Anwenderdokumentation Futura SRM für Lieferanten. Anwenderdokumentation Futura SRM für Lieferanten. Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 1

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1 Anwenderdokumentation Futura SRM für Lieferanten Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite

2 Anmeldung Pflege der Benutzerdaten Startseite Bestellübersicht Allgemeine Regeln für Leistungserfassungen Erstellung einer neuen Leistungserfassung bei geplanten Leistungen... 9 Definition geplante Leistungen... 9 Erstellung einer neuen Leistungserfassung Ergebnisse der Aufmaßprüfung und Freigabe... 6 Variante : Prüfung und Freigabe ohne Korrekturen... 6 Variante 2: Freigabe der Leistungserfassung mit korrigierten Werten: Variante 3: Ablehnung der Leistungserfassung mit korrigierten Werten: Leistungserfassung bei ungeplanten Leistungen Definition Darstellung von ungeplanten Leistungen : Eingabe der Leistungserfassungen Leistungserfassung bei gemischten Leistungen Definition gemischte Leistungen : Darstellung von gemischten Leistungen: Besonderheiten der kumulierten Leistungserfassung Besonderheit bei Abrechnung nach Stunden/Verwendung der Zeitnachweise Schlusserfassungen Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 2

3 Anmeldung Die Anmeldedaten für das Webportal Futura SRM erhalten Sie per . Bitte geben Sie auf dem Startbildschirm Ihre Anmeldeinformationen ein: Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben können Sie sich über den Link () ein neues Passwort zusenden lassen. Ansonsten steht Ihnen die Futura Support Hotline zur Verfügung. 2 Pflege der Benutzerdaten Nach der ersten Anmeldung im System müssen die Benutzerdaten gepflegt werden. Die Eingabemaske erscheint direkt nach Anmeldung. Bitte ergänzen Sie im Reiter Benutzer Ihre Telefonnummer sofern diese nicht bereits durch den Administrator eingegeben wurde. Über den Button Passwort ändern muss das per Mail versendete Einmalpasswort geändert werden. Die Eingaben müssen über das Diskettensymbol gespeichert werden. Sie können die Daten jederzeit unter dem Menüpunkt Persönliche Daten () anpassen. Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 3

4 3 Startseite Übersicht aller Bestellungen/Abrufbestellungen a. Bestellungen neu = alle neuen Bestellungen, für die bisher keine Leistungserfassungen/ Aufmaße vorgenommen wurden b. Bestellungen in Arbeit = alle Bestellungen für die bereits Leistungserfassungen/ Aufmaße vorgenommen wurden 2. Übersicht aller Leistungserfassungen/Aufmaße a. Erfassungen in Arbeit = Erfassung wurde angelegt, aber noch nicht an den Prüfer übermittelt b. Erfassungen abgelehnt = Leistungserfassungen/Aufmaße die durch den Auftraggeber abgelehnt wurden 3. Hinweis zur Futura Support Hotline 4. Übersicht aller Vorgänge (neben Bestellungen/Abrufbestellungen und Leistungserfassungen werden hier auch alle Wertkontrakte aufgelistet) Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 4

5 4 Bestellübersicht In der Ansicht Bestellungen gesamt findet man alle Bestellungen/Abrufbestellungen. Bestellungen mit dem Status Neu und In Arbeit stehen für die Leistungserfassung zur Verfügung. Bei einer größeren Anzahl von Bestellungen empfiehlt es sich die verschiedenen Ansichten neu, in Arbeit und abgeschlossen zu verwenden. In der Übersicht sind alle wesentlichen Informationen zur Bestellung aufgeführt. Die Spalten der Ansicht können per drag & drop einfach umsortiert werden. Des Weiteren kann man nach allen Spalten filtern und sortieren Wesentliche Informationen in der Ansicht:. Bestellnummer 2. Bezeichnung/Kurztext der Bestellung 3. Status (Neu/In Arbeit/Abgeschlossen/Storniert) 4. Wert geplant (Hinweis: Bei ungeplanten Abrufbestellungen wird hier der Wert 0 EUR angezeigt) 5. Aufmaßprüfer des Auftraggebers Die gewünschte Bestellung wird per Doppelklick geöffnet. Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 5

