Einführung einer internetbasierten Leistungserfassung

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1 Einführung einer internetbasierten Leistungserfassung PIKON Deutschland AG Kurt-Schumacher-Straße D Saarbrücken T +49 (0)6 81/ F +49 (0)6 81/ Cognis Deutschland GmbH & Co. KG Version: 1.0 erstellt am: erstellt von: Martina Ksinsik

2 1. Der Kunde 3 2. Projektziel 3 3. Projektdurchführung Projektschritte Detaillierter Blueprint Customizing im SAP Entwicklungen in ABAP Entwicklungen am ITS Integrationstests Training und Dokumentation Entwicklungsumgebung 5 4. Projektergebnisse 6 2

3 1. Der Kunde Die Cognis Gruppe ist im August 1999 aus dem Chemiebereich der Henkel KGaA hervorgegangen. Seit 2001 ist die Cognis als selbständiger Anbieter am Markt tätig. Cognis ist heute ein weltweiter Lieferant von innovativen Produkten der Spezialchemie und von Inhaltsstoffen für Nahrungsmittel. Unter Nutzung seiner 160 Jahre Erfahrung in der Oleochemie, entwickelt Cognis innovative Produkte und Lösungen für Reinigungs- und Pflegeprodukte, für den Bereich Ernährung und Gesundheit sowie Hochleistungsprodukte für zahlreiche industrielle Märkte. Die Cognis gliedert sich dabei in die fünf strategischen Geschäftseinheiten Oleochemicals, Care Chemicals, Nutrition & Health, Functional Products und Process Chemicals. Die Cognis profitiert heute davon, dass im Chemiebereich höchste Ansprüche an Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit erfüllt werden. Darüber hinaus ist Cognis im Bereich Personal Care Weltmarktführer, auf Grund einer steigenden Nachfrage nach Produkten, Rezepturen und passenden Marketing Konzepten. Eines ähnlichen Erfolges erfreuen sich die Erzeugnisse und aktiven Substanzen für Diät-Zusätze und den Gesundheitsmarkt. Cognis verbindet Kompetenz in der Spezialchemie mit Marketing KnowHow, um für seine Kunden anspruchsvolle Angebote zu schaffen, die auf den Endverbraucher zugeschnitten sind und immer in enger Verbindung mit den industriellen Prozessen stehen. 2. Projektziel Zur Unterstützung des Tagesgeschäfts der Cognis erbringt eine Gruppe von über 60 externen Beratern, für das Unternehmen in ganz Europa Leistungen. Bis vor kurzem wurden die für diese Leistungen erbrachten Zeiten manuell erfasst und anschließend weiterverarbeitet. Die Stunden wurden zunächst von den externen Beratern in eine vorformatierte Exceldatei eingegeben und an die Cognis geschickt. Hier musste jede Datei vom entsprechenden Projektmanager geprüft und freigegeben werden, der sie anschließend manuell im R/3 System der Cognis erfasste. An jedem Monatsende führte das zu einer Belastungsspitze bei den internen Cognis Ressourcen. 3

4 Die unten beschriebene Anwendung zielt darauf, diese Doppelerfassung von Zeiten zu verhindern und einen kostengünstigen und effizienten Weg der Zeitenübertragung zu entwickeln, bei dem die Cognis Mitarbeiter möglichst wenig belastet werden. Die Anwendung WISH (der Name steht für Web Integrated time SHeets) lässt für die Cognis Verantwortlichen durch ihre Zeitersparnisse einen Traum wahr werden. 3. Projektdurchführung 3.1 Projektschritte Die PIKON hat schon bei einem anderen Kunden eine ähnliche Lösung realisiert. Nachdem diese Lösung den Verantwortlichen von IT, Controlling, Einkauf und Wartungsbereich vorgeführt worden war, diskutierte die PIKON mit der Cognis die individuellen, zusätzlichen Anforderungen an das System. Diese wurden dann die Basis für ein Festpreisprojekt mit den folgenden Phasen: Detaillierter Blueprint Zunächst wurde von der PIKON ein Blueprint erstellt, in welchem die Prozesse und deren aktuelle Bildschirmdarstellungen beschrieben wurden. Im Rahmen von Prozessworkshops wurden die erarbeiteten Ergebnisse gemeinsam mit den Key-Usern der betroffenen Bereiche analysiert und für die weiteren Entwicklungsschritte freigegeben Customizing im SAP Um zusätzliche, nicht im SAP-Standard vorhandene Funktionen, wie z. B. die Freigabe der Eingabemasken über das Internet, zu ermöglichen, mussten im ersten Schritt die Customizing-Einstellungen im Modul MM angepasst werden. Hierdurch wurde innerhalb von SAP R/3 eine Ablauflogik geschaffen, welche als Grundlage für den internetbasierten Erfassungsprozess dienen konnte Entwicklungen in ABAP Um die Entwicklungszeit zu beschränken und eine von Releasewechseln unabhängige Lösung zu garantieren, wurde 4

