Dokumentation Uni Köln Bildergalerie

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1 Uni Köln Bildergalerie Universität zu Köln RRZK Regionales Rechenzentrum Ansprechpartner: Webmaster Verwendungshinweise: Dokumentation zum Arbeiten mit der Uni Köln Bildergalerie Dokumentation Uni Köln Bildergalerie Stand: März 2011

2 Uni Köln Bildergalerie Inhalt Einleitung... 1 Aufbau der Bildergalerie... 1 Anmelden... 2 Neu registrieren... 2 Anmelden als registrierter Nutzer, Redakteur oder Administrator... 3 Passwort vergessen... 3 Kontoeinstellungen / Passwort ändern... 4 Neues Album... 6 Album erstellen... 6 Erstes Bild hochladen / Titelbild erstellen... 7 Bilder... 8 Bilder hinzufügen... 8 Bilder löschen... 8 Bilder verschieben... 9 Beschriftung von Bildern ändern...10 Bilder drehen...11 Album...12 Album bearbeiten...12 Album löschen...12 Album verschieben...13 Link auf Album setzen...13 Berechtigungen...14 Gruppen...14 Zugriff auf Album einschränken...14 Passwort für ein Album...14 Zugriffsrechte eines Albums ändern...15

3 1 Uni Köln Bildergalerie Einleitung Mit Bildern werden Präsentationen, Webseiten, Artikel, Poster, Broschüren u.v.m. aussagekräftiger gestaltet oder verschönert. In den meisten Fällen werden diese Bilder nicht von einer Person zentral verwaltet, sondern mal von Mitarbeitern, mal Studentischen Hilfskräften, mal von Agenturen ausgewählt und eingefügt. Das kann schnell unübersichtlich werden und die ursprüngliche Bilddatei nicht mehr auffindbar sein, v.a. wenn personelle Fluktuationen oder Hardwareschäden auftreten. Die Universität zu Köln stellt mit der Bildergalerie ein System zur Verfügung, in dem Bilder online verwaltet werden können. Institute und Einrichtungen können Bilder online in Bilderalben speichern und organisieren. Diese werden auf dem Uni-Server gespeichert und täglich gesichert. Somit können die Bilder nicht mehr verloren gehen und sie sind einfach wieder aufzufinden. Optionen der Bildergalerie: Integrierte Diashow zur einfacheren Betrachtung der Bilder Intuitives Erstellen und Bearbeiten von Alben und Kategorien Einfaches Hochladen von Bildern und Verzeichnissen Automatische Generierung von Thumbnails (Vorschaubilder) Einfaches Bearbeiten der Bilder (z. B.: Drehen oder Beschriften) Aufbau der Bildergalerie Die Uni Köln Bildergalerie ist hierarchisch aufgebaut. Es gibt jeweils ein Album für Fakultäten und eines für Einrichtungen. Innerhalb der Alben gibt es für jede Einrichtung und Fakultät eigene Alben. Beispiel: Album Fakultäten Album WiSo Album Rechtswissenschaften Album Medizin Album Philosophie Album Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät Geographie und ihre Didaktik Album Humanwissenschaften Album Einrichtungen Album Rechenzentrum Album Auf jeder Hierarchieebene können die Bilder der ausgewählten Ebene als Diashow angesehen werden. Der Link zum Starten der Diashow befindet sich im linken Bearbeitungsmenü:

4 2 Uni Köln Bildergalerie Anmelden Als Gast können Sie Bilder der Bildergalerie ansehen, aber nicht bearbeiten. Als registrierter Nutzer können Sie sich selbst einen Account anlegen und verfügen dann über Sicht- und Kommentierungs-Rechte. Logins für Redakteure und Administratoren werden vom Webmasterteam angelegt. Diese verfügen über erweiterte Bearbeitungsrechte. Siehe auch Berechtigungen. Neu registrieren Als registrierter Nutzer können Sie Bilder, Alben und die Diashow ansehen sowie Bewertungen und Kommentare abgeben. Rufen Sie die Seite auf. 1. Klicken Sie rechts oben auf REGISTER. Füllen Sie alle Felder aus. Wichtig!: Unbedingt eine gültige -Adresse eingeben, da an diese Adresse Ihr Passwort bei Verlust gesendet wird! Bestätigen Sie mit dem Button REGISTER. Bei erfolgreicher Registrierung erhalten Sie die Bestätigung: Registration successful. 1.

