Wichtige Informationen zum Jahreswechsel

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1 Wichtige Informationen zum Jahreswechsel Wie bereits angekündigt, erhalten Sie nachfolgend noch einmal die wichtigsten Informationen aktuell für die Lohnabrechnung Januar Bitte lesen Sie sich die Punkte genau durch. Um Verzögerungen zu vermeiden, teilen Sie uns bitte die benötigten Daten entsprechend mit. Inhaltsverzeichnis Seite 1. SEPA Verfahren - Umstellung der Überweisungen Elektronische Lohnsteuerkarte - ELSTAM Auswirkung der Eingaben im Feld "ELSTAM verwenden" Änderungen der ELSTAM Wichtige Besonderheiten im ELSTAM Verfahren Praxisbeispiele / Fälle: Rentenversicherungsbeitrag Termine für den Kassenvorlauf a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 1 von 13

2 1. SEPA Verfahren - Umstellung der Überweisungen Eigentlich sollte die Umstellung auf das neue SEPA Verfahren bereits zum verpflichtend sein. Wie Sie sicherlich schon diversen Medien entnommen haben, soll diese Frist nun nach Ansicht der EU-Kommission bis zum verlängert werden. Hier gibt es derzeit noch keine gültige Rechtssprechung, so dass wir wie geplant mit der SEPA-Umstellung verfahren. Wir haben bereits mit der Abrechnung für Januar 2014 über die LobuOnline Version 14.0 einen Umstellungsassistenten für Sie eingerichtet. Die IBAN und BIC Daten werden automatisch von uns aus der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl ermittelt. Wir geben Ihnen zwar wegen des oben genannten schwebenden Verfahrens die Möglichkeit, erst später auf das SEPA Verfahren umzusteigen, würden Ihnen aber dringend empfehlen, bereits mit der Abrechnung Januar 2014 umzustellen. Nach der Umstellung auf das SEPA Verfahren ist keine Rückkehr zum Überweisungsverfahren mit Kontonummer und Bankleitzahl mehr möglich. Die automatische Umstellung wird wie folgt durchgeführt: 1. Nachdem Sie in LobuOnline im Menu Datei über "Neu Abrechnungszeitraum" den Abrechnungsmonat Januar 2014 angelegt haben, wird automatisch der SEPA Umstellungsassistent gestartet: 2. Klicken Sie auf Weiter. Möchten Sie zu einem späteren Zeitpunkt umstellen, so können Sie die SEPA-Konvertierung über "Abbrechen" stoppen. (Bei der Umstellung können in einigen sehr seltenen Fällen Hinweise oder Fehler angezeigt werden. Bei Hinweisen wird die Umstellung dennoch durchgeführt. Sie sollten hier aber die entsprechenden Bankverbindungen nochmals überprüfen. Treten Fehler auf, so kann die Umstellung nicht durchgeführt werden und wird abgebrochen. Kontaktieren Sie in diesem Fall einen a.b.s. Kundenbetreuer) 3. Sie erhalten nun die Erfolgsmeldung, dass die Umstellung durchgeführt worden ist: a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 2 von 13

3 4. Klicken Sie auf "Beenden". Hinweis: Es wurden nun sämtliche aktuell in LobuOnline hinterlegte Bankverbindungen (z.b. für Mitarbeiter, Krankenkassen, Finanzamt, VWL-Verträge, Direktversicherungen etc.) konvertiert. 5. Nach der Umstellung werden in den entsprechenden Registerkarten die IBAN und BIC statt der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl angezeigt: 6. Auch auf den a.b.s. Zahlungslisten und dem a.b.s. Personalstammblatt werden nach der Umstellung IBAN und BIC statt der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl angedruckt. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 3 von 13

