INUBIUM BPM + Neue Perspektiven für BPM. Case Study: HanseMerkur Krankenversicherung Erfolgsrezepte für Enterprise BPM. Ausgabe

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1 INUBIUM Ausgabe 08 Das Kundenmagazin der inubit AG BPM + Neue Perspektiven für BPM Case Study: HanseMerkur Krankenversicherung Erfolgsrezepte für Enterprise BPM

2 Inhalt Editorial 3 BPM+ führt Prozesse und Daten zusammen Topthema Neue Perspektiven für BPM BPM, SOA & Co. gelten seit langer Zeit als die Lösung für die Herausforderungen der Unternehmen. Doch auch hier dreht sich die Welt weiter. Neuen Anforderungen gilt es zu entsprechen, angepasste Lösungswege werden notwendig. Daher muss sich auch BPM weiterentwickeln und inubit setzt hier Akzente, wie der Weg der Evolution erfolgreich beschritten werden kann. 4 Business & IT Einfache Wege für komplexe Marktprozesse Neue Lösungen erleichtern unseren Kunden das Agieren im Energiemarkt spürbar. 10 Herausforderung für Filialnetze GISA schafft mit einer neuen Lösung den Spagat zwischen zentraler Rechnungslegung und dezentralen Bestellvorgängen. 11 Montageberichte digital erfasst und automatisch verarbeitet Topcom bietet eine Lösung, mit der Montageberichte automatisiert, transparent und archivierbar gemacht werden. 12 Industrialisierung in der Versicherungswirtschaft In seinem Beitrag erläutert Marco Heise (Versicherungsforen Leipzig) die Rolle von BPM bei der Industrialisierung der Versicherungswirtschaft. 14 Kurz notiert BELA automatisiert Lieferscheinverarbeitung Partnerschaft mit System-Haus-Dresden BPMN-Prozesse mit inubit standardkonform 15 Neues aus: Niederlande und Tschechien Neue Kurse im inubit Training Center Automatische Vertriebsplanung bei Atotech 16 Aus der Praxis Ganz automatisch den Rekordzuwachs meistern HanseMerkur automatisiert die Prozesse in der Leistungsabrechnung mit inubit. 18 Elektronisches Fallmanagement inubit setzt das Antragsverfahren zur Ausübung von Geschäftstätigkeiten medienbruchfrei und vollautomatisiert um. 21 inubit inside Übung macht den Meister In dieser neuen Rubrik gewähren wir Ihnen einen Blick hinter die Kulissen. In diesem Heft: das inubit Training Center. 22 Aktuelles Buchveröffentlichung: Enterprise BPM Die Autoren beschreiben eine in sich geschlossene Methodik zur Umsetzung von BPM auf Unternehmensebene. 23 Impressum inubit AG Schöneberger Ufer Berlin Germany Phone Fax Internet Ausgabe 08, März 2011 Das Inubium erscheint zweimal jährlich. Herausgeber Dr. Torsten Schmale, Michael Hahn Redaktion Andrea Tauschmann, Elena Lucas Kontakt Gestaltung inubit AG Druck LASERLINE Digitales Druckzentrum Bucec & Co. Berlin KG Bildnachweise Titel, Seite 3,4-9, 10, 13, 16, 22 inubit AG Seite 11: Gisa Seite 12-13: Topcom Seite 14: Versicherungsforen Leipzig Seite 15: Bartels-Langness, SHD, Fraunhofer IAO Seite 16: Atotech Deutschland Seite 18-20: HanseMerkur Krankenversicherung Seite 23: dpunkt.verlag Disclaimer Die in dieser Ausgabe veröffentlichten Beiträge sind urheberrechtlich geschützt und liegen in der Verantwortung des betreffenden Autors. Die Haftung für die Richtigkeit der Veröffentlichung kann trotz Prüfung durch die Redaktion und vom Herausgeber nicht übernommen werden. Alle Angaben erfolgen nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr. Alle genannten Produkte sind eingetragene oder nicht eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firmen. Reproduktion nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung des Herausgebers. 2

3 Rubrik Editorial BPM+ führt Prozesse und Daten zusammen > Dr. Torsten Schmale, Vorstandsvorsitzender der inubit AG Liebe Leserinnen und Leser, Daten und Prozesse. Mit diesen beiden Welten beschäftigen wir uns in dieser Ausgabe des INUBIUMs ausführlich und auch unsere neue inubit Suite 6 bringt diese für Unternehmensanwendungen essentiellen Komponenten erstmals innerhalb einer Unternehmenssoftware in Einklang. Damit unterstützt die inubit Suite 6 die Nutzung von Business Process Management (BPM) in deutlich umfangreicheren Anwendungsszenarien und ermöglicht die Realisierung praxisnaher Business Solutions, die Prozesse und Daten gleichermaßen in die jeweiligen Applikationen einbinden und unterschiedlichste Anwendersichten bedienen. Der Grund für diese Weiterentwicklung? Unsere und sicherlich auch Ihre Erfahrungen zeigen, dass Prozesse nur so gut sein können, wie es die Daten sind, auf denen sie aufsetzen. Stammdaten bilden die Grundlage für optimale Geschäftsabläufe und müssen in hoher Qualität innerhalb der Geschäftsanwendungen bereitgestellt werden. In Prozessen wiederum entstehen Bewegungsdaten, die mit den Stammdaten in Beziehung gesetzt werden müssen. Um unseren Anwendern wie gewohnt bestmögliche Unterstützung mit einer richtungsweisenden Technologie zu bieten, werden daher mit der neuen inubit Suite sowohl Prozessmanagement-Projekte als auch Master Data Management-Initiativen optimal zusammengeführt. Neue, webbasierte Komponenten wie das inubit Solution Center und der inubit WebModeler bieten anwenderfreundliche Umgebungen für die schnelle und praxisnahe Erstellung von Business Solutions. Für unsere Kunden eröffnet sich dadurch ein sehr viel weiteres Spektrum, um unternehmensspezifische Prozesse zu optimieren, und sich dadurch im Wettbewerb eindeutig zu positionieren. Dafür steht BPM+ und dafür steht die inubit Suite 6. Parallel dazu stellen wir Ihnen neue Entwicklungen im Bereich unserer Branchenlösungen vor. Für den Energiemarkt haben wir kürzlich auf der E-world in Essen im Februar mit einem durchgängigen Prozess-Portal und erweiterten Monitoring-Möglichkeiten grundlegende Neuerungen präsentiert. Außerdem freuen wir uns, dass in dieser Ausgabe auch zwei unserer Partner ihre auf der inubit Suite basierenden Lösungen vorstellen und diverse Anwenderberichte den Mehrwert von BPM+ by inubit aufzeigen. So zum Beispiel befindet sich die Versicherungsbranche durch Industrialisierungsbestrebungen im Umbruch, was am Beispiel der Hanse- Merkur bei der automatischen Leistungsabrechnung deutlich wird. Und last but not least plaudern wir auch ein bisschen aus dem Nähkästchen: in unserer neuen Rubrik INUBIT INSIDE stellen wir Ihnen zukünftig jeweils ein inubit Team vor. In dieser Ausgabe beginnen wir die Vorstellungsrunde mit dem inubit Training Center. Ich freue mich auf spannende Gespräche mit Ihnen zu unseren neuen Entwicklungen und wünsche viel Spaß bei der Lektüre. Herzliche Grüße Dr. Torsten Schmale 3

4 Top-thema Neue Perspektiven für BPM BPM+ führt Prozess- und Datenmanagement zusammen BPM, SOA & Co. gelten seit langer Zeit als die Lösung für die Herausforderungen der Unternehmen. Doch auch hier dreht sich die Welt weiter. Neuen Anforderungen gilt es zu entsprechen, angepasste Lösungswege werden notwendig. Daher muss sich auch BPM weiterentwickeln und inubit setzt hier Akzente, wie der Weg der Evolution erfolgreich beschritten werden kann. Die umfassende Automatisierung von Standardprozessen begann für viele Unternehmen mit der Einführung von ERP-Systemen. Mit diesen konnten die sogenannten Commodity - Prozesse günstiger automatisiert werden, als es aufwändige Eigenentwicklungen ermöglicht hätten. ERP-Anwendungen sind zumeist sehr datenzentrisch und Anwender müssen eigenständig mittels komplexer Masken durch die eher impliziten Prozesse navigieren. Eine stärker prozessgesteuerte Führung der Anwender ist hierbei nicht vorgesehen. Die anschließende Datenanalyse, in der Fachwelt als Business Intelligence (BI) bezeichnet, konzentriert sich vor allem auf das Ergebnis des Prozesses, wie zum Beispiel Umsatz nach Zeitraum und Produkt, und weniger auf die Analyse des Prozessablaufes selbst, wie die durchschnittliche Durchlaufzeit für den Order-to-Cash-Prozess nach Produkt und Vertriebskanal. 4

