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1 Leistungsbeschreibung für den Abschluss einer Rahmenvereinbarung: Relaunch (Neugestaltung / technische Umsetzung) und Betrieb des Internetportals 1. Hintergrund Die Nationale Agentur Bildung für Europa beim Bundesinstitut für Berufsbildung (NA beim BIBB) beabsichtigt im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung den Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einer Kommunikationsagentur mit Schwerpunkt Internet. Diese beinhaltet Konzept und Umsetzung für einen umfassenden Relaunch der Internetpräsenz sowie die anschließende Betreuung, Pflege und Weiterentwicklung. Dabei soll das bestehende Content Management System auf Typo3 umgestellt werden Kurzbeschreibung NA: Aufgaben und Leistungen Die NA beim BIBB besteht seit 2000 und wirkt im Auftrag des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF). Aufgaben der NA beim BIBB: Durchführung des EU-Bildungsprogramms für lebenslanges Lernen (PLL): Die NA beim BIBB führt in Deutschland die europäischen Bildungsprogramme LEONARDO DA VINCI für die Berufsbildung und GRUNDTVIG für den Bereich der Erwachsenenbildung durch. Beide Programme sind Teil des EU- Bildungsprogramms für lebenslanges Lernen ( ). Nationales Europass Center (NEC): Seit 2007 ist die NA beim BIBB Nationales Europass Center (NEC). Durchführung der EU-Studienbesuche. Information über Aktivitäten zur Umsetzung des EU-Arbeitsprogramms. Verschiedene europabezogene Sonderaufgaben, z.b. Nationale Koordinierungsstelle ECVET. Eine ausführliche Selbstdarstellung NA beim BIBB finden Sie als Anlage zur Leistungsbeschreibung Das Informationsportal Alle Aktivitäten der NA werden über das Portal abgebildet. Das Internet ist für die NA beim BIBB ein zentrales Instrument der Information und Öffentlichkeitsarbeit. Gemäß dem Leitfaden der EU- Kommission für Nationale Agenturen müssen wichtige Dokumente und Arbeitsmittel via Website veröffentlicht und über definierte Zeiträume zur Verfügung gestellt werden. Ein Newsletter informiert in ca. vierzehntägigem Abstand über Neuigkeiten und steht als RSS-Feed zur Verfügung. Das Portal ist deutschsprachig und enthält vielfältige Informationen, Dokumente, Formulare und Tools: Themenschwerpunkte: - Profil und Aufgaben der Nationalen Agentur, - Informationen zu den zentralen Programmsäulen LEONARDO DA VINCI, GRUNDTVIG sowie zum EU- Arbeitsprogramm und zum europass, - Europäische und nationale Bildungspolitik (Aktivitäten der EU-Kommission, BMBF), - Politische Entwicklungen rund um das Programm für lebenslanges Lernen, - Informationen für die Fachpresse, - Informationen zur Durchführung der Programme durch die NA (Antragsrunden) für Projektträger/- koordinatorinnen und -koordinatoren sowie Teilnehmer/innen: 1/8

2 - Stand der Antragsverfahren, - Dokumentation und Veröffentlichung der Ergebnisse der Auswahlverfahren, - Informationen zu Veranstaltungen (Ankündigung, Anmeldeverfahren, Dokumentation) Tools, Arbeitshilfen und Dokumente - System für kostenlose Bestellungen von Publikationen und Werbemitteln mit entsprechender Kundenverwaltung, - Archiv für aktuelle Meldungen, - Newsletter (und RSS-Feed) mit Archivierung, - Möglichkeiten des Abonnements für Newsletter, RSS-Feed und dem Print-Journal bildung für europa mit entsprechender Abonnentenverwaltung, - Datenbanken (Projektskizzen, Mobilitätsrechner, Poolprojekte), - Möglichkeit der Online-Anmeldung zu ausgewählten Veranstaltungen mit entsprechender Teilnehmerverwaltung, - Veranstaltungsdokumentationen mit Bildergalerien, - Downloadcenter (zentral und für einzelne