Herausforderungen im Prozessmanagement. von Schweizer Gemeinden

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1 Herausforderungen im Prozessmanagement von Schweizer Gemeinden Ueli Schlatter 19. September 2014

2 Ausgangslage Ursprüngliche Fragestellung Was ist der aktuelle Stand von Prozessmanagement bei den Schweizer Gemeinden und welches sind wichtige Kräfte für und gegen ein Prozessmanagement in Gemeinden? Können Beratungsunternehmen und Softwareanbieter zukünftig mit selber entwickelten «Referenzprozessmodellen für Gemeinden» (noch) Wettbewerbsvorteile erzielen? Wie stehen die Chancen, dass öffentlich verfügbare Prozessaustauschplattformen für Gemeinden (und Kantone) nachhaltig Erfolg haben werden? Wie unterstützen Gemeinden ihre Prozesse durch Software? Zielsetzung Erkenntnisgewinn zu den Rahmenbedingungen für den Erfolg von Geschäftsprozessmanagement bzw. Prozessmodellierung und Prozessautomatisierung bei Schweizer Gemeinden. Hilfsmittel Online-Umfrage. 2

3 Wichtige Umfrageparameter Eingrenzung auf die deutsch- und rätoromanisch- sprachigen Gemeinden der Schweiz. Der Fragebogen wurde in 34% aller versendeten s angeklickt. Der Fragebogen wurde von 191 Gemeinden bzw. 13% der angeschriebenen Gemeinden ausgefüllt Teilnehmende Gemeinden Nicht-teilnehmende Gemeinden 3

4 Teilnehmer nach Grösse der Gemeinde 19% 1% 11% 11% 24% 34% > Einwohner Einwohner Einwohner Einwohner Einwohner < 1000 Einwohner nach Funktion der Antwortenden 2%1% 3% 2% 17% 75% Gemeinderat, Gemeindepräsident Gemeindekanzlei, Gemeinde-/Stadtschreiber Finanzen/Controlling Organisation, Prozess- und Projektmanagement Informatik Andere (z.b. Personal, Rechtsdienst, Sicherheitsdienst, etc.) 4

5 Auslöser für BPM Welches waren/sind/werden Auslöser sich in Ihrer Gemeinde mit Prozessmanagement zu beschäftigen? 0% 20% 40% 60% Internes Kontrollsystem (IKS) 51% Kostendruck 42% Kooperationen/Fusionen Einführung GEVER Reorganisationen Einführung neuer Software Qualitätsmanagement Schnittstellenproblematik Risikomanagement Unklare Verantwortlichkeiten 29% 27% 26% 21% 20% 19% 17% 17% Verstärkte Kundenorientierung Andere 13% 15% % aller Nennungen Andere Auslöser: Rechtliche Änderungen (z.b. Raum- und Regionalplanung, Zweitwohnungsinitiative, HRM2, etc.) Organisatorische Änderungen (z.b. Schulreorganisation, Hoch-/Tiefbau-Projekte, Verselbständigung Gemeindebetriebe, Winterdienst, etc.) Personalwesen (z.b. Personalfluktuation, Wechsel in der Exekutive, Pensionskasse, etc.) 5

6 Bedeutung von BPM Als wie wichtig schätzen Sie Prozessmanagement in Ihrer Gemeinde ein? 14% 19% 67% Wichtig Nicht wichtig Weiss nicht Ist in Ihrer Gemeinde eine Prozessmanagement-Strategie vorhanden oder in Erarbeitung? 1% 10% 15% Prozessmanagement-Strategie vorhanden Prozessmanagement-Strategie in Erarbeitung. 74% Keine Prozessmanagement-Strategie vorhanden Weiss nicht 6

7 Prozessmodellierung Werden in Ihrer Gemeinde Prozesse mit grafischen Prozessmodellen (z.b. Flussdiagrammen, BPMN-Diagrammen, etc.) dargestellt? 3% 7% 1% Alle Prozesse werden grafisch modelliert Mehrheitlich werden Prozesse grafisch modelliert 46% Einzelne Prozesse werden grafisch modelliert 43% Prozesse werden nicht grafisch modelliert Weiss nicht Welche Darstellungsform bzw. Notation verwenden Sie für ihre grafischen Prozessmodelle? 0% 20% 40% 60% 80% Flussdiagramme (nach DIN 66001) 74% BPMN (Business Process Model and Notation) 12% EPK (Ereignisgesteuerte Prozessketten) 4% Andere 10% 7

8 Referenz- und Musterprozesse Nutzen Sie in der Gemeinde bereits Musterprozesse bzw. Best Practice-Vorlagen, welche andere Gemeinden (oder Kantone) entwickelt haben? 25% 75% Ja Nein Wie schätzen Sie den (möglichen) Nutzen von Referenz- bzw. Musterprozessen für Ihre Gemeinde ein? 29% 3% 19% 49% Hoher Nutzen Wenig Nutzen Kein Nutzen Weiss nicht 8

