Dienstleistung (MM-SRV)

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1 HELP.MMSRV Release 4.6C

2 SAP AG Copyright Copyright 2001 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Software-Produkte können Software- Komponenten auch anderer Software-Hersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, OS/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, OS/390 und OS/400 sind eingetragene Marken der IBM Corporation. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. INFORMIX -OnLine for SAP und Informix Dynamic Server TM sind eingetragene Marken der Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, ABAP, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap.com Logo und mysap.com sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen. 2 April 2001

3 SAP AG Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Hinweis Empfehlung Syntax April

4 SAP AG Inhalt...6 Stammsätze aus der Sicht der Dienstleistung... 9 Dienstleistungsstammsatz Dienstleistungsstammsatzpflege Dienstleistungsstammsatz anlegen Dienstleistungsstammsatz ändern Stammkonditionen für Leistungen Konditionspflege für Leistungen Konditionen für Dienstleistungen pflegen Standardleistungsverzeichnis (StLV) Arbeiten mit StLVs StLV anlegen Musterleistungsverzeichnis (Muster-LV) Arbeiten mit Muster-LVs Muster-LV anlegen Erstellung von LVs durch Konfiguration Prozesse bei der Beschaffung von Dienstleistungen Grundprozeß bei der Beschaffung von Dienstleistungen Leistungsverzeichnis (LV) Pflege von LVs in Einkaufsbelegen Leistungsgliederung Leistungsgliederung pflegen...44 Dienstleistungsstammsatz in LV übernehmen Leistung aus StLV in LV übernehmen Leistung aus Muster-LV oder Beleg übernehmen Leistung per Klassenselektion übernehmen Kontierung von Leistungen Leistungen kontieren Leistungserfassung Leistungen erfassen Leistungsabnahme Erfassungsblatt abnehmen...59 Sammelfreigabe: Erfassungsblätter Erfassungslätter gesammelt freigeben Rechnungsprüfung für Leistungen Beschleunigte und vereinfachte Prozesse Ausschreibung mit Abgebot Beschaffung mit Wartungsplan (PM - Instandhaltung) IH-Banfen direkt in Erfassungsblätter umsetzen Leistungserfassung durch den Dienstleister Beschaffung mit Rechnungsplan (Miete, Leasing, Teilzahlung) Beschaffung mit Limitbestellung (Geringfügiges) Arbeitsmöglichkeiten mit geplanten und ungeplanten Leistungen Einsatzmöglichkeiten für Wertlimits (für ungeplante Leistungen) April 2001

5 SAP AG Datenaustausch Beschreibung der Schnittstelle Verteilung von Dienstleistungsstämmen April

6 SAP AG Dieser Abschnitt bietet einen allgemeinen Einstieg in MM - Dienstleistung. Er gibt einen Überblick über die Funktionalität des Programms, erläutert die Integration des Programms in die Anwendung Einkauf innerhalb des Moduls Materialwirtschaft und nennt die Schnittstellen zu anderen Anwendungen. Einsatzmöglichkeiten MM - Dienstleistung (MM - SRV) ist eine Anwendungskomponente innerhalb des Moduls Materialwirtschaft (MM), die Sie im gesamten Zyklus von der Ausschreibung, Vergabe und Abnahme von Dienstleistungen (AVA) bis hin zur Rechnungsprüfung unterstützt. Funktionsumfang MM - Dienstleistung stellt einen Grundprozeß zur Beschaffung von Leistungen zur Verfügung. Dieser Grundprozeß bietet folgende Funktionalität: Dienstleistungsstammsätze, in denen die Beschreibungen sämtlicher zu beschaffender Leistungen abgelegt werden können. Weiter stehen ein Standard- und eine Musterleistungsverzeichnis zur Verfügung. Für jedes konkrete Beschaffungsvorhaben können Sie ein eigenes Leistungsverzeichnis im gewünschten Beleg erstellen (z.b. PM - Wartungsplan oder Instandhaltungsauftrag, PS - Netzplan, MM - Bestellanforderung, Anfrage, Kontrakt, Bestellung oder Leistungserfassungblatt). In Leistungsverzeichnissen können neben Positionen mit Dienstleistungen auch solche mit Materialien erfaßt werden. Bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen mit umfangreichen Spezifikationen müssen Sie die Leistungen nicht immer wieder einzeln manuell aufführen, sondern können sie mit Referenztechnik und Selektionsfunktion schnell und einfach aus bestehenden Stammdaten und Belegen kopieren. MM - Dienstleistung bietet zwei grundlegende Möglichkeiten der Dienstleistungserfassung: Als geplante Dienstleistungen mit Angabe von Spezifikation, Menge und Preis Unter geplanten Leistungen werden Leistungen verstanden, die Ihnen zu Beginn des Beschaffungsvorhabens bereits bekannt sind. Die Spezifikationen werden zum Anforderungszeitpunkt entweder mit Hilfe eines Leistungsstammsatzes erfaßt oder mittels Kurz-, bzw. Langtext direkt im Leistungsverzeichnis eingegeben. In beiden Fällen werden Preis und Menge angegeben. Als ungeplante Dienstleistungen nur mit Angabe eines Wertlimits Unter ungeplanten Leistungen werden zum einen solche verstanden, die nicht spezifiziert werden können (oder sollen), weil zum Anforderungszeitpunkt nicht bekannt ist, aus welchen konkreten Einzelleistungen sich das Vorhaben zusammensetzen wird, wie z.b. beim Bau eines Bürogebäudes. Zum anderen sind dies Leistungen, die Sie aus unterscheidlichen Gründen nicht planen möchten. 6 April 2001

7 SAP AG Ungeplante Leistungen weisen deshalb keine Leistungsbeschreibungen auf, sondern werden in Form von Grenzwerten in DM erfaßt. Bis zu diesen sog. Wertlimits dürfen Leistungen erbracht werden. Die Kostenüberwachung ist so gewährleistet. Sie können bereits im System vorhandene Daten auswerten, um geeignete Bezugsquellen für bestimmte Dienstleistungen zu finden. Sie können aber auch eine Ausschreibung durchführen und mit einem Preisspiegel die eingegangenen Angebote auswerten, um dann eine Bestellung an den gewünschten Lieferanten zu vergeben. Während der Phase der Leistungserbringung haben Sie mit Listen und Summenanzeigen jederzeit den Überblick über Ihre Leistungsverzeichnisse, den Fortschritt bei der Erbringung und die anfallenden Kosten. Sie können erbrachte Leistungen in Leistungserfassungsblättern festhalten. Für die Leistungserfassungsblätter kann die Abnahme auf verschiedene Arten erteilt werden. Nach der Abnahme kann die Rechnung geprüft und die Zahlung angewiesen werden. Als Alternative zu diesm Grundprozeß werden Ihnen verschiedene beschleunigte und vereinfachte Prozesse zur Verfügung gestellt, die Sie abhängig vom einzelnen Beschaffungsvorgang gemäß Ihren Wünschen einsetzen können. Integration MM - Dienstleistung ist vollständig in die Materialwirtschaft integriert. Die Stammdaten für die Beschaffung von Dienstleistungen können z.b. in Dienstleistungsstammsätzen gespeichert werden, die später Vorschlagsdaten für die Einkaufsbelege liefern. Die Leistungsspezifikationen für ein konkretes Beschaffungsvorhaben werden nicht jedesmal gesondert erfaßt und weiterverarbeitet (z.b. als Ausschreibungs- oder Vertragsleistungsverzeichnisse), sondern direkt in den Einkaufsbelegen erstellt (z.b. in einer Anfrage, einem Angebot, einer Bestellung oder einem Kontrakt). Die folgende Grafik zeigt die Integration von MM - Dienstleistung: MM Bedarfsermittlung durch PM-Instandhaltung PS-Projektsystem Externe Beschaffung: Einkauf Stammdaten: Rechnungseingang Leistungserfassung Fortschreibung der Kontierung Rechnungsprüfung Rechnungswesen Material Kreditor Sachkonten Dienstleistungsstamm April