5 3 Uni Köln Bildergalerie Anmelden als registrierter Nutzer, Redakteur oder Administrator Rufen Sie die Seite auf. 1. Klicken Sie rechts oben auf ANMELDEN. Geben Sie Ihre Login-Daten ein. Bestätigen Sie mit dem Button ANMELDEN Klicken Sie auf Uni Köln Bildergalerie, um zur Alben-Übersicht zu gelangen. 4. Emma Peel! Emma Peel! Passwort vergessen Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich über die Funktion PASSWORT WIEDERHERSTELLEN ein neues zuschicken lassen. Das neue Passwort wird an die für Ihren Benutzernamen hinterlegte -Adresse geschickt.

6 4 Uni Köln Bildergalerie 1. Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf PASSWORT WIEDERHERSTELLEN. Geben Sie Ihren Benutzernamen ein. Klicken Sie auf den Button WIEDERHERSTELLEN. Um Missbrauch zu verhindern, können Passwort-Wiederherstellungs-Anforderungen nur einmal alle 20 Minuten geschickt werden. Eine Anforderung ist sieben Tage lang gültig. Wenn Sie diese Zeitspanne nicht ausnutzen, müssen Sie die Wiederherstellung erneut anfordern. Kontoeinstellungen / Passwort ändern Sie können nachträglich Änderungen an Ihrem Nutzerprofil durchzuführen, z. B. Ihren Namen, Ihre Adresse oder Ihre bevorzugte Sprache ändern. 1. Klicken Sie auf der Einstiegseite rechts oben auf IHR KONTO. Führen Sie die gewünschten Änderungen durch. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit dem Button SPEICHERN. 1. epeel Als Redakteur und Administrator sollten Sie nach dem ersten Login ein eigenes Passwort vergeben. Auch als registrierter Nutzer können Sie jederzeit Ihr Passwort ändern. 1. Klicken Sie auf der Seite Kontoeinstellungen links bei den Benutzer-Optionen auf PASSWORT ÄNDERN. Führen Sie die gewünschten Änderungen durch. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit dem Button ÄNDERN.

7 5 Uni Köln Bildergalerie 1.

8 6 Uni Köln Bildergalerie Neues Album Gehen Sie auf die Ebene der Alben Ihrer Fakultät oder Einrichtung. Als Redakteur oder Administrator haben Sie dort die Berechtigung Alben hinzuzufügen. Album erstellen Innerhalb der Alben Ihrer Fakultät oder Einrichtung können Sie weitere Alben erstellen. 1. Klicken Sie in der linken Navigation auf ALBUM HINZUFÜGEN. Füllen Sie die Felder aus. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Button ERSTELLEN. 4. Zur Bestätigung erhalten Sie die Meldung: Album erfolgreich erstellt. 5. In den Optionen eines Ordners können Sie bei Bedarf weitere Konfigurationen vornehmen. 6. Zur Übersicht gelangen Sie per Klick auf den übergeordneten Ordnernamen in der Breadcrumb

9 7 Uni Köln Bildergalerie Erstes Bild hochladen / Titelbild erstellen Jedes Album benötigt ein Titelbild. Solange in einem Album noch keine Bilder sind, wird auch kein Titelbild angezeigt. 1. Klicken Sie in der Albenübersicht auf KEIN VORSCHAUBILD. Klicken Sie auf FÜGEN SIE EIN PHOTO HINZU! Wählen Sie über den Button DURCHSUCHEN das Bild aus, das Sie hochladen möchten. Sie können pro Formular mehrere Bilder hochladen. 4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit ELEMENTE HINZUFÜGEN. 5. Das zuerst hochgeladene Bild wird automatisch als Titelbild ausgewählt. 6. Sie können die Auswahl ändern, wenn Sie im Album im Pulldown-Menü des jeweiligen Bildes die Element-Aktion ALS TITELBILD AUSWÄHLEN übernehmen

10 8 Uni Köln Bildergalerie Bilder Gehen Sie in das Album Ihrer Fakultät oder Einrichtung, in das Sie Bilder einfügen oder bearbeiten möchten. Als Redakteur oder Administrator haben Sie dort die Berechtigung weitere Bilder hinzuzufügen. Bilder hinzufügen Innerhalb der Alben Ihrer Fakultät oder Einrichtung können Sie Bilder hinzufügen. 1. Klicken Sie in der linken Navigation auf ELEMENTE HINZUFÜGEN. Wählen Sie über den Button DURCHSUCHEN das Bild aus, das Sie hochladen möchten. Sie können pro Formular mehrere Bilder hochladen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit ELEMENTE HINZUFÜGEN. Sie können WEITERE DATEIEN HINZUFÜGEN oder über die Breadcrumb zurück zur Bilderübersicht. Möchten Sie viele Bilder auf einmal hinzufügen, können Sie anstatt eines einzelnen Bilder eine ZIP-Datei hochladen. Alle in dieser Zip-Datei existierenden Unterordner werden automatisch als Unteralben angelegt. Alle darin enthaltenen Bilder auch direkt in diesem Unteralbum angelegt. Bilder löschen Gehen Sie in das Album Ihrer Fakultät oder Einrichtung, in dem Sie Bilder löschen möchten. 1. Wählen Sie im Pulldown-Menü des zu löschenden Bildes die Element-Aktion PHOTO LÖSCHEN. Bestätigen Sie die Zwischenfrage mit JA.

