Dokumenten- und Workflow-Management 2014

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1 FRAUNHOFER-INSTITUT FÜR Arbeitswirtschaft und Organisation iao Veranstaltung und fachausstellung Dokumenten- und Workflow-Management 2014 Vom Informationsmeer zum Mehrwert Stuttgart, 13. bis 15. Mai

2 Vorwort Alles digital dass dies heute nicht nur Geschäftsprozesse einfacher, schneller und erfolgreicher macht, sondern ein Erfolgsfaktor der Zukunft ist, haben innovative Unternehmen verstanden. Doch in der tagtäglichen Umsetzung liegen die Potenziale neuer Technologien immer noch brach: Wie werden Dokumenten-Management-Systeme (DMS) nutzerfreundlicher? Welche Weiterentwicklungen bieten neue Technologien? In welchen neuen Feldern können sie Geschäftsprozesse unterstützen? Mit unserem DMS-Forum bieten wir Experten aus Forschung und Praxis eine Plattform, diese und weitere Fragen zu diskutieren und aktuelle Erfolgsbeispiele kennenzulernen. Während DMS früher eher für spezielle Anwendungsfälle oder in einzelnen Unternehmensbereichen eingesetzt wurden, unterstützen sie den arbeitenden Menschen heute bei unterschiedlichen Aufgaben: Beispielsweise erfordert ein modernes Geschäftsprozessmanagement, das die Bedürfnisse aller Unternehmensbereiche erfüllt, den Einsatz vieler Funktionen aus dem Dokumenten-Management. Dies gilt auch für weiterführende Themen wie die Einbindung der Systeme in die IT-Landschaft des Unternehmens. Nicht zuletzt sind in diesem Umfeld unterschiedliche Aspekte der IT-Sicherheit zu beachten. Wir laden Sie herzlich dazu ein, an drei Veranstaltungstagen neue Lösungsansätze rund um Dokumenten-Management kennenzulernen und mit Experten zu diskutieren: 13. Mai: Expertengespräch»Enterprise Content Mangement (ECM) im Fokus«14. Mai: Seminare zu den Themen Dokumenten- Management, Geschäftsprozessmanagement sowie Bedarfsgerechte IT-Sicherheit 15. Mai: Forum»Anwendungsfelder im Geschäfts - prozessmanagement«im Rahmen der Seminare am 14. Mai stellen DMS-Anbieter mit ihren Kunden ausgewählte Anwendungsfälle, die sie um gesetzt haben, vor. Auf dem Forum am 15. Mai stellen Experten den Teilnehmern vorab erste Ergebnisse der Marktstudie des Fraunhofer IAO zum Geschäftsprozessmanagement vor. Die an der Studie teilnehmenden Anbieter zeigen zudem in einer Ausstellung ihre Lösungen zu den verschiedenen Themenbereichen. Begleitende Fachausstellungen am 14. und 15. Mai ermöglichen es den Besuchern, sich live über die neuesten Produkte zu informieren. Wir würden uns freuen, Sie im Mai in Stuttgart begrüßen zu dürfen. Prof. Dr.-Ing. Wilhelm Bauer

3 Übersicht Expertengespräch dienstag, 13. MAI 2014 Enterprise Content Management (ECM) im Fokus 5 Dienstag, 13. Mai 2014 Expertengespräch 5 Enterprise Content Mangement (ECM) im Fokus Mittwoch, 14. Mai 2014 Seminare 6 Geschäfts- Bedarfs- Dokumentenprozess- gerechte Management management IT-Sicherheit Die Experten des Fraunhofer IAO erörtern gemeinsam mit An- bietern von Enterprise Content Management-Systemen (ECM) verschiedene aktuelle Themen. Nutzen Sie die Möglichkeit, folgende Themenschwerpunkte mit uns zu diskutieren: Usability im Dokumenten-Management Reifegradmodell für DMS-Einsatz: Umsetzungsstufen der Nutzung beim Kunden Metacrawler-Standards für ECM-Systeme: Eckpunkte und Rahmenbedingungen für Enterprise Search im ECM-Kontext ECM-Branchenmodell für Sozialdienstleister Standard-QS-Merkmale und Kennzeichen für die ECM-Einführung Uhr Registrierung Donnerstag, 15. Mai 2014 Forum 22 Anwendungsfelder im Geschäftsprozessmanagement Stream 2 Stream 1 Monitoring und Compliance Social BPM Uhr Mittagessen Uhr Enterprise Content Management (ECM) im Fokus: Diskussion Teil 1 Moderation: Christoph Altenhofen, Mirjana Stanišić-Petrović, Fraunhofer IAO Uhr Kaffeepause Aussteller 20 und Uhr Enterprise Content Management (ECM) im Fokus: Diskussion Teil 2 Allgemeine Hinweise Uhr Ende der Veranstaltung