8 SAP AG Die Komponente Dienstleistung ist an die SAP-Module PM - Instandhaltung und PS - Projektsystem gekoppelt. Dadurch ist es möglich, Bestellanforderungen für Dienstleistungen im Rahmen einer Instandhaltungsmaßnahme oder eines Projekts zu erstellen und dann dem Einkauf zu übermitteln, ohne Mehrarbeit bei der Datenpflege zu haben. Das Zusammenspiel der R/3 Module MM, PS und PM, CO und FI spart Zeit und Aufwand und reduziert die Fehlerhäufigkeit, weil Daten nur einmal erfaßt werden müssen und danach für alle Folgeaktivitäten innerhalb eines Geschäftsprozesses zur Verfügung stehen. Ein Beispiel für die Integration zwischen MM und CO ist das Bestellobligo. Der erwartete Wert ungeplanter Leistungen wird aus MM an CO übergeben, damit ein Bestellobligo aufgebaut und verwaltet werden kann. Dadurch kann das entsprechende Budget für Beschaffungsmaßnahmen rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden. 8 April 2001

9 SAP AG Stammsätze aus der Sicht der Dienstleistung Stammsätze aus der Sicht der Dienstleistung Definition Datensätze, die für längere Zeit zentral auf der Datenbank gespeichert sind und anwendungsübergreifend genutzt und verarbeitet werden. Verwendung Für Leistungen, die in einer bestimmten Zusammenstellung bei verschiedenen Geschäftsvorgängen immer wieder als Vorlage herangezogen werden sollen, eignen sich diese Stammsätze. Struktur Die Komponente bietet die folgenden Arten von Stammsätzen: Dienstleistungsstammsatz [Seite 10] Stammkonditionen für Leistungen [Seite 17] Standardleistungsverzeichnis (StLV) [Seite 22] Musterleistungsverzeichnis (Muster-LV) [Seite 27] Integration Diese Stammsätze können in den folgenden Komponenten eingesetzt werden: Einkauf (MM -PUR) Weitere Informationen finden Sie unter MM - Einkauf [Extern]. Projektsystem (PS) Weitere Informationen finden Sie unter PS - Projektsystem [Extern]. Instandhaltung (PM) Weitere Informationen finden Sie unter Aufträge (PM-WOC-MO/CS-SE) [Extern] und Wartungsplanung [Extern]. Kundenservice (CS) Weitere Informationen finden Sie unter Kundenservice (CS) [Extern]. April

10 SAP AG Dienstleistungsstammsatz Dienstleistungsstammsatz Definition Enthält die Beschreibung einer Dienstleistung. Verwendung Der Dienstleistungsstammsatz zählt zu den Stammsätzen und dient als Quelle für Daten, die Sie bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen heranziehen können. Damit verringert sich der Zeitaufwand und die Fehlerhäufigkeit, da Sie die Leistungsspezifikationen nur einmal im Dienstleistungsstammsatz komplett eingeben müssen. Struktur Ein Dienstleistungsstammsatz enthält folgende Hauptinformationen zur eindeutigen Beschreibung einer Dienstleistung: Leistungsnummer Leistungstyp beschreibende Texte (Kurz- und Langtext) Basismengeneinheit Warengruppe Bewertungsklasse 10 April 2001

11 SAP AG Dienstleistungsstammsatzpflege Dienstleistungsstammsatzpflege Verwendung Diese Funktion nutzen Sie, wenn Sie Dienstleistungen, die Sie häufiger beschaffen, zentral als Stammsätze abspeichern und anwendungsübergreifend nutzen möchten. Integration Bei dem Erstellen von Leistungsverzeichnissen [Seite 39] können Sie sich auf Dienstleistungsstammsätze beziehen, indem Sie nur die Nummer der Leistung eingeben. Weitere Informationen finden Sie unter Dienstleistungsstammsatz in LV übernehmen [Seite 46]. Voraussetzungen Die entsprechenden Einstellungen für die Pflege von Dienstleistungsstammsätzen nehmen Sie im Customizing der Dienstleistung unter Leistungsstamm vor. Funktionsumfang Einbildfunktion Auf einem Bildschirmbild können Sie Dienstleistungsstammsätze anzeigen Beim Einstieg in die Funktion gelangen Sie in den Anzeigemodus. anlegen [Seite 14] ändern [Seite 16] kopieren Beim Anlegen eines Dienstleistungsstammsatzes können Sie über vorhandenen Stammsatz als Vorlage kopieren. suchen einen im System Über Andere Leistung können Sie anhand der Leistungsnummer nach einem Dienstleistungsstammsatz suchen. löschen Dienstleistungsstammsätze können nur gelöscht werden, wenn keine Konditionen für sie gepflegt sind. Leistungsübersicht Über können Sie im linken Bildschirmbereich eine Übersicht mit bereits angelegten Dienstleistungsstammsätzen ein- und ausblenden. Mit Doppelklick auf eine Leistung werden Ihnen im rechten Bildschirmbereich die jeweiligen Stammsatzdaten angezeigt. Innerhalb der Übersicht können Sie Anzeigevarianten pflegen April

12 SAP AG Dienstleistungsstammsatzpflege Über können Sie festlegen, welche Daten der Dienstleistungsstammsätze Ihnen in der Leistungsübersicht angezeigt werden. Leistungen suchen Über können Sie einen Suchbegriff zu einem Dienstleistungsstammsatz eingeben. Die gefundene Leistung wird in der Übersicht markiert angezeigt. die Sortierung der Liste definieren Über können Sie festlegen, gemäß welcher Spalte die Liste auf- oder absteigend sortiert werden soll. Selektionsvarianten definieren Über die Eingabehilfe von Letzte Leistungen können Sie folgende Selektionsvarianten wählen: Hierbei werden Ihnen die zuletzt gepflegten Dienstleistungsstammsätze angezeigt. Andere Selektion Sie können die Auswahl der angezeigten Dienstleistungsstammsätze definieren über: Leistungsnummer Leistungstyp Warengruppe Leistungskurztext Individuelle Bildeinstellungen Die Datenbereiche im rechten Bildschirmbereich können Sie auf- und zuklappen: Sie können entweder über Alles auf und Alles zu alle Datenbereiche auf- und zuklappen, oder über z.b. Grunddaten oder Grunddaten einzelne Datenbereiche auf- und zuklappen Beim ersten Aufruf der Funktion sind die Datenbereiche für die Grunddaten und den Langtext aufgeklappt. Bei jedem weiteren Aufruf der Funktion erscheinen die Bildschirmeinstellungen und die Daten, die Sie vor Verlassen der Funktion gewählt bzw. gepflegt haben. Mehrsprachige Textpflege Sie können sowohl den Langtext als auch den Kurztext in mehreren Sprachen pflegen. Im Datenbereich Langtext können Sie über die Sprachen auswählen, in denen Sie Texte pflegen möchten. Verwaltungsinfo Die Verwaltungsinformation zeigt Ihnen, wann und von wem der Dienstleistungsstammsatz angelegt bzw. zuletzt geändert wurde (Springen Verwaltungsinfo). 12 April 2001

