Elektronische Steuerprüfung - digitaler Datenzugriff der Finanzverwaltung nach GDPdU

Transkript

1 Elektronische Steuerprüfung - digitaler Datenzugriff der Finanzverwaltung nach GDPdU Seit 1. Januar 2002 müssen alle Steuerpflichtigen ihre originär digitalen, steuerlich relevanten Daten in strukturierter Form für die Steuerprüfung elektronisch verfügbar halten. Dieser Pflicht nachzukommen stellt viele Unternehmen und ihre steuerlichen Berater noch vor erhebliche Probleme. Viele sind sich des Umfangs ihren Pflichten nicht bewusst; viele Fragen der korrekten Umsetzung sind noch ungeklärt Steuerprüfung mit IDEA Worin unterscheidet sich die Prüfung mit IDEA von der herkömmlichen Prüfung? Insbesondere durch den weitgehenden Verzicht auf die Arbeit mit Papier. Papier, das in Aktenordnern abgeheftet ist, die in langen Regalen stehen, oft in verschiedenen Räumen mit entsprechenden Wegen. Das wirkt sich insbesondere in folgenden Punkten aus: Geschwindigkeit der Verfolgung einzelner Zusammenhänge Standardroutinen Vollständigkeit der Prüfung statt Stichproben Prüfung von Sachverhalten, die bisher kaum prüfbar waren Anwendung mathematisch-statistischer Methoden Geschwindigkeit Um einen Blick auf die Belege zu werfen, auf die sich die Buchungen auf einem Kontenblatt beziehen, muss konventionell der richtige Belegordner geholt und in diesem dann der Beleg gesucht werden. Mit IDEA genügt ein Mausklick. Denn die vielfältigen Verknüpfungen innerhalb einer Buchführung können digital wesentlich schneller verfolgt werden. Standardroutinen IDEA bietet in einem Prüfer- Werkzeugkasten Standardroutinen für ABC-Analysen, Altersstrukturanalysen, Vergleichen und Verbinden von Dateien, Lücken- und Mehrfachbelegungsanalysen, Stichprobenverfahren, Verdichtungen etc. Vollständigkeit Beispiel: Abfindungen auf Grund der Auflösung eines Dienstverhältnisses können bekanntlich unter bestimmten Bedingungen (Lebensalter, Dauer des Dienstverhältnisses) steuerfrei gezahlt werden. Konventionell führt den Prüfer die Buchung auf dem Konto in die Personalabteilung. Dort schlägt er in den Personalakten nach und überprüft das Eintrittsdatum und das Alter des ausgeschiedenen Mitarbeiters. Das ist aufwändig und beschränkt sich normalerweise

2 auf Stichproben. Mit IDEA lassen sich die steuerfreien Abfindungen mühelos komplett überprüfen. Prüfung neuer Sachverhalte Beispiel: die Bankkonten der Mitarbeiter, auf die Löhne und Gehälter überwiesen werden. Wird auf ein Bankkonto etwa zweimal der Lohn für ein geringfügiges Beschäftigungsverhältnis überwiesen? IDEA liefert sofort die Antwort, die bisher nur durch mühsamste Kleinarbeit hätte gefunden werden können. Mathematisch-statistische Methoden Der amerikanische Physiker Frank Benford hat 1938 eine Formel entwickelt, mit der man große Mengen von Daten daraufhin überprüfen kann, ob sie fehlerhaft oder sogar gefälscht sind, denn die darin beschriebene Gesetzmäßigkeit wird schon durch Manipulation weniger Daten verändert. Unregelmäßigkeiten insbesondere in großen Datenbeständen werden elektronisch so in kürzester Zeit aufgedeckt. Beispiele zeigen anschaulich, was eine moderne Prüfsoftware wie IDEA leisten kann. Die Prüfer der Finanzverwaltung können sich dieser Leistung allerdings nur bedienen, wenn sie von der Möglichkeit der Datenträgerüberlassung Gebrauch machen. Denn auf der Hardware des Steuerpflichtigen oder des von diesem beauftragten Dritten darf IDEA ja nicht installiert werden. Jeder steuerpflichtige Unternehmer und jeder Steuerberater sollte sich der Prüfungsmächtigkeit von IDEA und der völlig neuen Qualität der Prüfungen bewusst sein. Um böse Überraschungen bei der Prüfung zu vermeiden, könnte er die Prüfung simulieren. Mit dem selben Tool, das auch der Prüfer einsetzt, mit IDEA. IDEA wird vertrieben durch Audicon.