4 Seminar Mittwoch, 14. MAI Dokumenten-Management Hörsaal A Erfolgreiche Einführung von Dokumenten-Management- Seminarziel Systemen von der Analyse zur Systemeinführung Im Rahmen dieses Seminars werden die wichtigsten Stationen zur erfolgreichen Implementierung von Dokumenten-Manage- Dokumente professionell zu verwalten ist immer noch eine der ment-systemen im Unternehmen vorgestellt und diskutiert. wichtigsten Anforderungen in Unternehmen. Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme (DMS) können Unternehmen Zielgruppe dabei unterstützen, Informationsflüsse zu beschleunigen, Unter- Entscheidungsträger aus IT und Datenverarbeitung, nehmensprozesse zu verschlanken und große Mengen an IT-Koordinatoren, Manager von Fachabteilungen und Dokumenten zu organisieren. Verantwortliche für DMS-Einführung Basis dafür ist der Einsatz leistungsfähiger Anwendungen im Referenten Bereich des Dokumenten-Managements. Denn nur bei einer Christoph Altenhofen, Mirjana Stanišić-Petrović effizienten Ablage der mit den Geschäftsprozessen verknüpften Fraunhofer IAO Informationen und Dokumente können die Nutzeneffekte moderner Informationsverarbeitungswerkzeuge ausgeschöpft werden Die Referenten des Fraunhofer IAO zeigen auf, welche Schritte Konzeption, Auswahl und Einführung einer solchen Lösung umfassen und legen dar, welche Themen für die einzelnen Projektphasen relevant sind. Welche Probleme dabei auftreten und wie diese gelöst werden können, erläutern die IAO-Experten anhand ihrer Erfahrungen aus den vielfältigen Projekten der letzten Jahre. DMS-Anbieter stellen ausgewählte Anwendungsfälle vor, die sie bei Kunden umgesetzt haben.

5 Seminar Mittwoch, 14. MAI Dokumenten-Management Hörsaal A Uhr Einführung ins Thema Projekterfahrung bei der Einführung Motivation eines DM 5 Navision Systems in der Definitionen Fertigungs industrie zusammen mit der Phasenmodell der Einführung Fraunhofer-Gesellschaft Harald Klingelhöller, Geschäftsführer, DM Doku Uhr Kaffeepause menten Management GmbH Uhr Ausgewählte Anwendungsfälle der Mobiles Arbeiten mit ECM im Außendienst ECM-Anbieter Wolfgang Schächtl, Teamleiter Vertrieb & Partnermanagement, OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft integrum Eissmann Content Management mbh Stuttgart Cornelius Hilbig, Projektleiter Business Functions, Eissmann Automotive Deutschland GmbH (SER Solutions Deutschland GmbH) Uhr Mittagspause Uhr Phase 0: Sensibilisierung Integriertes ECM mit d.velop d.3 Digitale phase 1: Ist-Analyse Fahrzeugakten mit mobilem Zugriff im Einsatz phase 2: Soll-Konzeption bei Hahn Automobile Stuttgart Christian Bley, Raber+Märcker GmbH Uhr Kaffeepause Zentrale ELO Vorgangsakte als elementarer Uhr Phase 3: Systemauswahl Bestandteil der SAP Prozesskette bei der phase 4: Implementierung Feinwerktechnik hago GmbH phasenübergreifende Aspekte Daniel Molnar, Geschäftsführer, Softmate GmbH Uhr Ende des Seminars

