magazin eevolution wächst Lageraufträge in eevolution Erweiterungen im Einkaufs- und Auftragsrahmen TOP-THEMA Neuerung eevolution Tipps & Tricks

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1 Ausgabe magazin TOP-THEMA eevolution wächst Neuerung Lageraufträge in eevolution eevolution Tipps & Tricks Erweiterungen im Einkaufs- und Auftragsrahmen eevolution community day in der Schweiz am 20. September

2 EDITORIAL Liebe Leser, sind Sie irgendwo ein Stammkunde? Dann gehören Sie dort zu der Spezies dieses immer seltener werdenden Kundentyps, der regelmäßig Produkte bei ein und demselben Verkäufer, Händler oder Produzenten kauft. Wikipedia weiß dazu: Personen oder Institutionen, die häufiger bzw. regelmäßig Kunde eines Anbieters sind, also Geschäfte mit ihm abschließen, werden als Stammkunden bezeichnet. Der Begriff Stammkunde ist mit dem Begriff Kundenbindung verbunden. Der Teil der Stammkunden mit dem höchsten Umsatz- oder Gewinnanteil wird auch als sog. A-Kunden bezeichnet. Man versucht oft, sie mit Rabatten, mit zusätzlichem Mehrwert oder Service an ein Unternehmen zu binden. Stammkunden sind keine Spezialität des ortsfesten (stationären) Gewerbes. Auch Vertreter des reisenden (ambulanten) Gewerbes sind an Stammkunden interessiert, wenn es zu ihrem Geschäftsmodell gehört, regelmäßig an frühere Aufenthaltsorte zurückzukehren (z. B. Wanderzirkus, Wochenmarkt, Hausierer). Der Gegensatz zum Stammkunden ist die Laufkundschaft, die einen Laden nicht gezielt aufsucht, sondern gewissermaßen im Vorbeigehen. (Quelle: In vielen Branchen wird es immer schwieriger, Stammkunden zu etablieren oder auch nur zu 2

3 halten. Denn im Gegensatz zu noch vor zehn Jahren werden Kaufentscheidungen heute sehr viel häufiger von scratch getroffen. Das bedeutet, dass derjenige, der etwas kaufen möchte, zunächst einmal im Internet sucht und dann immer öfter spontan die Kaufentscheidung trifft und irgendwo das Produkt kauft, für das er sich gerade interessiert. Manchmal weiß er nach kurzer Zeit noch nicht mal mehr, wo er etwas gekauft hat. Ich kenne das von mir selbst. Das bedeutet natürlich nicht, dass Stammkunden ihren Wert verlieren, ganz im Gegenteil. Aber es bedeutet, dass Akquise- und Kundengewinnungsmaßnahmen, die die Etablierung eines Stammkunden zum Ziel haben, immer mehr an Bedeutung verlieren. Und dass sich diese Maßnahmen in zunehmender Weise auf das Einfangen des bei Wikipedia noch so genannten Laufkunden konzentrieren müssen. Was also den Google-Laufkunden meint. Oder ist der moderne Stammkunde derjenige, dem wir Newsletter schicken dürfen? Und sind die Versender von Newslettern die modernen Hausierer? Und wie erkläre ich einem Hausierer aus dem Ausland, dass er mir nach deutschem Recht keinen Newsletter schicken darf? Mit einem Spamfilter? Wie ist denn das dann mit der Gleichberechtigung im Wettbewerb, für deren Einhaltung eine regulierende Behörde (als Wettbewerbshüter) zu sorgen hat? Niemand kann heute vorhersagen, wohin dies führen wird. Sicher ist aber, dass es gemeinsam mit den immer optimierteren Logistikservices die Handelsstrukturen sowohl im Einzelhandel als auch im B2B- Bereich nachhaltig verändern wird. Dafür müssen wir gemeinsam Lösungen finden und unser Handeln heute schon daran ausrichten. Davon bin ich fest überzeugt. Ein Lösungsansatz ist bekannt und allen geläufig: Billig. Oder besser: Preiswert. Wobei es egal ist, ob es dabei darum geht, dass der absolute Preis am geringsten ist oder ob ich als Kunde so viele Retouren kostenlos zurück schicken kann, wie ich möchte. Aber soll sich unser Wettbewerb künftig darauf reduzieren? Wie schaffen wir es, dass eine Suchmaschine künftig nicht die Produkte auf der ersten Seite anzeigt, die das beste Suchmaschinenmarketing betreiben sondern die nicht am billigsten sondern uns am wertvollsten sind? Lassen Sie uns gemeinsam neue Lösungen finden! Sie in Ihrem Fach und wir in unserem. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen eine schöne Zeit! Ihr Frank Wuttke Geschäftsführer der eevolution GmbH & Co. KG 3

4 Inhalt > Kompetenz 02 EDITORIAL 30 Mobile Lösungen betreffen alle Unternehmen heute oder morgen Das COMPRA-App-Team im Interview mit Helge Sanden 34 eevolution Kundenzufriedenheitsumfrage eevolution Kundenportal 35 Impressum > Events & Mehr 29 Rückblick eevolution Konferenz eevolution auf dem Shopware Community Day 36 Zweiter Schweizer eevolution community day im September 2013 > News 14 Die eevolution DMS Lösung 16 Gelangensbestätigung in eevolution eingebaut! 17 eevolution POS Kassenlösung für den Einzelhandel 18 Wissen was drin ist mit dem Laborinformationssystem der Sopra EDV-In formationssysteme GmbH 26 Aktuelle Versionsinformationen 28 Produktionsfeinplanung lässt sich einfach mit eevolution koppeln 35 News, Termine und Ankündigungen Kilchenmann 6 Produktkataloge können zum Bruchteil der Kosten produziert werden 4

5 > BERICHTE AUS DER PRAXIS 06 Kilchenmann ganzheitliche IT-Lösung für Projekte, Miete, Service und Handel 10 Bohrenfeldt KANBAN Logistik Service für Maschinenbau Industrie 12 Mobiler Kundenservice: ZAH-App macht Hildesheim sauber > Tipps & Tricks 20 Erweiterte Funktionalitäten im eevolution Auftragsrahmen 22 Erweiterte Funktionalitäten im eevolution Einkaufsrahmen 24 Lageraufträge in eevolution 25 Schulungsangebot der Business Academy 2013 ZAH 12 App macht Hildesheim sauber 18 Laborinformationssystem Sopra schafft Transparenz Bohrenfeldt 10 KANBAN Logistik Service für Maschinenbau Industrie 5 eevolution ist ein registrierter Markenname der eevolution GmbH & Co. KG