3 Prüfungsfelder und Prüfungsschritte bei der Außenprüfung Der Phantasie eines Außenprüfers beim Einsatz der Prüfsoftware IDEA sind keine Grenzen gesetzt. Einige Prüfungsfelder und Prüfungsschritte kehren, so zeigt die Erfahrung, jedoch regelmäßig wieder. Prüfschritte in AIS TaxAudit Die Firma Audicon, Vertreiber der offiziellen Prüfsoftware IDEA, hat regelmäßig wiederkehrende Prüfungsfelder identifiziert und in ihrer Software AIS TaxAudit umgesetzt. Das auf IDEA basierende AIS TaxAudit erspart dem Anwender, selbst IDEA-Analysen für einzelne Prüfungsschritte konzipieren und umsetzen zu müssen. Sie stehen ihm per Mausklick als fest verdrahtete IDEA-Makros direkt zur Verfügung. Prüfungen über die gesamten Daten Es ist wichtig, sich vor Augen zu halten, dass es sich bei jedem der hier aufgeführten Prüfschritte um vollständige Prüfungen über alle dem Prüfer verfügbaren Daten handelt. Das ist eine neue Qualität in der Außenprüfung gegenüber den bisher vielfach nur vorkommenden Stichproben. Steuerarten Die nachfolgende Liste enthält Prüfungsfelder und Prüfungsschritte aus AIS TaxAudit für folgende Steuerarten: Prüfungsschritt: Abschreibungsbeginn und Bestelldatum Prüfungsziel: Ermittlung von zu spät oder zu früh begonnener Abschreibung. Prüfungsergebnis: Aufstellung aller Wirtschaftsgüter, deren Abschreibungsbeginn vom Tag der Bestellung um eine auszuwählende Anzahl Tage abweicht. Gesetzliche Grundlage: 7 EStG, R 44 Abs. 1 EStR 2001 Prüfungsschritt: Abschreibungsprozentsatz Prüfungsziel: Ermittlung von zu hoher Abschreibung. Prüfungsergebnis: Aufstellung aller Wirtschaftsgüter, bei denen der Abschreibungsprozentsatz einen ausgewählten Satz überschreitet. Gesetzliche Grundlage: 7 EStG Prüfungsschritt: Anwendung der Vereinfachungsregel Prüfungsziel: Ermittlung von überhöhter AfA bei Anwendung der Vereinfachungsregel bei Zugängen in der zweiten Hälfte eines Wirtschaftsjahres.

4 Prüfungsergebnis: Aufstellung aller Wirtschaftsgüter, bei denen die Vereinfachungsregel angewandt wurde und die in der zweiten Jahreshälfte des Wirtschaftsjahres zugegangen sind und bei denen mehr als 50% der Jahres-AfA angesetzt wurde. Gesetzliche Grundlage: 7 EStG, R 44 Abs.2 S. 3 EStR 2001 Prüfungsschritt: Buchverluste bei Anlageabgängen Prüfungsziel: Ermittlung von hohen Buchverlusten, periodengerechter Zuordnung von AfA, geldwerten Vorteilen an Arbeitnehmer, Organe und nahestehende Personen des Steuerpflichtigen. Prüfungsergebnis: Aufstellung aller Wirtschaftsgüter, bei denen hohe Buchverluste beim Anlagenabgang entstanden sind. Gesetzliche Grundlage: 19 EStG, 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG, 8 Abs. 3 S. 2 KStG Prüfungsschritt: Nutzungsdaueränderung Prüfungsziel: Ermittlung von Wirtschaftsgütern, bei den die Nutzungsdauer geändert wurde. Prüfungsergebnis: Aufstellung der Wirtschaftsgüter, bei denen die Nutzungsdauer geändert wurde. Gesetzliche Grundlage: 7 EStG, R 44 Abs. 11 und 12 EStR 2001 Prüfungsschritt: Zulässigkeit der AfA Methode Prüfungsziel: Ermittlung von unzutreffend berücksichtigter degressiver AfA bei unbeweglichen Wirtschaftsgütern. Prüfungsergebnis: Aufstellung aller auf den ausgewählten Sachkonten verbuchten und gesuchten Transaktionen. Gesetzliche Grundlage: 7 Abs. 2 EStG Prüfungsfeld: Periodengerechte Erfolgsermittlung Prüfungsschritt: Ungewöhnliche Buchungen: Materialaufwand Prüfungsziel: Ermittlung von ungewöhnlichen Geschäftsvorfällen im Materialaufwandsbereich. Prüfungsergebnis: Aufstellung aller Aufwandsbuchungen ab einer zu bestimmenden Höhe ausgewählter Sachkonten des Materialaufwands mit glatten Beträgen oder mit gleichen Beträgen. Gesetzliche Grundlage: 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB, 4 und 5 EStG Prüfungsschritt: Abschreibungsbeginn Zugang Prüfungsziel: Ermittlung von zu spät oder zu früh begonnener Abschreibung. Prüfungsergebnis: Aufstellung aller Wirtschaftsgüter, deren Abschreibungsbeginn mit dem Tag des Zugangs um eine auszuwählende Anzahl Tage abweicht. Gesetzliche Grundlage: 7 EStG, R 44 Abs. 1 EStR 2001

