Sonderdruck für BAD NEWS PROZESS IN DE. ARCHITEKTURE. Der Mensch ist ice asynchroner S

Transkript

1 xprtnwissn für it-architktn, projktlitr und bratr Wintr: ht Di Wlt st nicht still. E S S E Z PRO? n wnigr sin h c s is b in s Darf ssgschäftsproz rnzn von Nutzn und G managmnt S, W E N D O O G : N BPM BAD NEWS TURDER ARCHITEK IT R PROZESS IN DE Sondrdruck für MPLEXER ITÄT TROTZ KO AGIL N ARCHITEKTURE rwaltung V r d lb a rh BPM auß rrand Ein Blick übr dn Tll (k)in Dr Mnsch ist ic rv asynchronr S notwndig rung Übrmodlli Gfahrn dr BPM Grnzn ds mit BPMN 2.0 Dr Roundtrip rghn Projktvo Mthodik und Köpfchn Roundtrip mit Scurity Entrpris SOA ds Til 3: Standar

2 BPM-Nutzn Nutzn und Grnzn von Gschäftsprozssmanagmnt Darf s in bisschn wnigr sin? Gschäftsprozss sind wichtig, kin Frag. Wnn s um Businssthmn ght, sthn Gschäftsprozss und drn Managmnt oft im Zntrum ds Intrsss. Untrstützt wird dis durch vrschidnst Untrnhmnsarchitktur- und Gschäftsprozssmanagmntwrkzug, di di Erfassung und Automatisirung disr Prozss auf vilfältig Wis untrstützn. Doch wi wichtig sind Gschäftsprozss wirklich? Wi gnau muss man dis Prozss knnn? Wo hört dr Sinn auf, wo bginnt dr Unsinn? Und ist s möglich, dass Gschäftsprozss und drn Automatisirung nicht immr das probat Mittl sind, um das Businss optimal zu untrstützn? 2 bt

3 Autor: Uw Fridrichsn Gschäftsprozss sind allggnwärtig, wnn übr Businssthmn gsprochn wird. Ihr Histori lässt sich bis wit in das ltzt Jahrhundrt zurückvrfolgn [1]. Ein rst Blützit rrichtn si in dn frühn 90r Jahrn ds ltztn Jahrhundrts im Kontxt ds Businss Procss Rnginrings (BPR [2]). Das war di Zit, in dr sich jds Untrnhmn, das twas auf sich hilt, in Abtilung Mthodn und Vrfahrn (odr mit inm ähnlich klingndn Namn) listt, di nbn dm damals bnfalls unvrmidlichn Untrnhmnsdatnmodll di Gschäftsprozss mit akribischm Fliß rfasst und dokumntirt. Mit dm Abklingn ds BPR-Hyps wurd s dann in zitlang widr twas ruhigr um di Gschäftsprozss, bis das Thma ds Gschäftsprozssmanagmnts (GPM odr auch BPM nach dr nglischn Bzichnung Businss Procss Managmnt) in dn ltztn Jahrn in immr größr Bdutung rlangt. Mittlrwil ist GPM omnipräsnt und nicht mhr aus modrnr Untrnhmnssturung und -optimirung wgzudnkn. Litratur dazu findt man in Hüll und Füll (als stllvrtrtnd Bispil sin hir nur [3] und [4] gnannt), und auch dr IT ist das Thma allsits präsnt, si s als Übrbau zu SOA-Initiativn, si s in Form von Wrkzugn zur Gschäftsprozssmodllirung und -optimirung odr infach nur in Anfordrungn, Gschäftsprozss möglichst gut IT-tchnisch zu untrstützn bzw. zu automatisirn. Es schint nahlignd, das Managmnt und di Optimirung von Gschäftsprozssn in dn Fokus dr gschäftlichn und dr IT-Aktivitätn zu stlln. Habn wir rst inmal di Gschäftsprozss gnau gnug vrstandn und IT-tchnisch im Griff, dann sollt das vilbschworn Businss/IT-Alignmnt doch ndlich Ralität sin, odr? Ist di Marschrichtung wirklich so klar odr habn wir da twas übrshn? Sind Gschäftsprozss, drn Managmnt und Optimirung wirklich alls, odr gibt s da noch mhr? Und übrhaupt, wi gnau müssn wir di Gschäftsprozss dnn vrsthn, um vrnünftig