6 Im Reiter Kopfdaten findet man die allgemeinen Daten zum Auftrag: SAP Bestellnummer 2. Bezeichnung der Arbeiten sowie ggf. Kurzbeschreibung 3. Vorgabe ob Aufmaße/Leistungserfassung kumuliert oder unkumuliert erfolgen 4. Aufteilung des Gesamtauftragswerts in einen geplanten und ungeplanten Anteil (relevant bei Abrufbestellungen, s. Kapitel 8 und 9) 5. Hinweis zum Gesamtauftragswert und dem bereits abgerechneten Anteil Im Reiter Leistungsverzeichnis findet man das Auftrags Leistungsverzeichnis. Auf der linken Seite wird die Ordnerstruktur () des Leistungsverzeichnisses abgebildet, auf der rechten Seite findet man die jeweiligen Leistungszeilen (2) des Titelordners. 2 Um die Details einer Leistungszeile (Langtext etc.) einzusehen öffnet man sie per Doppelklick: Im Reiter Leistungserfassungen werden alle bereits erstellen Erfassungen zur Bestellung angezeigt, des Weiteren kann über diese Ansicht eine neue Erfassung gestartet werden (Details hierzu s. Kapitel Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 6

7 6 ff.) Im Reiter Anlagen sind die Dokumente zur Bestellung einsehbar. Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 7

8 5 Allgemeine Regeln für Leistungserfassungen Die Erstellung vom Leistungserfassungen ist für den Lieferanten kostenfrei. Zu einer Bestellung/Abrufbestellung können beliebig viele Teilaufmaße erstellt werden, solange der Gesamtbestellwert nicht überschritten bzw. das Schlusserfassungskennzeichen gesetzt wurde. Die Mengen einzelnen Leistungszeilen können im Aufmaß überbucht werden, sofern der Gesamtbestellwert noch ausreicht. Leistungen, die nicht im Leistungsverzeichnis beschrieben sind können nicht für das Aufmaß verwendet werden, ein entsprechender Nachtrag muss gestellt werden. Leistungserfassungen mit dem Status in Arbeit bzw. Abgelehnt können durch den Auftragnehmer bearbeitet oder gelöscht werden. Nach einer Schlusserfassung können zu der Bestellung/der Abrufbestellung keine weiteren Aufmaße angelegt werden Die Schlusserfassung kann erst übermittelt werden, wenn alle anderen Teilaufmaße übermittelt wurden. Die Schlusserfassung kann erst dann durch den Prüfer freigegeben werden wenn alle Teilaufmaße bereits freigegeben wurden. Sobald eine Leistungserfassung durch den Prüfer freigegeben bzw. abgelehnt wurde wird der Lieferant per Systemmail informiert. Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 8

9 6 Erstellung einer neuen Leistungserfassung bei geplanten Leistungen Definition geplante Leistungen Eine geplante Leistung liegt entweder in Form einer Bestellung oder eines Abrufs vor. Beide haben ein eindeutig definiertes Leistungsverzeichnis mit entsprechenden Leistungszeilen, verhandelten Einheitspreisen und definierten Mengen. Nur die verhandelten und im Leistungsverzeichnis definierten Leistungszeilen können für die Erstellung der Leistungserfassung verwendet werden. Leistungszeilen die nicht berücksichtigt wurden, müssen per Nachtrag angefordert werden sofern benötigt. Massenmehrungen für bestehende Leistungszeilen sind möglich, sofern der Gesamtauftragswert nicht überschritten wird. Bei Überschreitung des Gesamtauftragswertes muss ebenfalls ein Nachtrag eingereicht werden. Erstellung einer neuen Leistungserfassung Im Reiter Leistungserfassungen wählt man Neue Erfassung () um ein neues Aufmaß anzulegen: Zunächst müssen die Kopfdaten der Leistungserfassung eingegeben werden: Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 9

10 . Bezeichnung der durchgeführten Arbeiten 2. Leistungsort 3. Zeitraum der Leistungserbringung (von bis) 4. Im Falle einer Schlusserfassung muss das Feld entsprechend angehakt werden Hinweis: Wurde ein Aufmaß als Schlusserfassung markiert sind keine weiteren Teilaufmaße mehr möglich. Das Aufmaß sollte über Speichern laufend gesichert werden damit keine Daten verloren gehen Im Bereich Leistungen ist das Leistungsverzeichnis in seiner Baumstruktur aufgelistet. Die zu den einzelnen Untertiteln () gehörenden Leistungszeilen (2) werden auf der rechten Seite angezeigt: Folgende Informationen sind in der Ansicht verfügbar: 3. Nummer der Leistungszeile des LVs 4. Kurztext der Leistungszeile 5. Menge, Einheit, verhandelter Einheitspreis sowie ermittelter Gesamtpreis 6. Der Hinweis Referenz (R) verweist auf Nachtragspositionen zu der Leistungszeile bzw. kennzeichnet eine Nachtragszeile 7. Ungeprüfter Mengenansatz des Auftragnehmers 8. Errechneter Gesamtpreis auf Basis der ungeprüften Mengen 9. Herkunft der Leistungszeile (Bestellung/Wertkontrakt) Per Doppelklick auf die Leistungszeile öffnen sich die Details. Über den Reiter Erfassungen erhält man einen Überblick über die verfügbare Restmenge (Beauftragte Menge Summe aller bereits erfassten Mengen). Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 0

