Grundlagen Access 2010

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1 Vorlesung Datenbank- Grundlagen Grundlagen Access 2010 Stand: 10/2012

2 Arbeiten mit Access 2010 Inhalt 1 DATENBANKEN ERSTELLEN TABELLEN BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN DATENEINGABE UND DATENIMPORT ABFRAGEN FORMULARE BERICHTE

3 Arbeiten mit Access DATENBANKEN ERSTELLEN Anders als andere Datenbankmanagementsysteme verwaltet Access alle Objekte einer Datenbank in einer einzigen Datei mit der Erweiterung.accdb (ältere Versionen:.mdb ). Datenbank erstellen: Datei Neu Leere Datenbank doppelklicken Datenbank speichern: Datei Datenbank speichern als : Speicherort wählen und Dateinamen eingeben Eine Access-Datenbank weist folgende Objekte auf: Tabelle Abfrage Formular Bericht einem Datensatz, jede Spalte einem Datenfeld. ausgewertet werden. Abfragen. Drucker ausgegeben. Ein Objekt kann im Navigationsbereich schnell aufgefunden und per Doppelklick geöffnet werden. Im Kontextmenü stehen zahlreiche Bearbeitungsoptionen zur Verfügung (umbenennen, kopieren, löschen, etc.). Neue Objekte werden im Menü Erstellen angelegt. Alle geöffneten Objekte werden mit Typ und Name als Register im Datenbankfenster dargestellt. Objekte werden mit dem X-Button der Registerzeile geschlossen. 2

4 Arbeiten mit Access TABELLEN Wichtige Arbeitsschritte bei der Tabellenerstellung 1. Feldnamen (Spaltenüberschrift) festlegen 2. Zuweisung von Felddatentypen Datentyp Geeignet für Größe Text Memo Zahl Alphanumerische Zeichen (für Text oder Zahlen, die nicht in Berechnungen verwendet werden) Alphanumerische Zeichen (bei einer Länge von mehr als 255 Zeichen) oder Text mit Rich-Text-Formatierung. Numerische Werte (ganze Zahlen oder Bruchzahlen, die in Berechnungen verwendet werden) Datum/Uhrzeit Datums- und Uhrzeitangaben 8 Bytes Währung Monetäre Werte (Währung) 8 Bytes AutoWert Ja/Nein OLE-Objekt Anlage Ein eindeutiger numerischer Wert, den Access automatisch einfügt, wenn ein Datensatz hinzugefügt wird Boolesche Werte (Formate: Ja/Nein, Wahr/Falsch oder Ein/Aus) OLE-Objekte und andere Binärdaten zum Microsoft Windows Programmen. Bis zu 255 Zeichen Bis zu 1 GB Zeichen oder 2 GB Speicher 1, 2, 4 oder 8 Bytes bzw. 16 Bytes (bei Verwendung für eine Replikations-ID) 4 Bytes oder 16 Bytes (bei Verwendung für eine Replikations-ID) 1 Bit (8 Bits = 1 Byte). Bis zu 1 GB 2 GB für komprimierte Anlagen; ca. 700 KB für nicht komprimierte Anlagen Hyperlink Hyperlinks Bis zu 1 GB Zeichen oder 2 GB Speicher Nachschlage- Assistent Kein wirklicher Datentyp; hierdurch wird der Nachschlage-Assistent gestartet Auf einer Tabelle oder Abfrage basierend: die Größe der gebundenen Spalte 3. Eventuell Feldbeschreibung eintragen 4. Primärschlüssel erzeugen: Access erzeugt automatisch einen Primärschlüssel mit dem Feldnamen ID und gibt jedem Datensatz eine fortlaufende Nummer (AutoWert). Der Primärschlüssel kann in der Entwurfsansicht auch manuell eingegeben werden: Gewünschtes Feld anklicken (oder für einen zusammengesetzten Schlüssel bei gedrückter [Strg] mehrerer Felder markieren) und anschließend auf das Schlüssel-Symbol klicken. Eventuell müssen vorher Duplikate entfernt werden. 5. Feldeigenschaften definieren 3

