Voice- und Faxbox. Bedienungsanleitung

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1 Voice- und Faxbox Bedienungsanleitung Version

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Voice- / Faxbox Betriebsart Ansage Voice Menu Faxe Externe I

3 1 Einleitung Sobald Ihre Voice- / Faxbox-Bestellung bearbeitet resp. die Funktion freigeschaltet wurde und Sie von uns ein Bestätigungsmail erhalten haben, können Sie Ihre Voice- / Faxbox (UM) benutzen. Beachten Sie bitte, dass die UM auf einer einzelnen Nummer aktiviert ist und Sie sich zur Bearbeitung resp. Administration der Einstellungen mit den Daten der UM-Nummer einloggen unter my.guest-voip.ch müssen. Beispiel: Ihre für die UM registrierte Nummer: Login, um die Nummer zu administrieren: - Benutzername: Passwort: Ihr Benutzer-Passwort für diese Nummer Hinweis: Obiges Vorgehen gilt auch für Kunden, die einzelne Nummern aus einem Sammelkonto (z.b. voip.basic oder voip.kmu) für UM registriert haben. Falls Sie das my.guest-voip.ch-passwort zur Einzeladministrierung vergessen haben oder einsehen möchten, so können Sie es in Ihrem Sammelkonto über den Pfad Konto > (Konto auswählen resp. Link anklicken) > Benutzerinformation > Passwort einsehen bzw. ein neues Passwort generieren. Nachdem Sie sich in das UM-Konto eingeloggt haben, erreichen Sie das UM-Menü (wird in neuem Fenster geöffnet) über den Link Meldungen (siehe nachfolgenden Screenshot). Das geöffnete Fenster sollte in etwa wie folgt aussehen: In der INBOX Ihre s (an Fax-Nachrichten im spezifizierten Format und die Sprachnachrichten abgelegt (je nach Einstellung der UM. Siehe nächsten Abschnitt). Beachten Sie bitte, dass die Inbox auf eine maximale Speichergrösse von 10 MB beschränkt ist. 1

4 2 Voice- / Faxbox Nachfolgend sind die einzelnen Funktionen betreffend der Voice- / Faxbox erläutert. Um in das Menü der UM zu wechseln muss in der obersten Navigationsleiste das auf dem folgenden Bild rot eingefärbte ICON überfahren und danach der Eintrag UM Preferences angeklickt werden. Nun befinden Sie sich im UM-Menü. Diese Punkte werden nun im Weiteren beschrieben. Betriebsart Ansage Voice Menu Faxe Externe Mail Hier lässt sich die Funktionsweise des UM einstellen, wobei es entweder als Voic oder als Auto Attendant (IVR) funktionieren kann. Hier lässt sich die Voic für eingehende Anrufe konfigurieren. Einerseits kann man eine der verschiedenen Ansage-Modi auswählen und andererseits die Ansagetexte der einzelnen Modi abändern. Hier können Einstellungen bezüglich der Fernabfragefunktion getätigt werden. Dieses Submenü enthält Einstellungen zur Auswahl des Formats, in welchem das empfangene Fax zugestellt werden soll. Dieses Menü legt fest, ob und wenn ja, nach welchen Regeln Nachrichten auf eine externe weitergeleitet werden Betriebsart Wie bereits erwähnt, lässt sich unter Betriebsart einstellen, ob das automatische Sprachmenü (Auto Attendant) oder die Voic aktiviert werden soll. 2