13 SAP AG Änderungsbeleganzeige Dienstleistungsstammsatzpflege Die Anzeige der Änderungsbelege bietet Ihnen die Liste aller Änderungen, die an dem Dienstleistungsstammsatz seit seiner Erstellung durchgeführt wurden (Springen Änderungsbelege). Mengenberechnung durch Formeln Einem Dienstleistungsstammsatz können Sie eine Formel zuordnen, um die Menge einer Leistung zu berechnen. Die Formeln, die Sie benötigen, legen Sie im Customizing der Dienstleistung unter Formeln zur Mengenermittlung Formeln definieren fest. Einfügen von Grafiken Im Datenbereich Grunddaten können Sie zur Veranschaulichung einer Leistung eine Grafik einfügen. Hierfür müssen Sie Ihre lokal abgespeicherten Grafikdateien über den SAP Web Repository (Web-Entwicklung Web-Repository) ins R/3-System einspielen. Die Grafikdateien können Sie dann über die Eingabehilfe des Feldes Grafik auswählen. Klassifizierung Mit Hilfe der Klassifizierung können Sie Dienstleistungsstammsätze frei definierten Klassen zuordnen, und diese dann z.b. über die Leistungsselektion [Seite 49] auswählen. Wenn Sie Dienstleistungstammsätze klassifizieren möchten, dann müssen Sie die Klassen der Klassenart 038 (Leistung) zuordnen. Weitere Informationen zum Klassensystem finden Sie unter CA - Klassensystem [Extern]. Leistungsstammkonditionen Für jeden Dienstleistungsstammsatz können Sie anhand von Konditionen Preisvereinbarungen hinterlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Stammkonditionen für Leistungen [Seite 17]. Verknüpfung mit Leistung aus Standardleistungsverzeichnis (StLV) Über die Angabe des Leistungsbereichs, der Ausgabe und der STLV-Position im Dienstleistungsstammsatz (Datenbereich Standard LV) können Sie eine Leistung aus dem StLV [Seite 22] als Dienstleistungsstammsatz speichern und so z.b. auch Preise für diese Leistung definieren. Senden per Mail Im Anzeige- und Änderungsmodus können Sie über Überprüfung per Workflow versenden. Dienstleistungsstammsätze z.b. zur April

14 SAP AG Dienstleistungsstammsatz anlegen Dienstleistungsstammsatz anlegen 1. Wählen Sie Logistik Materialwirtschaft Leistungsstamm Leistung Leistungsstamm. 2. Wählen Sie. 3. Falls in Ihrem Betrieb die externe Nummernvergabe festgelegt ist, tragen Sie die Nummer für Ihren Stammsatz ein. Die Nummernvergabe definieren Sie im Customizing der Dienstleistung unter Leistungsstamm Nummernkreise festlegen. 4. Tragen Sie einen Kurztext zur Beschreibung der Leistung ein. 5. Wählen Sie einen Leistungstyp aus. 6. Geben Sie eine Basismengeneinheit ein, in der die Leistung gemessen und bewertet wird. 7. Pflegen Sie, falls gewünscht, die Felder in den einzelnen Datenbereichen. 8. Wenn Sie weitere Dienstleistungsstammsätze anlegen möchten, gehen Sie die Schritte 2. bis 7. nochmal durch. Wenn Sie Dienstleistungsstammsätze ändern möchten, gehen Sie, wie unter Dienstleistungsstammsatz ändern [Seite 16] beschrieben, vor. 9. Wenn Sie die Bearbeitung der Dienstleistungsstammsätze abgeschlossen haben, dann sichern Sie Ihre Daten. Sie verlassen die Funktion. Dienstleistungsstammsatz mit Vorlage anlegen 1. Wählen Sie Logistik Materialwirtschaft Leistungsstamm Leistung Leistungsstamm. 2. Markieren Sie einen Dienstleistungsstammsatz in der Leistungsübersicht ( ). Wenn Sie den gewünschten Dienstleistungsstammsatz in der Leistungsübersicht nicht finden, haben Sie folgende Möglichkeiten nach einem Dienstleistungsstammsatz zu suchen: Wählen Sie in der Leistungsübersicht und geben Sie einen Suchbegriff ein. Der betreffende Dienstleistungsstammsatz wird Ihnen markiert in der Leistungsübersicht angezeigt. Wählen Sie Andere Leistung und geben Sie die Nummer des Dienstleistungsstammsatzes ein. Über die Eingabehilfe von Andere Leistung können Sie Dienstleistungsstammsätze nach verschiedenen Kriterien suchen. Der betreffende Dienstleistungsstammsatz wird in die Leistungsübersicht aufgenommen. 3. Wählen Sie. 4. Führen Sie ggf. Änderungen durch. 5. Wenn Sie weitere Dienstleistungsstammsätze ohne bzw. mit Vorlage anlegen möchten, gehen Sie die Schritte 2. bis 7. bzw. 2. bis 4. nochmal durch. 14 April 2001

15 SAP AG Dienstleistungsstammsatz anlegen Wenn Sie Dienstleistungsstammsätze ändern möchten, gehen Sie, wie unter Dienstleistungsstammsatz ändern [Seite 16] beschrieben, vor. 6. Wenn Sie die Bearbeitung der Dienstleistungsstammsätze abgeschlossen haben, dann sichern Sie Ihre Daten. Sie verlassen die Funktion. April

16 SAP AG Dienstleistungsstammsatz ändern Dienstleistungsstammsatz ändern 1. Wählen Sie Logistik Materialwirtschaft Leistungsstamm Leistung Leistungsstamm. 2. Markieren Sie den Dienstleistungsstammsatz in der Leistungsübersicht, den Sie ändern möchten. Wenn Sie den Dienstleistungsstammsatz in der Leistungsübersicht nicht finden, haben Sie folgende Möglichkeiten nach einem Dienstleistungsstammsatz zu suchen: Wählen Sie in der Leistungsübersicht und geben Sie einen Suchbegriff ein. Der betreffende Dienstleistungsstammsatz wird Ihnen markiert in der Leistungsübersicht angezeigt. Wählen Sie Andere Leistung und geben Sie die Nummer des Dienstleistungsstammsatzes ein. Über die Eingabehilfe von Andere Leistung können Sie Dienstleistungsstammsätze nach verschiedenen Kriterien suchen. Der betreffende Dienstleistungsstammsatz wird in die Leistungsübersicht übernommen. 3. Wählen Sie, um in den Änderungsmodus zu gelangen. 4. Führen Sie die gewünschten Änderungen durch. Die Mengeneinheit können Sie nicht mehr ändern, wenn für den Stammsatz schon Konditionssätze existieren. 5. Wenn Sie weitere Dienstleistungsstammsätze ändern möchten, gehen Sie die Schritte 2. bis 4. nochmal durch. Wenn Sie Dienstleistungsstammsätze neu anlegen möchten, gehen Sie, wie unter Dienstleistungsstammsatz anlegen [Seite 14] beschrieben, vor. 6. Wenn Sie die Bearbeitung der Dienstleistungsstammsätze abgeschlossen haben, dann sichern Sie Ihre Daten. Sie verlassen die Funktion. 16 April 2001