9 Prozessaustauschplattformen Sind Ihnen Prozessaustauschplattformen bekannt? 16% Mir sind Prozessaustauschplattformen bekannt Mir sind keine Prozessaustauschplattformen bekannt 84% Würden Sie die dokumentierten Prozesse Ihrer Gemeinde auf eine Prozessaustauschplattform hochladen und damit anderen Gemeinden bereitstellen? 20% 4% Ja, wir schalten bereits unsere modellierten Prozesse auf einer Prozessaustauschplattform auf. Ja, wir würden in jedem Falle unsere modellierten Prozesse aufschalten. 16% 7% 52% Ja, aber nur gegen eine finanzielle Entschädigung. Ja, aber nur unter anderen Bedingungen Nein 9

10 Ausbildungsbedarf Besteht in Ihrer Gemeinde Ausbildungsbedarf zu Prozessmanagement-Themen? 17% Ja Nein 46% Weiss nicht 37% Besteht in Ihrer Gemeinde Ausbildungsbedarf zu Prozessmanagement-Themen? 0% 20% 40% 60% 80% 100% Grundlagen 74% 26% Einführungsmethodik 70% 30% Prozessmodellierung 46% 54% Prozessautomatisierung 36% 64% Ja Prozessanalyse und -simulation 36% 64% Nein 10

11 Prozessautomatisierung Werden die Prozesse in Ihrer Gemeinde durch Software unterstützt bzw. automatisiert? 7% 27% Ja, wir unterstützen unsere Prozesse durch Software Nein, wir unterstützen unsere Prozesse nicht durch Software Weiss nicht 66% Welche Software- Werkzeuge setzen Sie in ihrer Gemeinde für die Prozessunterstützung und -automatisierung ein?...und mehr als 12 weitere Anbieter 36% 11

12 Fazit zum Business Process Management (BPM) in Schweizer Gemeinden Die stärksten Treiber für BPM in Gemeinden sind IKS, Reorganisationen und Einführung neuer Software. Zwei Drittel der Gemeinden schätzen BPM als wichtig ein. Drei Viertel haben jedoch keine BPM- Strategie. Rund 90% aller Gemeinden nutzen nicht oder nur vereinzelt grafische Prozessmodelle. Wenn Prozesse grafisch modelliert werden, dann nur zu rund 25% unter Einhaltung von BPM-Standards oder Quasi-Standards wie BPMN oder EPK. Rund die Hälfte der Gemeinden schätzt den Nutzen von Referenzprozessen als gross ein. 80% wären grundsätzlich bereit ihre Prozessmodelle mit anderen zu teilen. In rund 50% aller Gemeinden besteht Ausbildungsbedarf zu BPM, insbesondere bezüglich BPM- Grundlagen, Einführungsmethodik und Prozessmodellierung. Rund ein Viertel der Gemeinden unterstützen bzw. automatisieren ihre Prozess mit Hilfe von Business-Software. Dabei teilen zwei Software-Anbieter nahezu die Hälfte des Marktes untereinander auf. 12

13 und einige davon abgeleitete Herausforderungen Wenn Prozesse in der Verwaltung von Gemeinden laufen lernen sollen, dann muss erhöhter Druck von aussen vorhanden sein. muss die Mobilitätsanforderungen in die BPM- und IT-Strategie eingebettet werden. hängt das Nutzenpotenzial massgeblich von der nahtlosen Abwicklung des gesamten End-to- End Prozesses ab. Modellieren, Analysieren, Koordinieren und allenfalls Automatisieren von Schnittstellen und Aufgaben verhindert dabei Stückwerk und möglicherweise das weitere Ansteigen von Komplexität und Aufwand in der Verwaltung. hilft eine Zusammenarbeit verschiedener Gemeinden oder von Kanton und Gemeinden die Entwicklungskosten aufzuteilen und möglicherweise noch innovativere Prozesse zu gestalten. muss in das Wissen und Können der Mitarbeiter zu BPM investiert werden. müssen die Anbieter von Prozess-unterstützender Software, im Gemeindeumfeld insbesondere die grossen Zwei, einfach zu beschaffende und in die bestehenden Informationssysteme zu integrierende Software bzw. Services anbieten. Mit einem Software-as-a-Service- Ansatz könnten insbesondere den vielen kleinen und mittleren Gemeinden kostengünstige Angebote zur Verfügung gestellt werden. muss wohl oder übel einmal der erste Schritt gemacht werden! 13

14 Kontakt Auch der längste Marsch beginnt mit dem ersten Schritt. (Laotse) Wir unterstützen Sie. Beim ersten Schritt. Auf dem gesamten Marsch. Unabhängig und kompetent. ZHAW School of Management and Law Institut für Wirtschaftsinformatik (IWI) Stadthausstrasse Winterthur Ueli Schlatter Telefon: Web: Die gesamten Umfrageergebnisse können heruntergeladen werden unter: 14