Dienstvereinbarung über den Betrieb der Software CampusNET an der HafenCity Universität Hamburg. Anlage 2: Rollen und Rechte

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1 Dienstvereinbarung über den Betrieb der Software CampusNET an der HafenCity Universität Hamburg Anlage 2: Rollen und Rechte Studierende Status: Bewerber (Web Zugang) Zugriff auf die Online Bewerbungsfunktion Einrichtung eines Zugangs Bei den Bewerbern handelt es sich nicht um eine eigene Rolle in CampusNet, die Überführung in die Basis Rolle,,Studierender" geschieht erst bei erfolgreicher Bewerbung. Übergang Bewerber/Student durch Statuswechsel im System (Datenpflege: Studierendenverwaltung) Zuweisung eines Attributs in CampusNet für Trennung Bildungsinländer/ Bildungsausländer (Wichtig für spätere Trennung ZfS/AKA) Web basierter Zugriff für Fakultäten im Rahmen besonderer Auswahlverfahren möglich Basis Rolle: Studierender (Web Zugang) Zugriff auf Termine, Termindetails und Stundenpläne Terminvereinbarung (z.b. Studienberatung) Veranstaltungsanmeldung und Zugriff auf Veranstaltungsdetails Leserecht auf Prüfungs und Modulergebnisse Zugriff auf Leistungskonto, Überprüfung der Studienergebnisse Anerkennung von externen Studienleistungen Prüfungsanmeldung Stammdatenkontrolle und änderung, Kennwortänderung Dozenten und Mitarbeitersuche (soweit von MA freigegeben)

2 Die Rechtezuweisung für Studierende erfolgt implizit über das CampusNet Portalkonzept, sobald die Basis Rolle,,Studierender" eingenommen ist. Die Rechte ergeben sich aus dem generellen Status als Studierender und der Zuweisung zur einer Fakultät/einem Department Gleiche Rolle für Altstudierende und Bachelor/Master Studierende Programmstudierende werden voll ins System integriert, müssen jedoch getrennt eingebracht und wieder entfernt werden CampusNet bietet ein Attribut für die Handhabung von Gesperrten und Beurlaubten (Datenpflege: Studierendenverwaltung) Seite 2 von 19

3 Lehrende Die Lehrenden stellen bezüglich der Rechtevergabe in CampusNet einen Sonderfall dar. Diesen wird zwar ähnlich den Studierenden eine Basis Rolle im Verzeichnisdienst zugewiesen, die Rechtsteuerung wird allerdings direkt in CampusNet durch so genannte Dozententypen gesteuert. CampusNet sieht gegenwärtig für die Lehrenden drei Dozententypen 1 vor: Hauptveranstaltende Veranstaltende sonstige Veranstaltende. Hauptveranstaltende sind sowohl Veranstaltende als auch Prüfende und werden im PVV mit besonderem Kennzeichen gedruckt, wenn es andere Gruppen von Veranstaltern bei dieser Veranstaltung gibt (sind Hauptveranstaltende die einzige Gruppe an dieser LV unterbleibt eine spezielle Kennzeichnung). Veranstaltende haben die Berechtigungen für Veranstaltende ohne Prüfungsbearbeitung und werden im PVV gedruckt (nach den Hauptveranstaltenden). Sonstige Veranstaltende haben die Berechtigungen wie Veranstaltende und werden im PVV nicht gedruckt (z.b. Tutoren, Assistenten). Den Lehrenden wird in diesem Zusammenhang je nach Funktion das Attribut LV Verantwortlicher oder das Attribut Modulverantwortlicher zugewiesen. Je nach Bedarf kommen möglicherweise weitere Dozententypen hinzu. Die Dozententypen setzen sich aus den zwei nachfolgend dargestellten Ausprägungen zusammen. 1 Grundsätzlich lassen sich beliebige Dozententypen in CampusNet konfigurieren. Für jeden Dozententyp lassen sich derzeit die Attribute - Kurs pflegen (Zugriff auf die Pflege der Veranstaltungsdaten im Webinterface) - Noten eingeben (Zugriff auf Noteneingabe) festlegen. Seite 3 von 19

