SRSoft P/3000. Version 2012 P. Programmdokumentation SRSoft Alle Rechte vorbehalten

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1 SRSoft P/3000 Version 2012 P Programmdokumentation SRSoft Alle Rechte vorbehalten 1

2 EINLEITUNG UNTERSCHIEDE SRSOFT P/3000 P UND SRSOFT P/3000 S UNTERSCHIEDE SRSOFT P/3000 P UND SRSOFT P/3000 S HARD- UND SOFTWAREANFORDERUNGEN INSTALLATION ALLGEMEINE FUNKTIONEN UND SYMBOLE SCHREIB- UND EDITIERMODUS GLOBALE FUNKTIONEN WEITERE SUCHFUNKTIONEN HINTERGRUNDFARBE DER FELDER HAUPTMENÜ FIRMENSTAMMDATEN Schreibschutz Suchformular Suchbegriffe Wiedervorlage Beleg anlegen Artikelzuweisung Gesprächsnotizen Transfer Export einer Adresse nach Microsoft Word Schaltflächen am unteren Formularrand Historie Belegübersicht Offene Posten Seriennummern Chargen Reparaturen Nettoumsätze Artikelübersicht Umsatzauswertung Artikelübersicht Rückstände AB Rückstände BW Lieferprogramm Ansprechpartner Vertriebsdaten BESCHREIBUNG DER ENTHALTENEN FELDER Anrede Briefanrede Name Postfach bevorzugt ILN Adresstyp Telefonnummern / Kommunikationsdaten Funktionen: automatische Telefonanwahl Bemerkungen

3 BELEGE / MERKMALE / VERBUNDENE ADRESSEN Belege: Übersicht über Angebote Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen seit einem Jahr Merkmale: Gruppieren von Adressen, Serien- s Verbundene Adresse LISTENANSICHT Felder Schaltflächen Filter MENÜFUNKTIONEN MENÜ DATEI Datei / Dokumentenverwaltung Datei / Bankverbindungen Datei / Gespräche Datei / Mahnwesen-Archiv Bearbeiten / Rückgängig Bearbeiten / Rücksetzen Feld Auswahl Bearbeiten / suchen/ersetzen Bearbeiten / Adresse duplizieren Bearbeiten / Schreibschutz aufheben Datensätze / neuen Datensatz eingeben Datensätze / löschen Datensatz Datensätze / Alle aktiven Adressen löschen Datensätze / kopieren (STRG + c) Datensätze / einfügen (STRG + v) Datensätze / filtern Datensätze / alle Datensätze anzeigen Datensätze / Wem wurde was geliefert? Export / Serienbrief Export / Fibu Export / Outlook Drucken / Adresslisten / Etiketten Etikettendruck Kunden-/Lieferantenblatt KUNDENSTAMMDATEN Preisgruppen Sachbearbeiter/in Löschen Lieferadresse Anlegen einer Lieferadresse Anlegen mehrerer Lieferadressen Preisgruppe Preisgruppe Rabatthauptgruppe Branche Kundengruppe Lieferantennummer beim Kunden Versandart/Zahlungsweise Konditionszuordnungs-Nr Zahlungskondition Debitoren-Nr Fibu-Rahmen Umsatzsteuer berechnen Umsatzsteuer - Identifikationsnummer Gelangensbestätigung drucken Bruttofakturierung Sprache

4 Währung Belegkreise Zolltarif-Nr. ausweisen Mahnwesen (Einstellungen) OPOS/Mahnwesen aktiv Mahnsperre Zahlungsmoral Kreditlimit Mahngebühr Karenztage Zahlung erwartet nach (Tagen) ab Mahnstufe Verzugszinsen gesperrt für weitere Lieferungen LIEFERANTENSTAMMDATEN Artikel Lieferantenspezifische Artikelbezeichnungen Rabatthauptgruppe Konditionszuordnungs-Nr gesperrt für weitere Bestellungen Lieferantengruppe Umsatzsteuer berechnen Sprache Währung Belegkreis Kundennummer (Lieferanten) Versandart/Zahlungsweise Mindestbestellwert PERSONALSTAMMDATEN Provisionsgruppe Zuständig für Kunden Grundgehalt ARTIKELSTAMMDATEN SCHALTFLÄCHEN SUCHFORMULAR SUCHBEGRIFFE SUCHBAUM BEARBEITEN LANGTEXT LAGERBESTÄNDE Letzte Bewegung Bestellvorschläge Dispoformel Sollbestand Meldebestand Mindestbestand Höchstbestand: STÜCKLISTE Neu sortieren aktuellen Artikel aktivieren VERWENDUNGSNACHWEIS SERIENNUMMERNVERWALTUNG VERKAUFSPREISE Bruttofakturierung Staffelpreise EINKAUFSPREISE Staffelpreise

5 ARBEITSGÄNGE CHARGENVERWALTUNG UMSATZAUSWERTUNGEN NETTOUMSÄTZE LAGERHISTORIE RÜCKSTÄNDE AB RÜCKSTÄNDE BW MENÜLEISTE Datei/Ausstattung Datei/Objekte Datei / weitere Artikelbezeichnungen (kundenspezifische und fremdsprachige Artikelbezeichnungen) Datei / Ersatzartikel festlegen Bearbeiten/Rückgängig Bearbeiten/Preisänderungen Bearbeiten / Gewicht berechnen Bearbeiten /im Lager aktivieren Datensätze / aktive Artikel löschen Datensätze / aktive Artikel anzeigen, inaktive Artikel anzeigen, alle Artikel anzeigen Drucken / Preisliste Drucken / Liste Deckungsbeitrag Drucken / Renner/Penner Analyse Ansicht / Datenblatt / Formular Ansicht / Liste Extras / Excel Extras / Word EINGABEFELDER /-FUNKTIONEN Artikelnummer Bezeichnung Bezeichnung Matchcode Zeichnungsnummer Kategorie Warengruppe Zolltarif-Nr Ursprungsland Preiseinheit Einheit Gebinde, Gewicht, Größe, Volumen, Farbe, Lagerhaltungskosten / pro Zeiteinheit aktiv Lagerartikel Seriennummernverwaltung Chargenverwaltung Provisionsartikel rabattierfähig Stückliste / Stückliste auflösen Barverkauf Webshop Artikel für weitere Bestellungen sperren Sonderrabatt Umsatzsteuer Fibu-Rahmen Kalkulatorische Kosten AUFTRAGSBEARBEITUNG Änderung der Lagerbestände bei einigen der Geschäftsvorfälle Angebote an Interessenten

6 Belegbearbeitung Seitenansicht drucken neu Datensatz duplizieren löschen Artikel / Positionen bearbeiten Datenübernahme (Belegübergabe) Sammelrechnungen Rahmenaufträge Belegindividuelle Datenübernahme (Schaltflächen) Suchlisten: Liste komplett / Liste aktueller Typ Adresse aktivieren Anschrift ersetzen Rückstände Projekthistorie Zugehörige Belege gebucht (Lagerbewegung) gedruckt offen/erledigt (nur Auftragsbestätigungen) Letzte Änderung / Rahmenauftrag erledigt (nur Rahmenaufträge) Nachträgliches Ändern von Belegen bzw. Daten Datei / Belege: noch nicht gedruckt Datei / noch nicht gebucht Datei / offene Aufträge Datei / Wiederkehrende Rechnungen Datei / Beleg: Artikel bestellen Bearbeiten / rückgängig Bearbeiten / Beleg buchen (ohne Drucken) Bearbeiten / Buchung rückgängig machen Belegtyp wechseln Drucken / Drucken mit Druckerauswahl Drucken / Export nach Word Drucken / als versenden Drucken / Packzettel Drucken / beliebiger Typ Drucken / als Fax versenden Kunde Typ Rechnungsadresse Lieferadresse Projekt-Nr Beleg-Nr. (Geschäftsvorfall-Nr.) Belegkreis Provision für Datum Fälligkeit Ihr Zeichen Unser Zeichen Konditionen Freitext ARTIKEL / POSITIONEN Langtext Stückliste Seriennummern Sortierung Artikelstammdatensatz aktivieren

7 Lager- und Lieferbestände Artikel fertigen als Alternativposition übernehmen Positionsüberschrift Artikel-Nr Anzahl Bezeichnung Einheit Zeichnungsnummer Chargen-Nr Preise ausweisen Einzelpreis Rabatt Beträge in Kundenwährung Gesamtsumme Summenberechnung (Zwischensumme) Stückliste Stückliste drucken Seriennummern drucken Liefertermin Lagerort Position erledigt SCHNELLEINGABEFORMULAR / SCANNERANBINDUNG Anzahl merken Lagerort merken Barcode-Scanner verwenden FERTIGUNG Fertigung auf Lager / Eigenfertigung Funktionen des Fertigungs-Moduls Fertigungsaufträge Fertigungsauftrag drucken Rückstände Fertigungsauftrag stornieren / abschließen Fertigungsauftrag suchen Fertigungsvorgang Der gesamte Fertigungsvorgang nochmal im Überblick Zuweisen von Seriennummern Zuweisen von Chargen KASSENBUCH REPARATUREN RECHNUNGSAUSGANGSBUCH AUFTRAGSEINGANGSBUCH OFFENE AUFTRÄGE OFFENE RAHMENAUFTRÄGE OFFENE LIEFERSCHEINE MAHNWESEN / OFFENE POSTEN Erfassen von Zahlungseingängen Vorgang löschen Datei / Archiv Bearbeiten / Alle aktiven Datensätze markieren Bearbeiten / Markierung aller aktiven Datensätze aufheben Bearbeiten / Mahnstufen erhöhen drucken / OPOS-Liste drucken / Buchungsübersicht drucken / Kontoauszüge drucken / Mahnungen

8 STORNIEREN VON AUFTRÄGEN BESTELLWESEN Änderung der Lagerbestände bei einigen Geschäftsvorfällen SCHALTFLÄCHEN Seitenansicht drucken neu duplizieren löschen Datenübernahme Liste/Beleg suchen Adresse aktivieren Anschrift ersetzen Bestellvorschläge Rückstände Belegindividuelle Datenübernahme Projekthistorie Zugehörige Belege Lieferantenvergleich MENÜLEISTE Datei/ Belege noch nicht gedruckt Datei/ Belege noch nicht gebucht Datei / Kundenbestellung/Eigenbedarf Bearbeiten / Rückgängig Bearbeiten / Beleg buchen Bearbeiten / Buchung rückgängig Bearbeiten / Bestellung komprimieren Belegtyp wechseln / Drucken / Drucken mit Druckerauswahl Drucken / Export nach Word Drucken / als versenden Drucken / als Fax versenden Drucken / beliebiger Typ Drucken / Artikeletiketten Nachträgliches Ändern von Belegen bzw. Daten: gebucht (Lagerbewegung) gedruckt erledigt Letzte Änderung / Abrufbestellung abschließen (nur Abrufbeellungen) EINGABEFELDER Lieferant Typ Rechnungsadresse Projekt-Nr Beleg-Nr. (Geschäftsvorfall-Nr.) Belegkreis Sachbearbeiter Kreditorennummer Datum Ihr Zeichen Unser Zeichen Bestellbestätigung Konditionen Freitext Freitext Lieferadresse

9 ARTIKEL / POSITIONEN BEARBEITEN Bezeichnung Lagerort Liefertermin Bestätigter Liefertermin Bestätigter Liefertermin Chargen-Nr Preiseinheit Lieferantenrabatt / Artikelrabatt Gesamtpreis Gesamtsumme SCHALTFLÄCHEN Seriennummern Sortierung bearbeiten Artikelstammdatensatz aktivieren Lager- und Lieferbestände Bestellung für SCHNELLEINGABEFORMULAR /BARCODE-SCANNER BESTELLVORSCHLÄGE Details Monatsvergleich Vorschläge berechnen Bestellungen anlegen BESTELLUNGEN ÜBER ARTIKEL ANLEGEN OFFENE ABRUFBESTELLUNGEN WARENEINGANGSBUCH LIEFERANTENRECHNUNGEN / RECHNUNGSPRÜFUNG Status und Ausführungsdatum Spezifikation für das Bankenclearing LAGERVERWALTUNG Auftragsmenge Bestellmenge Bestand Wert Sperrlager Chargen gesamter Lagerwert Lagerbewegungen Bestandsbewertung Lagerkennzahlen Lagerort (filtern) / alle Lagerorte Artikelbestand Artikelstammdatensatz aktivieren MENÜFUNKTIONEN Bedarfsmeldungen Lagerorte aktuellen Artikel aus Lager löschen Ausdruckmöglichkeiten Lagerbestände Lagerliste Etiketten Chargenübersicht Meldebestandsliste Mindestbestandsliste Nullbestandsliste

10 Liste Lagerorte INVENTUR Zähllisten Inventur beginnen Bestandserfassungen Bewertung Bewertung zum Buchbestandspreis Bewertung zum gleitenden Durchschnittspreis Bewertung zum mittleren Anschaffungspreis Soll-Ist-Vergleich Drucken (Inventar, Seitenansicht oder Drucker) Bestände aktualisieren STATISTIKEN Diverse / Statistiken für variable Zeiträume Hitlisten Umsatzauswertungen Kundengruppen Umsatzverteilung Umsatz pro Kunde und Merkmal Umsatz Personal Umsatz pro PLZ-Gebiet Gesamtumsätze pro Monat Umsatzauswertung pro Artikel oder Kunde Gesamtumsatz Monatsvergleich Umsatzverteilung Warengruppen pro Jahr Angebote - Auftragsbestätigungen ERSTELLEN EIGENER STATISTIKEN TOOLS MITTEILUNGEN / WIEDERVORLAGE To-Do-Liste WEITERE HILFSMITTEL Preisbestimmung / Kalkulation Artikelbestände Projekte Projekt-Historie Zoom-Funktion ADMINISTRATION Fibu Periodenabschluss Periodendruck GESCHÄFTSVORFÄLLE LÖSCHEN Löschen bis zum angegebenen Datum Löschen einzelner Geschäftsvorfälle DATENIMPORT Import aus älteren Versionen von SRSoft P/ Import/Export aus anderen Programmen Datenexport DRUCKEN PROVISIONSABRECHNUNG WÄHRUNGEN RABATTHAUPTGRUPPEN WARENGRUPPEN ZAHLUNGSKONDITION KONDITIONSZUORDNUNGSTABELLE SPRACHEN PROVISIONSTABELLE