6 Seminar Mittwoch, 14. MAI Geschäftsprozessmanagement Hörsaal B Erfolgsfaktor Geschäftsprozessmanagement Seminarziel Ziele, Methoden, Werkzeuge und Anwendungsfelder Das Seminar vermittelt ein allgemeines Verständnis für das Thema Geschäftsprozessmanagement und gibt einen Überblick So schnell und dynamisch sich die Märkte heute ändern, so flexibel und effizient müssen Unternehmen ihre Prozesse gestalten. situation und den Stand der Technik in diesem Bereich Um Geschäftsprozessmanagement erfolgreich umzusetzen, über die verschiedenen Anwendungsfelder, die aktuelle Markt gilt es, viele unterschiedliche Aufgaben zu bewältigen: Von der Zielgruppe Prozessidentifikation über die Prozessmodellierung und -analyse Verantwortliche für Prozess- und Organisationsmanagement bis zur Implementierung und Überwachung der Prozesse. Der IT- und Service-Manager Markt bietet eine Vielzahl von unterstützenden Werkzeugen und Methoden dafür. Doch welche Lösung passt am besten für das Referenten eigene Unternehmen? Jens Drawehn, Patrick Schneider Fraunhofer IAO Das Seminar vermittelt die Aufgabenstellungen im Geschäftsprozessmanagement anhand des Lebenszyklus von Geschäfts- prozessen. Im Mittelpunkt stehen verschiedene Anwendungsfelder sowie konkrete Anwendungsfälle. Ein Marktüberblick über Werkzeuge für das Geschäftsprozessmanagement im deutschsprachigen Raum rundet die Veranstaltung ab

7 Seminar Mittwoch, 14. MAI Geschäftsprozessmanagement Hörsaal B Uhr geschäftsprozessmanagement Erfolgreiche Automatisierung der Verarbeitung Themen und Aufgabenstellungen eingehender Dokumente bei einem Hersteller Begriffsbestimmungen von Elektrowerkzeugen Aufgabenstellungen im Geschäftsprozessmanagement anhand des Lebenszyklus von kationssysteme GmbH Geschäftsprozessen Roland Moll, Niederlassungsleiter, Topcom Kommuni Modellierungsmethoden und Anwendungsgebiete IM beim Küchenhersteller EWE Rechnungsprüfung maßgeschneidert tangro Sascha Bertenburg, Sales Manager, tangro software Uhr Kaffeepause components gmbh Uhr Ausgewählte Anwendungsfelder Wohnungs- und Immobilienmanagement mit Prozessanalyse und -simulation nscale Real Estate bei Berlinhaus Ausführung von Geschäftsprozessen Christian Hanisch, Abteilungsleiter Portfolio Systemintegration Management, Ceyoniq Technology GmbH IT-Business-Alignment Treten Sie mit EASY auf die (Kosten-) Bremse! Uhr Mittagspause Die Einführung der automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung und der entstandene Uhr geschäftsprozessmanagement und Nutzen für den in der Erstausrüstung weltweit Enterprise Content Management größten Hersteller von Bremsbelägen für Personen- und Nutzfahrzeuge Der ELO-Workflow gesellschafts- & länderübergreifend bei der Schöck Bauteile GmbH EASY SOFTWARE AG Oliver Walhöfer, Key Account Manager, Dr. Gunther Reinhard, Leiter Informationstechnologie, Schöck Bauteile GmbH

8 Seminar Mittwoch, 14. MAI Geschäftsprozessmanagement Hörsaal B Uhr Kaffeepause Uhr Ausgewählte Anwendungsfälle Ein Workflow zur Unterstützung der Berechti gungs- und Fristenverwaltung in der globalen Ablagestruktur eines Großunternehmens Ein E-Business Integrationsszenario zur auftrags- bezogenen Fertigung Uhr Ende des Seminars