4 Hinweis: Wir hatten die aktuellen IBAN und BIC bereits als Text auf der Lohnabrechnung Dezember 2013 Ihrer Mitarbeiter mit angedruckt: Dadurch konnten Ihre Mitarbeiter ihre Daten schon vor der Umstellung im Januar 2014 nochmals prüfen und Sie können bis zur Abrechnung Januar 2014 ggf. noch Anpassungen vornehmen. Falls Änderungen bezüglich der IBAN und BIC vorzunehmen sind, tragen Sie diese bitte in LobuOnline unter "Stammdaten" => "Allgemein" im Abrechnungsmonat Januar 2014 ein. WICHTIG: Nach der SEPA Umstellung beachten! Legen Sie einen Mitarbeiter neu in LobuOnline an, so geben Sie zukünftig statt Kontonummer und Bankleitzahl einfach die IBAN und BIC des Mitarbeiters an. Je nachdem wie Sie die monatlichen Zahlungen im Rahmen der Lohnabrechnung durchführen, beachten Sie nach der Umstellung Folgendes: Manuelle Zahlungen Sie führen die monatlichen Überweisungen manuell z.b. über Online-Banking durch? Hier geben Sie einfach die SEPA Werte (IBAN und BIC) statt wie bisher Kontonummer und Bankleitzahl bei den einzelnen Überweisungen im Online-Banking an. Die meisten Banking-Programme konvertieren bereits angelegte Überweisungsvorlagen automatisch ins neue SEPA Format. Zahlungen über Online-Banking Lesen Sie die von a.b.s. generierten Zahlungsdateien in Ihr Online-Banking ein und führen diese dann aus? Dann erhalten Sie nach der SEPA Umstellung die Zahlungsdateien für die Lohnabrechnung Januar 2014 nicht wie bisher im dta Format, sondern im neuen SEPA XML Format. Sie sollten sicherstellen, dass Ihr Banking-Programm dieses neue Format auch unterstützt, um Verzögerungen bei den Überweisungen zu vermeiden. Zahlungen durch Faxen des Begleitzettels an Ihre Hausbank a.b.s. überträgt für Sie die Zahlungsdateien an Ihre Hausbank und Sie geben die Zahlungen dann durch faxen des unterschriebenen Begleitzettels frei? Dann senden wir als Rechenzentrum nach der Umstellung auf das SEPA Verfahren die Zahlungsdateien für die Lohnabrechnung Januar 2014 nicht wie bisher im F-TAM sondern im EBICS Verfahren an Ihre Hausbank. Lassen Sie sich zur Sicherheit nach dem Faxen des Begleitzettels für Januar 2014 die korrekte Ausführung der Überweisungen von Ihrer Hausbank bestätigen, um Verzögerungen bei den Überweisungen auszuschließen. Bestehende Einzugsermächtigungen bei Krankenkassen und Finanzamt bleiben auch im SEPA Verfahren weiter bestehen. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 4 von 13

5 2. Elektronische Lohnsteuerkarte - ELSTAM Die Lohnsteuerdaten wurden von uns bereits von der zentralen Speicherstelle des Finanzamts abgerufen und werden ab Januar 2014 für die Echtabrechnung verwendet. In ca. 95% der Fälle stimmen die abgerufenen Steuerdaten mit den bisher abgerechneten Lohnsteuermerkmalen überein, so dass Sie hier nichts weiter veranlassen müssen. Auf eventuelle Abweichungen hatten wir Sie bereits auf den Lohnabrechnungen Dezember 2013 hingewiesen. (Siehe auch a.b.s. Rundschreiben per vom ) Der Abruf erfolgte für alle aktiven Mitarbeiter, bei denen eine Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) eingetragen war und