4 1. Ausprägung: Veranstaltende (Web Zugang) Modul und Veranstaltungspflege Eingabe von Modul und Veranstaltungsdaten und beschreibungen Veranstaltungskalender Einzelterminpflege, Kursmaterial, veranstaltungsbegleitende Kommunikation Prüfen und Eintragen der aktiven Teilnahme (wenn durch PO vorgesehen) Stammdatenpflege, Pflege der Mini Homepages, Kennwortänderung Ggf. Bewerberbegutachtung für besondere Auswahlverfahren bei Masterstudiengängen Eigenevaluation (wenn von Lehrendem gewünscht) Lehrbeauftragte kommen voll ins System; diese werden auf,,aktiv" (Zugang) oder,,inaktiv" (kein Zugang) geschaltet, und zwar abhängig davon, ob sie in dem entsprechenden Semester Lehrveranstaltungen haben oder nicht Sperren bei Auslands und Forschungssemestern können ähnlich wie bei Studierenden durch Attribute in CampusNet gesteuert werden Extra Rolle: Emeriti (ähnlich Alumni) [erstmal zurückgestellt] 2. Ausprägung: Prüfende (Web Zugang) Administration und Pflege von Prüfungen und Prüfungsvorleistungen Prüfungsplanung: Beschreibung der Prüfungsform (Auswahl erst zu einem späteren Zeitpunkt möglich) Eingabe und Pflege von Prüfungsvorleistungen (Kontrolle aktive Teilnahme) Noteneingabe Notenfreigabe (Veröffentlichung) Festlegen individueller Prüfungstermine bei Einzelprüfungen, also z.b. Hausarbeiten Leserecht auf alle Prüfungsteilnehmer und Prüfungsteilnehmerinnen (Namen & Noten) individuelle Themeneingabe (bei BA Arbeit; auch bei Hausarbeiten) Terminvereinbarung (z.b. Studienberatung) Veranstaltungskalender Raumanfrage Erstellung uns Ausgabe der Prüfungsunterlagen Drucken der Teilnehmerlisten Erstellen der Deckblätter von Klausuren Erstellen der Empfangsbestätigungen für die Rückgabe von Leistungsnachweisen Eingabe des Eingangsdatums von Hausarbeiten etc. Ggf. Druck von,,scheinen" Seite 4 von 19

5 Stammdatenpflege, Pflege der Mini Homepages, Kennwortänderung Ggf. Bewerberbegutachtung für besondere Auswahlverfahren bei Masterstudiengängen Lehrende haben ein Attribut, dass ihre Prüfungsberechtigung kennzeichnet, und das bei der Belegung der Dozententypen ausgewertet wird. Weitere Ausprägung: Prüfende als Zweitgutachtende (Web Zugang) Noteneingabe Raumanfrage Gleiches gilt für Drittgutachtende Seite 5 von 19

6 Lehrverwaltung Basis Rolle: Lehrverwaltung (Web Zugang) [die Rolle ist evtl. nicht erforderlich] Erstellung der Prüfungsunterlagen Drucken der Teilnehmerlisten Erstellen der Deckblätter von Klausuren Erstellen der Empfangsbestätigungen für die Rückgabe von Leistungsnachweisen Eingabe des Eingangsdatums von Hausarbeiten etc. Die oben dargestellten Funktionen sollen durch die Rolle Lehrverwaltung dauerhaft vergeben werden, was den Vorteil einer transparenten Aufgabenzuweisung bietet. Zusätzlich ist eine Ausnahmeregelung für die Noteneingabe vorgesehen. Die Übertragung dieser Funktion ist zulässig und technisch möglich, aber an einen besonderen Verfahrensweg geknüpft. Die Lehrverwaltungs Rolle wäre technisch ähnlich der Lehrenden Rolle konzipiert (Anlehnung an einen Dozententyp). Dies bedeutet, dass es sich um eine implizite Rechtevergabe handelt, die über die Objektbeziehung Lehrverwaltung Lehrveranstaltung gesteuert wird. Seite 6 von 19

