Benutzerhandbuch für rahmen

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1 Benutzerhandbuch Benutzerhandbuch für rahmen Version 0.5

2 Historie der Dokumentversionen Version Datum Autor Änderungsgrund / Bemerkungen Olga Bill Ersterstellung Olga Bill Erweiterung Olga Bill Erweiterung Olga Bill Erweiterung Gerd Dreier Ergänzung Seite 2 von 47

3 Inhaltsverzeichnis Historie der Dokumentversionen...2 Inhaltsverzeichnis Einleitung Allgemeines Systemvoraussetzungen Beschreibung der Funktionalitäten Anmeldung Menü Arbeitsliste Temporäre Angebote Neuanlage Bearbeitung Angebote Neuanlage Suche Bearbeitung Aufträge Neuanlage Suche Bearbeitung Rechnungen Suche Anzeige Verwaltung Benutzer Firma Hersteller Kunden Material Serviceleistungen Zusatzleistungen Rahmeninhalte Mehrwertsteuer Zuschläge Preisberechnung Import Import von Materialdaten Import von Kundendaten Export Export von Kundendaten Berechtigungen Historie...47 Seite 3 von 47

4 1 Einleitung 1.1 Allgemeines Das Programm rahmen ermöglicht das Erstellen und Verwalten von Aufträgen, die von Kunden zu Einrahmungen jedweder Art gegeben werden. Aufträge können zunächst als Angebote zur Vorlage beim Kunden angelegt und nach Zustimmung des Kunden in Aufträge umgewandelt werden. Nach Fertigstellung der Arbeitsaufträge können zu diesen Rechnungen (als PDF) angelegt werden. Angebote, Aufträge und Rechnungen können gesucht und nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. Im Bereich Verwaltung können Benutzer, Hersteller, Kunden, Material und sonstige Leistungen erfasst und bearbeitet werden. Material- und Kundendaten können aus csv-dateien ins System importiert werden. 1.2 Systemvoraussetzungen Rahmen ist ein Client-Server-Anwendungsprogramm, an dem mehrere Benutzer gleichzeitig arbeiten können. Als Betriebssystem können sowohl Linux als auch Windows eingesetzt werden. Optimale Bildschirmauflösung wird bei 1024 x 768 Pixel erreicht. Bei der ersten Installation wird ein Rechner als Server festgelegt. Auf diesem Rechner wird die Datenbank angelegt und rahmen als lauffähiges Programm installiert. Jeder andere Rechner (Client), auf dem rahmen laufen soll, muss Zugriff auf den Server bekommen. Dies ist über entsprechende Einstellungen am Netzwerk sicherzustellen. Seite 4 von 47

5 2 Beschreibung der Funktionalitäten 2.1 Anmeldung Nach Eingabe der erforderlichen URL ( öffnet sich die Anmeldemaske. Jeder Mitarbeiter muss sich beim Start des Programms als berechtigter Benutzer anmelden. Fig. 1: Anmeldeseite Bei Eingabe eines falschen Passworts / Benutzernamens wird der Zugang verweigert. Fig. 2: Ungültige Anmeldedaten Seite 5 von 47

6 2.2 Menü Nach erfolgreicher Anmeldung gelangt der Benutzer auf die Startseite. Von hier aus kann er über Menü alle zur Verfügung stehenden Programmteile erreichen. Fig. 3: Menü Der Benutzer kann, abhängig von seinen Berechtigungen: neue Angebote erstellen und bearbeiten, neue Aufträge erstellen und bearbeiten, Rechnungen in Form von PDF generieren und anzeigen, über Verwaltung Benutzer, Hersteller, Firmen, Kunden und Material anlegen und bearbeiten, Listen von Serviceleistungen, Zusatzleistungen, Rahmeninhalten und Mehrwertsteuern bearbeiten, Zuschläge bearbeiten, Formeln für Preisberechnungen bearbeiten, Konfigurationseinstellungen anzeigen / ändern, Angebots- / Auftragssperren löschen, Material- und Kundendaten importieren, Kundendaten exportieren. 2.3 Arbeitsliste Die Startseite enthält außerdem eine zunächst einmal auf den Standort des Benutzers zugeschnittene Arbeitsliste, die Verweise auf temporäre Angebote und die noch zu bearbeitende Angebote bzw. Aufträge beinhaltet. Fig. 4: Arbeitsliste Seite 6 von 47