Programmsäulen), in denen alle relevanten Formulare und Arbeitsmittel hinterlegt werden, - Onlinebefragungen zu ausgewählten Themen für ausgewählte Benutzergruppen Navigationsstruktur und Nutzerführung Aktuell erfolgt die Nutzerführung über eine vertikale Navigationsleiste mit entsprechenden Submenüs, welche auf der 2. und 3. Navigationsebene sichtbar sind. Die programmspezifischen Menüpunkte der Navigation sind farblich gekennzeichnet Hauptzielgruppen Die NA beim BIBB bedient mit ihrem Internetangebot sehr unterschiedliche Zielgruppen mit unterschiedlichen Informationsbedürfnissen und Erwartungen. Grundsätzlich können zwei wesentliche Nutzergruppen unterschieden werden: Zum einen Nutzer/innen, die mit den Programmen zu tun haben (Antragsteller/innen, Projektträger), zum anderen Nutzer/innen, die sich über europäische Bildungsthemen wie zum Beispiel Mobilität informieren möchten. Zu den Hauptzielgruppen zählen: - Vertreterinnen und Vertreter der Ministerien und Bundesländer, - Bildungseinrichtungen, Hochschulen, - Verbände, Kammern, Unternehmen, - Projektträger, Projektkoordinatorinnen und koordinatoren, - Teilnehmerinnen und Teilnehmer an den Programmen [unterschiedliche Altersstufen: Auszubildende, Senior(inn)en etc.], - Expertinnen und Experten / Partner/innen aus Bildung, Politik und Wirtschaft, - Allgemein Interessierte an den Programmen (verschiedene Altersstufen), - Medien, Fachpresse. 2. Ziele des Auftrags Die NA beim BIBB möchte einen umfassenden Relaunch der Internetpräsenz realisieren sowie den reibungslosen Betrieb und eine stetige Weiterentwicklung ihres Informationsangebots im Internet sicherstellen. Voraussetzung ist, dass die Nutzerinnen und Nutzer, die bisher mit dem Web-Auftritt arbeiten, sich auch in der neuen Version problemlos zurechtfinden können. 2/8

3 Die bestehende Navigationsstruktur soll im Rahmen des Relaunchs verschlankt, optimiert und zielgruppengerechter strukturiert werden. Alle Nutzer/innen sollen passgenauer auf kürzeren Wegen durch das Portal geführt werden. Neustrukturierung der Inhalte zugunsten einer klareren Gliederung und besseren Übersichtlichkeit: Die Angebote für die einzelnen Zielgruppen und ihre unterschiedlichen Informationsbedürfnisse sollen stärker voneinander abgrenzt und kanalisiert werden. Die Kernangebote und der Service der NA beim BIBB sollen klarer herausgestellt, die politische Rolle der NA in der europäischen Bildungspolitik stärker deutlich werden. Wichtige Funktionen und Tools sollen optimiert werden (Schaufenster für Publikationen, Downloadcenter, aktuelle Meldungen, Newsletter und RSS-Feed, Archivfunktionen, Suchfunktion, FAQs). Das Design soll im Sinne des Corporate Designs der NA optimiert werden. Mit Typo3 soll der Internetredaktion der NA ein zeitgemäßes, flexibel erweiterbares Content Management- und Redaktionssystem zur Verfügung stehen. Der Internetauftritt soll stetig inhaltlich weiterentwickelt und neue Features sollen sinnvoll implementiert werden. Der/die Auftragnehmer/in unterstützt hier die NA beim BIBB mit eigenen Vorschlägen und einem zukunftsorientierten Blick. 