9 Seminar Mittwoch, MAI Bedarfsgerechte IT-Sicherheit Seminarraum IT-Sicherheit in Unternehmen Bedeutung und Herausforderungen im Kontext des Dokumenten- und Workflow- Dieses Seminar behandelt die Rolle der IT-Sicherheit sowie He- Seminarziel managements rausforderungen im Kontext des unternehmensweiten Dokumenten- und Workflow-Managements. Die Teilnehmer erhalten IT-Architekturen werden immer komplexer, IT-gestützte Zusammenarbeit wird immer vernetzter. Deshalb gewinnt der Fak- rangehensweisen. Abschließend gibt das Seminar einen Ausblick einen Einblick in existierende Spannungsfelder und neueste He- tor Sicherheit in der Informationstechnologie zunehmend an auf zukünftige sicherheitsspezifische Herausforderungen und Bedeutung Bei der Gestaltung, Einführung und dem Betrieb von Technologien im Kontext überbetrieblicher Kollaboration. IT-Systemen gilt es deshalb, Sicherheitsaspekte systematisch zu betrachten. Dabei müssen Unternehmen zahlreiche, teilweise widersprüchlich erscheinende Anforderungen berücksichtigen und IT- und Führungsverantwortliche Zielgruppe aufeinander abstimmen. Neben der Gewährleistung technischer Sicherheit gilt es etwa Bedienungsfreundlichkeit, Datenschutz, Referenten Wirtschaftlichkeit, Einhaltung rechtlicher Rahmen bedingungen Dr. Heiko Roßnagel, Dr. Bud P. Bruegger, Sebastian Kurowski und Zuverlässigkeit in unternehmensspezifische Strategien und Fraunhofer IAO konkrete Maßnahmen zu übersetzen. Klassische Sicherheitssysteme wie Firewalls und Überwachungssysteme reichen heute nicht mehr aus. Der Trend in der Rechtsprechung verlangt noch mehr von IT-Infrastrukturbetreibern: Sie müssen zeitnah, flexibel, wirksam und nachhaltig auf aktuelle Bedrohungen, Angriffe und erfolgreiche Kompromittierungen sowie den Missbrauch der eigenen IT-Infrastruktur reagieren können. Dabei geht es nicht nur darum, mögliche Schäden in der eigenen Infrastruktur zu minimieren, sondern auch Schäden bei Dritten zu verhindern gerade in stark vernetzten Umgebungen.

10 Seminar Mittwoch, MAI Bedarfsgerechte IT-Sicherheit Seminarraum Uhr Einführung Uhr Freund oder Feind? Authentisierung und Was ist eigentlich Sicherheit? Autorisierung Wie wichtig ist Sicherheit für mein Zugriffe und Rechte Wer darf was? Unternehmen? -Starke - Authentisierung Bewertung und Systemauswahl Herausforderungen des Dokumenten Managements an die Sicherheit Uhr Kaffeepause Dokumenten-Management und Sicherheit: Gute Partner Uhr Unternehmensweites Identitätsmanagement Herausforderungen des Dokumenten- Herausforderungen an das Identitätsmanagement Managements System- und Prozessgestaltung Uhr Kaffeepause Uhr Ausblick: Organisationsübergreifende Uhr Gestaltung der Unternehmenssicherheit Sicherheit Ist Ihr Unternehmen Standard? Föderiertes Identitätsmanagement Quo vadis KMU? Herausforderungen an den Enterprise Rights Management Mittelstand Gestaltung und Zertifizierung betrieblicher Sicherheit Uhr Ende des Seminars Uhr Mittagspause

11 Aussteller Mittwoch, 14. MAI CEYONIQ Technology GmbH SER Solutions Deutschland GmbH lobodms DM Dokumenten Management GmbH SoftMate GmbH EASY SOFTWARE AG tangro software components gmbh ELO Digital Office GmbH topcom-group.de Topcom Kommunikations- system GmbH OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Stuttgart Platin-kooperationspARTNER Raber+Märcker GmbH DOK Magazin

12 Forum donnerstag, 15. MAI 2014 Anwendungsfelder im Geschäftsprozessmanagement Hörsaal A und B Hörsaal A und B Moderation: Jens Drawehn Uhr Kaffeepause 9.30 Uhr begrüßung der Teilnehmer und Eröffnung der Tagung Überblick über Anwendungsfelder im Geschäftsprozessmanagement -Marktüberblick - GPM-Tools -Aktuelle - Entwicklungen Jens Drawehn, Fraunhofer IAO Uhr Social BPM Eine erfolgversprechende Kombination Vom Social Web zum Social Enterprise Herausforderungen und Potenziale im BPM-Umfeld Integration von Social Media und BPM Prof. Dr. Oliver Höß, Hochschule für Technik Stuttgart Uhr compliance und Monitoring in Geschäftsprozessen -Aktuelle - Herausforderungen Compliance: Mehr als Risikomanagement und IKS? Monitoring, Dashboards und Reporting -Ganzheitliches - Prozessmanagement Falko Kötter, Fraunhofer IAO Uhr Stream 1: Compliance, Hörsaal A oder Stream 2: Monitoring und Social BPM, Hörsaal B Uhr Kaffeepause Uhr Agile Geschäftsanwendungen für dynamische Anforderungen Reale Umsetzungen von Referenzkunden und deren Nutzen Uhr Diskussion Maximale Agilität mittels eines iterativen, modellgetriebenen Vorgehensmodells Geschlossener BPM Lebenszyklus (Planung, Realisierung, Betrieb, Analyse/Reporting / BI, Änderungen) Hand-in-Hand von Datenmodell, Formularen, Dialogen, Prozessen, BI / Reporting und Änderungsmanagement Marcus Armbruster, AgilePoint EMEA Uhr Ende des Forums

