KOordinierte Neue Software-ENtwicklung für die Steuerverwaltung

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1 KOordinierte Neue Software-ENtwicklung für die Steuerverwaltung Informationsbroschüre

2 Vorwort 5 1 Das Vorhaben KONSENS Ziele Der strategische Ansatz Verwaltungsabkommen Finanzierung des Vorhabens KONSENS KONSENS Stufe Organisation der Software-Entwicklung Auftrag nehmendes Land Entwicklungs- und Programmierstandorte EStO und PStO IT-Produktions-Infrastruktur Qualitätsmanagement 11 3 Verfahren Grundinformationsdienste - GINSTER Festsetzung - ELFE Erhebung - BIENE Elektronische Steuererklärung - ELSTER Dialogverfahren - KDialog Risikomanagement - RMS Scannen und Digitalisieren von Eingangsdaten - SESAM Auswertungs- und Informationssystem - DAME Gesamtdokumentenarchivierung - GDA Betriebs- und Sonderprüfungen - Prüfungsdienste Bußgeld und Strafsachen/Steuerfahndungsinnendienst - BuStra 15 4 Verfahrensunabhängige Projekte Gesamtfalladministration / VGP-Controller GeCo Steuerfallüberwachung - MÜSt Stundung und Erlass - StundE Kapitalertragsteuer - KapESt Vollstreckung - VO Arbeitnehmersparzulage und Wohnungsbauprämie - ZANS 17 5 Organisation im Vorhaben KONSENS Eckpunkte der Organisation Management-Strukturen Referatsleiter Automation (Steuer) RL AutomSt Referatsleiter Organisation (Steuerverwaltung) RL O Arbeitsgruppe Transparenz AG Tp Steuerungsgruppe IT Stgr-IT Steuerungsgruppe O Stgr-O Entwicklungsleitung IT El-IT Produktionsleitung IT Pl-IT Verfahrensübergreifende Organisationseinheiten VOE Architektursteuerung ARC Finanzmanagement FiM Geschäftsstelle IT GS-IT IT-Service-Management ITSM Kommunikationstechnisches Zentrum KTZ Marketingmanagement MaM Verbindliche Einsatzplanung VEP Vorhabensmanagement VHM 24 Portfoliomanagement 24 Projektcontrolling KONSENS Kapiteltitel KONSENS Kapiteltitel KONSENS Kapiteltitel KONSENS KONSENS Inhalt 03

3 Vorwort Diese Informationsbroschüre gibt einen Überblick über das Vorhaben KONSENS, mit dem die Finanzverwaltungen der Länder und des Bundes die IT-Unterstützung der Finanzämter in Deutschland vereinheitlichen und modernisieren. 04 KONSENS Kapiteltitel KONSENS Kapiteltitel KONSENS Kapiteltitel KONSENS KONSENS Vorwort 05

4 1. Das Vorhaben KONSENS Die Finanzminister(innen) der Länder haben am 9. Juli 2004 beschlossen, die IT-gestützten Besteuerungsverfahren neu zu konzipieren. Entstehen soll dabei eine für die Finanzämter aller Länder einheitliche Software für das Besteuerungsverfahren, die gemeinsam entwickelt, beschafft und eingesetzt wird. Nach ersten organisatorischen und technischen Vorbereitungen haben die Finanzminister(innen) der Länder am 23. Juni 2005 Grundlagen dafür festgelegt, wie die einheitliche Software zu entwickeln ist. Die Software-Entwicklung und deren Einsatz werden seither im Rahmen des Vorhabens KONSENS (Koordinierte neue Software-Entwicklung der Steuerverwaltung) verwirklicht. 1.1 Ziele KONSENS = Einer für Alle Im Vorhaben KONSENS werden steuerliche Fachverfahren unter der Federführung eines Landes entwickelt. Fachliche und organisatorische Besonderheiten anderer Länder werden nur noch berücksichtigt, soweit sie unabweisbar sind. Andernfalls sind in den einzelnen Ländern bestehende Organisationsstrukturen anzupassen. Mit dem Vorhaben KONSENS sollen insbesondere folgende wichtige Handlungsziele erreicht werden: Effizienzgewinne im Besteuerungsverfahren Sicherstellen einer gleichmäßigen Besteuerung Verbesserung des Service für die Bürger und die Wirtschaft Informationsaustausch und Risikomanagement über Ländergrenzen hinweg Verbesserung der Steuerbetrugsbekämpfung Ausbau der E-Government-Angebote Mitarbeiterorientierung bei Entwicklung und Einsatz der IT-Verfahren wirtschaftlicher Verwaltungsvollzug Letztlich dient KONSENS dem Ziel, die Qualität des Steuervollzugs insgesamt zu verbessern und die Erledigung der steuerlichen Pflichten für alle Beteiligten am Besteuerungsverfahren zu erleichtern. Papierbasierte Verfahrensabläufe sollen schrittweise abgelöst und stattdessen möglichst für alle Phasen des Besteuerungsprozesses elektronische Verfahren entwickelt und angeboten werden. Damit werden Bürokratiekosten für Bürger, Unternehmen, Beraterschaft und Verwaltung reduziert. Im Ergebnis leistet KONSENS damit einen wirkungsvollen Beitrag zur Steuervereinfachung. 06 KONSENS Das Vorhaben 07

