Müssen wir alle Evaluatoren werden? Professionalisierung zu M&E in der öffentlichen Verwaltung Costa Ricas

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1 Müssen wir alle Evaluatoren werden? Professionalisierung zu M&E in der öffentlichen Verwaltung Costa Ricas Dipl.-Reg.Wiss. Corinna Schopphoff, M.Eval. Zentrum für Forschung und Weiterbildung in der Öffentlichen Verwaltung (CICAP), Universität von Costa Rica (08/2011 bis 06/2014) Zürich, 13. September 2014

2 Struktur des Vortrags I. M&E im Kontext der öffentlichen Verwaltung von Costa Rica II. Bestimmende Faktoren für das Fortbildungsangebot zu M&E für die öffentliche Verwaltung von Costa Rica III. Schlussfolgerungen und Lessons Learned

3 I. Kontext: Costa Rica im IADB-Index zu Results Based Mangement für Lateinamerika und die Karibik Monitoring und Evaluation Ergebnisorientierte Planung Ergebnisorientierte Haushaltsführung Programm- und Projektmanagement Finanzmanagement, Rechnungsprüfung, Zukäufe Punktzahl Costa Rica Regionaler Durchschnitt Maximalpunktzahl IADB: Interamerikanische Entwicklungsbank Quelle: García/García (2010): La Gestión para Resultados en el Desarrollo. S. 133

4 I. Kontext: PND und SINE als Instrumente für RBM Das Nationale Evaluationssystem (SINE) wurde 1994 gegründet mit dem Ziel, das institutionelle Regierungshandeln sowie die Entwicklung Costa Ricas durch das M&E der im Nationalen Entwicklungsplan (PND) festgelegten Ziele zu bewerten. Das SINE besteht aus 106 öffentlichen Institutionen, die unter der Koordination des Ministeriums für nationale Planung und Wirtschaftspolitik (MIDEPLAN) an der Formulierung, Umsetzung und M&E des Nationalen Entwicklungsplanes beteiligt sind. Der Nationale Entwicklungsplan ist das wichtigste Planungsinstrument für die Regierung in Costa Rica. Er ist der Orientierungsrahmen, in dem die Entwicklungsprioritäten formuliert und die Politiken, Entwicklungsziele und Aktionen der Regierungsperiode konkretisiert werden.

5 I. Kontext: Akteure im SINE MIDEPLAN Koordiniert das SINE und das M&E des Nationalen Entwicklungsplans (PND) Zusammenarbeit mit den Verbindungsstellen der Institutionen und Sektoren Formulierung von M&E- Leitlinien Finanzministerium Koordiniert die Zuweisung von Haushaltsmitteln Kontrolliert die Mittelverwendung Präsidentschaft Verantwortlich für politische Ausrichtung und Strategien Überprüft die Fortschritte des PND SINE Verbindungsstellen der Institutionen und Sektoren Durchführung öffentlicher Maßnahmen Mitarbeit bei Formulierung und M&E des PND Rechnungshof Kontrollinstanz des Parlamentes Überwacht Mittelverwendung und Zielerreichung Parlament Politische Kontrolle des Exekutivhandelns

6 II. Bestimmende Faktoren für das Fortbildungsangebot zu M&E Institutionelle Nachfrage: Gründe für Fortbildung Fehlende bzw. schwache PM&E-Strukturen erschweren Wirkungsnachweise Extern: Prüfungen des Rechnungshofes Stärkung der M&E- Kompetenzen der Mitarbeiter Abstimmung von M&E- Konzepten Konkrete M&E-Bedarfe bzw. -Projekte Intern: Stärkung der M&E- Struktur der Institution bzw. des Sektors

7 II. Bestimmende Faktoren für das Fortbildungsangebot zu M&E Intern: Stärkung individueller M&E-Kompetenzen Teilnehmer aus öffentlichen Institutionen Costa Ricas nach... Fachbereich innerhalb der Institution Management-Ebene 5% 2% 2% 5% Planung andere 6% 6% Lower Mnagement 11% 25% 50% M&E Evaluation Nicht spezialisiert Monitoring Qualitätsmanagement 14% 74% Middle Management oder Abteilungsleiter Upper Management oder Direktion Nicht einzuordnen Quelle: Eigene Darstellung auf Basis der Absolventenverbleibsstudie CICAP 2014