die nach Steuerklasse abgerechnet werden. Mitarbeiter mit den Steuerklassen I bis V wurden als Hauptbeschäftigung, Mitarbeiter mit Steuerklasse VI als Nebenbeschäftigung gemeldet. Die abgerufenen ELSTAM Daten werden erst, nachdem Sie die erste vorläufige bzw. endgültige Lohnabrechnung für Januar 2014 durchgeführt und eingelesen haben, unter "Bearbeiten" => "Personal" wie folgt in LobuOnline angezeigt: Identifikationsnummer: Hier ist die Lohnsteueridentifikationsnummer (11- stellig) des Mitarbeiters einzutragen. ELSTAM verwenden: Standardmäßig ist hier bei allen Mitarbeitern, die nach Steuerklasse I bis VI abgerechnet werden "ja" hinterlegt, so dass die abgerufenen ELSTAM Daten für die Berechnung des Lohnsteuerabzugs verwendet werden. Es gibt folgende Auswahlmöglichkeiten: a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 5 von 13

6 nein: "nein" Ist standardmäßig bei allen Mitarbeitern, die nach Steuerklasse 0 abgerechnet werden eingetragen. Der Mitarbeiter wird nicht bei ELSTAM angemeldet und die ELSTAM Daten werden nicht verwendet. Diese Option kann nur ausgewählt werden, wenn der Mitarbeiter nach Steuerklasse 0 (= Minijob) oder VI abgerechnet wird. In allen anderen Fällen erhalten Sie eine Fehlermeldung. ja: Die abgerufenen ELSTAM Daten sollen verwendet werden. ja (Ersatzbescheinigung Hier können Sie angeben, dass der Mitarbeiter Ihnen liegt vor): eine Lohnsteuerersatzbescheinigung vorgelegt hat. z.b. bei ausländischen Mitarbeitern ohne Steuer-ID. ELSTAM Daten : (vom Finanzamt) Steuermerkmale (wenn ELSTAM (noch) nicht verwendet): Nebenbeschäftigung: Hier werden die Steuermerkmale angeführt, die wir aus der zentralen Steuerdatenbank abgerufen haben. Diese können in LobuOnline erst angezeigt werden, wenn Sie die erste vorläufige oder endgültige Lohnabrechnung für Januar 2014 von uns erhalten und eingelesen haben. Hier können die Steuermerkmale, nach denen abgerechnet werden soll, manuell erfasst werden. Das ist z.b. bei Neueintritten erforderlich. Hier kann angegeben werden, ob es sich um die erste oder eine Nebenbeschäftigung des Mitarbeiters handelt. Bei Mitarbeitern mit Steuerklasse I bis V ist dieses Feld deaktiviert, da diese immer als Hauptbeschäftigung gemeldet werden. Ebenso bei Mitarbeitern mit Steuerklasse 0, da diese nicht zum ELSTAM Verfahren angemeldet werden Auswirkung der Eingaben im Feld "ELSTAM verwenden" Über die Eingaben in diesem Feld wird gesteuert, wie und ob die abgerufenen ELSTAM Werte für die Abrechnung verwendet werden sollen. Folgende Eingaben sind möglich: ELSTAM verwenden: "nein" "nein" kann nur angewählt werden, wenn der Mitarbeiter nach Steuerklasse 0 oder VI abgerechnet wird. Es ergeben sich hier folgende Auswirkungen: eventuell vorhandene ELSTAM Daten werden nicht für die Abrechnung verwendet der Mitarbeiter wird nicht bei ELSTAM angemeldet war der Mitarbeiter bei ELSTAM angemeldet und wird nun z.b. Steuerklasse VI eingetragen und ELSTAM verwenden auf "nein" gesetzt, so wird er zum letzten Tag des Vormonats abgemeldet. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 6 von 13