7 Über den jeweiligen Verweis können einzelne Listen geöffnet werden. Im unteren Teil befindet sich eine Liste, die alle Terminarbeiten zeigt. Über den Verweis der Auftragsnummer kann der entsprechende Auftrag bearbeitet werden. 2.4 Temporäre Angebote Neuanlage Die Neuanlage von temporären Angeboten, Angeboten und Aufträgen ist in allen drei Fällen identisch. Der Unterschied besteht darin, dass temporäre Angebote allein nach Anklicken von Speichern angelegt werden. Sowohl temporäre als auch richtige Angebote werden über den Menüpunkt Angebot Neu angelegt. Reiter Allgemein Im Reiter Allgemein ist das Eingabefeld Standort bereits mit dem Standort des angemeldeten Benutzers vorbelegt, was allerdings zu diesem Zeitpunkt geändert werden kann. Außerdem ist das Feld erstellt am: mit dem aktuellen Datum gefüllt. Fig. 5: Angebot neu Seite 7 von 47

8 Nach Eingabe von zwei Buchstaben in das Feld Kunde wird eine aktuelle Liste der vorhandenen Kunden zur Verfügung gestellt, aus der ein Kunde ausgewählt werden kann. Es kann aber auch ein vollkommen neuer Name für einen Kunden eingegeben werden, der aber nicht dauerhaft erhalten bleibt, sondern ausschließlich im betroffenen Angebot zur Verfügung steht. Erst nach Anklicken der Schaltfläche Kunde neu geht in einem neuen Fenster die Maske zur Erfassung neuer Kundendaten auf. Nach Speichern der eingegebenen Daten bleiben diese dauerhaft erhalten und können für weitere Angebote / Aufträge ausgewählt werden. Nach Auswahl eines Kunden wird seine Telefonnummer (falls hinterlegt) automatisch links unten eingeblendet und kann anschließend geändert werden. Die geänderte Telefonnummer wird allerdings nicht in den Stammdaten gespeichert, gilt also nur für das jeweilige Angebot. Im selben Reiter sollte eingegeben werden, was gerahmt werden soll. Reiter Leiste Der wohl wichtigste Reiter ist der Reiter Leiste. Hier kann zunächst bestimmt werden, ob es sich um eine Rahmenanfertigung oder Wechselrahmen handelt. Nach Auswahl Wechselrahmen kann direkt eine Artikelnummer bzw. Barcode gewählt werden. Fig. 6: Wechselrahmen Nach Auswahl Rahmenanfertigung kann zuerst die Anfertigungsart (Lager, Zuschnitt, Abschnitt usw.) gewählt werden. Davon hängen die zur Wahl stehenden Artikelnummer und die Preisberechnung ab. Von der unter Material hinterlegten Anfertigungsart hängt ab, welche Artikel nach Eingabe von zwei Zeichen innerhalb der Liste Artikelnummer angeboten werden. Seite 8 von 47

9 Wichtig! Ist die Anfertigungsart nicht bekannt oder nicht hinterlegt, empfiehlt es sich, den Knopf Auswahl aufheben zu markieren, sonst wird der Artikel nicht gefunden. Fig. 7: Rahmenanfertigung Abhängig davon, ob die Verfügbarkeit des Materials unter Material hinterlegt wurde, wird sie nach Eingabe einer Artikelnummer in Rot angezeigt. Wichtig! Die Felder Länge und Breite müssen zwingend gefüllt werden. Die Eingaben gelten für alle weiteren Positionen bzw. Reiter. Beim Verlassen der Felder wird der VK-Preis berechnet und angezeigt. Stimmen die eingetragenen und die unter Material hinterlegten Maße nicht überein, wird der Preis nicht berechnet. Unter Reiter Leiste können zwei weitere Positionen angelegt werden. Nach Anklicken von + unten links wird ein neuer Bereich aufgeklappt. Seite 9 von 47

