Verbreitung von Wissensmanagement in KMU

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1 Verbreitung von Wissensmanagement in KMU Studie zur Nutzung von Wissen als Wettbewerbsvorteil in deutschen KMU Knowtech 2006 Leitthema Wissensmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen Prof. Dr. Peter Pawlowsky, TU-Chemnitz, 1 Dipl.-Kfm. Lutz Gerlach, TU-Chemnitz, Dipl.Soz./ M.Sc. Stefan Hauptmann, TU-Chemnitz, Dipl.-Psych. Annett Puggel, TU-Chemnitz Abstract. Es werden Ergebnisse einer repräsentativen Studie zum Umgang von klein- und mittelständischen Unternehmen (KMU) mit Wissen und Wissensressourcen vorgestellt. Der Fokus liegt insbesondere im Ausbaustand und in zukünftig angedachten Aktivitäten in Bezug auf ein Wissensmanagement. Des weiteren wurden Einschätzungen zu Barrieren und zu Unterstützungsangeboten erfragt. Die im Hinblick auf Unternehmensgrößen Branchen und Region bundesweit repräsentative Studie für KMU wurde in Form einer Telefonbefragung erstellt KMU im globalen Wettbewerb Die Geschäftsfelder innovationsgetriebener Branchen sind heutzutage mehr als in der Vergangenheit von harter Konkurrenz geprägt. Eine fortschreitende weltweite Verbreitung marktwirtschaftlicher Prinzipien einerseits und ein durch moderne Kommunikationsmedien vorangetriebenes Informationsangebot auf breiter Ebene andererseits führen zu einem härter werdenden Wettbewerb auch in solchen Geschäftsfeldern, die bisher davon wenig betroffen oder gar ausgenommen waren. Damit sind verstärkt auch 1 Technische Universität Chemnitz, Lehrstuhl BWL VI - Personal und Führung, 2 Die bundesweite Befragung von insgesamt 2342 KMU wurde im Zeitraum Dezember 2005 bis März 2006 im Rahmen des Verbundprojektes Metora durchgeführt [vgl. PGHP06].

2 KMU-Geschäftsfelder betroffen, die vormals primär auf regionale und nationale Märkte abzielten. KMU sind häufig auch geprägt durch Strukturen, die in der Vergangenheit durchaus vorteilhaft gewesen sein mögen, in Zeiten notwendiger Umbrüche in ihren Organisationsformen allerdings von Nachteil sein können. Insbesondere in Kleinbetrieben ist das für geschäftlichen Erfolg erforderliche Wissen häufig auf nur wenige Personen konzentriert. Dies führt in Umbruch-Situationen zu Problemen, denn gerade dann ist der Rückgriff auf eine große Variation von Wissen angebracht. Auch ist die Reflexion des eigenen Tuns weniger institutionalisiert als in Großbetrieben (in Form von Beratung, Strategieentwicklung, etc.), wodurch das Abwägen von Zweck und Mittel bei wichtigen Entscheidungen ungenügend ist. Die folgenden Zahlen deuten an, dass sich KMU dieser Problematik durchaus bewusst sind (vgl. Abb. 1). So schätzen immerhin 89% den zielgerichteten Umgang mit Wissen als vorteilhaft im Wettbewerb ein; 46% erachten dies gar als sehr wichtig. Diese Zahlen sind umso bemerkenswerter, wenn man bedenkt, dass Umgang mit Wissen im Unterschied zu den anderen Wettbewerbsvorteilen in dieser Fragenserie nicht direkt auf Produkte und Serviceleistungen verweist. Sie sind ein Indiz dafür, dass KMU durchaus bereit sind, die Formen ihres eigenen Tuns, sprich: ihre Organisationsformen und Geschäftsprozesse zu reflektieren. höhere Qualität maßgeschneiderte Einzellösungen zielgerichteter Umgang mit Wissen besseres Image oder höherer Bekanntheitsgrad Wettbewerbsvorteile besonderes Know-how kürzere Lieferzeiten als die Konkurrenz schnellere Entwicklung neuer Angebote zusätzliche Angebote wie etwa Service / Wartung / Training höhere Produktivität sehr wichtig eher wichtig eher unwichtig unwichtig innovativere Produkte 33 günstigere Preise als die Hauptkonkurrenz Patente, Rechte und geschützte Muster Anteil der Unternehmen in Prozent (n=2342) Abb. 1: Wichtigkeit von Wettbewerbsvorteilen [vgl. PGHP06] Die Relevanz der immateriellen Ressource Wissen zeigt sich auch im Hinblick auf die Wichtigkeit weiterer Wettbewerbsvorteile: Höhere Qualität, maßgeschneiderte Einzellösungen, zielgerichteter Umgang mit