6 Kilchenmann ganzheitliche IT-Lösung für Projekte, Miete, Service und Handel Kilchenmann ist den meisten Schweizerinnen und Schweizern vermutlich gut bekannt, denn das Unternehmen gilt als wichtigster Lösungspartner, wenn es um Audio-, Video- und Kommunikationstechnik und Multimedia geht. Das Unternehmen richtet geschäftliche, öffentliche und private Räume ein: Wer im Bundeshaus in Bern die Debatten verfolgt, an einem RailCity-Bahnhof der SBB die Fahrplanauskunft oder Werbepanels anschaut oder an einer Konferenz in einem schweizerischen Unternehmen oder Hotel teilnimmt, nutzt Technik, die Kilchenmann dort installiert hat. 250 Mitarbeiter an drei Standorten (Kehrsatz-Bern, Zürich, Arlesheim-Basel), einem Ladengeschäft und on-site bei großen Kunden beraten Kunden und projektieren, verleihen, warten und betreiben hochwertige Kommunikationslösungen. Umfassende ERP-Lösung für alle Geschäftsbereiche In allen Geschäftsbereichen, der Telematik für Firmenkunden und öffentliche Einrichtungen, dem Eventservice für Licht, Bild und Ton und dem Privatkundenbereich für Audio, Video und TV ist seit 1999 die Unternehmenssoftware eevolution im Einsatz. Als zentrales System unterstützt es die unterschiedlichen Geschäftsprozesse für Handel, Service, Vermietung und Projektgeschäft. Die umfassende Lösung wird gemeinsam mit dem Schweizer eevolution Partner Wato-Soft AG kontinuierlich weiterentwickelt und die Prozessunterstützung optimiert. Entsprechend glücklich äußert sich der CFO der Kilchenmann AG, Marc Seiler, über das Produkt: Wir haben vielfältige Anforderungen, die zum Großteil bereits durch Grundfunktionalitäten des Standardprodukts abgedeckt werden. Zusätzlich erlaubt die offene Lösung eine unkomplizierte Einbindung von Speziallösungen, sofern dies doch einmal nötig sein sollte. Ein Produkt ohne guten Kundendienst ist nur die Hälfte wert, deshalb ergänzt er sofort: Wir haben in rund 14 Jahren eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Wato-Soft entwickelt und bekommen neben technischer Betreuung auch Empfehlungen zur Optimierung unserer Abläufe. Das ist für uns wertvoll. Mich als CFO interessiert natürlich die betriebswirtschaftliche Transparenz. Mit eevolution geben wir unserem ganzen Team von Führungskräften und Mitarbeitern Werkzeuge, Indikatoren und Kennzahlen zur eigenen Orientierung an die Hand. Marc Seiler, CFO der Kilchenmann AG Unternehmenssoftware unterstützt Prozesse im Projektgeschäft Die Umsetzung audiovisueller Gesamtlösungen für Industriekunden und die Realisierung von Bucherinformations- und Leitsystemen oder Videokonferenzlösungen erfordert das koordinierte Zusammenspiel vieler Experten sprich: Projekte. Kilchenmann bildet die dafür notwendigen Prozesse der Leistungserfassung und abrechnung in eevolution ab, das um das Time-Info Modul erweitert wurde: Damit kann jeder Mitarbeiter bei Bedarf über das Internet - seine Arbeitszeiten auf Kundenprojekte buchen und damit zeitnah seine Leistungen erfassen. Früher wurden diese Daten vom Innendienst eingetragen, was fehleranfällig und vergleichsweise langsam war. Heute sind dagegen zeitnahe Auswertungen und bei Bedarf schnelle Korrekturmaßnahmen möglich. Wenn ein Projekt aus dem Ruder zu laufen droht, kann das nun frühzeitiger erkannt werden. Jeder Mitarbeiter erhält zudem Auswertungen über seine eigenen Leistungen. Sämtliche erfassten Informationen werden für die Projektabrechnung verwendet und stehen auch zur Nachkalkulation zur Verfügung. Für unser Projektgeschäft liefert eevolution den Mitarbeitern und Führungskräf- 6

7 ten die notwendige Transparenz, um die Wirtschaftlichkeit zu beurteilen. Dadurch haben wir gute Werkzeuge zur Mitarbeitersteuerung, erläutert Marc Seiler. Auch die Ablage von Projektdokumenten in physischen und elektronischen Ordnern wird mit eevolution strukturiert und die Das Produkt eevolution bleibt nicht stehen, sondern entwickelt sich weiter und ist technologisch modern. Für mich ist der eevolution icustomizer ein Highlight der Weiterentwicklung, denn damit haben wir hohe Flexibilität für individuelle Anpassungen bekommen. Wir konnten viele Vorgänge aufräumen und übersichtlicher machen und alle Vereinfachungen sind beim nächsten Update noch vorhanden. Marc Seiler, CFO der Kilchenmann AG Suche erleichtert. Prozesse für Kundendienst, Instandhaltung und Service unterstützt Bekanntermaßen ist ein guter Kundendienst ein wichtiges Differenzierungskriterium und Qualitätsmerkmal. Daher legt Kilchenmann hierauf besonderen Wert und nutzt das eevolution Zusatzmodul ASM für das Kundendienstmanagement zur Steuerung und zum Monitoring aller Serviceprozesse. ASM unterstützt unter anderem die Annahme von Störungsmeldungen, die Disposition von Servicemitarbeitern, die Dokumentation und Abrechnung der erbrachten Leistungen und ist auch ein wichtiges Hilfsmittel zur Sicherstellung der vertraglich zugesagten Reaktions- und Wiederherstellzeiten. Ein Dashboard signalisiert kritische Situationen, wenn die verbleibenden Restzeiten knapp werden oder die geplanten eevolution ist seit mehr als 14 Jahren mit den Anforderungen bei Kilchenmann mitgewachsen und die zentrale Unternehmenssoftware für die vielfältigen Geschäftsprozesse. Thomas Wagner, Geschäftsführer der Wato-Soft AG Mitarbeiter nicht rechtzeitig ihren vorherigen Einsatz abschließen können. Wenn nötig, kann aktiv eingegriffen und nach alternativen Mitarbeitern gesucht werden. Die Mitarbeitenden im Außendienst sind mit Mobilgeräten in das System integriert und bekommen dort Serviceaufträge signalisiert, können in der Kundendokumentation und Historie nachschlagen und den Status der Bearbeitung zurückmelden. Mit ASM haben wir auch die Vertragsverwaltung für Kilchenmann gut organisiert. Alle Serviceverträge (und Mietverträge) sind an zentraler Stelle abgelegt, leicht auffindbar und einsehbar. Die vertraglich zugesagten Leistungen sind hinterlegt und automatisch überwachbar, ergänzt Thomas Wagner, Geschäftsführer von Wato-Soft, den betriebswirtschaftlichen Nutzen der von ihm gelieferten Lösung. Auch die Überwachung regelmäßiger Wartungstermine und viele weitere nützliche Funktionen, wie beispielsweise ein Ticketsystem, werden eingesetzt. Verleih von Veranstaltungstechnik Kilchenmann verleiht auch Equipment für Licht, Bild und Ton, damit Großveranstaltungen, Kongresse und Konzerte professionell ausgestattet werden können. Für die Kurzzeitmiete wurde eine Spezialsoftware in eevolution eingebettet, die das Verleihgeschäft organisiert. Die Verwaltung der Mietverträge und alle logistischen und finanztechnischen Prozesse werden von eevolution übernommen. Ladengeschäft für Privatkunden von der zentralen ERP-Lösung gesteuert Im Ladengeschäft erhalten Privatkunden fachkundige Beratung zu Unterhaltungselektronik und Multimedia aller wichtigen Premiummarken mit ansprechendem Design und hoher Qualität. Das Kassensystem kommuniziert direkt mit der Unternehmenssoftware, die auch das Lager verwaltet und für alle Finanzprozesse zuständig ist. Sowohl für den Einkauf und 7

