Handbuch ECDL 2003 Professional Modul 3: Kommunikation Stellvertreter hinzufügen und zusätzliche Optionen einstellen

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3 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation - Stellvertreter hinzufügen und zusätzliche Optionen einstellen Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG STELLVERTRETUNG HINZUFÜGEN WEITERE OPTIONEN AUTOARCHIVIERUNG SICHERHEIT ZUSAMMENFASSUNG... 15

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5 Stellvertreter hinzufügen und zusätzliche Optionen einstellen 1 Einleitung In dieser Lerneinheit beschäftigen Sie sich mit den Optionen des Outlook Programms. Sie fügen eine Stellvertretung hinzu und machen sich mit weiteren wichtigen Einstellungen vertraut, u.a. in Sachen des -Austausches und zur Archivierung Ihrer Nachrichten. 1

6 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation 2 Stellvertretung hinzufügen Angezeigt wird das Postfach von Herrn Mustermann, das mit der Ansicht Outlook Heute drei Funktionsbereiche verzeichnet: den Kalender, die Aufgaben und den Bereich Nachrichten. Als erstes soll über die Stellvertretungen im Outlook-Programm festgelegt werden, dass ein anderer Mitarbeiter des Brauer-Verlags Zugriff auf die Aufgaben von Herrn Mustermann erhält, die mit Outlook festgelegt wurden. Öffnen Sie bitte zunächst das Menü Extras und aktivieren Sie dort die Optionen. Als erstes soll über die Stellvertretungen im Outlook-Programm festgelegt werden, dass ein anderer Mitarbeiter des Brauer-Verlags Zugriff auf die Aufgaben von Herrn Mustermann erhält, die mit Outlook festgehalten wurden. > Öffnen Sie dafür zunächst das Menü. > Wählen Sie anschließend den Menüeintrag aus. 2

7 Stellvertreter hinzufügen und zusätzliche Optionen einstellen > Wechseln Sie hier zu der Registerkarte. 3

8 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Hier auf der Registerkarte Stellvertretungen können Namen angegeben werden, die Stellvertreter-Rechte erhalten. Beachten Sie bitte, dass nur Outlook-Nutzer auf dem gleichen Exchange-Server sich gegenseitig berechtigen können. Diese Funktion eignet sich also vor allem für Firmen-Netzwerke. Personen, die nur über das Internet kommunizieren, ohne das derselbe Exchange-Server die Konten verwaltet, können diese Funktion nicht nutzen, selbst wenn beide Parteien Microsoft Outlook nutzen. > Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen Benutzer als Stellvertreter hinzuzufügen. 4

9 Stellvertreter hinzufügen und zusätzliche Optionen einstellen In diesem Dialogfenster können Sie den Outlook-Benutzer auswählen, der die Stellvertretung einnehmen soll. Momentan werden im mittleren Feld, die Adressen aus der globalen Adressliste des Brauer-Verlages angezeigt. Es ist auch denkbar, dass verschiedene Abteilungen jeweils eigene Adresslisten im Exchange-Server eingerichtet bekommen. > Führen Sie einen Doppelklick auf den Eintrag Im unteren Feld für das Hinzufügen des Benutzers wird nun Dieter Schmidt angezeigt. Der Name ist unterstrichen. Damit verdeutlicht Outlook, dass mit dem Namen eine gültige - Adresse verknüpft ist. > Klicken Sie auf. aus. 5

10 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Bevor die Stellvertretung gespeichert werden kann, wird zuvor in diesem Fenster detailliert abgefragt, welche Rechte Sie dem Stellvertreter einräumen wollen. Für jedes Outlook- Element stehen dabei drei Stufen zur Verfügung. Die höchste Stufe räumt dem Nutzer unbeschränktes Recht zum Lesen, Erstellen und Ändern der Elemente des entsprechenden Outlook-Bereichs ein. Dies ist in diesem Beispiel im Bereich Aufgaben der Fall. Herr Schmidt kann demnächst die Aufgaben von Herrn Mustermann lesen, erstellen und ändern. Die Berechtigungsstufen im Detail > Stufe 1 (Elemente lesen) > Stufe 2 (Elemente lesen und erstellen) > Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern) > Klicken Sie auf die Schaltfläche. 6

11 Stellvertreter hinzufügen und zusätzliche Optionen einstellen 3 weitere Optionen Damit ist der erste Teil der Aufgabe erfüllt. Die Einrichtung einer Stellvertretung ist abgeschlossen. Machen Sie sich im Folgenden bitte noch mit einigen weiteren Optionen vertraut. Holen Sie sich bitte die Registerkarte Weitere in den Vordergrund. > Wechseln Sie auf die Registerkarte. 7

12 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Auf dieser Registerkarte werden Outlook-Funktionen zu verschiedenen Bereichen aufgeführt. Im Bereich Allgemein ist Outlook als Standard- -Programm festgelegt. Weiterhin können detaillierte Einstellungen in den Bereichen für die AutoArchivierung, den Lesebereich und den Smarttags vorgenommen werden. > Öffnen Sie hier über die Schaltfläche das Dialogfenster mit den erweiterten Optionen. 8

