Leitfaden zu VR-Profi cash

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1 Single Euro Payment Area (SEPA)-Umstellung Leitfaden zu VR-Profi cash Wichtiger Hinweis Bitte beachten Sie, dass die btacs GmbH alle Leitfäden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt hat, und diese der als Serviceleistung bereit gestellt werden. Abweichungen in den Darstellungen obliegen nicht der Verantwortung der. Ebenso wird keine Haftung für evtl. entstehende Schäden übernommen.

2 Die wichtigsten Daten zu SEPA im Überblick Kurzportrait Definition Die Single Euro Payments Area (SEPA) ersetzt ab 1. Februar 2014 die bisherigen nationalen Verfahren des Zahlungsverkehrs. SEPA ist ein einheitliches europäisches Zahlungssystem, welches einen schnelleren Geldfluss zwischen den europäischen Banken gewährleisten soll. Merkmal Ein wesentliches Merkmal der SEPA-Produkte ist die Verwendung der Internationalen Bankkontonummer (IBAN) und Bankleitzahl (BIC) für den Zahlungsverkehr. Diese löst Bankleitzahl und die Kontonummer ab. Diese Daten finden Sie ebenfalls auf Ihrem Kontoauszug. Leitfaden Diese Änderung muss in den meisten Onlinebanking-Programmen umgestellt werden, weshalb dieser Leitfaden erstellt wurde. 2

3 Vor der SEPA-Umstellung Wichtiger Hinweis Wir empfehlen Ihnen dringend, vor Durchführung der Umstellung, eine Datensicherung durchzuführen. 3

4 SEPA-Umstellung: IBAN & BIC anpassen IBAN & BIC anpassen Nachdem Ihre Daten gesichert sind und Sie sichergestellt haben, dass Ihre Software alle Voraussetzungen erfüllt, können Sie mit der eigentlichen Umstellung beginnen. Dazu müssen die IBAN und die BIC in Ihren Kontodetails erfasst werden. 4

5 SEPA-Umstellung: IBAN & BIC anpassen 1 Wählen Sie zunächst in Ihrem Programmmenü die Menüauswahl Stammdaten durch Mausklick aus. Es öffnet sich ein Drop-Down-Menü, aus dem Sie bitte die Auswahloption Konten Auftraggeber auswählen. 5

6 SEPA-Umstellung: IBAN & BIC anpassen 2 Es öffnet sich eine Maske Konten Auftraggeber. In dieser werden Ihnen die wichtigsten Details zu Ihrem ausgewählten Konto angezeigt. 3 Bitte prüfen Sie als nächstes, ob die IBAN und die BIC erfasst sind. Ist dies der Fall, ist Ihr Konto SEPA-fähig, andernfalls müssen IBAN und BIC ergänzt werden. Bestätigen Sie diesen Vorgang anschließend über die Schaltfläche Speichern. 6

7 Nach der SEPA-Umstellung - Zahlungsaufträge 4 Nach der SEPA-Umstellung können Sie die gewünschten SEPA-Zahlungsvorgänge durchführen. Um einen Zahlungsauftrag zu erfassen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche mit dem Euro-Symbol in Ihrer Menüleiste. 7

8 Die Erfassung einer SEPA-Überweisung 5 Sie können Ihr Zahlungsverkehrskonto oben über das Drop- Down-Menü auswählen. Auch den Empfänger, sofern er schon im Adressbuch gespeichert ist, können Sie automatisch einfügen. Die Umwandlung von Konto und BLZ der Empfänger sehen Sie auf der nächsten Folie. Im Verwendungszweck stehen Ihnen nur noch 140 Zeichen zur Verfügung, da auch Umlaute nicht unterstützt werden. Jedoch soll dies im nationalen SEPA-Verkehr noch umgesetzt werden. 8

9 Datenabgleich mit der Bank 6 Weiterhin können Sie mit Hilfe des Buttons mehr neben dem Namen des Empfängers auf die gespeicherten Referenzen zugreifen, bei denen die Erfassung von IBAN und BIC nachfolgend erklärt wird. 9

