Datenbanken Kapitel 2

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1 Datenbanken Kapitel 2 1 Eine existierende Datenbank öffnen Eine Datenbank, die mit Microsoft Access erschaffen wurde, kann mit dem gleichen Programm auch wieder geladen werden: Die einfachste Methode ist, das Ikon (das Bildchen) der abgespeicherten Datei zu finden, und einen Doppelklick darauf auszuführen. Das Programm wird dadurch automatisch gestartet, und die Datenbank geladen. Falls man das Access Programm schon gestartet hat, kann man auch den Knopf in der oberen Werkzeugleiste klicken und dann die zu öffnende Datenbank-Datei auswählen. 2 Die wichtigsten Datentypen Im ersten Kapitel haben wir gesehen, dass wir über die so genannte Entwurfs- Ansicht eine Tabelle erstellen können. Dazu müssen wir für jedes Feld der Tabelle einen Namen und einen Datentypen wählen. Eine ganze Reihe von verschiedenen Datentypen stehen uns über ein Menü zur Verfügung: Version 1.1 Seite 1

2 Die wichtigsten Datentypen sind in der folgenden Tabelle zusammengefasst: Text Memo Number Date/Time Currency AutoNumber Yes/No OLE Object Hyperlink Eine Zeile Text; nur für kurze Texte, zum Beispiel Namen usw. Ein langer Text; kann dazu verwendet werden, ganze Zeitungsartikel, genaue Beschreibungen usw. in die Datenbank einzufügen. Eine Zahl. Ein Datum und / oder eine Uhrzeit. Ein Geldwert (z.b. ein Preis), mit einem Währungs-Symbol (Euro, Dollar usw.) Eine Zahl, die automatisch vom Programm gewählt wird. Dieser Datentyp ist praktisch, um Datensätze zu nummerieren (1, 2, 3,...) Entweder ja oder nein. Man benutzt diesen Datentyp für Fragen, die mit ja oder nein beantwortet werden können. Siehe Beispiel weiter unten! Ein Bild, oder eine Datei, die von einem Programm erschaffen wurde (z.b. eine Word- oder Excel-Datei). Die Adresse einer Webseite ( Ein Beispiel: Nehmen wir an, wir wollen in unserer Datenbank notieren, ob eine gespeicherte Person schon Mitglied unseres Clubs ist, oder nicht. Welchen Datentypen müssten wir für dieses Feld verwenden? Nun, die Frage Ist die Person Mitglied des Clubs? lässt sich mit ja oder nein beantworten. Der ideale Datentyp wäre also Yes/No: In der Daten-Ansicht wird ein solches Feld übrigens als ein kleines Quadrat dargestellt, welches mit der Maus markiert werden kann: Version 1.1 Seite 2

3 3 Die Datensätze einer Tabelle sortieren In der Daten-Ansicht werden die Datensätze (die Zeilen der Tabelle) in einer gewissen Reihenfolge angezeigt. Man kann diese Reihenfolge ändern, indem man die Datensätze sortiert. Zum Beispiel könnte man unsere Personen-Tabelle auf verschiedene Arten sortieren: alphabetisch, nach aufsteigenden Nachnamen (von A bis Z) alphabetisch, nach absteigenden Vornamen (von Z bis A) nach dem Geburtsdatum nach der Postleitzahl usw. Datensätze sortieren ist sehr einfach: 1) Mit der Maus das Feld anklicken, nach dem sortiert werden soll (z.b. das Feld Prénom um nach Vornamen zu sortieren). 2) Einen der Knöpfe oder in der Werkzeugleiste klicken, um nach aufsteigender (A bis Z) oder absteigender (Z bis A) Reihenfolge zu sortieren. 4 Die Datensätze einer Tabelle filtern Normalerweise werden in der Daten-Ansicht alle Datensätze einer Tabelle angezeigt. Nehmen wir aber einmal an, wir haben eine Datenbank, welche Informationen über tausende von Personen enthält. Was tun wenn wir uns nur für bestimmte Personen interessieren z.b. für Personen, deren Vorname Jean- ist? Nun, Access bietet uns die Möglichkeit, nur die gewünschten Personen anzeigen zu lassen (ohne die anderen aus der Tabelle zu löschen). Man nennt dies Datensätze filtern. Es gibt zwei Arten, Daten in Access zu filtern: Auswahl-Filter: Man muss zuerst einen Datensatz finden, welcher den Filter- Kriterien entspricht. Im obigen Beispiel wäre das also eine Person, deren Vorname Jean- ist. Wir setzen anschließend den Cursor in das gewünschte Feld, hier also in das Feld Vorname, und klicken dann den Knopf in der Werkzeugleiste. Sofort Version 1.1 Seite 3