11 LAGERORTE GLOBALE TEXTBAUSTEINE GRUNDEINSTELLUNGEN / FIRMENADRESSE / LOGO TEXTVORGABE GUTHABENSVERRECHNUNG SONSTIGE STAMMDATEN Sollen Periodenabschlüsse vorgenommen werden? Dispositionsfaktor Benutzen Sie WinWord als Textverarbeitungsprogramm Setzen Sie WINPlan ein? To-Do-Liste Sollen Guthaben von Kunden verrechnet werden VK-Staffelpreise prozentual berechnen Eingabe von Prozentzahlen als Dezimalzahl Chargenverwaltung Lagerbestandshinweise in der Auftragsbearbeitung Chargenverwaltung Standardvorgabe für Chargen EINSTELLUNGEN ANZAHL BELEGE NUMMERNKREISE KONFIGURATION ADRESSENEXPORT KONFIGURATION EXPORT LIEFERANTENRECHNUNGEN TASTENKÜRZEL FARBEINSTELLUNGEN BELEGTYPBEZEICHNUNGEN PROGRAMMMELDUNGEN FUNKTIONSAUFRUFE IM HAUPTMENÜ WARTUNG DER DATENBANK BEZEICHNUNGSFELDER UND TIPPTEXTE ÄNDERN SUCHEN UND FILTERN VON DATEN SUCHEN FILTERN NÜTZLICHE TASTENKOMBINATIONEN INSTALLIEREN VON SRSOFT P/ EINZELPLATZVERSION NETZWERKVERSION Verteilung der Programm-Module ERSTMALIGES EINRICHTEN VON SRSOFT P/ GRUNDEINSTELLUNGEN FIRMENLOGO WÄHRUNGEN Einstellungen der Nachkommastellen ADRESSÜBERTRAG EINRICHTEN DER FAXBELEGE ANPASSEN DER BELEGE ANTWORTEN AUF HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN IMPORTIEREN VON DATEN IMPORT ÜBER DEN P/3000-ASSISTENTEN IMPORT MITTELS ABFRAGEN UNTER MS-ACCESS ÜBERSICHT ÜBER DIE WICHTIGSTEN TABELLENVERKNÜPFUNGEN

12 IMPORTIEREN VON DATEN AUS ALTEN PROGRAMMVERSIONEN IMPORTIEREN VON DATEN AUS ALTEN PROGRAMMVERSIONEN MIT HILFE VON ANFÜGEABFRAGEN DIE FIBU-SCHNITTSTELLE INTRASTAT-MELDUNGEN SRSOFT P/3000 UND SQL-SERVER ZUGRIFF AUF SRSOFT P/3000 ÜBER DAS INTERNET (Das Inhaltsverzeichnis besteht aus Hyper-Links, die Sie mit der Maus anklicken können) 12

13 Einleitung Herzlichen Glückwunsch zum Erwerb von SRSoft P/3000. Sie haben sich für ein umfangreiches und äußerst leistungsfähiges Waren- und Materialwirtschaftssystem entschieden, das vollständig unter MS-ACCESS entwickelt wurde. Durch die Verwendung dieses bewährten Datenbanksystems als Plattform ist SRSOFT P/3000 hervorragend für Anwender von Microsoft Office geeignet. Sie können in Ihrer gewohnten Umgebung arbeiten und brauchen nicht noch neue Grundfunktionen zu erlernen. Sie können mit der Software direkt unter Microsoft Access oder aber unter der lizenzfreien Laufzeitversion von MS-Access, die in unserem Programmpaket enthalten ist, arbeiten. Durch die weitgehend offene Datenbankstruktur können Sie die zahlreichen, bereits in SRSOFT P/3000 enthaltenen Funktionen unter MS-Access erweitern oder durch eigene Module ergänzen. Der erste Teil dieser Dokumentation soll Ihnen anhand von Beispielen, die Sie direkt an Ihrem Computer nachvollziehen können, einen Überblick über die wesentlichen Funktionen dieser umfangreichen Software verschaffen. Wenn Sie Fragen zu einzelnen Funktionen oder Befehlen haben, schlagen Sie diese im zweiten Teil dieses Handbuchs nach. Hier werden Formular für Formular die enthaltenen Funktionen erläutert und deren Möglichkeiten in der täglichen Praxis aufgezeigt. Das Inhaltsverzeichnis besteht in der PDF-Datei dieser Dokumentation aus Hyper-Links. Sie können den Eintrag im Verzeichnis also anklicken, um direkt zu dem betreffenden Punkt zu gelangen. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg bei der Arbeit mit SRSoft P/3000. Ihr SRSoft-Team 13

14 Unterschiede SRSoft P/3000 P und SRSoft P/3000 S (Information zum Inhalt dieser Programmdokumentation) Seit September 2010 gibt es neben der P (Professional) Variante auch eine S (SmallBusiness) Variante von SRSoft P/3000. SRSoft P/3000 S ist identisch mit SRSoft P/3000 P Professional, verzichtet jedoch auf die Funktionen: - Mehrlagerhaltung (stattdessen wird nur ein Lagerbestand pro Artikel geführt) - Seriennummernverwaltung - Stücklisten - Fertigung Alle anderen Funktionen und Formularlayouts entsprechen denen von SRSoft P/3000 P. In dieser Dokumentation werden beide Programme beschrieben. Das bedeutet, dass die Ausführungen zu den Punkten Mehrlagerhaltung, Seriennummernverwaltung, Stücklisten und Fertigung ausschließlich die Programmversion P /Professional betreffen. Falls Sie die SmallBusiness-Version einsetzen, können Sie diese Absätze also ignorieren. 14

15 Hard- und Softwareanforderungen Um SRSOFT P/3000 einsetzen zu können, wird folgende Hard- und Software benötigt: Einen handelsüblichen PC mit mindestens 500 MHZ getakteten Prozessor. Eine Festplatte mit mindestens 30 MB freiem Speicher Eine Maus oder ein anderes Zeigegerät Eine Grafikauflösung von mind x 800 Pixeln mind. 250 MB Arbeitsspeicher Microsoft Windows XP (SP2),Windows VISTA, Windows 7, Windows 2000 oder Microsoft Windows Server 2003 (SP1) Für Änderungen an der Programmstruktur benötigen Sie überdies eine Version von Microsoft Access 2007 oder höher. 15

16 Installation Zur Installation von SRSOFT P/3000 finden Sie im hinteren Teil dieser Dokumentation im Kapitel Installieren von SRSOFT P/3000 eine Anleitung. Erstmaliges Einrichten von SRSOFT P/3000 Bevor Sie mit SRSOFT P/3000 arbeiten können, müssen Sie einige Voreinstellungen vornehmen. Diese sind im Kapitel Erstmaliges Einrichten von SRSOFT P/3000 in dieser Dokumentation beschrieben. Terminologie Einige grundlegende Begriffe, die wir in dieser Dokumentation verwenden: Formular: Bericht: Datensatz: Eingabemaske das, was ausgedruckt wird Relationale Datenbanken wie Access verwalten Ihre Daten in Tabellen: Ein Datensatz ist eine Zeile in einer solchen Tabelle, also z. B. eine Adresse. Formulare und Berichte stellen diese Datensätze in einer ansprechenderen Form dar, sind also nichts anderes als Masken, die ihre Daten aus einer oder mehreren Tabellen beziehen. Im Gegensatz z. B. zu einer Tabellenkalkulation wie Excel enthalten die Spalten dieser Tabellen immer identische Datentypen. Beispielsweise enthält die Spalte erfasst ein Datum. Falls Sie hier z. B. eintragen wollen im Januar angelegt ist das kein verwertbares Datum und führt somit zu einer Fehlermeldung. In Textfeldern wie z. B. Name1 können Sie demgegenüber auch Ziffern eintragen. Wenn Sie allerdings eine sortierte Liste ausgeben, werden diese Ziffern alphanummerisch sortiert, also nicht nummerisch. Das bedeutet, dass 12 alphanummerisch zwischen 1 und 2, nummerisch jedoch nach 2 sortiert wird. Kombinationsfeld: Das sind Felder, die Sie aufklappen können und die eine Vorgabeliste enthalten. Die Vorgabelisten sind aufsteigend sortiert. Tipp: Klappen Sie bei vielen Vorgabewerten die Liste auf und beginnen Sie mit der Tastatureingabe, es wird dann jeweils der erste entsprechende Eintrag aktiviert. Falls Sie die Vorgabelisten ergänzen können, finden Sie neben dem Feld eine mit + beschriftete Schaltfläche. Menüleiste: Das sind die Funktionen am oberen Formularrand. 16

17 Schaltfläche: Über Schaltflächen öffnen Sie weitere Formulare oder aktivieren eine Zusatzfunktion. 17

18 Allgemeine Funktionen und Symbole Im gesamten Programm stoßen Sie immer wieder auf einige Symbole und Schaltflächen, die im Folgenden beschrieben werden: Schreib- und Editiermodus Die meisten Formulare werden beim Öffnen mit einem Schreibschutz geöffnet. Dieser soll unbeabsichtigtes Löschen oder Ändern von Daten vermeiden. Die meisten Hauptfunktionen in SRSoft P/3000 werden deshalb geöffnet, wobei die linke der beiden oberen Schaltflächen angezeigt wird. Das Schloss symbolisiert also ein gesperrtes Formular. Um Daten ändern oder neue Daten eingeben zu können, klicken Sie diese Schaltfläche einfach an, wodurch der Stift rechts erscheint. Nun können Sie Daten ändern oder neu anlegen. In einigen Formularen wird generell nur eines dieser beiden Symbole angezeigt. Das sind Formulare, die entweder immer editierbar oder immer schreibgeschützt sind. Globale Funktionen In fast allen Formularen finden Sie z. B. am oberen rechten Rand eine oder mehrere der folgenden Schaltflächen. Dahinter verbergen sich allgemeine Programmfunktionen wie suchen oder Formular schließen. Einige dieser Schaltflächen, vor allem die, die Datenänderungen zur Folge haben, werden nur aktiviert angezeigt, wenn sich das Formular im Editiermodus befindet, also die Schaltfläche mit dem Stift sichtbar ist. Schließt das Formular und speichert die Daten. Öffnet die Suchfunktion von Microsoft Access Öffnet die Filterfunktion von Microsoft Access (nur, wenn Sie SRSoft P/3000 direkt unter Access betreiben. Unter der Laufzeitversion steht diese Funktion nicht zur Verfügung) Löscht den aktuellen Datensatz und je nachdem die Daten untergeordneter Funktionen. Falls Sie also einen Artikel löschen, werden auch alle Einkaufsund Verkaufspreise dieses Artikels. Falls Sie diese Funktion allerdings in untergeordneten Formularen, z. B. den Verkaufspreisen, ausführen, wird nicht der gesamte Artikel sondern nur der 18

19 gerade aktuelle Verkaufspreis (genauer: die Preisgruppe) gelöscht. Erstellt ein Duplikat des aktuellen Datensatzes. Wenn Sie also z. B. ähnliche Artikelstammdatensätze anlegen möchten, legen Sie zunächst einen dieser Artikel an, klicken dann auf diese Schaltfläche und erhalten dann ein Duplikat, in dem Sie nur die unterschiedlichen Werte abändern müssen. Zeigt einen neuen, leeren Datensatz an. Die Druckfunktion druckt Listen und Belege aus. Meist nach Rückfrage werden die Daten entweder auf den Monitor (Seitenansicht) oder direkt an den Drucker ausgegeben. Diese Schaltfläche finden Sie in der Auftragsbearbeitung und dem Bestellwesen. Sie zeigt den aktuellen Beleg in der Seitenansicht an, und zwar ohne ihn zu buchen. Sie können das Ergebnis also vor dem eigentlichen Druck überprüfen. Weitere Suchfunktionen Neben einer Reihe von Feldern finden Sie die kleine Schaltfläche mit der Beschriftung s. Im betreffenden Feld können Sie eine Freitextsuche starten. Dazu wird dieses Formular geöffnet: Das Button sucht nach dem nächsten Datensatz, der das Suchkriterium erfüllt. Die Schaltfläche finden Sie i. a. neben Kombinations-(Listen-) Feldern. Sowohl über diese Schaltfläche wie meist auch durch Doppelklicken des Kombinationsfeldes öffnen Sie eine Vorgabeliste, in der Sie Einträge ergänzen, löschen oder ändern können. Die Schaltfläche ruft weitere Informationen auf zu dem Wert, neben dem sie sich befindet. Beispielsweise werden im Lager spezifischere Informationen zu Bestelloder Auftragsbeständen angezeigt: Der Auftragsbestand von 210,50 im Beispiel ergibt sich aus den Restmengen 19

20 dieser Positionen: Ruft eine weitere Funktion zu nebenstehendem Wert auf. Beispielsweise wird bei der Telefonnummer im Firmenstamm der Windows- Autowähler gestartet: Die Listenansicht finden Sie ausschließlich in den Firmen- und Artikelstammdaten. Es handelt sich um ein Endlosformular der betreffenden Stammdaten mit einem einfachen und leistungsfähigen Filter im unteren Formularbereich. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Ausführungen zu den Firmen- bzw. Artikelstammdaten. Hintergrundfarbe der Felder Die Farben der Eingabefelder können Sie unter Administration/Farbeinstellungen für das gesamte Programm ändern: Die Ziffern geben den Farbcode wieder. Für diese wie auch alle anderen Änderungen an Formularentwürfen benötigen Sie exklusiven Zugriff auf das Programm, d. h., es darf während dieser Aktion kein anderer Benutzer das Programm gestartet haben, sonst erhalten Sie eine Fehlermeldung mit entsprechendem Hinweis. 20

21 Hauptmenü Das Hauptmenü ist das Formular in SRSoft P/3000, das nach dem Programmstart zuerst geöffnet wird. Das Hauptmenü ist in acht Bereiche unterteilt, die wiederum je eine Schaltfläche (außer Statistiken, Tools und Administration) sowie je ein Kombinationsfeld (Listenfeld) enthalten. Über die Kombinationsfelder können Sie speziellere Programmfunktionen starten, die den Hauptprogrammmodulen (z. B. Artikelstamm oder Auftragsbearbeitung) zugewiesen sind. Diese verschiedenen Programmbereiche werden im Folgenden beschrieben. 21