3. Beschreibung der Leistungen 3.1. Erstellung eines Pflichtenheftes Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin verpflichtet sich, in Zusammenarbeit mit der NA ein Pflichtenheft zu erstellen, in dem alle angeforderten Leistungen und deren Umsetzung (inkl. Usability-Tests) im Detail beschrieben und entsprechend des vorgegebenen Zeitplans terminiert werden. Hierfür wird eine feste Ansprechperson benannt Technischer Relaunch - Programmierung & Betrieb: Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin entwickelt das Webdesign, programmiert die Templates und sorgt für einen reibungslosen Betrieb. Die neue Website soll so programmiert werden, dass zu einem späteren Zeitpunkt neue Navigationspunkte eigenständig von der NA beim BIBB ergänzt werden können. - Technische Weiterentwicklung / Change request: Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin sorgt dafür, dass das Portal auf einer aktuellen, langfristig verfügbaren und zuverlässigen Technik basiert, die mit den neuen Entwicklungen mitwächst. Die Webseiten sind so konzipiert, dass sie erweiterbar sind. Die generelle Möglichkeit, neue Technologien einzusetzen, wird garantiert. - Implementierung TYPO3: Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin implementiert das CMS TYPO3, über das sämtliche Inhalte in Deutsch gepflegt, erweitert und gesteuert werden. Dabei sollen die unter genannten Tools und Servicefunktionen in das neue CMS übernommen werden. - Die Voraussetzungen zum reibungslosen Betrieb werden geschaffen. Nach der Umstellung sind die bisherigen Seiten-URLs überall wo möglich auch im neuen Portal zielführend. - Update/Upgrade TYPO3: Das CMS TYPO3 wird gemäß technischen Entwicklungen upgedatet und upgegradet. Die NA beim BIBB wird über mögliche Notwendigkeiten von Erweiterungen der Website informiert. 3/8

4 - Struktur des Redaktionssystems: Das Redaktionssystem soll zwischen Redakteurinnen/Redakteuren und Administratorinnen/Administratoren unterscheiden. Ein entsprechender Workflow wird durch die NA beim BIBB definiert. - Integration eines Moduls für die Erstellung des NA-Newsletters und entsprechender Archivfunktion. - Optimierung des bestehenden RSS-Feeds: Generierung des Feeds aus Überschrift, den ersten drei Einstiegssätzen und Link aus den Newsletterbeiträgen und ausgewählten Artikeln. - Browserkompatibilität: Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin stellt sicher, dass die NA-Internet- Präsenz über alle international gängigen Browser vollständig mit kurzen Ladezeiten abrufbar ist. Ferner soll die Website so gestaltet sein, dass sie auch für zukünftige Browsergenerationen optimal erweitert werden kann auch in Hinblick auf neue Technologien (wie z.b. mobile Endgeräte, ipad o.ä.). - Lesbarkeit: Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin stellt sicher, dass das Portal browser- und monitorunabhängig lesbar ist. - Barrierefreiheit: Die zu erbringende Leistung ist vollständig barrierefrei gemäß den aktuellen Anforderungen zur barrierefreien Informationstechnik BITV nach dem Behindertengleichstellungsgesetz. - Datenschutz: Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin trägt Sorge dafür, dass das Portal die Anforderungen des gesetzlichen Datenschutzes erfüllt. - Suchmaschinen: Er/sie sorgt ferner dafür, dass das Portal im deutschsprachigen und internationalen Kontext suchmaschinenoptimiert ist. - Volltextsuchoption: Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin entwickelt eine funktionale Volltextsuchoption für alle Webseiten. - Druckmodus: Er/sie sorgt ferner dafür, dass jede Webseite mit einem Druckmodus ausgestattet ist. - Datenmigration: Die aktuellen Inhalte des Webauftritts der NA beim BIBB werden von dem Auftragnehmer bzw. der Auftragnehmerin vollständig in die neue Struktur migriert und ggfs. durch neue, zusätzliche Inhalte und/oder Funktionen erweitert Inhaltlicher und gestalterischer Relaunch Inhaltlicher Relaunch - Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin entwickelt eine neue, zielgruppenspezifische und benutzerfreundliche Informations- und Inhaltsarchitektur. Dabei