10 Reiter Keilrahmen Daten zum Keilrahmen werden unter dem Reiter Keilrahmen hinterlegt. Fig. 8: Keilrahmen Nach Auswahl der Artikelnummer wird die Verfügbarkeit des Materials angezeigt (falls hinterlegt) und nach Eingabe der Maße (Länge und Breite) der Preis berechnet. Für Keilrahmen gibt es nur eine Position. Wichtig! Keilrahmen sind zu benutzen, wenn eine Seitenlänge des Bildes mindestens 100 cm beträgt. Seite 10 von 47

11 Reiter Passepartout Unter dem Reiter Passepartout kann ebenfalls eine Artikelnummer eingegeben werden. Die zur Verfügung stehende Materialauswahl hängt von den unter Leiste angegebenen Maßen ab. Fig. 9: Passepartout Auch hier wird, falls hinterlegt, die aktuelle Verfügbarkeit des gewählten Materials angezeigt (in rot). Nach Eingabe von Länge und Breite in diesem Reiter werden die Abstände innerhalb des Passepartouts berechnet und ausgegeben. Außerdem kann eine Figurennummer eingetragen werden, wonach ein entsprechendes Bild eingeblendet wird. Die Bilder sollten vorher in einem bestimmten Verzeichnis abgelegt worden sein. Für Passepartout können zwei weitere Positionen eingegeben werden. Wichtig! Unter Artikelnummer werden nur die Passepartout gefunden, die mindestens die Größe des zu rahmenden Bildes haben. Seite 11 von 47

12 Reiter Glas Im Reiter Glas können Glasartikel ausgewählt werden. Auch hier gilt, dass die Auswahlmöglichkeit von den unter Leiste eingegebenen Maßen abhängt. Fig. 10: Glas Für Glas kann nur eine weitere Position eingegeben werden. Wichtig! Unter Artikelnummer wird nur Glas gefunden, das mindestens die Größe des zu rahmenden Bildes hat. Seite 12 von 47

13 Reiter Rückwand Unter dem Reiter Rückwand kann ein Rückwand-Artikel ausgewählt werden. Die Liste der zur Verfügung stehenden Artikel hängt auch hier von den Maßen unter Leiste bzw. den unter Material hinterlegten Maßen der Rückwand ab. Fig. 11: Rückwand Hier ist nur eine Position möglich. Wichtig! Unter Artikelnummer wird nur Rückwand gefunden, die mindestens die Größe des zu rahmenden Bildes hat. Seite 13 von 47

14 Reiter Service Unter dem Reiter Service können die unter Verwaltung hinterlegten Serviceleistungen für die Einrahmung gewählt werden. Nach Markierung einer Serviceleistung wird der entsprechend hinterlegte Preis angezeigt. Fig. 12: Serviceleistungen Seite 14 von 47

15 Reiter Zusatzl. Ebenfalls vorher hinterlegte Zusatzleistungen können im Reiter Zusatzleistungen gewählt werden. Auch hier wird der Preis nach Auswahl einer Zusatzleistung und Eingabe der Anzahl berechnet und ausgewiesen. Fig. 13: Zusatzleistungen Seite 15 von 47

16 Reiter Sonstiges Zum Schluß (Reiter Sonstiges ) können sonstige Positionen, Bemerkungen und eventuell geleistete Anzahlung eingegeben werden. Fig. 14: Sonstiges Die Neuberechnung des Angebots erfolgt beim Anklicken des Reiters Sonstiges. Das Angebot kann jederzeit durch Anklicken von Speichern als temporäres Angebot gespeichert und zum späteren Zeitpunkt bearbeitet werden. Seite 16 von 47