5 bpm entwickelt sich weiter BPM+ erweitert das klassische Business Process Management, das sich bislang stark auf die Prozessperspektive fokussierte Durch ganzheitliche Sicht auf Prozesse, Daten und Frontends werden echte Business Solutions möglich, die Anwendern zentrale Lösungen für ihren Aufgabenbereich zur Verfügung stellen Gleichzeitig standardisierten viele Unternehmen den Fluss wichtiger Dokumente mit Hilfe von Workflow Management-Systemen (WFMS), häufig aber nur mit sehr loser Kopplung zu den ERP-Systemen. Erst das Aufkommen von Business Process Management (BPM) ermöglichte die Entwicklung integrierter, prozessorientierter Anwendungen. Diese unterstützten dann auch die prozessorientiere Analyse, beispielsweise mittels Business Activity Monitoring (BAM). Heutige Projekte stehen häufig vor noch größeren Herausforderungen als in den Anfangszeiten des ERP: es gilt, die weniger stark standardisierten Prozesse zu automatisieren und zu optimieren. Dies ist um so wichtiger, als sich die Unternehmen ja gerade über diese Prozesse am Markt differenzieren. Zusätzlich müssen sich diese Projekte in immer komplexer werdende, zumeist historisch gewachsene Anwendungslandschaften integrieren. Der erweiterte BPM-Ansatz, den wir als BPM+ bezeichnen, muss diese Hintergründe berücksichtigen und Perspektiven für die Zukunft bieten. Daher ist es notwendig, dass Plattformen, die BPM+ unterstützen, bestehende Daten aggregieren und diese mit neuen, in den Prozessen entstehenden Daten effizient verknüpfen können. Um benutzerfreundliche und effiziente User Interfaces bereitzustellen, gilt es auch, moderne Web-Technologien zu nutzen, ohne die in diesem Bereich häufig sehr hohen Kosten der individuellen Webentwicklung. Und schließlich sollten moderne Plattformen für BPM+ alle Prozessarten unterstützen, von der Dunkelverarbeitung, über Prozesse mit vielen Nutzerinteraktionen bis hin zu Prozessen mit starkem Fokus auf Dokumente. Diese drei wichtigen Prozessklassen werden wir im Folgenden noch einmal näher betrachten, bevor wir die komplementäre Datenperspektive einnehmen. 5

6 Top-thema > BPM+ unterstützt alle drei BPM-Prozessklassen und integriert das Datenmanagement Integrationsprozesse und Dunkelverarbeitung Neben den klassischen Workflow-Prozessen, welche Mitarbeiter in Entscheidungen und Aufgaben einbeziehen, gibt es die Klasse der sogenannten Integrationsprozesse, welche vollautomatisiert und ohne Benutzerinteraktionen ablaufen (daher auch der Begriff Dunkelverarbeitung ). Ein Beispiel ist hier die automatische Prüfung der Bonität eines Kunden unter Einbindung verschiedener Scoring-Mechanismen und Datenquellen. Integrationsprozesse unterscheiden sich von Workflow-Prozessen durch ihre relativ kurzen Laufzeiten und geringe Liege- oder Wartezeiten. Integrationsprozesse können entweder isoliert ablaufen, oder synchron angestoßen werden. Verschiedene Instanzen werden dabei, wenn notwendig, an einen nachgelagerten Workflow-Prozess zur manuellen Bearbeitung weitergeleitet, z. B. bei einem Problem mit der Bonität des Kunden. Integrationsprozesse sind häufig ausprogrammiert, verlieren dadurch jedoch ihre Flexibilität und Auswertbarkeit, so dass sich eine Unterstützung durch eine Engine stark anbietet. Dokumenten-zentrische Prozesse Vom Workflow zum Process Management Im letzten Jahrzehnt entwickelte sich aus dem Bereich des Workflow Managements das heute bekannte Business Process Management (BPM), welches die ganzheitliche Betrachtung der Unternehmensprozesse in den Mittelpunkt rückt. BPM wird dabei durch den Lifecycle der Modellierung, Simulation, Umsetzung, Ausführung und Analyse von Prozessen gesteuert. Neben der Unterstützung von Nutzer- und Dokumenten-zentrischen Prozessen aus dem Workflow-Bereich gewann die Unterstützung von Dunkelverarbeitung bzw. das sogenannte Straight-Through-Processing (STP), also Prozessdurchführungen ohne menschliche Eingriffe, an Bedeutung. Human Workflow-Prozesse (User Interaction) Anfänglich fokussierte sich klassisches BPM auf stark strukturierte Prozesse mit menschlicher Interaktion, wie zum Beispiel die Freigabe eines Urlaubsantrages oder einer Bestellanforderung. Dazu gab es in den letzten Jahren umfassende Standardisierungsbemühungen (z.b. XPDL, WS-FL, WS-Chor), die in letzter Zeit zur Business Process Model and Notation (BPMN) konvergieren. BPMN ist in der aktuellen Version 2.0 sowohl zur fachlichen Beschreibung und unter bestimmten Bedingungen auch als Basis zur Ausführung von Prozessen geeignet. Ein sinnvoller Einsatz der BPMN liegt im Bereich der Prozessdokumentation und -simulation auf der einen Seite, und der Vorgabe von stark strukturierten Prozessen zur Ausführung in einer Engine auf der anderen Seite (Executable BPMN bzw. Model-2-Model-Transformationen). Neben der Ausführung von stark strukturierten, also fest vorgegebenen Prozessen sei es als Human Workflow oder als Integrationsprozess spielt die Unterstützung von eher unstrukturierten, typischerweise stark Dokumentenzentrischen Prozessen ebenfalls eine sehr wichtige Rolle. Ist der Prozess komplett unstrukturiert, sprechen wir hier auch von Collaboration. Aber auch etwas stärker strukturierte Prozesse haben häufig Dokumente als Input oder Output. Im letzten Fall werden die Dokumente aus einem Prozess heraus generiert, wie zum Beispiel eine zu versendende Rechnung. Im ersten Fall kann der Prozess beispielsweise die Weiterleitung unstrukturierter Dokumente, wie die Bearbeitung einer Eingangsrechnung, kontrollieren. Häufig finden hier Scan- und Indexing-Mechanismen Verwendung, um z. B. eine Eingangsrechnung nach automatischer Erkennung des Lieferanten und der Rechnungsnummer automatisiert an den richtigen Empfänger im Unternehmen weiterzuleiten. Flexibilisierung von Prozessen Die häufig notwendige weitergehende Flexibilisierung von Prozessen kann über Business Rules und Ad hoc-prozessschritte erreicht werden. Mittels Business Rules wird es Fachverantwortlichen ermöglicht, direkt die Abläufe und Entscheidungen ihrer Prozesse basierend auf Prozessdaten zu konfigurieren. Dies kann die Festlegung einer Kredithöhe sein, ab welcher eine Vier-Augen-Prüfung erfolgen muss. Idealerweise erhält der Fachverantwortliche die dazu notwendigen Informationen direkt über ein integriertes Prozess- Reporting. Eine weitere Form der Flexibilisierung stellen Adhoc-Prozessschritte dar, welche sich üblicherweise auf einen Teilablauf beziehen. In diesem Ablauf sind lediglich die möglichen Schritte enthalten, wobei sich deren erlaubte Ausführungsreihenfolge aus den verknüpften Daten ergibt. 6