7 Serviceteams Basis Rolle: Serviceteam (Web Zugang) Raumplan ausdrucken Raumanfrage auslösen Informationen über Räume und Belegung geben Raumübersicht ansehen Seite 7 von 19

8 Prüfungsverwaltung Organisationsrolle: Prüfungsamt Sachbearbeitung (Zugang Client Anwendung) Prüfungsdatenverwaltung (auf alle zugeordneten Studiengänge) inkl. Einzelfallentscheidungen, Atteste usw. Die Pflege von Studienleistungen Anerkennung von externen Studienleistungen Zeugnis und Urkundenerstellung inkl. Druck Erstellung von sonstigen Leistungsauswertungen GPA Berechnungen Führen der elektronischen Prüfungsakten Archivierung der Prüfungsakten Anstoß zur Exmatrikulation Studierendenbezogene Lehrveranstaltungsbuchung (in Einzelfällen) Anlegen der BA Arbeit (Deckblatt) Festlegen des/der Zweitgutachter/Zweitgutachterin (und Drittgutachter/Drittgutachterin) Vernichtung von Prüfungsakten Prüfung, ob,,triftiger Grund" für Fehlen vorliegt Annullieren von Prüfungsversuchen Rückmeldesperre setzen, ändern und löschen Verlängerung der Studienzeit Noteneingabe und Korrektur im Einzelfall Adressmanagement: Suche, Verteiler, Selektion Teilnehmeranmeldung an Modulen und Veranstaltungen Festlegung Prüfungsart Hinzufügen von Prüfungsteilnehmern Seite 8 von 19

9 Organisationsrolle: Prüfungsamt Modellierung (Zugang Client Anwendung) Bewertungssysteme Zentrale Pflege der Bewertungssysteme Die Definition und Konfiguration unterschiedlicher Notensysteme Die Umrechnung zwischen verschiedenen Notensystemen Studiengänge/Prüfungsordnungen Eingabe neuer Studiengänge Die Definition von Klassen Die Definition der Studiengänge Erstellen der Baumstruktur in den einzelnen PrüfungsordnungenKurse Anlegen von Kursen Die Definition der einzelnen Kurse Das Veranstalten der Kurse / Erzeugen von Veranstaltungen aus dem Kursprogramm (als Funktion vorzusehen, aber primär Aufgabe der Planer) Die Konfiguration und Erfassung von Kursinformationen Das Erstellen von Fragenkatalogen für die Kursevaluation Module Wartung und Verwaltung bestehender Modellierungen Die Definition von einzelnen Modulen mit Kursen und zugehörigen Prüfungen Die Konfiguration und Erfassung von Modulbeschreibungen Veranstalten von Modulen / Erzeugen von Modulangeboten pro Semester Das Generieren von konkreten Veranstaltungen aus den Modulangeboten Festlegung Prüfungsart Seite 9 von 19

10 Lehrveranstaltungsverwaltung Organisationsrolle: Lehrveranstaltungsmanagement (Zugang Client Anwendung) [Rolle evtl. nicht erforderlich] Veranstaltungen Anlegen von Lehrveranstaltungen Das Veranstalten der Kurse / Erzeugen von Veranstaltungen aus dem Kursprogramm Festlegung von Terminen, Räumen Konfiguration des Veranstaltungsangebots für Klassen, Studiengänge und Personengruppen Definition von Kleingruppen Zuordnung der Dozenten zu den Veranstaltungen Definition und Erfassung der Kursinformationen Zuordnung von Prüfungstypen zu den Veranstaltungen Festlegung/Definition des Rhythmus, in dem Veranstaltungen zu planen sind Hinzufügen/Entfernen von Teilnehmern zu/aus einzelnen Veranstaltungen Anlegen von Prüfungen (inkl. aller Details wie Termin, Raum usw.) Definition von Teilleistungen/Prüfungen an den einzelnen Veranstaltungen Hinzufügen von Teilnehmern zu den einzelnen Prüfungen Ausfall von Lehrveranstaltungen im System vermerken Veranstalten von Modulen / Erzeugen von Modulangeboten pro Semester Das Generieren von konkreten Veranstaltungen aus den Modulangeboten Durch die Funktionalitäten dieser Rolle ergibt sich eine enge Verzahnung zur Rolle Prüfungsamt Modellierung Organisationsrolle: Studienmanagement Vollzugriff (Zugang Client Anwendung) Veranstaltungen Anlegen von Lehrveranstaltungen Das Veranstalten der Kurse / Erzeugen von Veranstaltungen aus dem Kursprogramm Festlegung von Terminen, Räumen, Teilnahmebeschränkung (KapVO) Konfiguration des Veranstaltungsangebots für Klassen, Studiengänge und Personengruppen Definition von Kleingruppen Zuordnung der Dozenten zu den Veranstaltungen Definition und Erfassung der Kursinformationen Seite 10 von 19