handlungsfähig zu sin und zu blibn? Disn Fragn möcht ich mich im witrn Vrlauf diss Artikls aus dri untrschidlichn Prspktivn nährn: In dr rstn Prspktiv ght s um di Frag ds Dtaillirungsgrads, wi vil Gschäftsprozss man braucht, um handlungsfähig zu sin. Di zwit Prspktiv bluchtt di Frag, ob Gschäftsprozss übrhaupt ausrichnd sind, in Untrnhmn fachlich zu bschribn. Di dritt Prspktiv ght noch inn Schritt witr und btrachtt di Einbttung ds GPM in di Untrnhmnszil und ob s andr wichtig Instrumnt zum Errichn dr Zil ggf. bhindrn kann. Vil hilft nicht vil Di rst Prspktiv btrachtt rst inmal Gschäftsprozss an sich. Wir wissn, dass Gschäftsprozss wichtig sind und dass wir si vrsthn müssn, um in Untrnhmn und sin Gschäftsabläuf zu vrsthn. Gschäftsprozss sind das dynamisch Grüst, um das sich di Ablauforganisation ins Untrnhmns anordnt. Währnd man di hr statisch Aufbauorganisation mist rcht infach aus inm (hoffntlich aktulln) Organisationschart ablsn kann, ist das mit Gschäftsprozssn (und dr bglitndn Ablauforganisation) in dr Rgl nicht so infach: Si sind aufgrund ihrr dynamischn, nicht dirkt sichtbarn Form schwrr zu rfassn und ntsprchnd oft auch nicht so gut dokumntirt. So schint s nahlignd, di Gschäftsprozss möglichst akkurat zu dokumntirn, um di Abläuf und di damit vrbundn Wrtschöpfung ds Untrnhmns möglichst gut zu vrsthn. Doch ist das wirklich so? Hilft vil und dtaillirt Dokumntation wirklich vil? Di Erfahrung lhrt, dass in shr fingranular Dokumntation dr Gschäftsprozss hr kontraproduktiv wirkt. Es wird shr vil Zit und Aufwand in di Erfassung und Dokumntation dr Prozss invstirt, abr praktisch nimand ziht inn Nutzn aus dn ntsthndn Schrankwändn voll Dokumntation. Warum ist das so? Dafür gibt s vrschidn Gründ. An disr Stll möcht ich di folgndn dri, aus minr Erfahrung bsondrs wichtign Gründ hrausgrifn: Gschäftsprozss untrlign zumindst im Dtail inr hohn Ändrungsdynamik. Im Ggnsatz zu dn rlativ stabiln Gschäftsfunktionn ändrn sich di darauf aufstzndn Prozss shr dynamisch, habn also bildlich gsprochn in rcht kurz Halbwrtszit. Erfasst und dokumntirt man Gschäftsprozss zu dtaillirt, bnötigt das rlativ vil Zit, sodass vrinfacht ausgdrückt dr rst Gschäftsprozss schon lang nicht mhr in dr bschribnn Form xistirt, bvor dr ltzt Prozss dokumntirt ist. Di rin Informationsmng wirkt auf di mistn Mnschn schlicht abschrcknd, oftmals gradzu rschlagnd. Wr knnt das nicht, dass man bi inm bt

4 »Das ist in Art natürlichr Übrlastungsrflx unsrs Ghirns, da s dis Informationsmng nicht wirklich übrblickn und in ihrr Gsamthit vrarbitn kann.«dickn Dokumnt schon gar kin Lust mhr hat, übrhaupt anzufangn, s zu lsn? Das ist in Art natürlichr Übrlastungsrflx unsrs Ghirns, wil s wiß, dass s dis Informationsmng nicht wirklich übrblickn und in ihrr Gsamthit vrarbitn kann. Aus dm Grund vrsucht s, schon vorhr zu blockirn. Und slbst, wnn wir disn Schutzrflx übrwindn und uns tapfr durch di Unmng von Informationn durcharbitn, wrdn wir in dr Rgl wnig chtn Nutzn daraus zihn könnn, dnn di Mass an Dtailinformationn vrsprrt uns dn Blick auf di lmntarn Zusammnhäng. So rknnn