11 Alternativ kann man den Mauszeiger im Feld Menge positionieren und bekommt anschließend die Restmenge angezeigt. Um die Eingabe der Leistungen möglichst übersichtlich zu gestalten empfiehlt es sich zunächst die Baumstruktur über die Schaltfläche () auszublenden: Anschließend wird das Leistungsverzeichnis ohne hierarchische Struktur abgebildet, die Positionsnummerierung bleibt erhalten. In der Spalte Menge up () werden die entsprechenden vom Auftraggeber noch ungeprüften Mengen eingetragen. Die Werte in der Spalte GP up (2) errechnen sich automatisch anhand der fixierten Einzelpreise (3): Die Mengen können entweder direkt eingegeben oder über das Formelsymbol (4) errechnet werden. Im Feld Mengenansatz des Lieferanten können Werte über die Grundrechenarten errechnet werden. Um einen Kommentar zur Leistungszeile einzugeben beginnt man die Zeile mit einer Raute (#): Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite

12 Sofern eine Menge über eine Formel errechnet wurde wird das Formelsymbol anschließend blau dargestellt. Die Mengen können jederzeit wieder korrigiert werden, solange die Erfassung noch nicht an den Prüfer gesendet wurde. Die Summe der ungeprüften Werte wird automatisch für die Leistungserfassung errechnet (). Um Kommentare zur Leistungserfassung zu ergänzen wechselt man in den Reiter Kommentare und fügt über den Button Neu () einen Kommentar hinzu. Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 2

13 Der Kommentar gilt immer für die gesamte Leistungserfassung, es ist an dieser Stelle nicht möglich automatisch Bezug auf einzelne Leistungszeilen zu nehmen (nur manuell über einen Verweis). Leistungszeilenbezogene Kommentare müssen über das Formelsymbol eingegeben werden. Dokumente (z.b. unterschriebener Zeitnachweis, Massenzusammenstellung) können im Reiter Anlagen zur Leistungserfassung ergänzt werden. Über den Button Neu () öffnet sich ein neues Dialogfenster. Über Auswählen () startet der Explorer und die passende Datei kann vom Laufwerk/PC geladen werden. Aus der Selektionsliste Dokumentenart (2) sollte eine passende Kategorie für die Anlage ausgewählt werden. Die Eingaben werden über Übertragen (3) gesichert. 2 3 Um die eingegeben Leistungserfassung inkl. aller Anlagen an den Prüfer des Auftraggebers zu senden wählt man im Menü An den Prüfer senden (). Um die Leistungserfassung zwischen zu speichern wählt man Speichern (2). Die aktuelle Leistungserfassung mit ungeprüften Mengen kann über Bericht exportieren (3) als xls oder pdf bereit gestellt werden. 2 3 Hinweis zu den Berichten: Beim Excel Export kann man wählen ob man nur die aktuelle Erfassung exportieren möchte oder alle vorhandenen (sinnvoll bei Teilaufmaßen): Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 3

14 Beispiel In der PDF Version wird grundsätzlich nur die aktuelle Erfassung dargestellt: Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 4

15 Sobald die Leistungserfassung an den Prüfer gesendet wurde erfolgt eine Bestätigung im System: Die Leistungserfassung erhält den Status Prüfung (). Der Aufmaßprüfer auf Auftraggeberseite wird per informiert. Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 5

16 7 Ergebnisse der Aufmaßprüfung und Freigabe Variante : Prüfung und Freigabe ohne Korrekturen Sofern die Aufmaßprüfer die Mengen komplett bestätigt haben erhält die Leistungserfassung den Status freigegeben () und eine entsprechende Systemmail wird versendet: 2 In den Kopfdaten der Leistungserfassung wird die so genannte SAP LERF Nummer (2) zurückgemeldet. Diese Nummer muss bei Rechnungsstellung neben der SAP Bestellnummer angegeben werden, um die Rechnungsbuchung zu ermöglichen Der Wert des Aufmaßes entspricht dem geprüften Gesamtpreis (3), der Basis für die Rechnungsstellung ist. Freigabedatum und Uhrzeit (4) sind ebenfalls aufgeführt. Die geprüften und freigegeben Mengen sind der Spalte Menge p (5) zu entnehmen. Hat das Aufmaß den Status Freigegeben stimmen die Mengen des Auftragnehmers mit den Mengen des Auftraggebers überein. Um die entsprechenden Rechnungsanlagen zu erzeugen stehen über Bericht exportieren () Berichte als PDF bzw. Excel zur Verfügung: Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 6