8 Für den Kilchenmann Kundendienst ist die Übersicht wichtig, damit Störungen schnellstmöglich behoben und vertragliche Zusagen eingehalten werden können. Unsere Servicelösung ASM unterstützt das Monitoring und schafft Transparenz. Thomas Wagner, Geschäftsführer der Wato-Soft AG den B2B- und B2C-Handel ist die schweizerische Finanzbuchhaltung TOPAL in das ERP-System integriert, um die Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, samt Fremdwährungsunterstützung, Budgetierung und Kostenstellenrechnung für die unterschiedlichen Mandanten abzuwickeln. In den 6 Lägern wird der Wareneingang, Warenausgang, die Kommissionierung und die Inventur mit Scannern vereinfacht und beschleunigt. Viele Bereiche, Abläufe und Prozesse wurden über die Jahre durch kleine nützliche Maßnahmen optimiert. Diese lassen sich hier nicht in Summe aufzählen, aber sie haben einen hohen betriebswirtschaftlichen Nutzen für Kilchenmann, fasst Thomas Wagner die Unterstützung der vielfältigen Prozesslandschaft zusammen und ergänzt: Aktuell haben wir im Eskalationsmanagement und bei Serviceaufträgen viele Detailverbesserungen abgeschlossen. Data-Warehouse: OLAP Auswertungen schaffen wirtschaftliche Transparenz Um allen Unternehmensbereichen Informationen zur Entscheidungsunterstützung und zur Steuerung bereitzustellen, werden seit Jahren die Microsoft SQL Server Reporting Services für individuelle Reports und OLAP Auswertungen verwendet. Rohdaten liefert die Oracle Datenbank, die Finanzbuchhaltung TOPAL und natürlich die Unternehmenssoftware eevolution. Eigene Cubes liefern uns beispielsweise im Projektgeschäft wichtige Erkenntnisse zur Nachkalkulation, Wirtschaftlichkeit und Produktivität, berichtet CFO Marc Seiler, und ergänzt: Die betriebswirtschaftliche Transparenz ist durch unsere einheitliche Softwarelösung sehr hoch. Das hilft uns. WATO-SOFT AG Bielstrasse 30 CH-2543 Lengnau Tel info@wato-soft.ch Für Kleinbetriebe. Für Großunternehmen. Für schwarze Zahlen. Professionelle Finanzsoftware, die sich rechnet setzen Sie dabei auf Grün. Benutzerorientierte und hoch integrationsfähige Standard-Software. Die optimale Lösung für Ihr Rechnungswesen. syska Gesellschaft für betriebliche Datenverarbeitung mbh Am Sandfeld 15 a Karlsruhe Telefon (0) info@syska.de

9 Der Zukunftstrend liegt in mobilen Endgeräten und deren Anwendungen. Kaum ein anderes Feld bietet ein so hohes Innovationspotential! Profitieren Sie von Ihrer eigenen App für unterschiedliche Devices! Die COMPRA bietet neben einer Ideenschmiede für Ihre individuelle App auch die Programmierung. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf! COMPRA GmbH Speicherstr. 9 D Hildesheim Tel info@compra.de 9

10 Bohrenfeldt KANBAN Logistik Service für Maschinenbau Industrie Interne Prozessoptimierung für hohe Kundenorientierung und Servicegeschwindigkeit Die BV Bohrenfeldt GmbH mit Sitz in Jena vertreibt seit 1997 Verbindungselemente, wie Schrauben und Normteile in Edelstahl, Stahl, Messing, Polyamid, Titan und Holz, und ist ein wichtiger Lieferant für Industrie und Handwerk in der Region. Das Sortiment umfasst rund Artikel, darunter auch Sonderanfertigungen in kleiner Stückzahl für die Hightech- Industrie. Neben einem umfangreichen und hochwertigen Sortiment ist dem Inhaber Jörg Bohrenfeldt insbesondere die Zuverlässigkeit, Fachkompetenz und Kundenzufriedenheit wichtig. Das zeigt sich in den Serviceangeboten für die mittelständischen Kunden. Seit der Unternehmensgründung entwickelt das Handelsunternehmen seine Einkaufs- und Kundenprozesse mit dem Dresdener Softwarehaus CUSH und der Unternehmenssoftware eevolution weiter und optimiert sie vorrangig aus Kundensicht. Einen besonders hohen wirtschaftlichen Nutzen liefert die IT- Lösung bei der Unterstützung eines Kanban - Lieferservices und bei der automatischen Ablage aller Lieferscheine in der Kundenakte. 10 Unternehmenssoftware unterstützt die KANBAN Belieferung Bohrenfeldt bietet seinen Industriekunden Möglichkeiten zur Optimierung und Kostensenkung in ihren Produktionsprozessen, indem es die Lagerung und das Management der C-Teile, verbunden mit einer just-in-time Lieferung auf Abruf für seine Kunden übernimmt. Dieses Prinzip nennt man Kanban. Das Handelsunternehmen stellt seinen Kunden dafür Kanban-Regale zur Verfügung und füllt diese genau dann mit Schrauben, Muttern und anderen Normteilen, wenn sie für die Produktion benötigt werden. Die Lagerkosten werden auf den Zulieferer übertragen, der die Beschaffung, die Qualitätssicherung und das Handling übernimmt. Was so einfach klingt, erfordert straffe Prozesse und ein leistungsfähiges IT-System, da das vom Kunden abgerufene Material in der Regel bereits am nächsten Tag im Produktionsprozess benötigt wird. Kurze Lieferzeit erfordert hohe Automatisierung bei der Bestellung Einige Bohrenfeldt-Kunden melden ihren Materialbedarf mittels Handscannern: Sie scannen den Artikelnummer-Barcode der benötigten Produkte, passen gegebenenfalls die Liefermenge von Hand an und übermitteln die Bestelldaten dann automatisch an die eevolution Lösung. eevolution ist die ideale Integrations- und Steuerungsplattform für mittelständische Unternehmen. Die moderne und offene Architektur unseres Produkts ermöglicht durchgängige Prozesse und einen hohen Nutzen für den Kunden. Unsere Kunden erhalten maßgeschneiderte Lösungen zum Preis von Standardsoftware. Frank Wuttke, Geschäftsführer der eevolution GmbH & Co. KG Dort wird sofort ein Auftrag angelegt und bereits wenige Sekunden später kann die Kommissionierung beginnen. Im Idealfall ist bereits wenige Minuten danach die Lieferung - samt Lieferschein - versandfertig zusammengestellt. DPD übernimmt den Transport zum Kunden, der spätestens am nächsten Tag die bestellte Ware geliefert bekommt und sofort in der Produktion verwenden kann. Andere Kunden haben direkten Zugriff auf das Lagersystem und können darin Bestellungen für das benötigte C-Material auslösen. Auch hier werden dann automatisch Aufträge angelegt und der gleiche Prozess angestoßen, wie zuvor beschrieben. Außendienst übernimmt die Bestellung für den Kunden Als dritte Möglichkeit stellt Bohrenfeldt seinen Kunden Regale und Sichtlagerkästen zur Verfügung, die vom eigenen Außendienst bestückt werden. Bei den regelmäßigen Kundenbesuchen wird der Materialbedarf mittels Handscanner am Kanban-Regal für den Kunden erfasst. Dabei kommen in der Regel zwischen 250 und 350 Bestellpositionen zusammen, die bei der Rückkehr ins Unternehmen automatisch von der IT verarbeitet werden. Nachdem die Stückzahlen auch hier gegebenenfalls manuell angepasst wurden, erfolgt die automatische Bearbeitung, die üblicherweise mit der Auslieferung durch den Außendienst und der Einsortierung ins Regal endet. Diese drei Bestellmöglichkeiten werden von unseren Kunden geschätzt. Sie tragen zu einer hohen Kundenbindung bei und die Kanban-Prozesse haben wir über die letzten Jahre mit CUSH und der eevolution Lösung kontinuierlich optimiert, freut sich Jörg Bohrenfeldt, Gründer und Geschäftsführer des gleichnamigen Unternehmens. Automatische Ablage von Lieferscheinen in der Kundenakte Auch die internen Prozesse wurden in der Vergangenheit permanent optimiert. Besonders elegant ist die Ablage der Lieferscheine gelöst. Während der Auftragsbearbeitung wird die Auftragsnummer als Barcode auf