7 Top-thema Hybride End-to-end-Prozesse Viele End-to-end-Prozesse zeichnen sich heute dadurch aus, dass sie sich nicht ausschließlich einer einzelnen der vorweg beschriebenen Prozessklassen zuordnen lassen. Stattdessen setzen sie sich aus Teilprozessen zusammen, welche unterschiedlichen Prozessklassen zuzuordnen sind. Die folgende Abbildung zeigt exemplarisch einen Anwendungsfall aus dem Personalmanagement, der alle unterschiedlichen Prozesstypen beinhaltet: Dokumenten-zentrische Funktionen: Generierung und Weiterleitung eines Vertrags Nutzer-zentrische Aspekte: Freigabe des Vertrags Integrationsprozesse: automatische Aktualisierung von HR-Anwendungen, welche von Vertragsinhalten betroffen sind Eine effiziente Plattform für BPM+ muss demnach die verschiedenen Prozessklassen und deren Zusammenspiel im Kontext hybrider End-to-end-Prozesse unterstützen. Jeder Prozess ist nur so gut wie seine Daten In den Anfangszeiten des BPM wurde der Fokus in vielen Projekten sehr stark auf die Prozessgestaltung, zumeist unter Zuhilfenahme von BPMN-basierten Modellen, gelegt. Die Weiterentwicklung des klassischen BPM führt nun zu BPM+, in welchem Prozesse und Daten mit vergleichbarer Flexibilität, Transparenz und Effizienz behandelt werden. Stamm- vs. Bewegungsdaten Genauso wie Prozess nicht gleich Prozess(typ) ist, gibt es unterschiedliche Arten von Daten. Die wichtigste Grobkategorisierung umfasst dabei die Unterscheidung zwischen Stamm- und Bewegungsdaten. Stammdaten werden Prozessübergreifend bereitgestellt, während Bewegungsdaten in der Regel im Prozess entstehen bzw. im Kontext einer Prozessinstanz von Bedeutung sind. Beispielsweise spielen in dem vorhin erwähnten Order-to-Cash-Prozess sowohl die Stammdaten des Kunden, wie Kundenadresse und Bonität, als auch die Bewegungsdaten, wie eine Kundenrechnung mit Bestellpositionen und Rechnungshöhe, eine zentrale Rolle. Praxisbeispiel Ein Beispiel für eine Business Solution auf Basis von BPM+ ist die Verwaltung von Stellenbesetzungen. Zunächst muss hier die notwendige Funktionalität zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Stellenbeschreibungen bereitgestellt werden. Dieser Teil der Business Solution ist rein datenzentrisch. Anschließend wird der eigentliche Prozess umgesetzt, in dessen Kontext dann Stellenbesetzungen als Bewegungsdaten des Prozesses erzeugt werden. Diese wiederum müssen mit den Stammdaten verknüpft werden eine Stellenbesetzung verknüpft also eine Stelle mit einem Mitarbeiter und fügt noch zusätzliche Informationen wie beispielsweise das Anfangsdatum hinzu. Der Prozess der Stellenbesetzung muss dabei verschiedene Teilprozesse unterstützen, die unterschiedlichen Prozessklassen entsprechen: Die Erstellung der Stellenbesetzung und die Freigabe ist ein klassischer Human Workflow. Die Generierung eines Vertrages und dessen Unterzeichnung durch einen Manager und den Mitarbeiter selber ist ein Dokumenten-zentrischer Prozess. Die am Ende des Prozesses erfolgende automatisierte Aktualisierung verschiedener interner Systeme ist ein Integrationsprozess. 7

8 Business & IT Stammdatenverwaltung Die Pflege von Stammdaten, also das Erfassen, Editieren, Suchen und Bereitstellen der Daten wird häufig über gesonderte Master Data Management (MDM) Lösungen unterstützt. Ein MDM-System muss potenziell redundante und inkonsistente Daten über verschiedene Anwendungen hinweg verwalten und synchronisieren sowie die Qualität der Daten sicherstellen. Hierbei können natürlich auch wiederum BPM-basierte Prozesse für die Datenpflege herangezogen werden. Datenqualität Mit Hilfe einer Stammdatenverwaltung kann die Qualität dieser wichtigen Daten über mehrere Anwendungen hinweg sichergestellt werden. Aber auch die Qualität der Bewegungsdaten spielt eine wichtige Rolle. Werden beispielsweise bei einer Bestellanforderung zu viele Daten vom Besteller abgefragt, entsteht zu viel Arbeit für den Besteller häufig mit dem Ergebnis, dass Daten fehlerhaft eingegeben werden, was wiederum zu Mehrarbeit führt. Werden zu wenige Daten abgefragt, muss ggf. am Ende des Prozesses eine Rückfrage beim Prozessinitiator erfolgen, was ebenfalls ineffizient ist. Daher muss eine effiziente Lösung die Sicherstellung einer hohen Datenqualität unterstützen. Technische Beherrschung von komplexen Daten Neben dem Datendesign ist auch die technische Beherrschung der Daten von enormer Wichtigkeit. Im Bereich der Entwicklung von User Interfaces werden verstärkt Lösungen geschaffen, in welchen Abbildungen (Mappings) zwischen Datenobjekten und einfachen Formularen erstellt werden. Alternativ werden komplett externe Visualisierungen realisiert, die in klassischen Programmierumgebungen wie.net oder JSF erstellt wurden. Diese Umgebungen bieten oftmals auch eine Unterstützung zur Datenpersistenz, können jedoch die Vorteile des BPM-Ansatzes nicht ausnutzen, da die entstehenden Anwendungen nicht prozessorientiert sind. Im Bereich des BPM+ wurde daher eine neue Art der Unterstützung für Frontends entwickelt, welche die komplexe Thematik der Datentransformation zur Visualisierung von Fachobjekten drastisch vereinfacht. Dabei werden auf Basis der Fachmodelle vorgefertigte Komponenten für Formulare zusammengestellt. Diese Komponenten basieren auf bekannten Mustern, wie z. B. Fact Sheets zur Darstellung von einfachen Werten. Durch die Unterstützung von Vererbung in den Fachmodellen nicht nur auf der Daten- sondern auch auch der UI-Ebene kann eine Vielzahl von Vorlagen bereitgestellt werden. Damit lässt sich die Erstellung typischer Oberflächen auf wenige Klicks zur Konfiguration reduzieren. Dieses gilt sowohl für Stamm-, als auch Bewegungsdaten. Auch Process Cockpits, Dashboards oder Tasklisten lassen sich als vorgefertigte UI-Komponenten nahtlos in eigene Business Solutions integrieren. Eine Kunden- oder Projekt-spezifische Anpassung bleibt jederzeit möglich. Dabei stehen moderne Web-Technologien wie AJAX zur Verfügung, ohne dass dadurch die typischerweise sehr hohen Kosten dieser Programmiertechniken entstehen. Dieses kann durch die oben beschriebenen Abstraktionsmechanismen der BPM+ unterstützenden Plattformen sichergestellt werden. Aus fachlicher Perspektive ist es natürlich wichtig, dass in einer Business Solution für den Endanwender die Navigation zwischen dem Prozess (z. B. Bestellung) und seinen Stammdaten (z. B. Kunde) transparent ist. So kann man ohne Wechsel der Anwendung direkt beim Bearbeiten einer Bestellung die Kundendaten aktualisieren. Auch dies ist durch BPM+ sichergestellt. Daten-Föderation Für die Darstellung der Daten im Frontend ist auch die Integration der unterschiedlichen Backend-Anwendungen essentiell. Daten können dabei aus verschiedensten Quellen kommen: Angefangen von klassischen Datenbanken und Altanwendungen, über Content Management- oder ERP- Systeme, bis hin zu Benutzer- und Rollenverwaltungen wie LDAP. Zum Management und der Verwendung dieser Daten ist eine ganzheitliche Sicht erforderlich, welche die verschiedenen Backend-Systeme über eine einheitliche Schnittstelle bereitstellt. Dieses Prinzip wird als Föderation bezeichnet. Die Föderation geht dabei über einfache Integrationsmechanismen wie z. B. SOA hinaus, indem nicht nur die Komplexität der Datenbeschaffung sondern auch der Datensynchronisation vom Prozessentwickler abstrahiert wird. Dieser weitere Abstraktionsmechanismus erhöht die Produktivität in der Entwicklung und erlaubt ein rollenspezifisches Vorgehen im Projekt. Business Solutions mit BPM+ BPM+ erlaubt die Realisierung praxisnaher Business Solutions. Im Gegensatz zu bisherigen Applikationen, die als Silo- Lösungen zumeist abteilungsinterne Fachanforderungen bedienten, jedoch wenig flächenübergreifend integriert waren, und zudem auch nicht SOA- bzw. BPM-orientiert aufgestellt sind, zeichnen sich Business Solutions auf Basis von BPM+ durch folgende Aspekte aus: Business Solutions fokussieren sich auf End-to-end- Prozesse und sind abteilungsübergreifend nutzbar. Die Business Solution kombiniert Prozessmanagement, User Interface und Datenmanagement. Das Prozessmanagement einer Business Solution erlaubt die Kombination von Integrations-, Human Workflow- und Dokumenten-zentrischen Prozessen. Entsprechend des Baukasten-Prinzips können schrittweise neue Lösungen unter Wiederverwendung bestehender Komponenten erstellt werden. 8