5 Prüfungsschritt: AfA-Methodenwechsel Prüfungsziel: Ermittlung von Wirtschaftsgütern, bei denen die Abschreibungsmethode fehlerhaft geändert wurde. Prüfungsergebnis: Aufstellung aller Wirtschaftsgüter, bei denen ein Abschreibungsmethodenwechsel vorgenommen wurde. Gesetzliche Grundlage: 7 Abs. 3 EStG Prüfungsschritt: Betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer Prüfungsziel: Ermittlung von unzutreffender betriebsgewöhnlicher Nutzungsdauer von Wirtschaftsgütern. Prüfungsergebnis: Sortierung ausgewählter Wirtschaftsgüter nach angesetzter Nutzungsdauer in aufsteigender Reihenfolge. Gesetzliche Grundlage: 7 EStG, R 44 Abs.3 EStR 2001 Prüfungsschritt: Aktivierungspflichtige Reperaturen Prüfungsziel: Ermittlung aktivierungspflichtiger Reparatur- und Instandsetzungsaufwendungen. Prüfungsergebnis: Aufstellung aller Aufwandsbuchungen auf ausgewählten Sachkonten 'Reparaturund Instandsetzung' oder 'Aufwendungen für bezogene Leistungen', die einen bestimmten Wert überschreiten. Gesetzliche Grundlage: 247 Abs. 2 und 255 Abs. 2 HGB, 4,5 EStG, R 157 EStR 2001 Prüfungsfeld: Gewerbesteuer Prüfungsschritt: Dauerschulden bei Kontokorrentkonten Prüfungsziel: Ermittlung von Dauerschulden bei Kontokorrentkonten und des Mindestbetrags einer Kontokorrentschuld. Prüfungsergebnis: Aufstellungen ausgewählter Bankkonten, die nach Saldo absteigend sortiert sind. Gesetzliche Grundlage: 8 Nr.1 GewSt, Abschnitte 45 Abs. 7 GewStR 1998 Prüfungsfeld: Periodengerechte Erfolgsermittlung Prüfungsschritt: Periodengerechte Aufwandsabgrenzung Prüfungsziel: Ermittlung der unzutreffend im Veranlagungszeitraum als Aufwand verbuchten Geschäftsvorfälle. Prüfungsergebnis: Aufstellung der Geschäftsvorfälle, bei denen das Belegdatum nicht unter den zu prüfenden Veranlagungszeitraum fällt. Gesetzliche Grundlage: 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB, 4 und 5 EStG Prüfungsfeld: Verbindlichkeiten Prüfungsschritt: Auszubuchende Verbindlichkeiten Prüfungsziel: Ermittlung von unzutreffend passivierten Verbindlichkeiten. Prüfungsergebnis: Aufstellung von Verbindlichkeiten in betragsmäßig ausgewählter Höhe, die seit einer bestimmten Zeit fällig sind.