4 werden nur die gefilterten Datensätze angezeigt. Um wieder die komplette Liste von Datensätzen anzeigen zu lassen, brauchen wir nur den Knopf zu klicken, welcher den Filter wieder ausschaltet. Dieser Knopf sieht eingedrückt aus, wenn ein Filter aktiv ist. Außerdem ist in diesem Fall das Wort Filtered in unteren Teil des Fensters sichtbar, um uns mitzuteilen, dass momentan nicht alle Datensätze angezeigt werden. Formular-Filter: Diese Art Filter erlaubt uns, mehrere Kriterien gleichzeitig anzuwenden. Wir können z.b. nur jene Personen anzeigen lassen, deren Vorname enthält, und die in einem Haus mit der Nummer 12 wohnen. Das Filter-Formular kann über den Knopf geöffnet werden: Anschließend können wir alle Kriterien eingeben, welche gleichzeitig angewendet werden sollen. Hier einige Beispiele von sinnvollen Kriterien: KRITERIUM FELD-TYP BEDEUTUNG Text Das Feld muss genau den Namen enthalten. * Text Das Feld kann mit beliebigen Buchstaben beginnen, muss aber das Wort am Ende haben. Beliebige Buchstaben werden durch ein Sternchen (*) im Kriterium bezeichnet. * Text Das Feld muss mit dem Wort beginnen, kann aber beliebige Buchstaben am Ende enthalten. ** Text Der Text des Feldes muss irgendwo das Wort enthalten (am Anfang, in der Mitte oder am Ende). Beliebige Buchstaben können sich vor und/oder nach befinden. GEFUNDENE DATEN Jean- St. St. Pierre et ette ine Jean- Marie-e ine St. et Pierre 12 Zahl Das Feld muss genau die Zahl 12 enthalten. 12 > 12 Zahl Das Feld muss eine Zahl enthalten, die größer 13, 14, 15 als 12 ist. <= 20 Zahl Das Feld muss eine Zahl enthalten, die kleiner oder gleich 20 ist. 17, 18, 19, 20 Haben wir alle gewünschten Kriterien eingegeben, können wir den Filter mit dem Knopf aktivieren. Nur jene Datensätze, welche allen unseren Kriterien entsprechen, werden dann angezeigt. Um wieder zu der kompletten Liste zurückzukehren, genügt es, den gleichen Knopf noch einmal zu klicken. Version 1.1 Seite 4

5 5 Aufgaben Übung 1 Sortiere die Daten deiner CD Tabelle: nach aufsteigender Nummer (1, 2, 3, ) nach der Anzahl von Titeln, beginnend mit der höchsten Anzahl von Titeln nach dem Namen des Interpreten Übung 2 Benutze einen Auswahl-Filter, um alle CDs anzuzeigen: wo der Interpret Toto heißt welche die gleiche Anzahl Titel haben wie die erste CD deiner Tabelle Übung 3 Benutze einen Formular-Filter, um alle CDs anzuzeigen, wo: der Interpret Toto heißt der Interpret mit dem Namen Jackson endet Hinweis: Ein Sternchen (*) steht für 0 oder mehrere Buchstaben. Ein Fragezeichen (?) steht für genau einen Buchstaben. beim Interpreten der zweitletzte Buchstabe ein e ist die Anzahl der Titel größer als 10 ist die Anzahl der Titel kleiner ist als 14 und der Titel mindestens einmal den Buchstaben a enthält Version 1.1 Seite 5

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