5 1.2 Der strategische Ansatz Die Basis für das Vorhaben KONSENS bilden die vorhandenen, praxisbewährten IT-Verfahren der Länder. Diese werden funktional erweitert und für den Einsatz in allen 16 Ländern und im Bund gestaltet. Daneben werden neue IT-Verfahren geschaffen und technisch überholte IT-Verfahren auf der Grundlage neuer Technologien modernisiert. Dies gilt auch für die Pflege und Wartung der eingesetzten Software. Die Einhaltung sowohl der KONSENS-Standards, als auch die Kompatibilität zu den bereits eingesetzten IT-Verfahren, werden gewahrt. Im Fokus steht die Sicherstellung des laufenden Betriebes. Bereits vereinheitlichte IT-Verfahren werden bedarfsorientiert weiterentwickelt. Mit dieser Vorgehensweise ist sichergestellt, dass es zeitnah eine einheitliche Software mit überschaubaren Kosten und geringem technischen Risiko geben wird. Bislang konnten alle Kriterien für die Zahlung des Zuschusses erfolgreich erfüllt und die damit verbundenen Leistungen in den Finanzämtern eingesetzt werden. 1.3 Verwaltungsabkommen Das zum 1. Januar 2007 in Kraft getretene Verwaltungsabkommen KONSENS bildet die Grundlage für die Zusammenarbeit von Bund und Ländern. Es regelt die Beschaffung, konzentrierte Entwicklung, Pflege, Finanzierung und den Einsatz einheitlicher Software für das Besteuerungsverfahren sowie für das Steuerstraf- und Bußgeldverfahren. Der produktive Betrieb der einheitlichen Software ist grundsätzlich eigene Angelegenheit der Vertragspartner. Produktions- und Serviceaufgaben können allerdings für alle Vertragspartner in einer zentralen Produktionsund Servicestelle (ZPS; s. 2.3) betrieben werden, wenn dies für länderübergreifend zu erbringende Leistungen notwendig oder insgesamt wirtschaftlicher ist. 1.4 Finanzierung des Vorhabens KONSENS Die Länder und der Bund tragen die Finanzierung des Vorhabens KONSENS gemeinsam. Die Aufteilung auf die einzelnen Länder erfolgt im Wesentlichen nach dem Königsteiner Schlüssel, der auf dem Steueraufkommen und der Einwohnerzahl der Länder basiert. Der Bund beteiligt sich finanziell am Entwicklungs- und Pflegeaufwand für das Verfahren ELSTER (s. 3.4), an den Kosten der Geschäftsstelle IT beim Bund (GS-IT; s 5.3.3), des zentralen IT-Service für administrative Aufgaben (Kommunikationstechnisches Zentrum KTZ; s ) und des laufenden Betriebes einzelner zentraler Produktionsund Servicestellen (ZPS; s. 2.3). Darüber hinaus gewährt er jährlich einen erfolgsabhängigen Zuschuss in Form eines Festbetrags, der an den termingerechten produktiven Einsatz von KONSENS-Software in den Ländern gekoppelt ist. 1.5 KONSENS Stufe 1 Vereinheitlichung vor Modernisierung Die Finanzministerkonferenz hat am 9. Mai 2008 beschlossen, die Verfahren aus dem EOSS-Verbund (Evolutionär orientierte Steuer-Software) um funktionale Anforderungen aus den übrigen Ländern zu ergänzen. Damit wird die Vereinheitlichung der Steuersoftware beschleunigt, ohne die bisher geplanten Maßnahmen zur Modernisierung der Verfahren erheblich zu verzögern. Dieser vorbereitende Schritt wird als KONSENS Stufe 1 (KONSENS I) bezeichnet. Ab dem Veranlagungszeitraum 2010 wird die einheitliche Software für die Besteuerungsverfahren allen Ländern zur Verfügung gestellt. KONSENS Stufe 1 wird Anfang 2012 abgeschlossen sein. 08 KONSENS Das Vorhaben KONSENS Das Vorhaben 09

