Leistungserfassung Dorfstrasse 143 CH Kilchberg Telefon 01 / Telefax 01 /

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1 Leistungserfassung Leistungserfassung Seite 1

2 Leistungserfassung Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis 1. ÖFFNEN DER LEISTUNGSERFASSUNG BILDSCHIRMANZEIGE MITARBEITER FÜR DIE LEISTUNSERFASSUNG AUSWÄHLEN BILDSCHIRMANZEIGE DEFINIEREN GLEITZEIT 6 2. REGISTER IN DER LEISTUNGSERFASSUNG REGISTER ZEIT REGISTER SPESEN REGISTER KLEINMATERIAL 6 3. ARBEITEN MIT DER LEISTUNGSERFASSUNG EINGABE DER ARBEITSZEIT VERSCHIEDENE ZEITEINTRÄGE FÜR DAS GLEICHE PROJEKT AM GLEICHEN TAG ERFASSEN ARBEITSZEIT FÜR ARBEITSTASK ERFASSEN ARBEITSZEIT FÜR EINEN KUNDENKONTAKT ERFASSEN 9 4. PROJEKT-INFORMATIONEN BUDGETINFORMATIONEN NACHKALKULATIONS-INFORMATIONEN EINGABE VON SPESEN EINGABE VON KLEINMATERIAL SPEICHERN ÄNDERUNG BEREITS ERFASSTER DATENSÄTZE ANZEIGEN EINES DATENSATZES DATENSÄTZE LÖSCHEN AUSWERTUNGEN STARTEN DATEN FÜR DIE AUSWERTUNG AUSWÄHLEN 14 Leistungserfassung Seite 3

4 6. SPEZIELLE AUSWERTUNGEN FÜR DIE LEISTUNGSERFASSUNG AUSWERTUNG ARBEITSSTUNDEN AUSWERTUNG LEISTUNGSERFASSUNG ZUSÄTZLICHE FUNKTIONEN DER LEISTUNGSERFASSUNG ZEITBERECHUNG STARTEN UMBUCHUNGEN ZEIT UMBUCHUNGEN SPESEN EINTRÄGE FIXIEREN / DEFIXIEREN SELEKTIERTE EINTRÄGE FIXIEREN EINTRÄGE VERRECHNEN AUSWERTUNG ARBEITSSTUNDEN AUSWERTUNGEN PROJEKTSTATUSBERICHT SELEKTIERTE DATENSÄTZE VERRECHNEN SELEKTIERTE DATENSÄTZE NICHT VERRECHNEN AUSWERTUNGEN STARTEN DATEN FÜR DIE AUSWERTUNG AUSWÄHLEN 22 Leistungserfassung Seite 4

5 1. Öffnen der Leistungserfassung Wählen Sie Agenda / Leistungserfassung. Danach gehen Sie in das Register Zeit wenn Sie einen Zeiteintrag, in das Register Spesen, wenn Sie einen Speseneintrag vornehmen wollen oder in das Register Kleinmaterial, wenn Sie Kleinmaterial erfassen möchten. 1.1 Bildschirmanzeige Mitarbeiter für die Leistunserfassung auswählen Beim Aufstarten des Programms erscheint jeweils der zuletzt bearbeitete Mitarbeiter. Falls Sie Leistungen für einen anderen Mitarbeiter eintragen möchten, können Sie mit Doppelklick oder über den Button den gewünschten Mitarbeiter im Mitarbeiterfeld auswählen. Ausserdem erscheint der Mitarbeiter, wenn Sie die ersten paar Buchstaben des Nachnamens eingeben und mit dem Tabulator das Feld verlassen Bildschirmanzeige definieren Das Datum definiert lediglich die Anzeige im Fenster. Wählen Sie ein Datum, danach können Sie Tag, Woche oder Monat mit einem entsprechenden Knopf definieren. Es wird dann auf dem Bildschirm der gewählte Tag, die Woche oder der Monat in welchem sich dieser Tag befindet angezeigt. Falls nur einige Datensätze dargestellt werden, können Sie mit dem Befehl Daten aktualisieren alle bereits erfassten Datensätze anzeigen. Über die Buttons Tag, Woche oder Monat definieren Sie die auf dem Bildschirm angezeigten Datensätze. Das Programm nimmt jeweils das gewählte Datum und zeigt diesen Tag. Sind Woche oder Monat angewählt, wird die Woche oder der Monat in welchem sich dieser Tag befindet angezeigt. Datum der angezeigten Datensätze Buttons zur Definition des auf dem Bildschirm angezeigten Zeitabschnitts. Leistungserfassung Seite 5

