Anmelden. Um mit der Registrierkasse arbeiten zu können, müssen Sie sich zuerst anmelden.

Transkript

1 NC Cash Register Quick Guide Schnellerfassung Web Client NCCR für Microsoft Dynamics NAV 2017* *NC Cash Register ist verfügbar für Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1, Microsoft Dynamics NAV 2009 R2, Microsoft Dynamics NAV 2013, Microsoft Dynamics NAV 2013 R2, Microsoft Dynamics NAV 2015, Microsoft Dynamics NAV 2016 und Microsoft Dynamics NAV 2017.

2 Anmelden Um mit der Registrierkasse arbeiten zu können, müssen Sie sich zuerst anmelden. Zuerst muss die App mit einem Dienst im Internet verbunden werden. Beispiel: Den Dienstnamen erhalten Sie von Ihrem Microsoft Dynamics NAV Partner. Geben Sie Benutzername und Kennwort ein, um sich anzumelden.

3 Hauptmenü Benutzer, welche dem Profil Registrierkasse (Profil-ID: NCCR, Rollencenter-ID: ) zugeordnet sind, gelangen nach dem Anmelden direkt zum Hauptmenü der Schnellerfassung. In der Gruppe Neu und Laufend werden Belege erstellt bzw. aktuelle, laufende Informationen angezeigt. In der Gruppe Historie werden abgeschlossenen Belege angezeigt. Über AKTIONEN können weitere Menüpunkte der Registrierkasse aufgerufen werden. In der unteren Hälfte wird, falls eingerichtet, ein Bild/Logo angezeigt. Zusätzlich kann auch die Registrierkassen-ID, welche Ihnen aktuell zugeordnet ist, angezeigt werden. Um sich von der Registrierkasse abzumelden, klicken Sie rechts oben auf das Benutzer-Symbol und wählen Sie Abmelden. HINWEIS: Überprüfen Sie die eingestellte Zeitzone in Meine Einstellungen.

4 Einrichtung Bevor die Registrierkasse verwendet werden kann, muss deren grundlegende Funktionalität eingerichtet werden. Ein Teil der Einstellungen kann über die Schnellerfassung durchgeführt werden. Die dafür notwendigen Aufrufe befinden sich im Menü in der Gruppe Einrichtung und in der Gruppe Positionen. Menüpunkt Registrierkasse Hier werden die allgemeinen Einstellungen und Vorgaben der Registrierkasse festgelegt. Menüpunkt Benutzer Hier werden die Einstellungen und Vorgaben für die einzelnen Benutzer der Registrierkasse festgelegt. Die meisten Änderungen werden erst nach Aktualisieren im Client oder einer erneuten Anmeldung des Benutzers wirksam. In der Gruppe Positionen finden Sie alle notwendigen Aufrufe für die Anlage und Verwaltung Ihrer Artikel und Ressourcen. Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie im Allgemeinen Quick Guide zur Registrierkasse.

5 Steuerung Häufig benötigte Aufgaben können in der Schnellerfassung über sogenannte Kacheln aufgerufen werden. In der Registrierkassenbenutzereinrichtung kann festgelegt werden, welche Kacheln/Funktionen angezeigt werden. Ermöglicht die Anlage einer neuen Rechnung (mit oder ohne Bestätigung). Diese Kachel zeigt die Anzahl aller offenen Fehler an, die während der Kommunikation mit dem Dienst aufgetreten sind. Weitere Informationen finden Sie unter Fehlerbehebung im Allgemeinen Quick Guide zur Registrierkasse. Ermöglicht die Anlage einer neuen Rechnung oder Gutschrift über eine Auswahl. Optional kann der Auswahl auch die Möglichkeit zur Erstellung von Statusbelegen (Nullbeleg, Monatsbeleg, Jahresbeleg) hinzugefügt werden. Über diese Kachel können Kunden verwaltet, oder, falls eingerichtet, neue Kunden angelegt werden. Zusätzlich ist es möglich direkt zu einem Kunden eine Rechnung zu erstellen. Diese Kachel zeigt Ihre laufenden Rechnungen an. Laufende Rechnungen wurden angelegt, aber noch nicht gebucht. Für Gutschriften existiert eine eigene Kachel. HINWEIS: Änderungen in der Registrierkassenbenutzereinrichtung werden erst nach Aktualisieren im Client oder einer erneuten Anmeldung des Benutzers wirksam. Diese Kachel zeigt alle am heutigen Tag gebuchten Rechnungen an. Für Gutschriften existiert eine eigene Kachel.