soll der größte Teil der bisherigen Inhalte, Funktionen und Features übernommen und adäquat integriert sowie neue integriert werden. - Adäquate Aufbereitung des Informationsangebots: Der Internetauftritt der NA ist in erster Linie ein Informationsangebot und soll dementsprechend gestaltet sein. Den Nutzer(inne)n kommt es auf schnell und einfach erreichbare Informationen an. Hierfür trägt Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin Sorge. - Zielgruppengerechte Benutzerführung: Mit dem Relaunch soll die vorhandene Navigationsstruktur optimiert und zielgruppengerecht neu strukturiert werden. Die Ansprache der verschiedenen Zielgruppen erfolgt direkt und passgenau. Die Inhalte der Seite werden über eine horizontale Menüführung erschlossen. - Servicefunktionen: Sämtliche Servicefunktionen sind zu optimieren. Ferner soll ein übersichtliches Bestellsystem für die Publikationen (Stichwort Visuelle Bibliothek ), sowie eine Lösung für einen userfreundlichen Downloadbereich mit Volltextsuchoption entwickelt werden. - Neu zu entwickelnde Tools/Servicebereiche: Der Auftragnehmer bzw. die Auftragnehmerin schafft die Voraussetzungen für die Umsetzung folgender zusätzlicher Funktionen: 4/8

5 Englische Kurzdarstellung der NA, Glossar: Begriffe rund um Berufsbildung und Mobilität, Aktuelles oder News anstelle der Rubrik Aktuelle Meldungen, Plattform Beispiele aus der Praxis, Zentrales Modul Archiv, Veranstaltungskalender, ein Modul für FAQs Gestalterischer Relaunch/Redesign - Style Guide: Nach Festlegung von Design und Informationsarchitektur erstellt der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin einen Style Guide (inkl. logischer typografischer Klassifizierungen) zur neuen Gestaltung der Benutzeroberflächen. Dabei soll sich dieser an dem bisherigen Corporate Design orientieren. Neue Menüstrukturen, Begriffe, Layout, Templates und Steuerelemente werden entwickelt und unterstützen die Realisierung eines konsistenten Look & Feel. - Optimierung des Farbleitsystems: Das aktuelle Farbleitsystem soll optimiert und konsistent an die neue Navigationsstruktur angepasst werden. Dabei ist darauf zu achten, dass bestimmte Farben gebunden sind: Blau (LEONARDO DA VINCI), Grün (GRUNDTVIG) und Gelb (europass). Das neue Design soll eine deutliche Farbkodierung aufweisen, die die Nutzer/innen an die Hand nimmt und die Navigationsstruktur transparent macht. - Verhältnis Text- und Bildsprache: Das Verhältnis von Text und Bild soll ausgewogen sein. Einer gleichförmigen Textlastigkeit wird vorgebeugt durch eine entsprechende Gewichtung der Inhalte. - Tools und Servicefunktionen: Alle Tools und Servicefunktionen, insbesondere den NA-Newsletter, sind an das neue Layout anzupassen Support / Beratung / Anfallende Programmierarbeiten im laufenden Betrieb - Betreuung: Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin übernimmt die laufende technische Betreuung des Portals und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. - Beratung: Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin berät die NA hinsichtlich relevanter technischer Entwicklungen im Zusammenhang mit dem Portal. - Pflege und Wartung: Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin übernimmt laufende Pflege- und Wartungsarbeiten sowie Weiterentwicklungen im Zusammenhang mit dem Portal der NA. Der Support aller verwendeten Programme und Programmversionen ist langfristig gewährleistet. - Wartung und Support implementierter Programme: Dem Auftragnehmer bzw. der Auftragnehmerin obliegt Wartung und Support der implementierten Programme. Hierzu wird