6 1.1.3 Gleitzeit Das Soll in der Gleitzeit zeigt den Übertrag vom letzten Jahr. Das Ist zeigt die aktuelle Gleitzeit im laufenden Jahr. Die erste Zahl im Saldo addiert diese beiden Zahlen. Damit erhalten Sie Ihre aktuelle Gleitzeit. Die zweite Zahl zeigt ihre aktuelle Gleitzeit abzüglich der vorzuholenden Stunden für das laufende Jahr. 2. Register in der Leistungserfassung 2.1 Register Zeit Im Register Zeit erfassen, ändern und speichern Sie alle Zeiteinträge, machen Auswertungen der erfassten Arbeitsstunden etc. 2.2 Register Spesen Im Register Spesen erfassen, ändern und speichern Sie alle Speseneinträge, machen Auswertungen der erfassten Spesen und Aufwendungen etc. 2.3 Register Kleinmaterial Im Register Kleinmaterial erfassen, ändern und speichern Sie alle Kleinmaterial- Einträge. Kleinmaterial wird nicht in den Stammdaten oder den Artikeln erfasst. Dieses Register ist dazu gedacht, wenn einer Ihrer Mitarbeiter etwas kaufen muss, das nicht über die Spesen abgerechnet wird. Leistungserfassung Seite 6

7 3. Arbeiten mit der Leistungserfassung Die nachstehend beschriebenen Befehle werden sowohl in der Zeit- als auch in der Spesen- und Kleinmaterialerfassung verwendet. Es wird nachstehend die Hilfe zur Zeiterfassung erklärt, die Spesen- und Kleinmaterialerfassung funktioniert analog. 3.1 Eingabe der Arbeitszeit 1. Starten Sie Cumulus 2. Wählen Sie Agenda / Leistungserfassung 3. Es erscheint nun der Mitarbeiter, für welcher zuletzt bearbeitet wurde mit allen erfassten Datensätzen für den gewählten Tag / Woche / Monat Handbuch Allgemein / Bildschirmanzeige 4. Wählen Sie das Register Zeit 5. Wählen Sie Datensatz hinzufügen, um Arbeitsstunden zu erfassen: 6. Nun können Sie den Mitarbeiter definieren, für welchen Arbeitsstunden erfasst werden sollen. Dieser Mitarbeiter muss nicht unbedingt mit demjenigen, welcher auf dem Bildschirm angezeigt wird, übereinstimmen. 7. Wählen Sie nun unter Projekt das Projekt auf welches die Arbeitsstunden gebucht werden sollen. 8. Nun definieren Sie das Datum für den Zeiteintrag. ACHTUNG: Das Programm schlägt automatisch den im Datumsfeld eingetragenen Tag vor. Falls Sie die Daten für einen anderen Tag vor- oder nacherfassen möchten, müssen Sie jetzt das Datum definieren. Leistungserfassung Seite 7

8 9. Geben Sie nun die geleistete Arbeitszeit ein. Dies geschieht entweder indem Sie jeweils am Vor- und Nachmittag die effektiven vierstellig Arbeitszeiten eintragen, das Programm berechnet dann die Zeiten automatisch, oder gehen Sie direkt unter totale Arbeitsstunden und geben Sie die Zeit ein. (Beispiel : also entweder 0800 bis 1200 oder direkt 4 Std.). Wenn Sie die Zeit direkt eingeben beachten Sie bitte, dass es sich um eine dezimale Eingabe handelt. Wenn Sie also 8 Stunden und 15 Minuten gearbeitet haben, geben Sie 8.25 ein. 10. Falls Sie für diesen Zeiteintrag Überzeit geleistet haben, aktivieren Sie den entsprechenden Button. 11. Geben Sie nun die geleistete Tätigkeit und Verrechnungsart ein. 12. Falls Sie Bemerkungen hinzufügen möchten, gehen Sie nun auf den Button Bemerkungen. Sobald Sie diesen aktiviert haben, erscheint ein Bemerkungsfeld, in welchem Sie Ihre Notizen einfügen können. 13. Speichern Sie den erfassten Datensatz 3.2 Verschiedene Zeiteinträge für das gleiche Projekt am gleichen Tag erfassen Über den Button Eingabemaske wechseln gelangen Sie in ein neues Eingabefenster. In diesem können Sie für das gleiche Projekt verschiedene Tätigkeiten und Verrechnungsarten eingeben. Das Programm macht aus jedem Eintrag einen separaten Datensatz. Leistungserfassung Seite 8