13 Stellvertreter hinzufügen und zusätzliche Optionen einstellen Die erweiterten Optionen sind in die Bereiche Allgemeine Einstellungen und Anzeigeoptionen eingeteilt. Über das Häkchen in dem entsprechendem Auswahlfeld können Sie zum Beispiel festlegen, dass Nachrichten im Unicode-Format gespeichert werden. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die weiteren Optionen und brechen anschließend bitte das Dialogfenster wieder ab. > Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche. 9

14 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation 4 AutoArchivierung Werfen Sie nun bitte noch einen Blick auf die Funktion AutoArchivierung. > Öffnen Sie dazu das entsprechende Dialogfenster über die Schaltfläche. 10

15 Stellvertreter hinzufügen und zusätzliche Optionen einstellen Die Autoarchivierung ist eine Funktion, die Ihnen die Verwaltung der s erleichtert. Es ist sinnvoll, die Elemente des Postfachs regelmäßig in einem lokalen Ordner abzuspeichern. Denn nur auf lokal gespeicherte Mails haben Sie auch Zugriff, wenn Sie gerade nicht an das Internet angeschlossen sind. Viele Firmen begrenzen zudem die Größe des Postfachs, das auf dem Server abgespeichert ist. Mit den Funktionen dieses Dialogfensters können Sie u.a. steuern, wie oft die Elemente und an welchem Ort sie archiviert werden sollen. Außerdem können Sie vorgeben, dass Nachrichten nach Ablauf einer bestimmten Zeit automatisch wieder gelöscht werden. Mit den Funktionen dieses Dialogfensters können u.a. steuern, wie oft Elemente und an welchem Ort archiviert werden sollen. Außerdem können Sie vorgeben, dass Nachrichten nach Ablauf einer festzulegenden zeit automatisch gelöscht werden. Verlassen Sie nun bitte diesen Dialog mit der Schaltfläche OK. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. 11

16 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation 5 Sicherheit Werfen Sie bitte weiterhin einen Blick auf die Registerkarte Sicherheit. > Klicken Sie dazu auf den Kartenreiter. 12

17 Stellvertreter hinzufügen und zusätzliche Optionen einstellen Auf der Registerkarte Sicherheit können Sie Einstellungen zu Verschlüsselungen, Sicherheitszonen sowie für Zertifikate vornehmen. In der Outlook-Standardeinstellung werden signierte Nachrichten unverschlüsselt gesendet. Im Bereich Sicherheitszonen können Sie beispielsweise Sites angeben, denen Sie vertrauen oder von denen Sie Nachrichten blockieren möchten. Die eingeschränkten Sites werden über einen eigenen Dialog eingetragen. Im unteren Bereich finden Sie schließlich noch Schaltflächen über die Sie den Umgang mit digitalen Zertifikaten regeln können. Verlassen Sie nun bitte auch diese Registerkarte und holen Sie sich die Optionen zur Rechtschreibung in den Vordergrund. > Klicken Sie dazu auf den Kartenreiter. 13

18 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation In den allgemeinen Optionen werden bestimmte Vorgaben gemacht, wie die Rechtschreibprüfung durchzuführen ist. Legen Sie hier bitte fest, dass die Rechtschreibprüfung vor dem Senden ausgeführt werden soll. > Aktivieren Sie dazu das Auswahlfeld. Im Bereich Benutzerwörterbuch können Sie eine eigene Datenbank der Wörter pflegen, die als Referenz bei der Rechtschreibprüfung herangezogen wird. Schließlich kann in dem untersten Feld noch die Sprache des Referenzwörterbuchs angegeben werden. Sollten Sie fremdsprachige Texte überprüfen lassen wollen, muss hier die entsprechende Sprache ausgewählt werden. > Übernehmen Sie Ihre Einstellungen mit der Schaltfläche. 14

19 Stellvertreter hinzufügen und zusätzliche Optionen einstellen 6 Zusammenfassung Stellvertretung hinzufügen Stellvertretung hinzufügen Menüweg: Extras >> Optionen Geben Sie auf der Registerkarte Stellvertretungen den Namen der Person an, der Stellvertreter-Rechte eingeräumt werden sollen. Beachten Sie aber bitte, dass nur Outlook Nutzer auf dem selben Outlook Exchange-Server sich gegenseitig berechtigen können. 15

20 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation AutoArchivierung AutoArchivierung Menüweg: Extras >> Optionen >> Weitere In diesem Dialogfensters können Sie steuern, wie oft Elemente und an welchem Ort archiviert werden sollen. Außerdem können Sie vorgeben, dass Nachrichten nach Ablauf einer festzulegenden zeit automatisch gelöscht werden. 16

21 Stellvertreter hinzufügen und zusätzliche Optionen einstellen Sicherheit Sicherheit Menüweg: Extras >> Optionen >> Sicherheit Hier werden Einstellungen zu Verschlüsselungen, Sicherheitszonen und für Zertifikate vorgenehmen. Im unteren Bereich finden Sie schließlich noch Schaltflächen über die Sie den Umgang mit digitalen Zertifikaten regeln können. In der Outlook- Standardeinstellung werden signierte Nachrichten unverschlüsselt gesendet. 17

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