9 Business & IT Der Plan/ Build/ Run-Zyklus von BPM+ Um die Total Cost of Ownership (TCO) einer Business Solution so optimal wie möglich zu gestalten und dabei deutlich unter den hohen Kosten der Individualentwicklung zu liegen, müssen moderne Plattformen für BPM+ eine integrierte Unterstützung für den klassischen Plan/ Build/ Run-Zyklus in einer IT-Organisation bieten. Hierfür stehen unterschiedliche Werkzeuge für die verschiedenen Rollen (Business Analyst, Process Engineer, Operations Manager) bereit. Außerdem wird der Lebenszyklus aller Artefakte von der Entwicklungsumgebung über die Test- und Integrationssysteme bis hin zum Produktivsystem effizient verwaltet, wobei sowohl die Prozess- als auch die Daten-Perspektive Beachtung finden muss. Auch die methodische Beherrschung der Entwicklung von Business Solutions ist wichtig. Dabei sollte die eingesetzte Methodik ein integriertes Methoden-Tandem aus POAD und SOAD (Prozess- bzw. Service-orientierte Analyse und Design) unterstützen, wie dieses beispielsweise bei der Integrierten BPM-Projektmethodik (IBPM) der Fall ist. Fazit: von BPM zu BPM+ Daten und Prozesse: Zwei Welten rücken zu Business Solutions zusammen. Business Solutions gehen über das klassische BPM-Verständnis hinaus, indem sie alle drei wichtigen Prozessklassen Workflow-, Integrations- und Dokumentenzentrische Prozesse auch innerhalb eines End-to-end-Prozesses mit ihren Daten integrieren. Wichtig ist hierbei die ganzheitliche Sicht auf Prozesse und ihre Daten, sowohl auf Data Management-Ebene als auch auf der Ebene der Frontends. BPM+ kombiniert somit die klassische datenzentrische Sicht, wie sie z. B. in ERP-Systemen vorliegt, mit der BPM- Sicht der verschiedenen Prozessklassen und der Analyse der Prozessausführung. Durch die Erweiterung der klassischen BPM-Themenstellungen um die Bereiche der integrierten Daten- und Frontendunterstützung entstehen ganz neue Möglichkeiten, welche deutlich über den ursprünglichen Fokus auf die Geschäftsprozesse hinausgehen. An die Stelle der reinen Prozesslehre tritt ein erweiterter Kontext, welcher es ermöglicht, Lösungen basierend auf der nahtlosen Integration von Prozessen, Daten und Frontends zu erstellen. Mit diesen Lösungen lässt sich ein deutlich erweitertes Spektrum der täglichen Problemstellungen in einem Unternehmen abdecken. Dadurch können auch die von ERP- und Legacy-Anwendungen nicht (oder nicht kosteneffizient) adressierten, unternehmensspezifischen Prozesse optimiert werden. Dieses ist für die Differenzierung am Markt von enormer Relevanz. Dirk Slama, Dr. Frank Puhlmann > BPM+ mit der neuen inubit Suite 6: Process Engine und Enterprise Service Bus sorgen für Prozessausführung und Integration bestehender Systeme, Business Solutions (Fachanwendungen) können über das Solution Center im Enterprise Portal erstellt und bereitgestellt weden, das zentrale Business Repository verwaltet alle für Prozesse und Lösungen relevanten Daten und Dokumente 9

10 Business & IT Einfache Wege für komplexe Marktprozesse Die inubit AG baut ihre Präsenz am Energiemarkt stetig aus. Die Anzahl an Kunden in der Energiebranche, die auf die inubit Suite vertrauen, beläuft sich mittlerweile auf 200 Energieversorgungs-Unternehmen (EVUs) in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Mit einem Ohr am Kunden, mit dem anderen nah am Markt entwickelt inubit kontinuierlich neue Lösungen, die unseren Kunden das Agieren im Energiemarkt erleichtern. > inubit auf der E-world 2011: Marktpartnerportal und Round-trip Monitoring im Fokus Die Liberalisierung des Energiemarktes und die sich stetig wandelnden Anforderungen der Branche und der Gesetzgeber zwingen Energieversorger, sowohl interne als auch externe Geschäftsprozesse zu automatisieren. Einerseits kann nur so den gesetzlichen Vorgaben der Trennung von Netz und Energie entsprochen werden. Andererseits bietet die Automatisierung der Geschäftsprozesse für Energieversorger auch das Potenzial, durch effiziente Abläufe die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Um diesen Anforderungen Rechnung zu tragen, kombinieren wir die inubit Suite mit der fachlichen, energiemarktspezifischen Kompetenz unserer Mitarbeiter bei der Lösungsentwicklung und Projektumsetzung. So sind wir jeglicher Komplexität und allen Anforderungen unserer Kunden stets gewachsen für alle Rollen und Akteure im Energiemarkt. Zentrales Portal für Energieprozesse Als zentralen Einstieg in die Welt der verschiedenen Prozesse der Energiewirtschaft wurde ein durchgängiges Portal für Marktpartner, Endkunden und interne Fachanwender entwickelt. Dabei kommen vorgefertigte Komponenten zur Visualisierung von Zeitreihen und Prozesskennzahlen, zur Workflowbasierten Prozessbearbeitung beispielsweise im Bereich Lieferanten- und Messstellenwechsel sowie zum durchgängigen Monitoring aller beteiligten Systeme und Marktprozesse zum Einsatz. Um der Vielfalt individueller Anforderungen von Marktpartnern, Kunden und Mitarbeitern gerecht zu werden, kann das Portal durch frei definierbare Sichten und Workflows an das jeweilige Unternehmensumfeld angepasst werden. Die dafür notwendigen Integrations- und Kommunikationskomponenten gehören durch die erfolgreiche Umsetzung komplexer Anforderungen in verschiedensten Projekten der letzten Jahre zum Standardfunktionsumfang der inubit Suite. Prozesse im Blick: Round-trip Monitoring Um die Komplexität der Kommunikationsprozesse im Energiemarkt durch strukturierte Daten zu reduzieren und den hohen Abstimmungs- und Informationsbedarf abzufangen, bietet das Prozessmonitoring viel Potenzial zur Effizienzsteigerung im Rahmen interner Verarbeitungsprozesse bei Energieversorgern. Eine zentrale Rolle spielt dabei die system- und prozessübergreifende Bündelung von Nachrichten und Fehlern, deren Zuordnung zu Prozessen und die automatische Benachrichtigung der Mitarbeiter bei fehlerhaften Nachrichten. Mit dem inubit Process Monitor werden alle erforderlichen Prozessinformationen gesammelt und dem Fachanwender übersichtlich aufbereitet. So entsteht ein systemübergreifendes Round-trip Monitoring sämtlicher Geschäftsprozesse: eine konzentrierte Daten- und Prozessüberwachung, bei der Statusinformationen über Prozesse aus unterschiedlichen Systemen gebündelt, den Verantwortlichen übersichtlich dargestellt und Fehler den entsprechenden Prozessen zugeordnet werden. Bei Störfällen können Mitarbeiter direkt aus dem Monitoring heraus steuernd in Prozesse eingreifen. Dirk Breitkreuz 10

11 Business & IT Herausforderung für Filialnetze: (De)zentrales Prozessmanagement Filialnetze sind ein weit verbreitetes, äußerst erfolgreiches Geschäftsmodell. Auf den ersten Blick scheint die Welt hier in sicheren Bahnen zu laufen. Die Zentrale gibt die Regeln vor, Prozesse sind weitestgehend standardisiert und die einzelnen Filialen laufen im Gleichklang. So weit zur Theorie. Denn wie so oft, verbirgt sich der Teufel im Detail. Um den Spagat zwischen zentraler Rechnungslegung und dezentralen Bestellvorgängen zu meistern, hat der inubit Partner GISA eine Lösung entwickelt, die sich dieser Herausforderung stellt. Die Strukturen im Filialmarkt: Die Zentrale eines Filialnetzes definiert die Waren, die in den Filialen angeboten werden. Dafür handelt sie Verträge mit Lieferanten aus. Die Filialen wiederum erwerben die für ihren Shop benötigten Waren direkt von der Zentrale doch die Bestellung erfolgt direkt zwischen Filiale und Lieferant. Damit entstehen drei verschiedene Beziehungen im Bereich der Bestell- und Rechnungsprozesse. Die Filiale bestellt beim Lieferanten und erhält von ihm die Ware. Der Lieferant stellt die an alle Filialen gelieferte Ware aggregiert der Zentrale in Rechnung bzw. erhält von ihr eine Gutschrift. Die Zentrale stellt der Filiale anschließend die an sie gelieferte Ware in Rechnung. Automatisierte Rechnungserstellung Die Faktura-Lösung von GISA, die auf Basis der inubit BPM- Suite entwickelt wurde, kann genau diese Komplexität abdecken. Bei Lieferung der Ware bestätigt die Filiale den Erhalt. Anschließend aggregiert der Lieferant alle an die Filialen gelieferten Waren und schickt diese Lieferdokumente elektronisch an die Faktura-Lösung, die diese Dokumente Compliance-gerecht direkt archiviert. In einem nächsten Schritt > Vom Lieferschein zur Rechnung: Standardisierung und Automatisierung werden sie validiert, und an das jeweilige ERP-System übergeben, in dem sie weiter verarbeitet und debitorisch sowie kreditorisch gebucht werden. Schlussendlich erzeugt die Lösung direkt die entsprechende Gutschrift an den Lieferanten, die in einem abgestimmten Format elektronisch übermittelt wird, sowie die Rechnung für die Filiale, die direkt elektronisch signiert oder postalisch verschickt werden kann. Neben der automatischen Rechnungserstellung erhält die Filialnetzbetreiber im gleichen Schritt aggregierte Abrechnungsdaten zur Verbuchung im eigenen ERP-System und die zugehörigen Rechnungen im PDF-Format zur Archivierung. Dank der Automatisierung der gesamten Teilprozesse und der Flexibilität der Faktura-Lösung entstehen für den Filialnetzbetreiber folgende Nutzen: Standardisierung der Faktura-Prozesse Erweiterbarkeit der Lösung für neue Lieferanten und Lieferantenprozesse Einhaltung rechtlicher Regelungen Möglichkeit zum Outsourcing der Faktura-Prozesse Durch die Kombination der GISA Faktura-Lösung mit einer OCR-Lösung kann das Anwendungsszenario auf weitere Bereiche, wie z. B. Papierlieferscheine, ausgeweitet werden. Unternehmen profitieren dann von einer automatischen Posteingangsverarbeitung, die einen elektronischen Beleg erzeugt, der in Standardprozesse überführt werden kann. Thomas Krause, GISA GmbH 11