6 2 Organisation der Software-Entwicklung Die Software-Entwicklung erfolgt in groß geschnittenen fachlichen Themenbereichen den Verfahren. Innerhalb eines Verfahrens wird in der Regel eine Aufteilung in einzelne Projekte vorgenommen. Zur Realisierung eines Verfahrens wird ein Auftrag nehmendes Land aus dem Kreis der Steuerungsgruppe IT bestimmt. Neben den Verfahren gibt es noch verfahrensunabhängige Projekte, z.b. für eine kurzfristige Aufgabe oder für einen separaten Themenbereich, der zu keinem Verfahren gehört. 2.1 Auftrag nehmendes Land Auftragnehmer für die Durchführung der IT-Vorhaben sind ein oder mehrere in der Steuerungsgruppe IT vertretene Länder. Das Auftrag nehmende Land benennt den Verfahrensmanager 2.2 Entwicklungs- und Programmierstandorte EStO und PStO Die in der Steuerungsgruppe IT vertretenen Länder entwickeln die Software an ihren eigenen Entwicklungsstandorten. Nach Maßgabe der Steuerungsgruppe IT werden Entwicklungskapazitäten anderer Vertragspartner in Form von Programmierstandorten eingebunden. Aufgaben und Zuständigkeiten des Entwicklungsstandorts sind die selbstständige und eigenverantwortliche Entwicklung und Pflege der übertragenen IT-Verfahren. Unter anderem wird geprüft, ob die Eigenentwicklung ganz oder teilweise durch den Erwerb von Standardsoftware ersetzt werden kann. Externe IT-Dienstleister werden, soweit sinnvoll und notwendig, in die Software-Entwicklung eingebunden. 2.3 IT-Produktions-Infrastruktur Für den produktiven Betrieb sind die Vertragspartner (Bund und alle Länder) selbst verantwortlich. Soweit wirtschaftlich sinnvoll, wird einheitliche Software von zentralen Produktions- und Servicestellen (ZPS) für alle Vertragspartner eingesetzt und administriert (z.b. ELSTER-Clearingstellen). erstellt für das beauftragte IT-Verfahren einen Budgetplan und legt ihn der Steuerungsgruppe IT zur Genehmigung vor erstellt die Anforderungen für die ihm übertragenen Aufgaben und legt sie der Steuerungsgruppe IT zur Genehmigung vor ist für die Realisierung des Verfahrens verantwortlich setzt das entwickelte Verfahren in der eigenen Produktionsumgebung ein und weist im Rahmen dieser Pilotierung die Einsatzeignung nach ist für die Softwarepflege des beauftragten Verfahrens zuständig unterstützt andere Länder und ggf. den Bund bei der Einführung des entwickelten Verfahrens 2.4 Qualitätsmanagement Im Vorhaben KONSENS wurde von Beginn an ein Qualitätsmanagement- System eingerichtet. Die Regeln hierzu sind in einem Qualitätsmanagement-Handbuch festgelegt. garantiert für längstens zwei Jahre die Softwarepflege für Vorversionen. Im Einvernehmen mit der Steuerungsgruppe IT kann das Auftrag nehmende Land andere Länder oder den Bund an der Auftragserledigung beteiligen. Es regelt die Organisation der Zusammenarbeit und die Aufgabenverteilung eigenverantwortlich, soweit in gesetzlichen Vorgaben keine feste Zuständigkeit bestimmt ist. 10 KONSENS Organisation KONSENS Organisation 11

7 3 Verfahren 3.1 Grundinformationsdienste - GINSTER Auftrag nehmendes Land: Hessen Über GINSTER (Grundinformationsdienst Steuer) werden alle relevanten Stammdaten der Steuerpflichtigen (z.b. Name, Anschrift, Bankverbindungen, Kennbuchstaben) auf Basis einer relationalen Datenhaltung mittels Java-Technologie verwaltet. Derzeit werden u. a. folgende grundlegenden Funktionalitäten bereitgestellt: LUNA (länderumfassende Namensabfrage) als Abfragesystem für Stammdaten. Abfragen sind sowohl auf den landeseigenen Datenbestand als auch auf die Datenbestände anderer Länder möglich Bereitstellung übergeordneter Datenbestände (z.b. Finanzamtsdaten, Bankleitzahlen, Postleitzahlen/Ort, Gewerbekennzahlen) durch GINSTER Verzeichnisdienste für alle KONSENS-Verfahren Steuerung der Verwaltung der Identifikationsnummer (IdNr.) auf Seiten der Länderfinanzbehörden (Datenaustausch mit dem Bund, IdNr-Recherche) Bereitstellung funktionaler, einheitlicher Schnittstellen für die Nutzung von Stammdaten in anderen Verfahren 3.2 Festsetzung - ELFE Auftrag nehmende Länder: Baden-Württemberg, Bayern und Nordrhein-Westfalen Mit dem Verfahren ELFE wird die einheitliche länderübergreifende Festsetzung der Steuern realisiert. Dazu gehören die Aufgaben: Erklärungseingangsspeicher für die Ablage elektronischer Steuererklärungen Dialogverfahren für die Bearbeitung der Steuererklärungen und Durchführung der Steuerberechnung Fachprogramme für die Berechnung und Festsetzung der Steuern (z.b. Umsatz-, Einkommen-, Körperschaft-, Erbschaftsteuer) Datenhaltung Versorgung des Outputmanagements (Druck und Versand oder elektronische Übermittlung sowie Gesamtdokumentenarchivierung) 3.3 Erhebung - BIENE Auftrag nehmende Länder: Bayern und Niedersachsen Im Verfahren BIENE (Bundeseinheitliche integrierte evolutionäre Neuentwicklung der Erhebung) wird ein technisch modernisiertes, einheitliches Erhebungsverfahren für den Einsatz in allen Ländern erstellt. Zum Leistungsumfang des Erhebungsverfahrens gehören insbesondere der Zahlungsverkehr (Ein- und Auszahlungen, Lastschrifteinzug, Mahnungen, etc.) und die kassenmäßige Buchführung (Kassenabschlüsse, etc.). Das Verfahren ist in mehrere Projekte und Abschnitte unterteilt. Dabei wird die Datenhaltung der bestehenden Verfahren auf Datenbank- Technik umgestellt und das bestehende Erhebungsverfahren durch neu entwickelte und gesondert einsetzbare Verfahrensteile sukzessive abgelöst. 3.4 Elektronische Steuererklärung - ELSTER Auftrag nehmende Länder: Bayern und Nordrhein-Westfalen Mit ELSTER (elektronische Steuererklärung) realisiert die Steuerverwaltung ein umfassendes E-Government-Projekt auf dem Weg zum elektronischen Finanzamt. Grundidee und Anspruch von ELSTER ist eine effiziente und sichere elektronische Übertragung jeglicher Informationen zur Besteuerung ohne Medienbrüche zwischen der Finanzverwaltung und den Bürgern, Steuerberatern, Arbeitgebern, Kommunen und Verbänden. Durch die interne Vernetzung der Finanzverwaltungen der einzelnen Länder zum Zwecke des Austauschs von Steuerdaten bietet ELSTER die Grundlage für weitere Verfahren im Rahmen von KONSENS. Für den Bürger präsentiert sich ELSTER in Produkten wie dem plattformunabhängigen ElsterOnline-Portal mit seinem sog. Privaten Bereich über den die authentifizierte, papierlose Abgabe der Steuerdaten möglich ist oder dem ebenfalls kostenfreien Programm ElsterFormular, mit dem unter anderem die Einkommensteuer-, Umsatzsteuer und Gewerbesteuererklärungen online wahlweise auch authentifiziert abgegeben werden können. 3.5 Dialogverfahren - KDialog Auftragnehmendes Land: Bayern Das Verfahren KDialog strebt eine Vereinheitlichung aller Benutzeroberflächen der KONSENS Softwareprodukte an. Grundlage bildet das UNIFA-Dialogverfahren, das anforderungsgetrieben weiterentwickelt wird. 12 KONSENS Verfahren KONSENS Verfahren 13