11 9 Uni Köln Bildergalerie Bilder verschieben Gehen Sie in das Album Ihrer Fakultät oder Einrichtung, in dem Sie Bilder verschieben möchten. 1. Wählen Sie im Pulldown-Menü des Bildes die Element-Aktion PHOTO VERSCHIEBEN. Wählen Sie die Bilder, die Sie verschieben möchten. Wählen Sie den neuen Zielordner. 4. Bestätigen Sie mit VERSCHIEBEN. 4.

12 10 Uni Köln Bildergalerie Beschriftung von Bildern ändern Gehen Sie in das Album Ihrer Fakultät oder Einrichtung, in dem Sie Titel, Zusammenfassung, Schlüsselwörter oder Beschreibung eines Bildes ändern möchten. 1. Klicken Sie in der linken Navigation auf BESCHRIFTUNGEN ÄNDERN. Ändern Sie die gewünschten Beschriftungen. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit SPEICHERN UND FERTIG. 1.

13 11 Uni Köln Bildergalerie Bilder drehen Gehen Sie in das Album Ihrer Fakultät oder Einrichtung, in dem Sie Bilder drehen möchten. 1. Wählen Sie das Bild per Klick aus. Klicken Sie in der linken Navigation auf PHOTO BEARBEITEN. Wählen Sie den Reiter PHOTO BEARBEITEN. 4. Wählen Sie die Richtung, in der das Bild gedreht werden soll. Über die Breadcrumb gelangen Sie zurück zur Bilderübersicht. 4.

14 12 Uni Köln Bildergalerie Album Gehen Sie auf die Ebene der Alben Ihrer Fakultät oder Einrichtung. Als Redakteur oder Administrator haben Sie dort die Berechtigung Alben zu bearbeiten. Album bearbeiten Gehen Sie in das Album Ihrer Fakultät oder Einrichtung, das Sie bearbeiten möchten. 1. Klicken Sie in der linken Navigation auf ALBUM BEARBEITEN. Ändern Sie die gewünschten Beschriftungen. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit SPEICHERN. 1. Album löschen Gehen Sie in das Album Ihrer Fakultät oder Einrichtung, in dem Sie ein Unteralbum löschen möchten. 1. Wählen Sie im Pulldown-Menü des zu löschenden Albums die Album-Aktion ALBUM LÖSCHEN. Bestätigen Sie die Zwischenfrage mit JA.

15 13 Uni Köln Bildergalerie Album verschieben Gehen Sie in das Album Ihrer Fakultät oder Einrichtung, in dem Sie Alben verschieben möchten. 1. Wählen Sie im Pulldown-Menü des Albums die Album-Aktion ALBUM VERSCHIEBEN. Wählen Sie die Alben, die Sie verschieben möchten. Wählen Sie den neuen Zielordner. 4. Bestätigen Sie mit VERSCHIEBEN. 4. Link auf Album setzen Um ein Album von einer beliebigen Internetseite aus aufrufen zu können, kann auf dieser Seite ein Link auf das gewünschte Album gesetzt werden. Jedes Album hat innerhalb der Bildergalerie seine eigene ID und kann unter dieser auch direkt aufgerufen werden. 1. Wählen Sie das Album per Klick aus. Kopieren Sie die Adresse aus der Adresszeile Ihres Internetbrowsers. Fügen Sie die Adresse als Link in Ihre Internetseite ein. Wichtig! Bei der Verlinkung muss beachtet werden, dass je nach Berechtigung des Albums dieses nur für bestimmte Nutzer sichtbar sein kann.