17 2.4.2 Bearbeitung Temporäre Angebote sind nur über die Startseite bzw. Arbeitsliste zu erreichen. Beim Klick auf den Verweis Es gibt X temporäre Angebote, die zu bearbeiten sind. wird die Liste der vorliegenden temporären Angebote (abhängig vom Standort) geöffnet. Fig. 15: Liste der temporären Angebote Durch Anklicken der internen Nummer wird die Maske geöffnet. Alle Felder, die während der Neuanlage (s. oben) gefüllt wurden, können geändert werden. Anschließend kann das temporäre Angebot wiederholt als solches (Anklicken von Speichern ), als Angebot (Anklicken von Angebot ) oder als Auftrag (Anklicken von Auftrag ) gespeichert werden. Das temporäre Angebot kann aus der Liste der temporären Angebote entfernt werden. Dazu muß es innerhalb der Liste markiert und anschließend auf Löschen geklickt werden. Seite 17 von 47

18 2.5 Angebote Neuanlage Die Neuanlage von Angeboten erfolgt genauso wie die Neuanlage von temporären Angeboten (s. oben). Wird statt auf Speichern auf Angebot geklickt, bekommt das Angebot eine eindeutige Nummer (abhängig vom Standort des Benutzers) und den Status neu. Fig. 16: Angebot Seite 18 von 47

19 2.5.2 Suche Über den Menüpunkt Angebot Suchen kann nach vorliegenden Angeboten gesucht werden. Ist die Anzahl der gefundenen Angebote größer als die in der Verwaltung in Konfiguration hinterlegte Wert der Seitenanzahl, muss die Suche durch Auswahl anderer Suchkriterien eingeschränkt werden. Eine dementsprechende Meldung wird ausgegeben. Fig. 17: Angebot suchen Die gefundenen Angebote werden in Form einer Liste angezeigt. Klar erkennbar ist der Status des jeweiligen Angebots (farbige Ampel am Ende der Zeile). Die Bedeutung der einzelnen Farben wird beim Darübergleiten mit der Maus erklärt. Fig. 18: Angebotssuchergebnisliste Innerhalb der Suchergebnisliste können Angebote markiert und über die Auswahlliste der Aktionen entweder storniert oder zum Auftrag umgewandelt werden. Der Status des geänderten Angebots ist sofort zu erkennen. Fig. 19: Massenfunktionen für Angebote Seite 19 von 47

20 2.5.3 Bearbeitung Ein Angebot kann entweder über die Arbeitsliste (Startseite, Es gibt X Angebote ohne Auftrag ) oder durch Anklicken der Angebotsnummer innerhalb der Suchergebnisliste geöffnet und bearbeitet werden. In diesem Stadium können noch alle Positionen geändert oder erweitert werden. Alle Änderungen im Angebot können jederzeit gespeichert werden (Anklicken von Speichern ). Dadurch ändert sich sein Status nicht, d.h. das Angebot bleibt im Status neu und kann weiterhin bearbeitet werden. Zu einem Angebot kann jederzeit eine PDF-Datei angelegt werden und zwar durch Anklicken von PDF erstellen. Das erzeugte PDF wird innerhalb des Angebots als Verweis hinterlegt und bei jedem weiteren Anklicken von PDF erstellen mit der neuen Version überschrieben. Auch durch Erstellung eines PDFs wird der Status des Angebots nicht geändert. Durch Anklicken von Auftrag wird ein Angebot in einen Auftrag umgewandelt. Dabei ändert sich der Status des Angebots auf fertig und das Angebot kann nicht mehr geändert werden. Innerhalb des Angebots wird ein Verweis auf den generierten Auftrag eingeblendet. Hier ist das Endstadium eines Angebots erreicht. Das Angebot kann aber gesucht und angezeigt werden. 2.6 Aufträge Neuanlage Aufträge können entweder aus Angeboten generiert oder über den Menüpunkt Auftrag Neu angelegt werden. Die direkte Neuanlage erfolgt entsprechend der Neuanlage von temporären Angeboten (s. oben), mit dem Unterschied, dass zum Schluss Auftrag angeklickt wird und danach ein Auftrag mit einer eindeutigen Auftragsnummer (abhängig vom Standort des Benutzers) und Status neu vorliegt. Neue Aufträge können auch durch das Anklicken von Auftrag innerhalb eines bestehenden Angebots generiert werden. Dabei wird ebenfalls eine eindeutige Auftragsnummer vergeben und beim betreffende Angebot wird automatisch der Status fertig gesetzt. Seite 20 von 47