7 ELSTAM verwenden: "ja" und "ja, (Ersatzbescheinigung liegt vor)" Diese beiden Optionen können nur angewählt werden, wenn der Mitarbeiter nach Steuerklasse I, II, III, IV, V oder VI abgerechnet wird. Es ergeben sich hier folgende Auswirkungen: wenn der Mitarbeiter bislang noch nicht bei ELSTAM angemeldet war, erfolgt eine Anmeldung, wenn eine Lohnsteueridentifikationsnummer vorliegt. o wurde bei der Anmeldung "Steuerklasse VI" und "Nebenbeschäftigung" angegeben, erfolgt die Anmeldung als Nebenbeschäftigung, sonst als Hauptbeschäftigung. liegt keine Steuer-ID vor, erhalten Sie eine Warnung Es wurden bereits ELSTAM Daten an a.b.s. geliefert Wir haben für Ihre aktiven Mitarbeiter bereits die ELSTAM Daten abgerufen und diese werden Ihnen unter "ELSTAM Daten (vom Finanzamt)" in LobuOnline angezeigt. Hier ist bei "ELSTAM verwenden" automatisch "ja" eingetragen. Daher müssen Sie hier nichts weiter unternehmen und die Abrechnung erfolgt nach den aktuell von a.b.s. abgerufenen ELSTAM Daten Es wurden noch keine ELSTAM Daten an a.b.s. geliefert Es kann auch der Fall eintreten, dass die ELSTAM Daten eines Mitarbeiters bis zur endgültigen Lohnabrechnung noch nicht an uns zurückgeliefert wurden, weil z.b. auf Grund fehlender Steuer-ID keine Anmeldung möglich war die ELSTAM Anmeldung noch nicht vorgenommen werden konnte, da das Eintrittsdatum des Mitarbeiters in der Zukunft liegt die Anmeldebestätigung (5-Tages Frist) des Finanzamts noch nicht vorliegt der Mitarbeiter den ELSTAM Abruf hat sperren lassen Dann müssen Sie die Lohnabrechnung wie folgt durchführen: wenn keine Lohnsteuerersatzbescheinigung des Mitarbeiters vorliegt, geben Sie bei ELSTAM verwenden "ja" an. Dann o werden drei Monate lang die erfassten Abzugsmerkmale genutzt o wird eine Warnung auf dem Kundenhinweisprotokoll und in LobuOnline ausgegeben o kann ab dem 4. Monat nur noch mit Steuerklasse VI abgerechnet werden und es erfolgt eine automatische Korrekturabrechnung ab Eintritt mit der Steuerklasse VI o ist eine Abrechnung ohne Steuer-ID nur noch 3 Monate möglich wenn eine Lohnsteuerersatzbescheinigung des Mitarbeiters vorliegt, geben Sie bei ELSTAM verwenden "ja, (Ersatzbescheinigung liegt vor)" an. Dann o wird die Abrechnung mit den Steuermerkmalen vorgenommen, die manuell in LobuOnline erfasst wurden. o wird auf dem Lohnjournal eine Warnung angezeigt. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 7 von 13

8 Sperre des Abrufes durch den Mitarbeiter Hat der Mitarbeiter den Abruf der ELSTAM Daten sperren lassen, so erhalten wir die Meldung "keine Anmeldeberechtigung" bzw. "keine Abfrageberechtigung". Sie müssen die Abrechnung wie folgt durchführen: wenn keine Lohnsteuerersatzbescheinigung des Mitarbeiters vorliegt, geben Sie bei ELSTAM verwenden "ja" an. Dann o wird automatisch nach Steuerklasse VI gerechnet. Es werden nicht die in LobuOnline manuell erfassten Steuerabzugsmerkmale verwendet. o erscheint ein Hinweis auf dem Kundenhinweisprotokoll, dem Lohnjournal und dem Lohnkonto, dass der Mitarbeiter eine Lohnsteuerersatzbescheinigung besorgen und Ihnen als Arbeitgeber vorlegen sollte. o kann die Abrechnung mit Sperre beliebig lange fortgesetzt werden. Es wird aber immer mit Steuerklasse VI gerechnet, so lange der Mitarbeiter keine Ersatzbescheinigung vorlegt. wenn eine Lohnsteuerersatzbescheinigung des Mitarbeiters