8 3.6 Risikomanagement - RMS Auftrag nehmende Länder: Bayern und Nordrhein-Westfalen RMS (Risikomanagementsystem) hat das Ziel, das Risiko für einen Steuerausfall in einem gegebenen Steuerfall auf Basis der verfügbaren Daten automatisiert zu bewerten. Die Risikobewertung optimiert den Bearbeitereinsatz und hilft gezielt Betrugsfälle zu vermeiden oder zumindest aufzudecken. Als risikoarm eingestufte Fälle führen zu einer vollautomatischen Bearbeitung. 3.7 Scannen und Digitalisieren von Eingangsdaten - SESAM Auftrag nehmendes Land: Baden-Württemberg SESAM (Steuererklärungen scannen, archivieren und maschinell bearbeiten) ist ein Verfahren, das den Veranlagungsbereich bei Eingang und Verarbeitung der Steuererklärung sowie der revisionssicheren Archivierung aller relevanten Dokumente unterstützt. Zu diesem Zweck werden in Papierform eingehende Dokumente eingescannt. Die so gewonnenen Daten werden maschinell überprüft, bevor sie der weiteren Verarbeitung übergeben werden. SESAM unterstützt die Arbeit der Veranlagungsbereiche in den Finanzämtern hinsichtlich der Qualität (Intensivierung der Sachverhaltsermittlung) und Quantität (d.h. Menge der bearbeiteten Steuerfälle). 3.8 Auswertungs- und Informationssystem - DAME Auftrag nehmendes Land: Baden-Württemberg, Bayern und Nordrhein-Westfalen Ziele des Verfahrens DAME (DataWareHouse Anwendungen und Business-Intelligence-Methoden) sind der Aufbau eines umfassenden Auswertungs- und Informationssystems, die Nutzung von modernen Analysemethoden (z.b. Data Mining) für das Qualitäts- und Risikomanagement sowie die Statistiken für Führungskräfte und übergeordnete Behörden. Darunter fallen: Arbeitslisten zur Unterstützung im Besteuerungsverfahren 3.9 Gesamtdokumentenarchivierung - GDA Auftrag nehmendes Land: Baden-Württemberg Mit GDA (Gesamtdokumentenarchivierung) wird ein Verfahren zur Archivierung von Dokumenten und sonstigen Belegen in den Finanzämtern entwickelt. Die Archivlösung wird die revisionssichere Ablage elektronischer Dokumente unter Beachtung der einschlägigen Vorschriften (Abgabenordnung, Aufbewahrungserlasse, usw.) unterstützen. Dabei hat GDA die Aufgabe anderen Verfahren in KONSENS folgende grundlegende Funktionen zur Verfügung zu stellen: Übernahme und Ablage von Dokumenten aus verschiedenen Quellen Recherche und Schnittstelle zur Anzeige von Dokumenten im benötigten Kontext überwachtes Löschen der Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen 3.10 Betriebs- und Sonderprüfungen - Prüfungsdienste Auftrag nehmendes Land: Nordrhein-Westfalen Das Verfahren Prüfungsdienste richtet sich an die Arbeitsbereiche Betriebsprüfung, Umsatzsteuersonderprüfung, Lohnsteueraußenprüfung, Steuerfahndung und Liquiditätsprüfung. Unterstützt werden sowohl die Tätigkeiten der Außen- und Innenprüfung sowie die notwendigen Informationsprogramme (u. a. Konzernverzeichnisse, Betriebsvermögensvergleich) Bußgeld und Strafsachen/Steuerfahndungsinnendienst - BuStra Auftrag nehmendes Land: Niedersachsen Das IT-Verfahren BuStra unterstützt die Bußgeld- und Strafsachenstellen sowie die Steuerfahndungsstellen bei der Verwaltung und Überwachung der Fälle. Darüber hinaus werden für Führungs- und Lenkungsaufgaben Listen und Auswertungen zur Verfügung gestellt. Ad hoc-auswertungen über den Datenbestand für alle Ebenen Vergleichsdaten zwischen Finanzämtern Zuarbeiten für einzelne Fachprojekte innerhalb von KONSENS Bereitstellung von Präsentationstools zur Visualisierung übergeordnete Rechteverwaltung zur Sicherung der Datenschutzbelange Die vom Verfahren Dame zur Verfügung gestellten Daten bilden die Grundlagen für steuerrelevante Entscheidungen. 14 KONSENS Verfahren KONSENS Verfahren 15