17 SAP AG Stammkonditionen für Leistungen Stammkonditionen für Leistungen Definition Langfristig gültige Zahlungsbedingungen (Preise, Zu- und Abschläge, Steuern etc.) für Dienstleistungen. Verwendung Das System zieht diese Konditionen zur Preisfindung im Einkaufsbeleg heran. Im Einkaufsbeleg selbst können Sie dann weitere Konditionen eingeben. Weitere Informationen zur Pflege von Leistungskonditionen finden Sie unter Konditionspflege für Leistungen [Seite 18]. Die Einstellungen zur Preisfindung nehmen Sie im Customizing der Dienstleistung unter Konditionen für Dienstleistungen pflegen vor. Die Bezugsquellenfindung in Bestellungen und Bestellanforderungen für Dienstleistungen wird auf der Grundlage von Kontrakten und Leistungsstammkonditionen durchgeführt. Die Einstellungen zur Bezugsquellenfindung nehmen Sie im Customizing der Dienstleistung unter Bezugsquellenfindung und Vorschlagswerte vor. Struktur Stammkonditionen für Dienstleistungen können Sie wie folgt im System festhalten: in Form von Leistungsstammkonditionen (Logistik Materialwirtschaft Leistung Leistungskonditionen): zu einer Leistung ("Marktpreis"/"Eigenansatz") zu einer Leistung und einem Lieferanten ohne Werk zu einer Leistung und einem Lieferanten mit Werk zu sonstigen Objekten Wenn Sie eigene Schlüsselkombinationen für Konditionen benötigen, müssen Sie eigene Konditionstabellen anlegen und die Zugriffsfolge festlegen. Die Einstellungen nehmen Sie im Customizing der Dienstleistung unter Konditionen für Dienstleistungen pflegen vor. in Form von Kontraktkonditionen Wir empfehlen Ihnen, die Konditionen zu einem Kontrakt [Extern] direkt im Beleg zu pflegen. Bei Stammkonditionen für Dienstleistungen können Sie zusätzlich eingeben: Gültigkeitszeiträume Staffeln Zusatzkonditionen April

18 SAP AG Konditionspflege für Leistungen Konditionspflege für Leistungen Funktionsumfang Konditionen für Dienstleistungen können Sie zu den folgenden Objekten pflegen: zu Dienstleistungsstammsätzen oder Kontrakten Weitere Informationen finden Sie unter Stammkonditionen für Leistungen [Seite 17]. zu Einkaufsbelegen (Abgebot [Extern], Angebot, BANF, Bestellung, Leistungserfassungsblatt) Konditionspflege zu Leistungen auf unterschiedlichen Ebenen Konditionen zu Dienstleistungen können im Kontrakt und in den oben genannten Einkaufsbelegen auf den folgenden Ebenen gepflegt werden: auf Ebene der Leistungszeile In der Leistungszeile geben Sie den Bruttopreis ein. Um Konditionen zu pflegen, wählen Sie, um in das Konditionsbild zu gelangen. auf Ebene der Gliederungsstufe (Kopfkonditionen) Kopfkonditionen können nicht in der Anfrage und dem Leistungserfassungsblatt gepflegt werden. Kopfkonditionen auf Gliedderungsstufe können automatisch auf hierarchisch untergeordnete Gliederungsstufen kopiert werden. Im Kontrakt ist die Pflege von Kopfkonditionen nur für die erste Gliederungsstufe erlaubt. Sie werden auf alle anderen Gliederungsstufen kopiert, können dort aber nicht geändert werden. Aktualisierung von Leistungsstammkonditionen durch Konditionen im Einkaufsbeleg Sie können die für einen Dienstleistungsstammsatz bestehenden Konditionen durch die Konditionen, die Sie in einem aktuellen Einkaufsbeleg (Banf, Angebot, Bestellung) pflegen, aktualisieren. D.h. die im Dienstleistungsstammsatz bestehenden Konditionen werden überschrieben. Bei einer Banf werden die Leistungsstammkonditionen zu einer Leistung aktualisiert. Bei einem Angebot und einer Bestellung werden die Leistungsstammkonditionen zu einem Lieferanten mit oder ohne Werk aktualisiert. Im Customizing der Dienstleistung unter Bezugsquellenfindung und Vorschlagswerte können Sie für Mandanten- und Einkaufsorganisationsebene folgende Kennzeichen setzen: für den Mandanten festlegen: 18 April 2001

19 SAP AG Konditionsupdatekennzeichen als Vorschlag in der Banf setzen Konditionsupdatekennzeichen als Vorschlag im Angebot setzen Konditionsupdatekennzeichen in de Bestelung setzen für Einkaufsorganisationen festlegen: Konditionsupdatekennzeichen als Vorschlag im Angebot setzen Konditionsupdatekenzeichen als Vorschlag in der Bestellung setzen Konditionspflege für Leistungen Das Kennzeichen wird vom System aus dem Customizing in alle Leistungszeilen des Belegs übernommen. Sie können jedoch entscheiden, daß die Konditionen für bestimmte Leistungen unverändert bleiben sollen. In diesem Fall nehmen Sie das Kennzeichen in der entsprechenden Leistungszeile des Einkaufsbelegs zurück. April

20 SAP AG Konditionen für Dienstleistungen pflegen Konditionen für Dienstleistungen pflegen Die im Leistungsstammsatz hinterlegten Konditionen werden bei der Bezugsquellenfindung für Einkaufsbelege herangezogen. Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie Konditionen für einen Leistungsstammsatz hinterlegen möchten: 1. Wählen Sie vom Einkaufsmenü Stammdaten Leistungskonditionen zur Leistung Hinzufügen. 2. Geben Sie die Dienstleistung ein, für die Sie Konditionen pflegen möchten. Pflegen Sie den Gültigkeitszeitraum und den Betrag. Sie können auch Staffeln und Zusatzkonditionen pflegen. Zusatzkonditionen werden aus den Stammkonditionen vorgeschlagen. Sie können den Vorschlag überschreiben. Sie können Konditionen auch auf anderen Organisationsebenen pflegen, z.b. zum Lieferant mit oder ohne Werk. 3. Sichern Sie die Konditionen. Konditionen im Einkaufsbeleg pflegen In Einkaufsbelegen erhalten Sie mit Springen Konditionen das Preiskalkulationsschema für eine bestimmte Dienstleistung. Sie können daran erkennen, wie sich der Preis für die Leistung zusammensetzt und können die Konditionsarten innerhalb des Schemas ggf. ändern, wie es für diesen Einkaufsbeleg notwendig ist. Aktualisierung der Konditionen im Leistungsstammsatz durch Konditionen im Einkaufsbeleg Sie können die im Leistungsstammsatz bestehenden Konditionen durch die Konditionen des aktuellen Einkaufsbelegs (Bestellanforderung, Anfrage, Bestellung) aktualisieren. Als Voraussetzung dafür muß im Customizing das Kennzeichen Konditionsupdate als Vorschlag im Einkaufsbeleg gesetzt sein. Es bewirkt, daß die Konditionen, die der Benutzer im aktuellen Einkaufsbeleg pflegt, die im Leistungsstammsatz bestehenden Konditionen überschreibt. Das Kennzeichen wird vom System aus dem Customizing in alle Leistungszeilen des Belegs übernommen. Der Benutzer kann jedoch entscheiden, daß die Konditionen für bestimmte Leistungen unverändert bleiben sollen. In diesem Fall nimmt er das Kennzeichen in der entsprechenden Leistungszeile des Einkaufsbelegs zurück. Im Customizing ist das Kennzeichen Konditionsupdate als Vorschlag in der Bestellung gesetzt. Konditionen im Leistungsstammsatz: Leistung A: Leistung B: April 2001