21 2.6.2 Suche Über den Menüpunkt Auftrag Suchen kann nach vorliegenden Aufträgen gesucht werden. Die Suche kann durch verschiedene Suchkriterien eingeschränkt werden. Fig. 20: Auftrag suchen Aus der Liste der gefundenen Aufträge ist sofort ersichtlich, welchen Status der jeweilige Auftrag hat. Fig. 21: Auftragssuchergebnisliste Der Status kann über die Auswahlliste der Aktionen unterhalb der Suchergebnisliste für einzelne oder mehrere Aufträge, die vorher markiert wurden, geändert werden. Fig. 22: Massenfunktionen für Aufträge Seite 21 von 47

22 2.6.3 Bearbeitung Ein Auftrag, der über Auftrag Neu angelegt wurde, kann uneingeschränkt geändert werden, solange er den Status neu hat. In einem aus einem Angebot generierten Auftrag sind die Angebotspositionen nicht änderbar, es können aber im Auftrag selbst weitere Positionen eingefügt werden. Durch Anklicken von PDF erstellen innerhalb eines Auftrags wird ein Werkauftrag angelegt. Der Status des Auftrags bleibt neu. Die Statusänderung auf in Bearbeitung ist nur manuell über die Auswahl Status möglich. Die Anlage von PDF erfolgt in diesem Fall automatisch. Der Verweis auf die angelegte PDF-Datei (Werksauftrag) wird innerhalb eines Auftrags eingeblendet und kann von hier aus geöffnet und gedruckt werden. Wichtig! Im Status des Auftrags in Bearbeitung besteht keine Möglichkeit zur Erstellung eines (weiteren) PDFs. Möglich ist nur eine weitere Statusänderung oder Anlage einer Rechnung, wobei der Auftragsstatus automatisch auf fertig gesetzt wird. Seite 22 von 47

23 Fig. 23: Auftrag in Bearbeitung Bei manueller Änderung des Status auf fertig wird automatisch eine Rechnung angelegt. Der Verweis auf Rechnung (PDF) wird im Auftrag eingeblendet. Die Rechnung kann darüber geöffnet und gedruckt werden. Seite 23 von 47

24 2.7 Rechnungen Suche Über den Menüpunkt Rechnung Suchen kann nach Rechnungen gesucht werden, die im System angelegt wurden. Alle Rechnungen liegen als PDF vor und können nicht mehr geändert werden. Zum Suchen können die hinterlegten Suchkriterien verwendet werden. Fig. 24: Rechnung suchen Ist das Suchergebnis größer als unter Verwaltung in Konfiguration hinterlegt, wird ein dementsprechender Hinweis eingeblendet und die Suche muss eingeschränkt werden. Auf die erste Spalte der Suchergebnisliste ist ein Verweis gelegt worden. Darüber können einzelne Rechnungen geöffnet und unter Umständen gedruckt werden. Einzelne Status der Rechnungen sind anhand der Ampel sofort zu erkennen. Fig. 25: Rechnungssuchergebnisliste Seite 24 von 47

25 Einzelne oder mehrere Rechnungen können innerhalb der Liste markiert und ihr Status über Massenfunktion ( Aktion ) umgestellt werden. Fig. 26: Massenfunktionen für Rechnungen Der geänderte Status ist anhand der Liste oberhalb sofort ersichtlich. Beim Stornieren werden alle zugehörigen Angebote / Aufträge ebenfalls storniert. Seite 25 von 47

26 2.7.2 Anzeige Fig. 27: Rechnung Seite 26 von 47

27 2.8 Verwaltung Der Menüpunkt Verwaltung hängt von Berechtigungen des jeweiligen Benutzers ab. Alle Benutzer können über Verwaltung Passwort ändern ihr eigenes Passwort ändern. Fig. 28: Passwort ändern Benutzer Dieser und folgende Menüpunkte sind nur Administratoren zugänglich. Neue Benutzer können über den Menüpunkt Verwaltung Benutzer Neu angelegt werden. Anmeldename, Gruppe, Passwort und Passwort Wiederholung sind Pflichtfelder und müssen gefüllt werden. Werden sie leer gelassen, werden sie nach Anklicken von Speichern farblich hinterlegt. Seite 27 von 47