5 Arbeiten mit Access 2010 Feldeigenschaft Feldgröße Format Beschreibung AutoWert gespeicherte Daten fest eine Hiermit optimale passen Leistung Sie die zu standardmäßige erzielen. Darstellung des Felds beim Anzeigen oder Drucken an (s.u. Ausgabeformat). Dezimalstellenanzeige Zahlen verwendet werden sollen. Neue Werte Eingabeformat Beschriftung Standardwert Gültigkeitsregel Gültigkeitsmeldung Erforderlich Leere Zeichenfolge Indiziert Unicode-Kompression Nur anfügen Textformat Textausrichtung wert zugewiesen wird. Informationen zum Erstellen und Verwenden eines Eingabeformats finden Sie im Abschnitt Siehe auch (s.u.). richte und Abfragen angezeigten Text fest. tisch einen Standardwert zu (z. B. aktuelles Datum: Datum() oder aktuelle Uhrzeit: Zeit()) Wert in diesem Feld hinzufügen oder ändern. bener Wert gegen den Ausdruck in der Eigenschaft Gültigkeitsprüfungsregel verstößt. Machen Sie das Eingeben von Daten in ein Feld erforderlich. Hiermit lassen Sie (durch Festlegen des Eigenschaftswerts auf Ja) zu. len und Verwenden eines Indexes. Komprimiert in diesem Feld gespeicherten Text, wenn eine kleine Textmenge (< 4096 Zeichen) gespeichert wird. ser Eigenschaft auf Ja) nachverfolgen. Wählen Sie Rich-Text zum Speichern von Text als HTML und zum aus, um nur unformatierten Text zu speichern. erelements an. 4

6 Arbeiten mit Access 2010 Verfügbare Zahlentypen Zahlentyp Wertebereich Speicher Byte 0 bis Byte Integer bis Byte Long Integer bis Byte Single 3.4 x bis 1.4 x für negative Werte, und 1.4 x bis 3.4 x für positive Werte; Dezimale Genauigkeit: 7 4 Byte Double 1.8 x bis 4.9 x für negative Werte, und 4.9 x Byte bis 1.8 x für positive Werte; Dezimale Genauigkeit: 15 Dezimal Dezimale Genauigkeit: Byte Ausgabeformate (vordefinierte oder benutzerdefinierte Formate) Numerische Datenfelder Text- und Memo-Datenfelder., Dezimalpunkt oder zeichen 0 Platzhalter für eine Ziffer oder 0 & # Platzhalter für eine Ziffer oder nichts < Anzeige in Kleinbuchstaben k Anzeige von Text > Anzeige in Großbuchstaben! Linksbündige Ausgabe kg Textausgabe [R Farbige Ausgabe Leer Leerzeichen Beispiel:#.##0,0 kg Vorrat ; -#.##0,0 kg Einkauf [Rot] 5

7 Arbeiten mit Access 2010 Eingabeformate (Ausdrucks-Generator) Platzhalter Bedeutung 0 Ziffer; Eingabe erforderlich 9 Ziffer; Eingabe steht frei Ziffer, Leerzeichen, Plus- oder Minuszeichen; Eingabe steht frei L Buchstabe; Eingabe erforderlich? Buchstabe; Eingabe steht frei A Buchstabe oder Ziffer; Eingabe erforderlich a Buchstabe oder Ziffer; Eingabe steht frei & Beliebiges Zeichen oder Leerzeichen; Eingabe erforderlich C Beliebiges Zeichen oder Leerzeichen; Eingabe steht frei / Dezimal-, Tausender-, Datums-, und Zeit-Trennzeichen \ Ausgabe des nächsten Zeichens als feste Formatkonstante Platzhalter Bedeutung < Alle nachfolgenden Zeichen in Kleinbuchstaben > Alle nachfolgenden Zeichen in Großbuchstaben Beispiel: Format: >&&& Eingabe: abc400 Ausgabe: ABC-Q Tabelle speichern 6