22 Firmenstammdaten Hier werden alle Daten zu Kunden, Lieferanten, Personal und Interessenten gespeichert. Alle Adressen, egal ob Kunden, Lieferadressen, Personal oder Lieferanten, werden in einer Tabelle verwaltet. Die Unterscheidung Kunden Lieferanten etc. erfolgt, indem eine Kunden-Lieferanten-etc. Nummer vergeben wird, oder eben nicht. Zunächst wird das Formular Firmenstammdaten geöffnet. In diesem Formular werden allgemeine Adressdaten erfasst. Sie verwalten hier alle Adressdaten, also auch die des Personals, der Interessenten und der Lieferadressen. Es ist außerdem möglich, dass z. B. ein Lieferant zugleich auch Kunde ist. In diesem Fall vergeben Sie einfach sowohl eine Kunden- als auch eine Lieferantennummer. Durch Klicken auf die Schaltflächen neben den Feldern Kunden-Nr., Lieferanten-Nr. bzw. Personal-Nr. gelangen Sie in die jeweiligen weiteren Bereiche. Die Felder in der Mitte des Formulars werden u. a. für den Schriftverkehr im Auftragsund Bestellwesen herangezogen. Für Lieferscheine können Sie in den Kundenstammdaten alternativ dazu eine Lieferadresse angeben. (Anmerkung: Im Programmteil Auftragsbearbeitung können Sie auch Lieferadressen für den dort gerade bearbeiteten Beleg festlegen oder abändern.) Wollen Sie mehrere Lieferadressen zuweisen, verwenden Sie bitte die Funktion verbundene Adressen über das Register am rechten Formularrand. Bei der Belegbearbeitung, also z. B. einer Auftragsbestätigung, können Sie diese Zuweisungen abrufen und entsprechend eine Lieferadresse zuweisen. Anmerkung: Es ist auch möglich, eine abweichende Rechnungsadresse zuzuweisen. Diese Zuweisung wird in den Kundenstammdaten vorgenommen. 22

23 Schaltflächen am linken Formularrand Schreibschutz Das Formular ist grundsätzlich beim Öffnen schreibgeschützt. Optisch wird das durch ein Schloss auf der Schaltfläche links oben veranschaulicht. Dieser Schreibschutz soll ein unbeabsichtigtes Ändern der Daten verhindern. Um den Schreibschutz zu deaktivieren, klicken Sie die Schaltfläche an. Es ist jetzt ein gelber Stift als Zeichen sichtbar, dass die Adresse editiert bzw. neu eingegeben werden kann. Wenn Sie den Schreibschutz wieder aktivieren möchten, klicken Sie wiederum diese Schaltfläche an. Suchformular Das Suchformular können Sie aus dem Formular über die Schaltfläche Suchformular öffnen. Im Gegensatz zur "normalen" Suchfunktion können Sie im Suchformular nur in einigen wenigen Feldern suchen. Der Vorteil dieser Felder ist allerdings, dass die zugrundeliegenden Listen sortiert sind. Außerdem können Sie nur hier nach den Suchbegriffen und auch Ansprechpartnern der aktuellen Adresse suchen. 23

24 Ideal ist es, wenn Sie eines der Kombinationsfelder zunächst aufklappen und dann mit der Eingabe des Suchbegriffs beginnen. Ihr Suchbegriff wird dann auf den ersten gefundenen Wert vervollständigt. Suchbegriffe Suchbegriffe zur aktuellen Adresse können Sie über diese Schaltfläche eingeben: Aufgelistet werden diese Suchbegriffe im Suchformular. Hier können Sie auch danach suchen. Wiedervorlage s. u. unter Hilfsmittel / Mitteilungen/Wiedervorlage Beleg anlegen Sie können direkt von hier aus einen neuen Geschäftsvorfall in der Auftragsbearbeitung oder dem Bestellwesen für die aktuelle Adresse generieren lassen. Handelt es sich um einen Kunden, werden die Schaltflächen im linken Bereich angezeigt, bei Lieferanten die im rechten. Wenn Sie eine der Schaltflächen anklicken, wechselt SRSoft P/3000 in den betreffenden Programmteil und legt automatisch einen neuen Beleg an. 24

25 Artikelzuweisung Je nach Branche bestellen Kunden häufig immer wieder die gleichen Artikel. Die Funktion Artikelzuweisung soll nun das Anlagen von Aufträgen für diese Kunden beschleunigen: In diesem Formular können Sie einem Kunden also einen oder mehrere Artikel zuweisen. Um nun einen Auftrag für den Kunden erstellen zu lassen, tragen Sie bei den betreffenden Artikeln eine von 0 abweichende Artikelanzahl ein und belassen die übrigen Artikel bei 0: Klicken Sie anschließend auf Auftrag anlegen, um für die Artikel, deren Anzahl Sie änderten, einen Auftrag erstellen zu lassen: Diese Auftragsbestätigung können Sie bei Bedarf nun noch weiter bearbeiten. Gesprächsnotizen Sie können hier Notizen zu Gesprächen oder Telefonaten mit der aktuellen Adresse eingeben. 25

26 Das Feld Datum enthält als Standardvorgabe das aktuelle Systemdatum, das Feld Uhrzeit die aktuelle Zeit. Im Feld Notiz können Sie einen Text mit bis zu Zeichen eintragen. Das Feld Notiz stellt nur eine Zeile dar. Sie erhalten durch die Tastenkombination STRG und Enter einen Zeilenumbruch. Um einen größeren Teil des enthaltenen Textes anzuzeigen bzw. zu bearbeiten, öffnen Sie das Zoomfenster über die Tastenkombination STRG und F2. Der Mauscursor muss sich dabei im zu zoomenden Feld befinden. Transfer Mit dieser Funktion können Sie die aktuelle Adresse (formatiert) in ein anderes Windows-Programm - üblicherweise eine Textverarbeitung - übertragen. Vorher müssen Sie jedoch einige Einstellungen unter dem Menüpunkt Datei/Konfiguration (oder dem Programmteil Administration/Stammdaten/Konfiguration) vornehmen. Im Gegensatz zu den Schaltflächen WinWord..., die Zieladressen inform von Textmarken benötigen, überträgt die Funktion Transfer die Adresse über die Zwischenablage in das Dokument, das in der Zielanwendung geöffnet ist bzw. bei dessen Start geöffnet wird. Export einer Adresse nach Microsoft Word Diese Funktionen (jeweils eine für Brief-, Fax- und Etikettenformatierung) wurde eingerichtet für Briefe, Faxe und Etiketten. Damit die Übertragung klappt, müssen Sie einige Einstellungen im Programmteil Konfiguration sowie ggf. Ihrer Textverarbeitung vornehmen. Außerdem benötigen Sie die Datei p3000mde_wordbrief2009.mde, die Sie auf der Programm-CD oder im Supportbereich unserer Website finden. 26

27 Im Gegensatz zur Funktion Transfer benötigen diese Funktionen ein vorformatiertes Zieldokument. Diese Dokumentvorlagen enthalten neun Textmarken ( M1, M2,..., M8 sowie Briefanrede ), an die jeweils eine Zeile der Adresse übertragen wird. Diese Dokumentvorlagen können Sie natürlich weiter anpassen. Vorhanden bleiben müssen aber die o. g. Textmarken. SRSoft P/3000 startet die Zielanwendung und lädt das betreffende Dokument, das Sie unter dem Menüpunkt Datei/Konfiguration angegeben haben. Falls die aktuelle Adresse Ansprechpartner enthält, wird vor der Übertragung noch ein Auswahlformular geöffnet, in dem Sie einen Ansprechpartner auswählen können. Die Einrichtung dieser Funktion lesen Sie bitte unter Erstmaliges Einrichten von SRSoft P/3000 im hinteren Teil der Dokumentation nach. Schaltflächen am unteren Formularrand Historie Hier werden verschiedene Übersichten und Auswertungen zur aktuellen Adresse angeboten. Je nachdem, ob es sich um Kunden oder Lieferanten handelt, werden nicht alle der Schaltflächen eingeblendet. Die Historie listet alle Geschäftsvorfälle (also z. B. Angebote, Rechnungen, Bestellungen, etc.), Reparaturen, alle Einträge im Programmteil Mitteilungen/Wiedervorlage und alle Einträge in den Gesprächsnotizen in chronologischer Reihenfolge für die aktuelle Adresse auf. 27

28 Belegübersicht Alle bisher gebuchten Geschäftsvorfälle der Auftragsbearbeitung und des Bestellwesens werden angezeigt. Diese Übersicht zeigt auch die Geschäftsvorfälle noch an, die bereits gelöscht wurden. Offene Posten Öffnet die Offene-Posten-Verwaltung, also das Mahnwesen, wobei nur die offenen Posten des aktuellen Kunden angezeigt werden. Seriennummern Zeigt eine Übersicht der Seriennummern, die dem Kunden zugeordnet sind. Chargen Zeigt einen Bericht der Chargen, die dem Kunden zugeordnet sind. Reparaturen Zeigt eine Übersicht der Reparaturbelege für den aktuellen Kunden. Anmerkung: Wurde ein Reparaturbeleg aus dem Programmteil Reparaturen gelöscht, wird er hier nicht mehr gelistet! Nettoumsätze Eine Liste mit Nettoumsätzen (hier: Rechnungen./. Gutschriften und Stornorechnungen) des aktuellen Kunden auf Monatsbasis. Artikelübersicht Welche Artikel hat der Kunde wann und in welcher Anzahl bezogen (Grundlage: Rechnungen). Umsatzauswertung Sie können hier die Umsätze unterschiedlicher Zeitabschnitte von zwei Jahrgängen vergleichen: 28

29 Artikelübersicht Hier finden Sie eine Liste der Artikel, die der Kunde bezogen hat. Anmerkung: Um alle Kunden anzuzeigen, die einen bestimmten Artikel bezogen haben (um für diese z. B. einen Serienbrief zu erstellen), verwenden Sie die Menüfunktion Filter: wem wurde was geliefert. Rückstände AB Öffnet die aktuellen Auftragsrückstände für den Kunden. Rückstände BW Öffnet die aktuellen Lieferrückstände des Lieferanten. Lieferprogramm Öffnet das Lieferprogramm des Lieferanten. Hier lassen sich Artikel zuweisen, EK-Preise verwalten, etc. Ansprechpartner Im unteren Formularbereich der Firmenstammdaten finden Sie die Ansprechpartner zu jeder Adresse: 29

30 Sie können jeder Adresse beliebig viele Ansprechpartner zuweisen. Falls Sie den Windows-Dialer (automatische Telefonanwahl) verwenden, lassen sich die Inhalte de Felder Telefon und mobil per Doppelklick mit der Maus übernehmen. Wenn Sie Daten zu Ansprechpartnern in einer Firma (bzw. unter einer Firmenadresse) anlegen wollen, legen Sie zunächst die Firmenadresse an, und klicken dann auf die Schaltfläche Ansprechpartner bearbeiten. Sie können zu jeder Firma beliebig viele Ansprechpartner anlegen. Diese werden dann im unteren Bereich des Firmenstammdatensatzes angezeigt. Geben Sie im oberen Teil des Ansprechpartnerformulars die Anrede und den Namen ein. Darunter können Sie die Telefon-Nr. oder Durchwahl sowie ggf. die Handy- und Faxnummer sowie die adresse eintragen. Sie können außerdem eine Anschrift eintragen, sofern der Ansprechpartner eine von der Hauptadresse (im Formular Firmenstammdaten) abweichende Anschrift hat. Der rechte Teil ist wichtig für Serienbriefe, Adressenexporte sowie die Ansprechpartnerauswahl in der Auftragsbearbeitung und dem Bestellwesen. Wenn Sie das Feld Soll Serienbrief erhalten anklicken, erhält die Hauptadresse keinen separaten Serienbrief mehr. Es heißt dann nur noch Firma Huber GmbH Frau Dr. Petra Huber 30

31 ... Der gesamte Text für den Ansprechpartner wird also zusammengesetzt aus: Anrede [Leerzeichen] Titel [Leerzeichen] Vorname [Leerzeichen] Name In der Folgezeile der Anschrift folgt dann ggf. noch die Abteilung, sofern Sie hier etwas eintragen. Falls Sie eine Serien- erstellen (im Firmenstamm über Merkmale / liste erstellen ), werden im Gegensatz zum Serienbrief sowohl die Hauptadresse als auch der Ansprechpartner berücksichtigt. Das Feld Auswahl in Auftragsbearbeitung/Bestellwesen klicken Sie an, wenn Sie den Ansprechpartner gegebenenfalls auf den Belegen der Auftragsbearbeitung und des Bestellwesens persönlich ansprechen wollen. Vertriebsdaten Hier lassen sich hier einige spezifische Daten zur aktuellen Adresse verwalten. Im weiteren Programmverlauf wird auf diese Daten nicht mehr zugegriffen. 31

32 Beschreibung der enthaltenen Felder Anrede Geben Sie hier Werte wie Frau, Firma, Herrn,... ein. Wenn Sie das Feld doppelklicken oder die Schaltfläche + rechts daneben anklicken, können Sie Werte in die Vorgabeliste eingeben. Briefanrede Geben Sie hier Werte wie z. B. "Sehr geehrte Damen und Herren" ein. Wenn Sie das Feld doppelklicken, können Sie Einträge in der Vorgabeliste vornehmen. Falls Sie in der Anrede Namen verwenden wollen ("Sehr geehrte Frau Müller"), müssen Sie diese Anrede auch genauso in dieses Feld eingeben. SRSoft P/3000 übernimmt z. B. in Serienbriefen den Inhalt dieses Feldes ohne weitere Änderungen, insbesondere wird also weder der Name noch der Titel angehängt. Name1 Falls Sie eine Adresse zu einer Person eingeben, verwenden Sie das Feld Name1 für den Familiennamen und das Feld Vorname für den Vornamen. Wenn Sie möchten, können Sie auch beides in das Feld Name1 schreiben. Falls die Firma nicht den Namen einer Person enthält (z. B. bei ABC-PC GmbH ), tragen Sie die Firma in das Feld Name 1 ein und lassen das Feld Vorname leer. Bei einer Firma, in der Sie Ansprechpartner haben, legen Sie die Firmenadresse normal im Firmenstammdatenformular und die Ansprechpartner in dem Unterformular am unteren Rand des Formulars (indem Sie die Schaltfläche editieren anklicken) an. Eine Beschreibung des Ansprechpartnerformulars finden Sie zwei Seiten weiter oben in dieser Dokumentation. Postfach bevorzugt Sie finden dieses J/N-Feld rechts neben dem Feld Postfach. Falls Sie zu einer Adresse sowohl ein Postfach als auch eine Straße eingeben, können Sie mit diesem Feld entscheiden, auf welchen der beiden Werte in Listen und bei 32

33 Adressenexporten zurückgegriffen wird. Entsprechend wird dann auch auf die jeweilige Postleitzahl zurückgegriffen. ILN Die internationale Lokationsnummer der Adresse können Sie bei Bedarf hier eintragen. Diese Nummer wird mit auf Lieferscheine übernommen. Adresstyp Dieses Feld hat drei Einstellungen, die die Adresse spezifizieren. Der Wert Standard gilt für alle Kunden, Lieferanten und das Personal. Adressen von Interessenten erhalten den Wert Interessent. Damit Sie für Interessenten Angebote erstellen können, wird auch für Interessenten ein Kundenstammdatensatz angelegt. Die Kundenstammdaten sind Bestandteil der Firmenstammdaten und enthalten kundenspezifische Daten. Eine Beschreibung finden Sie weiter unten in dieser Dokumentation. Interessenten erhalten im Gegensatz zu Kunden keine eindeutige Nummer, sondern die Standardkundennummer Für Interessenten können Sie nur Angebote, jedoch keine Auftragsbestätigungen oder Rechnungen erstellen. Ist die Adresse Lieferanschrift einer anderen Kundenadresse (also letztlich einer Rechnungsadresse), wählen Sie den Wert Lieferanschrift aus. In den Kundenstammdaten der Adresse, um deren Lieferanschrift es sich hier handelt, können Sie nun diese Lieferanschrift zuordnen. Um eine Lieferanschrift einzugeben, legen Sie also für diese Lieferadresse auch einen Firmenstammdatensatz (mit Adresstyp Lieferadresse ) an. Wie das funktioniert, lesen Sie bitte in den Ausführungen zu den Kundenstammdaten nach. Telefonnummern / Kommunikationsdaten 33