6 Gesetzliche Grundlage: 247 Abs. 1, 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB, 4 und 5 EStG Prüfungsfeld: Lohnsteuerberechnung Prüfungsschritt: Lohnsteuerfreibetrag Prüfungsziel: Ermittlung von Arbeitnehmern, bei denen in unzutreffender Weise Lohnsteuerfreibeträge in der Lohnbuchhaltung berücksichtigt wurden. Prüfungsergebnis: Aufstellung aller Arbeitnehmer, die im Lohnabrechnungssystem Freibeträge eingetragen haben und die einen frei bestimmbaren Betrag übersteigen. Gesetzliche Grundlage: 39a Abs.1 EStG, R LStR 2002 Prüfungsfeld: Sachbezüge Prüfungsschritt: Pkw Sachbezug Prüfungsziel: Ermittlung von Arbeitnehmern, bei denen der Pkw Sachbezug unzutreffend in der Lohnabrechnung berücksichtigt wurde. Prüfungsergebnis: Aufstellung von Arbeitnehmern, bei denen Pkw Sachbezüge der Lohnsteuer unterworfen wurden. Gesetzliche Grundlage: 8 Abs. 2 EStG, R 31 Abs.9 LStR 2002 Prüfungsfeld: Sonstige Prüfungen Prüfungsschritt: Geringfügig Beschäftigte, gleiche Bankverbindungen Prüfungsziel: Ermittlung von fehlerhaften Lohnabrechnungen als geringfügig Beschäftigte. Prüfungsergebnis: Aufstellung aller Arbeitnehmer, die zwei oder mehrere geringfügige Beschäftigungsverhältnisse bei dem zu prüfenden Steuerpflichtigen (Arbeitgeber) ausüben. Gesetzliche Grundlage: 40a Abs. 4 Nr. 2 EStG Prüfungsfeld: Sonstige Prüfungen Prüfungsschritt: Mehrere Dienstverhältnisse beim selben Arbeitgeber Prüfungsziel: Ermittlung von Arbeitnehmern, die mehrfach in der Lohnbuchhaltung geführt werden. Prüfungsergebnis: Aufstellung aller Arbeitnehmer, die mehrfach in der Lohnbuchhaltung geführt werden. Gleiche Bankverbindung, gleicher Name, gleiche Anschrift, gleiche Geburtsdaten. Gesetzliche Grundlage: 4 Abs. 1 LStDV Prüfungsschritt: Abfindungen Prüfungsziel: Ermittlung von Abfindungen, die nicht oder fehlerhaft der Lohnsteuer unterworfen wurden. Prüfungsergebnis: Aufstellung aller gezahlten Beträge je Arbeitnehmer, die als Abfindungen ausgewiesen sind. Gesetzliche Grundlage: 3 Nr. 9 EStG, R 9 LStR 2002 Prüfungsschritt: Altersentlastung

7 Prüfungsziel: Ermittlung von Arbeitnehmern, bei denen ein Altersentlastungsbetrag in unzutreffender Weise bei der Lohnsteuerberechnung berücksichtigt wurde. Prüfungsergebnis: Aufstellung aller Arbeitnehmer, denen ein Altersentlastungsbetrag zur Berechnung der Lohnsteuer gewährt wurde. Gesetzliche Grundlage: 24a EStG, R 117 LStR 2002 Prüfungsschritt: Arbeitslohn nach DBA Prüfungsziel: Ermittlung von Arbeitnehmern, bei denen in unzutreffender Weise steuerfreie Arbeitslöhne nach DBA in der Lohnabrechnung berücksichtigt wurden. Prüfungsergebnis: Aufstellung von Arbeitnehmern, bei denen steuerfreie Arbeitslöhne nach DBA in der Lohnabrechnung berücksichtigt wurden. Gesetzliche Grundlage: 39b Abs. 6 EStG, R 123 LStR 2002, jeweiliges DBA Prüfungsschritt: Doppelte Haushaltsführung Prüfungsziel: Ermittlung von Arbeitnehmern, bei denen in unzutreffender Weise steuerfreie Arbeitgeberleistungen zur doppelten Haushaltsführung in der Lohnabrechnung berücksichtigt wurden. Prüfungsergebnis: Aufstellung der Arbeitnehmer, die steuerfrei Lohn als Zuwendungen zur doppelten Haushaltsführung erhalten haben. Gesetzliche Grundlage: 8 und 9 Nr. 5 EStG, R 43 Abs. 11 LStR 2002 Steuerart: Umsatzsteuer Prüfungsfeld: Umsatzsteuer Ausgangsleistung Prüfungsschritt: Umsatzsteuer Belegdatum bei Sollversteuerung Prüfungsziel: Ermittlung von Eingangsrechnungen, bei denen in unzutreffender Weise ein Vorsteuerabzug im Voranmeldungszeitraum geltend gemacht wurde (Sollversteuerung). Prüfungsergebnis: Aufstellung von Eingangsrechnungen, deren Belegdatum im nachfolgenden Anmeldungszeitraum liegt. Gesetzliche Grundlage: 15, 16 Abs. 1 und 18 UStG Steuerart: Umsatzsteuer Prüfungsfeld: Vorsteuer Eingangsleistung Prüfungsschritt: Vorsteuerabzug Prüfungsziel: Ermittlung von Eingangsrechnungen mit hohen Vorsteuerabzugsbeträgen. Prüfungsergebnis: Aufstellung von Eingangsrechnungen mit hohen Vorsteuerabzugsbeträgen. Gesetzliche Grundlage: 15 UStG Steuerart: Umsatzsteuer Prüfungsfeld: Vorsteuer Eingangsleistung Prüfungsschritt: Nicht abzugsfähige Vorsteuer Prüfungsziel: Ermittlung von Eingangsrechnungen mit unzutreffendem Vorsteuerabzug. Prüfungsergebnis: Hinweisliste zu unzutreffendem Vorsteuerabzug zur weiteren materiellen Prüfung. Gesetzliche Grundlage: 15 UStG Quelle: Bundesfinanzministerium Stand 03/2005