8 Prozent II. Faktoren für das Fortbildungsangebot zu M&E Intern: Stärkung individueller M&E-Kompetenzen Vergleich Fortbildungsthemen nach individueller und institutioneller Relevanz (gemäß Einschätzung der Kursteilnehmer aus der öffentlichen Verwaltung Costa Ricas, in Prozent) 22,0 20,0 18,0 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 20,7 15,9 13,4 19,5 12,2 11,0 9,8 7,3 4,9 4,9 14,6 4,9 4,9 8,5 4,9 3,7 3,7 3,7 3,7 0,0 0,0 2,4 Individuelle Relevanz (n=82) Institutionelle Relevanz (n=82) 3,7 3,7 2,4 1,2 8,5 6,1 Quelle: Eigene Darstellung auf Basis der Befragung von Absolventen der der von CICAP und FOCEVAL zwischen 2012 und 2014 durchgeführten Evaluationskurse. PPPP: Politiken, Pläne, Programme, Projekte

9 II. Faktoren für das Fortbildungsangebot zu M&E Intern: Stärkung individueller M&E-Kompetenzen Das Teilnehmerprofil ist geprägt vom unterem Management, das in der Planung oder anderen Fachgebieten als M&E arbeitet. Die Fortbildungsinteressen der Teilnehmer korrespondieren nicht zwingend mit Themen, die als wichtig für die Institution eingeschätzt werden. Themenkomplexe des institutionellen Evaluationsmanagements werden auf individueller Ebene kaum nachgefragt. Für M&E-Fortbildungen bedeutet dies: Heterogene Vorkenntnisse und Interessen müssen von Auftraggebern gesteuert (Teilnehmerauswahl) und von Trainern berücksichtigt und moderiert werden (Reichweite der Schulung). Auftraggeber sollten im Rahmen der Kursentwicklung beraten werden, um ggf. Themenfelder des institutionellen Evaluationsmanagements sowie der Nutzung von Evaluationsergebnissen einzubringen.

10 II. Faktoren für das Fortbildungsangebot zu M&E Schulungsformate und -inhalte von Inhouse-Kursen seit 08/2011 Kurzzeit-Kurse 8 24 h 1. Nationales Institut für die Frau: Formulierung von Indikatoren Themenfelder: Indikatoren (Impact) Evaluation Verknüpfung von Planung, Monitoring, Evaluation Workshops h Konkretes Projekt 1. Gesundheitsministerium: Design von Impact Evaluationen 2. Planungssekretariat für den Landwirtschaftssektor: Formulierung von Impact- Indikatoren für den Sektor 3. Landwirtschaftsministerium: Erarbeitung von institutionellen Impact Indikatoren Seminare h Mehrere Module 1. Landwirtschaftsministerium: Impact Evaluation 2. MIDEPLAN: Planung und Monitoring 3. Bildungsministerium: Evaluationsmethoden für Fortbildungsprojekte 4. Nationaler Stipendienfonds: Formulierung und Evaluation von Sozialprojekten 5. Staatl. Krankenversicherung Costa Ricas: Planung, Monitoring und Evaluation

11 II. Faktoren für das Fortbildungsangebot zu M&E Intern: Abstimmung von M&E-Konzepten Die Funktionen für Planung und M&E sind in den Institutionen häufig entkoppelt Nutzung unterschiedlicher Konzepte M&E-Fortbildungen dienen als Austauschplattform zwischen: Abteilungen einer Institution Institutionen eines Sektors Dem SINE-Koordinator MIDEPLAN und den Sektor-Institutionen Für M&E-Fortbildungen bedeutet dies: Inhouse-Kurse sollen nationalen Standard und Leitlinien für M&E berücksichtigen; Themen wie RBM und Planung sollten in M&E-Kurse integriert werden (ganzheitlicher Ansatz). Genügend Zeit für Diskussionen ist einzuplanen. Trainer müssen über hohe Moderationskompetenzen verfügen. Eine Dokumentation der Vereinbarungen ist notwendig.