vorliegt, geben Sie bei ELSTAM verwenden "ja, (Ersatzbescheinigung liegt vor)" an. Dann o wird mit den in LobuOnline manuell erfassten Steuermerkmalen gerechnet o wird auf dem Kundenhinweisprotokoll ein Hinweis über die Sperre angezeigt Änderungen der ELSTAM Sollten sich bei einem Mitarbeiter die ELSTAM Daten z.b. durch Heirat, Scheidung etc. ändern, so wendet sich dieser, wie bisher auch, an sein zuständiges Finanzamt. Dieses trägt dann die geänderten ELSTAM Daten in die zentrale Datenbank ein und wir rufen diese für die nächste Lohnabrechnung ab Wichtige Besonderheiten im ELSTAM Verfahren eine Abrechnung ohne Lohnsteueridentifikationsnummer mit vom Mitarbeiter gemeldeten und von Ihnen dann manuell eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmalen ist ohne Lohnsteuerersatzbescheinigung nur 3 Monate lang möglich. Ab dem 4. Monat wird automatisch ab dem Eintrittsdatum rückwirkend mit Steuerklasse VI gerechnet. die Steuer-ID darf nicht gelöscht oder geändert werden, sobald der Mitarbeiter erfolgreich für ELSTAM angemeldet wurde und uns die ELSTAM Daten vorliegen. wenn der Mitarbeiter für ELSTAM angemeldet wurde und keine Sperre beim Finanzamt vorliegt, dürfen die in LobuOnline manuell erfassten Steuermerkmale nicht verwendet werden. wenn ein Mitarbeiter mit den in LobuOnline erfassten Steuermerkmalen abgerechnet werden soll, so darf keine Steuer-ID eingetragen werden und bei "ELSTAM verwenden" muss "ja, (Ersatzbescheinigung liegt vor)" angegeben werden. Die Verantwortung für die Korrektheit der Abrechnung liegt in diesem Fall bei Ihnen als Arbeitgeber. "nein" kann bei "ELSTAM verwenden" nur angegeben werden, wenn der Mitarbeiter nach Steuerklasse 0 oder VI abgerechnet wird. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 8 von 13

9 2.4. Praxisbeispiele / Fälle: Die Anzeige der von a.b.s. abgerufenen ELSTAM Daten unter "ELSTAM Daten: (vom Finanzamt)" ist erst möglich, nachdem Sie die erste vorläufige oder endgültige Lohnabrechnung für Januar 2014 durchgeführt und eingelesen haben. Erst dann werden die Werte zu Ihnen ins LobuOnline zurückgemeldet Bei bestehenden Mitarbeitern Beispiel 1: Mitarbeiter mit Steuerklasse I bis VI Der Mitarbeiter hat Steuerklasse I, 2.0 Kinderfreibeträge und ist katholisch. Die ELSTAM Werte wurden von a.b.s. abgerufen und sollen verwendet werden. Bei "ELSTAM verwenden" ist im Abrechnungszeitraum Januar 2014 "ja" angewählt Steuerklasse I, 2.0 Kinderfreibeträge und Religion "rk" werden Ihnen dann nach der ersten vorläufigen bzw. endgültigen Lohnabrechnung für Januar 2014 unter "ELSTAM Daten: (vom Finanzamt)" angezeigt. Wir verwenden diese ELSTAM Daten für die Lohnabrechnung Januar Sie müssen nichts weiter veranlassen. Hierbei handelt es sich um den Regelfall, der auf 95% Ihrer Mitarbeiter zutreffen sollte. Beispiel 2: Mitarbeiter mit Steuerklasse 0 (=Minijob) Der Mitarbeiter wird mit der Steuerklasse 0 (z.b. als Minijobler) abgerechnet und wurde nicht bei ELSTAM angemeldet. Es werden daher auch keine ELSTAM Werte für die Abrechnung verwendet. Bei "ELSTAM Daten (vom Finanzamt)" wird nichts angezeigt. Bei "ELSTAM verwenden" ist "nein" angewählt. Der Mitarbeiter wird im Januar 2014 weiterhin mit Steuerklasse 0 abgerechnet