wir üblichrwis nicht di wirklich bdutndn Vrbssrungspotnzial. Wir shn dn Wald vor lautr Bäumn nicht mhr. Ein zusätzlichs Problm rgibt sich daraus, dass vil Gschäftsprozss-Erfassungsvorhabn mit dr Erfassung ds Ist-Zustands bginnn. Ein dtaillirt Erfassung ds Ist-Zustands hat shr häufig in ungwollt Bschränkung ds Dnkhorizonts bi dn btiligtn Prsonn zur Folg. Si normirn ihr Dnkmodll unbwusst mit dm shr dtaillirt untrsuchtn Ist-Zustand. Dr Ist-Zustand wird zum Rfrnzmodll (in natürlichs Vrhaltn ds mnschlichn Ghirns). Mit disr Bschränkung fällt s in dr Rgl shr schwr, cht Vrbssrungspotnzial zu idntifizirn und inn möglichst optimaln Soll-Zustand zu rmittln. Mistns wrdn sich di Soll-Gschäftsprozss dann nicht an dn Untrnhmnsrfordrnissn ausrichtn, sondrn wrdn mhr odr mindr dirkt aus dn Ist-Prozssn mit all ihrn ggf. vorhandnn Unzulänglichkitn abglitt. Wlch Empfhlungn lassn sich aus disn Bobachtungn ablitn? Als Ersts solltn Gschäftsprozss nicht zu dtaillirt rfasst und dokumntirt wrdn (Tabll 1). Aufgrund ihrr hohn Vrändrungsdynamik ist das in dr Rgl vrschwndts Gld. Stattdssn solltn di Prozss lichtgwichtig bschribn wrdn, um das notwndig Vrständnis und dn rfordrlichn Übrblick sichrzustlln. Ein witr Vrfinrung sollt nur situativ rfolgn, z. B. im Rahmn konkrtr Projkt und dann auch nur bschränkt auf di Prozsstil, di das Projkt brührt. Zusätzlich sollt di Gschäftsprozssrfassung mit dn an dn Untrnhmnsziln und -bdürfnissn ausgrichttn Sollprozssn bginnn, um dn Btiligtn in möglichst optimals, das Handln normirnds Rfrnzmodll zu bitn. Nbnbi siht man auf dis Wis bi dr nachfolgndn Erfassung ds Ist-Zustands wsntlich schnllr di Untrschid, di ggf. vorhandnn Unzulänglichkitn und di daraus rsultirndn Vrbssrungspotnzial. Hirzu noch in kurz Ergänzung: Ein Krnargumnt dr Vrfchtr ds Bginnns mit dr Ist-Erfassung ist, dass s kinn Sinn mach, inn Soll-Zustand ohn di Knntnis ds Ist-Zustands zu ntwrfn, da Kin Dokumntation Lichtgwichtig Dokumntation Dtaillirt Dokumntation Kin Aufwand Gringr Aufwand Hohr Aufwand Kin Nutzn Optimals Kostn/Nutzn-Vrhältnis Hoh Kostn, gringr Nutzn Kin Information Aktullr Informationsstand Vralttr Informationsstand Kin Optimirungspotnzial Essnzill Optimirungspotnzial wrdn rkannt Gringfügig Optimirungspotnzial wrdn rkannt Kin Fokussirung Bssr Fokussirung auf Soll-Situation Mist Fokussirung auf Ist-Situation Tabll 1: Dokumntationsvariantn von Gschäftsprozssn im Vrglich 4 bt

5 dis häufig in nicht umstzbarn Soll-Modlln rsultir und di glistt Arbit damit nicht nutzbar wär. Nun ist s richtig, dass man nicht dirkt umstzbar Soll-Modll ntwrfn kann. Das ist abr nicht witr schlimm, dnn dr ntworfn Soll-Zustand muss gar nicht vollständig rricht wrdn. Vilmhr sollt dr Soll-Zustand in Art Richtungsvktor für Vrändrungn an dn Gschäftsprozssn darstlln. Di konkrt Ermittlung von Vrändrungsschrittn ist di Aufgab dr Transitionsplanung, di sich an das Ermittln ds Ist- und Sollzustands anschlißt. Ohn inn gutn, möglichst optimal an dn Gschäftsrfordrnissn ausgrichttn Soll-Zustand wrdn di rmittltn Vrändrungsschritt mist nur klinr, lokal Optimirungn ds