34 Im rechten Formularbereich legen Sie Rufnummern und Internet-Kommunikationsdaten an. Sie können beliebig viele unterschiedliche Kommunikationstypen wie z.b. Telefon, Fax, Mobiltelefon, etc. einrichten. Fest vorgegeben für Telefon bzw. Fax sind zunächst die beiden oberen Felder. Die Felder und WWW können Sie in diesem Bereich des Formulars editieren. Über die Schaltfläche(n) w öffnen Sie Ihr -programm bzw. Ihrem Internet-Browser mit der betreffenden Adresse. Die Felder mit Ausnahme der oberen vier lassen sich nicht direkt in den Firmenstammdaten editieren. Sie müssen dazu immer das Formular Einträge in die Kommunikationsliste öffnen. Dazu klicken Sie am linken Formularrand auf die Schaltfläche Kommunikationsliste. Die Vorgaben für die Typbezeichnungen erreichen Sie über die Schaltfläche +, oder indem Sie das Feld Typ doppelklicken. Über die Schaltfläche w öffnen Sie die automatische Telefonanwahl, die im Folgenden beschrieben wird. Funktionen: automatische Telefonanwahl Sie können eine Telefonnummer direkt aus dem System anwählen. Dazu klicken Sie einfach das Feld, das die Telefonnummer enthält, zweimal an. Dadurch wird der AutoWähler geöffnet. Indem Sie auf OK klicken, wird die Nummer gewählt. Über Einrichten können Sie z. B. Ihr Modem konfigurieren. Bemerkungen Die Bemerkungen sind ein großes Feld unterhalb der Telefonnummern. Sie können hier zur aktuellen Adresse einen Text eingeben, der bis zu Byte groß sein kann. Zeilenumbrüche erhalten Sie wie in allen Textfeldern durch die Tastenkombination STRG und ALT. 34

35 Belege / Merkmale / verbundene Adressen Diese drei Funktionen bzw. Übersichten finden Sie am rechten Formularrand. Sie werden jeweils aktiviert über die gleichnamigen Register. Belege: Übersicht über Angebote Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen seit einem Jahr Hier finden Sie zwei Übersichten Angebote seit einem Jahr und Aufträge seit einem Jahr. Hier sind alle Angebote und Auftragsbestätigungen der letzten 12 Monate gelistet: Um zu den Übersichten über Lieferscheine bzw. Rechnungen zu gelangen, klicken Sie jeweils auf die Schaltfläche -> LS bzw. -> RG. 35

36 Um einen bestimmten Beleg anzuzeigen, doppelklicken Sie den betreffenden Eintrag mit der Maus. Wurde der Beleg bereits in der Auftragsbearbeitung gelöscht, erscheint er zwar noch in dieser Übersicht, kann aber nicht mehr aktiviert werden. Merkmale: Gruppieren von Adressen, Serien- s Diese Funktion aktivieren Sie über das Register Merkmale. Sie können hier zunächst jeder Adresse frei zu vergebende Merkmale zuweisen. Nach diesen Merkmalen können Sie filtern, Serien- s und Serienbriefe erstellen. Im Programmteil Statistiken wird zudem eine Umsatzauswertung angeboten, in der Sie neben dem Zeitraum auch nach einem Merkmal filtern können ( Umsätze im Zeitraum von bis der Kunden mit Merkmal X ). Die Vorgabeliste können Sie auch hier wieder bearbeiten, indem Sie die Schaltfläche + anklicken. Für weitere Funktionen zu den Merkmalen klicken Sie auf liste erstellen oder Filter setzen: 36

37 Im oberen Bereich des Formulars können Sie zunächst einen Filter definieren. Der obige Filter selektiert beispielsweise alle Adressen, denen das Merkmal Winterkatalog zugewiesen ist, nicht jedoch das Merkmal Herbstkatalog. -adressen ermitteln Zunächst also die Erläuterung der mittleren Schaltfläche. Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, wird der o. g. Filter ausgewertet. Es werden dabei alle Adressen und deren Ansprechpartner ausgewertet. Wird also eine Adresse durch den Filter selektiert, werden auch deren Ansprechpartner im Ergebnis ausgegeben, sofern für diese eine -adresse angegeben wurde und das Feld Soll Serienbrief erhalten aktiviert ist: Die ermittelten -adressen werden dann durch Semikolon getrennt in den unteren Kasten eingetragen: 37

38 Diese -adressen können Sie nun mit der Maus markieren und in das Blind-Copy-Feld ( BCC oder wie hier verdeckte Kopie ) Ihres programms kopieren: Serien- s in Outlook erstellen Falls Sie Microsoft-Outlook einsetzen, haben Sie darüber hinaus noch weitere Optionen. Klicken Sie also auf Serien- in Outlook erstellen: In diesem Formular lassen sich mehrere Vorlagen für Outlook-Serien- s anlegen. Die Vorlagen aktivieren Sie, indem Sie in die Liste im unteren Formularbereich klicken. Die Felder Betreff, Text und Anhang werden direkt für die verwendet, die übrigen Felder dienen Ihrer Information. Dem Text wird später die Briefanrede, die Sie bei der Adresse oder dem Ansprechpartner angegeben haben, voran gestellt. Im Gegensatz zu der oben beschriebenen Funktion -adressen ermitteln erstellt die Funktion für Outlook-Serien- s je Adressat eine . 38

39 Wenn Sie s erstellen klicken, greift SRSoft P/3000 auf Outlook zu und erstellt dort die s: Firmenstammdaten filtern Im Gegensatz zu den beiden anderen Funktionen werden hier keine s erstellt. Wenn Sie die Schaltfläche anklicken, wird das Formular liste erstellen geschlossen und entsprechend die Firmenstammdaten gefiltert. D. h. es sind nur noch Adressen aktiv, die den Filterkriterien entsprechen. Diese Funktion können Sie somit für Serienbriefe oder anderweitig verwenden. Verbundene Adresse Über diese Funktion können Sie Verbindungen zu anderen Adressen herstellen. Das ist z. B. bei unterschiedlichen Liefer- und Rechnungsanschriften oder anderweitig miteinander verbundenen Unternehmen interessant Beispiel: Sie befinden sich bei Adresse A und wollen eine Relation zu Adresse B herstellen. Führen Sie die Liste bearbeiten aus und wählen Sie im Feld verwandte 39

40 Adresse die Adresse B aus. Es wird jetzt automatisch eine Relation von A nach B und von B nach A hergestellt. Die zweite Relation (B=>A) wird automatisch ergänzt. Wenn die Adresse B aktiv ist und Sie diese Menüfunktion ausführen, erscheint in der Liste die Adresse A. Falls Sie diese Relation nicht benötigen, können Sie sie wieder löschen. Auf diese Weise lassen sich beliebig viele Adressen miteinander verbinden. Nutzen können Sie diese Angaben, um z. B. alle Anschriften eines Unternehmens auf einen Blick zu sehen. Darüberhinaus haben Sie in der Auftragsbearbeitung und im Bestellwesen die Möglichkeit, u. a. über diese Relation Anschriften auszutauschen. Wenn Sie also für den Kunden A eine Auftragsbestätigung angelegt haben und auf dem Lieferschein eine andere Anschrift benötigen, können Sie die Anschriftenfelder (ohne Änderung der Kundennummer, der Konditionen, etc.) austauschen. Listenansicht Diese Schaltfläche finden Sie am oberen Formularrand. Die Listenansicht zeigt die Adressen in Listenform, bietet außerdem neben den üblichen Suchfunktionen eine einfach zu bedienende Filterfunktion, v. a. zum Auffinden einzelner Adressen. In diesem Formular finden Sie nur eine Auswahl der Felder, die im Firmenstammdatenformular zur Verfügung stehen. Um alle Felder einzusehen, klicken Sie zunächst mit der Maus in den betreffenden Datensatz, und wechseln Sie anschließend über die Schaltfläche Formularansicht zurück in die Firmenstammdaten. Die betreffende Adresse wird dort automatisch aktiviert. 40

41 Felder Die Eingabefelder entsprechen denen der Firmenstammdaten und sind dort beschrieben. Schaltflächen Formularansicht Wechselt in das Firmenstammdatenformular und zeigt die Adresse an, die in der Listenansicht gerade aktiv ist, in deren Datensatz also gerade der Cursor steht. Lupe ( ) Öffnet das Access-Zoom-Fenster für das Feld, in dem gerade der Cursor steht. Filter Diese Felder finden Sie im unteren Formularbereich. Sie entsprechen in der Anordnung denen der Datensätze darüber. Mit Ausnahme der Kunden-, Lieferanten- und Personalnummer, welche vollständig eingegeben sein müssen, wird bei allen anderen Feldern nach Textteilen selektiert. Beispiel: Dieser Filter zeigt alle Adressen, die im Namen die Buchstabenfolge AB (oder ab ) und in der Postleitzahl eine 7 und im Herkunftsland den Text land enthalten. Sie können also sehr bequem einzelne Adressen per Eingrenzung ermitteln. Menüfunktionen Menü Datei Datei / Dokumentenverwaltung In der Dokumentenverwaltung können Sie für die aktuelle Adresse auf Dateien auf Ihrem Computer oder in Netzwerken verweisen. Der Verweis erfolgt per sog. Hyperlink. 41

42 Zum Bearbeiten öffnet Access für Sie das entsprechende Anwendungsprogramm und lädt automatisch das gewünschte Dokument. Um eine neue Verknüpfung anzulegen, geben Sie den Pfad manuell in das Feld Dokument ein, oder klicken Sie auf die Schaltfläche erhalten., um eine Dateiauswahl zu Datei / Bankverbindungen Zu jeder Adresse können Sie beliebig viele Bankverbindungen hinterlegen. Im weiteren Programmverlauf greift P/3000 auf diese Daten beim Export von Lieferantenrechnungen zu. Datei / Gespräche Sie können hier z. B. Verkaufsgespräche oder sonstige Besprechungen erfassen sowie einem Projekt und einer Adresse zuordnen. 42

43 Schaltflächen Filter auf aktuelle Adresse Wenn Sie das Formular Gespräche öffnen, werden zunächst alle Einträge angezeigt bzw. sind alle Einträge aktiv. Über die Schaltfläche Filter auf aktuelle Adresse (damit ist die Adresse in den Firmenstammdaten gemeint) werden nur noch Gespräche angezeigt, die der in den Firmenstammdaten aktuellen Adresse über das Kombinationsfeld Adresse zugeordnet sind. Projekt aktivieren Über die Schaltfläche Projekt aktivieren können Sie die Projektverwaltung starten und das dem Gespräch zugeordnete Projekt suchen lassen. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie überhaupt ein Projekt im gleichnamigen Feld ausgewählt haben.analog verhält es sich mit der Schaltfläche Adresse aktivieren. Adresse aktivieren Wenn Sie das Gespräch einer Adresse zugeordnet haben (Feld Adresse), wechselt diese Funktion in die Firmenstammdaten und zeigt Ihnen diese Adresse an. Wiedervorlage anlegen Über Wiedervorlage anlegen können Sie direkt in diesen Programmteil wechseln, um hier einen Eintrag vorzunehmen. Dieser Eintrag erscheint dann ggf. auch in der To-Do- Liste. Neues Gespräch anlegen (Symbol ) Wechselt zu einem neuen, leeren Datensatz. Sie können Ihren Eintrag dann direkt vornehmen. Im Feld Adresse wird die im Firmenstamm aktuelle Adresse als Standardvorgabe angezeigt. Sie können hier auch eine andere Adresse auswählen. Gespräch löschen (Symbol ) Löscht das aktuelle Gespräch. Wie in anderen Programmteilen auch verlassen Sie die Gespräche über die Schaltfläche, wobei alle Einträge und Änderungen gespeichert werden (bzw. bleiben) 43

44 In den Memofeldern (z. B. Notizen) erhalten Sie übrigens Zeilenumbrüche, indem Sie die Tasten STRG und ENTER drücken. Das Formular Gespräche ist nicht abhängig von der aktuellen Adresse im Adressenverzeichnis. Sie können also unabhängig vom Adressenverzeichnis für verschiedene Adressen Datensätze anlegen. Datei / Mahnwesen-Archiv Forderungen und Zahlungseingänge des Programmteils Mahnwesen/Offene Posten werden dauerhaft archiviert. Sie können so über längere Zeiträume das Zahlungsverhalten einzelner Kunden nachvollziehen. Menü Bearbeiten Bearbeiten / Rückgängig... Es handelt sich hier um die gleichlautende Access-Funktion. Sie können hierüber Eingaben rückgängig machen. Alternativ dazu können Sie auch einfach die ESC-Taste Ihrer Tastatur verwenden. Bearbeiten / Rücksetzen Feld Auswahl Über diese Funktion können Sie das Feld Auswahl in den Firmenstammdaten, das Ihnen als einfaches Filterkriterium dienen soll, bei allen Datensätzen auf nein setzen. Bearbeiten / suchen/ersetzen Hierbei handelt es sich um Access-Funktionen, die im hinteren Teil dieser Dokumentation beschrieben werden. Bearbeiten / Adresse duplizieren Hier werden lediglich die Werte der Firmenstammdaten (ohne Kundenstamm, Ansprechpartner, etc.) am Ende als neuer Datensatz angehängt. Diese Funktion ist dann 44