9 3.2.1 Arbeitszeit für Arbeitstask erfassen Wenn Sie Ihren Zeiteintrag anstatt auf ein Projekt auf einen Arbeitstask erfassen möchten, lassen Sie das Projektfeld leer und wählen stattdessen den betreffenden Arbeitstask. Das Projekt wird dann automatisch eingetragen Arbeitszeit für einen Kundenkontakt erfassen Wenn Sie Ihren Zeiteintrag anstatt auf ein Projekt auf einen Kundenkontakt erfassen möchten, lassen Sie das Projektfeld leer und wählen stattdessen den betreffenden Kundenkontakt. Das Projekt wird dann automatisch eingetragen. 4. Projekt-Informationen In der Leistungserfassung steht Ihnen ein Projekt- Info Fenster zur Verfügung, in welchem die aktuellen Budget und Nachkalkulations-Daten aufgeführt sind. Im Handbuch des jeweiligen Moduls werden Sie auf diese Projekt-Info Fenster hingewiesen. Wenn Sie auf diesen Button klicken, erscheint das Fenster Projektinformationen. Dieses Fenster bietet 2 Register mit Informationen zum jeweiligen Bereich. Leistungserfassung Seite 9

10 4.1 Budgetinformationen Im Register Budget erscheinen alle Informationen (gerechnet je nach Einstellung der Konfiguration) mit Projektansätzen oder Nachkalkulationsansätzen. 4.2 Nachkalkulations-Informationen Im Register Nachkalkulation wird immer mit Nachkalkulationsansätzen gerechnet. Das heisst, dass im Register NAKA die effektiven Kosten für das Projekt angezeigt werden. Leistungserfassung Seite 10

11 4.3 Eingabe von Spesen 1. Starten Sie Cumulus 2. Wählen Sie Agenda / Leistungserfassung 3. Es erscheint nun der Mitarbeiter, für welchen zuletzt etwas eingetragen wurde. 4. Gehen Sie in das Register Spesen 5. Wählen Sie Datensatz hinzufügen, um neue Spesen zu erfassen: 6. Nun können Sie den Mitarbeiter definieren, für welchen Spesen erfasst werden sollen. Dieser Mitarbeiter muss nicht unbedingt mit demjenigen, welcher auf dem Bildschirm angezeigt wird, übereinstimmen. 7. Wählen Sie nun unter das Projekt auf welches die Spesen gebucht werden sollen. 8. Bei der Beschreibung können Sie entweder die allgemeinen Spesen aus den Stammdaten holen, oder Sie holen über den Button PS direkt die für dieses Projekt speziell definierten Projektspesen 9. Geben Sie den Preis für die gewählte Spesenart ein oder übernehmen Sie den Vorschlag des Programms 10. Definieren Sie die Anzahl der jeweiligen Spesenart 11. Falls Sie Bemerkungen hinzufügen möchten, gehen Sie nun auf den Button Bemerkungen. Sobald Sie diesen aktiviert haben, erscheint ein Bemerkungsfeld, in welchem Sie Ihre Notizen einfügen können. 12. Speichern Sie Ihre Daten. Leistungserfassung Seite 11

