Gemeindebrief 3/2004. Projektmanagement

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1 Gemeindebrief 3/2004 Projektmanagement Ein professionelles Projektmanagement ist immer dann gefragt, wenn ein Projekt zeit-, kosten- und anforderungsgerecht realisiert werden soll. Nur ein richtiges Projektmanagement zeigt jederzeit den Stand der Realisierung eines Vorhabens bezüglich finanziellen Ressourcen, Personaleinsatz, Umsetzungsgrad und Termine sowie der Qualität. Heutige Projektmanager haben einen vollen Werkzeugkasten an Methoden und Tools und gewährleisten damit eine hohe Zielerreichung. Projektmanagement Register 8 Wir machen Sie fit.

2 Ob kleinere oder komplexe Veränderungsschritte, der gezielte Einsatz des Projektmanagements erleichtert die Projektarbeit enorm. Überblick Die Organisationsstrukturen einer Organisation sind primär auf die effiziente Abwicklung gut strukturierter, wiederkehrender Aufgaben ausgerichtet. Daneben sind Projekte heutzutage in der Arbeitswelt nicht mehr weg zu denken. Immer wenn es darum geht, eine wichtige Aufgabe / ein Projekt abzuwickeln die eigenen Ressourcen durch externe Ressourcen zu erweitern, um ein Gesamt- oder Teilprojekt zu leiten den Zielerreichungsgrad in einem Projekt systematisch und methodisch zu überwachen Projektrisiken zu erkennen und diesen durch risiko-mindernde Massnahmen zu begegnen Es sind im wesentlichen 6 Kriterien, die erfüllt sein müssen, um von einem Projekt zu sprechen. 1. einmalig 2. zeitlich begrenzt 3. komplex/interdisziplinär 4. neuartig und daher oft bedrohlich und risikoreich 5. aussergewöhnliche Ressourcen beanspruchend 6. zielgerichtet Projektmanagement = Ein Projekt durch Planung, Überwachung, Koordination und Steuerung inhaltlich, zeitgerecht und kostengerecht zum Ziel führen. Kosten Termin Personal Qualität dann braucht es ein adäquates Instrumentarium. Ob kleinere oder komplexe Veränderungsschritte, der gezielte Einsatz des Projektmanagements erleichtert die Projektarbeit enorm. Nachstehend erläutern wir die Aufgaben des Projektmanagements und zeigen welche Hilfsmittel heute genutzt werden können. Die wichtigsten Definitionen Für die nachfolgenden Ausführungen basieren wir auf folgenden Definitionen: Projekt = Ein in der Regel risikobehaftetes und komplexes Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Aufgaben des Projektmanagements Zu den Aufgaben des Projektmanagements gehören insbesondere: Gesamtplanung der Termine, Ressourcen, Meilensteine und deren Überwachung Gestaltung der Projektorganisation und festlegen der Informationsflüsse Koordination von Teilprojekten, d.h. Umsetzen des Gesamtauftrages auf verschiedene Projektteams Koordination sämtlicher Projektbeteiligten, inkl. weiterer externer Partner Durchsetzen eines transparenten und jederzeit nachvollziehbaren Change Managements Periodisches Reporting gegenüber dem Auftraggeber resp. den gewählten Projektgremien Information und Kommunikation innerhalb des Gesamtprojektes und gegenüber dem Auftraggeber Sicherstellen der Projektdokumentation Gewährleisten eines risikoorientierten projektbezogenen Qualitätsmanagements Instrumente und Hilfsmittel für das Projektmanagement Für die Erfüllung der oben aufgeführten Aufgaben des Projektmanagements hat sich in der Praxis eine Vielzahl von Instrumenten und Hilfsmitteln bewährt. Sie werden nachstehend einzeln in ihren Grundzügen erläutert.