11 den Lieferschein gedruckt. Bei der Auslieferung werden die Lieferscheine von den Kunden unterschrieben und später im Unternehmen an zentraler Stelle gescannt. Durch den Barcode kann jeder Lieferschein automatisch der jeweiligen elektronischen Kundenakte zugeordnet werden und steht damit allen Mitarbeitern für spätere Informationszwecke zur Verfügung. Bei rund bis Lieferscheinen pro Monat ist die Nutzung dieses Verfahrens, laut Aussage von Jörg Bohrenfeldt, eine große Hilfe und spart Kosten. Die drei Bestellwege über Kanban- Bestellungen, Direktzugriff auf unser IT- System und über den Außendienst werden von unseren Kunden geschätzt und tragen zu einer hohen Kundenbindung bei. Die dahinterliegenden Prozesse haben wir über die letzten Jahren mit CUSH und der eevolution Lösung kontinuierlich optimiert. Jörg Bohrenfeldt, Geschäftsführer der BV Bohrenfeldt GmbH Schnelle telefonische Auskunftsfähigkeit und Auftragsannahme Die Kunden und der Vertriebsinnendienst profitieren ferner von einer Anbindung der Telefonanlage an die eevolution Lösung: Ruft ein Kunde an, wird beim Durch die IT-Unterstützung haben wir die Lieferscheinbearbeitung automatisiert und die Bearbeitungszeiten bei der Auftragsannahme verkürzt. Jörg Bohrenfeldt, Geschäftsführer der BV Bohrenfeldt GmbH Sachbearbeiter automatisch dessen Kundenakte am Bildschirm geöffnet. Die dadurch gesparte Suchzeit kann für die sofortige Beratung oder Auftragsannahme genutzt werden. Bohrenfeldt hat zusätzlich seine Bildschirmmasken in der Auftragsbearbeitung so optimiert, dass eine besonders schnelle Angebotserstellung und Auftragsannahme möglich ist. Für diese Maskenoptimierung wird der eevolution icustomizer genutzt. Barverkauf am Tresen Unser guter Service hat sich herumgesprochen, denn die Barverkäufe am Tresen an Handwerker und Privatkunden haben in den letzten Jahren stark zugenommen, berichtet Jörg Bohrenfeldt. Natürlich ist auch dort die Unternehmenssoftware eevolution im Einsatz, denn die Rechnungsstellung erfolgt mit der zentralen IT-Lösung. Für alle Artikel erfolgen die Bedarfsplanung und die Wiederbeschaffung mit eevolution. Für die Prozesse im Einkauf und beim Wareneingang deutet Jörg Bohrenfeldt bereits seine nächsten Optimierungsideen an. Jahrelange erfolgreiche Zusammenarbeit Die eevolution-lösung ist mit der positiven Entwicklung des mittelständischen Handelsunternehmens und den über die Jahre gestiegenen Anforderungen mitgewachsen. In der langjährigen Zusammenarbeit mit dem eevolution-partner CUSH wurden Standardprozesse im Hinblick auf die Kundenzufriedenheit optimiert und individuelle Sonderlösungen (z.b. Kanban) geschaffen. Der Kunde, die Servicequalität und die Geschwindigkeit stehen im Mittelpunkt sämtlicher Optimierungsbemühungen, bringt es Jörg Bohrenfeldt auf den Punkt. Die konsequente Nutzung der zentralen eevolution-akte durch Bohrenfeldt erhöht die Transparenz und verkürzt die zeitaufwändige Suche nach früheren Vorgängen. Alle Informationen werden automatisch kundenbezogen abgelegt. Volkmar Peter Jeute, Geschäftsführer der CUSH-Gruppe Dresden GmbH CUSH-Gruppe Dresden GmbH Tornaer Str Dresden Tel.: +49 (0)

12 Mobiler Kundenservice: ZAH-App macht Hildesheim sauber Der Zweckverband Abfallwirtschaft Hildesheim (ZAH) ist in der Stadt und dem Landkreis Hildesheim für die Abfallentsorgung verantwortlich. Als eine der ersten öffentlichen Einrichtungen bietet der ZAH seinen Kunden eine eigene App für Mobiltelefone. Sie informiert über den Abfuhrkalender. Mit dem iphone oder Android-Handy verpasst man damit auch bei Feiertagsverschiebungen keinen Abfuhrtermin mehr. Das spart den Bürgern Unannehmlichkeiten und Zusatzkosten beim ZAH. Zusätzlich lassen sich Wertstoffcontainer für Glas und Papier in der Nähe des eigenen Standorts leichter finden. Besonderer Clou: Die App hilft auch dabei, die Region Hildesheim sauberer zu halten, denn die Hildesheimer Bürger können dem ZAH unkompliziert und präzise Verschmutzungen in der Region melden. In der nächsten Ausbaustufe soll ein Abfall ABC integriert werden. Es wird aufzeigen, wie sich Abfall vermeiden lässt und welche Abfallart in welches Abfallsystem gehört. Konzipiert und entwickelt wurde die ZAH-App vom Hildesheimer Systemhaus COMPRA. ZAH-App informiert über alle Abfuhrtermine Der ZAH betreibt für die Abfallentsorgung eine Anwendung, in der die jeweiligen Abfuhrtermine vermerkt sind. Hat man als App-Nutzer seinen Wohnort und die Straße eingetragen, ruft die ZAH-App unter Nutzung eines eigens entwickelten Webservices die jeweiligen Abfuhrtermine für Restmüll, Bio-Müll und den Gelben Sack aus der Terminverwaltung des ZAH ab. Abweichende Abfuhrtermine, die sich durch die Feiertage ergeben, werden für den Nutzer besonders gekennzeichnet. Die mobile Applikation bereitet bereits in der ZAH IT-Lösung existierende Informationen neu auf und optimiert ihre Darstellung für mobile Nutzer. Ein gutes Design spielt für ein modernes Aussehen und auch für die einfache Bedienbarkeit mit mobilen Geräten eine große Rolle. 12 Verschmutzungen können über die App gemeldet werden Die App liefert den Hildesheimern und dem ZAH einen weiteren Mehrwert: Entdeckt jemand eine Verschmutzung, kann er diese auf einfache Art dem ZAH mitteilen. Innerhalb der App besteht die Möglichkeit, ein Foto zu erstellen und den Verschmutzungsort über GPS automatisch zuzufügen oder von Hand einzutragen. Ein weiterer Webservice, von der COMP- RA entwickelt und betrieben, übermittelt die so eingegebenen Informationen unmittelbar per an den ZAH. Dort kann man sich nun viel schneller, als das früher bei einem Anruf eines Bürgers der Fall war, ein Bild über die Dringlichkeit der Verschmutzungsbeseitigung und den Reinigungsaufwand machen. Im Bedarfsfall kann sofort ein geeignetes Reinigungsteam disponiert und die Region Hildesheim sauber gehalten werden. Die GPS Funktionen der Mobiltelefone dienen ferner zur Suche und zur Navigation zu Wertstoffcontainern und Sammelstellen in der Nähe. Die App hat gegenüber einer telefonischen Auskunft den Vorteil, dass sich der Standort leichter finden lässt, denn eine mündliche Beschreibung des Standorts setzt in der Regel Ortskenntnisse voraus. Komplexität für den Kunden reduzieren Eine mobile Applikation muss auf Mobiltelefonen der wichtigsten Hersteller verwendbar sein. COMPRA entschied sich deswegen für die Nutzung eines Entwicklungsframeworks für Multiplattform-Anwendungen, das die mobilen Standards HTML5 und JavaScript unterstützt. Damit wird eine breite Palette von Mobiltelefonen abgedeckt. Der technische Projektleiter der COMPRA, Florian Spies, bemerkt: Die technischen Herausforde-