12 4.4 Eingabe von Kleinmaterial 1. Starten Sie Cumulus 2. Wählen Sie Agenda / Leistungserfassung 3. Es erscheint nun der Mitarbeiter, für welchen zuletzt etwas eingetragen wurde. 4. Wählen Sie das Register Kleinmaterial 5. Wählen Sie Datensatz hinzufügen : 6. Nun können Sie den Mitarbeiter definieren, für welchen Kleinmaterial erfasst werden soll. Dieser Mitarbeiter muss nicht unbedingt mit demjenigen, welcher auf dem Bildschirm angezeigt wird, übereinstimmen. 7. Wählen Sie nun unter das Projekt auf welches dieses Kleinmaterial gebucht werden soll. 8. Geben Sie den Preis und die Anzahl des Kleinmaterials ein. 9. Speichern Sie Ihre Daten. Leistungserfassung Seite 12

13 4.5 Speichern Speichern Speichern + 1 Tag OK Speichern dieses Datensatzes, danach weitere Eingaben. Speichert diesen Datensatz und springt einen Tag weiter. Speichert den erfassten Datensatz und verlässt das Eingabefeld. 4.6 Änderung bereits erfasster Datensätze Achtung: Einträge können nur geändert werden, solange sie nicht fixiert sind Zeiteinträge fixieren / defixieren 1. Markieren Sie den zu ändernden Datensatz 2. Wählen Sie Datensatz ändern 3. Geben Sie die gewünschten Änderungen ein 4. Speichern Sie Ihre Änderungen 4.7 Anzeigen eines Datensatzes Wählen Sie Datensatz anzeigen oder Sie doppelklicken Sie den anzuzeigenden Datensatz. Dieser Befehl hat eine rein anzeigende Funktion. Sie können nichts am Eintrag ändern. 4.8 Datensätze löschen Mit Datensatz löschen wird ein einzelner Datensatz definitiv gelöscht. Mit Mehrfach Datensätze löschen, können mehrere Einträge gleichzeitig gelöscht werden.!!!!!achtung: Wenn ein Zeiteintrag gelöscht wird, werden alle damit zusammenhängenden Daten wie: Arbeitsstunden, Rapporte, Rechnungen etc. mit gelöscht. Ein Zeiteintrag sollte daher nicht mehr gelöscht werden, sobald er mit anderen (z.b. Rechnungen) verbunden ist. Leistungserfassung Seite 13

14 5. Auswertungen starten Für jedes Modul stehen Ihnen eine oder mehrere Auswertungen zur Verfügung. Grundsätzlich werden die auf dem Bildschirm aufgelisteten Daten ausgewertet. Wenn Sie nur bestimmte Daten auswerten möchten müssen Sie die Daten für die Auswertungen auswählen: 5.1 Daten für die Auswertung auswählen Sie können Filter setzen (entweder in der Filterzeile oder wenn vorhanden, mit Suche eingrenzen ), um die gewünschte Auswahl zu treffen. Sie können jedoch auch mit der Ctrl oder der Shift-Taste und der Maus einige Datensätze selektieren. Es werden dann nur diese selektierten Datensätze auf die Auswertung übernommen. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie den Befehl Auswertung starten. Falls nur eine Auswertung zur Verfügung steht, startet diese automatisch. Falls mehrere Auswertungen vorhanden sind, gelangen Sie nun in die Auswahl der vorhandenen Auswertungen. Nachdem Sie die gewünschte Auswertung angewählt haben, erfolgt diese Anfrage: 1. Wählen Sie nun, ob Sie das Dokument zur Ansicht auf den Bildschirm laden, ansehen und später ausdrucken wollen. 2. Oder Sie wählen Vorabzug auf 1 Blatt, dann wird das Dokument direkt auf dem Standardschacht des Druckers gedruckt. 3. Als dritte Variante können Sie Original nach Konfiguration wählen. Damit wird die gewählte Auswertung direkt auf einen speziellen Schacht Ihres Druckers umgeleitet und ausgedruckt. Handbuch Allgemeine Informationen / Auswertungen starten Leistungserfassung Seite 14

15 6. Spezielle Auswertungen für die Leistungserfassung Nebst den normalen Auswertungen, welche Sie unter dem Befehlssatz mit der rechten Maustaste aufrufen können, stehen Ihnen in der Leistungserfassung unter dem Menü Leistungserfassung folgende spezielle Auswertungen zur Verfügung: Leistungserfassung Seite 15