3 Wissen, Image und besonderes Know How stehen im Vordergrund, wohingegen der Preiswettbewerb, ebenso wie eine höhere Produktivität als deutlich weniger zentral gesehen wird, um im Wettbewerbskampf zu bestehen. 2. Gegenwärtige und zukünftige Maßnahmen zum Wissensmanagement Klein- und mittelständische Unternehmen sind nicht weniger als Großkonzerne sensibel für eine wissensbasierte Gestaltung ihres Geschäftsfeldes. Bereits die Feststellung, dass 82% aller KMU Maßnahmen durchführen, um ihren Mitarbeitern Informationen zur Verfügung zu stellen, und immerhin 76% von ihnen den Mitarbeitern in irgendeiner Form Internetzugang gewähren, spricht für diese Tatsache (vgl. Abb. 2). Es zeigt sich in den Befunden zu geplanten Aktivitäten auch, das die technisch infrastrukturelle Ausstattung mit internetfähigen Rechnern offenbar mittlerweile als befriedigend betrachtet wird. Ein Indiz für eine gewisse Sättigung ist daran zu erkennen, dass vergleichsweise wenige zukünftige Bedarfe beim Item Internetzugang bestehen (9%). Maßnahmen zum Umgang mit Wissen Kooperation mit Forschungsinstituten & Hochschulen 21 Dokumentation von Mitarbeiter-Wissen Von anderen Unternehmen lernen 40 Wissen ausscheidender Mitarbeiter bewahren 43 Kunden und Lieferanten in die Entwicklung einbeziehen 45 Vernetzung von Spezialisten Personen mit besonderen Erfahrungen erkennen Umsetzung von Ideen in neue Produkte unterstützen 51 Wissensdefizite bei Mitarbeitern zu erkennen 55 Kontinuierliche Weiterbildung 74 Interne Mitarbeiter-Schulungen 74 Internetzugang für Mitarbeiter 76 9 Lernen aus Projekterfahrungen Informationszugang für Mitarbeiter % 40 % Wir haben derzeit Maßnahmen für Wir werden diese Maßnahmen Zustimmung künftig verstärken Anteil der Unternehmen in Prozent (n=2342) Abb. 2 : aktuelle und zukünftige Wissensmanagementaktivitäten in KMU [vgl. PGHP06]

4 Bei den aktuellen und zukünftigen Maßnahmen zum Umgang mit Wissen ist zu erkennen das der Einbezug der Mitarbeiter eine große Rolle spielt. Kontinuierliche Weiterbildung und interne Mitarbeiterschulungen (jeweils 74%) stehen ganz oben in der Liste von aktuell durchgeführten Maßnahmen. Diese sollen zukünftig von % bzw. % der KMU ausgebaut werden. Bemerkensweit ist allerdings auch, der geringe Bedarf an Maßnahmen zur Wissenssicherung. Lediglich 35 % der KMU betonen, das sie das Wissen ihrer Mitarbeiter dokumentieren und lediglich 10% haben Maßnahmen zur Wissenssicherung auf ihrer zukünftigen Agenda. Dahingegen orientieren sich die Wissensstrategien von KMU eher auf einen interorganisationalen Wissensaustausch. Obwohl bisher 40% angeben, von anderen Unternehmen systematisch zu lernen, betonen % der befragten Unternehmen, dass sie zukünftig von anderen Unternehmen lernen möchten. Immerhin 80% der befragten KMU haben explizit Maßnahmen, um aus Erfolgen und Misserfolgen von vergangenen Projekten zu lernen; auch zukünftig sind hier bei vergleichsweise vielen KMU (% aller KMU) weitere Aktivitäten zu erwarten. Weiterhin zeigt sich mit nur 21% bei KMU eine recht geringe Verbreitung bei Kooperationen mit Forschungsinstituten und Hochschulen. Hervorzuheben ist außerdem, dass 58% aller befragten KMU für 2006 konkret Zeit und Geld einplanen, um sie in eines der in Abb. 2 erwähnten Felder zu investieren [vgl. PGHP06]. 3. Barrieren bei der Einführung von Wissensmanagement Bekanntermaßen spielen Barrieren bei der Einführung von Wissensmanagement in KMU eine besondere Rolle. Ausgehend von explorativ ermittelten Wissensbarrieren haben wir in der Befragung versucht, die Hauptbarrieren zu identifizieren. Nach Ansicht von 57% der befragten KMU ließe sich das Wissensmanagement im Unternehmen deutlich verbessern, wenn die Nutzenbestimmung der Maßnahmen konkreter möglich wäre (vgl. Abb. 3).