6 Erfassung Neue Belege werden in der Schnellerfassung in eigens dafür entworfenen Fenstern erfasst. Abhängig davon, wie Ihr System eingerichtet ist, werden bei der Anlage die meisten Felder bereits mit einem Vorschlagswert befüllt. Klicken Sie auf Kunde ändern oder Neuer Kunde um einen Kunden auszuwählen bzw. anzulegen. Wählen Sie im Feld Zahlungsform den entsprechenden Code. Das Feld Registrierkassen-ID wird vorgeschlagen, bzw. muss befüllt werden, wenn eine Zahlungsform mit Registrierkassenbuchung = Ja ausgewählt wird. Setzen Sie das Feld Handschriftbeleg, wenn der Beleg ursprünglich handschriftlich erfasst wurde. HINWEIS: Beim Buchen eines Handschriftbelegs wird automatisch die Nacherfassung des Dienstes aktiviert. Diese ist so lange aktiv, bis ein abschließender Nullbeleg erstellt wird. Eine gleichzeitige bzw. zwischenzeitliche Erfassung von normalen Registrierkassenbelegen ist trotzdem möglich, auch wenn der Dienst im Nacherfassungsmodus läuft. Nach der Buchung eines Registrierkassenbelegs werden Sie darauf aufmerksam gemacht, wenn die Nacherfassung aktiv ist.

7 Erfassung Positionen hinzufügen In der Schnellerfassung werden neue Belegzeilen über die Hinzufügen Aktion(en) angelegt. Welche Aktionen zur Verfügung stehen wird in der Registrierkasseneinrichtung festgelegt. Die Abbildung zeigt das Fenster für das Hinzufügen von Registrierkassenpositionen. HINWEIS: Die angezeigten Felder und Informationen der verschiedenen Hinzufüge-Fenster unterscheiden sich. Der Vorgang des Hinzufügens bzw. die Auswahl der Positionen ist in allen Fenstern identisch: Klicken Sie auf die entsprechende Position um Sie dem Beleg hinzuzufügen. Klicken Sie auf Ausgewählt um dem Beleg mehrere Positionen gleichzeitig hinzuzufügen. Die Positionen werden chronologisch (Auswahlreihenfolge) hinzugefügt. Über Auswahl bearbeiten können Details wie z.b. Menge oder Preis festgelegt werden. HINWEIS: Auswahl bearbeiten setzt automatisch das Feld Ausgewählt. Mit Favoriten hinzufügen/entfernen kann die Position als Favorit markiert werden. Setzen Sie entsprechende Filter, um die Auswahl einzugrenzen.

8 Erfassung Positionen bearbeiten Über Bearbeiten bzw. einem Klick auf die entsprechende Belegzeile, oder über Auswahl bearbeiten im Hinzufüge- Fenster können Details wie z.b. Menge oder Preis festgelegt werden. Wird beim Hinzufügen ein VK-Preis angegeben, wird dieser Preis verwendet. Ansonsten wird die Standard- Preisfindung verwendet. Wird beim Hinzufügen ein Zeilenrabatt % angegeben, wird dieser Rabatt verwendet. Ansonsten wird die Standard-Rabattfindung verwendet.

9 Erfassung Zahlung Im Anschluss an die Zeilen werden diverse Felder mit Informationen zu den Gesamtbeträgen angezeigt. In den Feldern Rechnungsrabattbetrag und Rechnungsrabatt in % können Rabatte für den Beleg angegeben werden. Klicken Sie auf Zahlung um die Erfassung abzuschließen.