9 4 Verfahrensunabhängige Projekte 4.1 Gesamtfalladministration / VGP-Controller GeCo Auftrag nehmendes Land: Nordrhein-Westfalen Das Projekt GeCo (Gesamtfalladministration / VGP-Controller) hat das Ziel, ein funktionierendes Zusammenspiel sowohl der KONSENS- Verfahren untereinander als auch übergangsweise mit den bestehenden Verfahren zu ermöglichen. Verfahrensübergreifende Geschäftsprozesse (VGP) sind Prozesse, die über mehrere beteiligte KONSENS-Verfahren hinweg konsistent durchgeführt werden müssen. Hierzu werden den Verfahren Leistungen bereitgestellt, wie z.b. die Realisierung einer Prozesssteuerung und einer verteilten Transaktionssteuerung für Aufgaben wie Neuaufnahmen Abgaben und Übernahmen Löschungen Grunddatenänderungen von Steuerfällen. Zusätzlich werden einzelne verfahrensübergreifende Dienste entwickelt, wie z.b. ein Dienst für die Vergabe eines Ordnungskriteriums (Steuernummer). Die zu erstellende Software wird nach den Vorgaben der Zielarchitektur entwickelt und ausschließlich auf LINUX-Plattformen eingesetzt. 4.2 Steuerfallüberwachung - MÜSt Auftrag nehmendes Land: Bayern Das Projekt MÜSt (Maschinelle Überwachung der Steuerfälle) ist eine automatisierte Unterstützung für die Überwachung der Steuerfälle bis zu deren endgültigen Erledigung. Zu den Aufgaben zählen u. a. Erklärungsversand und Erinnerungsverfahren. 4.4 Kapitalertragsteuer - KapESt Auftrag nehmendes Land: Nordrhein-Westfalen Im Projekt KapESt (Kapitalertragsteuer) wird sichergestellt, dass parallel zu den Landesverfahren der Festsetzung und Erhebung die bestehende Verpflichtung zur elektronischen Abgabe von Kapitalertragsteuer- Anmeldungen erfüllt werden kann. Seit 2009 werden neben der einbehaltenen Kapitalertragsteuer auch Kirchensteuerbeträge angemeldet, die an die erhebungsberechtigten Religionsgemeinschaften weitergeleitet werden. Die elektronischen Anmeldungsdaten dienen im Rahmen des Länderfinanzausgleichs als Grundlage für eine differenziertere Zerlegung des Kapitalertragsteuer-Aufkommens. 4.5 Vollstreckung - VO Auftrag nehmendes Land: Nordrhein-Westfalen Mit Hilfe von VO (Vollstreckung) wird der Arbeitsbereich der Vollstreckung automatisiert. Aus der Erhebung gelieferte Rückstandsanzeigen und deren Veränderungen werden über ein Dialogsystem bereitgestellt und stehen somit der weiteren automatisierten Verarbeitung zur Verfügung. 4.6 Arbeitnehmersparzulage und Wohnungsbauprämie - ZANS Auftrag nehmendes Land: Baden-Württemberg ZANS (Zentralstelle für Arbeitnehmersparzulage und Wohnungsbauprämie) ist ein E-Government-Verfahren zur automatisierten Verarbeitung der Arbeitnehmersparzulage- und Wohnungsbauprämiendaten. Die im Land Berlin eingerichtete zentrale Produktions- und Servicestelle (ZPS; s. 2.3) übernimmt für alle Länder und ca Institute Aufgaben bei der Übermittlung und Verarbeitung dieser Daten. Im Bereich der Arbeitnehmersparzulage wird die zeitgerechte Auszahlung der Ansprüche überwacht und ggf. angestoßen. 4.3 Stundung und Erlass - StundE Auftrag nehmendes Land: Niedersachsen StundE (Stundung und Erlass) realisiert die dialoggestützte Bearbeitung der Stundungs- und Erlass-Anträge im Bereich der Erhebung von der Erfassung über die Entscheidung bis hin zur etwaigen Einspruchsbearbeitung. Zum Aufgabenumfang gehören außerdem eine Erweiterung für die Bearbeitung von Anträgen auf Aussetzung der Vollziehung und die Ablage in einer elektronischen Akte mit Wiedervorlage-Funktion. 16 KONSENS Verfahrensabhängige Projekte KONSENS Verfahrensabhängige Projekte 17