3 Die Projektorganisation ist ein wichtiger Bestandteil der Projektarbeit. Wichtigkeit hoch tief Projektportfolio Für die Gesamtübersicht über alle Projekte ist die Erstellung eines Projektportfolios empfehlenswert. 2. Der Projektauftrag Der Projektauftrag bildet die Grundlage für das Projekt. Er umfasst den Arbeitsauftrag an die Projektgruppe und beinhaltet: die Projektbeschreibung Zielsetzungen des Projektes / Erwarteter Nutzen Rahmenbedingungen/Restriktionen/Projektabgrenzung. Zeitintervall der Berichterstattung die Projektorganisation die Termine/Meilensteine Kostenrahmen Die Angaben des Projektauftrages fliessen in die daraus abgeleiteten Projektdokumente (Projektorganisation, Projektplan, Projektreporting und -controlling) ein. 3. Projektorganisation Die Projektorganisation ist ein wichtiger Bestandteil der Projektarbeit. Sie regelt die verschiedenen Rollen der Projektbeteiligten. Es sind dies: die auftraggebende Stelle der Steuerungs- oder Leitungsausschuss die Projektleitung die Fachspezialisten das Projektteam (Spezialisten und Anwendervertreter/innen) 10 5 hoch Dringlichkeit Der Projektidee bzw. dem Entscheid zur Projektgründung folgt die Projektpriorisierung durch die auftraggebende Stelle im Projektportfolio. Anschliessend wird die Projektleitung durch die auftraggebende Stelle nominiert. Die Projektleitung realisiert das Projekt gemäss Projektauftrag und ist verantwortlich für die Zielerreichung des Projektes und die Sicherstellung der Information innerhalb und ausserhalb des Projektteams. Vom Projektleiter wird verlangt, dass er zu vorgängig bestimmten Zeitintervallen Auskunft über den Projektstand geben kann. Die Berichterstattung beinhaltet: den Projektfortschritt bezogen auf die Projektplanung Fortschrittsberichte bezogen auf Resultate, Termine und Kosten notwendige Massnahmen 4. Der Projektplan Der Projektplan regelt auf der einen Achse die Zeit und Termine, auf der anderen Achse sind die Aktivitäten festgehalten. (siehe Grafik rechts) Erläuterung 1. Die Projektleitung erarbeitet Vorgaben und stellt Ecktermine und Meilensteine in Form eines Projekt-Blattes zur Verfügung 2. Die Teilprojekte planen ihr Teilprojekt auf der Basis der Vorgaben und stellen der Projektleitung ihre Ergebnisse zur Verfügung. 3. Zusammenfassung der Planungsergebnisse aus den Teilprojekten zu einem Gesamtprojekt 3. Erfassen von Abhängigkeiten zwischen den Teilprojekten 3. Analyse des Gesamtprojektplans auf Verträglichkeit resp. Nicht-Verträglichkeit mit Eckterminen und Meilensteinen 3. Überarbeiten der Projektplanung in den Teilprojekten Da für die Steuerung des Gesamtprojektes und der Teilprojekte unterschiedliche Bedürfnisse, insbesondere auch in bezug auf den Detaillierungsgrad, existieren können, ist es möglich, dass für Teilprojekte unterschiedliche Projektpläne erarbeitet werden müssen.

4 Projektplan Vorgaben Gesamtprojektleitung Gesamtplanung und Überwachung 5. Projektcontrolling Das Ziel des Projektcontrollings besteht darin, den Projektfortschritt zu ermitteln, allgemein verständliche Aussagen über den Projektstand zu formulieren und daraus abgeleitet allfällig notwendige Massnahmen zur Zielerreichung in die Wege zu leiten. Die nachstehende Skizze zeigt die Zusammenhänge. Projektcontrolling planen steuern kontrollieren Projektaufträge Projektaufträge Die Projektkostenkontrolle bildet neben der Zeit- und Terminkontrolle einen wichtigen Bestandteil des Projektcontrollings (Teil der quantitativen Projektkontrolle). Die Analyse des Projektplanes, der Kosten sowie die Aussagen über die Resultate der Zielerreichung bilden die Grundlagen für den Projektbericht. Die Projektstatusberichte werden konsolidiert und für das weitere Vorgehen des Projektes als stufengerechte Füh-

5 rungs- und Steuerungsinformationen übersichtlich und einfach für die Entscheidungsträger zur Verfügung gestellt. Hier sprechen wir dann vom Controlling - Cockpit. Nachstehend ist ein einfaches, miliztaugliches und informatikgestütztes Cockpit dargestellt. Es basiert auf den informatikgestützten Instrumenten der Projektübersicht, der Projektkostenkontrolle sowie der Projektberichte. Sind alle Projektberichte der laufenden Projekte erfasst und nachgeführt, werden die Informationen automatisch und per Knopfdruck im Cockpit aufbereitet. Stolpersteine beim Projektmanagement Ohne das Instrumentarium des Projektmanagements können Projekte kaum erfolgreich abgewickelt werden. Es sollten daher folgende Stolpersteine beim Projektmanagement unbedingt vermieden werden: Unklare Ziele Kommunikationsversagen Unmotivierte Teammitglieder Ungenügende Ressourcen Unrealistische Planung Ziel- und/oder Ressourcenwechsel Konflikte (interne/externe) Erfolgsfaktoren beim Projektmanagement Damit Projekte erfolgreich abgeschlossen werden können, braucht es neben dem konsequenten Projektmanagement auch die Einhaltung der Grundsätze der Projektbearbeitung. Wir denken dabei in erster Linie an das Prinzip vom Groben zum Detail, an das Phasenmodell und an den Planungszyklus. Es ist zweckmässig, zunächst die wesentlichen Zusammenhänge einer Problemsituation und Aufgabenstellung zu erkennen und sich erst später mit den Einzelheiten zu beschäftigen. Mit Hilfe eines Phasenmodells werden Projekte in einzelne, klar definierte Projektphasen gegliedert. Das Vorgehen in den einzelnen Projektphasen regelt der Planungszyklus. Der Planungszyklus umfasst in der Regel die sechs Teilschritte (Auftrags-, Zielformulierung - Erhebung, Analyse - Würdigung - Lösungsentwurf - Bewertung - Auswahl), die in jeder Planungsphase (z.b. Vorstudie, Hauptstudie, Detailstudie) unter Berücksichtigung eines phasengerechten Detaillierungsgrades durchlaufen werden. Eine konsequente Anwendung der Grundsätze der Projektbearbeitung und der Methoden und Tools des Projektmanagements ist der Schlüssel zur erfolgreichen Projektabwicklung.

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