45 sinnvoll, wenn Sie eine neue Adresse mit sehr ähnlichen Adressdaten wie bei einer vorhandenen Adresse anlegen wollen. Bearbeiten / Schreibschutz aufheben Über diese Funktion können Sie das Formular in den Editiermodus setzen. Menü Datensätze Datensätze / neuen Datensatz eingeben Es wird ein leerer Datensatz zur Anlage einer neuen Adresse angezeigt. Datensätze / löschen Datensatz Die aktuelle, d. h. gerade angezeigte Adresse wird gelöscht. Datensätze / Alle aktiven Adressen löschen Diese Löschfunktion berücksichtigt nur die aktiven Adressen. Im Gegensatz zu der Funktion über die Schaltfläche können Sie hier nicht nur den gerade aktuellen Datensatz löschen, sondern alle aktiven Datensätze. Falls Sie also keinen Filter setzen, werden alle Firmenstammdatensätze gelöscht. Vergewissern Sie sich am besten noch einmal, ob der gesetzte Filter tatsächlich ausschließlich die gewünschten Datensätze erfasst, bevor Sie die Funktion ausführen. Hierzu ist die Funktion Ansicht/Datenblatt hilfreich, die die Datensätze in Tabellenform darstellt. Von der Datenblattansicht gelangen Sie übrigens über die Funktion Ansicht/Formular wieder in die ursprüngliche Darstellungsweise. Falls Sie eine größere Anzahl von Adressen mit dieser Funktion löschen, empfehlen wir, dass Sie vorher eine Sicherungskopie der Datenbank machen. Datensätze / kopieren (STRG + c) Diese Funktion kopiert einen markierten Bereich (den Inhalt eines Feldes) in die Zwischenablage. Über die folgende Funktion einfügen können Sie diesen Feldinhalt dann in ein anderes Feld einfügen. Datensätze / einfügen (STRG + v) Hier können Sie einen Wert, den Sie zuvor (z. B. über die Funktion kopieren) in die Zwischenablage kopiert haben, in ein anderes Feld einfügen. Setzen Sie dazu den Cursor 45

46 in das gewünschte Feld und führen Sie die Funktion einfügen oder die Tastenkombination STRG und v aus. Datensätze / filtern Hier starten Sie die standardmäßige Access-Filterfunktion. Diese wird ausführlich im hinteren Teil dieser Dokumentation erläutert. Datensätze / alle Datensätze anzeigen Falls Sie einen Filter z. B. über die A-Z-Schaltflächen gesetzt haben, und somit (i. d. R.) nur noch ein Teil der erfassten Adressen angezeigt wird, können Sie diesen und alle anderen gesetzten Filter entfernen und somit wieder alle Adressen anzeigen. Datensätze / Wem wurde was geliefert? Bei dieser Funktion handelt es sich um einen Filter. Wenn Sie einen Artikel auswählen und dann die Schaltfläche Filter ausführen anklicken, werden im Firmenstamm nur noch die Kunden-Adressen angezeigt, an die der betreffende Artikel irgendwann geliefert wurde. D. h. der Artikel tauchte irgendwann auf mindestens einem Lieferschein an den Kunden auf. Sie können diese Funktion vielfältig nutzen, z. B. um produktbezogene Informationsbriefe zu verschicken, indem Sie die Serienbrieffunktion von SRSoft P/3000 verwenden. 46

47 Menü Export Export / Serienbrief Ihnen steht eine Exportmöglichkeit zur Verfügung, wobei nur die aktiven Adressen (d. h. Filter werden berücksichtigt) ggf. mit Ansprechpartnern in formatierter Form zunächst in eine Serienbrief-Steuerdatei exportiert werden. Die Funktion aktive Datensätze in Datei mit Trennzeichen exportiert die formatierten Adressen in eine Datei, die Sie dann in Ihrem Textverarbeitungssystem weiterverarbeiten können. Die Datei hat folgenden Aufbau, welcher auch in der ersten Zeile der exportierten Datei erscheint: "Anrede" "Name1" "Name2" "Name3" "Ansprechpartner" "Straße_Postfach" " PLZ_Ort" Land "Briefanrede" Die einzelnen Felder sind also in " eingeschlossen. Eine exportierte Adresse (ohne Ansprechpartner) hat dann also z. B. dieses Format: "Firma" "ABC-PC GmbH" "Hard- und Software" "Hauptstraße 23" "40580 Düsseldorf" "Sehr geehrte Damen und Herren" Ob die Ansprechpartner einer Adresse ausgegeben werden, legen Sie beim jeweiligen Ansprechpartner über das Feld Soll Serienbrief erhalten fest: Näheres zur Behandlung der Ansprechpartner in Serienbriefen entnehmen Sie bitte den Ausführungen zum Programmteil Firmenstammdaten / Ansprechpartner weiter oben in dieser Dokumentation. Export / Fibu Die Daten des Kunden werden in eine Textdatei geschrieben, die Sie in ein Fibu- Programm importieren können: Anmerkung: Der Export der laufenden Geschäftsvorfälle in die Finanzbuchhaltung oder das DATEV-Format erfolgt im Programmteil Administration/Fibu. 47

48 Export / Outlook Über diese Funktion lassen sich Adressen nach Outlook übertragen und dort als Kontakte anlegen. Voraussetzung ist natürlich, dass Outlook auf Ihrem System installiert ist. Aktuelle Adresse nach Outlook übertragen Diese Funktion legt für die aktuelle Adresse einen Kontakt in Outlook an. Sind Ansprechpartner vorhanden mit dem Kennzeichen Soll Serienbrief erhalten, werden auch für diese Kontakte angelegt. Alle Adressen nach Outlook übertragen Alle Adressen (und ggf. deren Ansprechpartner), werden nach Outlook exportiert. Die Adressen, die berücksichtigt werden, spezifizieren Sie durch das Feld für Übertrag nach Outlook vorgesehen, das Sie rechts oben in den Firmenstammdaten finden: Es werden also nur die Adressen, die dafür vorgesehen sind, beim Export berücksichtigt. Wurde eine Adresse bereits exportiert, wird sie bei späteren Exporten nicht mehr berücksichtigt (sie kann allerdings als Einzeladresse weiterhin übertragen werden). Noch nicht nach Outlook übertragene Adressen anzeigen In dieser Liste werden alle Adressen gezeigt, die für den Export nach Outlook spezifiziert, jedoch noch nicht übertragen wurden. Noch nicht nach Outlook übertragene Adressen anzeigen In dieser Liste werden alle Adressen gezeigt, die für den Export nach Outlook spezifiziert und bereits übertragen wurden. Sie können hier auch einzelne Adressen erneut übertragen. 48

49 Menü Drucken Drucken / Adresslisten / Etiketten Sämtliche Listen- und Etikettenausdrucke berücksichtigen Filter, die Sie im Adressenverzeichnis gesetzt haben. Bei den Listen Adressliste ohne Ansprechpartner und Adressliste mit Ansprechpartnern handelt es sich - wie der Name schon sagt - um einfache Adresslisten, die auf DIN-A-4 - Papier gedruckt werden. Bei Adressetiketten Zweckform3669 und Endlosetiketten können Sie entsprechende Etiketten bedrucken. Falls Sie andere Etikettenformate verwenden, ändern Sie sich (unter Access) einfach die entsprechenden Berichte ab. Die Bezeichnung des jeweiligen Berichts lautet adressen Etikett Zweckform3669 bzw. adressen Etikett endlos. Sie können sich auch leicht z. B. mit einem der Access-Assistenten eigene Etikettenberichte erstellen. Wie Berichte unter Access abgeändert oder erstellt werden, lesen Sie bitte in Ihrem Access-Handbuch oder der Access-Hilfe nach. Etikettendruck Neue bzw. zusätzliche Etikettenformate können Sie sich unter Microsoft Access selbst einrichten. Wenn Sie wie bei den vorhandenen Berichten nur die jeweils aktiven Datensätze ausdrucken wollen, können Sie die Funktion druck_adressen_etiketten(<berichtsname>) verwenden. Dabei wird die Bezeichnung Ihres Berichtes als <Berichtsname> in einem Makro mit dem Befehl AusführenCode übergeben. Ein korrekter Aufruf ist z.b.: =druck_adressen_etiketten("etikett 70 x 45") Es existiert dann also Ihr Bericht mit der Bezeichnung Etikett 70 x 45. Verwenden Sie als Datenherkunft adressen_etiketten. Diese Funktion können Sie z.b. aus dem Menümakro drucken aufrufen, indem Sie sie entsprechend dem vorhandenen Aufruf eines Etikettenberichtes einsetzen. Wenn Sie diese Funktion einsetzen wollen, müssen Sie als Datengrundlage für Ihren Bericht die Tabelle adressen_etiketten auswählen. Diese ganze Arbeit können Sie sich allerdings ersparen, wenn Sie einfach den vorhandenen Bericht adressen Etikett Zweckform 3669 in Breite, Höhe und Anzahl der Etiketten pro Seite abändern. Kunden-/Lieferantenblatt 49

50 Sie können mit dieser Funktion einen Bericht ausdrucken, der die wichtigsten Daten für die aktuelle Adresse enthält. Dazu gehören auch die Artikel, die geliefert wurden. 50

51 Kundenstammdaten In diesen Bereich gelangen Sie, indem Sie die Schaltfläche Kundenstamm unmittelbar neben dem Feld Kundennummer anklicken. Das Feld Kunden-Nr. ist bei einer neuen Adresse zunächst leer. Wenn Sie auf die Schaltfläche Kundenstamm klicken, wird automatisch eine neue Kundennummer vergeben. Sie können diese dann auch noch abändern, sofern Sie eine andere Kundennummer benötigen. Die Ermittlung einer neuen Kundennummer erfolgt über Nummernkreise, die Sie im Programmteil Administration/Stammdaten/Nummernkreise einstellen können. Erfasst werden hier spezielle Informationen zu Kunden. Falls es sich bei der aktuellen Adresse um einen Interessenten handelt, können Sie hier auch für diesen Interessenten Eintragungen vornehmen. 51

52 Schaltflächen Preisgruppen Dieser Übersicht können Sie die dem Kunden zugeordneten Artikelpreise entnehmen. Sachbearbeiter/in Hier können Sie festlegen oder ermitteln, welcher Mitarbeiter für den aktuellen Kunden zuständig ist (und in der Auftragsbearbeitung als Standardvorgabe für die Provision vorgeschlagen wird). Diese Zuordnung können Sie alternativ auch in den Personalstammdaten vornehmen. Unter Zuständig für diesen Kunden wird eine bereits vorgenommene Zuordnung angezeigt. Im Feld Sachbearbeiter zuweisen nehmen Sie die Zuordnung eines Sachbearbeiters zum aktuellen Kunden vor. In der Liste wird das Personal, also die Adressen, die eine Personalnummer haben, aufgeführt. Löschen Hier können Sie den Kundenstammdatensatz einschließlich der Kundennummer im Firmenstamm löschen. Die Adresse bleibt neutral erhalten, wird danach also nicht mehr als Kunde geführt, geht aber auch nicht verloren. 52

53 Eingabefelder Lieferadresse Sie können auf allen Belegen der Auftragsbearbeitung zusätzlich zur Anschrift auch die Lieferadresse, bei Lieferscheinen die Rechnungsadresse, ausgeben lassen. Hier in den Kundenstammdaten können Sie pro Belegtyp festlegen, ob eine zusätzliche Anschrift ausgegeben werden soll oder nicht. Im Feld Lieferadresse wählen Sie eine der Adressen aus, deren Adresstyp "Lieferadresse" lautet. Das Feld Adresstyp finden Sie rechts oben in den Firmenstammdaten. Sollte die Lieferadresse noch nicht erfasst sein, geben Sie diese in die Firmenstammdaten ein. (Lieferadressen, die Sie nur einmal verwenden, können Sie auch manuell über die Schaltfläche Lieferadresse bei der Belegbearbeitung im Programmteil Auftragsbearbeitung eingeben.) In den weiteren Feldern klicken Sie die Belegtypen an, auf denen die Lieferadresse mit ausgegeben werden soll. Außerdem können Sie im Feld Rechnungsadresse angeben, ob auf Lieferscheinen, auf denen die ausgewählte Lieferadresse als Anschrift verwendet wird, auch die Rechnungsadresse ausgegeben werden soll. Anlegen einer Lieferadresse Um eine Lieferadresse zuzuweisen, müssen Sie im Firmenstamm zunächst eine Adresse anlegen, die Sie mittels des Feldes Adresstyp als Lieferadresse definieren. Anschließend wechseln Sie zur Rechnungsadresse, hier wiederum in die Kundenstammdaten. Im Feld Lieferadresse können Sie nun die vorher angelegte Lieferadresse zuweisen. In den Feldern unterhalb der Lieferadressenauswahl legen Sie fest, auf welche Belege die Lieferadresse ausgegeben werden soll. Klicken Sie beispielsweise auf Rechnung, wird im Rechnungskopf die Rechnungsadresse, im unteren Bereich zusätzlich die Lieferadresse ausgegeben. Auf Lieferscheinen verhält es sich genau umgekehrt. Sie können die Lieferadresse auch direkt beim Erstellen der Rechnung noch ändern. 53

54 Anlegen mehrerer Lieferadressen Zusätzlich (oder an Stelle) der Lieferadresse, die Sie im Kundenstamm zuweisen, können Sie einer Rechnungsadresse auch mehrere Lieferadressen zuordnen. Legen Sie dazu zunächst auch diese Adressen im Firmenstamm an, und wählen Sie als Adresstyp Lieferadresse aus. Anschließend legen Sie im Firmenstamm Verknüpfungen an (verbundene Adressen). Im Programmteil Auftragsbearbeitung weisen Sie über die Schaltfläche Lieferadresse nun eine abweichende Lieferadresse zu: Die Einstellungen im Kundenstamm, auf welche Belege (außer natürlich dem Lieferschein selbst) die Lieferadresse ausgegeben wird, gelten auch für diese Zuweisungen. Preisgruppe In den Artikelstammdaten haben Sie für jeden Artikel mindestens eine Preisgruppe mit dem dazugehörenden Verkaufspreis angelegt. Hier in den Kundenstammdaten legen Sie im Feld Preisgruppe nun fest, welche der Artikel-Preisgruppen (und damit welcher Verkaufspreis) für den aktuellen Kunden gelten soll. Falls Sie z.b. für den Kunden Preisgruppe 3 festlegen und eine Rechnung für einen Artikel ausstellen, sucht SRSoft P/3000 in den Stammdaten des Artikels nach dem Verkaufspreis unter Preisgruppe 3 und legt der Rechnung diesen Preis zugrunde. Wird diese Preisgruppe beim entsprechenden Artikel nicht gefunden, wird der Preis in der Auftragsbearbeitung auch nicht angegeben. Die Angabe dieser Preisgruppe ist bei jedem Kunden notwendig, im Gegensatz zum Feld Preisgruppe2: Preisgruppe2 Diese zweite Preisgruppe ermöglicht es Ihnen, für einen oder einige wenige Kunden und bestimmte Artikel eigene Preisgruppen zu vergeben, ohne dass diese Preisgruppen bei allen Artikeln vorhanden sein müssen (kundenspezifische Artikelpreise). Nach dieser Preisgruppe2 wird zuerst gesucht. Falls diese Preisgruppe beim betreffenden Artikel nicht gefunden wird, wird nach dem Wert des Feldes Preisgruppe gesucht, die dann beim Artikel vorhanden sein muss. Eine Beschreibung zu den Preisgruppen finden Sie unter Artikelstammdaten. 54