28 Fig. 29: Benutzer anlegen Ein dementsprechender Hinweis wird eingeblendet. Der Datensatz wird nicht gespeichert. Fig. 30: Hinweis Vorhandene Benutzer können über Verwaltung Benutzer Suchen nach verschiedenen Suchkriterien gefiltert werden. Fig. 31: Benutzer suchen Das Suchergebnis wird in Form einer Tabelle angezeigt und ausgewählte Benutzerdaten können über den Verweis auf Anmeldenamen geändert werden. Seite 28 von 47

29 Fig. 32: Benutzersuchergebnisliste Der Status des jeweiligen Benutzers ist anhand der Ampel zu erkennen und kann über Massenfunktionen (Auswahlliste Aktion ) geändert werden. Fig. 33: Aktionen nach Benutzersuche Dazu müssen einzelne oder mehrere Benutzer mittels Auswahlkästchen links in der Tabelle markiert, gewünschte Aktion ausgewählt und Ausführen angeklickt werden. Der geänderte Status ist anschließend sofort in der Liste oberhalb erkennbar. Auch gelöschte Benutzer befinden sich immer noch in der Suchergebnisliste, da sie nicht tatsächlich gelöscht werden. Lediglich ihr Status wird geändert. Seite 29 von 47

30 2.8.2 Firma Firmen sind Ihre Firmen oder Filialen. Firmendaten können über Verwaltung Firma Neu hinterlegt werden. Fig. 34: Firma neu anlegen Pflichtfelder (farblich hinterlegt nach Anklicken von Speichern ) müssen gefüllt sein, sonst wird der Datensatz nicht gespeichert. Dazu gehören: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Kürzel, und Briefkopf. Seite 30 von 47

31 Vorhandene Firmen können über Verwaltung Firma Suchen gesucht Fig. 35: Firma suchen und in Form einer Tabelle angezeigt werden. Fig. 36: Firmensuchergebnisliste Detaillierte Firmendaten können über den Verweis auf Ort eingesehen und geändert werden. Mittels Auswahlkästchen markierte Firmen können über die Auswahlliste Aktion gelöscht werden. Allerdings werden sie nicht entfernt, sondern lediglich in der Datenbank auf inaktiv gesetzt. Sie werden aber über die Suche nicht mehr gefunden Hersteller Hersteller sind Ihre Lieferanten der Materialien. Neue Herstellerdaten können über Verwaltung Hersteller Neu erfasst werden. Werden Pflichtfelder (hier nach Anklicken von Speichern farblich hinterlegt) leer gelassen, wird der Datensatz nicht gespeichert. Seite 31 von 47

32 Fig. 37: Hersteller neu anlegen Vorhandene Hersteller können über Verwaltung Hersteller Suchen nach verschiedenen Suchkriterien gefiltert werden. Fig. 38: Hersteller suchen Das Suchergebnis wird in Form einer Tabelle angezeigt. Fig. 39: Herstellersuchergebnisliste Über den Verweis auf den Namen können Herstellerdaten detailliert eingesehen und bearbeitet werden, wobei der Name des Herstellers nicht geändert werden kann. Seite 32 von 47

33 Einzelne oder mehrere Hersteller können über Auswahlkästchen markiert und die Auswahlliste Aktion gelöscht werden. Nach Löschen können sie nicht mehr gefunden werden. Allerdings werden ihre Daten nicht aus der Datenbank entfernt. Nur der Status wird auf inaktiv gesetzt Kunden Neue Kundendaten können über den Menüpunkt Verwaltung Kunden Neu erfasst werden. Nachname ist ein Pflichtfeld und muss gefüllt werden, sonst werden die Eingaben nicht gespeichert. Fig. 40: Kunden neu anlegen Kundennummer, wenn nicht eingegeben, wird automatisch vergeben. Der Bereich kann unter Verwaltung / Konfiguration eingestellt werden. Seite 33 von 47