13 rungen für derartige Anwendungen sind hoch, da unterschiedliche Handy-Betriebssysteme, Endgeräte, Schnittstellen, Backend-Systeme und viele weitere Rahmenbedingungen berücksichtigt werden müssen. Als Fullservice-Anbieter für mobile Anwendungen hält COMPRA seine Kunden von dieser Komplexität so weit wie möglich fern: Die Nutzererwartungen werden analysiert und berücksichtigt und Kunden können sich zwischen unterschiedlichen Bedienkonzepten entscheiden. Neben der Konzeption, dem Design, der Entwicklung, dem Betrieb von gegebenenfalls benötigten Zusatzkomponenten übernimmt das Systemhaus auch die teilweise aufwändige Registrierung und Softwareverteilung über die unterschiedlichen App-Stores (z.b. Apple Store, Google Play u.a.). Wir freuen uns darüber, dass wir unseren privaten und gewerblichen Kunden, als einer der ersten öffentlichen Einrichtungen, eine mobile App anbieten können. Mehr als Abrufe in der ersten Woche nach der Bereitstellung sind ein Indiz für großes Interesse. Stefan Grampe, Verbandsgeschäftsführung ZAH Nächste Ausbaustufe schon geplant: Abfall ABC In der ersten Woche nach der Veröffentlichung wurde die App bereits mehr als Mal heruntergeladen. Mehrere Verschmutzungsmeldungen pro Woche gelangen heute bereits über die App an den ZAH. Da die mobile Anwendung von den Kunden positiv angenommen wird, ist bereits die nächste Ausbaustufe geplant. Ein Abfall ABC soll die Bürger durch gezielte Informationen bei der Müllvermeidung unterstützen. Fällt doch Abfall an, wird das Abfall ABC eine Orientierungshilfe sein, um den geeigneten Entsorgungsweg zu ermitteln. Wir freuen uns über die positive Resonanz auf die App und die ersten Effekte durch das mobile Angebot, fasst Stefan Grampe, Verbandsgeschäftsführung ZAH, das innovative Vorhaben des Verbands zusammen. Durch die hohe Verbreitung mobiler Endgeräte, wie Smartphones und Tablets, ändert sich das Verhalten vieler Menschen bei der Informationsbeschaffung radikal. Als IT-Systemhaus und Fullservice-Anbieter für mobile Anwendungen beherrschen wir sowohl die notwendige Technik, die Software und auch das Design der mobilen Benutzeroberflächen. Alle drei Komponenten sind für eine hohe Akzeptanz und eine intuitive Bedienung entscheidend. Frank Wuttke, Geschäftsführer der COMPRA GmbH Nutzen für den ZAH Durch Selbstbedienungsfunktionen und mobile Informationsangebote können telefonische Anfragen und Auskünfte reduziert werden. Nachleerungen bei verpassten Terminen sind kostenintensiv und nicht immer möglich. Durch die mobile Anwendung sind die Kunden einfacher und aktueller informiert. Bei Verschmutzungsmeldungen mit Bild ist eine schnellere Bewertung von Ausmaß und Reinigungsaufwand möglich. Der ZAH ist ein gutes Beispiel dafür, wie sich neue technische Möglichkeiten von modernen Serviceunternehmen sinnvoll nutzen lassen. Internetadressen Für iphone im Apple Store: ZAH Für Android Telefone bei Google Play: ZAH Die durchschnittliche Nutzungsdauer der ZAH-App liegt bei etwa Sekunden, da die Information über den nächsten Abfuhrtermin ohne Verzögerung angezeigt wird. Die Benutzungsoberfläche und Anwendung wurde dahingehend optimiert. Florian Spies, Technischer Projektleiter COMPRA GmbH COMPRA GmbH Speicherstr Hildesheim Tel. +49 (0) info@compra.de 13

14 Die eevolution DMS Lösung Unternehmen müssen sich zukünftig auf eine weiter zunehmende Informationsflut einstellen. Das daraus resultierende Verwalten von Dokumenten und Informationen in Unternehmen wird immer aufwändiger und verursacht höhere Kosten. Das Ablegen, Suchen und Verarbeiten von Dokumenten, das Verteilen von Kopien, alle diese Vorgänge verbrauchen mittlerweile eine hohe Anzahl von Ressourcen und Kapazitäten, die in den Abläufen von Unternehmen sinnvoller eingesetzt werden müssen. Die häufigsten Probleme die heutzutage in der Verwaltung von Dokumenten auftreten: Hoher Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten Mehrfachablage für verschiedene Abteilungen Hohe Kopierkosten da im Durchschnitt jedes Dokument zwei bis drei Mal abgelegt werden muss Hoher Schaden durch unsachgemäß behandelte oder verlorene Schriftstücke Falsch abgelegte Dokumente Projekt- und Unternehmenswissen ist nur wenigen Mitarbeitern zugänglich Onlinezugriff auf Dokumente von unterwegs ist nicht möglich Eine Studie der Gartner Group aus dem Jahr 2010 stellt fest, dass bis zu 30% der Arbeitszeit mit Suchen nach konkreten Informationen verschwendet wird. 14 Dokumentenmanagement-Lösungen erlauben das Speichern, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von elektronischen Dokumenten aller Art und sorgen somit für mehr Ordnung im Dokumenten-Chaos und für ein leichteres Auffinden geschäftskritischer Informationen. eevolution DMS ermöglicht Ihnen ein umfassendes, ganzheitliches und gleichzeitig einfach bedienbares Dokumentenmanagement auf Basis des Microsoft SharePoint Systems. eevolution DMS stellt als serviceorientierte Architektur (SOA) vielfältige Integrationsfunktionen und eine zentrale Business Logik zu Geschäftsobjekten und prozessen, für unterschiedliche durch spezialisierte Services Subsysteme und Clients bereit. Durch das einzigartige Konzept wird ein schneller Nutzen, hohe Flexibilität und große Zukunftssicherheit erreicht. Dabei vereint eevolution DMS einzigartige prozesstechnisch-betriebswirtschaftliche Vorteile u.a. durch in Vorlagen paketierte Best Practices, die mit einem grafischen Designer spezifisch angepasst werden können. eevolution DMS ermöglicht Ihren Mitarbeitern die sichere und effiziente Dokumentverarbeitung mit SharePoint unter Einhaltung Ihrer Organisationsrichtlinien. eevolution DMS integriert sich einzigartig leichtgängig in eevolution, mit besonderem Bedacht auf dessen Updatefähigkeit und kann die Daten aus eevolution in Verarbeitungen nutzen. Dabei werden die einzelnen Ablagetechnologien zur Dokumentenverarbeitung aus einer zentralen regelwerksbasierten Middleware bedient. Regelwerke beantworten die entscheidenden Fragen der Dokumentenverarbeitung: Wie wird das Dokument klassifiziert, mit welchen Indexinformationen versehen, welche Strukturen erstellt, welche Rechte vergeben, welche Vorgangsbeziehungen hergestellt, welche Workflows gestartet und welche Events ausgelöst. Die ansonsten typisch vielen unzusammenhängenden Einzelschnittstellen in einem ECM-Projekt, die zu hochindividuellen, handgearbeiteten und damit kostspieligen Projekten führen, werden vermieden.