10 Die Verwaltung der Adressen 7 Über den Reiter Stammdaten oben in der Mitte der Menüleiste, können Sie ein Drop-Down-Menü und das dortige Unter-Menü Zahlungsempfänger/-pflichtige öffnen. 8 Ihnen wird ein neues Fenster angezeigt, indem all Ihre Referenzen erfasst sind. Per Doppelklick auf Bankverbindungen können Sie sich die Details zur entsprechenden Bankverbindung anzeigen lassen. 10

11 Die Verwaltung der Adressen 9 Im sich neu geöffneten Fenster Konten Zahlungsempfänger/pflichtiger (ändern) sehen Sie nun die Bankverbindung inklusive IBAN und BIC. Bei Neuerfassung einer Verbindung werden IBAN und BIC automatisch mit erfasst. Sollten diese noch nicht eingetragen sein, ergänzen Sie diese bitte entsprechend manuell. 11

12 Die Erfassung der Gläubiger-ID 10 Klicken Sie nun auf die Menüauswahl Stammdaten und wählen Sie in einem zweiten Schritt die Option Konten Auftraggeber aus dem Drop-down-Menü aus. Sie rufen damit ein Detailansicht zu Ihren Konten auf. Dort können Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer eintragen, die Ihnen von der Bundesbank zur Teilnahme am Lastschriftsverkehr zugeteilt wurde. Weitere Infos zur Gläubiger-ID erhalten Sie unter: 12

13 Das Lastschriftmandat 11 Um das für den Lastschrifteinzug benötigte Mandat zu erfassen, klicken Sie wieder unter Stammdaten in das Menü Zahlungsempfänger-/pflichtige und anschließend auf die Kontoverbindung. Es öffnet sich wieder das Fenster, in der IBAN und BIC zum Konto angezeigt werden. Dort können Sie im unteren Bereich unter SEPA-Lastschriftmandate die Mandate erfassen. 13

14 Die SEPA-Überweisung 12 Nun können Sie bequem Ihre SEPA-Lastschrift erfassen. Dabei können Sie wieder unter mehr die Zahlungspflichtigen auswählen. Unter der Maske sind verschiedene Details wie Ausführungsdatum, Turnus und weitere, die Sie verwenden können. 14

15 Die SEPA-Überweisung 13 Anschließend können Sie bereits bestehende Lastschriftsaufträge per Massenänderung in SEPA- Lastschriftsaufträge umwandeln. Dazu klicken Sie auf den Reiter Stammdaten, Massenänderung und dort auf ZV-Aufträge. 15

16 Die SEPA-Überweisung 14 Es öffnet sich ein Fenster Massenänderung ZV- Aufträge. Dort klicken Sie unter Auftragsart ändern auf ändern und wählen für alt : Lastschrift mit Einzugsermächtigung neu : SEPA-Basis-Lastschrift. Anschließend klicken Sie unten im Fenster auf den Button Ändern. 16

17 Die SEPA-Überweisung 15 Ein weiteres Fenster zur automatischen Mandatserzeugung öffnet sich, wenn für Zahlungspflichtige noch kein SEPA-Mandat vorhanden ist. Dies kann in diesem Schritt automatisch erzeugt werden. 17

18 Die SEPA-Überweisung 16 Um bestehende DTA-Datensätze beispielsweise aus anderen Programmen zu übernehmen und in SEPA- Datensätze umzuwandeln, klicken Sie auf Datei und im sich öffnenden Drop-Down-Menü auf Datenübernahme. Dort wählen Sie DTA- Überweisungen als SEPA-Aufträge einlesen aus. 18

19 Die SEPA-Überweisung 17 Es öffnet sich ein Fenster, indem Sie die entsprechende Datei auswählen müssen und einlesen können. Anschließend müssen Sie in der nachfolgenden Kontenliste die Datei mit Konten aus DTA/SEPA-Datei auswählen bestätigen. Abschließend werden Sie gefragt, ob die alte Datei aus dem Ordner gelöscht werden soll. 19

20 Vielen Dank für Ihre Mitarbeit! Wichtiger Hinweis Ihr Programm hat nun alle aktuellen Daten, die zur Benutzung des neuen SEPA- Zahlungssystems benötigt werden. Zur Sicherheit bitten wir Sie, jetzt eine Verbindung zur aufzubauen. Sollten Sie einen Fehlerhinweis erhalten oder ein anderweitiges Problem feststellen, bitten wir Sie sich mit der Hotline von VR-Profi cash in Verbindung zu setzen! 20

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