17 Bei dem Excel Export sind folgende Einstellungen vorzunehmen: Beispiel Excel Aufmaß: Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 7

18 Beispiel PDF: Bei Teilaufmaßen muss die Darstellung kummuliert erfolgen, diese Funktion ist nur in der Excel Variante verfügbar. Hierzu wählt man in den Einstellungen die Option Alle Erfassungen (): Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 8

19 Ergebnis: Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 9

20 Variante 2: Freigabe der Leistungserfassung mit korrigierten Werten: In dieser Variante wurden Mengen durch den Auftraggeber angepasst, die Leistungserfassung wurde aber trotzdem mit diesen korrigierten Mengen freigegeben. Zum Vergleich die Erfassung des Auftragnehmers: Und die Erfassung inklusive Korrekturen des Auftraggebers: Die Leistungserfassung wird mit dem Status freigegeben (Abw.) zurückgemeldet: Die korrigierten Mengen werden in der Spalte Menge p () rot dargestellt. Die Eingaben in der Spalte Menge up können nicht angepasst werden. Für die Rechnungsstellung ist die geprüfte und freigegebene Version des Auftraggebers relevant: Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 20

21 2 Über den Button Nur Leistungen mit abweichender Menge anzeigen (2) kann man bei größeren Aufmaßen die Filterfunktion nutzen. Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 2

22 Variante 3: Ablehnung der Leistungserfassung mit korrigierten Werten: In dieser Variante wurden Mengen durch den Auftraggeber angepasst, die Leistungserfassung wurde abgelehnt und wird zur Korrektur an den Auftragnehmer zurückgesendet. Zum Vergleich die Sicht des Auftragnehmers: Und die Erfassung inklusive Korrekturen des Auftraggebers: Die Leistungserfassung erhält den Status Abgelehnt (), eine SAP LERF Nummer wird nicht zurückgemeldet: Abweichungen werden in den entsprechenden Leistungszeilen in der Spalte Menge p () rot dargestellt: Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 22

23 2 Über den Button Nur Leistungen mit abweichender Menge anzeigen (2) kann man bei größeren Aufmaßen die Filterfunktion nutzen. Um eine Freigabe zu erhalten, müssen die entsprechenden Mengen in der Spalte Menge up manuell korrigiert bzw. die Prüfermengen übernommen werden. Die Leistungserfassung muss anschließend erneut an den Prüfer gesendet werden. Erst nach Freigabe wird die SAP LERF Nummer zurückgemeldet und die Rechnung kann gestellt werden. Um die Mengen des Prüfers zu übernehmen wählt man den entsprechenden Button für die Schnellpflege () und bestätigt die Folgemeldung mit ok (2): 2 Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 23

24 8 Leistungserfassung bei ungeplanten Leistungen Definition ungeplante Leistungen : Wurde ein Abruf durch den Anforderer als so genannte ungeplante Leistung (Limitbestellung) erstellt, müssen keine konkrete Leistungszeilen aus dem Kontrakt ausgewählt und mit Mengen versehen werden. Es wird lediglich der Kontraktbezug hergestellt und ein Limit vorgegeben. Konsequenz: Bei der Leistungserfassung können alle Leistungszeilen des Wertkontrakt Leistungsverzeichnisses bis zum definierten Limit verwendet werden. Leistungszeilen, die im Wertkontrakt nicht berücksichtigt wurden, müssen per Nachtrag zum Wertkontrakt angefordert werden, sofern benötigt. Darstellung von ungeplanten Leistungen : Ungeplante Leistungen sind bereits in der Bestellübersicht daran zu erkennen, dass der Bestellwert in der Spalte Wert geplant () Null ist: In den Kopfdaten der Bestellung wird im Kostenüberblick der geplante Anteil mit Null EUR angegeben und der ungeplante Anteil mit dem entsprechenden Limitwert () Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 24