12 Business & IT Montageberichte digital erfasst und automatisch bearbeitet Berichte von Außendienstmitarbeitern im Anlagen- und Maschinenbau werden immer noch häufig auf Papier oder elektronisch in Word-Dokumenten erfasst, die jedoch keinerlei Anbindung an nachgelagerte Systeme und Prozesse ermöglichen. Für die Reduzierung der aufwändigen und fehleranfälligen manuellen Übertragung von Papierformularen und den Datentransfer vom Notebook in ein nachgelagertes System, bietet der inubit Partner Topcom eine auf der inubit BPM-Suite basierende Lösung für effizientes Montagebericht-Management und das ganz ohne Medienbruch. Montageberichte weg vom Papier zu automatisieren, alle Informationen transparent und archivierbar zur Verfügung zu haben und die nachgelagerten Aktionen und deren Fortschritt abteilungsübergreifend zu überwachen und zu protokollieren dies hat sich die Topcom-Lösung für effizientes Montagebericht-Management zum Ziel gesetzt. Die Lösung gibt Außendienstmitarbeitern die Möglichkeit, zu erhebende Daten in eine browserbasierte Maske einzugeben, auf die sie standortunabhängig und ohne Internetzugang zugreifen können. Mit dem Eintrag der Maschinennummer in das Formular werden Kopfdaten und weitere Informationen aus den nachgelagerten ERP- und CRM-Systemen automatisch ausgefüllt, alle noch offenen und durchzuführenden Tätigkeiten übersichtlich und priorisiert dargestellt. Hat der Montagemitarbeiter den Bericht erstellt, kann der Kunde gleich vor Ort digital über ein Unterschriften-Pad unterzeichnen. Per Klick wird ausgewählt, wer den Bericht zur weiteren Bearbeitung erhält, und anschließend wird er über eine bestehende Internetverbindung an die Zentrale gesandt. Automatisiertes Anstoßen nachgelagerter Prozesse Der Vorteil einer solchen Straffung der Berichterfassung liegt auf der Hand: Von der Eingabe über den Transfer in nachgelagerte Systemen bis hin zur Auswertung werden die Prozessdurchlaufzeiten erheblich reduziert. Liegen die Daten > Eine browserbasierte Maske vereinfacht die Eingabe des Montageberichts und die automatische Weitergabe von Daten 12

13 Business & IT einmal im digitalisierten Montagebericht vor, ist es einfach, Folgetätigkeiten zu initiieren. So können umfangreiche Auswertungen und Simulationen durchgeführt oder als nachgelagerte Aktion eine automatische Angebotsvorbereitung im ERP-System gestartet werden. Ein noch nicht abgeschlossener Montageauftrag erscheint in der Aktivitätenliste mit gehobener Priorität eine Ampel zeigt offene To Do s an. Für den Fall, dass Fristen nicht eingehalten werden, hält das System eine Stellvertreterregelung vor. Zeitachsen, die in der Aktivitätsliste angezeigt werden, definieren, wann ein Vorgang abgeschlossen sein muss. Vor Ablauf dieser Frist kann über verschiedene Medien erinnert bzw. eskaliert werden. Je nach Bedarf kann der Kunde auch direkt über den Fortschritt der Arbeiten informiert werden. Dazu stehen verschiedene Kommunikationskanäle wie oder SMS zur Verfügung, aber auch die Einsicht in den aktuellen Status über ein Portal ist möglich. Praxisbeispiel: Verkürzte Prozessdurchlaufzeiten senken Kosten Durch den Wegfall der Medienbrüche bei der automatisierten Verbindung zwischen Montagebericht und weiterverarbeitenden Stellen können die Prozessdurchlaufzeiten, also die Dauer, die ein Prozess vom Beginn der Aktivität bis zur Vollendung aller daraus resultierenden Abläufe inklusive der Transport- und Liegezeiten dauert, erheblich gekürzt, dadurch Kosten reduziert und die Effizienz gesteigert werden. Beispielhaft wurde ein SOLL-/ IST-Vergleich der Prozesslaufzeiten eines Maschinenherstellerunternehmens durchgeführt. Das Unternehmen verfügt über 50 Mitarbeiter im After-Sales Bereich, von denen 30 im technischen Außendienst arbeiten. Bei allen Serviceeinsätzen, Umbauten oder Reparaturen werden Montageberichte verfasst. Die Anzahl der zu verarbeitenden Berichte und Vorgänge liegt zwischen und pro Jahr. > Strukturierte und nachvollziehbare Prozesse führen zur verbesserten und schnelleren Zusammenarbeit der am Gesamtprozess beteiligten Mitarbeiter und Kunden Durch die digitale Erfassung und automatische Weiterverarbeitung der Montageberichte reduzieren sich die Prozesskosten des Unternehmens pro Durchlauf um rund zwei Drittel. Bei der Anzahl der Durchläufe pro Jahr amortisiert sich die Investition damit bereits nach ca. neun Monaten. Neben diesem wirtschaftlichen Vorteil verbessert das Unternehmen letztendlich auch seinen Service und der Kunde profitiert von deutlich kürzeren Reaktionszeiten. Birgit Kartscher, Topcom Kommunikationssysteme GmbH 6. PraxisForum GDPdU Digitale Betriebsprüfung in der Praxis von Unternehmen für Unternehmen Die GISA GmbH bietet den Teilnehmern erneut für zwei Tage eine Plattform zum ungestörten Informationsaustausch rund um GDPdU und Compliance. Erleben Sie am 15. und 16. Juni live in Berlin: herstellerneutrale Informationen und praxiserprobte Lösungsszenarien! E-Bilanz Altsystemabschaltung Compliance rechtssichere Archivierung Gern teilen wir mit Ihnen unsere Erfahrungen und Lösungsansätze aus über 100 Projekten und Empfehlungen direkt aus der Praxis. Jetzt Frühbucherrabatt sichern! Anmeldung unter: Halle (Saale) Berlin Bielefeld Chemnitz Cottbus Frankfurt am Main Leipzig 13