12 II. Faktoren für das Fortbildungsangebot zu M&E Intern: Konkrete M&E-Projekte M&E-Fortbildung bekommen Workshop-Charakter, wenn konkrete Produkte entwickelt werden sollen, z.b.: Formulierung von Impact Indikatoren Erarbeitung eines Evaluationsdesigns Entwicklung von methodischen Leitlinien Es besteht ein Spannungsfeld zwischen dem Lernen und der Erarbeitung eines konkreten Produktes. Für das Angebot von M&E-Fortbildungen bedeutet dies: Die Reichweite der Schulung sowie etwaige Folgeprozesse sollten im Vorfeld geklärt werden. Eine Praxisübung als roter Faden für den Kurs ist vorhanden. Eine Anpassung der Lehrmethoden ist notwendig: kurze Inputs, lange Arbeits-, Präsentations- und Abstimmungsphasen

13 II. Faktoren für das Fortbildungsangebot zu M&E Extern: Prüfungen des Rechnungshofes Rechnungshofprüfungen zwingen Institutionen zu konkreten Verbesserungen bei Planung und M&E. Problematisch: Das M&E-Verständnis des Rechnungshofes kann sich von SINE- Standards unterscheiden. Für das Angebot von M&E-Fortbildungen bedeutet dies: Eine kritische Reflexion des Prüfungsberichtes mit Auftraggebern bzw. Teilnehmern ist notwendig. Diskussion über unterschiedliche Konzepte (Rechnungshof, MIDEPLAN, intern, andere) anstoßen und moderieren.

14 II. Faktoren für das Fortbildungsangebot zu M&E Weitere Faktoren für die Aus- und Fortbildung zu M&E Praxisbeispiele: Institutionen und Teilnehmer wünschen praxisnahe Übungen anhand von Beispielen aus dem Kontext ihrer Institution oder der öffentlichen Verwaltung Costa Ricas, aber: Geeignete Beispiele sind rar. Zeitliche Ressourcen: Institutionen und Teilnehmer wünschen Fortbildungen mit geringem wöchentlichen Zeitaufwand bei gleichzeitig intensiven Lernprozessen. Finanzielle Ressourcen: Die Mittel für Fortbildungen sind begrenzt; für einen vermeintlich größeren Kosten- Nutzen-Effekt wird die Schulung überbelegt. Für das Angebot von M&E-Fortbildungen bedeutet dies: Überprüfung und Aufbereitung der gelieferten Projekte, damit sie sich als Praxisbeispiele bzw. Übungen eignen hohe Vorbereitungszeit für Inhouse-Kurse. Trainer mit M&E-Expertise müssen sich einer Vielfalt von Fachthemen stellen. Es sollten Datenbanken für Praxisbeispiele und Übungen angelegt werden. Für eine Maximierung der Lerneffekte ist es wichtig, dass die Lernintensität zeitlich adäquat dosiert und die Höchstteilnehmerzahl nicht überschritten wird.

15 III. Schlussfolgerungen und Lessons Learned Für die Fortbildungseinrichtung und Trainer: Die Beratung der Institutionen über die Reichweite einer Schulung sowie die Vereinbarung möglicher Folgeprozesse ist essenziell. Die Entwicklung von maßgeschneiderten Inhouse-Kursen ist aufwändig, Zeiten der Beratung sowie der Vor- und Nachbereitung für Koordinatoren und Trainer müssen eingeplant werden. Trainer benötigen M&E-, Moderations- und Beratungskompetenzen, zudem sind sektorspezifische Kenntnisse gefordert. Trainerteams Zur Erarbeitung spezifischer Produkte: Im Rahmen von Schulungen lassen sich institutionelle Produkte nur im begrenzten Maße erarbeiten. Realistische Ziele für eine Schulung: Abstimmung von Konzepten; Erarbeitung von methodischen best practices ; Vereinbarungen und Vorbereitungen von Folgeprozesse treffen.

16 III. Schlussfolgerungen und Lessons Learned Zur Vereinheitlichung von Konzepten: M&E-Schulungen eignen sich als Austausch- und Diskussionsplattform für Konzepte sowie für Prozesse des SINE und sollten entsprechend genutzt werden. Zeiten für Austausch und Diskussionen einplanen Zu Aus- und Fortbildungsschwerpunkten: Nicht nur Aus- und Weiterbildung in M&E, sondern PME verknüpfen Themen wie Indikatoren und M&E-Systeme sind ein wichtiges Scharnier zwischen Planung und Evaluation Bei M&E-Fortbildungen für den öffentlichen Sektor sollte die Aufmerksamkeit auf Themenfelder gerichtet werden, die mit internen Prozessen zur Nutzung der Ergebnisse zusammenhängen Evaluationsmanagement statt -durchführung

17 Dipl.-Reg.Wiss. Corinna Schopphoff, M.Eval. Zentrum für Forschung und Weiterbildung in der Öffentlichen Verwaltung (CICAP) Universität von Costa Rica

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