15 Die Vorteile liegen aber nicht nur in der technologischen Durchgängigkeit, sondern vor allem in der inhaltlichen Konsistenz. Dies sichert nicht nur eine einzigartige effiziente wie transparente Einführung, sondern auch einen sicheren wie effektiven Ausbau des ECM-Projektes. ECM Der Begriff Enterprise-Content-Management (ECM) ist ein modernes Kunstwort. Enterprise steht für eine von allen Berechtigten nutzbare Lösung. Diese gilt auch für Unternehmen im weitesten Sinne - private Projekte, Vereine, Anstalten des öffentlichen Rechts. Content steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen. Management steht für die Verwaltung, Verarbeitung, Steuerung und Kontrolle. ZENTRALE BUSINESS-LOGIK PER DESIGN eevolution DMS ermöglicht Business- Logik und Integrations-Technologie getrennt voneinander zu konfigurieren und dennoch kombiniert zu betreiben. Die Modellierung der Business-Logik erfolgt effizient und transparent in einem leistungsfähigen, grafischen Designermodul und nicht wie üblich mehrfach und unzusammenhängend in vielen Einzelschnittstellen. Diese Regelwerke werden in zentralen Services bereitgestellt, die den einzelnen Ablageaufgaben, an jedem Arbeitsplatz, mit der jeweiligen Integrationstechnologie zur Verfügung stehen. Getreu dem Leitsatz Technology follows Function stehen leistungsfähige Möglichkeiten zur Verfügung, führende Anwendungssysteme bzw. Datenquellen wie Datenbanken und Webservices anzubinden. Die Daten können aufbereitet für eine automatisierte Indexierung, Verarbeitung und Ablage von Dokumenten auf Basis der eingestellten Dokumenten- und Aktenorganisation verwendet werden. Diese Kombination aus Zugriff auf die Inhalte führender Lösungen als Datenbasis und Umsetzung der Anforderungen per Design liefert Unternehmen die optimale Antwort auf die inhaltlichen und funktionalen Anforderungen eines ECM- Projektes. Nutzen einfach auf Knopfdruck Der praktische Nutzen ist eine leistungsfähige Verarbeitung von Dokumenten, je nach Anwendungsfall vollautomatisch im Hintergrund oder in Dialogverarbeitungen auf Knopfdruck, z.b. bei der Verarbeitung von Druckdaten mit eevolution DMS Output Manager, der universellen Druckdatenschnittstelle. Drucke können dupliziert und als TIFF oder PDF-Datei bereitgestellt und eine integrierte Formularbehandlung (Logos, Hintergrundseiten etc.) genutzt werden eevolution DMS Barcode zur Barcode- Erkennung von Scan-Dokumenten eevolution DMS Mailserve zur serverseitigen Verarbeitung von s mit technischen Eigenschaften oder Zuordnung zu Geschäftspartnern bzw. Vorgängen der Ablage und Ablaufsteuerung von gescannten Dokumenten aus dem Posteingang im Dialog der Verarbeitung von Dokumenten direkt aus Microsoft Word und Excel der vorgangsbezogenen Zuordnung und Ablage von s direkt aus Microsoft Outlook der Ablage von Dateien über Ablagezonen direkt im Desktop des Anwenders der automatischen Ablage von Dateien über das Uploadcenter, z.b. per Verzeichnisüberwachung; auch im mobilen Einsatz mit schmalen Verbindungen Durch Nutzung der zentral konfigurierten Regelwerke im Hintergrund gelingt eine vorgangsbezogene Ablage auch in der Dialogverarbeitung hochautomatisiert. Aufgaben wie z.b. die Ablage einer Kunden- mit Auftragszuordnung sind schnell und bequem lösbar. Rollenbasiert und automatisiert Der rollenbasierte Modus des eevolution DMS-Clients reduziert einzigartig die notwendigen manuellen Eingaben, indem er die Verarbeitungsregeln und die benötigten Informationen zur Dokumentenindizierung, abgestimmt auf die jeweilige Aufgabe des Anwenders, automatisch vorschlägt. Dazu kann der Client mit führenden Anwendungen, wie ERP-Systemen, sowie der Desktop-Umgebung des Anwenders kommunizieren und bietet dann z.b. automatisch die Ablage von Dokumenten zu einem Auftrag an, der gerade im eevolution-system geöffnet wurde. Insgesamt ist das eevolution DMS Dokumentenmanagementsystem eine der Investitionen, bei der der Return-on-Invest (ROI) nachvollziehbar ausgerechnet und belegt werden kann. Datenbasis der Business-Logistik Die Vorteile auf einen Blick Einheitliche Dokumentenverwaltung Schneller Informationszugriff Erhöhung der Bearbeitungsqualität Weniger Dokumentenverluste Kostenreduzierung für Dokumentenverwaltung bei wachsendem Geschäftsvolumen Höhere Transparenz der Vorgänge Entlastung von -Systemen 15