55 Rabatthauptgruppe Sie können jedem Kunden (Sie gewähren dem Kunden einen Rabatt) und jedem Lieferanten (der Lieferant gewährt Ihnen Rabatt) eine Rabatthauptgruppe zuordnen. Diese Rabatthauptgruppen werden in einer speziellen Tabelle verwaltet. Sie können die Rabatthauptgruppen über den Programmteil Administration/Rabattgruppen bearbeiten Der Rabatt, den Sie dem Kunden hier zuordnen, wird in der Auftragsbearbeitung auf jeden Artikel gewährt. Sie können diesen Rabatt in der Auftragsbearbeitung allerdings auch noch ändern. Die Beschreibung der Rabattgruppen finden Sie unter Administration/Rabattgruppen). Branche Dieses Feld dient nur zu Ihrer Information. Für den weiteren Programmverlauf ist es unwichtig. Die Vorgaben enthalten alle bisherigen Einträge im Feld Branche (also die Einträge bei anderen Kunden). D. h. dass Sie jeden Wert, den Sie erstmals eintragen, immer manuell eintippen müssen. Kundengruppe Über dieses Feld können Sie Kunden zu Gruppen zusammenfassen, zu denen Sie im Programmteil Statistiken Auswertungen erstellen lassen können. Die Vorgaben enthalten alle bisherigen Einträge im Feld Kundengruppe (also die Einträge bei anderen Kunden). D. h. dass Sie jeden Wert, den Sie erstmals eintragen, immer manuell eintippen müssen. Lieferantennummer beim Kunden Dieser Wert wird als Ihr Zeichen beim Schriftverkehr ausgedruckt. Sie können hier alphanumerische Zeichen eingeben. Versandart/Zahlungsweise Diese Textfelder werden in die Auftragsbearbeitung übernommen. Wie alle anderen Felder können Sie sie dort ändern, ohne dass die Änderungen Einfluss auf die Stammdaten haben. Konditionszuordnungs-Nr. Wählen Sie bitte einen Wert aus der Liste aus. Der Text dieser Kondition wird beim Schriftverkehr mit dem Kunden mit ausgedruckt. Sie müssen dem Kunden eine Konditionszuordnungsnummer zuweisen. Wenn Sie für diesen Kunden auf den Belegen jedoch keine Kondition Liefer- und Bestellkonditionen werden in einer eigenen Tabelle verwaltet und beim entsprechenden Schriftverkehr (Auftrags- und Bestellwesen) berücksichtigt. Die Texte werden in Auftragsbearbeitung und Bestellwesen bei der Belegbearbeitung angezeigt und können dort für den jeweils aktuellen Beleg geändert werden. Die zugrunde liegenden Konditions-Textvorgaben werden dadurch nicht beeinflusst. Wenn Sie das Feld doppelklicken, wird ein Formular mit den Vorgaben geöffnet. Sie erreichen die Vorgaben aber auch über den Programmteil Administration / Konditionszuordnungstabelle. Pro Eintrag sind bis zu 255 Zeichen (auch mehrzeilig, Zeilenumbrüche über STRG und ENTER eingeben) möglich. 55

56 Zahlungskondition Diese Zuordnung gilt nur für Rechnungsbelege. Näheres erfahren Sie weiter unten in der Beschreibung des Programmteils Administration, wo Sie die Vorgaben für die Zahlungskonditionen anlegen können. Debitoren-Nr. Hier können Sie die Debitorennummer des Kunden angeben. Diese Angabe ist nur notwendig, wenn Sie die Fibu-Exportfunktion in SRSoft P/3000 nutzen. Fibu-Rahmen Dieses Feld betrifft den Export in eine Finanzbuchhaltungssoftware. Sie geben an, auf welches Zielkonto Buchungen dieses Kunden erfolgen sollen. Bitte lesen Sie zur weiteren Erläuterung die Ausführungen unter Fibu im hinteren Bereich dieser Dokumentation nach. Falls Sie den Fibuexport nicht verwenden, können Sie dieses Feld ignorieren. Umsatzsteuer berechnen Ist ein Kunde nicht umsatzsteuerpflichtig, setzen Sie diesen Wert auf "Nein. Es wird dann keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Umsatzsteuer - Identifikationsnummer Hier können Sie die USt-ID-Nr. Ihres Kunden eintragen (betrifft nur EU- Mitgliedsstaaten). Wenn Sie in diesem Feld einen Wert eintragen, wird dieser in der Auftragsbearbeitung in das Feld Freitext übernommen. Vor die eigentliche USt-ID- Nr., die Sie in das Feld eintragen, wird von SRSoft P/3000 der Text USt-ID-Nr.: gesetzt. Wenn Sie in das Feld also z. B. DE eintragen, erscheint in der Auftragsbearbeitung USt-ID-Nr.: DE Gelangensbestätigung drucken Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie mit einer Rechnung an diesen Kunden automatisch auch eine Gelangensbestätigung ausdrucken möchten. Die Gelangensbestätigung wird bei der Druckfunktion (Einzel- und Periodendruck) sowie der Seitenansicht von Rechnungen berücksichtigt, nicht jedoch bei - und Faxversand. Anmerkung: Gelangensbestätigungen sind seit 2012 für in Deutschland ansässige Unternehmen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen verbindlich. Bruttofakturierung Setzen Sie dieses Feld auf ja, wenn Sie bei dem Kunden in der Auftragsbearbeitung Bruttopreise ausweisen wollen. Verkaufspreise, die in den Artikelstammdaten (Schaltfläche Preisgruppen (VK)) erfasst werden, enthalten bereits Umsatzsteuer (das Feld brutto ist aktiviert), oder sie enthalten keine Umsatzsteuer (das Feld brutto ist nicht mit einem Haken versehen): 56

57 Wenn Sie einen Kunden brutto fakturieren (d. h. das Feld Bruttofakturierung im Kundenstamm ist angeklickt) werden die Verkaufspreise in der Auftragsbearbeitung in Bruttopreise umgerechnet, wenn sie im Artikelstamm als Nettopreise erfasst wurden oder unverändert übernommen, wenn sie als Bruttopreise erfasst worden sind. Beispiel: Wurde dem Kunden Preisgruppe 1 zugewiesen, erhält er in der obigen Grafik der Preisgruppen einen Preis von 20,52 EUR zuzüglich der Umsatzsteuer auf diesen Artikel (die im Feld Umsatzsteuer in den Artikelstammdaten hinterlegt ist), wurde ihm Preisgruppe zugewiesen, erhält er den Preis von 51,50 EUR, welcher bereits Umsatzsteuer enthält. Da sich Belege (z. B. Rechnungen) für Kunden, die brutto fakturiert werden sollen, von denen netto fakturierter Kunden unterscheiden (z. B. durch den Text Im Gesamtbetrag sind 250 EUR Umsatzsteuer enthalten. ), haben wir für die Bruttofakturierung einen speziellen Belegkreis 5 eingerichtet, dessen Belege wir entsprechend formatiert haben (Beschreibung der Belegkreise s. u.). Wenn Sie keine Bruttofakturierung verwenden, können Sie die Berichte dieses Belegkreises auch anderweitig verwenden. Sie können andererseits auch andere Belegkreise für die Bruttofakturierung einrichten und den entsprechenden Kunden zuweisen. Sobald Sie das Feld Bruttofakturierung anklicken (und auf ja setzen), erscheint folgendes Auswahlfenster: Wenn Sie den Belegkreis 5 für die Bruttofakturierung verwenden wollen, klicken Sie auf Ja, dann setzt SRSoft P/3000 automatisch Belegkreis 5 ein, sonst auf Nein. Sie können den Belegkreis natürlich auch noch manuell einstellen, indem Sie im Feld Belegkreis eine andere Zahl einsetzen oder auswählen. Sprache Wenn Sie hier eine Sprache auswählen, greift SRSoft P/3000 bei den Artikelbezeichnungen auf die fremdsprachigen Texte zurück (im Artikelstamm über 57

58 das Menü Datei / Artikelbezeichnung in Fremdsprachen), sofern welche angelegt wurden. Wurden keine fremdsprachigen Artikelbezeichnungen angelegt, werden immer die Standardbezeichnungen verwendet. Das gilt auch, wenn Sie hier in den Kundenstammdaten keine Sprache auswählen. Es werden dann ebenfalls die Standardbezeichnungen verwendet. Die Sprache wird außerdem verwendet in den globalen Textbausteinen, die analog zu den Artikelbezeichnungen mehrsprachig angelegt werden können. Die Sprachen selbst legen Sie im Programmteil Administration/Sprachen an. Währung Wenn Sie in der Auftragsbearbeitung mit Fremdwährungen arbeiten möchten, geben Sie hier die Währung des aktuellen Kunden an. Im Gegensatz zum Bestellwesen werden Währungsbeträge in der Auftragsbearbeitung anhand des Umrechnungskurses, der im Programmteil Währungsumrechnung gespeichert ist, von Ihrer Landeswährung in die (Fremd-) Währung des Kunden umgerechnet. Den Programmteil Währungsumrechnung erreichen Sie z. B. über das Menü Hilfsmittel / Währungsumrechnung. Dieser Fremdwährungsbetrag wird zusätzlich zu Ihrer Landeswährung (die Sie bei der Einrichtung der SRSoft P/3000 einerseits unter Windows und andererseits im Programmteil Administration / Stammdaten / Grundeinstellungen, Firmenadresse, Logo festgelegt haben) in der Auftragsbearbeitung in den Feldern Preise in Kundenwährung links unten im Formular angezeigt: Diese Beträge werden auf den Belegen (Ausdrucken) in der Fremdwährung angezeigt. Im Bestellwesen geht SRSoft P/3000 davon aus, dass Sie die Einkaufspreise in der Landeswährung des Lieferanten erfassen. Dort erfolgt also bei der Belegbearbeitung keine Umrechnung. (Anmerkung: Für Statistiken etc. werden die Beträge auch im Bestellwesen von der Landeswährung des Lieferanten in Ihre Währung umgerechnet). Belegkreise Sie können bzw. müssen für jeden Kunden und Lieferanten einen Belegkreis anlegen. Es stehen Ihnen 10 solcher Belegkreise zur Verfügung. Jeder Belegkreis enthält jeweils eine Version jedes Belegtyps, also einen Angebotsbeleg, einen Rechnungsbeleg, einen Bestellbeleg, etc. sowie je einen Faxbeleg für Auftragsbestätigung und Bestellwesen. Diese Belegkreise ermöglichen es Ihnen, für einzelne Gruppen von Kunden bzw. Lieferanten speziell formatierte Belege zu erstellen. Beispielsweise können Sie für 58

59 asiatische Kunden/Lieferanten Belege erstellen, in denen Sie entsprechende Schriften verwenden. Die jeweiligen Access-Berichte sind durchnummeriert von 1 bis 10. Außerdem gibt es jeweils einen Standardbeleg ohne Nummer. Für diese Standardbelege geben Sie in den Belegkreisen der Kunden- und Lieferantenstammdaten die Nummer 0 an. Wenn Sie nun also z. B. Belege des Belegkreises 3 nach Asien versenden wollen, richten Sie sich alle Belege, die mit der Ziffer 3 enden, entsprechend ein. In den Kunden- bzw. Lieferantenstammdaten vergeben Sie bei den entsprechenden asiatischen Geschäftspartnern den Belegkreis 3. SRSoft P/3000 druckt bei allen Geschäftsvorfällen mit diesen Firmen ausschließlich die Belege des Belegkreises 3. Wenn Sie das Feld Belegkreis doppelklicken, erhalten Sie ein Vorgabefenster, in dem Sie zu den Belegkreisen einen Hinweis eingeben können. Dieser soll bei der späteren Arbeit die richtige Zuordnung erleichtern. Beachten Sie bitte, dass Sie für die Einrichtung (also Formatierung) der Berichte eine Version von MS-Access benötigen, um in das Datenbankfenster und die Entwurfsansichten der Berichte zu gelangen. Näheres hierzu entnehmen Sie bitte den Ausführungen unter Einrichten der Belegkreise weiter unten in dieser Dokumentation. Zolltarif-Nr. ausweisen Sie können in den Artikelstammdaten eine Zolltarifnummer nebst Ursprungsland hinterlegen. Beim Kunden geben Sie durch das Feld Zolltarif-Nr. ausweisen an, ob auf den Belegen für diesen Kunden die Zolltarifnummer und das Ursprungsland angegeben werden soll. 59

60 Mahnwesen (Einstellungen) Falls Kunden nicht fristgerecht bezahlen, haben Sie die Möglichkeit, diese in bis zu 3 Stufen anzumahnen. Zusätzlich können Sie als erste Erinnerung auch noch einen Kontoauszug erstellen. Die Mahnungen sowie der Kontoauszug werden im Programmteil offene Posten erstellt, den Sie wiederum im Programmteil Auftragsbearbeitung finden. Folgende Felder befinden sich in den Kundenstammdaten: OPOS/Mahnwesen aktiv Sie können auswählen, ob Sie einen Kunden überhaupt im Mahnwesen führen wollen. Falls Sie den aktuellen Kunden in den offenen Posten führen wollen, klicken Sie dieses Feld an. In der Auftragsbearbeitung wird dann jede Rechnung, Stornierung und Gutschrift in den Programmteil offene Posten/Mahnwesen übertragen. Mahnsperre Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn Sie den Kunden (z. B. vorübergehend) nicht anmahnen wollen. Der Kunde wird dann zwar in den offenen Posten geführt, kann jedoch nicht angemahnt werden. Zahlungsmoral Die Zahlungsmoral eines Kunden beginnt bei sehr gut. Sie verschlechtert sich um einen Punkt, wenn für den Kunden eine Mahnung gedruckt wird. Sie verbessert sich um einen Punkt, falls der Offene Posten in Mahnwesen-Zahlungseingänge gelöscht wird. Der Benutzer kann dort nach Eingabe eines Zahlungseinganges entscheiden, ob der offene Posten gelöscht oder beibehalten wird. Sie können das Feld auch manuell im Kundenstamm ändern. Die Werte im Feld Zahlungsmoral können ergänzt oder geändert werden, indem Sie das Feld doppelklicken. Im Feld Note muss eine Ziffer stehen. Ihre Vorgaben im Feld Benotung sollten lückenlos sein. Also bitte nicht 1, 2, 4, 5, 6 angeben. Wie viele Bewertungsstufen Sie anlegen, bleibt Ihnen überlassen. 60