10 Zahlung Über die Aktion Zahlung wird die Erfassung beendet und der Beleg gebucht. Die angezeigten Felder sind von der Art des Beleges (z.b. Statusbeleg) und von den Einstellungen in der Registrierkassenbenutzereinrichtung abhängig. Zahlungsformcode und Registrierkassen-ID können auch während des Zahlvorgangs noch verändert werden. Ausgabe bestimmt, ob der Beleg ausgedruckt, oder per versendet werden soll. Die Wechselgeld-Funktionalität und das Wechselgeldrechner-Layout (Bargeld oder Taschenrechner) kann über die Benutzereinrichtung aktiviert bzw. eingestellt werden. Standardmäßig ist das Feld Gegeben mit dem Wert aus dem Feld Offen vorbelegt. Klicken Sie auf CL um Gegeben auf den Wert 0 oder Offen zu setzen (wechselt bei jedem Klick). Im Layout Bargeld (Abbildung) erhöhen die Schaltflächen das Feld Gegeben um den entsprechenden Wert der Schaltfläche. Klicken Sie auf OK um den Zahlungsvorgang abzuschließen.

11 Drucken & Meldungen Nachdem der Zahlungsvorgang abgeschlossen wurde, kann der Beleg als PDF geöffnet und anschließend gedruckt werden. Falls vorhanden, werden Übermittlungsfehler, Hinweise und anstehende Aufgaben angezeigt. Klicken sie auf Öffnen um den Beleg zu öffnen und anschließend zu drucken. Im Meldungsfenster kann mit Aufgabe erledigen eine der offenen Aufgaben abgearbeitet werden. HINWEIS: Das Erledigen einer Aufgabe wirkt sich unter Umständen auf die anderen Aufgaben aus, oder schließt diese ebenfalls ab. Aus diesem Grund kann über dieses Fenster immer nur eine der Aufgaben erledigt werden. Das aktuelle Fenster wird dabei geschlossen. Nachdem eine Aufgabe erledigt wurde, wird, falls erforderlich, in den meisten Fällen ein neues Meldungsfenster angezeigt.

12 Statusbelege Nach der Buchung eines Registrierkassenbelegs werden Sie darauf aufmerksam gemacht, wenn ein Statusbeleg (Nullbeleg, Monatsbeleg, Jahresbeleg) erstellt werden kann, oder erstellt werden muss. Die Abbildung zeigt einen Monatsbeleg. Statusbelege werden als Verkaufsrechnungen mit Betrag 0 gebucht. Es sind nur Zeilen der Art Text zulässig. Im verwendeten Zahlungsformcode darf kein Gegenkonto hinterlegt sein. HINWEIS: Falls notwendig kann der Beleg jederzeit in eine normale Rechnung umgewandelt werden indem Sie den Inhalt im Feld Zahlungsformcode löschen. Eine Rückumwandlung in einen Statusbeleg ist danach allerdings nicht mehr möglich.

13 Fehlerbehebung Nach der Buchung eines Registrierkassenbelegs werden Sie darauf aufmerksam gemacht, wenn ein Fehler während der Kommunikation mit dem Dienst aufgetreten ist, bzw. wenn Fehler für die Registrierkassen-ID vorhanden sind. Verbindung mit Dienst testen Damit kann geprüft werden, ob der Dienst erreichbar ist. Das Feld Fehler zeigt die Anzahl der fehlerhaften Protokolleinträge an. Klicken Sie auf das Feld (oder auf die Aktion Protokoll ) für detailliertere Informationen. Nachdem die die Fehlerursache behoben wurde, werden mit Erneut senden (Fehler beheben) alle fehlerhaften Protokolleinträge erneut an den Dienst gesendet. Dabei wird automatisch die Nacherfassung des Dienstes aktiviert. Diese ist so lange aktiv, bis ein abschließender Nullbeleg erstellt wird. Eine gleichzeitige bzw. zwischenzeitliche Erfassung von normalen Registrierkassenbelegen ist trotzdem möglich, auch wenn der Dienst im Nacherfassungsmodus läuft. Nach der Buchung eines Registrierkassenbelegs werden Sie darauf aufmerksam gemacht, wenn die Nacherfassung aktiv ist.