5 zum Datenaustausch von PIKON ein vereinfachtes Standard- Funktionsmodul (BAPI) der SAP genutzt, welches flexible Erweiterungs-möglichkeiten besitzt Entwicklungen am ITS Um die auf Internetstandards basierende Bearbeitung des Rückmeldeprozesses über einen WebBrowser zu optimieren, wurden die Bildschirmformulare und die Ablaufschritte der Transaktion für den ITS (Internet Transaction Server) entsprechend angepasst. Im Rahmen der Designvorgaben des Kunden und der vereinfachten Prozesslogik entstand so eine einfach zu bedienende Oberfläche mit einem klar verständlichen Ablauf Integrationstests Nach mehreren ausführlichen Last- und Integrationstests durch die verantwortlichen Key-User von Cognis, wurde das System abschließend zum Going-Live freigegeben Training und Dokumentation Zum Projektumfang gehörten auch eine technische Dokumentation und Unterlagen zur Anwenderschulung. Die Schulungen selber wurden von der Cognis durchgeführt. 3.2 Entwicklungsumgebung Bei der Entwicklung der Anwendung wurden Standardkomponenten der SAP, wie die ABAP Developement Workbench und der Internet Transaction Server (ITS), benutzt. Der ITS ist eine von der SAP gratis ausgelieferte Software, die als Schnittstelle zum Internet dient. Grundsätzlich macht es alle SAP R/3 Funktionen im Internet verfügbar, indem es ein graphisches Web Layout nutzt. Diese Layouts können dann entsprechend angepasst werden. 5

6 4. Projektergebnisse Mit der Einführung dieser Lösung, die es Lieferanten erlaubt, ihre Zeiten direkt ins R/3 System zu melden, indem sie eine Internet Schnittstelle nutzen, wurden für die Cognis die folgenden Vorteile realisiert: Über die Nutzung eines Standard Internet Browsers wird ein orts- und softwareunabhängiger Zugang möglich. Dies erlaubt es allen Teilnehmern mit dem System zu arbeiten. Nötig ist nur ein funktionierender Internetzugang. Der Erfassungsaufwand ist auf den Lieferanten der Leistung verlagert. Die bisherige Doppelerfassung der Daten wird durch eine einmalige Erfassung durch den Lieferanten ersetzt, woran sich eine Freigabe durch Cognis anschließt. Dies setzt bei Cognis interne Ressourcen frei. Eine solche internetbasierte Freigabeprozedur erlaubt ein Vier-Augen-Prinzip. Anwender ohne SAP-Erfahrung oder Zugang können jetzt über das Internet erfasste Datenblätter einzeln oder in Gruppen freigeben. Durch die Nutzung der verfügbaren Standard-ITS- Infrastruktur und -Funktionalitäten, kann das Projekt mit geringstmöglichen Zusatzprogrammierungen und zu geringen Gesamtkosten realisiert werden. Die Zeit zwischen Erfassung, Freigabe und Zahlung wird verkürzt. Dies macht eine schnelle Akzeptanz des Systems beim Anwender auf Lieferantenseite möglich. Im SAP System kann jederzeit nachverfolgt werden, welche Lieferanten zu welcher Zeit welche Leistungen gemeldet haben. 6

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