16 Gelangensbestätigung in eevolution eingebaut! Pünktlich zum Start der neuen geforderten Gelangensbestätigung (Neuregelung der Nachweise für EU-Lieferungen zum ), steht den eevolution Kunden das Formular der Gelangensbestätigung nun auch in eevolution zur Verfügung. Wir werden diese Funktion zeitnah zur Verfügung stellen. Berücksichtigt sind dabei die von uns unterstützten eevolution Versionen 7.0, 8.0 und 8.1. Die Gelangensbestätigung kann direkt aus eevolution heraus gedruckt werden. Dies ist jetzt idealerweise optional mit dem Druck des Lieferscheins möglich. Des Weiteren kann in diesem Zusammenhang auch eine Sammelbestätigung gedruckt werden, die dazu dient, die Gelangensbestätigung als Sammelbestätigung pro Quartal abzugeben. Dazu kann der Aussteller der Gelangensbestätigung die ausgeführten Mengen bis zu einem Quartal zusammenfassen. Der Druck der Gelangensbestätigung wird in der Auftragshistorie genauso protokolliert, wie das beim Druck von Lieferscheinen der Fall ist. In den folgenden Fällen muss nachgewiesen werden, dass die Ware vom Lieferanten an den Kunden geliefert wurde: Beförderungsfälle Der Lieferant oder der Abnehmer transportiert selbst seine Ware Versendungsfälle Die Ware wird über Spediteure bzw. Transporteure vom Lieferanten an den Kunden geliefert Dieser Nachweispflicht kann entweder durch ein Doppel der Rechnung oder eine Gelangensbestätigung nachgekommen werden. Es gibt keine formalen Vorgaben für das Aussehen einer Gelangensbestätigung, sie muss nur die folgenden Informationen enthalten: Name und Anschrift des Abnehmers Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware. Falls es sich bei der Ware um ein Fahrzeug handelt, muss zusätzlich die Fahrzeugidentifikationsnummer angegeben werden Ort, an dem die Ware erhalten wurde. Sollte die Ware vom Abnehmer selbst transportiert werden, dann muss der Ort an dem die Beförderung durch den Abnehmer endete angegeben werden Monat, in dem die Ware erhalten wurde. Sollte die Ware vom Abnehmer selbst transportiert worden sein, dann muss das Datum angegeben werden, an dem die Beförderung durch den Abnehmer endete Ausstellungsdatum der Gelangensbestätigung Unterschrift des Abnehmers bzw. eines vom Abnehmer bevollmächtigten Vertreters Eine Gelangensbestätigung darf auch elektronisch übermittelt werden. Dabei ist keine Unterschrift notwendig, wenn eindeutig nachvollzogen werden kann, dass die Daten direkt vom Abnehmer übermittelt worden sind, etwa durch seinen -Account. Bisher ist aber in diesem Zusammenhang noch nicht geklärt, wie die Archivierung in so einem Fall auszusehen hat. Dabei darf eine Gelangensbestätigung auch aus mehreren Dokumenten bestehen, solange diese Dokumente gemeinsam alle Pflichtangaben enthalten. Zur Erklärung: Das Bundesministerium für Finanzen hat den Entwurf zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) veröffentlicht. [ ] Die Nachweispflichten bei innergemeinschaftlichen Lieferungen sollen damit entschärft werden. Mit der erneuten Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung soll den Kritikpunkten aus der Wirtschaft Rechnung getragen und die geplanten Erleichterungen rechtlich verankert werden. Die Änderungen treten zum 01. Oktober 2013 in Kraft. Mit der Verordnung zur Änderung der UStDV sollen nunmehr weitere Nachweismöglichkeiten geschaffen werden: Der Unternehmer soll das Vorliegen einer innergemeinschaftlichen Lieferung mit einer Bescheinigung des von ihm beauftragten Spediteurs belegen können Der Unternehmer kann den Nachweis (insbesondere den Nachweis über das Gelangen des Liefergegenstandes in das übrige Gemeinschaftsgebiet) mit allen zulässigen Belegen und Beweismitteln führen Die Gelangensbestätigung gilt damit nur als eine mögliche Form des Belegnachweises Unterschrift (auf der Gelangensbestätigung) des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten Elektronische Übermittlung ohne Unterschrift möglich, wenn erkennbar ist, dass sie aus dem Verfügungsbereich des Abnehmers/Beauftragten stammt Alternativbelege werden aufgenommen: Frachtbrief, handelsüblicher Beleg, Auftragserteilung, Tracking + Tracing-Protokoll bei Kurierdiensten, Empfangsbestätigung des Postdienstleisters und Zahlungsnachweis Sammelbestätigungen für alle Lieferungen eines Quartals möglich Quelle: Den Referentenentwurf des BMF finden Sie unter Referentenentwuerfe/ te- AendVO-USt-Anlage.html 16

17 eevolution POS Kassenlösung für den Einzelhandel Zur diesjährigen eevolution Konferenz präsentierte der eevolution Partner Sopra EDV -Informationssysteme GmbH aus Ismaning die neue Kassenlösung eevolution POS. Professionalität für jede Betriebsgröße eevolution POS kann sowohl als Einplatzsystem für den Einzelhandel, als auch als Mehrplatzsystem eingesetzt werden. Von mittelständischen Unternehmen wie Fachmärkten bis zu Filialunternehmen mit mehreren Standorten und zentraler Verwaltung kann eevolution POS mit branchenspezifischen Funktionen optimal an die jeweiligen Anforderungen und Betriebsgrößen angepasst werden. Ein Kassensystem mit Anbindung an die Warenwirtschaft eevolution POS lässt sich als Stand- Alone-System oder zusammen mit dem eevolution Warenwirtschaftssystem als professionelle Handelslösung betreiben. Das Kassensystem übernimmt automatisch die Stammdaten (Artikel, Preise, Zahlungsarten etc.) aus der Warenwirtschaft und speist seinerseits das Warenwirtschaftssystem mit Bewegungsdaten (Verkaufs-, Storno-, und Rücknahmevorgänge). Die Auftrags- und Rechnungserstellung erfolgt automatisch. Der Kommunikationsprozess zwischen eevolution POS und Warenwirtschaft erfolgt über on- und offline-funktionen und ist zeitlich frei einstellbar (Tag, Uhrzeit, zyklisch). Alle Einstellungen lassen sich aber auch manuell durchführen. Sämtliche Vorgänge werden protokolliert und sind somit jederzeit nachvollziehbar. Transparenz über alle Standorte hinweg Mit eevolution POS lassen sich mehrere Kassen-Standorte steuern. Alle von den Kassen erzeugten Daten werden zentral verwaltet. Diese zentral gesammelten Daten können durch ein Management-Informationssystem vielfältig ausgewertet werden (Reporting). Auch die elektronischen Journale der Filialkassen laufen in der Zentrale zusammen. So können jederzeit alle Bons und Belege originalgetreu nachgedruckt werden. Durch die zentrale Datenverwaltung (Artikeldaten, Kundendaten, Verkaufspreise, Rabatte etc.) lassen sich die einzelnen Filialen von der Zentrale aus mit Daten bestücken. Eine komplette Kassenbuchfunktion rundet die eevolution POS Lösung ab. Die Vorteile Zentrale Datenverwaltung Flexible Auswertungsoptionen Informationen zum Lager Anbindung von Warenscanner Integration ERP Anbindung verschiedener Standorte Bondruck / Etikettendruck Kassenbuch Datenbereitstellung für Betriebsprüfung Abverkaufsberichte Inventur Eine Erweiterung mit weiteren eevolution Modulen ist jederzeit möglich. SOPRA EDV-Informationssysteme GmbH Mühlenstraße Ismaning Telefon: Telefax: info@sopra-gmbh.de 17