Beispiel 3: Änderung der aktuellen ELSTAM Daten Der Mitarbeiter hat geheiratet und möchte statt wie bisher mit der Steuerklasse I mit der Steuerklasse III abgerechnet werden. Hierbei ist wie folgt zu verfahren: Der Mitarbeiter setzt sich mit seinem Finanzamt in Verbindung und lässt die Steuerklasse von I auf III abändern. Das Finanzamt speist die neuen ELSTAM Daten in die zentrale Datenbank ein Wir können mit dem nächsten ELSTAM Abruf (d.h. vorläufige bzw. endgültige Lohnabrechnung) auf die neuen Daten zugreifen und diese für die Lohnabrechnung verwenden. Beispiel 4: Mitarbeiter mit Steuerklasse I bis VI (Sperre des ELSTAM Abrufs) Der Mitarbeiter wird mit dem Merkmal "ELSTAM verwenden = ja" bei a.b.s. abgerechnet. Er meldet jetzt dem Finanzamt eine Abweichung ab Mai 2014 und löst damit eine Sperre aus, legt beim Arbeitgeber aber keine Ersatzbescheinigung vor. Im Monat Mai 2014 werden die ELSTAM Daten mit der Sperre abgerufen Es erfolgt ab Mai 2014 eine automatische Abrechnung mit der Steuerklasse VI Die Sperre wird auch auf dem a.b.s. Hinweisprotokoll vermerkt. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 9 von 13

10 Wenn der Mitarbeiter nun im Juli 2014 eine Ersatzbescheinigung nachreicht, gehen Sie wie folgt vor: Sie wählen unter "ELSTAM verwenden" "ja, (Ersatzbescheinigung liegt vor)" an. Sie erfassen im Abrechnungsmonat Juli 2014 unter "Steuermerkmale (ELSTAM (noch) nicht verwendet" manuell die Merkmale von der Lohnsteuerersatzbescheinigung. Sie legen Storno/Neurechnungen für Mai und Juni 2014 mit den Merkmalen der Lohnsteuerersatzbescheinigung an. Wenn der Sachverhalt nun z.b. im Oktober 2014 geklärt ist und die Abrufsperre für ELSTAM aufgehoben wird, passiert Folgendes: Es werden nun wieder die vom Finanzamt bereit gestellten ELSTAM Daten für die Lohnabrechnung verwendet. Für die Monate ab Mai 2014 werden bei Abweichungen zu den im Oktober 2014 abgerufenen ELSTAM Daten automatisch Storno/ Neurechnungen vorgenommen Bei Neueintritten Die Finanzverwaltung hat bis zu 5 Werktage Zeit, um uns die ELSTAM Daten zu übermitteln. Zudem können die ELSTAM Daten von uns erst ab dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters abgerufen werden. Daher sollten Sie bei Neueinstellungen generell die Steuerdaten zunächst manuell angeben. Die ELSTAM Anmeldung erfolgt, nachdem Sie eine vorläufige bzw. endgültige Abrechnungsdatei versendet haben. Im Folgenden soll im Detail beschrieben werden wie bei Neueinstellungen vorzugehen ist. Beispiel 5: Mitarbeiter mit Steuerklasse I bis VI (ELSTAM liegen noch nicht vor) Der Mitarbeiter tritt zum ein, die Abrechnung erfolgt am Der Mitarbeiter versichert Ihnen glaubhaft seine Steuermerkmale (z.b. Steuerklasse I, keine Kinder) und Ihnen liegt die Lohnsteueridentifikationsnummer vor. Sie erfassen den Mitarbeiter wie folgt: Identifikationsnummer: tragen Sie die Identifikationsnummer des Mitarbeiter ein ELSTAM verwenden: "ja" Steuermerkmale: geben Sie hier die Steuermerkmale des Mitarbeiters (hier: Steuerklasse I, keine Kinder) an. Für die Lohnabrechnung Januar 2014 werden die manuell unter "Steuermerkmale" eingetragenen Daten (Steuerklasse I, keine Kinder) für die Abrechnung verwendet. Mit der endgültigen Lohnabrechnung am wird der Mitarbeiter für ELSTAM angemeldet und es werden die ELSTAM Werte an a.b.s. zurückgemeldet. Ab dem Abrechnungszeitraum Februar 2014 werden die Werte dann auch in LobuOnline angezeigt. Ab der Abrechnung Februar 2014 werden dann die ELSTAM Werte für die Abrechnung verwendet. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 10 von 13