11 Zuordnung von Prüfungstypen zu den Veranstaltungen Festlegung/Definition des Rhythmus, in dem Veranstaltungen zu planen sind Anlegen von Prüfungen (inkl. aller Details wie Termin, Raum usw.) Definition von Teilleistungen/Prüfungen an den einzelnen Veranstaltungen Ausfall von Lehrveranstaltungen im System vermerken Veranstalten von Modulen / Erzeugen von Modulangeboten pro Semester Das Generieren von konkreten Veranstaltungen aus den Modulangeboten Veranstaltungsplanen Das semesterübergreifende Planen von Veranstaltungen Die wöchentliche Planung von Veranstaltungen Das Planen von Einzelterminen Die Vorgehensweise beim Auftreten von Konflikten im Bereich der Planung (Dozenten, Räume) Seite 11 von 19

12 Raummanagement Organisationsrolle: Raummanagement Zentral (Zugang Client Anwendung) Erfassung/Löschung von Geländen Erfassung/Löschung von Gebäuden mit zugehörigen Adressen Erfassung/Löschung von Räumen in den unterschiedlichen Gebäuden Änderung und Verwaltung der Raumstammdaten Definition von Kapazitäten für die Räume Zugriff auf Ansicht der Raumstundenpläne Buchung von Räumen Definition der benötigten Ausstattung in den einzelnen Räumen Eingeben von Nutzungsbeschränkungen/Raumsperren Entscheiden über Raumanfragen Festlegen des/der Raumverantwortlichen Raumstatistik: Zugriff auf Info und Terminlisten (Veranstaltungen, Räume, Dozenten), Auslastungsstatistik Zentrales Veranstaltungsmanagement: Optimierung der Raumbelegung Die komplette Funktionalität soll technisch gewährleistet sein, in der Realität wird aber das Tagesgeschäft vor allem durch die dezentralen Raum Manager wahrgenommen werden Raumanfrage soll durch alle Nutzer möglich sein Organisationsrolle: Haupt Raum Manager (Raummanagement Dezentral, Zugang Client Anwendung) Festlegen der Neben Raum Manager (Raumowner) Ergänzung und Veränderung der weiteren Raumdaten (Ausstattungsmerkmale) Eingabe von Nutzungsbeschränkungen und Buchungssperren Entscheiden über Raumanfragen Planung und Buchung von Räumen (speziell für LV's) Definition von Kapazitäten für die Räume Zugriff auf Ansicht der Raumstundenpläne Raumsuche nach Merkmalen Raumstatistik: Zugriff auf Info und Terminlisten (Veranstaltungen, Räume, Dozenten), Auslastungsstatistik Zentrales Veranstaltungsmanagement: Optimierung der Raumbelegung Erster Adressat für den Raum und damit auch für externe Raumanfragen Enge Beziehung zur Rolle,,Studienmanagement" Seite 12 von 19

13 Implizites Recht: Neben Raum Manager (Raumverantwortlicher oder Raumowner, Web Zugang) Buchung von Räumen Raumanfragen stellen Raumsuche nach Merkmalen Zugriff auf Ansicht der Raumstundenpläne Neben Raum Manager erledigen das Tagesgeschäft Recht ergibt sich aus der Zuordnung zu einem Raum durch den Haupt Raum Manager Haupt Raum Manager und Neben Raum Manager können sich bei der Buchung von Räumen überschreiben Beliebig viele Personen können jedem Raum zugeordnet werden Rechte für alle CampusNet Nutzer Raumanfrage Sichtrechte (+Ausdrucken) für sämtliche Belegungspläne Seite 13 von 19

