Kurzanleitung zur Skript-Vorlage 2013

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1 Kurzanleitung zur Skript-Vorlage 2013 Einführung in das Layout der Unterrichtsdokumente und in die Bedienung der Vorlagen Technische Berufsschule Zürich, 25. Juni 2014

2 Inhaltsverzeichnis 1 Das TBZ-Layout 1 2 Die Funktionalität der Vorlagen 2 3 Überblick über die vordefinierten Absatzformate Überblick über die vordefinierten Zeichenformate Die eingebauten Funktionalitäten Aussehen der Karos bzw. Linien Anpassung der Karos bzw. Linien 6 4 Leeres Dokument Aussehen und Angaben zum Dokument Kopfzeile Bearbeitung des Dokuments/Texteingabe 8 5 Umstellung bestehender TBZ-Dokumente auf die neue Vorlage 8 6 Speicherorte der Dokumentvorlagen 9 7 Die Makros funktionieren nicht. Was tun? 10

3 1 Die TBZ-Skript-Vorlage Kurzanleitung Dieses Dokument beschreibt die wichtigsten Eigenschaften des Layouts der Unterrichtsdokumente und die Funktionalität der neuen Vorlagen. Eine ausführliche Beschreibung der Vorlagen befindet sich auf der Intranetseite der TBZ unter FAQ. 1 Das TBZ-Layout Grundsätzlich gilt, dass alle Dokumente dem TBZ-Layout entsprechen sollen. Insbesondere die Kopfzeile sollte auf allen Unterrichts-Dokumenten der TBZ gleich sein. Die Layoutvorgaben der TBZ stehen jedoch der individuellen Gestaltung der Dokumente nicht im Wege sondern schaffen den Rahmen innerhalb dem die Dokumente frei gestaltet werden können. Die wichtigsten Eckpfeiler des TBZ-Layoutkonzeptes sind: Alle Dokumente bauen auf einem horizontalen und vertikalen 5-mm-Raster auf. Daher sind die Zeilenabstände 5 mm, die Absatzabstände 10 mm (beim Fliesstext) und die Einrückungen und Tabulatoren betragen ein Vielfaches von 5 mm, in der Regel 20 mm. Die Kopfzeile enthält das Logo und 4 Textblöcke. Die Seitenzahl steht rechts aussen. Die Textblöcke enthalten oben links den Namen der Abteilung, die übrigen drei Blöcke können individuell genutzt werden. Sie können auch leer gelassen werden. Die Fusszeile entfällt, die bibliographischen Angaben (Autor, Datum und Speicherort) erscheinen am Ende des Dokuments. (Bei Bedarf kann der Autor auch in der Kopfzeile aufgeführt werden.). Die Angaben am Ende des Dokuments können bei Bedarf ergänzt oder auch entfernt werden. Die Laufschrift ist Times New Roman 11 pt, die Titel und Überschriften sind in Arial gesetzt. Wenn in einem Dokument eine kleinere Schrift benötigt wird, sollte diese 9 pt (allenfalls 8 pt) betragen, keinesfalls aber 10 pt. Auch das Vergrössern der Schrift ist nicht gestattet. (Dadurch wird u. A. die Lesbarkeit des Textes verschlechtert.) Die Seitenränder betragen: links 1,75 cm, rechts 1,75 cm, oben 4 cm, unten 2 cm. Für die Lochung ist trotz der engen 1,75 cm noch genug Platz. Das Konzept arbeitet bewusst mit so genanntem Weissraum 1). Dadurch wirken unsere Dokumente weniger gedrängt und sind besser lesbar. Dies wird bewusst mit dem Nachteil eines etwas grösseren Platzbedarfs erkauft. 1) z.b. freier Platz zwischen den Absätzen