11 Weichen die zurückgemeldeten ELSTAM Werte von den im Januar 2014 abgerechneten Werten ab, so wird mit der Abrechnung Februar 2014 automatisch eine Neurechnung für Januar 2014 vorgenommen. Beispiel 6: Mitarbeiter mit Steuerklasse I bis VI (ELSTAM liegen vor) Der Mitarbeiter tritt zum ein, die endgültige Lohnabrechnung erfolgt am Sie senden uns am eine Vorabdatei. Der Mitarbeiter versichert Ihnen glaubhaft seine Steuermerkmale (z.b. Steuerklasse I, keine Kinder) und Ihnen liegt die Lohnsteueridentifikationsnummer vor. Sie erfassen den Mitarbeiter wie folgt: Identifikationsnummer: tragen Sie die Identifikationsnummer des Mitarbeiter ein ELSTAM verwenden: "ja" Steuermerkmale: geben Sie hier die Steuermerkmale des Mitarbeiters (hier: Steuerklasse I, keine Kinder) an. Die vorläufige Abrechnung für Januar 2014 erfolgt mit den manuell erfassten Steuermerkmalen (Steuerklasse I, keine Kinder). Wir melden den Mitarbeiter über die Vorabdatei am für ELSTAM an und rufen die Daten ab. Es werden uns nun am (nach 5 Werktagen) Steuerklasse I und 1.0 Kinderfreibetrag als ELSTAM Daten zurückgemeldet. Für die endgültige Lohnabrechnung Januar 2014 am werden die abgerufenen ELSTAM verwendet (Steuerklasse I, 1 Kinderfreibetrag). Nach dem Einlesen der endgültigen Abrechnung für Januar 2014 werden dann die ELSTAM Werte (Lohnsteuerklasse I, 1 Kinderfreibetrag) auch in LobuOnline angezeigt. Beispiel 7: Mitarbeiter mit Steuerklasse I bis VI (keine Steuer-ID) Der Mitarbeiter tritt zum ein. Es liegen weder eine Steuer-ID, noch eine Lohnsteuerersatzbescheinigung vor. Der Mitarbeiter versichert Ihnen glaubhaft seine Steuermerkmale (z.b. Steuerklasse I, keine Kinder). Sie erfassen den Mitarbeiter wie folgt: Identifikationsnummer: dieses Feld lassen Sie leer, da Ihnen die Steuer-ID nicht vorliegt ELSTAM verwenden: "ja" Steuermerkmale: geben Sie hier die Steuermerkmale des Mitarbeiters (hier: Steuerklasse I, keine Kinder) an. Da keine Steuer-ID vorliegt, kann keine Anmeldung bei ELSTAM erfolgen. Für die Lohnabrechnungen Januar bis März 2014 werden die in LobuOnline manuell eingetragenen Steuermerkmale (Steuerklasse I, keine Kinder verwendet). a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 11 von 13

12 Wird die Steuer-ID nicht nachgeliefert, so wird ab dem Abrechnungsmonat April 2014 automatisch mit Steuerklasse VI abgerechnet und es werden auch automatische Storno/Neurechnungen für Januar bis März 2014 mit Steuerklasse VI erstellt. Liefert der Mitarbeiter die Steuer-ID z.b. zur Lohnabrechnung Februar 2014 nach, so tragen Sie diese in LobuOnline ein. Es erfolgt dann mit der Lohnabrechnung für Februar 2014 die Anmeldung bei ELSTAM und die ELSTAM werden verwendet. Sollten die manuell eingetragenen Steuermerkmale von den ELSTAM Daten abweichen, erfolgen automatische Korrekturrechnungen für die betreffenden Monate. Liefert