21 SAP AG Konditionen in der Bestellung: Leistung A: 95.- Leistung B: 75.- Konditionen für Dienstleistungen pflegen Für Leistung A akzeptiert der Einkäufer den Vorschlag, die Kondition im Leistungsstammsatz zu aktualisieren; d.h. das System ändert die Kondition von auf 95.- Für Leistung B gilt der Rabatt nur für diese Bestellung. Der Einkäufer nimmt das vom System vorgeschlagene Kennzeichen deshalb zurück: d.h., für diese Bestellung kostet Leistung B 75.-, aber die Kondition 80.- im Leistungsstammsatz bleibt unverändert. April

22 SAP AG Standardleistungsverzeichnis (StLV) Standardleistungsverzeichnis (StLV) Definition Allgemeiner, standardisierter Katalog von Textbausteinen zur Beschreibung von Dienstleistungen. Verwendung Standardleistungsverzeichnisse (StLVs) werden als Stammsätze zentral gespeichert. Sie bieten normierte Leistungsbeschreibungen, die Sie dabei unterstützen, Informationsredundanz zu vermeiden. Im Gegensatz zum Dienstleistungsstammsatz [Seite 10] enthält das StLV Standardtexte, die erst beim Zusammenfügen eine vollständige und eindeutige Leistungsbeschreibung ergeben. Für eine reibungslose Kommunikation zwischen den Vertragspartnern, z.b. bei Bestellungen, eignet sich der Einsatz von StLVs. Struktur Ein Standardleistungsverzeichnis enthält folgende Informationen: Leistungsbereichsnummer Ausgabenummer Textbausteinnummern Textbausteine Eine Leistungsbeschreibung setzt sich aus mehreren Textbausteinen zusammen. Hierbei werden die einzelnen Textbausteine baukastenmäßig zu einem Standardtext zusammengestellt. Jeder Textbaustein hat eine Nummer. Aus den Nummern der Textbausteine, der Nummer des Leistungsbereichs und der Ausgabe des entsprechenden StLVs setzt sich die StLV-Nummer zusammen, die eine bestimmte Leistung eindeutig identifiziert. StLVs können in verschiedene Leistungsbereiche untergliedert werden, z.b. nach Gewerken oder Fachbereichen (Mauer-, Wartungs-, oder Reinigungsarbeiten). Jeder Leistungsbereich kann mehrere Versionen besitzen. Die einzelnen Versionen werden durch die Ausgabenummer charakterisiert. Die folgende Grafik zeigt, wie die eindeutige Beschreibung einer bestimmten Leistung mit Hilfe der Textbausteine eines StLVs entsteht: 22 April 2001

23 SAP AG Standardleistungsverzeichnis (StLV) Elektroarbeiten Standardleistungsverzeichnis Leistungsbereich 1 Leistungsbereich 2 Installationsarbeiten Leistungsbereich 3 Ausgabe 95 Ausgabe 97 Ausgabe 94 Leistungsbereich 4 Sanitärarbeiten Textbausteine Nr. Textbausteine T1 T1 T1 T1 Einheit 001 Maurerarbeiten 01 Kalksandsteine 02 Kalksandsteine A x 115 x x 175 x m 2 Mauerdicke 12 cm 02 m 2 Mauerdicke 24 cm April

24 SAP AG Arbeiten mit StLVs Arbeiten mit StLVs Funktionsumfang Pflege von StLVs Sie können mit Hilfe des StLV-Editors Standardleistungsverzeichnisse anlegen ändern Übernahme von externen StLVs in das R/3-System Über Leistungsstamm Standard-LV Einlesen von Datei können Sie auf externen Datenträgern vorhandene StLVs ins R/3-System einlesen. Nach der Datenübernahme wird direkt in den Editor verzweigt. Dort können Sie das eingelesene StLV prüfen, ggf. ändern, und sichern. Für eine reibungslose Übernahme der Daten müssen Sie sicherstellen, daß im Customizing der Allgemeine Einstellungen unter Maßeinheiten überprüfen die im externen StLV verwendeten Mengeneinheiten in Ihrem System gepflegt sind. Wenn bei der Übernahme eines externen StLVs Fehler auftreten (z.b. fehlende Mengeneinheiten), erscheint ein Fehlerprotokoll, in dem die Fehler aufgeführt sind. Listanzeige von Standardleistungsverzeichnissen Über Standard-LV Listanzeige können Sie sich folgende Informationen zu einzelnen StLVs sprachenabhängig anzeigen lassen: Kopfdaten Textbausteinnummer Kurz- und Langtext Verknüpfung von Dienstleistungsstammsätzen mit Leistungen aus StLV Sie können einen Dienstleistungsstammsatz mit Bezug zu einer Leistung aus einem StLV anlegen, indem Sie im Dienstleistungsstammsatz den Leistungsbereich, die Ausgabe und die StLV-Position der Leistung angeben. Damit können Sie z.b. Leistungsstammkonditionen [Seite 17] zu dieser Leistung pflegen. Weitere Informationen finden Sie unter Dienstleistungsstammsatzpflege [Seite 11]. Übernahme von Leistungen aus StLVs in Leistungsverzeichnisse Bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen mit Bezug zu einem StLV verzweigen Sie in den StLV-Editor, in dem Sie die relevanten Leistungen auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Leistung aus StLV in LV übernehmen [Seite 47]. 24 April 2001

25 SAP AG StLV anlegen StLV anlegen Vorgehensweise 1. Wählen Sie Logistik Materialwirtschaft Leistungsstamm Standard-LV Anlegen. 2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Wenn Sie einen bestehenden Leistungsbereich als Vorlage nutzen wollen, geben Sie dessen Daten im Bereich Vorlage ein. 3. Pflegen Sie einen Kurztext zur Beschreibung des Leistungsbereichs. 4. Definieren Sie einen Gültigkeitszeitraum. 5. Legen Sie eine Struktur für den Leistungsbereich fest: Sie können die Struktur des Leistungsbereichs frei definieren. Achten Sie jedoch darauf, daß die Summe der festgelegten Textbausteinnummern nicht länger als 18 Stellen ist. Wenn Sie keine neuen Strukturen pflegen möchten, können Sie diese auch kopieren: Über Vorschlag können Sie eine vorgegebene Struktur kopieren. Über Leistunsgbereich können Sie die Struktur eines bestehenden Leistungsbereichs kopieren. 6. Wählen Sie Editor, um die Textteile für diesen Leistungsbereich zu pflegen. Um eine Leistung eindeutig zu beschreiben, werden mehrere Textteile hierarchisch zusammengefügt. Maximal sind sechs Hierarchiestufen möglich. Der Detaillierungsgrad nimmt pro Hierarchiestufe zu. Auf der untersten Ebene müssen Sie eine Mengeneinheit angeben. Sie können mit Hilfe des Kennzeichens GlÜ Gliederungsüberschriften pflegen, um die darunterliegenden Textbausteine zu gruppieren. Dieser Text dient der Übersichtlichkeit und fließt nicht in die Leistungsbeschreibung ein. Sie können die Kurz- und Langtexte Ihrer Textteile mit variablen Symbolen (z.b. '&') ergänzen. Damit gewährleisten Sie eine Flexibilität für eventuelle technische Weiterentwicklungen oder Änderungen. Bei der Belegbearbeitung ersetzen Sie oder der Dienstleister die Symbole durch entsprechende Texte. 5. Wählen Sie. Jede Eingabe wird vom System überprüft. Wenn ein Fehler vorhanden ist, können Sie sich diesen über anzeigen lassen und anschließend bearbeiten. Vor dem endgültigen Sichern des Leistungsbereichs führt das System eine Prüfung der Struktur auf Fehler durch. Die Fehler werden Ihnen in der Fehlerliste ( Liste) angezeigt. 6. Korrigieren Sie ggf. die Fehler. 7. Sichern Sie das StLV. April