16 14 Uni Köln Bildergalerie Berechtigungen Über die Berechtigungen können Personengruppen oder Alben Rechte zu geteilt werden. Diese schränken je nach Zugriffsrechten die möglichen Aktionen ein. Gruppen Es gibt vier Gruppen, denen ein Nutzer der Bildgalerie angehören kann. Je nach Gruppe hat ein Nutzer mehr oder weniger Berechtigungen. Als Gast ist keine Registrierung notwendig. Als registrierter Nutzer kann sich jeder Gast selbst anmelden. Die Rolle Redakteur bzw. Administrator kann nur vom Webmasterteam vergeben werden. Aktion Bilder, Alben und Diashow sehen Bewertung und Kommentar abgeben Alben erstellen, bearbeiten, verschieben und löschen Elemente (Bilder) hinzufügen, bearbeiten, ordnen, löschen Gast registrierter Nutzer Redakteur Administrator x x x x x x x x x x x Berechtigungen ändern x x Passwort auf Alben setzen x x Administrations-Optionen x Tabelle 1: Rechtevergabe Zugriff auf Album einschränken Wenn die Bilder eines Albums nicht für alle Nutzer frei zugänglich sein sollen, kann der Zugriff auf eine definierte Personengruppe begrenzt werden. Passwort für ein Album Alben, für die ein Passwort festgelegt wurde, können nur nach Eingabe des Passwortes Beispiel: Nach einer Veranstaltung sollen den Teilnehmern drei Wochen lang Bilder der Veranstaltung zugänglich gemacht werden. Diese sollen aber nicht öffentlich gemacht werden, sondern exklusiv den Teilnehmern vorbehalten sein. Damit sich die Teilnehmer nicht in der Bildergalerie registrieren müssen, wird das Passwort für das Album bekannt gegeben. Nach drei Wochen kann der Ordner gelöscht, verschoben oder mit einem anderen Zugriff versehen werden.

17 15 Uni Köln Bildergalerie Gehen Sie in das Album Ihrer Fakultät oder Einrichtung, das Sie mit einem Passwort versehen möchten. 1. Wählen Sie das Album per Klick aus. Klicken Sie in der linken Navigation auf ALBUM BEARBEITEN. Wählen Sie den Reiter ALLGEMEIN. 4. Im Abschnitt PASSWORD PROTECTION können Sie ein Passwort für das Album vergeben. 5. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit SPEICHERN. 6. eingesehen werden. Wichtig! Das Album ist nur dann sichtbar, wenn entweder alle übergeordneten Alben ebenfalls sichtbar sind oder wenn es direkt über seine URL aufgerufen wird. Zugriffsrechte eines Albums ändern Für jedes Album können die verschiedenen Berechtigungen geändert werden: nur für Gäste für alle registrierten Benutzer für eine bestimmte Gruppe für bestimmte Nutzer für die unterschiedlichen Aktionen freigegeben werden. Hier vergebene Rechte werden automatisch an alle Unteralben sowie alle enthaltenen Elemente vererbt. Beispiel: Ein Album mit den Bildern des letzten Abteilungsausfluges soll nur Mitgliedern der Gruppe RRZK freigegeben werden. Gehen Sie in das Album Ihrer Fakultät oder Einrichtung, bei dem Sie die Zugriffsrechte ändern möchten. 1. Wählen Sie das Album per Klick aus. Klicken Sie in der linken Navigation auf BERECHTIGUNGEN ÄNDERN. Im Abschnitt NEUE NUTZERBERECHTIGUNGEN wählen Sie die Zugriffsart: [Kommentar] : Kommentare zu Bildern sehen, hinzufügen, löschen, ändern [Bewertung] : Bewertungen hinzufügen und sehen [core] : Alben hinzufügen, Elemente sehen hinzufügen, löschen, ändern, verschiedene Versionen sehen Vollzugang : Alle Optionen sind erlaubt Alle Änderungen der Berechtigungen gelten automatisch auch für alle Unteralben und enthaltenen Bilder. Sollen die Berechtigungen nicht auf die Unteralben übertragen werden, müssen Sie den Haken bei ÄNDERUNGEN ÜBERNEHMEN entfernen bevor Sie neue Berechtigungen hinzufügen. Alle Berechtigungen müssen einzeln gesetzt werden, wenn nicht für eine Optionsgruppe ein Vollzugriff gesetzt wird, d.h. wenn ein Nutzer Alben erstellen soll und Bilder hochladen soll müssen zwei Berechtigungen gesetzt werden

18 16 Uni Köln Bildergalerie Beispiel: Wenn ein Benutzer nur neue Bilder in einem Album erstellen soll, muss die Berechtigung [core] Unter-Elemente hinzufügen für diesen Nutzer gesetzt werden. Beispiel: Ein Album soll nur für bestimmte Nutzer sichtbar sein: in der Gruppe Everybody die Berechtigung [CORE] ALLE VERSIONEN SEHEN entfernen allen Nutzern, die das Album sehen sollen die Berechtigung [CORE] ALLE VERSIONEN SEHEN geben

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