25 Eingabe der Leistungserfassungen Bei ungeplanten Leistungen sind keine konkreten Leistungszeilen mit Mengen vorgegeben, stattdessen wird der Bezug zu einem Wertkontrakt () vorgenommen: Um die passenden Leistungszeilen für die Leistungserfassung zu selektieren wählt man Leistungen übernehmen (): Im Folgeschritt öffnet sich ein neues Dialogfenster. Um die Leistungszeilen zu selektieren kann man entweder einen Suchbegriff eingeben () und die Suche über den Button (2) starten oder sich alle Leistungszeilen des Kontrakts (3) anzeigen lassen: 2 3 Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 25

26 Beispiel Suchfunktion: Bei Eingabe des Suchbegriffs kann entweder das komplette Wort oder nur ein Teil des Wortes ohne * etc. eingegeben werden. Groß und Kleinschreibung ist nicht zu beachten. Um konkrete Leistungszeilen in die Leistungserfassung zu übernehmen markiert man die entsprechende Zeile, versieht sie mit einer Menge () und bestätigt mit Übernehmen (2). Mengen können entweder direkt oder per Formel (3) eingegeben werden. Sobald alle Leistungszeilen übernommen wurden bestätigt man mit OK (4) Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 26

27 Die gewählten Leistungszeilen erscheinen anschließend in der Leistungsübersicht. Die eingegeben Mengen werden automatisch in die Spalte Menge up übernommen. Leistungszeilen können über den Button () gelöscht werden. Alle weiteren Schritte entsprechen der Leistungserfassung bei geplanten Leistungen (s. Kapitel 6) Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 27

28 9 Leistungserfassung bei gemischten Leistungen Definition gemischte Leistungen : Eine gemischte Leistung/abrufbestellung umfasst immer einen geplanten und einen ungeplanten Anteil. Zum einen wurden also konkrete Leistungszeilen aus dem Kontrakt selektiert und mit Mengen versehen, zum anderen wurde noch ein Limit mit Kontraktbezug ergänzt. Konsequenz: Bei der Leistungserfassung können die vorgegeben Leistungszeilen für die Leistungserfassung verwendet werden. Zusätzlich dazu kann das Limit (sofern notwendig) verwendet werden, um weitere Leistungszeilen des Wertkontrakt Leistungsverzeichnisses zu verwenden. Leistungszeilen die auch im Wertkontrakt nicht berücksichtigt wurden, müssen per Nachtrag zum Wertkontrakt angefordert werden, sofern benötigt. Darstellung von gemischten Leistungen: In den Kopfdaten der Bestellung wird der Gesamtwert des Auftrags getrennt nach geplanten und ungeplanten Kosten () ausgewiesen Bei Erfassung der Leistungen können zum einen die definierten/geplanten Leistungszeilen aus dem Wertkontrakt mit Mengen () versehen werden: Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 28

29 Zusätzlich dazu können über Leistungen übernehmen () weitere Leistungszeilen aus dem Wertkontrakt Leistungsverzeichnis selektiert werden. Details zur Selektion der Leistungszeilen s. Kapitel 8. Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 29

30 0 Besonderheiten der kumulierten Leistungserfassung Bestellungen die eine kumulierte Mengeneingabe vorsehen, haben ein entsprechendes Kennzeichen () in den Kopfdaten: Die erste Leistungserfassung wird analog zur unkumulierten Eingabe vorgenommen: Bei der zweiten Eingabe werden die Mengen der ersten Leistungserfassung bereits aufgeführt: Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 30

31 Nach Eingabe der kumulierten Mengen werden diese in der Spalte Menge up ()angezeigt, der Wert der Leistungserfassung (2) setzt sich nur aus den Mengen der zweiten Erfassung zusammen: 2 Darstellung im PDF Bericht: Darstellung im Excel Bericht: Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 3

32 Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 32

33 Besonderheit bei Abrechnung nach Stunden/Verwendung der Zeitnachweise Eine Abrechnung auf Stundenbasis ist möglich, sofern das Leistungsverzeichnis eine entsprechende Position vorsieht. In der Leistungserfassung wird in der passenden Leistungszeile die Gesamtstundenzahl eingetragen. Die Zusammensetzung dieser Gesamtzahl ergibt sich aus den unterschriebenen Zeitnachweisen, die über den Reiter Anlagen in elektronischer Form zusammen mit der Leistungserfassung einzureichen sind. Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 33

34 2 Schlusserfassungen Bei der letzten Leistungserfassung zur Bestellung muss der Haken bei Schlusserfassung gesetzt werden: Die Bestellung ist damit für weitere Leistungserfassungen gesperrt, die Leistungserfassung ist entsprechend gekennzeichnet. Bei Teilschlusserfassungen kann diese Funktion nicht verwendet werden, da anschließend keine weiteren Erfassungen notwendig sind. Stella Ludwig, Wintershall Holding GmbH Seite 34