14 Studierendenverwaltung Organisationsrolle: Studierendenverwaltung Sachbearbeitung Bildungsinländer (Zugang Client Anwendung) Basislisten für das Adressmanagement Definition von Adresstypen Einrichtung unterschiedlicher Anschriftstypen Konfiguration von Beziehungstypen Einrichtung von Kommunikationsarten Funktion und Anlage des Studentenstatus Einrichtung von Vorgabewerten für die Anrede, akademische Titel, Familienstand Neuanlage eines Studentenstammsatzes Definition allgemeiner Daten Definition studentenspezifischer Daten Erfassung diverser spezifischer Anschriften getrennt nach Anschriftstypen Erfassung von Kommunikationsdaten (Telefon, , Handy, etc.) Konfiguration von Beziehungen zu anderen Personen und Institutionen Erfassung von studentenspezifischen Daten für die Statistikmeldung Adresssuche Das Kontextmenü und die statusspezifische Suche Die Suche mittels der Adresstypen Die erweiterte Suche nach Studenten Selektionen und Verteiler Definition von Bewerbungsverfahren Auswahlverfahren an Lehrende delegieren Zulassungs und Ablehnungsbescheide erstellen Bewerbung anlegen, bearbeiten, freigeben Zeitraum und Namenswahl Verwendung unterschiedlicher Formulare Runden und Zeitraum der Evaluation Vorgabe der Gutachterrelation Einrichtung von Gutachterpools Detailansichten Die studentenspezifischen Daten Die personenbezogenen Daten Studienverlauf Anlegen eines Studienverlaufseintrags für die Immatrikulation Exmatrikulation eines Studenten Beurlaubung eines Studenten Erzeugen eines Verlaufseintrags für die Promotion Erzeugen eines Verlaufseintrags für einen Gasthörer Seite 14 von 19

15 Auslandsleistungen Anerkennung von im Ausland erbrachten Leistungen Auswertungen Definition von unterschiedlichen Exportformaten Konfiguration von Vorlagen für die Serienbrieferstellung Konfiguration von Vorlagen für die Erzeugung von Serien s Statistikmeldung Die Erstellung der Statistikmeldung Die Bereinigung von fehlerhaften bzw. fehlenden Daten Die Freigabe der Statistikmeldung Der abschließende Datenexport / Das Versenden der Meldung Sonstiges Ranglisten erstellen und auswerten Überbuchungszahlen anpassen Bearbeitung von Statusänderungen Ausdruck von Bescheinigungen Rückmeldesperren setzten, ändern, löschen Organisationsrolle: Studierendenverwaltung Sachbearbeitung Bildungsausländer (Zugang Client Anwendung) Die Studierendenverwaltung wird hinsichtlich ihrer Funktionen in CampusNet in zwei Rollen geteilt: Rolle Bildungsinländer und Rolle Bildungsausländer. Grund: auf Basis des entsprechenden Studierendenattributs muss der Einzelfall dem ZfS oder dem AKA zugewiesen werden können. Organisationsrolle: Bewerbermanagement (Zugang Client Anwendung) Erstellung von Bewerbungsformularen Feldtypen / Formularabschnitte u. layout Formulardefinition für Kontakte / Anfragen Formulardefinition für Bewerbungen Formulardefinition für Evaluation (nicht gemeint: Lehrevaluation) Einbinden der Formulare ins Intranet Menüsystem Pflegen von Schlüsseltabellen für Bewerbungen Adresstypen für Interessenten und Bewerber Prüflisten zur Prozessabbildung Status zur Prozessabbildung Definition von Testtypen Pflegen von Schlüsseltabellen für die Evaluation Definition von Gutachterkategorien Definition von Gutachterempfehlungen Seite 15 von 19