8 Arbeiten mit Access 2010 Grundlagen 3 BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN Access erkennt nur 1:1-Beziehungen und 1:mc-Beziehungen automatisch. mc:mc-beziehungen werden von Access nicht erkannt. Es ist eine zusätzliche Auflösungstabelle zur Definition dieser Beziehung notwendig Vorüberlegungen zur Definition von Beziehungen: Bei AutoWert-Feldern muss der Felddatentyp Zahl und die Feldgröße Long Integer oder Replikations-ID sein. Durch Indizierung der verbundenen Datenfelder wird die Arbeit mit verknüpften Tabellen in Abfragen, Formularen oder Berichten beschleunigt. Fehlermöglichkeiten bei gewünschter referentieller Integrität: Felddatentypen (und/oder Feldgrößen) sind unverträglich, Feldinhalte stimmen nicht überein (im Fremdschlüsselfeld der Detailtabelle dürfen keine Inhalte vorkommen, die nicht auch Inhalt des Primärschlüsselfelds der Haupttabelle sind). Beziehungen erzeugen und löschen 1. Zuerst alle Datenbankobjekte (z.b. Tabellen) schließen, die mit den zu verknüpfenden Tabellen in Beziehung stehen. 2. Im Menü Datenbanktools auf das Beziehungs-Symbol klicken. 3. Tabellen und/oder Abfragen hinzufügen (Kontextmenü: Tabellen anzeigen ) 4. In der Tabelle, die als Mastertabelle dienen soll (enthält die Hauptdatensätze), das Datenfeld markieren, auf dem die Beziehung bestehen soll. Bei zusammengesetzten Schlüsseln können auch mehrere Felder markiert werden ([Strg] oder [Shift] gedrückt halten). 5. Mit der Maus das markierten Datenfeld auf das Datenfeld der Detailtabelle (enthält die untergeordneten Datensätze) ziehen, mit dem die Verknüpfung erfolgen soll. Bei mehreren markierten Feldern wird einfach in die Tabelle gezogen und die Verknüpfungen im dann erscheinenden Fenster manuell erstellt. 6. Im Dialogfenster Eigenschaften festlegen (referentielle Integrität, Aktualisierungs- und Löschweitergabe, Verknüpfungstyp). 7. Eine Beziehung wird gelöscht durch Klicken auf die Verbindungslinie und [Entf]. 8. Durch Doppelklicken auf die Verbindungslinie gelangt man in das Dialogfenster Beziehungen und kann dort die aktuellen Einstellungen verändern (oder: Beziehungen Beziehung bearbeiten ). 7

9 Arbeiten mit Access DATENEINGABE UND DATENIMPORT Dateneingabe Durch Setzen des Cursors in die erste Spalte der Tabelle und Eingabe der Daten am Cursor. Mit [Enter] wird die Eingabe bestätigt und der Cursor gleichzeitig in die nächste Zelle der gleichen Zeile gesetzt. Tipps: Einfügen des vorherigen Datenwerts mit [Strg]+[#]. Ist der Inhalt einer Zelle größer als die Spaltenbreite kann mit [Umschalt]+[F2] das Zoom-Fenster geöffnet werden. Die optimale Spaltenbreite lässt sich durch Doppelklicken auf die Spaltentrennlinie zwischen den Spaltenköpfen einstellen. Datenimport Access kann Daten und Objekte aus anderen Quellen importieren: Menü Externe Daten Beim Importieren von Tabellen mit Nachschlagelisten können die Bezüge nicht hergestellt werden und es kommt zu Fehlermeldungen. Entweder die verbundenen Tabellen werden mit importiert, oder der Typ des Datenfelds wird auf Text gesetzt. Damit werden die Verbindungen mit den Tabellen gelöst. Bei Import aus Excel: Das Tabellenblatt auswählen, Über die Spaltenüberschriften entscheiden, ob die Daten in einer neuen oder bereits bestehenden Tabelle gespeichert werden sollen, Feldoptionen bestimmen (z. B. ob eine Spalte nicht importiert werden soll) Über den Primärschlüssel entscheiden und Schließlich den Tabellenname angeben. 8

10 Arbeiten mit Access ABFRAGEN Grundlagen Mit Abfragen kann man: Daten aus mehr als einer Tabelle ansehen und bearbeiten Gezielt Daten aus Feldern auswählen Datensätze sortieren lassen Berechnungen durchführen Grundlage für weitere Abfragen, Berichte, Diagramme etc. schaffen Daten aktualisieren, löschen oder an eine andere Tabelle anfügen Nach doppelten Datensätzen suchen Bei den Abfragen wird dabei eine virtuelle Tabelle (Sog. Views) mit dem Abfrageergebnis erzeugt. Ändert sich der Datenbestand der Tabelle(n), auf der (denen) die Abfrage beruht, so wird das Abfrageergebnis dynamisch aktualisiert. Eine Ausnahme hiervon bilden die Aktionsabfragen, die den Datenbestand von Tabellen verändern. In Microsoft Access 2010 wirken sich Änderungen der Daten in Abfragen in der zugrunde liegenden Tabelle aus! Auswahlabfrage erstellen Erstellung mit dem Assistenten: 1. Menü Erstellen Abfrageentwurf 2. Tabelle(n) oder Abfrage(n) auswählen 3. Felder auswählen 4. Detail: zeigt einzelne Werte jedes Datensatzes an; Zusammenfassung: Summen, Mittelwerte etc. 5. Name für die Abfrage angeben 6. Fertigstellen 9