4 2 2 Die Funktionalität der Vorlagen Die Vorlagen sollen den Nutzer und die Nutzerin unterstützen, ein TBZ-Dokument nach den TBZ-Layout- Richtlinien zu erstellen, ohne dabei seine oder ihre Kreativität zu behindern. Sie enthalten Arbeitshilfen, die bei Bedarf genutzt werden können und die Dokumenterstellung erleichtern. Mit den Vorlagen können Skripte, Aufgabenblätter, Prüfungen, Lösungsblätter, Arbeitsanweisungen etc. erstellt werden. Auf Wunsch können die Dokumente mit einem Titelblatt und einem Inhaltsverzeichnis versehen werden. Bei Bedarf können auch eigene Absätze bzw. Absatzformate gestaltet werden, sofern sie im Rahmen des TBZ- Layout-Konzeptes bleiben (5 mm-raster und TBZ-Schriften). Nach dem Öffnen eines neuen Dokuments (DATEI/NEU/MEINE VORLAGEN ) auf der Basis der Vorlage TBZ_Skript_2010.dotm erscheint oben in der Menüleiste der Eintrag TBZ. Ausserdem werden in der Registerkarte START unter FORMATVORLAGEN die zur Erstellung eines TBZ-Dokuments empfohlenen Formatvorlagen präsentiert. 3 Überblick über die vordefinierten Absatzformate Soll einem Absatz eines der folgenden Formate zugewiesen werden, muss sich die Textmarke in diesem Absatz befinden oder es muss der gesamte Absatz (bzw. die Absatzendmarke ) markiert sein. Es können auch mehrere Absätze gleichzeitig markiert sein. Absatzformat Tastaturkürzel Funktion Standard Alt+S Für normalen Lauftext Überschrift 1 Alt+1 Für die Hauptüberschriften (erste Ebene) Überschrift 2 Alt+2 Für die Überschriften der zweiten Ebene Überschrift 3 Alt+3 Für die Überschriften der dritten Ebene (Eine 4. Ebene ist bewusst nicht definiert.)

5 3 Absatzformat Tastaturkürzel Titel Funktion Für den Titel des gesamten Dokuments Standard_ Tabelle Alt+T Für Standard-Absätze innerhalb einer Tabelle. End- und Anfangsabstand sind auf 5 mm gestellt, so dass der Absatz symmetrisch in der Tabellenzelle erscheint. (Der normale Standard-Absatz hätte oben zu viel Leerraum) Punkt Alt+P Für Listen, die mit einem Punkt beginnen sollen. Diese Listen können auch gegliedert sein, also Unterlisten und Unter-Unter-Listen besitzen. Dies kann mit dem Symbol Einzug vergrössern/verkleinern aktiviert werden Nummeriert Alt+N Für Listen, die nummeriert werden sollen Eingezogen Alt+E Für eingezogenen Text. Da durch die relativ schmalen Seitenränder die Zeilen sehr lang werden, kann für Lauftext auch dieses Format benutzt werden. Kasten Alt+K Für Text, der hervorgehoben werden soll Prüfungsfrage Alt+F Für Prüfungsfragen. Das Wort "Frage" und die Fragennummer werden automatisch generiert. Am rechten Seitenrand befindet sich ein rechtsbündiger Tabulator für die Punktzahl. Code Alt+C Zur Dokumentation von Programm-Code 3.1 Überblick über die vordefinierten Zeichenformate Der Text, der eines der folgenden Formate erhalten soll, muss vorher mit der Maus markiert werden. Zeichenformat Tastaturkürzel Funktion Handschrift Alt+H Wenn Text in handschriftähnlicher Darstellung erscheinen soll. Von Hand

6 4 Zeichenformat Lückentext_ein Lückentext_aus Tastaturkürzel Alt+L Funktion Für Text, der im Ausdruck (nach Wunsch) ausgedruckt werden kann oder als Lücke im Ausdruck/am Bildschirm dargestellt wird. Bei Anzeige (ein) wird der Text blau formatiert und er wird gesperrt gesetzt. Dadurch ist er auch beim Ausdruck in schwarz-weiss gut lesbar. L ü c k e Bei nicht-anzeige (aus) wird der Text auf unsichtbar (weiss) gesetzt und er wird mit einer gepunkteten schwarzen Linie unterstrichen, so dass die Schüler dort Platz haben zu schreiben. z u m Lösung Alt+V Für Lösungen, die nach Wunsch angezeigt und ausgedruckt werden sollen. Der markierte Text wird als verborgen und rot formatiert. Dabei kann je nach Wunsch die Absatzendmarke mit markiert werden: Wird diese markiert, verschwindet beim Ausschalten der Absatz vollständig und die darunter liegenden Absätze rücken nach oben auf. Wird diese nicht mit markiert, bleibt ein leerer Absatz bestehen und die darunter liegenden Absätze bleiben am alten Ort. 3.2 Die eingebauten Funktionalitäten Durch einen Klick auf die Registerkarte TBZ erscheint das folgende Menüband, in dem die in die TBZ-Vorlage eingebauten Funktionalitäten abgerufen werden können: Funktion Titelblatt einfügen Beschreibung Bei grösseren Dokumenten kann hiermit ein Titelblatt eingefügt werden. Auf dem Titelblatt sind bereits das Logo der TBZ, der Schriftzug "Technische Berufsschule" und der Adresskopf eingefügt. Es stehen 3 Absatzformate (T_Titel, T_Modul und T_Autor) zur Verfügung, die für entsprechende Texte benutzt werden können. Der Autor und das Druckdatum werden automatisch eingefügt, können bei Bedarf aber überschrieben werden. Zwischen der Kopfzeile und dem Titel ist Freiraum vorgesehen. Diese Fläche sollte weiss bleiben. Eine Grafik kann unten unter dem Autor eingefügt werden. Die untere Begrenzung dieser Grafik sollte immer unten bündig mit dem Text "Technische Berufsschu-