34 Bereits vorhandene Kunden können über den Menüpunkt Verwaltung Kunden Suchen nach verschiedenen Suchkriterien gefiltert werden. Fig. 41: Kunden suchen Das Suchergebnis wird in Form einer Tabelle dargestellt. Fig. 42: Kundensuchergebnisliste Über den Verweis auf den Kundennamen können Kundendaten bearbeitet werden, wobei Kundennummer und Nachname nicht mehr geändert werden können. Einzelne oder mehrere Kunden können über die Auswahlkästchen markiert und die Auswahlliste Aktion gelöscht werden. Dadurch sind sie zwar immer noch in den Stammdaten als inaktiv vorhanden, können aber über das Programm nicht gefunden werden Material Über den Menüpunkt Verwaltung Material Neu können neue Materialdaten erfasst werden. Werden Pflichtfelder (nach Anklicken von Speichern farblich hinterlegt) nicht gefüllt, wird der Datensatz nicht gespeichert. Seite 34 von 47

35 Fig. 43: Material neu anlegen Bereits vorhandene Materialdaten können nach verschiedenen Suchkriterien gefiltert werden. Fig. 44: Material suchen Die Suchergebnisse werden danach in Form einer Liste angezeigt. Es können grundsätzlich nur so viele Seiten angezeigt werden, wie unter Konfiguration hinterlegt sind. Ist das Suchergebnis zu groß, erscheint ein dementsprechender Hinweis. Fig. 45: Suchergebnis zu groß Seite 35 von 47

36 In diesem Fall müssen genauere Suchkriterien her, d.h. zusätzlich zur Materialart muss die Artikelnummer oder Barcode zumindest teilweise (* kann als Platzhalter verwendet werden) eingegeben werden. Fig. 46: Materialsuchergebnisliste Über den Verweis innerhalb der Spalte Nummer können ausgewählte Artikel eingesehen und bearbeitet werden. Einzelne oder mehrere Einträge können innerhalb der Liste markiert werden (Auswahlkästchen) und über die Massenfunktion (Auswahlliste Aktion ) gelöscht werden. Dadurch wird Materialstatus auf inaktiv gesetzt und das entsprechende Material kann über das Programm nicht gefunden werden. Seite 36 von 47

37 2.8.6 Serviceleistungen Die Liste der Serviceleistungen kann über den Menüpunkt Verwaltung Serviceleistungen bearbeitet, d.h. erweitert, geändert oder gekürzt werden. Beim Zusammenstellen der Formeln müssen zwingend bestimmte Regeln befolgt werden. Über Test kann die Richtigkeit der Berechnung überprüft und die Formel gegebenenfalls angepasst werden. Fig. 47: Liste der Serviceleistungen Zusatzleistungen Zusatzleistungen sind über den Menüpunkt Verwaltung Zusatzleistungen zu erreichen. Bestehende Zusatzleistungen können geändert oder gelöscht werden. Neue Zusatzleistungen können hinzugefügt werden. Sowohl nach Hinzufügen als auch nach Löschen muss auf Speichern geklickt werden, damit Änderungen in Kraft treten. Seite 37 von 47

38 Fig. 48: Liste der Zusatzleistungen Rahmeninhalte Die Liste der Rahmeninhalte kann über Verwaltung Rahmeninhalte geöffnet und bearbeitet werden, d.h. einzelne Einträge können geändert, gelöscht bzw. neue Einträge eingefügt werden. Sowohl nach Hinzufügen als auch nach Löschen muss auf Speichern geklickt werden, damit die Änderungen in Kraft treten. Fig. 49: Liste der Rahmeninhalte Mehrwertsteuer Mehrwertsteuersätze können über Verwaltung MwSt bearbeitet werden. Vorhandene Mehrwertsteuersätze können geändert, gelöscht oder neue hinzugefügt werden. Seite 38 von 47