11 Arbeiten mit Access 2010 Manuelle Erstellung: 1. Menü Erstellen Abfrageentwurf 2. Tabelle(n) oder Abfrage(n) auswählen Sollen Beziehung zwischen mehreren Objekten (Tabellen und/oder Abfragen) erstellt werden, können dabei Verknüpfungseigenschaften angeben werden (Verknüpfungstyp): Exklusionsverknüpfung Nur solche Datensätze werden eingefügt, für die die Werte der verknüpften Felder identisch sind. Links-Inklusionsverknüpfung Alle Datensätze der Mastertabelle werden eingefügt. Rechts- Inklusionsverknüpfung Alle Datensätze der Detailtabelle werden eingefügt. 3. Feld(er) auswählen 4. Felder für Abfrageergebnis umbenennen: <Neuer Feldname>: Feldname 5. Felder wieder aus der Abfrage entfernen: Spalte markieren und [Entf] 6. Sortierreihenfolge festlegen 7. Abfrageergebnis ausblenden Abfragen ausführen: Klicken auf das!-symbol oder das Tabellenanssichtssymbol Abfragekriterien Abfragekriterien werden mit denselben Operatoren formuliert, wie Filterkriterien Weitere Hinweise: Objekte (z.b. Variablennamen) sind in eckige Klammern zu setzen (z. B. [Gewicht]*10) Datum und Uhrzeit steht zwischen zwei Rauten (z. B. # #) Text steht zwischen Anführungszeichen (z. B. Der heutige Tag ) Kombinierte Kriterien aus mehreren Feldern: [Höhe]/[Breite]>2,5 Kriterien löschen: Feldinhalt Kriterien löschen 10

12 Arbeiten mit Access 2010 Berechnete Felder Dem Abfragebericht können neue Felder hinzugefügt werden, in denen berechnete Werte stehen: 1. In eine freie Spalte der Zeile Feld des Entwurfsbereiches klicken 2. Feldname eingeben 3. Doppelpunkt hinter Feldnamen setzen 4. Berechnungsformel hinter Doppelpunkt eingeben (kann auch fixer Wert sein) Regeln: Bei Verwendung vorhandener Felder wird der Feldname in eckige Klammern geschrieben. Bei gleichnamigen Feldern aus verschiedenen Tabellen muss der Tabellenname in eckigen Klammern durch Punkt getrennt vor den Feldnamen geschrieben werden (z. B. [Tabellenname].[Feldname]) Es gilt Punkt vor Strich. Mit runden Klammern lässt sich die Reihenfolge der Berechnungen verändern. Text wird in Anführungszeichen gesetzt. Zur besseren Übersichtlichkeit kann über das Kontextmenü ein Zoom-Fenster aufgerufen werden. Anzeigeformat ändern: In das berechnete Feld klicken Kontextmenü Eigenschaften aufrufen Gewünschtes Format eingeben Textfelder verknüpfen: Formel: [Name]&, &[Vorname] Anzeige: Schmidt, Manuela 11

13 Arbeiten mit Access 2010 Behandlung von Null-Werten Null-Wert: Dateneingabe: keine Eingabe Bedeutung: vorübergehend leer; Kriterium in Abfragen: Ist NULL Leere Zeichenfolge: Dateneingabe: (doppelte Anführungszeichen hintereinander) Bedeutung: ständig leer; Kriterium in Abfragen: = Abfragen mit Funktionen In der Entwurfsansicht mit Rechter Maustaste durch Klicken auf das Summen-Symbol Funktionen aktivieren und dann auswählen (Gruppierungsfunktion, Summe, Mittelwert, Min, Max, Anzahl, StdAbw, Varianz). Wird eine Funktion gewählt werden automatisch alle Felder mit der Funktion Gruppierung versehen. Ist das nicht erwünscht, kann der Eintrag aus der Zelle gelöscht werden. Wird nach mehreren Feldern gruppiert (oder sortiert), so bekommt das links stehende Feld die höhere Priorität 12

14 Arbeiten mit Access 2010 Grundlagen 6 FORMULARE Ein Formular eignet sich zur einfachen Dateneingabe, kann aber auch zur Datenansicht benutzt werden. Dazu bietet es z. B. individuelle Gestaltungsmöglichkeiten und Steuerelemente zur Datenauswahl. Im Menü Erstellen Formulare lassen sich z.b. mit dem Formular-Assistenten schnell einfachere Formulare anlegen. Vorgehen: 1. Formular-Assistent aufrufen 2. Tabelle/Abfrage und Datenfelder wählen 3. Layout wählen 4. Format wählen 5. Formularname vergeben Hauptformular mit Unterformular erstellen Sollen Daten aus mehreren Tabellen angezeigt werden, bietet Access die Möglichkeit, ein Hauptformular mit einem (oder mehreren) Unterformular(en) zu erstellen. Im Hauptformular wird ein Datensatz aus der Haupttabelle dargestellt, im (in den) Unterformular(en) die Daten der Detailtabelle(n). Voraussetzung: Es muss eine Beziehung für die beiden zwei (oder mehr) Tabellen definiert sein! Vorgehen: 1. Formular-Assistent aufrufen 2. Tabelle/Abfrage für das Hauptformular wählen 3. Datenfelder auswählen 4. Tabelle/Abfrage für das (die) Unterformular(e) wählen 5. Datenfelder auswählen [Weiter] 6. Datenanzeige festlegen 7. Formular mit Unterformular aktivieren [Weiter] 8. Layout wählen für das Unterformular wählen [Weiter] 9. Formularname für Haupt- und Unterformular vergeben (es werden zwei Objekte angelegt!) [Fertigstellen] 13