61 Kreditlimit Legen Sie die den maximalen Betrag an offenen Posten für den aktuellen Kunden an. Dieser Betrag wird in der Auftragsbearbeitung abgefragt und ggf. mit einer entsprechenden Meldung quittiert, wenn das Limit überschritten wird. Mahngebühr 1-3 Dieses sind Bearbeitungsgebühren bzw. Aufwandsentschädigungen, die Sie dem Kunden für das Mahnverfahren in Rechnung stellen wollen. Pro Mahnstufe können Sie jeweils einen Betrag eingeben. Dieser Betrag wird pro Mahnschreiben nur einmal berechnet. Sie können in einem Mahnschreiben allerdings mehrere Posten - auch mit unterschiedlichen Mahnstufen - anmahnen. In einem solchen Fall wird die Mahngebühr der höchsten Mahnstufe zugrundegelegt. Karenztage Geben Sie 0 oder eine andere ganze Zahl ein. Dieser Wert soll z. B. die Postlaufzeit des Schriftverkehrs abdecken. Um diese Anzahl von Tagen wird der Berechnungszeitraum für Verzugszinsen verringert. Zahlung erwartet nach (Tagen) Dieser Wert ist wichtig für die Berechnung der Verzugszinsen. Falls Sie z. B. den Wert 20 eintragen, fallen bei Rechnungsdatum 05. März ab dem 25. März Verzugszinsen an. Dieses Datum kann in der Auftragsbearbeitung pro Geschäftsvorfall individuell angepasst werden. Das betreffende Feld heißt dort Fälligkeit. Zum Belegdatum wird dort die Anzahl der Tage, die Sie hier im Kundenstamm im Feld Zahlung erwartet nach eintragen, hinzuaddiert. Ob Verzugszinsen berechnet werden, hängt allerdings auch noch vom übernächsten Feld ab Mahnstufe ab. ab Mahnstufe Hier können Sie den Berechnungszeitraum für Verzugszinsen nochmals eingrenzen. Falls Sie also einem Kunden nicht gleich bei Mahnstufe 1 Verzugszinsen berechnen wollen, tragen Sie die Ziffer 2 ein. Zulässig sind Werte von 1 bis 3. Verzugszinsen Tragen Sie hier eine Prozentzahl für die Berechnung der Höhe der Verzugszinsen ein. Berechnungsgrundlage ist der Rechnungsbetrag, der zu dem Zeitpunkt noch offen ist, an dem Sie die Mahnung schreiben. Falls also Teilzahlungen geleistet wurden, ist der zuletzt offene Betrag relevant. gesperrt für weitere Lieferungen Falls Sie den Kunden nicht mehr beliefern wollen, kreuzen Sie dieses Feld an. Falls dieser Kunde in der Auftragsbearbeitung ausgewählt wird, wird ein entsprechender Hinweis eingeblendet. Optional können Sie noch den Grund für die Sperre angeben. Dieser wird dann mit eingeblendet. 61

62 Lieferantenstammdaten Artikel Hier werden dem Lieferanten Artikel aus den Artikelstammdaten sowie der jeweilige Einkaufspreis zugeordnet. 62

63 Sie können jedem Lieferanten beliebig viele Artikel zuordnen. Alle Daten in der obigen Grafik außer der Artikelnummer sind individuell pro Artikel und Lieferant einstellbar. Sie können also insbesondere für jeden Artikel mehrere Preise in unterschiedlichen Währungen und mit unterschiedlichen Bezeichnungen und Rabatten anlegen. Diese Funktion ist also äußerst flexibel. Wählen Sie im Feld Artikelnummer den gewünschten Artikel aus den Artikelstammdaten aus. Einige der weiteren Werte werden nun automatisch anhand der Artikelstammdaten eingetragen. Sie können diese auf Wunsch nun weiter bearbeiten. Wenn Sie das Feld doppelklicken, wird ein Suchfenster geöffnet. Ebenso per Klick auf die Schaltfläche F. Der EK wird in der Landeswährung des Lieferanten geführt. Der Inhalt des Feldes Rabatt, also der Lieferantenrabatt speziell auf diesen Artikel, wird in den Positionen des Bestellwesens im Feld Rabatt ausgewiesen. Lieferantenspezifische Artikelbezeichnungen In den Feldern Bezeichnung 1 und Bezeichnung 2 geben Sie die Bezeichnungen für den aktuellen Artikel an, die Sie bei diesem Lieferanten verwenden wollen. Standardvorgabe ist hierbei die Bezeichnung, die Sie bereits im Artikelstammdatenformular angegeben haben. Wenn Sie keine andere Bezeichnung vergeben wollen, lassen Sie die Felder unverändert. Wichtig ist, dass in jedem Fall die Artikelbezeichnungen relevant sind, die Sie hier eintragen. Im Bestellwesen werden also nicht die Bezeichnungen aus dem Artikelstammdatenformular verwendet. Diese Bezeichnungen werden in alle Geschäftsvorfälle mit diesem Lieferanten übernommen. Näheres entnehmen Sie bitte den Ausführungen zu der Funktion Lieferanten (EK) in den Artikelstammdaten weiter oben in dieser Dokumentation. Hinweis: Wenn Sie eine Artikelbezeichnung im Artikelstamm ändern, wird diese nicht automatisch in bestehende Lieferanten-Artikelbezeichnungen übernommen. Rabatthauptgruppe Analog zu den Kundenstammdaten legen Sie hier die Rabatthauptgruppe des Lieferanten fest. Der Rabatt (in %) wird in den Positionen des Bestellwesens im Feld Rabatt1 ausgewiesen. Zu den Rabattgruppen gelangen Sie, indem Sie das Feld Rabatthauptgruppe doppelklicken, oder über Administration/Rabattgruppen. Einzelne Artikel können Sie von der Rabattberechnung ausschließen, indem Sie in den Artikelstammdaten das Feld rabattierfähig auf "Nein" setzen. Eine eingehendere Beschreibung finden Sie unter Administration. Die Angabe dieses Wertes ist notwendig. Konditionszuordnungs-Nr. Wählen Sie bitte einen Wert aus der Liste aus. Der Text dieser Kondition wird beim Schriftverkehr mit dem Lieferanten mit ausgedruckt. Bei der Belegbearbeitung wird die Kondition im gleichnamigen Feld angezeigt und kann dort noch ohne Beeinflussung der Stammdaten editiert werden. Konditionen legen Sie im Programmteil Administration/Konditionen fest. In diesen Programmteil gelangen Sie auch, indem Sie das Feld hier im Lieferantenstamm doppelklicken. 63

64 gesperrt für weitere Bestellungen Falls Sie bei diesem Lieferanten nicht mehr bestellen möchten, kreuzen Sie dieses Feld an. Falls dieser Lieferant im Bestellwesen ausgewählt wird, erscheint ein entsprechender Hinweis. Optional können Sie noch den Grund für die Sperre angeben. Dieser wird dann mit eingeblendet. Lieferantengruppe Über dieses Feld können Sie analog zu Kunden auch Ihre Lieferanten zu Gruppen zusammenfassen, zu denen Sie im Programmteil Statistiken Auswertungen erstellen lassen können. Umsatzsteuer berechnen Soll keine Umsatzsteuer berechnet werden, setzen Sie dieses Feld auf "Nein". Im Programmteil Bestellwesen wird dann die Umsatzsteuer mit 0 % ausgewiesen. Die Umsatzsteuer, die für den Lieferanten gilt, wird bei den EK-Preisen (also z. B. über die Schaltfläche Lieferprogramm (Einkaufspreise) hier im Lieferantenstamm) eingetragen. Sprache Hier legen Sie fest, ob im Bestellwesen auf fremdsprachliche Artikelbezeichnungen zurückgegriffen werden soll. Wenn Sie keinen Wert eingeben, wird auf jeden Fall die Standardbezeichnung verwendet. Die Sprachen selbst legen Sie im Programmteil Administration/Sprachen fest. Währung Diese Liste greift auf die Währungen zu, die Sie unter Hilfsmittel /Währungsumrechnung oder im Programmteil Administration/Währungen angelegt haben. Wenn Sie für einen Lieferanten Fremdwährungen einrichten, können Sie das Lieferprogramm des Lieferanten komplett in dessen Landeswährung speichern und im Bestellwesen ausschließlich mit dieser Währung arbeiten. Die Positionen einer Bestellung sehen etwa so aus: Beim Speichern der statistischen Daten rechnet SRSoft P/3000 diesen Betrag anhand der Angaben in Hilfsmittel/Währungsumrechnung in Ihre Standardwährung um. (Anmerkung: Ihre Landeswährung stellen Sie im Programmteil Administration / Grundeinstellungen ein.) 64

65 Belegkreis Sie können bzw. müssen für jeden Kunden und Lieferanten einen Belegkreis anlegen. Es stehen 10 solcher Belegkreise zur Verfügung. Jeder Belegkreis enthält jeweils eine Version jedes Belegtyps, also einen Angebotsbeleg, einen Rechnungsbeleg, einen Bestellbeleg, etc. sowie je einen Faxbeleg für Auftragsbearbeitung und Bestellwesen. Diese Belegkreise ermöglichen es Ihnen, für einzelne Gruppen von Kunden / Lieferanten speziell formatierte Belege zu erstellen. Beispielsweise können Sie für asiatische Kunden/Lieferanten Belege erstellen, in denen Sie entsprechende Schriften verwenden. Die jeweiligen Access-Berichte sind durchnummeriert von 1 bis 10. Außerdem gibt es jeweils einen Standardbeleg ohne Nummer. Für diese Standardbelege geben Sie in den Belegkreisen der Kunden- und Lieferantenstammdaten die Nummer 0 an. Wenn Sie nun also z. B. Belege des Belegkreises 3 nach Asien versenden wollen, richten Sie sich alle Belege, die mit der Ziffer 3 enden, entsprechend ein. In den Kunden- bzw. Lieferantenstammdaten vergeben Sie bei den entsprechenden asiatischen Geschäftspartnern den Belegkreis 3. SRSoft P/3000 druckt bei allen Geschäftsvorfällen mit diesen Firmen ausschließlich die Belege des Belegkreises 3. Wenn Sie das Feld Belegkreis doppelklicken, erhalten Sie ein Vorgabefenster, in dem Sie zu den Belegkreisen einen Hinweis eingeben können. Dieser soll bei der späteren Arbeit die richtige Zuordnung erleichtern. Beachten Sie bitte, dass Sie für die Einrichtung (also Formatierung) der Berichte eine entsprechende Version von MS-Access benötigen, um in das Datenbankfenster und die Entwurfsansichten der Berichte zu gelangen. Näheres hierzu entnehmen Sie bitte den Ausführungen unter Einrichten der Belegkreise weiter unten in dieser Dokumentation. Kundennummer (Lieferanten) Damit ist Ihre Kundennummer beim Lieferanten gemeint. Dieser Wert wird als Ihr Zeichen in das Bestellwesen übernommen. 65

66 Versandart/Zahlungsweise Diese Werte werden in das Bestellwesen übernommen. Sie können dort wiederum ohne Beeinflussung der Lieferantenstammdaten editieren. Mindestbestellwert Wird dieser Wert bei der Bearbeitung einer Bestellung o. ä. unterschritten, wird ein entsprechender Hinweis eingeblendet. Ebenfalls eingeblendet wird der Zuschlag, den der Lieferant bei Unterschreitung des Mindestbestellwertes berechnet Die restlichen Felder haben derzeit für den weiteren Programmverlauf keine Bedeutung. 66

67 Personalstammdaten Falls Sie Mitarbeitern/Vertretern Umsatzprovision gewähren, erfassen Sie hier die notwendigen Daten., Die Felder Eintrittsdatum, zuständig für und Einsatzgebiet haben nur informativen Charakter. Provisionsgruppe Im Programmteil Administration/Provisionsgruppen legen Sie die Provisionsgruppen mit ihren Prozentsätzen für die Umsatzprovision fest. Die Zuordnung einer Provisionsgruppe zu einem Mitarbeiter legen Sie hier in den Personalstammdaten fest. Berücksichtigt werden nur die Artikel, die Sie in den Artikelstammdaten als Provisionsartikel (im gleichnamigen Feld) gekennzeichnet haben. Auf alle Provisionsartikel wird der Provisionssatz lt. Provisionsgruppe angewendet. Es ist also nicht möglich, einem Mitarbeiter mehrere Provisionssätze zuzuordnen. Provisionsabrechnungen können Sie im Programmteil Administration / Drucken Provisionsabrechnung ausdrucken. 67

68 Zuständig für Kunden In diesem Unterformular können Sie eine Liste von Kunden festlegen, für die der aktuelle Mitarbeiter zuständig ist. Diese Zuordnung wird in SRSoft P/3000 an zwei Stellen verwendet: 1.) In den Kundenstammdaten über die Schaltfläche SachbearbeiterIn 2.) In der Auftragsbearbeitung wird dieser Mitarbeiter im Feld Provision für als Standardvorgabe vorgeschlagen. Grundgehalt Das Grundgehalt ist ein fixer Grundbetrag. Provision wird nur für den übersteigenden Betrag gewährt, d. h. das Grundgehalt wird letztlich von der Provision des Mitarbeiters abgezogen. 68

69 Artikelstammdaten In den Artikelstammdaten werden sämtliche Artikel einschließlich Stücklisten, Dienstleistungen und sonstige Kosten, die in Rechnung gestellt werden (z. B. Versandkosten), erfasst. Außerdem werden hier die Einkaufs- und Verkaufspreise, die Seriennummern, usw. verwaltet. Um in die Artikelstammdaten zu gelangen, wechseln Sie in das Hauptmenü und klicken die Schaltfläche Artikelstammdaten an. Das Kombinationsfeld des Artikelbereiches enthält außerdem vier Funktionen, nämlich alle Artikel, Stücklisten, Lagerartikel und Seriennummernartikel. Alle diese Funktionen öffnen dasselbe Formular, es werden nur entsprechende Filter gesetzt. Durch Anklicken der Schaltfläche Artikelstammdaten erhalten Sie alle Artikel, durch Auswahl einer der vier Funktionen des Kombinationsfeldes wird ein leerer Datensatz zum Anlegen eines neuen Artikels angezeigt, oder es werden gefiltert nur noch Artikel, die eine Stückliste enthalten, Artikel, die in einem Lager geführt werden oder Artikel, für die Seriennummern verwaltet werden, angezeigt. Die jeweils enthaltenen Programmfunktionen sind in allen vier Bereichen identisch, da die drei übrigen Bereiche durch eine Filterung jeweils nur eine Auswahl der Artikelstammdaten anzeigen. Es genügt also, wenn die enthaltenen Funktionen nur einmal beschrieben werden. Die jeweils speziellen Funktionen z. B. im Stücklistenbereich erreichen Sie auch, indem Sie über die Schaltfläche Artikelstammdaten in den Artikelstamm wechseln und einen Stücklistenartikel auswählen. 69