16 Definition von Bewerbungsverfahren Zeitraum und Namenswahl Verwendung unterschiedlicher Formulare Runden und Zeitraum der Evaluation Vorgabe der Gutachterrelation Einrichtung von Gutachterpools Prozessablauf Erfassen von Kontakten / Anfragen via Intranet Erzeugen von Interessentenstammsätzen Stammdatenmaske Interessenten Account Generierung für Bewerber und Versendung (Definition Serien E Mail) Erfassen von Bewerbungen via Intranet Erzeugen von Bewerberstammsätzen Stammdatenmaske Bewerber Setzen von Status und Checks Erfassung von Testergebnissen Selektionsmöglichkeiten bei der Suche nach Kontakten / Anfragen und Bewerbungen Export von und Serienbrieferstellung mit Bewerbungsdaten Zuweisung der Bewerber zur Evaluation(srunde) Gutachterzuweisung der eingegangenen Bewerbungen Ablauf der Evaluation via Intranet Überwachung der Evaluation und Setzen von Empfehlungen / Entscheidungen im Client Einschreibung der ausgewählten Bewerber Organisationsrolle: Studierendenverwaltung Leitung (Zugang Client Anwendung) Statistiken erstellen Bestimmte Attribute setzen (Ausnahmen,...) Seite 16 von 19

17 Lehrendenverwaltung Organisationsrolle: Stammdatenpflege (Zugang Client Anwendung) Stammdatenpflege für MA Stammdatenpflege für Lehrbeauftragte Organisationsrolle: Deputatsverwaltung (Zugang Client Anwendung) Rollen reduziert auf Personalstammdaten und IT Zugänge Weitere Anpassungen dieser Rollen in weiterer Projektlaufzeit Gegenwärtig in rechtlicher Prüfung: Pflichtfelder/optionale Stammdaten Frage der Veröffentlichungsebenen (feldweise): veranstaltungsbezogen, systemweit, Hamburg Frage, auf welcher Ebene die Veröffentlichung verpflichtend bzw. freigestellt sein soll Feldereingabe durch Eigenpflege, Eigenpflege mit Freigabe durch Lehrendenverwaltung oder zentrale Pflege Seite 17 von 19

18 IT Administration Organisationsrolle: Zentr. IT Administration (Zugang Client Anwendung, DirActory Client) Benutzerkonten Anlegen von Benutzern Erstellung von Benutzergruppen (Hinzufügen und Entfernen von Benutzern) Konfiguration von Vorgaben für die Benutzerkonten Rechtemanagement Zuordnung von Rollen zu Personen und Organisationseinheiten Delegation von Rollen Anlegen von zentralen Rollen im Rolleneditor (nur für die zentrale Administration) Basislisten Pflege der Basislisten, auf die eingeschränkte Benutzer keinen Zugriff haben Webmanagement Pflege der Webmenüs Hinzufügen und Entfernen von Einträgen im öffentlichen Bereich Hinzufügen und Entfernen von Einträgen im Intranet Definition von Zugriffsberechtigungen für Einträge/Verlinkungen im Intranet Erstellung von Mini Homepages Sonstige zentrale Einstellungen Definition von Nachrichtentexten für automatische Benachrichtigungen Grundsätzliche Einstellungen für den e Mail Versand Die Ausführung von verschiedenen Wartungsprogrammen Dokumentenmanagement Erstellung von Dokumentvorlagen für die Serienbrieferstellung Erstellung von Vorlagen für die Erstellung von Serien s Definition von statusspezifischen Exportkonfigurationen Organisationsrolle: Dezentr. IT Administration (Zugang Client Anwendung) Zuordnung von Rolleninhabern und Rollen (Rechten) Seite 18 von 19

19 IT Support Organisationsrolle: IT Support (Zugang Client Anwendung) Freischaltung von Passwörtern Deaktivierung von TAN Ausgabe neuer TAN Hinweis: Wenn alle für automatisierte Prozesse erforderlichen Authentifizierungsmerkmale verloren gegangen sind (z.b. alle Passwörter, Accountdaten oder TAN), ist eine persönliche Authentifizierung erforderlich. Seite 19 von 19