14 Business & IT Industrialisierung in der Versicherungswirtschaft Mit Industrialisierung wird ein Trend benannt, der aktuell für enorme prozessuale und organisatorische Veränderungen in der gesamten Versicherungsbranche sorgt. Getrieben Level ist dabei durch spartenübergreifende und fallabschließende Bearbeitung von Standard-Geschäftsvorfällen geprägt. Dagegen werden im Second Level spartenspezifische nicht-standardisierbare bzw. komplexe Geschäftsvorfälle bearbeitet. vom steigenden Kostendruck werden in den Versicherungsunternehmen Maßnahmenpläne umgesetzt, um Prozesse sowohl effizienter als auch effektiver zu gestalten. Die Standardisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen stellt derzeit den Ausgangspunkt der Industrialisierung in der Versicherungswirtschaft dar. Durch klar definierte Arbeitsund Entscheidungsabläufe werden die Effizienz und die Geschwindigkeit der Verarbeitung erhöht und die Fehlerhäufigkeit reduziert. Im Rahmen der Standardisierung muss grundsätzlich die Frage geklärt werden, welche Geschäftsvorfälle sinnvoll standardisierbar bzw. nicht standardisierbar sind. Studien belegen, dass im Privatkundengeschäft ca. 80 bis 90 Prozent der vom Kunden eingehenden Geschäftsvorfälle standardisiert und nach vordefinierten Regeln verarbeitet werden können. BPM unterstützt Standardisierung Solche Quoten sind jedoch nicht ohne eine teil- bzw. vollautomatische technische Unterstützung realisierbar. Prozessmanagement-Systeme mit skill- und lastorientierten Verteilungsmechanismen stellen dementsprechend das Rückrat der Industrialisierungsbestrebungen dar. Die Ausrichtung an den Geschäftsprozessen verlangt zwangsläufig auch eine Anpassung der immer noch dominierenden funktions- und spartenorientierten Aufbauorganisation der Versicherungsunternehmen. Im Rahmen der Industrialisierungsmaßnahmen hat sich ein weitestgehend einheitliches Organisationsmodell herauskristallisiert. Unabhängig vom Eingangsmedium gehen Meldungen und Dokumente zentral ein und werden im Fall von Brief, Fax oder gescannt, als Image abgelegt und indiziert. Auf der Basis der Indizierung erfolgt ein automatisches Routing in die entsprechenden Organisationseinheiten. Diese gliedern sich meist in eine First- und Second-Level-Bearbeitung. Das First > Industrialisierungsbestrebungen Verlagerung der Geschäftsvorfall- Volumina Ein besonderes Augenmerk liegt auf der vollautomatischen Verarbeitung von Geschäftsvorfällen (Dunkelverarbeitung). In diesem Bezug sind auch die Bestrebungen der Industrialisierung deutlich nachzuvollziehen. Schritt für Schritt wird demnach eine sinnvolle und kundenorientierte Verlagerung der Geschäftsvorfall-Volumina vom Second zum First Level bis hin zur Dunkelverarbeitung angestrebt. Durch eine solche Verlagerung können die Prozesskosten, Durchlaufzeiten und Fehlerquoten positiv beeinflusst sowie die Auslastung und Einsatzplanung der Personalkapazitäten optimiert werden. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie auf der Konferenz der Versicherungsforen Leipzig Industrialisierung in der Versicherungswirtschaft, die am 24. März 2011 in Köln stattfindet. Nähere Informationen hierzu können unter eingesehen werden. Marco Heise, Versicherungsforen Leipzig Die Industrialisierung in der Versicherungswirtschaft spiegelt die Bestrebungen der Branche wider, eine weitestgehende Standardisierung und Automatisierung der Verarbeitung von Massengeschäftsvorfällen zu erreichen. Die primäre Zielsetzung ist dabei, Kosten zu senken sowie die Qualität zu erhöhen. 14

15 kurz notiert Automatisierte Lieferscheinverarbeitung bei Bartels-Langness Die Bartels-Langness Unternehmensgruppe (BELA) nutzt für die Automatisierung des Datenaustauschs und die Verarbeitung von Lieferscheinen die inubit BPM-Suite. Als einer der 15 größten Lebensmittelhändler in Deutschland schafft das Unternehmen so eine höhere Agilität seiner IT-Services. Durch die verkürzten Prozesslaufzeiten kann die Logistik heute effizienter gestaltet und der individuellen Kundenberatung mehr Zeit eingeräumt werden. Das inubit Paper2Process-Prozesspaket greift Lieferscheine sofort nach Eingang digitalisiert oder am Faxserver ab, liest alle Daten mittels Intelligent Character Recognition (ICR) aus dem Dokument aus und validiert sie anschließend. Parallel dazu findet ein Abgleich der Daten mit den internen Systemen statt. In Fällen, in denen eine automatische Erkennung nicht möglich ist, können Mitarbeiter über einen Workflow in den Prozess mit einbezogen werden. Abschließend folgt eine automatische Archivierung der Belege, so dass der Geschäftsfall durch die zuständigen Mitarbeiter unter Abgleich der betroffenen Systeme bearbeitet und freigegeben werden kann. System-Haus-Dresden und inubit schließen Partnerschaft Die SHD System-Haus-Dresden GmbH, Spezialist für die Projektierung, Realisierung und Betreuung komplexer IT- Netzwerk- und Systemlösungen, und inubit haben Ende 2010 ihre Kooperation bekannt gegeben. Die Kunden der SHD System-Haus- Dresden GmbH stammen vor allem aus dem industriellen, klinischen und halböffentlichen Bereich. Durch die Verbindung mit der inubit BPM-Suite zur Automatisierung der Geschäftsprozesse kann SHD ihren Kunden heute ein erweitertes Leistungsspektrum anbieten. So profitieren sie über das Systemmanagement hinaus von einer hochleistungsfähigen, schnell umsetzbaren Prozesssteuerung und einer umfassenden Systemintegration. Dr. Frank Karow, Geschäftsführer bei SHD, beschreibt die Vorteile der Kooperation: Wir freuen uns darauf, unseren Kunden mit einer führenden BPM- Technologie passgenaue Lösungen und einen langfristigen Investitionsschutz bieten zu können. inubit hat sich für uns als idealer Hersteller im Bereich Business Process Management erwiesen. BPMN-Prozesse mit inubit BPM-Suite standardkonform Die inubit AG hat mit ihrer inubit BPM- Suite erfolgreich an der Marktstudie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO zum Thema Business Process Modeling 2010 teilgenommen. Die auf der IT & Business 2010 im Rahmen des BPM- Forums vorgestellte Studie zeigt Anwendern die Möglichkeiten der BPMN- Modellierung und Prozessausführung mit Hilfe von Standardprodukten auf. Der inubit BPM-Suite wurden hierbei eine Konformität zum BPMN 2.0-Standard sowie eine einfache Handhabung bei der fachlichen und technischen Prozessmodellierung bestätigt. Dank der einfachen Installation der inubit BPM-Suite, der intuitiven Bedienbarkeit und der ausführlichen Produktdokumentation inklusive Tutorial konnten die Mitarbeiter des Fraunhofer IAO das Testszenario vollständig ohne Hilfe von inubit-consultants umsetzen. Geprüft wurden hierbei, neben der Konformität zum BPMN-Standard, die Import- und Exportmöglichkeiten von Prozessmodellen sowie die technische Prozessimplementierung unter Einbindung von Web Services. Darüber hinaus waren Funktionen wie Analyse und Simulation mitentscheidend. Dr. Frank Puhlmann, technischer Produktmanager bei inubit: Anwender profitieren, wenn Institute wie das Fraunhofer IAO regelmäßig am Markt verfügbare Produkte auf den Prüfstand stellen. Dank der Hands-on -Untersuchungen mit einem hohen Praxisanteil erhalten Interessierte einen Einblick, worin sich die Tools unterscheiden. 15

16 kurz notiert Kundengewinne in den Niederlanden und Tschechien Mit zwei neuen Partnern für den niederländischen, tschechischen und slowakischen Markt wächst die internationale Präsenz von inubit in Europa. BPMpartner, neuer Partner für den niederländischen Markt, hat für Visser Duiven als führenden Anbieter von Logistikleistungen bereits das erste Projekt umgesetzt. Visser Duiven nutzt die inubit BPM-Suite, um die täglichen Bestellprozesse, bei denen Kunden Bestellungen in unterschiedlichen Formaten von EDI bis Excel abgeben, zu modernisieren. Mit der inubit-lösung von BPMpartner haben wir den Service gegenüber unseren Kunden verbessert. Wir bieten ihnen heute ein flexibles Tool, um ihre Transaktionen über uns abzuwickeln, resümiert Ben Hendriks, Direktor bei Visser Duiven. Für den tschechischen Markt setzte EDISS ein Projekt bei einem Automobil-Zulieferer um. Basierend auf der inubit BPM-Suite erlaubt die Lösung dem Kunden, Geschäftsdokumente wie Lieferavis oder Versandanzeigen mit seinen Partnern und Kunden auszutauschen. Mit der inubit BPM-Suite können wir Business Solutions von höchster Qualität zur Verfügung stellen. Dies passt zu unserer Strategie, Kunden Lösungen für scheinbar unlösbare Probleme zu bieten, erklärt Libor Zimml, Sales Director von EDISS. inubit Training Center: neue Kurse für Fachanwender Mit Beginn des Jahres wurde das Angebot des inubit Training Centers erweitert. Vor allem für Fachanwender und das Management werden Workshops zu allgemeinen aktuellen Themen rund um das Thema BPM angeboten. Damit öffnen wir unsere Schulungen und das Thema überhaupt einem weiteren Interessentenkreis nähmlich denjenigen, die im Alltag vom Einsatz der Software und den damit einhergehenden Neuerungen am meisten mitbekommen. Ebenfalls seit Beginn des Jahres hat das inubit Training Center das inubit Education Credits -System eingeführt. Kunden können die Credits zu Jahresbeginn erwerben, um konkrete Trainings zu buchen, oder aber sie können das erworbene Schulungskontingent auf das gesamte Jahr verteilen und für ihr Unternehmen zu nutzen. Der Vorteil liegt nicht nur darin, dass über das Jahr verteilt auf beiden Seiten weniger Organisationsaufwand entsteht. Beim Erwerb von Schulungskontingenten erhalten Kunden je nach Volumen auch deutlich vergünstigte Konditionen. inubit automatisiert weltweite Vertriebsplanung bei Atotech Atotech Deutschland, führender Anbieter integrierter Produktionssysteme, Chemie, Zubehör, Know-how und Service in den Bereichen dekorativer und funktionaler Oberflächenbeschichtung sowie Halbleiter- und Leiterplattenherstellung, setzt für eine effiziente Abwicklung ihrer Vertriebsplanungsprozesse die inubit BPM-Suite ein. Die jährliche Vertriebsplanung für die auf fünf Kontinente verteilten 24 Standorte wurde auf eine monatlich rollierende Planung umgestellt. Aufgrund des Mehraufwands sollten die Planungsprozesse effizienter gestaltet werden. Die inubit BPM-Suite stellt die erforderlichen Funktionalitäten zur Dokumentation der IST- und SOLL-Prozesse unter Verwendung der Modellierungssprache BPMN zur Verfügung. Der Ansatz ermöglicht auch die Automatisierung der Planungsprozesse. Über die SAP-Schnittstelle konnte die vorhandene SAP-Landschaft (SAP NetWeaver mit den Komponenten SAP BI Integrated Planning und der SAP Web Application Designer) angebunden werden. inubit kommt in der komplexen SAP- Landschaft für die Prozesssteuerung und Dokumentation zum Einsatz. Norbert Gimm, Projektverantwortlicher bei Atotech, resümiert: Unsere Prozesse in der Vertriebsplanung sind dank der inubit BPM-Suite verkürzt, automatisiert und jederzeit aktuell dokumentiert. Darüber hinaus stehen Informationen der Vertriebsplanung zeitnah zur Verfügung, wodurch Atotech Marktentwicklungen früh erkennen und Wettbewerbsvorteile nutzen kann. 16