10 5 Organisation im Vorhaben KONSENS 5.1 Eckpunkte der Organisation Die Festlegung und Steuerung der Strategie und Architektur der Informationstechnik in KONSENS verantwortet die Steuerungsgruppe IT. Ihr gehören Vertreter des Bundes sowie der Länder an. Baden-Württemberg, Bayern, Hessen, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen Die Mitglieder der Steuerungsgruppe IT tragen gemeinsam die Verantwortung für die Umsetzung des Vorhabens KONSENS und treffen einstimmige Beschlüsse. Die Erfüllung der Aufgaben erfolgt in KONSENS nach dem Prinzip des Auftrag nehmenden Landes. Ein Auftrag nehmendes Land ist eines der fünf in der Steuerungsgruppe IT verantwortlichen Länder, die zugleich Entwicklungsstandorte sind. Zur Vermeidung von Kapazitätsengpässen können im Einzelfall bei der Entwicklung auch Programmierstandorte bei den übrigen Vertragspartnern des Verwaltungsabkommens KONSENS eingebunden werden. Hier verbleibt die Verantwortung aber beim Auftrag nehmenden Land. Alle Länder haben sich verpflichtet, die einheitliche Software einzusetzen. 5.2 Management-Strukturen Die folgenden Gremien wurden eingerichtet um die Verwaltungsaufgaben im Vorhaben KONSENS im wirtschaftlichen und organisatorischen Bereich zeitnah umsetzen zu können. Die detaillierte Aufschlüsselung der Aufgaben stellt sicher, dass die bestehenden Verwaltungsaufgaben des Vorhabens effizient verteilt und gleichzeitig alle Länder an der Umsetzung aktiv beteiligt sind. Die Abkürzungen werden nachfolgend erläutert Referatsleiter Automation (Steuer) RL AutomSt Die Referatsleiter Automation (Steuer) aller Länder und des Bundes bilden das oberste Entscheidungsgremium des Automationsbereiches in KONSENS. Sie sind die Auftraggeber für die IT-Vorhaben und steuern und verantworten alle grundsätzlichen Angelegenheiten der Zusammenarbeit. Hierzu gehören insbesondere: die Genehmigung des durch die Steuerungsgruppe IT erstellten, jährlich fortzuschreibenden Plans der zu entwickelnden IT-Verfahren (Vorhabensplan) die Genehmigung des Budgetplans als Teil des Vorhabensplans die Überwachung der Durchführung des Vorhabens KONSENS die Genehmigung der in den Verfahrens- bzw. Projektaufträgen enthaltenen Aufgabenbeschreibungen und deren Fertigstellungsterminen die Genehmigung der länderübergreifenden verbindlichen Einsatzplanung für die einheitliche Software (VEP) und die Übertragung von Aufgaben des produktiven Betriebs auf zentrale Produktions- und Servicestellen (ZPS; s. 2.3) 18 KONSENS Organisation im Vorhaben KONSENS KONSENS Organisation im Vorhaben KONSENS 19