der Mitarbeiter die Steuer-ID z.b. zur Lohnabrechnung Mai 2014 nach, so tragen Sie diese in LobuOnline ein. Die Monate Januar bis April 2014 wurden dann bereits mit der Steuerklasse VI abgerechnet. Die ELSTAM Anmeldung erfolgt dann mit der Lohnabrechnung für Mai 2014 rückwirkend zum Sobald uns die ELSTAM vom Finanzamt geliefert wurden, erfolgen automatische Korrekturen ab Januar 2013 mit den korrekten ELSTAM. Beispiel 8: Mitarbeiter mit Steuerklasse I bis VI (keine Steuer-ID, Ausländer) Gerade bei ausländischen Mitarbeitern kann es vorkommen, dass diesen keine Steuer-ID vergeben wurde. Hier sollte Ihnen als Arbeitgeber dann aber in jedem Fall eine Lohnsteuerersatzbescheinigung vorgelegt werden, da Sie hier in der Haftung sind. Sie erfassen den Mitarbeiter wie folgt: Identifikationsnummer: dieses Feld lassen Sie leer, da Ihnen die Steuer-ID nicht vorliegt ELSTAM verwenden: "ja = Ersatzbescheinigung liegt vor" Steuermerkmale: geben Sie hier die Steuermerkmale laut Lohnsteuerersatzbescheinigung des Mitarbeiters (z.b.: Steuerklasse I, keine Kinder) an. Da keine Steuer-ID vorliegt, kann keine Anmeldung bei ELSTAM erfolgen. Die Lohnabrechnung wird auf unbestimmte Zeit nach den von Ihnen manuell eingegebenen Steuermerkmalen durchgeführt. Sie sind hier also als Arbeitgeber in der Haftung. Bespiel 9: Mitarbeiter mit Steuerklasse 0 (=Minijob) Der Mitarbeiter wird nicht für ELSTAM angemeldet und es werden daher auch keine ELSTAM Werte für die Abrechnung verwendet. Sie tragen unter "Steuermerkmale (wenn ELSTAM (noch) nicht verwendet" die Steuerklasse 0 ein. In diesem Fall wird der Mitarbeiter nicht für ELSTAM angemeldet. Bei "ELSTAM Daten (vom Finanzamt)" wird nichts angezeigt. Bei ELSTAM verwenden wählen Sie "nein" an. Der Mitarbeiter wird ab dem Eintrittsmonat mit Steuerklasse 0 abgerechnet. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 12 von 13

13 3. Rentenversicherungsbeitrag 2014 Eigentlich sollte der Beitragssatz zur Rentenversicherung für 2014 von 18,9% auf 18,4% abgesenkt werden. Auf Drängen der Fraktionen von CDU/CSU und SPD bleibt der Beitragssatz für 2014 nun aber weiterhin bei 18,9%. Wir berücksichtigen das selbstverständlich automatisch für Sie in unserem Abrechnungssystem. 4. Termine für den Kassenvorlauf 2014 Der Beitragsnachweis muss einheitlich 2 Tage vor der Beitragsfälligkeit bei den Krankenkassen sein (=übermittelt), genauer bis 12:00 Uhr 2 Tage vor der Fälligkeit. Das gilt für alle Kassen einheitlich. Die Beitragsfälligkeit wird von den Krankenkassen vorgegeben. Wir haben diese Regelung bei den Krankenkassenvorlaufstagen für 2014 berücksichtigt. Der Krankenkassenvorlauf findet in 2014 an folgenden Tagen statt: Januar Donnerstag Februar Donnerstag März Freitag April Dienstag Mai Mittwoch Juni Freitag Juli Mittwoch August Donnerstag September Montag Oktober Mittwoch November Donnerstag Dezember Mittwoch Hinweis: Die endgültige Abrechnungsdatei / Stammlisten z.b. für Januar 2014 müssen also spätestens am Mittwoch, den 22. Januar 24:00 Uhr bei uns eingegangen sein, wenn kein Kassenvorlauf für Sie erstellt werden soll. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 13 von 13

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