15 Arbeiten mit Access 2010 Formulare bearbeiten Zum Bearbeiten von Formularen muss in die Entwurfsansicht gewechselt werden. Das Formular ist aufgebaut aus: Formularbereich mit Formularkopf, Formularfuß und Detailbereich Steuerelemente, die den Inhalt der einzelnen Bereiche festlegen So erfolgt z.b. in einem Textfeld die Datenanzeige, ein Bezeichnungsfeld zeigt die Beschriftung des Textfelds und ist mit diesem verbunden. Nachschlaglisten zeigen Einträgen als Auswahlmöglichkeiten. Steuerelemente können gebunden (Feldinhalte anzeigen, eingeben oder aktualisieren; stets mit einem Datenfeld einer Tabelle verknüpft), ungebunden (beschreibender Text, feststehende Bilder, Linien etc.) oder berechnet sein (berechnete Werte). Steuerelemente werden durch Klicken mit der Maus markiert. Durch gedrückt halten von [Umschalt] können mehrere Steuerelemente gleichzeitig markiert werden. Durch Klicken auf eine freie Fläche des Bereichs wird die Markierung wieder aufgehoben. Durch Ziehen mit der Maus können Größe (kleinen Ziehpunkt anklicken) und Position (Stelle zwischen den Ziehpunkten anklicken) verändert werden. Soll nur horizontal oder vertikal verschoben werden, wird vor dem Anklicken des Elements [Umschalt] gedrückt. Soll das Textfeld ohne Bezeichnungsfeld verschoben werden, wird der große Ziehpunkt angeklickt. Steuerelemente werden auf die bekannten Arten kopiert und gelöscht. Neue Steuerelemente werden erzeugt durch Klick auf das entsprechende Symbol und anschließendes Positionieren mit der Maus an der gewünschten Stelle. Berechnete Steuerelemente werden im Formularfußbereich als Textfeld erstellt, in das eine Berechnungsformel eingegeben wird (z. B. =Datum() wenn das aktuelle Datum eingefügt werden soll). Sonstiges: Wichtig für die Formatierung sind die Eigenschaften aus dem Kontextmenü, das von Steuerelementen oder Bereichen aufgerufen wird. Damit können z. B. auch eigene Hintergrundbilder eingebunden werden. In den Eigenschaften des Gesamtformulars (rechte Maustaste im Quadrat links oben) kann definiert werden, ob mit diesem Formular Daten bearbeitet, gelöscht, angefügt usw. werden dürfen. 14

16 Arbeiten mit Access BERICHTE Grundlagen Für die Ausgabe von Daten (an Bildschirm oder Drucker) stellt Access so genannte Berichte zur Verfügung. In einem Bericht wird jeder Datensatz einer Tabelle oder Abfrage in einem Block zusammengefasst. Berichte geben Information über den aktuellen Stand von Tabellen oder Abfragen in definiertem Layout. Damit können z. B. Quartalsübersichten erstellt werden, oder auch Adressen auf Etiketten gedruckt werden. Das Ergebnis wird normalerweise ausgedruckt oder z. B. in ein Textverarbeitungsprogramm exportiert. Mit dem Berichts-Assistenten aus dem Menü Erstellen können auch Berichte aus mehreren Tabellen/Abfragen erstellt werden, wenn die entsprechenden Beziehungen definiert sind. Das Vorgehen ist analog zum Formular-Assistenten. Zum Bearbeiten von Berichten muss in die Entwurfsansicht gewechselt werden. Der Bericht ist aufgebaut aus: Berichtskopf/-fuß (hier kann z. B. auch ein Titelblatt definiert werden) Seitenkopf/-fuß Gruppenkopf/-fuß Detailbereich Die Arbeit mit Steuerelementen erfolgt wie bei Formularen. 15