bereits durchgeführten Recherchen sich hinter dem Symbol verbirgt. Wenn Sie die Suchergebnisse noch benötigen, können Sie diese auch geöffnet lassen und zugleich eine erneute Suche durchführen, in dem Sie wie zuvor das Fernglas-Symbol anklicken. Es öffnet sich dann eine neue Seite mit der Suchfunktion, die bisherigen Suchergebnisse werden nicht überschrieben. Wichtig: Wenn Sie die Zurück-Funktion Ihres Browsers verwenden, verlassen Sie Findbuch.net! Die Ansicht der Suchergebnisse lässt sich durch die Leiste rechts verschieben, sowie mit dem Scrollrad Ihrer Maus: Druckfunktion Sie können sich die Suchergebnisse auch als Liste oder einzeln über das Druck- Symbol ausdrucken. Dieses befindet sich jeweils oben links unterhalb des Textes Suche nach... bei der Ergebnis-Liste bzw. der Detailansicht. Alternativ können Sie auch die gewünschte Einheit mit der rechten Maustaste anklicken und dort den Menüpunkt Drucken auswählen. Seite 12 von 14

13 Bestellung von Einheiten Bestellung über das Internet Bitte beachten: Ihre Bestellung muss mindestens 3 Werktage vor Ihrem geplanten Besuch im Stadtarchiv bei uns eingegangen sein, damit die Einheiten rechtzeitig für Sie bereit gelegt werden können. Für Ihren ersten Besuch können Sie maximal 10 Akten und 7 Foto-Einheiten bestellen. Einheiten, die Sie im Stadtarchiv einsehen möchten, können Sie über das Brief-Symbol Ihrer Bestell-Liste hinzufügen. Das Brief-Symbol finden Sie in der Liste der Suchergebnisse links neben dem Titel der Verzeichnungseinheit oder bei der Detailansicht der Einheit links über den Detailangaben. Nach dem Anklicken des Brief-Symbols öffnet sich ein Fenster, das die Aufnahme in die Bestell-Liste bestätigt. Die Bestell-Liste rufen Sie über das Brief-Symbol in der oberen Symbolleiste auf. Vor dem Abschicken der Bestell-Liste können Sie noch einzelne Einheiten löschen, in dem Sie diese durch Anklicken markieren und dann die Schaltfläche Auswahl löschen betätigen. Bitte achten Sie darauf, nicht mehr als 10 Akten und 7 Fotoeinheiten über die Bestell- Liste zu bestellen, da Ihnen für Ihren ersten Besuch nicht mehr Einheiten bereitgelegt werden können. Sperrfristen: Bei Bestellung von Einheiten, in denen Sperrfristen genannt werden (personenbezogene Sperrfristen, konservatorische Sperrungen), ist ein Antrag auf Sperrfristenverkürzung zu stellen, den Sie per beim Stadtarchiv anfordern können. Bitte beachten Sie, dass bei Anträgen auf Sperrfristenverkürzung von einer Bearbeitungszeit von ca. 14 Tagen ausgegangen werden muss. Seite 13 von 14

14 Antrag auf Benutzung: Über das Briefkasten-Symbol unter der Bestell-Liste wird die Bestellung der Einheiten gestartet. Es erscheint ein Antrag auf Benutzung, den Sie vor Absenden der Bestell-Liste ausfüllen müssen. Dieser Antrag wird Ihnen bei Ihrem Besuch im Stadtarchiv zur Unterschrift vorgelegt. Folgen Sie bitte den Anweisungen auf dem Bildschirm. Sie gelangen jeweils über die Schaltfläche Weiter zur nächsten Seite des Antrags. Sie können jederzeit über die Schaltfläche Zurück zur vorherigen Seite des Antrags gelangen, um Angaben zu ändern. Der Antrag besteht inklusive des oben abgebildeten Einleitungs-Textes aus insgesamt 4 Seiten. Die Bestell-Liste können Sie nach Aufruf des Antrags nicht mehr verändern. Nach der letzten Seite kommt die Meldung Die Daten wurden versandt. Der Antrag und die Bestell-Liste wurden per an das Stadtarchiv verschickt. Bestellung im Lesesaal des Stadtarchivs Wenn Sie nicht über das Internet bestellen möchten, können Sie natürlich auch die notwendigen Angaben der gewünschten Einheiten für Ihren Besuch im Stadtarchiv ausdrucken (siehe S. 12) bzw. notieren, um die Einheiten vor Ort zu bestellen. Bitte beachten Sie, dass bei Bestellungen nach 10 Uhr (mittwochs Uhr) diese erst am folgenden Tag ausgegeben werden können. Unverzichtbar ist die Angabe der Bestellsignatur, bestehend aus der Bestandssignatur (steht vor dem Bestandsnamen) und der laufenden Nummer (l. Num.) der gewünschten Einheit. Beide Angaben stehen in der Suchergebnisliste hinter dem Begriff Signatur. Ergänzend geben Sie bitte den Namen des Bestandes, den Titel der Einheit, sowie die Laufzeit (Dat. Findbuch) der Einheit an. Hinweis: Bei den Beständen der Hauptaktei (14 23/1) gibt es zum Teil keine laufende Nummer (l. Num.). Hier ist neben der Bestandssignatur die Registratursignatur als Bestellsignatur anzugeben. Seite 14 von 14