Ist-Zustands sin und kin konsqunt Vrbssrung in Richtung dr Untrnhmnsrfordrniss. Produkt Stratgi Gschäftsprozss Businss Rgln Organisation Informationn Anwndungn Infrastruktur Abb. 1: Einfachs Modll für di Gschäftsbn inr Untrnhmnsarchitktur Gschäftsprozss sind Nur in til ds GaNzN In dr zwitn Prspktiv ght s um di Frag, ob Gschäftsprozss übrhaupt ausrichnd sind, in Untrnhmn fachlich zu bschribn. Vil Untrnhmn fokussirn sich bi dr Optimirung ds Businss (und dr damit vrbundnn IT-Untrstützung) shr stark auf Gschäftsprozss. Doch ist das übrhaupt ausrichnd, um in Untrnhmn basirnd auf sinn Ziln und Bdürfnissn umfassnd zu optimirn? Ein rcht gut Antwort darauf lifrn gängig Untrnhmnsarchitkturmodll wi Archimat [5]. Wnn man sich anschaut, wlch Entitätn dis Modll auf Gschäftsbn brücksichtign, siht man dirkt, dass Gschäftsprozss nur in rlvant Dimnsion sind. Im Dtail untrschidn sich di vrschidnn Modll, abr typischrwis btrachtn si all nbn dn Gschäftsprozssn zusätzlich mindstns noch di Organisation und di Produkt, häufig auch noch Gschäftsstratgi und -rgln (Contracts und Policis) sowi Informationn im Sinn inr Informationsarchitktur (Abb. 1). Um in Untrnhmn in sinr Gsamthit vrsthn und optimirn zu könnn, muss man auf dr obrstn Ebn nbn dn Gschäftsprozssn mindstns di Organisation und di Produkt vrsthn, di das Untrnhmn anbitt (wobi hir auch Dinstlistungn als Produkt vrstandn wrdn). Im Rahmn ds Gschäftsprozssmanagmnts rhält man durch di Vrbindung dr Gschäftsfunktionn mit Rolln häufig noch inn Einblick in di Ablauforganisation, abr sowohl di Aufbauorganisation als insbsondr di Produkt lassn sich im Rahmn von GPM nicht ausrichnd durchdringn, um si zu vrsthn. Dis Einschränkung birgt grad im Hinblick auf di Produkt zwi Risikn: Di Produkt sind dr igntlich Untrnhmnszwck. Di Kundn ds Untrnhmns kaufn di Produkt, kin Organisation und kin Prozss. Es ist unmöglich, in Untrnhmn zu vrsthn, wnn man sin Produkt nicht vrstandn hat, dnn di Produkt dfinirn ltztlich das Untrnhmn. Ohn Vrständnis dr Produkt ist s dahr zumindst shr schwr, in Untrnhmn zilgrichtt und ffktiv zu vrbssrn. Es ist wichtig zu vrsthn, wlch Til inr Gschäftsarchitktur di rlvantn Tribr für Vrändrungn sind, sowohl auf Gschäftsbn als auch auf dr untrstützndn IT-Ebn. Es gibt Untrnhmn wi z. B. Vrsichrungn odr vil produzirnd Untrnhmn, drn Gschäftsprozss im Krn sit Langm bkannt und rlativ stabil sind. Di igntlichn Tribr für Vrändrungn lign dort in dn Produktn, und di Tribr für Optimirungn häufig in dr Organisation (d. h. di Prozss sind suboptimal aufgrund inr dn Produktn und Prozssn nicht mhr angmssnn Organisation und nicht umgkhrt). Fokussirt man sich untr solchn Rahmnbdingungn auf di Gschäftsprozss, wird man di igntlichn Vrändrungs- und Optimirungstribr nicht rknnn und nicht vrsthn könnn. Was lässt sich daraus lrnn? Gschäftsprozssmanagmnt und -optimirung sind wichtig, um unnötig Blind- und Fhllistungn bi dr Hrstllung dr Produkt und dn bglitndn Abläufn zu vrmidn, bt