5 2.2. Ansage Um eine Ansage des Telefonbeantworters hochzuladen resp. zu erstellen, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Eine Ansage kann direkt über das Webinterface erstellt werden, indem der rote Button gedrückt und danach über ein Mikrofon der Text aufgenommen wird. Eine andere Variante wäre das Hochladen einer bereits erstellten Datei. Um eine der Ansagen zu aktivieren, klicken Sie auf die Auswahl davor und anschliessend links oben auf Speichern. Hinweise zur Aufnahme Um eine Aufnahme mit dem Mikrophon zu tätigen, klicken Sie bei der zu verändernden Ansage auf den roten Kreis, sprechen den Ansagetext und beenden die Aufnahme mit dem schwarzen Viereck. Sind Sie mit der Ansage nicht zufrieden, wiederholen Sie einfach die obigen Punkte. Möchten Sie dennoch die ursprüngliche, zuvor gespeicherte Aufnahme beibehalten, klicken Sie auf den geschwungenen Pfeil. Hinweise zum Upload von Audiodateien Um eine Audiodatei hochzuladen, klicken Sie bei der zu verändernden Ansage auf den Durchsuchen-Knopf und wählen eine Audiodatei auf Ihrem Rechner aus. Klicken Sie im Anschluss links oben auf Speichern. Bitte gedulden Sie sich bis die Datei hochgeladen wurde. Die maximale Grösse der Audiodatei beträgt 1.5 MB! Bitte beachten Sie, dass nur folgende Audio-Formate unterstützt werden: (MP3, WAV, OGG, AIFF, AU, GSM) 3

6 2.3. Voice Menu Passwort Passwort immer erforderlich Sprache Stufe Datum & Zeit erwähnen Automatisch abspielen Das Passwort, das bei einer Fernabfrage der Voic eingegeben werden muss (Nur Zahlen). Das System kann in manchen Fällen auf die Passwortabfrage verzichten, bspw. wenn Sie von Ihrer eigenen Nummer die Voicebox anrufen. Soll die Passwortabfrage immer durchgeführt werden, so aktivieren Sie diese Funktion. Wählen Sie die Sprache für die Interaktion mit dem Voic - System Hier können Sie einstellen wie ausführlich das System die Meldungen ausformuliert. Standart - Normale Ansagen ( Bitte geben Sie Ihr Benutzerkonto an ) Ausführlich - Ausführliche Ansage mit Informationen für Interaktion ( Bitte geben Sie Ihr Benutzerkonto an und drücken Sie die Rautetaste ) Kurzfassung - Sehr kurz gehalten ( Benutzerkonto ) Diese Funktion erlaubt das An- und Ausschalten der Ansage der Zeitangabe einer erhaltenen Sprachnachricht Aktivieren/Deaktivieren des automatischen Vortragens der eingegangenen Meldungen bei Anruf auf die Voicebox. Es findet keine Interaktion statt. 4

7 2.4. Faxe Hinweise zum Abhören der Nachricht(en) Wählen Sie von einer beliebigen oder Ihrer eigenen Rufnummer die Nummer und folgen Sie den Instruktionen des Systems. Rufen Sie von einer externen Nummer an, so wird die Nummer der abzuhörenden Mailbox und das Passwort verlangt (In Anlehnung an obigen Screenshot: , Passwort 777). Rufen Sie von Ihrer eigenen Nummer an, so verlangt das System je nach Einstellung das Passwort oder eben auch nicht. Faxe Durch diese Einstellungen kann definiert werden, in welchem Format man die Faxe erhalten möchte. One PNG File per Page - Die Seiten des Fax werden je einzeln als Bilddatei des Formats PNG übermittelt. One TIFF File per Page - Die Seiten des Fax werden je einzeln als Bilddatei des Formats TIFF übermittelt. Single TIFF File Die Seiten des Fax werden in einer Bilddatei des Formats TIFF zusammengefasst übermittelt. Single PDF File Die Seiten eines Fax werden in einem PDF-File zusammengefasst übermittelt. Hinweis Damit obige Einstellungen wirksam werden, muss auch noch die Konfiguration im nächsten Abschnitt durchgeführt werden. 5

8 2.5. Externe Mit dieser Option kann definiert werden, wie die empfangenen Nachrichten (Fax, Voic , etc.) behandelt werden sollen. Zu verwendende adresse für die folgenden Funktionen. Funktion Keiner Es geschieht nichts, d.h. eingegangene Nachrichten werden in keinem Fall weitergereicht. Weiterleiten Die eingehende Nachricht wird an die oben angegebene -Adresse weitergeleitet, aber nicht in der Inbox gepeichert. Notify Es wird eine Meldung über den Eingang der Nachricht versandt. Copy Die Nachricht wird an die oben angegebene -Adresse weitergeleitet und wird zusätzlich auch in der Inbox als Kopie gespeichert. 6

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