26 SAP AG StLV anlegen Ergebnis Im Kopfbild des StLV-Editors wird nach erfolgreichem Sichern das Kennzeichen Verwendung möglich automatisch gesetzt. Wenn Sie das StLV bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen als Vorlage heranziehen möchten, müssen Sie das Kennzeichen Verwendung erlaubt setzen. 26 April 2001

27 SAP AG Musterleistungsverzeichnis (Muster-LV) Musterleistungsverzeichnis (Muster-LV) Definition Zusammenstellung von Dienstleistungen, den dazugehörigen Spezifikationen sowie Preis- und Mengenangaben. Das Muster-LV dient als Vorlage für Leistungsverzeichnisse. Das Muster-LV zählt zu den Stammsätzen der Dienstleistung. Verwendung Für alle Leistungen, die Sie in einer bestimmten Zusammenstellung bei verschiedenen Geschäftsvorgängen immer wieder als Vorlage heranziehen möchten, eignet sich diese Form der Ablage. Struktur Im Muster-LV können Sie Leistungszeilen und, falls gewünscht, eine Gliederung pflegen. Weitere Informationen zur Pflege von Leistungsgliederungen finden Sie unter Leistungsgliederung [Seite 43] und unter Leistungsgliederung pflegen [Seite 44]. April

28 SAP AG Arbeiten mit Muster-LVs Arbeiten mit Muster-LVs Verwendung Diese Funktion nutzen Sie, wenn Sie Dienstleistungen in einer bestimmten Zusammenstellung immer wieder als Vorlage für zu erstellende Leistungsverzeichnisse heranziehen möchten. Funktionsumfang Pflege von Muster-LVs Sie können Muster-LVs anlegen [Seite 29] ändern anzeigen Konfigurierbare Muster-LVs Mittels der Konfiguration können Sie für einzelne Zeilen im Muster-LV Beziehungswissen hinterlegen. Dies bedeutet, daß das System Sie zum Zeitpunkt der Planung und der Erfassung von Dienstleistungen dabei unterstützt, die richtigen Leistungen, Spezifikationen, exakte Mengenangaben und Preise schnellstmöglich auszuwählen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellung von LVs durch Konfiguration [Seite 30]. Übernahme von Leistungen aus Muster-LV in Belege Bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen können Sie über die Leistungsselektion ( Leistungssel.) Leistungen aus Muster-LVs komplett oder teilweise übernehmen. Weitere Informationen finden Sie unter Leistung aus Muster-LV oder Beleg übernehmen [Seite 48]. Anlegen einer BANF mit Bezug zum Muster-LV Für das Anlegen von Bestellanforderungen mit Bezug zum Muster-LV können folgende Vorschlagswerte im Muster-LV gepflegt werden: Einkaufsorganisation fester Lieferant Kontrakt Setzen von Wertlimits auf ein Muster-LV Beim Anlegen von Bestellanforderungen und Bestellungen können Wertlimits auf ein Muster-LV gesetzt werden. Dadurch wird sichergestellt, daß bei der Leistungserfassung Leistungen, die im Muster-LV vorhanden sind, bis maximal zu diesem Wert als ungeplante Leistungen erfaßt werden dürfen. 28 April 2001

29 SAP AG Muster-LV anlegen Muster-LV anlegen Vorgehensweise 1. Wählen Sie Logistik Materialwirtschaft Leistungsstamm Muster-LV Anlegen. 2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. 3. Wählen Sie. Sie gelangen in das Kopfbild des Muster-LVs. 4. Geben Sie eine Bezeichnung für das Muster-LV ein. 5. Geben Sie, falls gewünscht, weitere Daten ein. 6. Wählen Sie Leistungen. 7. Geben Sie die erforderlichen Daten für die Leistungszeilen ein. Wenn Sie ein umfangreiches Muster-LV anlegen, empfehlen wir Ihnen, die Funktion der Leistungsgliederung zu nutzen. Weitere Informationen finden Sie unter Leistungsgliederung pflegen [Seite 44]. 8. Sichern Sie Ihre Daten. April

30 SAP AG Erstellung von LVs durch Konfiguration Erstellung von LVs durch Konfiguration Verwendung Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, sich den Aufbau komplexer Leistungsverzeichnisse bei der Planung und Erfassung von Dienstleistungen zu erleichtern. Das System unterstützt Sie dabei, genau die Teilmenge von Leistungen eines Muster-LVs zu selektieren, die für Sie relevant sind. Voraussetzungen Sie müssen ein konfigurierbares Muster-LV mit Beziehungswissen angelegt haben. Dazu nutzen Sie die Komponenten CA - Klassensystem und LO - Variantenkonfiguration. Weitere Informationen finden Sie unter CA - Klassensystem [Extern], CA - Merkmale [Extern] und LO - Variantenkonfiguration [Extern]. Das Kennzeichen Konfigurieren bei Leistungsselektion muß im Kopfbild des Muster-LVs gesetzt sein. Aktivitäten Fachwissen an Muster-LV anbinden 1. Sie legen ein Muster-LV mit der Obermenge an zu erbringenden Leistungen an. 2. Sie setzen im Kopfbild des Muster-LVs das Kennzeichen Konfigurieren bei Leistungsselektion. Weitere Informationen finden Sie unter Muster-LV anlegen [Seite 29]. 3. Im Klassensystem (Logistik Zentrale Funktionen Klassensystem Merkmal Anlegen) legen Sie Merkmale an und hinterlegen Merkmalswerte, die die angelegten Leistungen im Muster-LV eindeutig spezifizieren. 4. Die Merkmale und ihre Werte ordnen Sie einer Klasse der Klassenart 301 (Muster-LV) zu. Die Ausprägungen der Leistungsmerkmale entscheiden darüber, welche Leistungszeilen mit welcher Menge bei der Erstellung des LVs selektiert werden. 5. In der Variantenkonfiguration (Logistik Zentrale Funktionen Variantenkonfiguration Konfigurationsprofil Anlegen) legen Sie ein Konfigurationsprofil für das Objekt Muster-LV an und ordnen dem Konfigurationsprofil die angelegte Klasse zu. 6. Pro Leistungszeile im Muster-LV legen Sie Beziehungswissen über an. Über können Sie bereits bestehendes Beziehungswissen einer Leistung zuordnen. D.h. Sie legen Regeln an, die in Abhängigkeit von den Merkmalsausprägungen zur Selektion der einzelnen Leistungszeilen führen. Leistungsverzeichnis über Leistungsselektion konfigurieren 1. Sie starten die Konfiguration im Leistungsverzeichnis eines Belegs über Leistungsel.. 2. Sie wählen ein konfigurierbares Muster-LV aus. 30 April 2001