7 5 Funktion Beschreibung le" sein. InhaltsVz einfügen Überschriften ein/aus Fussnote einfügen Querformat Lückentext ein/aus Lösungen ein/aus Karos einfügen Linien einfügen Hiermit wird ein Inhaltsverzeichnis an die richtige Stelle im Text eingefügt. Dieses erhält automatisch alle Einträge, die im Text als Überschriften formatiert wurden. Im Inhaltsverzeichnis muss nach dem Einfügen die Kopfzeile angepasst werden. (EINFÜGEN/KOPF- UND FUSSZEILE/KOPFZEILE/KOPFZEILE BEARBEITEN) Hiermit wird für alle Überschriften die Nummerierung ein- bzw. ausgeschaltet. Es werden im Text und im Inhaltsverzeichnis (wenn vorhanden) die Einzüge neu definiert. Das Inhaltsverzeichnis wird auf den aktuellen Stand gebracht. Hiermit wird eine grafisch ansprechende Fussnote eingefügt. (Das Original-Menü macht hässliche Fussnoten) Wandelt den vorher markierten Bereich eines Textes in Querformat um. Der restliche Text (und somit das Dokument) bleibt Hochformat. Hiermit kann Text, der mit dem Textformat Lückentext formatiert wurde, ein- und ausgeblendet werden Hiermit kann der Text, der mit dem Textformat Lösungen formatiert wurde, ein- und ausgeblendet werden Hiermit werden in einem Unterrichtsdokument Karos eingefügt, um Platz zu schaffen, so dass die Schüler von Hand in das Dokument schreiben können Hiermit werden zum gleichen Zweck Linien eingefügt Aussehen der Karos bzw. Linien Die eingefügten Karos haben ein Raster von 5 x 5 mm und eignen sich damit vor allem für Rechenaufgaben Die eingefügten Linien haben Abstand von 10 mm und sind für die Eingabe von Text gedacht. In die Zellen der zweiten Spalte dieser Tabelle können mit Vorteil die Lösungen hineingeschrieben werden. (mit dem Textformat Lösung, Alt+L))

8 Anpassung der Karos bzw. Linien Beide Bausteine sind Tabellen, die an das TBZ-Layout angepasst sind. Um weitere Karo- bzw. Textzeilen hinzuzufügen, am besten mit der Maus links neben die Tabelle fahren und dann das + -Zeichen anklicken. Bei den TBZ-Karos sollte die dabei die letzte Zeile nicht angewählt werden. Diese enthält absichtlich keine Linien, um den notwendigen Abstand zu nachfolgenden Text zu gewährleisten. Oft ist es sinnvoll und schöner, die Karos, bzw. die Linien zwei cm weiter links beginnen zu lassen, auf einer Linie mit den Einrückungen, Einzügen und Überschriften (wenn diese nummeriert sind). Dann einfach bei den Karos die ersten 4 Spalten bzw. bei den Linien die erste Spalte markieren und anschliessend die Rahmenlinien mit dem Linienwerkzeug ausschalten. (Vorsicht, bei den Karos die letzte rechte Linie stehen lassen.)

9 7 4 Leeres Dokument 4.1 Aussehen und Angaben zum Dokument Ein neues, auf der Vorlage basierendes Dokument 2) hat zunächst das folgende Aussehen: Es hat 3 Absätze, die als Titel, Überschrift1 und Standard formatiert sind. Diese Absätze können sofort für die Texteingabe verwendet, durch andere ersetzt oder gelöscht werden. Darunter befindet sich ein Standard-Absatz mit den bibliographischen Angaben. Diese Angaben werden automatisch eingefügt und vor dem Ausdruck aktualisiert und können bei Bedarf auch überschrieben oder ergänzt werden. Im Einzelnen: Die Angaben zum Autor: Es werden die Angaben aus dem Feld DATEI/INFORMATIONEN/AUTOR übernommen. Druckdatum Das Datum wird vor dem nächsten Ausdruck aktualisiert. Es zeigt somit, wann das Dokument das letzte Mal gedruckt wurde. 2) Im Menü DATEI/NEU/MEINE VORLAGEN die Vorlage TBZ_Skript_2010.dotm wählen