17 e-invoice: Jetzt mit sicherem Zustellnachweis! Eine flexible Plattform inklusive digitaler Signatur zum elektronischen Rechnungsversand per mit sicherem Zustellnachweis in dem vom Empfänger geforderten Datenformat wünschen sich viele Unternehmen. Mit Topcom haben sie dafür einen zuverlässigen und kompetenten Lösungspartner gefunden. Laut einer Studie der Universität Hannover wurden im Jahr 2008 ca. sechs Milliarden Rechnungen von Unternehmen in Deutschland auf dem Postweg versandt. Bei einer Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand könnten nach dieser Expertise Einsparpotenziale von 80 bis 90 Prozent ausgeschöpft werden. Die meisten Unternehmen verschicken ihre Rechnungen auf traditionellem Weg als Papierrechnung. Die Rechnungen werden erstellt und ausgedruckt, versandfertig gemacht und per Post verschickt. Dies ist aber nicht nur teuer, bezogen auf die Porto- und Verarbeitungskosten, es dauert auch einige Tage bis die Rechnung zugestellt ist. Und ob Sie auch wirklich beim Empfänger angekommen ist, kann der Versender nicht automatisch überprüfen. Mit der Topcom-Lösung zum elektronischen Rechnungsversand sind diese Nachteile auf einen Schlag gelöst, denn die Rechnungen werden nachdem sie im ERP oder CRM erzeugt wurden signiert, archiviert und anschließend per mit sicherem Zustellnachweis in dem vom Empfänger geforderten Datenformat (EDI, PDF, XML, IDOC, CSV, etc.) elektronisch übermittelt. Eindeutiger Rechtsnachweis über Empfang Ein großer Vorteil, der sich neben der Kosteneinsparung für die wegfallenden Verarbeitungs- und Portoaufwendungen ergibt, ist die digitale Archivierung und die Nachvollziehbarkeit der Übermittlung durch eindeutige Zustell- und Empfangsnachweise, denn das Topcom-System gibt exakte Auskunft darüber, wann das Dokument vom Empfänger zur Kenntnis genommen wurde. Wird eine Rechnung über einen definierten Zeitraum nicht abgerufen, dann kann der Vorgang eskaliert und weitere Maßnahmen eingeleitet werden. Diese greifen schnell und effizient und sind dem herkömmlichen Ablauf deutlich überlegen. Hoher Nutzen auch für den Rechnungsempfänger Auch der Empfänger der papierlosen Rechnung profitiert von e-invoice. Der Wegfall der manuellen Erfassung sorgt für einen schnelleren Durchlauf und eine bessere Nutzung von Skonti. Je nach Empfänger ist auch eine direkte Einleitung in dessen Rechnungseingangsprozess möglich und die Dokumente sind durch die digitale Signatur sofort samt Prüfbericht rechtsverbindlich archivierbar. Hat das Unternehmen sich für eine digitale Lösung entschieden, ist es auch für die Zukunft bestens gewappnet. Denn heute fordern bereits viele Kunden den Erhalt der Rechnung auf digitalem Wege. DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK: Schneller Durchlauf durch automatisierte Prozesse Eindeutige Zustell- und Empfangsnachweise Komplettsystem aus einer Hand Automatisierte Eskalationsprozesse Zentrale Administration und Kostenerfassung Compliancekonform durch konstante Nachvollziehbarkeit des gesamten Prozesses Mehr Optionen in der Weiterverarbeitung für den Empfänger Kurzfristige Amortisation, hohes Einsparpotenzial topcom-group.de Topcom Kommunikationssysteme GmbH Alt Pempelfort Düsseldorf Telefon: 0211 / Telefax: 0211 /

18 Aus der Praxis Ganz automatisch den Rekordzuwachs meistern Die HanseMerkur Krankenversicherung automatisiert die Prozesse in der Leistungsabrechnung mit der inubit BPM-Suite und kann so das Serviceniveau trotz eines verdreifachten Kundenstamms bei nahezu gleicher Personaldecke halten. Zukünftig soll der Anteil der automatisierten Verarbeitung von derzeit 20% auf mindestens 30% gesteigert werden. Die HanseMerkur Krankenversicherung bietet sowohl Krankenvollversicherungen als auch -zusatzversicherungen an und konnte in der Zeit von 2003 bis 2009 einen expansiven Zuwachs von auf 1,2 Millionen Versicherte verzeichnen. Mit einer Verzögerung von knapp zwei Jahren sind diese Zuwächse inzwischen auch im Bereich der Leistungssachbearbeitung spürbar geworden. Bis in das Jahr 2005 hinein war die Leistungsabrechnung ein rein manueller Prozess der Datenerfassung und Leistungsprüfung, der vieler Einzelprüfungen durch umfassend ausgebildete Sachbearbeiter bedurfte. Aufgrund der hohen manuellen Aufwände wurde die Datenerfassung und Prüfung zunächst so weit wie möglich reduziert was wiederum mit den Interessen des Leistungsmanagements und dem Ziel der Beitragsstabilität schwer zu vereinbaren war. Um das steigende Volumen ohne Einschnitte beim Kundenservice zu bewerkstelligen, wurden seit dem Jahr 2006 schließlich intelligente Systeme zur Datenextraktion beschafft und Expertensysteme zur Leistungsprüfung in die Prozesse eingebunden. Dadurch wurde die Menge der verwendeten Daten und die Anzahl der Prüfungen erhöht, was im Rahmen der Sachbearbeiterspezialisierung zu komplexeren Prozessen führte, die im Kontext der alten Systemarchitekturen nur schwer abzubilden waren. Mit SOA flexibel in die Zukunft Um das Wachstum der HanseMerkur ohne massiven Mitarbeiterzubau auf der Leistungsseite einerseits und ohne Einschnitte im Kundenservice andererseits abfangen zu können, mussten die Prozesse durch teil- und vollautomatisierte Anteile optimiert werden. Die aus den Abrechnungen extrahierten Informationen wie Name des Leistungsnehmers, eingereichte Leistung und Höhe der Rechnung sollten im Rah- > Die inubit BPM-Suite integriert Mainframe, Bestandsführungssystem und vorhandene Datenbanken und bindet Tools wie medizinische Prüfsysteme zur Leistungsprüfung oder eine Rule Engine zur Abbildung komplexer Entscheidungsregeln ein. 18