11 5.2.2 Referatsleiter Organisation (Steuerverwaltung) RL O Die Referatsleiter Organisation (Steuerverwaltung) aller Länder sind auf Auftraggeberseite das oberste Entscheidungsgremium der Fachseite in organisatorischen Belangen. Sie entscheiden über Grundsatzfragen der Organisation und beauftragen die Steuerungsgruppe O. Die Moderation obliegt dem Bund. Genehmigung der Budgetpläne der Auftrag nehmenden Länder Entwicklung eines Vorgehensmodells Festlegung der Qualitätspolitik und Qualitätsziele Vorschlag für eine länderübergreifende, verbindliche Planung über den Einsatz der einheitlichen Software (Verbindliche Einsatzplanung - VEP) Arbeitsgruppe Transparenz AG Tp Die Arbeitsgruppe Transparenz Vorhabensmanagement und Finanzcontrolling ist eine Arbeitsgruppe der Referatsleiter Automation (Steuer) und setzt sich aus Vertretern der nicht in der Steuerungsgruppe IT vertretenen Länder Berlin, Brandenburg, Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Rheinland-Pfalz, Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen zusammen. Ihre Aufgabe ist die Begleitung des Vorhabens KONSENS aus Sicht der nicht in der Steuerungsgruppe IT vertretenen Länder. Die AG Transparenz formuliert konkrete Anforderungen an Art und Umfang der Informationsbereitstellung, um den nicht in der Steuerungsgruppe IT vertretenen Ländern einen besseren Überblick über die Fortschritte des Vorhabens KONSENS zu verschaffen und sie in die Lage zu versetzen, ihre Auftraggeberrolle auf belastbarer Grundlage wahrnehmen zu können Steuerungsgruppe IT Stgr-IT Auftragnehmer sind in ihrer Gesamtheit die Länder Baden-Württemberg, Bayern, Hessen, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen und der Bund. Deren Vertreter bilden die Steuerungsgruppe IT. Sie verantwortet die Festlegung und Steuerung der Strategie und Architektur. Hierzu gehören insbesondere: die Bestimmung der technischen Architektur der einheitlichen Software die Festlegungen von Hardware und Infrastruktur, soweit für den einheitlichen Betrieb technisch und wirtschaftlich notwendig die Festlegung und die Koordination der einzelnen IT-Verfahren zur Umsetzung des genehmigten Vorhabensplans. Dies umfasst nicht die technische Umsetzung durch das Auftrag nehmende Land die Festlegung des Auftrag nehmenden Landes das verfahrensübergreifende Controlling die Festlegung von Regelungen für die Abnahme, Freigabe und Pflege der einheitlichen Software die Aufstellung eines Vorhabensplans für die kommenden fünf Jahre Budgetierung und Planung des Umfangs der Inanspruchnahme externer Unterstützung Genehmigung, Beauftragung und Priorisierung von neuen KONSENS-Aufgaben und Verfahrensänderungen (Portfoliomanagement) Erteilung und Terminierung von Arbeitsaufträgen an die Entwicklungsleitung IT und die Produktionsleitung IT die Entscheidung, ob eine beantragte Besonderheit bei einem Vertragspartner unabweisbar ist Steuerungsgruppe O Stgr-O Die Steuerungsgruppe O ist besetzt durch die Referatsleiter Organisation (Steuerverwaltung) des Bundes und der Länder Baden-Württemberg, Bayern, Hamburg, Hessen, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen. Sie ist zuständig für die Klärung aller organisatorischen Grundsatzfragen im Vorhaben KONSENS. Diese Entscheidungen sind für die Verfahrensentwicklung in KONSENS bindend Entwicklungsleitung IT El-IT Die Entwicklungsleitung IT unterstützt die Steuerungsgruppe IT durch Überwachung und Steuerung des operativen Geschäftes. Mitglieder der Entwicklungsleitung IT sind Verantwortliche der fünf Entwicklungsstandorte der Länder Baden-Württemberg, Bayern, Hessen, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen sowie Vertreter des Bundes. Zu den Aufgaben gehören insbesondere: Mitwirkung bei der Erstellung und Überwachung des Vorhabensplans Prüfung der Auswirkungen und Abhängigkeiten und Priorisierung von Produkten und Leistungen (Portfolioprodukten) Entscheidung über den Einsatz der Ressourcen Vereinbarung über die zulässigen Entwicklungsumgebungen zur Erstellung der gemeinsamen Software Genehmigung von Abweichungen vom Vorgehensmodell Zuweisung von KONSENS-Aufgabenanmeldungen Abstimmung des Programmeinsatzes in den Ländern 20 KONSENS Organisation im Vorhaben KONSENS KONSENS Organisation im Vorhaben KONSENS 21