16 6.1 Auswertung Arbeitsstunden In dieser Auswertung wählen Sie den Mitarbeiter und geben einen von Ihnen gewählten Zeitraum ein. Sie erhalten dann eine detaillierte Aufstellung über produktive und unproduktive Stunden, Soll- und Ist-Stunden, Gleitzeit- und Ferienanspruch sowie eine Liste der durchgeführten Umbuchungen Umbuchungen Zeit. Es wird jeweils die gewählte Auswertungsperiode dem ganzen Jahr gegenüber gestellt. Leistungserfassung Seite 16

17 6.2 Auswertung Leistungserfassung Mit der Auswertung Leistungserfassung steht Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung. 1. Wählen Sie den Mitarbeiter, für welchen Sie eine Auswertung erstellen möchten. Falls kein Mitarbeiter angewählt ist, wird die Auswertung für alle aktiven Mitarbeiter erstellt. 2. Wählen Sie das Projekt, für welches Sie eine Auswertung erstellen möchten. Falls kein Projekt ausgewählt ist, wird die Auswertung für alle aktiven Projekte erstellt. 3. Definierten Sie nun den Zeitraum für die Auswertung. 4. Wählen Sie die gewünschte Auswertung: Leistungserfassung Seite 17

18 7. Zusätzliche Funktionen der Leistungserfassung Unter dem Menu Leistungserfassung in der Menuzeile finden Sie folgende zusätzlichen Dienste und Auswertungen: 7.1 Zeitberechung starten Mit diesem Befehl werden alle Daten neu berechnet. Führen Sie diesen Befehl aus, wenn bei einem Mitarbeiter viele Einträge geändert oder Umbuchungen vorgenommen wurden. Sie können den Mitarbeiter und die Zeitperiode wählen. Die Neuberechung kann einige Minuten dauern. 7.2 Umbuchungen Zeit In diesem Befehl können Sie Umbuchungen für Zeiteinträge vornehmen, wenn sich z.b. ein Mitarbeiter Überzeit oder Gleitzeit auszahlen lässt. Beim Öffnen dieses Programmteils erscheint ein Fenster mit allen vorgenommen Umbuchungen für alle Mitarbeiter. Wählen Sie Datensatz hinzufügen um eine neue Umbuchung vorzunehmen. Bestimmen Sie den Mitarbeiter. Danach definieren Sie das Datum, an welchem die Umbuchung vorgenommen wird. In der Regel werden Umbuchungen höchsten halb- oder jährlich vorgenommen. Beschreiben Sie die Art der Umbuchung (z.b. Auszahlung von 50 Überstunden Januar - Dezember 02). Danach geben Sie die umzubuchende Zeit ein. Setzen Sie ein Minus vor die abgebuchte Zeit bei Auszahlungen. Ohne Vorzeichen wird der eingetragene Wert addiert. Leistungserfassung Seite 18

19 7.3 Umbuchungen Spesen In diesem Befehl können Sie Umbuchungen für Speseneinträge vornehmen. Beim Öffnen dieses Programmteils erscheint ein Fenster mit allen vorgenommen Umbuchungen für alle Mitarbeiter. Wählen Sie Datensatz hinzufügen um eine neue Umbuchung vorzunehmen. Bestimmen Sie den Mitarbeiter. Danach definieren Sie das Datum, an welchem die Umbuchung vorgenommen wird. Beschreiben Sie die Art der Umbuchung. 7.4 Einträge fixieren / defixieren Mit diesem Befehl fixieren Sie Zeit- und Speseneinträge. Im umgekehrten Fall können Sie bereits fixierte Einträge mit defixieren, also wieder zur Bearbeitung freigeben. Diese Rechte haben jedoch nur bestimmte Benutzer (Administratoren). Fixierte Einträge können von den Benutzern nicht mehr geändert werden. Leistungserfassung Seite 19

