DOMEA ade Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit

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1 DOMEA ade Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit Josephine Burth Referentin, Referat O 1 9. September 2011

2 Inhalt 1. Projektvorgehen und Arbeitsstand 2. Der neue Ansatz zum Organisationskonzept 3. Wesen und Struktur der Inhalte

3 Projektvorgehen und Arbeitsstand I AfO- Workshop Interner Workshop Diskussion mit AG ITVA Erarbeitung Gliederungen Diskussion mit AfO Ergebnisse: Ergebnis: Ergebnisse: Ergebnisse: Ergebnisse: Stärken Schwächen Optimales Konzept E-Verwaltung Neuansatz Einschätzung der AG ITVA zum Neuansatz Berücksichtigung in der Konkretisierung Struktur Konzept E-Verwaltung inhaltliche Abgrenzung der Module Präsentation des Neuansatzes Aufnahme des Feedbacks

4 Projektvorgehen und Arbeitsstand II Formulierung Inhalte Interne Abstimmung BMI Diskussion mit AfO Veröffentlichg. für den Bund Diskussion mit Ländern + Veröffentlichg. Ergebnisse: Rohentwürfe aller Bausteine Notwendige Anpassungen der Gliederungen Ergebnisse: Abstimmung der Dokumententwürfe Mehrfache Überarbeitungszyklen Workshop am Vorstellung der Ergebnisse Erstellung übrige Bausteine

5 Inhalt 1. Projektvorgehen und Arbeitsstand 2. Der neue Ansatz zum Organisationskonzept 3. Wesen und Struktur der Inhalte

6 Zielsetzung und Zielgruppe Zielsetzung Optimale Unterstützung bei der Einführung der E-Akte. Optimale Prozessunterstützung durch , E-Vorgangsbearbeitung und/oder E-Zusammenarbeit. Fokus auf Soll-Konzeption einer bedarfsgerechten Lösung. Hilfe für eine rechtmäßige elektronische Verwaltungsarbeit. Zielgruppe Projektleiter und -mitarbeiter von Einführungsprojekten (Organisation). Führungskräfte (eigenes Modul mit strategischen Aspekten).

7 Kernaussagen Klare Ausrichtung Echtes Organisationskonzept Fokus auf die Soll-Konzeption der Ziellösung Bedarfsorientierung Es gibt nicht eine optimale Lösung der E-Verwaltung für alle Modularisierung Basis bilden vier Grundbausteine Praxisrelevanz Einarbeiten langjähriger Projekterfahrung, z.b. im Veränderungsmanagement Führungskräfteleitfaden

8 Aufbau des Konzeptes Grundlagen + Bedarfsanalyse Auswahl oder Kombination Grundbausteine E-Akte E-Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit E-Fachverfahren Führungskräfteleitfaden Projektleitfaden Begleitung und Unterstützung Erstellung Bedarfsgerechte Sollkonzeption Ergänzung Scan-Prozess E-Poststelle und Signatur E-Langzeitspeicherung Bausteine zu spezifischen Fragestellungen Datenschutz, Personaldaten und Verschlusssachen

9 Vier Grundbausteine der E-Verwaltungsarbeit E-Vorgangsbearbeitung E-Akte Basis-Modul E-Zusammenarbeit E-Fachverfahren

10 Inhalt 1. Projektvorgehen und Arbeitsstand 2. Der neue Ansatz zum Organisationskonzept 3. Wesen und Struktur der Inhalte

11 Einheitlicher Aufbau der Bausteine Anforderungen an den jeweiligen Baustein Fachliche Anforderungen Funktionale Anforderungen Prozessuale Beschreibung Organisatorische Regelungsbedarfe Einheitliche Gliederungsstruktur der Grundbausteine

12 Beispielinhalte E-Akte Fachliche und funktionale Anforderungen an E-Akten Grundlagen der Schriftgutverwaltung Prozessunterstützung mittels Wie kann ich meine behördlichen Prozesse per unterstützen? Organisatorische Regelungsbedarfe Spezialthemen in knapper Form als Anlage Aktenrelevanz Beweiswert elektronischer Unterlagen Hinweise zum ersetzenden Scannen Hinweise zur Langzeitspeicherung

13 Beispielinhalte E-Vorgangsbearbeitung Grundlagen der E-Vorgangsbearbeitung Elektronische Prozessunterstützung Speicherung der Schriftgutobjekte in der E-Akte Fachliche und funktionale Anforderungen Welche Funktionen muss die E-Vorgangsbearbeitung bereitstellen? E-Vorgangsbearbeitung im Geschäftsgang Elektronische Behandlung von Postein- und -ausgängen Zeichnungsverfahren Organisatorische Regelungsbedarfe

14 Beispielinhalte E-Zusammenarbeit Grundlagen der E-Zusammenarbeit Unterstützung von Projekt- und Gremienarbeit Wissensmanagement Fokussierung auf dokumentbezogene Werkzeuge Fachliche und funktionale Anforderungen Unterstützung von Projekt- und Gremienarbeit speziell virtuelle Arbeitsräume Wissensmanagement virtuelle Arbeitsräume, Wiki, Blog, anwendungsübergreifende Recherche Organisatorische Regelungsbedarfe

15 Beispielinhalte Projektleitfaden Managementinstrumente Projektmanagement, Risikomanagement, Qualitätsmanagement, Veränderungsmanagement Phasenmodell für das Einführungsprojekt Darstellung der Projektphasen mit erforderlichen Aktivitäten Handlungsempfehlungen Unterstützungshilfen zur konkreten Projektumsetzung Aufzeigen von bedarfsgerechten Lösungen Checklisten zur Ist-Analyse und Sollkonzeption

16 Beispielinhalte Führungskräfteleitfaden Elektronische Verwaltungsarbeit Ziele Vorteile Erfolgskritische Faktoren Die Rolle der Führungskraft/ des Entscheiders Die Führungskraft als Motor von Veränderungen (Promotor) Aufgaben der Führungskraft im Projektverlauf Konzentrierte Darstellung der Inhalte

17 Haben Sie noch Fragen?