5 Konkretere Nutzenbestimmung der Maßnahmen Größere Bereitschaft der Mitarbeiter zu Wissensteilung und -aneignung Begünstigende Faktoren Vorhandensein von Fachleuten und Spezialisten im Unternehmen Weniger zeitaufwändige und komplizierte IT Finanzierbarkeit des Einsatzes von IT trifft voll und ganz zu trifft eher zu trifft eher nicht zu trifft gar nicht zu Anteil der Unternehmen in Prozent (n=2342) Abb. 3: Eigenschaften, die Wissensmanagement begünstigen würden [vgl. PGHP06] Eine Verbesserung würde nach Auffassung von 51% der befragten Geschäftsführer eintreten, wenn die Mitarbeiter eine größere Bereitschaft erkennen ließen, Wissen zu teilen und sich anzueignen. Auch die Verfügbarkeit von Fachleuten und Spezialisten in den Unternehmen würde zu einer besseren Nutzung der Ressource Wissen beitragen (nach Ansicht von 45% aller KMU). 4. Bedeutung von Unterstützungsangeboten Die überwiegende Mehrzahl der befragten KMU (73%) erachtet den Erfahrungsaustausch mit ähnlichen Unternehmen als wichtig bzw. sehr wichtig, auch wenn es sich dabei um Konkurrenten handelt (vgl. Abb. 4). Dies bestätigt die schon zu Abb. 2 erläuterte Auffassung, dass bei diesem, im Tagesgeschäft vergleichsweise wenig präsentem Thema ein nicht unbeachtlicher Bedarf besteht (bspw. in Form von Unterstützungsleistungen bei Vernetzung und Kooperation). Erfahrungsaustausch mit ähnlichen Unternehmen Unterstützungsangebote Internet-Portale Beratungsangebote Wissensmanagement-Software Veröffentlichungen zu Wissensmanagement in KMU KMU-Förderinitiativen sehr w ichtig eher w ichtig eher unw ichtig unw ichtig unbekannt Anteil der Unternehmen in Prozent (n = 2342) Abb. 4: Bedeutung von Unterstützungsangeboten [vgl. PGHP06]

6 Eine relativ hohe Unkenntnis herrscht hinsichtlich auf KMU zugeschnittener Förderungsmöglichkeiten zum Thema Umgang mit Wissen (bei 20% der befragten KMU) und zu entsprechenden Internet- Portalen, die den Umgang mit Wissen zum Thema haben (bei %). Allerdings schätzen immerhin die Hälfte aller befragten KMU (49%) die Existenz solcherart Portale als wichtig bzw. sehr wichtig ein. 5. Fazit Dieser kurze Überblick zeigt zum Einen, dass sich kleine und mittlere Unternehmen durchaus der Bedeutung von Wissen für das Bestehen ihres Unternehmens bewusst sind. Weit verbreitet sind dabei Maßnahmen zur Weiterbildung, zum Informationszugang und dem Lernen aus bisherigen Projekten. Andererseits gibt es kaum Maßnahmen, Wissen von Mitarbeitern zu dokumentieren und langfristig zu bewahren. Wenig genutzt werden derzeit auch externe Partner wie andere Unternehmen, Kunden, Lieferanten oder Forschungseinrichtungen. Für die Zukunft formulieren die KMU hierfür aber ihre Absicht, gezielter auf diese Wissensquellen zurückzugreifen. Als erstes Fazit kann festgehalten werden, dass der Handlungsbedarf in Hinblick auf notwendige Veränderungen in den Organisationsformen bislang nur teilweise gesehen wird. Bestehende Möglichkeiten sind nicht immer bekannt oder der konkrete Nutzen lässt sich noch nicht ausreichend bestimmen. Hier können Unterstützungsangebote für KMU ansetzen. Der Austausch mit anderen Unternehmen oder Institutionen spielt zukünftig bei der Anpassung an sich verändernde Anforderungen eine wichtigere Rolle als bisher. Literatur [PGHP06] Pawlowsky,P.; Gerlach, L.; Hauptmann, S.; Puggel, A. (2006): Wissen als Wettbewerbsvorteil in kleinen und mittleren Unternehmen. FOKUS prints 09/06. Herausgegeben am Lehrstuhl Personal & Führung der TU-Chemnitz. (im Erscheinen)

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