20 Fixieren Defixieren Markieren Sie das Kastchen Fixieren und wählen Sie den gewünschten Zeitraum. Ausserdem muss das Kästchen ausführen angewählt sein. Diese Kriterien können Sie unabhängig voneinander bei den Zeit- oder Speseneinträgen wählen. Markieren Sie das Kastchen Fixieren und wählen Sie den gewünschten Zeitraum. Das Kästchen ausführen muss angewählt, das Kastchen Fixieren darf nicht angewählt sein. Diese Kriterien können Sie unabhängig voneinander bei den Zeit-, Spesen- oder Kleinmaterialeinträgen wählen. Wenn keine Projektnummer oder kein Mitarbeiter angewählt ist, werden alle Einträge aller Projekte für den gewählten Zeitrahmen fixiert oder defixiert. 7.5 Selektierte Einträge fixieren Sie können einzelne Datensätze anwählen und dies über den Befehl Selektierte Einträge fixieren. Diese Rechte haben jedoch nur bestimmte Benutzer (Administratoren). Fixierte Einträge können von den Benutzern nicht mehr geändert werden. 7.6 Einträge verrechnen Mit dem Befehl Einträge verrechen werden markierte Einträge als verrechnet angezeigt. Wenn ein Eintrag über das CUMULUS Fakturierung verrechnet wurde, wird er automatisch als verrechnet, bezeichnet, sofern diese Checkbox unter Extras / Optionen markiert ist. verrechnen: aufheben Markieren Sie die Checkbox Verrechen und wählen Sie den gewünschten Zeitraum. Ausserdem muss die Checkbox ausführen angewählt sein. Diese Kriterien können Sie unabhängig voneinander bei den Zeit-, Spesen oder Kleinmaterialeinträgen wählen. Markieren Sie die Checkbox Verrechen und wählen Sie den gewünschten Zeitraum. Die Checkbox ausführen muss, die Checkbox verrechnen darf nicht angewählt sein. Diese Kriterien können Sie unabhängig voneinander bei den Zeit-, Spesen oder Kleinmaterialeinträgen wählen. Leistungserfassung Seite 20

21 7.7 Auswertung Arbeitsstunden Auswertungen Siehe Spezielle Auswertungen für die Leistungserfassung 7.8 Projektstatusbericht Der Projektstatusbericht ist eine Auswertung, in welcher Sie für ein bestimmtes Projekt oder alle Projekte Ihrer Firma eine Auflistung aller aufgelaufenen Kosten (Stunden, Spesen, Material, Geräte, Kopien und Kreditoren) ersehen. Sie können den Zeittraum, für welchen die Auswertung erstellt werden soll, frei definieren. 7.9 Selektierte Datensätze verrechnen Mit diesem Befehl werden alle selektierten Datensätze als verrechnet gekennzeichnet und erscheinen nicht mehr im Verrechnungsassistenten Selektierte Datensätze nicht verrechnen Mit diesem Befehl werden alle selektierten Datensätze als nicht verrechnet gekennzeichnet und erscheinen wieder im Verrechnungsassistenten. Leistungserfassung Seite 21

22 8. Auswertungen starten Für jedes Modul stehen Ihnen eine oder mehrere Auswertungen zur Verfügung. Grundsätzlich werden die auf dem Bildschirm aufgelisteten Daten ausgewertet. Wenn Sie nur bestimmte Daten auswerten möchten müssen Sie die Daten für die Auswertungen auswählen: 8.1 Daten für die Auswertung auswählen Sie können Filter setzen (entweder in der Filterzeile oder wenn vorhanden, mit Suche eingrenzen ), um die gewünschte Auswahl zu treffen. Sie können jedoch auch mit der Ctrl oder der Shift-Taste und der Maus einige Datensätze selektieren. Es werden dann nur diese selektierten Datensätze auf die Auswertung übernommen. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie den Befehl Auswertung starten. Falls nur eine Auswertung zur Verfügung steht, startet diese automatisch. Falls mehrere Auswertungen vorhanden sind, gelangen Sie nun in die Auswahl der vorhandenen Auswertungen. Nachdem Sie die gewünschte Auswertung angewählt haben, erfolgt diese Anfrage: 1. Wählen Sie nun, ob Sie das Dokument zur Ansicht auf den Bildschirm laden, ansehen und später ausdrucken wollen. 2. Oder Sie wählen Vorabzug auf 1 Blatt, dann wird das Dokument direkt auf dem Standardschacht des Druckers gedruckt. 3. Als dritte Variante können Sie Original nach Konfiguration wählen. Damit wird die gewählte Auswertung direkt auf einen speziellen Schacht Ihres Druckers umgeleitet und ausgedruckt. Handbuch Allgemeine Informationen / Auswertungen starten Leistungserfassung Seite 22

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