6 »Konzntrirt man sich zu shr auf GPM, vrlirt man di Kundn und ihr Wünsch aus dn Augn und optimirt sich schlicht zu Tod.«d. h. um bildlich gsprochn möglichst wnig Gld aus dm Fnstr zu wrfn. Ein ausschlißlich Fokussirung auf GPM ist abr in dr Rgl nicht zwckdinlich. Man muss mindstns noch di Organisation und di Produkt ds Untrnhmns vrsthn, bssr auch noch di witrn zuvor bschribnn Größn, um in Untrnhmn basirnd auf sinn Ziln und Bdürfnissn vrbssrn zu könnn. Dr Blick übr dn Tllrrand ist nicht nur wünschnswrt, sondrn sogar rfordrlich, um di richtign Tribr idntifizirn und di richtign Maßnahmn ablitn zu könnn. Das gilt nicht nur für di Gschäftsbn, sondrn auch für di untrstütznd IT-Ebn. Nur mit inm umfassndn Vrständnis allr gnanntn Gschäftsdimnsionn wird man als Architkt tragfähig IT-Lösungn ntwickln könnn. Innovation und Gschäftsprozss könnn sich bissn In dr drittn Prspktiv wird di Frag btrachtt, ob GPM nicht sogar das Potnzial brgn kann, wichtig Untrnhmnszil nicht zu rrichn. Um dis Fragstllung zu bantwortn, muss man rst inmal btrachtn, was di Zil von GPM sind: GPM vrsucht durch kontinuirlich Vrbssrung, di Blind- und Fhllistung in dn Abläufn zu minimirn und di Nutzlistung zu maximirn. Das bdutt in Optimirung ins Status quo (bzogn auf dn Untrnhmnszwck) ntwdr durch Erhöhung ds möglichn Durchsatzs (Stigrung ds Umsatzs bi konstantm Ertrag-Kostn-Vrhältnis) odr durch Rduktion von Kostn (Vrbssrung ds Ertrag-Kostn-Vrhältnisss). Das sind für jds Untrnhmn wichtig Zil, da si i. d. R. in Stigrung ds Gwinns zur Folg habn. Einn Hbl zur Stigrung ds Gwinns dckt das GPM abr übrhaupt nicht ab, nämlich di Vrbssrung ds Ertrag-Kostn-Vrhältnisss durch in Stigrung ds Ertrags. Das ist in dr Rgl nur durch Innovationn möglich: Man vrbssrt das Produkt in inr Form, dass dr Kund brit ist, dafür inn rlativ zu dn Kostn dutlich höhrn Pris zu zahln als für das alt Produkt. Innovation ist in xistnzill Tribkraft für all Untrnhmn, dnn nur Innovationn rmöglichn in guts Ertrag-Kostn-Vrhältnis. Alt Produkt gratn immr untr Prisdruck, wil di Kundn nicht mhr brit sind, so vil Gld dafür zu zahln wi für nu Produkt. Das bdutt, dass di mistn Untrnhmn (bis auf in paar wnig Kostnführr [6]) darauf angwisn sind, innovativ zu sin, um langfristig übrlbn zu könnn. Was hat das mit Gschäftsprozssn zu tun? Nun, in strikt Fokussirung auf GPM kann dazu führn, dass man das Thma Innovation aus dn Augn vrlirt. Anstatt sich darauf zu konzntrirn, dm Kundn gnau das Produkt anzubitn, das r habn will, konzntrirt man sich darauf, di Hrstllung dr vorhandnn Produkt zu optimirn. GPM ist in primär nach innn grichtt Tätigkit. Konzntrirt man sich zu shr auf GPM, vrlirt man di Kundn und ihr Wünsch aus dn Augn und optimirt sich schlicht zu Tod. Bsondrs kritisch wird s, wnn auch di Innovation dm GPM untrworfn wrdn soll. Man hört immr widr dn Bgriff Innovationsprozss, aus minr Wahrnhmung in Widrspruch in sich. Innovation ist krativ und folgt kinm Prozss. Für Innovation muss man rst inmal in Umgbung schaffn, in dr man nu Idn ntwickln kann. Man muss di Möglichkit habn, bkannt Pfad (sprich Prozss) zu vrlassn, um Nus zu ntdckn. Vrsucht man nun wi glgntlich zu bobachtn Innovation mit Mittln ds GPMs zu optimirn, so führt das