19 Aus der Praxis > Sönke Volquartz, Gruppenleiter Organisationsentwicklung, und Frank Mielke, IT-Architekt und Projektleiter Mit Hilfe der inubit BPM-Suite konnte die Vision von flexibler End-to-end-Prozessgestaltung der Abteilung Organisationsentwicklung bei der HanseMerkur erfolgreich umgesetzt und damit ein wesentlicher Baustein der strategischen Ziele geschaffen werden. Die Prozessgestaltung schafft mehr Transparenz und lässt Fachbereiche und IT zusammenwachsen. men einer Vorprüfung automatisch mit den Informationen der Datenbanken abgeglichen werden, um die zeitintensiven manuellen Vorgänge, die bei der Prüfung des Versicherungsschutzes anfallen, zu reduzieren. Eine Dialoginteraktion mit dem Sachbearbeiter sollte nur punktuell in Ausnahmesituationen notwendig sein. Ziel war es, die neuen Prozesse auf einer Service-orientierten Architektur (SOA) aufzubauen und unter Einbeziehung einer Process Engine mit einem hohen Maß an Flexibilität abzubilden, um auch für die zukünftig immer weiter steigenden Änderungserfordernisse der Privaten Krankenversicherungs-Branche (PKV) strategisch gerüstet zu sein. Die erste Marktübersicht wurde auf Basis einer Internetrecherche erstellt. Passend zur vorhandenen Infrastruktur bei der HanseMerkur und unterstützt durch jeweilige Demoversionen wurden anschließend mit einigen Anbietern kleinere Tests durchgeführt. Die fünf Kandidaten in der engeren Auswahl wurden im Rahmen eines Proof of Concepts (PoC) und separater Workshops auf Herz und Nieren untersucht. Neben dem üblichen Bewertungskatalog war auch ein im Modellierungsstandard BPMN dokumentierter Referenzprozess inklusive vorgegebener Serviceschnittstellen, Dialoge und Prozessregeln beschrieben, den es unter den wachsamen Augen des HanseMerkur-Teams lauffähig zu implementieren galt. Neben der inubit BPM-Suite wurden die Process Engines u. a. von Pegasystems und Cordys, aber auch Open Source-Lösungen wie jbpm evaluiert, die jeweils gegen umfangreiche Anforderungskataloge aus den Fachbereichen und der IT geprüft und im praktischen Einsatz getestet wurden. Obwohl keiner der Anbieter die hohen Anforderungen der HanseMerkur vollständig erfüllen konnte, gab es wesentliche Unterschiede in der Qualität der Lösungen. Die inubit BPM-Suite ging schließlich als Sieger aus den PoCs hervor, da sie den größten Teil der Anforderungen erfüllte und durch ihre Flexibilität überzeugte. Schlussendlich war wirtschaftlich gesehen das hervorragende Preis-Leistungsverhältnis, aber auch der Eindruck auf der persönlichen Ebene wichtig: inubit passte vom Produkt und den Mitarbeitern her einfach am besten zur HanseMerkur. Punktuelle Dialoginteraktion Da die Produktionsfähigkeit des BPM-Stacks innerhalb der HanseMerkur anhand eines ersten fachlichen Prozesses nachzuweisen war, galt es, nach der Toolentscheidung zügig die Infrastruktur aufzubauen. Dazu wurde eine dreitägige Individualschulung für die Entwickler der BPMN-Modelle und der Technical Workflows sowie eine eintägige Admin-Schulung kombiniert mit einem eintägigen Workshop für die Administratoren in Anspruch genommen. Darüber hinaus erhielten die Mitarbeiter der HanseMerkur in der ersten Zeit Unterstützung durch Berater der inubit AG, um unter anderem das Deployment der Technical Workflows in den Staging-Prozess zu integrieren. Bei Einführung der inubit BPM-Suite wurde ein spezielles Augenmerk auf die Themen Dialogintegration und die hier erforderliche Performance geworfen. Ein auf der inubit BPM-Suite basierender Workflow sorgt mittels in Eclipse entwickelter Oberflächen jederzeit für die aktive Einbindung der richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt über Web Services. Durch Nutzung der Möglichkeit, Prozesse schlafen zu legen und wieder aufzuwecken, wurde ein Konzept zur asynchronen Dialoganbindung mit aktivem Prozess auf der Client-Seite entwickelt, so dass der Client die dem Sachbearbeiterprofil zugeordneten Dialogtasks prioritätsgesteuert zur Bearbeitung anbietet. Da dieser Zyklus im Rahmen einer Sachbearbeitung gegebenenfalls mehrfach durchlaufen werden muss, galt es hier, optimale Durchlaufzeiten zu erhalten. Die inubit-mitarbeiter konnten kurzfristig den Anforderungen der HanseMerkur entsprechende Laufzeitverbesserungen erzielen. Wachstum ohne Mitarbeiterzubau In den vergangenen Monaten wurden monatlich rund Posteingänge der Kunden zu Leistungsabrechnungen verarbeitet, von denen aktuell knapp 20 Prozent automatisiert über die neuen Prozesse erstellt werden. Die inubit BPM- Suite integriert dabei Systeme der vorhandenen IT-Landschaft wie z.b. Mainframe, Bestandsführungssystem und 19

20 Aus der Praxis vorhandene Datenbanken und bindet diverse Tools wie z.b. medizinische Prüfsysteme zur Leistungsprüfung oder eine Rule Engine zur Abbildung komplexer Entscheidungsregeln ein. Parallel dazu konnte durch automatisierte Vorprüfungen die Anzahl der Leistungsabrechnungen je Mitarbeiter gesteigert und durch die umfangreichen automatischen Prüfungen der neuen Prozesse die Schadenquote des Bestandes gesenkt werden. Sönke Volquartz, Gruppenleiter Organisationsentwicklung bei HanseMerkur, fasst das Ergebnis folgendermaßen zusammen: Für die Mitarbeiter der HanseMerkur hat sich der Schwerpunkt der Arbeit von der Datenerfassung und manuellen Rechnungsprüfung mit Abgleich des Versicherungsschutzes zur Spezialprüfung komplexer Sachverhalte verlagert. Darüber hinaus ermöglicht die Zeitersparnis beim Abgleich der Daten eine Konzentration auf das Kerngeschäft: die nachhaltige Betreuung bestehender und die Gewinnung neuer Kunden. In Zukunft soll die inubit BPM-Suite als führendes System zur Orchestrierung aller Prozesse der Leistungsabrechnung eingesetzt werden. Nach und nach werden dazu alle Prüfsubprozesse in den Krankenversicherungs-Leistungsprozess integriert. Über die inubit BPM-Suite werden künftig auch die Komponenten für die tarifliche Berechnung der Erstattungsbeträge eingebunden, die aktuell noch auf einem nachgelagerten Host-System abgebildet sind. Sind die Leistungsprozesse einmal komplett in der inubit BPM-Suite umgesetzt, werden weitere Bestands- und Leistungssysteme prozessgetrieben in den SOA-Kontext überführt und die entsprechenden Prozesse von der inubit BPM-Suite orchestriert. Auch Kundenbriefe mit mehreren Belegen für unterschiedliche Prüfprozesse, wie z.b. Zahnarztbelege kombiniert mit Arzneimittelrezepten und Brillenrechnungen, werden dann über die inubit BPM-Suite Über die HanseMerkur KRANKEN- VERSICHERUNG Die HanseMerkur Gruppe hat sich zu einer modernen, bundesweit agierenden Versicherungsgruppe mit mehr als Mitarbeitern und selbständigen Agenturinhabern und mit einer Beitragseinnahme von über 962,2 Millionen Euro sowie Kapitalanlagen von 3.628,8 Millionen Euro entwickelt. Wachstumstreiber ist das Hauptgeschäftsfeld Krankenversicherung mit Beitragseinnahmen in Höhe von 699,5 Millionen Euro. Mit neuen Kunden in der Krankenvollversicherung wurde 2009 ein Rekordzuwachs in der Unternehmensgeschichte erreicht. Zuzüglich weiterer Personen im Ergänzungsschutz für gesetzlich Krankenversicherte waren Ende 2009 insgesamt 1,2 Millionen Kunden bei der HanseMerkur Krankenversicherung AG privat krankenversichert. verarbeitet. Für Sönke Volquartz ist dies ein weiterer Schritt in Richtung Wachstum: Unser Ziel ist es, die End-to-end- Prozessgestaltung weiter auszubauen und den Anteil der automatisierten Verarbeitung auf mindestens 30% zu steigern. Bei einem weiter wachsenden Kundenbestand kann nur dank neuer flexibler Prozesse und dem gewählten Automatisierungsansatz das Kundenserviceniveau gehalten und weiter verbessert werden. Horst Karaschewski, HanseMerkur Krankenversicherung Steffen Lehmann, inubit AG > Viele Aufgaben, viele Werkzeuge und ein Ziel. Die inubit BPM-Suite ermöglicht eine nahtlose Entwicklung von fachlichen Modellen (Design) und technischen Workflows (Entwicklung). 20

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