12 5.2.7 Produktionsleitung IT Pl-IT Die Produktionsleitung IT unterstützt die Steuerungsgruppe IT und stellt durch geeignete Maßnahmen die Überführung von KONSENS-Software in den produktiven Betrieb in allen Ländern und beim Bund sicher. Mitglieder der Produktionsleitung IT sind Verantwortliche der Produktionsbereiche der fünf in der Steuerungsgruppe-IT vertretenen Länder und des Bundes (ZIVIT). Zu den Aufgaben gehören insbesondere: Ermittlung und Beschreibung der zulässigen Plattformen für den produktiven Betrieb Vorgaben für Monitoring, Backup- und Recovery-Verfahren Vorgaben von Anforderungen für den produktiven Einsatz Vorgaben für Installations- und Updateverfahren Vorgaben für das in KONSENS festgelegte Produktionssteuerungssystem Definition und Durchführung der IT Service Management-Aufgaben für KONSENS 5.3 Verfahrensübergreifende Organisationseinheiten VOE Die Verfahrensübergreifenden Organisationseinheiten übernehmen zentrale Aufgaben im Vorhaben KONSENS, die nicht in der Entwicklung oder im produktiven Einsatz der KONSENS-Software liegen Architektursteuerung ARC Die Architektursteuerung legt die Architektur für KONSENS und die zu nutzenden Infrastrukturen fest. Die Leitung ist in Nordrhein-Westfalen angesiedelt. Zu den Aufgaben gehören insbesondere: Definition und Weiterentwicklung der KONSENS-Architektur Erstellung einer Integrationsarchitektur Beschreibung von Migrationsszenarien für die Länder Finanzmanagement FiM Das Finanzmanagement ist mit Ausnahme der Zentralen Kostenabrechnungsstelle (ZKS) in Nordrhein-Westfalen angesiedelt. Aufgaben sind: Unterstützung und Beratung bei der Budgetplanung in Abstimmung mit dem Vorhabensmanagement (VHM) Analysen zur Entwicklung des Ressourcen-Einsatzes (Sach- und Personalaufwand aus verfahrensübergreifender Sicht) Analyse der IT-Aufwendungen in den Ländern innerhalb und außerhalb von KONSENS Entwicklung, Pflege und Bekanntgabe der Mustervorlagen für die Finanzmeldung, Abrechnungstabelle und Budgetüberwachungsliste Die in Hessen angesiedelte ZKS nimmt als Teil des FiM die Verteilung der im Vorhaben KONSENS entstandenen Kosten auf die Länder und den Bund vor. Hierzu werden monatliche Kostenabrechnungen erstellt. Anhand einer Budgetüberwachungsliste wird eine Liquiditätskontrolle durchgeführt Geschäftsstelle IT GS-IT Die Geschäftsstelle IT unterstützt das Vorhaben KONSENS bei der Durchführung von organisatorischen Aufgaben. Sie ist beim Bundesministerium der Finanzen angesiedelt. Zu den Aufgaben gehören insbesondere: Weitergabe von Informationen Organisation, Moderation und Protokollierung der Sitzungen der Steuerungsgruppen IT und O, Entwicklungs- und Produktionsleitung IT sowie der Arbeitsgruppe O-KONSENS Verwaltung der KONSENS-Aufgabenanmeldungen Fachaufsicht über das Kommunikationstechnische Zentrum IT-Service-Management ITSM Das IT-Service Management beschreibt Maßnahmen und Methoden, um die bestmögliche Unterstützung von Geschäftsprozessen zu erreichen. Damit ist sichergestellt, dass der Betrieb der IT-Verfahren qualitätsgesichert, effizient und wirtschaftlich erbracht wird. Das Projekt umfasst die Bereiche des Service Supports und des Service Delivery nach ITIL-V2. Ein wichtiger Bestandteil des Service-Management ist die Qualitätssicherung der Programme durch das TestCenter KONSENS (TCK). Abhängig von den Ergebnissen der Testdurchläufe im TCK erteilt das ITSM die Programmfreigabe für den Produktionseinsatz in den Ländern Kommunikationstechnisches Zentrum KTZ Das Kommunikationstechnische Zentrum dient der übergreifenden Kommunikation innerhalb und außerhalb des Vorhabens KONSENS. Es wird vom Bund (ZIVIT) betreut. Finanzcontrolling in Abstimmung mit dem VHM Beratung und Prüfung der Kostenabwicklung Marketingmanagement MaM Das Marketingmanagement koordiniert die Darstellung des Vorhabens KONSENS. 22 KONSENS Organisation im Vorhaben KONSENS KONSENS Organisation im Vorhaben KONSENS 23

13 5.3.7 Verbindliche Einsatzplanung VEP Der Einsatz der KONSENS-Produkte in den übernehmenden Ländern wird durch die Verbindliche Einsatzplanung (VEP) geregelt. Die Aufgabe des VEP-Managements wird vom Land Baden-Württemberg (Oberfinanzdirektion Karlsruhe) wahrgenommen Vorhabensmanagement VHM Das Vorhabensmanagement übernimmt das verfahrensübergreifende Controlling. Es ist beim Bayerischen Landesamt für Steuern angesiedelt. Operative und konzeptionelle Aufgaben sind: Durchführung des IT-Controlling (z.b. Planungsprozesse, Berichtswesen) für das Vorhaben KONSENS Finanzcontrolling auf Basis der Finanzdaten (in Abstimmung mit dem Finanzmanagement KONSENS) Sammlung und Auswertung der monatlichen Statusberichte, in denen jeweils alle Projekte eines IT-Verfahrens zusammengefasst sind Erstellung von monatlichen zielgruppenorientierten Entscheidungsberichten (z.b. VHM-Managementberichte) Aufzeigen von Entscheidungsbedarf für die Steuerungsgremien, der durch die Auswertung der Statusberichte der einzelnen Verfahren entsteht Unterstützung der Steuerungsgremien beim Portfoliomanagement (s. u.) Portfoliomanagement Portfoliomanagement etabliert einen definierten Planungsprozess. Da die vorhandenen Ressourcen nicht für die gleichzeitige Umsetzung aller an das Vorhaben KONSENS gerichteten Anforderungen ausreichen, werden mit Hilfe des Portfoliomanagements die Entwicklungsaufgaben (= Portfolioprodukte) anhand objektiver Kriterien bewertet und in eine Rangfolge gebracht. Entsprechend dieser Rangfolge wird entschieden, für welche Aufgaben Budget zur Verfügung gestellt wird. Projektcontrolling Das VHM unterstützt als operative Einheit die Arbeiten der Steuerungsgruppe IT bei ihrem projekt-übergreifenden Controlling, der Aufstellung des Vorhabensplans und der Budgetplanung. Das VHM erarbeitet insoweit die Entscheidungsgrundlagen für die Steuerungsgruppe IT und die begründenden Unterlagen für die Finanzplanung. 24 KONSENS Organisation im Vorhaben KONSENS 25

14 Impressum Herausgeber Finanzverwaltungen der Länder und des Bundes vertreten durch die Steuerungsgruppe IT Verantwortlich für den Inhalt Marketing-Management des Vorhabens KONSENS Ansprechpartner Marketing-Management des Vorhabens KONSENS Rechenzentrum der Finanzverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen Düsseldorf Stand: Juli KONSENS Impressum 27

15 Stand 2011

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