31 SAP AG Erstellung von LVs durch Konfiguration Das Kennzeichen Konfigurieren bei Leistungsselektion muß in dem selektierten Muster-LV gesetzt sein. 3. Ein Editor führt Sie mit Vorschlägen durch die Merkmalsbewertung genau der Teilmenge von Leistungen zu, die Sie für Ihr konkretes Vorhaben benötigen - solange bis das Leistungsverzeichnis vollständig ist. Welche Leistungen dies sind, ermittelt das System automatisch aus dem hinterlegten Beziehungswissen. Wenn Sie bei der Konfiguration die Werte von Feldern ändern möchten, müssen Sie im Klassensystem ein Objektmerkmal anlegen, das auf die Tabellenfelder der Tabelle ESLL verweist. Weitere Informationen zum Anlegen von Objektmerkmalen finden Sie unter Objektmerkmal anlegen [Extern]. 4. Das System setzt diese Spezifikationen in ein konkretes Leistungsverzeichnis um. Beispiel Ein Muster-LV enthält die Gesamtmenge der Leistungen, die bei Rohrverlegungsprojekten erforderlich sein können. Innerhalb dieser Gesamtmenge gibt es Leistungen, die sich gegenseitig bedingen bzw. ausschließen: Wenn Rohre in einem neu zu erschließenden Baugebiet zu verlegen sind, sind z.b. andere Leistungen Voraussetzung als bei der Verlegung in bestehenden Wohngebieten. Wenn Gußrohre verlegt werden sollen, müssen andere Arbeiten für Anschlüsse und Druckprüfungen durchgeführt werden als bei der Auswahl von Stahlrohren. Gleichzeitig scheidet eine Vielzahl von Leistungen aus; wenn die Rohre z.b. in einem Waldgebiet verlegt werden, sind Leistungen zur Absicherung von Baustellen in Wohngebieten nicht notwendig. April

32 SAP AG Prozesse bei der Beschaffung von Dienstleistungen Prozesse bei der Beschaffung von Dienstleistungen In vielen Firmen werden nicht nur eigene Mitarbeiter eingesetzt, sondern es besteht aus unterschiedlichen Gründen Bedarf an Leistungen, die nicht intern erbracht werden können, z.b. aus Mangel an Kapazität oder in bestimmten Fällen erforderlicher Spezialqualifikation. Dieser Abschnitt beschreibt die Geschäftsprozesse, die die Anwendungskomponente MM - Dienstleistung zur effizienten Beschaffung externer Leistungen zur Verfügung stellt: den Grundprozeß mit allen Arbeitsschritten beschleunigte und vereinfachte Prozesse Sie entscheiden selbst darüber, bei welchen Geschäftsvorfällen Sie den Grundprozeß mit allen Arbeitsschritten einsetzen möchten und bei welchen es sinnvoll ist, bestimmte Schritte auszulassen, um einen schnelleren Ablauf zu gewährleisten. Grundprozeß bei der Beschaffung von Dienstleistungen [Seite 33] Beschleunigte und vereinfachte Prozesse [Seite 63] Beschaffung mit Wartungsplan (PM - Instandhaltung) [Seite 65] Leistungserfassung durch den Dienstleister [Seite 68] Beschaffung mit Rechnungsplan (Miete, Leasing, Teilzahlung) [Seite 69] Beschaffung mit Limitbestellung (Geringfügiges) [Seite 70] 32 April 2001

33 SAP AG Grundprozeß bei der Beschaffung von Dienstleistungen Grundprozeß bei der Beschaffung von Dienstleistungen Dieser Abschnitt beschreibt den Grundprozeß bei der Beschaffung externer Leistungen mit allen Arbeitsschritten, die bei einem typischen Vorgang durchlaufen werden können. Die folgende Grafik zeigt die Gesamtheit der möglichen Schritte: Zahlung Rechnungsprüfung Bedarfsermittlung - Fachabteilung - PM-Instandhaltung - PS-Projekt System Leistungsabnahme Leistungserfassungsblatt Bestellüberwachung Bestellabwicklung Erstellung von Leistungsspezifikationen Bezugsquellenermittlung Ausschreibung Angebotserfassung Auftragsvergabe Folgende Arbeitsschritte können durchlaufen werden: Bedarf ermitteln und erfassen mögliche Bezugsquellen ermitteln Dienstleistungen ausschreiben Angebotsdaten von Anbietern erfassen Angebote vergleichen Auftrag vergeben Bestellungen überwachen Erbrachte Leistungen erfassen Erbrachte Leistungen abnehmen Rechnungen für Dienstleistungen prüfen Die folgenden Abschnitte beschreiben diese Schritte näher. April

34 SAP AG Grundprozeß bei der Beschaffung von Dienstleistungen Bedarf ermitteln und erfassen Bedarf ermitteln Ein Bedarf an bestimmten Dienstleistungen kann in einer Fachabteilung des Unternehmens entstehen, im Rahmen eines Projekts (z.b. Übersetzung von Software) oder bei der Instandhaltung (z.b. Outsourcing von Betriebselektrikern). Die Fachabteilung kann selbst eine Bestellanforderung ausstellen, oder den Einkauf dazu auffordern. In jedem Fall ist die Bestellanforderung der Auslöser des Beschaffungsvorgangs in MM - Einkauf. Bei der Durchführung größerer Projekte mit der SAP Anwendungskomponente PS - Projektsystem entstehen Bestellanforderungen aus Netzplänen mit genauen Terminvorgaben, die automatisch an die Komponente MM - Einkauf übermittelt werden. Zur einfachen Erstellung solcher Netzpläne kann auf Leistungsspezifikationen aus vorhandenen Standardnetzplänen zurückgegriffen werden. Wenn Sie PM - Instandhaltung in Ihrem Unternehmen einsetzen, werden Spezifikationen für Wartungsleistungen ebenfalls bereits außerhalb der Komponente MM angelegt und automatisch an MM - Einkauf zur Weiterbearbeitung übergeben. Die Bestellanforderung entsteht ohne Erfassungsaufwand durch Übergabe der Leistungsspezifikation z.b. aus einer bestehenden Instandhaltungsanleitung oder aus dem Arbeitsplan für einen technischen Platz bzw. ein Equipment. Bedarf erfassen Zum Zeitpunkt der Bedarfsfeststellung wird ein Beleg als Grundlage für den Beschaffungsprozeß im System angelegt. Dies kann eine Bestellanforderung sein, aber auch ein Einkaufsbeleg wie z.b. eine Anfrage oder eine Bestellung. Der Beleg kann ein Leistungsverzeichnis enthalten, das die notwendigen Leistungen bereits mit detaillierter Spezifikation auflistet. Sie haben in dieser frühen Phase des Beschaffungsprozesses aber auch die Möglichkeit, auf Leistungsspezifikationen ganz zu verzichten und nur ungeplante Leistungen in Form von Wertlimits zu berücksichtigen. Diese Methode ist insbesondere beim Einsatz von Fremdfirmen von Bedeutung, denn in diesem Fall wird oft erst bei der Durchführung der Arbeiten klar, welche Leistungen erforderlich sind. Wenn Sie sicherstellen möchten, daß Bestellanforderungen (oder auch Bestellungen) nach dem Vier-Augen-Prinzip kontrolliert werden, dann können Sie sie einem Freigabeverfahren unterziehen. Dies garantiert z.b., daß eine Bestellanforderung, die einen festgelegten Wert überschreitet, nicht ohne Zustimmung des Fachexperten und des zuständigen Abteilungsleiters bestellt weren darf. Die Bedingungen für die Freigabe zur Bestellung und die Stellen im Unternehmen, die die Freigabe erteilen müssen, können Sie frei definieren. Damit der Freigabeprozeß reibungslos läuft, können Sie den SAP Business Workflow einsetzen. Er sorgt dafür, daß auch Benutzer, die nicht mit der Bedienung des SAP-Systems vertraut sind, Bestellanforderungen mühelos freigeben können, indem sie ein Mail in ihrem Eingangskorb erledigen. 34 April 2001