18 Wissen was drin ist mit dem Laborinformationssystem der Sopra EDV-Informationssysteme GmbH Das Laborinformationssystem wurde von Sopra aufgrund steigender Kundenanfragen entwickelt. Vor allem kleinere Unternehmen scheuen die meist relativ hohen Kosten für etablierte standalone Systeme. Aufgrund der vollständigen Integration in den gesamten EDV-seitig unterstützten Unternehmensprozess, ermöglicht der Einsatz des Sopra Laborinformationssystems eine workflow-geleitete, automatisierte Probenanlage und damit verbunden ein prozessübergreifendes Berichtswesen. Systemmerkmale Jeder Produktionsprozess bedingt andersgeartete Probenahmen. Dieser Anforderung wird mit frei definierbaren Probenprogrammen und Messgrößen Rechnung getragen. In einer Systemtabelle werden zunächst die benötigten Probenprogramme festgelegt. Zudem werden in einer weiteren Tabelle die einzelnen Messgrößen erfasst. Diese können bezüglich Formatierung, Funktionalität und Grenzwertangaben näher spezifiziert werden. Die automatische Anlage von Probenahmen wird auf der Grundlage diverser Unternehmensabläufe, individuell bezogen auf einzelne Prozesse verknüpft mit bestimmten Artikeln, Artikelgruppen und ggf. einzelnen Arbeitsgängen der Produktion, festgelegt. Einsatz in der Praxis Bereits mit dem Wareneingang von Rohware und Verpackungsmaterial fallen die ersten Laboruntersuchungen an. Ohne zusätzliche manuelle Eingriffe wird mit der Lagerzugangsbuchung bzw. mit Bruttowiegung der Rohware eine Laborprobe erzeugt und ein entsprechendes Probenetikett gedruckt. Ein am Etikett aufgedruckter Barcode ermöglicht dem Laborpersonal einen schnellen und unkomplizierten Aufruf der angelegten Probe. Nach Durchführung der lt. Probenprogramm vorgegebenen Messungen, werden die ermittelten Werte zum jeweiligen Vorgang im System erfasst. Das Probenetikett wird an der jeweiligen Probe angebracht und ermöglicht so jederzeit einen eindeutigen Aufruf der erfassten, zugehörigen Messwerte. Mit der Ware mitgelieferte Dokumente, z.b. Analysezertifikat, Wiegeschein oder Reinigungszertifikat, werden direkt mit dem Probevorgang verknüpft. Im Verlauf des Herstellungsprozesses erfolgen weitere Probenahmen bei HF- und Fertigwarenproduktion in Form von Stufen- und Endproduktkontrollen. Untersucht wird neben der produzierten Ware auch eingesetztes Material, wie z.b. Fruchtzubereitung oder zugekaufte Halbfertigprodukte. Endproduktkontrollen und sporadische Probenahmen werden dabei systemseitig durch den Einsatz von mobilen Scannern unterstützt. Dazu wird die Paletten-NVE gescannt und eine Probenart gewählt, über die die entsprechenden Messgrößen für die anschließend automatisch angelegte Probe systemseitig ermittelt werden können. Für Rohstoffverkäufe besteht neben der automatisierten Anlage der Proben auch die Option, vorgangsbezogene Dokumente, wie z.b. ein Analysezertifikat zu generieren. Prozessübergreifendes Berichtswesen Auf dem Tages- und Abweichprotokoll werden sämtliche erfassten Probenahmen ausgewiesen, die in einem bestimmten, frei definierbaren Zeitraum angefallen sind. Zusätzliche Einschränkungen/Filter auf Artikel, Artikelgruppen oder Produktionsprozesse sind ebenso vorgesehen wie eine Einschränkung der Ausgabe auf Werte mit Grenzwertverletzungen oder der Anzeige von produzierten Fertigwaren-NVEs. Mit der EU-Verordnung 178/2002 wurde vom Gesetzgeber eine Anordnung getroffen, die jedes Unternehmen dazu verpflichtet, sämtliche Verarbeitungsschritte detailliert zu dokumentieren. Mit der vollständigen Integration des Laborinformationssystems im ERP-Prozess ist Sopra dieser Anforderung nachgekommen. Der Lebenslauf eines Produkts wird auf Chargenebene im Chargenrückverfolgungsbericht zusammen mit den jeweilig durchgeführten Proben dargestellt. Dabei kann der Anwender zwischen Downstream-Tracing, d.h. von der Fertigware zum eingesetzten Rohstoff, und Upstream-Tracing, also vom eingekauften Rohstoff zur Fertigware, entscheiden. 18

19 SOPRA EDV-Informationssysteme GmbH Mühlenstraße Ismaning Telefon: Telefax: info@sopra-gmbh.de 19

20 Erweiterte Funktionalitäten im eevolution Auftragsrahmen Mit dem Service Pack 1 der Version 8.1 sind die Rahmen- und Rahmenabrufaufträge in der eevolution Auftragsverwaltung um eine Reihe von neuen Funktionen erweitert worden. So kann zukünftig z.b. in einem Rahmenauftrag ein Gültigkeitszeitraum und eine Mindestabrufmenge pro Position angegeben werden, welche später bei den Rahmenabrufen berücksichtigt werden. Auch in den Einstellungen für die Auftragsarten können Sie neue Funktionen für Rahmenaufträge und Rahmenabrufe finden, wie z.b. die Möglichkeit bereits bei der Anlage von Rahmenaufträgen Bestellvorschläge und Lagerreservierungen auszulösen. Später können Sie sich direkt in den Auftragspositionen über einen Tooltip z.b. anzeigen lassen, welche Artikelmenge auf dem Lager bereits über Rahmenaufträge reserviert wurde. In diesem Zusammenhang wurden auch die Angebote mit Bindefrist erweitert. Der in Angeboten mit Bindefrist auf einem Lager reservierte Bestand wird nicht nur ebenfalls in dem eben genannten Tooltip angezeigt, sondern es wurde auch eine neue Option eingebaut mit der die aus Angeboten mit Bindefrist entstandenen Lagerreservierungen bei der Erzeugung von Bestell- und Produktionsvorschlägen ignoriert werden können. Die neuen Funktionen beschränken sich also nicht nur auf die Auftragsverwaltung, sondern wirken sich auf die Artikelverwaltung, die Statusinformation und die Kundenverwaltung aus. Der folgende Abschnitt bietet Ihnen einen kurzen Überblick über die im Rahmen dieser Aufgabe eingebauten Erweiterungen. Erweiterungen in der Auftragsartenverwaltung Bei der Konfiguration der Auftragsarten stehen Ihnen zukünftig drei zusätzliche Optionen in der Feldgruppe <Rahmenund Rahmenabrufaktionen> für Rahmenaufträge zur Verfügung: Für Rahmenaufträge werden Lagerreservierungen und Bestellvorschläge erstellt. Aktivieren Sie diese Option, wenn für diesen Rahmenauftrag Lagerreservierungen und ggf. Bestellvorschläge erzeugt werden sollen. Sobald diese Option aktiviert ist, können die Systemaktionen <Lagerreservierung> und <Bestellvorschläge> in den Systemaktionen durchgeführt werden. Die Mindestabrufmenge wird aus dem Rahmen übernommen und kann durch den Benutzer nicht abgeändert werden. Aktivieren Sie diese Option, wenn die in einem Rahmen festgelegten Mindestabrufmengen verbindlich für jeden Rahmen als Bestellmenge eingetragen werden sollen. Ist der Rahmen für einen Kunden angelegt, für den es untergeordnete Kunden gibt, dann gilt dieser Rahmen auch für untergeordnete Kunden. Aktivieren Sie diese Option, wenn ein Rahmenauftrag auch für alle einem Kunden untergeordneten Kunden verwendet werden darf. Hinweis Sie finden diese Funktion in der KuLiMi auf dem Reiter Einstellungen, wo Sie jedem Kunden in der Feldgruppe <Übergeordneter Kunde> einen übergeordneten Kunden zuweisen können. Für Rahmenabrufe stehen Ihnen zukünftig die folgenden Optionen zur Verfügung: Für Rahmenabrufaufträge werden keine Bestellvorschläge generiert. Aktivieren Sie diese Option, wenn für diese Rahmenabrufe keine Bestellvorschläge mehr erzeugt werden dürfen. In diesem Fall wird die Möglichkeit für die Erzeugung von Bestellvorschlägen in den Systemaktionen ausgeblendet, die Lagerreservierungen finden aber natürlich trotzdem ggf. statt. Der Warnhinweis für Artikel, die in einen Rahmenauftrag eingefügt werden und keinem Rahmenauftrag zugeordnet sind, wird unterdrückt. Aktivieren Sie diese Einstellung, wenn beim Hinzufügen eines Artikels, der bisher keinem Rahmenauftrag zugeordnet ist, keine entsprechende Warnung eingeblendet werden soll. Erweiterungen in den Auftragspositionen Klicken Sie in den Auftragspositionen auf die Spalte mit dem reservierten Bestand, öffnet sich ein Tooltip, in dem die Zusammensetzung des reservierten Bestandes für das gewählte Lager aufgeschlüsselt ist: Reservierter Bestand: Davon reservierter Bestand aus Angeboten mit Bindefristen: Davon reservierter Bestand aus Rahmen: Insgesamte Bestellmenge in Rahmenaufträgen: 55,00 50,00 5,00 5,00 20