ganz schnll zu immr wnigr Innovation, wil das Prozsskorstt kinn Platz für di Krativität lässt, di man für Innovation bnötigt. Natürlich braucht man in Vrfahrn, um rfolgvrsprchndr Idn von solchn zu trnnn, di s nicht sind, und man braucht vrschidn Tst- und Validirungsschritt, bvor aus inr Id in nus Produkt wird, das man auf dn Markt bringt. Doch zum inn habn sich für richtig Innovationn häufig wnig formal Vrfahrn als zimlich rfolgrich rwisn (z. B. subjktiv Burtilung durch in Exprtntam) und zum andrn muss man rst inmal dn krativn Raum schaffn, um möglichst unghindrt nu Idn zu ntwickln. Wnn man dis Brich aggrssiv mit GPM-Mittln optimirt, läuft man Gfahr, sin Innovationsfähigkit mpfindlich zu rduzirn. Auch hir widr di Empfhlung, GPM mit Augnmaß zu btribn, sowohl auf Gschäfts- als auch auf IT- Ebn. Zu vil GPM rstickt di Innovationsfähigkit, zu wnig GPM lässt di Blind- und Fhllistungn unnötig anwachsn. 6 bt

7 Am Rand bmrkt, lässt sich dis Bobachtung in dr glichn Form auf IT-Govrnanc und Untrnhmnsarchitkturmanagmnt übrtragn. Es gilt, di Mitt zwischn Lähmung und Chaos zu findn. Zusammnfassung Natürlich gäb s noch in Mng mhr zu dism Thma zu schribn, und auch di hir diskutirtn Aspkt sind bi Witm nicht vollständig btrachtt. Dnnoch lässt sich mit bkanntn Wortn von Paraclsus zusammnfassnd in Fazit zihn: Di Dosis macht s! Gschäftsprozss sind wichtig, wir solltn si auch kontinuirlich vrbssrn und wo sinnvoll automatisirn. Auf dr andrn Sit muss man abr auch bachtn, dass Gschäftsprozss nicht alls sind und in übrmäßig Fokussirung bzw. Dtaillirung kontraproduktiv wirkn kann. Das Hauptproblm ist, dass sich shr vil Lut schwr damit tun, in angmssn Balanc zu findn und stattdssn häufig in di infachr zu vrsthndn und zu vrkaufndn Extrm abdriftn. In Untrnhmn wird disr Effkt durch vrstärknd kommunikativ Rückkopplungsschlifn in dr Organisation häufig noch vrstärkt, di sinnvoll Mitt zu findn, ist noch schwirigr. Hir ist s xtrm wichtig, immr im Aug zu bhaltn, was man wofür bnötigt und wi vil davon gsund ist. Gnau das ist aus minr Übrzugung in dr Krnaufgabn ins Architktn, gal ob als Untrnhmns- odr Softwararchitkt: Er muss dn Übrblick bwahrn, immr auch dn Blick übr dn Tllrrand wagn und im Rahmn sins Wirkns aktiv untrstützn, in mhrwrtmaximirnd Balanc zwischn dn vrschidnn Kräftn zu findn und zu tablirn. Das gilt für all Thmnbrich, abr insbsondr auch für das wichtig Thma Gschäftsprozss. Uw Fridrichsn hat langjährig Erfahrungn als Architkt, Projktlitr und Bratr. Aktull vrfolgt r als Litr Comptnc-Cntr-Architktur bi dr codcntric AG Softwar- und Untrnhmnsarchitkturn im Kontxt agilr Konzpt. Links & Litratur [1] Wikipdia: Gschäftsprozss: Gschäftsprozss [2] Wikipdia: Businss Procss Rnginring: org/wiki/businss_procss_rnginring [3] Allwyr, Thomas: Gschäftsprozssmanagmnt, W3I- Vrlag 2005 [4] Schmlzr, H. J.; Ssslmann, W.: Gschäftsprozssmanagmnt in dr Praxis, 6. Auflag, Hansr Vrlag 2008 [5] Archimat: sih [6] Wttbwrbsmatrix nach Michal E. Portr: org/wiki/wttbwrbsmatrix bt

8 codcntric AG Mrschidr Straß Solingn Tlfon: +49 (0) Tlfax: +49 (0) info(at)codcntric.d