35 SAP AG Bezugsquellenermittlung Grundprozeß bei der Beschaffung von Dienstleistungen Ein Produktivsystem verfügt in der Regel über eine große Menge von Einkaufsdaten. MM - Dienstleistung bietet Ihnen mit der Bezugsquellenermittlung ein Instrument zur Auswertung dieser Daten, mit dem Sie feststellen können, ob geeignete Anbieter für die angeforderten Leistungen vorhanden sind oder sogar längerfristige Geschäftsbeziehungen mit bestimmten Dienstleistern in Form von Kontrakten bestehen. Aus den Vorschlägen, die das System Ihnen anbietet, können Sie mit Hilfe der Preissimulation die gewünschte Bezugsquelle wählen. In diesem Fall kann die Bestellanforderung direkt in eine Bestellung umgesetzt werden, bzw. in einen Abruf von einem bereits mit dem Anbieter vereinbarten Kontrakt. Bei der Beschleunigung der Auftragsvergabe unterstützt Sie das System mit der automatischen Umsetzung von Bestellanforderungen in Bestellungen oder Kontraktabrufe. Routinearbeit bei der Zuordnung von Bezugsquellen kann dadurch entfallen. Für den Fall, daß Leistungen angefordert werden, für die es bisher noch keinen Bedarf gab, d.h. für die keine Bezugsquelle vorhanden ist, muß eine Ausschreibung durchgeführt werden. Die Suche nach einem geeigneten Dienstleister erleichtert Ihnen ggf. MM - Lieferantenbeurteilung. Wenn Sie für die Leistungserfassungsblätter Ihrer Lieferanten Noten für Qualität und termingerechte Erbringung der Leistungen erteilt haben, dann geben Ihnen die Auswertungen und Vergleiche der Lieferantenbeurteilung ein zusätzliches Entscheidungskriterium an die Hand. Lesen Sie dazu bitte die Dokumentation MM - Lieferantenbeurteilung [Extern]. Ablauf der Bezugsquellenfindung im System Bei der Ermittlung möglicher Bezugsqellen für eine angeforderte Dienstleistung stützt sich das System der Reihe nach auf auf folgende Informationen: 1. Leistungskonditionen vom Lieferanten Zunächst prüft das System, ob für die Dienstleistung Stammkonditionen existieren, deren Gültigkeitszeitraum das Lieferdatum der Bestellanforderung abdeckt. Wenn Stammkonditionen von einem oder mehreren Lieferanten vorhanden sind, schlägt das System diese Lieferantenals Bezugsquelle vor. Die Preise und Konditionen der jeweiligen Stammkondition werden dann vorgeschlagen, wenn Sie eine Bestellung mit Bezug zu der zugeordneten Bestellanforderung anlegen. 2. Kontrakte Wenn im System Kontrakte vorhanden sind, die entweder die Warengruppe oder die Leistung der Bestellanforderung aufweisen, dann schlägt das System diese Kontrakte als Bezugsquelle vor. Wenn eine Bestellanforderung einem Rahmenvertrag zugeordnet wurde, dann kann das System dazu Abrufe erzeugen. Im Customizing des Einkaufs können Sie einstellen, nach welchen Bedingungen die Bezugsquellen für Dienstleistungen ermittelt werden sollen. April

36 SAP AG Grundprozeß bei der Beschaffung von Dienstleistungen Zum Beispiel können Sie festlegen, daß ein Kontrakt dann als Bezugsquelle vorgeschlagen werden soll, wenn er mindestens eine Leistung aus der Bestellanforderung enthält. Sie können aber auch einstellen, daß ein Kontrakt nur dann vorgeschlagen werden soll, wenn er alle angeforderten Leistungen abdeckt. Das heißt, Sie entscheiden selbst aufgrund der Datensituation in Ihrem System, ob Sie lieber möglichst viele Bezugsquellen vorgeschlagen haben möchten, die mehr oder weniger geeignet sind, und wählen die gewünschte aus; oder ob Sie nur die ideale Bezugsquelle vorgeschlagen haben möchten. Wenn Sie wenige Daten im System haben, empfiehlt sich die möglichst große Bandbreite zur Auswahl, wenn Sie ein sehr gut gepflegtes System haben, möchten Sie die Vorschlagsmenge eher gering halten, um gezielt nur die beste Bezugsquelle zu sehen. Sie können die Bezugsquelle für eine Bestellanforderung auch direkt manuell eingeben. Beispielsweise können Sie mit dieser Funktion die Bestellanforderung einem Lieferanten zuordnen, von dem Sie bisher noch keine Dienstleistungen beschafft haben. Dienstleistungen ausschreiben Die Ausschreibung untergliedert sich in zwei Phasen. Zunächst werden Anfragen angelegt, danach werden die eintreffenden Angebotsdaten erfaßt. Anfrage erfassen Wenn Dienstleistungen ausgeschrieben werden sollen, muß eine Anfrage erfaßt werden. Dabei können Sie Bezug auf den Vorgängerbeleg Bestellanforderung nehmen. So entsteht kein zusätzlicher Datenpflegeaufwand. Sie können die Anfrage beliebig vielen Anbietern zuordnen. Für jeden Anbieter erstellt das System eine eigene Anfrage mit einer eindeutigen Nummer, die dem jeweiligen Anbieter übermittelt wird. Angebotsdaten von Anbietern erfassen Sobald Angebote eintreffen, übernehmen Sie die Preise und Konditionen der Anbieter in die bestehenden Anfragen. Der Status der Anfrage wird dadurch verändert, aus der Anfrage wird zu diesem Zeitpunkt ein Angebot. Angebote vergleichen Nachdem alle Angebote eingegangen und erfaßt sind, können Sie mit Hilfe des Angebotspreisspiegels schnell das günstigste Angebot ermitteln. Der Preisspiegel wertet Ihnen die Angebote auf verschiedenen Ebenen aus. Sie können Ihre Entscheidung anhand einer Rangliste aller Angebote im Vergleich nach Gesamtwert treffen oder die Angebote auf der Ebene einzelner Gliederungsstufen vergleichen. Das System liefert Ihnen Vergleichsdaten bei Bedarf bis auf die Ebene der Einzelleistung. Nach Auswahl des günstigsten Angebots erhält der Anbieter Ihrer Wahl den Auftrag. An die ausscheidenden Anbieter können automatisch Absageschreiben geschickt werden. 36 April 2001