auf der Basis der vereinbarten Stundensätze ein entsprechender Rahmenvertrag geschlossen. - Schulung der Internetbeauftragten der NA in Typo3. - Besondere Aufwände des Auftragnehmers/der Auftragnehmerin: Aufwände, die über die Gewährleistung des laufenden fehlerfreien Betriebs der NA-Internetpräsenz gemäß Rahmenvereinbarung hinaus gehen, können über die Laufzeit des Vertrags von der NA optional im Umfang von bis zu 16 Stunden bzw. 2-Personentage monatlich abgerufen werden. Hierzu muss vorab eine Abstimmung mit der NA erfolgen. - Hosting: Das Hosting der Internetpräsenz der NA beim BIBB ist nicht Bestandteil der Ausschreibung. 5/8

6 4. Allgemeine Anforderungen Das Angebot zu dieser Ausschreibung muss ein Grobkonzept enthalten, aus dem vorgesehene Arbeitsschritte hervorgehen. Dabei soll u.a. dargestellt werden, wie die weitestgehende Zielführung der bisherigen URLs gewährleistet werden soll und in welcher Form und mit welcher Qualitätssicherung die Daten migriert werden sollen. Nach Auftragserteilung sollen die Anforderungen an den Relaunch von dem Auftragnehmer bzw. der Auftragnehmerin ermittelt und dann in einem Feinkonzept umgesetzt werden. Zur Abrechnung der laufenden Arbeiten ist ein Quartals-Report (Tätigkeit, Mitarbeiterin/Mitarbeiter, Stundenzahl, Gesamtkosten) als Nachweis über ausgeführte Arbeiten zu erstellen. Übertragung von Nutzungsrechten: Der NA werden die ausschließlichen Nutzungsrechte an allen beauftragten, urheberrechtlich zu schützenden Arbeitsergebnissen eingeräumt. Lizenzen oder Drittkosten sind nicht Bestandteil der Ausschreibung. Die zu erbringende Leistung muss jeweils dem Stand der aktuellen technischen Entwicklung entsprechen. Gleiches gilt für die Barrierefreiheit der Seite. Qualitätsmanagement: Ein Qualitätsmanagementsystem (QM) wird vorausgesetzt. Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin soll den QM-Prozess darstellen. 5. Umsetzung und Modus der Zusammenarbeit / Testphase / Übergabe / Rechte Umsetzung und Modus der Zusammenarbeit: Alle Leistungen erfolgen in enger Abstimmung und kontinuierlicher Absprache mit der NA beim BIBB. Eine enge und unkomplizierte Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmer/in und NA ist unerlässlich. Zudem legt die NA Wert auf das Einbringen eigener Ideen und kreativer Lösungen seitens des Auftragnehmers/der Auftragnehmerin. Der/die Auftragnehmer/in ist bereit, ggfs. mit anderen Auftragnehmer(inne)n der NA beim BIBB zusammen zu arbeiten. Testphase: Nach Fertigstellung einer Komponente ist jeweils eine Testphase vorgesehen. Im Anschluss daran sind eventuell aufgetretene Fehler zu korrigieren. Änderungen und Verbesserungen zur Zielerreichung sind in angemessenem Umfang durchzuführen. Schlüsselfertige Übergabe : Die NA beim BIBB erwartet mit der Einführung und dem Betrieb des Relaunchs eine voll funktionsfähige Gesamtlösung ( schlüsselfertige Übergabe ). Ein Fehler- und Qualitätsmanagement sowie Usability-Checks, die der/die Auftragnehmer/in in allen einzelnen Projekten bzw. Leistungen durchführt, werden vorausgesetzt und sollen im Angebot dokumentiert werden. Dokumentation: Alle Komponenten, Templates und Skripte sind zu dokumentieren und mit Anmerkungen zu versehen, so dass eine spätere Bearbeitung möglich ist. Soweit Lizenzen, Handbücher oder CDs im Rahmen des Auftrags erworben werden, sind diese der NA beim BIBB auszuhändigen. Rechte: Die Rechte des Quellcodes von HTML-Seiten und Web-Applikationen, die im Rahmen des Auftrags erstellt werden, gehören vollständig und ausschließlich der NA beim BIBB. Alle Bilddateien, die im Rahmen des Auftrags erstellt werden, sind der NA beim BIBB in bearbeitbarer Form zur Verfügung zu stellen. Die Rechte am Bild und zur weiteren Bearbeitung werden der NA beim BIBB vollständig und ausschließlich übertragen. 6/8