13 Forum donnerstag, 15. MAI 2014 Anwendungsfelder im Geschäftsprozessmanagement Hörsaal A Hörsaal A Stream 1: Compliance Moderation: Falko Kötter Uhr prozessorientiertes Compliance Management und IKS bei M.M. Warburg Luxembourg S.A. Prozess- und Compliance-Dokumentation Prozess- und Compliance-Analyse / Reporting Governance Workflows für Prozesse und Dokumente Harald Glieden, M.M. Warburg & CO Luxembourg S.A.; Gregor Greinke, GBTEC Software + Consulting AG Uhr Erfolgreiches Geschäftsprozessmanagement erst analysieren, dann entscheiden, dann Transparenz schaffen Einbindung der Mitarbeiter in die Ausgestaltung der Prozesse von Anfang an Risiko-Minimierung als entscheidender Schritt in Richtung Compliance und Unternehmenssteuerung Visualisierung der Prozesse sowohl für interne wie externe Organisationen Olav Hermes, igrafx GmbH, Senior Consultant Uhr Multipurpose Control Management (MCM) mit BPM und IKS zum prozessorientierten Controllingsystem Planung der Risiken anhand des Prozessumfelds Einrichtung von Kontroll- und Testpunkten samt Risiko-/Kontrollmatrix Vollautomatisierung der IKS-Prüfroutinen zur Kontrollverifikation Robert Hutter, PROLOGICS IT GmbH, CEO Uhr prozessmanagement in einem sich permanent verändernden Umfeld End2End-Prozessketten mit Kundennutzen Risiko- und Compliance-Management Prozessmanagement und Change eine Symbiose! Roland Pulfer, SecondFloor Swiss GmbH Uhr Mittagspause

14 Forum donnerstag, 15. MAI 2014 Anwendungsfelder im Geschäftsprozessmanagement Hörsaal B Hörsaal B Stream 2: Monitoring und Social BPM Moderation: Jens Drawehn Uhr Erfolgsfaktor Monitoring Fehler erkennen, schnell reagieren, zuverlässig beheben Wie Energieversorger hunderttausende Datensätze pro Tag zuverlässig und umgehend bearbeiten Michael Braun, Topcom Kommunikationssysteme GmbH Uhr process Mining Prozesstransparenz jenseits von Business Intelligence Welche verwertbaren Daten entstehen, wenn IT-Systeme Prozesse unterstützen? Wie können diese Daten genutzt werden, um automatisch Prozessanalysen und -monitoring durchzuführen? Was kann Process Mining, was Business Intelligence nicht kann? Ist Process Mining eine Art»BPM rückwärts«? Rudolf Kuhn, ProcessGold AG, CEO Uhr kollaboration der Erfolgsfaktor für Compliance im Prozessmanagement Compliance als Thema für die gesamte Organisation Compliance und Prozessmanagement: Wie hängt das zusammen? Wie kann Kollaboration die Compliance im Prozessmanagement beeinflussen? Katharina Clauberg, Signavio GmbH Uhr bpm ohne Grenzen: werkzeug- und organisationsübergreifende Kollaboration Übergreifende Zusammenarbeit vom Fachbereich bis zum Workflow-Designer Über Werkzeug- und Abteilungsgrenzen hinweg Prozessmodellierung für jeden und überall Andreas Ditze, MID GmbH Uhr Mittagspause