14 Fehlerbehebung Details Details zu den fehlerhaften Einträgen werden in den Registrierkassenprotokolleinträgen angezeigt. Einträge, welche im Feld Status den Wert Fehler oder Ausstehend enthalten, gelten als fehlerhaft bzw. werden von der Funktion Erneut senden (Fehler beheben) berücksichtigt. Sendeversuche zeigt die Anzahl der bisher durchgeführten Sendeversuche an. Das Feld Fehlerart zeigt bei Fehlern im Normalfall Elektronisches Aufzeichnungssystem ausgefallen an. Dies bedeutet, dass es der Registrierkasse technisch nicht möglich ist, auf den Dienst zuzugreifen. Bei Nachverarbeitungsfehler gibt es ein Problem mit Ihrer Datenstruktur. Wenden Sie sich in diesem Fall direkt an Ihren Microsoft Dynamics NAV Partner. HINWEIS: Fehlerhafte Belege werden mit der Kennzeichnung Elektronisches Aufzeichnungssystem ausgefallen und einem laufenden Fehler-Zähler anstelle des Signaturblocks gekennzeichnet. Es wird außerdem automatisch eine Kopie gedruckt. Die Kopie ist aufzubewahren. Fehlermeldung zeigt technische Details zum Fehler an.

15 Fehlerbehebung Signaturerstellungseinheit Ein Ausfall der Signaturerstellungseinheit tritt ein, wenn der Dienst vorübergehend nicht mit der Signaturerstellungseinheit kommunizieren kann. Ausfälle der Signatureinheit werden nicht direkt als Fehler gekennzeichnet. Stattdessen wird im Feld Signaturerstellungseinheit der Wert Temporär ausgefallen angezeigt. Dauert der Ausfall länger als 48 Stunden, wird der Wert Permanent ausgefallen angezeigt. Für Ausfälle der Signatureinheit ist kein Erneut senden (Fehler beheben) notwendig bzw. möglich. Ist die Signaturerstellungseinheit wieder verfügbar, müssen diese Belege in einem Nullbeleg zusammengefasst und signiert werden. Um die Registrierkasse auf diese Zustandsänderungen hinzuweisen, werden Sie nach der Buchung eines Registrierkassenbelegs darauf aufmerksam gemacht, wenn ein Nullbeleg erforderlich ist.

16 Weitere add-ons finden Sie auf NAVAX is not just a company. NAVAX stands for a philosophy. The philosophy to change the future with passion. NAVAX Group Technologiestrasse Wien Österreich Tel.: quickguide@navax.com Disclaimer Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Bei Verwendung zu anderen Zwecken lehnt die NAVAX Consulting GmbH jede Gewährleistung wegen Sach- und Rechtsmängeln ab. Die NAVAX Consulting GmbH lehnt jede Haftung für direkte und indirekte Schäden - sei es aus Vertrag oder aus Gesetz - ab, die in Verbindung mit der Anwendung und sonstiger Nutzung des Dokuments entstehen können. Dieses Dokument kann bei Bedarf ohne vorherige Ankündigungen von der NAVAX Consulting GmbH geändert werden. Die NAVAX Consulting GmbH lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in diesem Dokument ab. Der Inhalt dieses Dokuments ist urheberrechtlich geschützt. Ohne schriftliche Erlaubnis der NAVAX Consulting GmbH darf kein Teil dieses Dokuments für irgendwelche Zwecke, vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht. Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der NAVAX Consulting GmbH, diese entnehmen Sie bitte unserer Homepage