7 6. Anforderungen an den Bieter/die Bieterin 6.1. Fachkunde Erfahrungen mit dem CMS Typo3 sind unerlässlich. Es ist von Vorteil, wenn Erfahrungen bei der Entwicklung von Portalen für den öffentlichen Dienst vorliegen Leistungsfähigkeit Die Bieterin/der Bieter dokumentiert die Leistungsfähigkeit durch: - Einreichen einer Referenzliste sowie Hinweise auf verschiedene Referenzprodukte der letzten drei Jahre (entwickelte Internetauftritte), die einerseits die Schwerpunktthemen des Bieters/der Bieterin, andererseits auch die Vielfalt der bearbeiteten Themen zum Ausdruck bringen. - Auflistung der Qualifikation der voraussichtlich mit den Aufträgen betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern inklusive direkter Telefondurchwahlnummern. - Nennung der Betriebsgröße, Anzahl der Beschäftigten, Angaben zu Ausbildungsleistungen des Betriebes in den vergangenen drei Jahren (Anzahl der Auszubildenden und ausgebildete Berufe). - Gewährleistung einer schnellen Bearbeitung auch bei kurzfristiger Terminsetzung Zuverlässigkeit Nachweis nach 6 VOL/A hinsichtlich Solvenz 6.4 Kostenplan Die Bieterin/der Bieter wird gebeten, sämtliche entstehende Kosten in einem Kostenplan nachvollziehbar aufzuführen. Folgende Positionen sollen berücksichtigt werden: Technischer Relaunch, Inhaltlicher und gestalterischer Relaunch, Implementierung von Typo3 als CMS, Kosten für die Datenmigration (Inhaltsseiten und Datenbanken), Sonstige Kosten (bitte einzeln aufführen), Stundensatz nach Art der Tätigkeit (Graphikarbeiten, HTML-Programmierung, PHP- Programmierung; Administration/Projektorganisation/Projekthandling). Die Kosten sollen möglichst detailliert dargestellt werden, um die Abwägung prioritärer Ziele zu ermöglichen. Einzelne Posten können nach Maßgabe durch die Auftraggeberin in eine spätere Projektphase verschoben oder sogar ganz aufgegeben werden. Die angegebenen Stundensätze werden von der NA beim BIBB für spätere Aufträge innerhalb der abzuschließenden Rahmenvereinbarung zugrunde gelegt. Die Rahmenvereinbarung wird kein Auftragsvolumen festlegen. Maßgeblich sind die Einzelaufträge auf der Grundlage der im Rahmenvertrag vereinbarten Konditionen. Die Leistungen aus der abzuschließenden Rahmenvereinbarung werden nach Bedarf der Auftraggeberin mit angemessener Vorlaufzeit abgerufen. Die Nutzungsrechte gehen nach vollständiger Zahlung der Vergütung durch die Auftraggeberin auf diese über. 7/8

8 6.5. Zuschlagskriterien Qualität der Leistung (Vorlage Grobkonzept) 30 % Zuverlässigkeit/Termintreue 20% o Kund(inn)en- und Serviceorientierung o Verfügbarkeit Kreativität 20 % Preis 30 % Die NA beim BIBB behält sich vor, ausgewählte Anbieter/innen zu einer Vorstellung ihres Angebots nach Bonn einzuladen und die Ergebnisse dieser Präsentation in der abschließenden Entscheidung zu berücksichtigen. 7. Zeitplan Das Angebot erbittet die NA beim BIBB in einem geschlossenen Umschlag zum Auftragserteilung und Beginn der Arbeiten: Zwischentermine: Abschluss Relaunch: Unmittelbar nach Auftragserteilung. Es sind mehrere Zwischentermine vorgesehen. Diese sollen als Meilensteine den Fortgang der Arbeit dokumentieren. Als Termin für die Fertigstellung ist nach aktuellem Stand September 2011 vorgesehen. 8. Vertragsdauer Die Rahmenvereinbarung soll ab Vertragsbeginn eine Laufzeit von drei Jahren haben. 8/8

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