15 Aussteller donnerstag, 15. Mai AgilePoint EMEA SecondFloor Swiss GmbH GBTEC Software + Consulting AG Signavio GmbH igrafx GmbH topcom-group.de Topcom Kommunikations- systeme GmbH MID GmbH ProcessGold AG Platin-kooperationspARTNER PROLOGICS IT GmbH DOK Magazin

16 Allgemeine Hinweise FpF Verein zur Förderung produktionstechnischer Forschung e.v., Stuttgart Anmeldung Die Anmeldung erfolgt anhand der beiliegenden Karte oder im Internet unter folgender Adresse: Teilnahmegebühr Die Teilnahmegebühr für die Veranstaltung am 13. Mai beträgt pro Person 195. Die Teilnahmegebühren am 14. und 15. Mai betragen pro Person 495 für einen Veranstaltungstag bzw. 895 für zwei Veranstaltungstage. Die Teilnahmegebühr für alle drei Veranstaltungstage beträgt pro Person 995. In der Gebühr enthalten sind die Teilnahme an den Vorträgen, Tagungsunterlagen, das Mittagessen sowie die Erfrischungen während der Pausen. rabatt Bei einer Anmeldung bis zum 30. April 2014 wird pro gebuchtem Veranstaltungstag ein Rabatt von 50 gewährt. Anmeldeschluss 9. Mai 2014 Umschreibung und Abmeldung Die Umschreibung der Anmeldung auf einen anderen Teilnehmer ist mitzu teilen und jederzeit kostenlos möglich. Bei einer Abmeldung bis zum 11. April 2014 werden 75 berechnet. Bei späteren Abmeldungen wird die volle Teilnahmegebühr berechnet. Tagungsort Fraunhofer-Institutszentrum Stuttgart, Nobelstraße 12, Stuttgart, Hörsäle A, B und Seminarraum 1-3 Informationen Mirjana Stanišić-Petrović Telefon Daniela Nedić-Petrović Telefon Silke Malota-Bukal Telefon Veranstalter Verein zur Förderung produktionstechnischer Forschung e.v., Stuttgart und Fraunhofer IAO, Stuttgart Veranstaltungsorganisation Fraunhofer IAO, Veranstaltungsmanagement, Tanja Vartanian Nobelstraße 12, Stuttgart Telefon , Fax Anfahrt Eine Anfahrtsskizze, weitere organisatorische Details sowie die Rechnungsstellung erhalten Sie zusammen mit der An melde bestätigung. Eine elektronische Anfahrtsskizze erhalten Sie auch im Internet unter Zimmervermittlung Sollten Sie für Ihren Aufenthalt in Stuttgart ein Hotelzimmer benötigen, wenden Sie sich mit dem Stichwort»Fraunhofer IAO DMS 2014«an eine der folgenden Adressen: DORMERO Hotel Stuttgart Telefon Plieninger Straße Stuttgart Sonderrate: 79 (inkl. Frühstück) Abrufbar bis 30. April 2014 arcona MO.HOTEL Stuttgart Telefon Hauptstraße Stuttgart Sonderrate: 99 (inkl. Frühstück) Abrufbar bis 30. April 2014 oder wenden Sie sich an: Stuttgart Marketing GmbH

17 Rechnungsadresse Name, Vorname Firma Anmeldung per Post oder Fax Hiermit melde ich mich zum Expertengespräch am Dienstag, 13. Mai 2014 an. 33Postfach, Straße Hiermit melde ich mich zu den Seminaren 34 am Mittwoch, 14. Mai 2014 an. Postleitzahl, Ort Hiermit melde ich mich zum Forum am Donnerstag, 15. Mai 2014 an. Hinweis Gemäß dem Bundesdatenschutz gesetz unter richten wir Sie über die Speicherung Ihrer Anschrift in einer Datei und die Bearbeitung mit automatischen Verfahren. Die im Programm bekannt gege benen Bedingungen der An mel dung und Abmeldung habe ich zur Kenntnis genommen. Verein zur Förderung produktions - technischer Forschung e.v. c/o Fraunhofer IAO, Veranstaltungsmanagement, Tanja Vartanian Nobelstraße Stuttgart Name, Vorname Titel Firma Abteilung Postfach, Straße Postleitzahl, Ort Telefon, Fax Ort, Datum, Unterschrift

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