10 8 Dateiname Dieses Feld wird ebenfalls vor einem Ausdruck aktualisiert. Der Pfad ist bewusst weggelassen worden, da diese Information i.d.r. nicht für die Öffentlichkeit bestimmt ist. Mit den heutigen Suchfunktionen lässt sich ein Dokument auch ohne die Pfadangabe leicht finden. 4.2 Kopfzeile Die Kopfzeile enthält das Logo der TBZ, die Bezeichnung der Abteilung und Angaben zum Dokument (Lehrgang/Fach, Modul/Untergebiet und die Seitenzahl. Diese Angaben sollten nie länger als eine Zeile werden. Bis auf die Bezeichnung der Abteilung und das Logo sind alle Angaben optional und können weggelassen oder durch Informationen der eigenen Wahl ersetzt werden. Um die Kopfzeile zu bearbeiten, muss diese im Menü EINFÜGEN/KOPF- UND FUSSZEILE/KOPFZEILE geöffnet werden. 4.3 Bearbeitung des Dokuments/Texteingabe Nun kann die Texteingabe erfolgen. Um zu erkennen, wieso im Dokument Weissraum entsteht, wird dringend empfohlen, die nicht druckbaren Zeichen auf sichtbar zu stellen. Dies erfolgt im Menü START über das Symbol oder im Menü DATEI/OPTIONEN/ANZEIGE: ALLE FORMATIERUNGSZEICHEN ANZEIGEN Bei der Texteingabe ist darauf zu achten, dass nach Möglichkeit keine leeren Absätze ( ) benutzt werden. Nur dann lässt sich gewährleisten, dass das Layout dem Konzept entspricht und Seitenumbrüche nicht zu unerwünschten Effekten (mit aufwändigem Korrekturbedarf) führen. 5 Umstellung bestehender TBZ-Dokumente auf die neue Vorlage Zur Umstellung von Dokumenten die in der Vorgängerversion (TBZ_Skript_xx.dot, xx steht für die Abteilung) erstellt wurden gibt es zwei Möglichkeiten: Erstellen eines neuen leeren Dokuments mit der neuen Vorlage TBZ_Skript_2010.dotm und anschliessend kopieren des gesamten Textes des alten Dokumentes in das neue leere Dokument. Umstellen des Verweises auf die neue Vorlage: Zuerst muss das Menüband um den Eintrag "ENTWICKLERTOOLS" erweitert werden. Dazu rechts- Klick neben das Menüband, MENÜBAND ANPASSEN wählen und bei ENTWICKLERTOOLS einen Haken setzen. Dann dieses Menüband aktivieren und ganz rechts unter DOKUMENTVORLAGE den Dialog DOKUMENTVORLAGEN UND ADD-INS ÖFFNEN. Dort unter ANFÜGEN auf die neue Vorlage (TBZ_Skript_2010.dotm) verweisen. Anschliessend kann der Menübandeintrag ENTWICKLERTOOLS wieder ausgeblendet werden.

11 9 6 Speicherorte der Dokumentvorlagen Die Festlegung der Speicherorte, wo das neue Word die eigenen Vorlagen sucht, hat sich leider weiter verkompliziert. Um im Menü DATEI/NEU persönliche Vorlagen präsentiert zu bekommen, müssen die beiden folgenden Einstellungen vorgenommen werden: Unter DATEI/OPTIONEN/SPEICHERN: hier den Speicherort einstellen, an dem die persönlichen Vorlagen abgelegt sind. Zusätzlich unter DATEI/OPTIONEN/ERWEITERT/DATEISPEICHERORTE ebenfalls den Speicherort der persönlichen Vorlagen eintragen:

12 10 7 Die Makros funktionieren nicht. Was tun? Es kann vorkommen, dass die Makros der Vorlage nicht funktionieren. Dies liegt meistens daran, dass die Ausführung von Makros auf dem PC, an dem Sie arbeiten gesperrt ist. Um die Makros frei zu schalten gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie im Menüband DATEI die OPTIONEN und dort TRUST CENTER und dort EINSTELLUNGEN FÜR DAS TRUST CENTER Nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor: Schliessen Sie anschliessend das Word (alle Instanzen) und starten Sie es neu Jetzt sollten die Makros funktionieren Technische Berufsschule Zürich, 25. Juni 2014 TBZ_Vorlagen_Kurzanleitung_2013.docx

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