39 Bevor Änderungen in Kraft treten, muss auf Speichern geklickt werden. Fig. 50: Liste der Mehrwertsteuersätze Zuschläge In der Liste der Zuschläge, erreichbar über Verwaltung Zuschläge, kann nur der Zahlenwert geändert werden. Die Änderungen haben eine sofortige Wirkung bei der Preisberechnung in allen zu bearbeitenden Angeboten / Aufträgen. Fig. 51: Liste der Zuschläge Seite 39 von 47

40 Preisberechnung Materialpreise werden über Formeln berechnet, die zum Teil bearbeitet werden können. Die Liste der hinterlegten Formeln ist über den Pfad Verwaltung Preisberechnung zu finden. Fig. 52: Liste der Formeln Über den Klick auf einzelne Formeln geht eine Bearbeitungsmaske auf, in der einige Teile der Formel geändert werden können. Als weitere Variablen können nur die genutzt werden, die als Schaltflächen hinterlegt worden sind. Seite 40 von 47

41 Fig. 53a: Formel bearbeiten (Leisten auf Lager) Fig. 53b: Formel bearbeiten (Leisten Zuschnitt) Fig. 53c: Formel bearbeiten (Leisten Abschnitt) Seite 41 von 47

42 Fig. 53d: Formel bearbeiten (Rahmen) Fig. 53e: Formel bearbeiten (Alu Zuschnitt) Fig. 53f: Formel bearbeiten (Glas) Seite 42 von 47

43 Fig. 53g: Formel bearbeiten (Rückwand) Fig. 53h: Formel bearbeiten (Passepartout) Fig. 53i: Formel bearbeiten (Keilrahmen) Seite 43 von 47

44 2.9 Import Import von Materialdaten Materialdaten können über den Menüpunkt Datei Import Materialdaten importiert werden. Die dazu benötigen CSV-Dateien hat eine festgelegte Struktur. Diese können Sie über den Verweis Tabelle erhalten. Fig. 54: Import von Materiallisten Nach Befüllung und Umwandlung der Excel-Tabelle in das CSV-Format, wird die entsprechende Datei geöffnet und über CSV einlesen in die Datenbank eingelesen. Anschließend können die eingelesenen Datensätze gefunden, bearbeitet bzw. zur Neuanlage von Angeboten und Aufträgen genutzt werden. Seite 44 von 47

45 2.9.2 Import von Kundendaten Auch Kundendaten, die über den Menüpunkt Datei Import Kunden importiert werden können, müssen in einer festgelegten Struktur zur Verfügung stehen, sollte der Import erfolgreich sein. Fig. 55: Import von Kundendaten Nach Umwandlung in CSV-Format kann die Datei eingelesen und die Kundendaten bearbeitet oder für Angebote / Aufträge genutzt werden Export Export von Kundendaten Vorhandene Kundendaten können über Datei Export Kunden in Form einer CSV-Datei exportiert werden. Fig. 56: Export von Kundendaten Seite 45 von 47

46 2.11 Berechtigungen Die Zugriffsrechte werden über die Menüleiste reguliert. Momentan gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder kann der Benutzer alles, was das Programm zur Verfügung stellt, oder er kann lediglich Dokumente (Angebote, Aufträge) erstellen und bearbeiten. Es sind zwei Menüpunkte, die sich unterscheiden: Datei und Verwaltung. Während alle Benutzer unter dem Menüpunkt Datei ihre Startseite sehen dürfen, stehen dem Benutzer mit allen Rechten zusätzliche Untermenüpunkte Import und Export zur Verfügung. Fig. 57: Menüpunkt Datei Über den Menüpunkt Verwaltung können alle Benutzer ihr eigenes Passwort ändern. Nur Benutzer mit allen Rechten können auf weitere Untermenüpunkte zugreifen. Fig. 58: Menüpunkt Verwaltung Seite 46 von 47

47 2.12 Historie Für Angebote und Aufträge wird bei jedem Speichern eine Historie geschrieben, d.h. es wird festgehalten, welche Änderungen, von wem, zu welchem Zeitpunkt durchgeführt wurden. Einzelne Einträge der Historie werden in Form einer Tabelle dargestellt und können über einen weiteren Reiter Historie in Angeboten und Aufträgen (Status neu ) eingesehen werden. Seite 47 von 47

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