70 Das Formular ist beim Öffnen zunächst schreibgeschützt. Wenn Sie Daten eingeben oder ändern wollen, klicken Sie die Schaltfläche mit dem Schloss an. Es wird nun wie in der obigen Grafik das Symbol angezeigt, was bedeutet, dass Sie die Daten ändern können. Schaltflächen Die Schaltflächen auf der linken Seite des Formulars haben folgende Funktion: Suchformular Öffnet ein Formular mit diversen Kombinations- (=Listen-) feldern, über die Sie Artikel suchen können. Wenn Sie beispielsweise nur die Bezeichnung des Artikels kennen, öffnen Sie das Kombinationsfeld Bezeichnung 1. Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil am rechten Rand des Feldes oder drücken Sie die Taste F4. Geben Sie dann die Bezeichnung des Artikels ganz oder teilweise ein. Wenn Sie die Schaltfläche Suchbaum anklicken, wird dieses Formular geöffnet: 70

71 Die Inhalte dieser Felder beziehen sich auf die Funktion Suchbaum bearbeiten, also die Schaltfläche darunter. Verwenden Sie diese Felder am besten in mehreren Stufen. Vergeben Sie im Feld 1 einen Oberbegriff, in 2 einen diesem Oberbegriff untergeordneten Begriff, usw. Auf diese Weise können Sie einen bis zu 4-stufigen Suchbaum erstellen. Nun also zurück zum Such- und Filterformular. Die Felder des Formulars mit der Bezeichnung Filterformular sind nicht wie beim Suchformular voneinander unabhängig, sondern bauen aufeinander auf. Wählen Sie zunächst einen Wert aus dem Feld Kriterium 1 aus. Wechseln Sie dann in das Feld Kriterium 2. Hier werden nun nur noch Werte angezeigt, die dem Kriterium 1 untergeordnet sind. Verfahren Sie dann analog mit den Kriterien 3 und 4. Am Ende erhalten Sie im Feld Artikelnummer eine entsprechende Eingrenzung und können nun aus einer geringeren Anzahl von Artikeln auswählen. Mitunter geht es schneller, wenn Sie die Access-Suchfunktion verwenden. Klicken Sie dazu zunächst auf das Feld, in dem Sie suchen wollen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche 71

72 Es wird nun ein Formular geöffnet, in dem Sie nach verschiedenen Kriterien suchen können. Alternativ zur Schaltfläche mit dem Fernglas können Sie auch mit der rechten Maustaste auf das Feld klicken, in dem Sie suchen wollen. Wählen Sie dann aus dem Menü, das geöffnet wird, den Befehl suchen. Beachten Sie, dass die rechte Maustaste nur dann unterstützt wird, wenn Sie eine Version von MS-Access verwenden. Die von uns mitgelieferte Access-Runtime-Version unterstützt diese Funktion nicht. Weitere Informationen zur Suchfunktion finden Sie im hinteren Teil dieser Dokumentation.. Suchbegriffe Sie können hier eine beliebige Anzahl von Suchbegriffen zu jedem Artikel erfassen. Nach diesen Suchbegriffen können Sie (nur) im oben beschriebenen Suchformular suchen. Suchbaum bearbeiten Sie können neue Werte eintragen oder aus den Vorgaben, die Sie über die gleichnamige Schaltfläche anlegen, auswählen. Benutzen Sie diese Felder als Filterkriterien, oder um Suchbäume zu realisieren. Ein neu eingegebener Begriff erscheint erst in der Liste, wenn Sie das Formular erneut öffnen. Über die Schaltfläche Vorgaben können Sie Vorgabewerte für diese Felder anlegen: 72

73 Der eigentliche Vorgabewert steht dabei in der Spalte Vorgabekriterium. Über die Nummer legen Sie fest, für welches Kriterium dieser Vorgabewert verwendet wird. Beispielsweise wird der Vorgabewert Stückliste-Fertigung, für den die Nummer 1 festgelegt ist, in der Vorgabeliste des Feldes 1 angezeigt, während der Vorgabewert Stückliste-Bauteil in der Vorgabeliste des Feldes 2 angezeigt wird. Langtext Hier können Sie einen Artikeltext eingeben, der bis zu Byte groß sein kann. Dieser wird auch auf Belegen mit ausgedruckt. Sie können pro Artikel einen Langtext eingeben. Zeilenumbrüche erhalten Sie - wie auch in allen anderen Textfeldern - durch die Tastenkombination STRG und ENTER. Im Langtextformular können Sie festlegen, ob der Text auf Belegen der Auftragsbearbeitung (ohne Mahnwesen), auf den Belegen des Bestellwesens oder beidem ausgedruckt werden soll. 73

74 Der Langtext wird in die Auftragsbearbeitung übernommen. Dort können Sie ihn dann noch direkt in bearbeiten, indem Sie auf die Schaltfläche Langtext klicken. Diese finden Sie bei den Artikelpositionen (Artikel/Positionen) des Geschäftsvorfalls: Falls Sie den Text nur auf einzelnen Belegen benötigen (z. B. Auftragsbestätigungen oder Angeboten), löschen Sie am besten das Feld Langtexte in den entsprechenden Berichtsentwürfen. Wie Sie in die Berichtsentwürfe gelangen, erfahren Sie im Kapitel Erstmaliges Einrichten von SRSoft P/3000 dieser Dokumentation. Lagerbestände SRSoft P/3000 ist mehrlagerfähig, unterstützt also die Bestandsführung eines Artikels in mehreren Lagern. Über dieses Formular legen Sie neben einigen anderen Daten fest, in welchem Lager der Artikel geführt werden soll. Die Anzahl der möglichen Lager ist letztlich unbegrenzt. Im weiteren Programmverlauf wird der Artikelbestand pro Lager automatisch bei entsprechenden Buchungsvorgängen fortgeschrieben. Dazu geben Sie bei entsprechenden Geschäftsvorfällen in der Auftragsbearbeitung und dem Bestellwesen bei jeder Artikelposition den Lagerort an, von dem der Bestand aboder zugebucht werden soll. Wählen Sie im gleichnamigen Feld zunächst den Lagerort aus, für den Sie einen Bestand anlegen wollen. Im Feld Bestand geben Sie dann den Anfangsbestand an. Die Felder AB bzw. BW können hier nicht editiert werden. Sie zeigen Ihnen die offenen Auftragsbestätigungen und die offenen Bestellungen für diesen Artikel und diesen Lagerort. Die Werte in diesen Feldern werden beim Buchen von Auftragsbestätigungen und Bestellungen erhöht, bei Lieferung (Lieferschein oder Rechnung) und Wareneingängen verringert. 74

75 Wenn Sie die Lagerortvorgaben öffnen, können Sie hier Bezeichnungen für Lagerorte eingeben. Durch aktivieren des Kästchens Standardlagerort legen Sie einen Standardlagerort für das Bestellwesen oder die Auftragsbearbeitung fest. Das ist zwar nicht unbedingt notwendig, aber sehr sinnvoll. Bei Buchungsvorgängen in der Auftragsbearbeitung oder dem Bestellwesen wird nur dann eine Lagerbewegung vorgenommen, wenn dort ein Lagerort angegeben wird. SRSoft P/3000 macht als Standardvorgabe den Lagerort, den Sie hier im Artikelstamm als Standardlagerort angegeben haben. Wird der betreffende Artikel am Standardlager nicht geführt, wählt SRSoft P/3000 einen Lagerort aus, wo der Artikel geführt wird. Sperrlager Bestände in Sperrlagern werden nicht beim Artikelbestand des jeweiligen Artikels berücksichtigt. Bebuchen können Sie ein Sperrlager ausschließlich über die Funktion Lagerbewegungen im Programmteil Lager. D. h. weder in der Auftragsbearbeitung noch im Bestellwesen lässt sich der Bestand eines Sperrlagers fortschreiben. Letzte Bewegung Im Feld letzte Bewegung sehen Sie das Datum der letzten Bestandsveränderung. Wie auch der aktuelle Bestand wird dieses Feld bei entsprechenden Vorgängen von SRSoft P/3000 automatisch geändert. Bestellvorschläge Ist das Feld Bestellvorschläge aktiviert, werden beim automatischen Bestellwesen Bestellvorschläge für diesen Artikel und diesen Lagerort generiert. 75

76 Anmerkung: Um Bestellvorschläge zu generieren, muss im Artikelstamm das Kästchen Bestellvorschläge aktiviert sein. Dispoformel Pro Artikel und Lagerbestand wird je eine Dispositionsformel zugewiesen. Diese wird zur Berechnung der Bestellvorschläge herangezogen. Beim automatisierten Bestellwesen muss die jeweilige Bestellmenge der Artikel berechnet werden. Hierzu stehen Ihnen einige Dispositionsformeln zur Verfügung. Welche Formel beim aktuellen Artikel angewendet werden soll, legen Sie hier fest. Die benötigten Daten werden folgendermaßen ermittelt: Dispofaktor: Diesen Multiplikator können Sie über die Schaltfläche Dispositionsfaktor einstellen. Sollbestand: Diesen Richtwert geben Sie direkt in den Artikelstammdaten jedes Lagerartikels an. Mindestbestand: Auch diesen Wert geben Sie direkt in den Artikelstammdaten ein. Bestand: Der aktuelle Bestand jedes Artikels wird von der SRSoft P/3000 automatisch in der Lagerhaltung geführt. Auftragsmenge: Das ist die Anzahl des Artikels, für die Auftragsbestätigungen gespeichert sind. Bestellmenge: Das ist die Anzahl des Artikels, für die Bestellungen gespeichert sind. Durchschnittsverbrauch pro Monat seit 1 Jahr: Für diese Berechnung werden Rechnungsbelege zugrunde gelegt. Das automatische Bestellwesen, in dem diese Formeln verwendet werden, erreichen Sie im Programmteil Bestellwesen über die Schaltfläche Disposition. Sie können außerdem noch festlegen, ob bei der Berechnung der Bestellvorschläge Lieferzeiten berücksichtigt werden. Beispiel: Lagerbestand = 0 Auftragsbestand: 5 (Liefertermin ) 76

77 Bestellbestand/offene Bestellungen: 10 (erwarteter Liefertermin , Lieferzeit 3 Tage) Werden bei der Berechnung Lieferzeiten berücksichtigt, erhalten Sie einen Bestellvorschlag von 5 Stück am ( drei Tage) Werden Lieferzeiten nicht berücksichtigt, erhalten Sie keinen Bestellvorschlag, da die Bestellmenge die Auftragsmenge übersteigt. Welche der beiden Varianten verwendet wird, legen Sie unter Administration/Sonstige Stammdaten fest: Sollbestand Falls der aktuelle Bestand des Artikels unter dem Sollbestand liegt, wird der Artikel ggf. in der Bestellvorschlagsliste aufgeführt. Meldebestand Falls Sie während der Auftragsbearbeitung einen Artikel auswählen, dessen aktueller Bestand unter dem Meldebestand liegt, wird ein entsprechender Hinweis eingeblendet. Mindestbestand Falls Sie während der Auftragsbearbeitung einen Artikel auswählen, dessen aktueller Bestand unter dem Mindestbestand liegt, wird ein entsprechender Hinweis eingeblendet. Sie haben dann darüberhinaus die Möglichkeit, den ausgewählten Artikel durch dessen Ersatzartikel, den Sie unter dem Menüpunkt Bearbeiten/Ersatzartikel festlegen angeben können (s. u.), zu ersetzen. Höchstbestand: Geben Sie hier den Wert an, der möglichst nicht überschritten werden soll. Stückliste In der Stücklistenverwaltung von SRSoft P/3000 können Sie mehrere Artikel zu einem Hauptartikel zusammenfassen. D. h. dass Artikel, die mit einer Stückliste in Zusammenhang 77

78 stehen, im Artikelstamm als Artikel enthalten sind. Das gilt sowohl für den Hauptartikel als auch für enthaltene Artikel und Unterstücklisten. Die Stückliste eines Artikels kann wiederum einen anderen Hauptartikel (der wiederum eine Stückliste enthält) beinhalten. D. h. SRSoft P/3000 unterstützt mehrstufige Stücklisten. Hauptartikel ist immer der in den Artikelstammdaten gerade aktuelle Artikel. D. h. dieser Artikel "besteht" aus der Stückliste, die Sie im Stücklistenformular auswählen. Buchung in der Auftragsbearbeitung Im Programmteil Auftragsbearbeitung können Sie entweder den Hauptartikel oder die Stückliste bei Lagerbuchungen berücksichtigen. Ist der Hauptartikel ein Lagerartikel, wird die Stückliste bei Lieferscheinbuchungen nicht aufgelöst. Das Programm geht in diesem Fall davon aus, dass der Artikel gefertigt wird. Falls Sie den Artikel auf dem Lieferschein ausweisen, jedoch seine Stückliste automatisch buchen wollen, muss beim Hauptartikel eingestellt sein: Lagerartikel: nein Stückliste: ja Stückliste auflösen: ja Außerdem müssen natürlich die Bauteile im Lager geführt werden. Buchung in der Fertigung Weiterhin sind Stücklisten grundlegend für den Programmteil Fertigung. Gefertigt wird immer ein Hauptartikel. D. h., Sie können nur Artikel fertigen, denen eine Stückliste zugrunde liegt. Um den Artikel fertigen zu können, muss beim Hauptartikel eingestellt sein: Lagerartikel: ja Stückliste: ja Stückliste auflösen: ja 78

79 Außerdem müssen natürlich die Bauteile im Lager geführt werden. SRSoft P/3000 unterstützt folgende Stücklistentypen: Baukastenstückliste: Berücksichtigt nur die erste Stücklistenstufe mit Variantenbezeichnung 0; Unterstücklisten werden also nicht aufgelöst. Variantenstückliste: Berücksichtigt nur die erste Stücklistenstufe mit allen Varianten; Unterstücklisten werden also nicht aufgelöst. Mengenstückliste: Berücksichtigt alle Stücklistenstufen. Unterstücklisten werden also vollständig aufgelöst. Strukturstückliste: Berücksichtigt je nach Einstellung auch Unterstücklisten. Ob Unterstücklisten aufgelöst werden, hängt von zwei Feldern im Artikelstammdatenformular ab: Stückliste: Hier stellen Sie ein, ob der aktuelle Artikel eine Stückliste enthält oder nicht. Wenn Sie diesen Wert auf "Nein" setzen, wird in der Auftragsbearbeitung selbst dann nur der Hauptartikel gebucht (d. h. Lager und Statistiken fortgeschrieben), wenn Sie im Stücklistenformular Einträge vorgenommen haben. Stückliste auflösen: Wenn Sie das Feld auf "Ja" setzen, wird in der Auftragsbearbeitung nicht der Hauptartikel, sondern die Stückliste gebucht (Ausnahme: Fertigung). In der Lagerhaltung und den Statistiken werden also ggf. die Bestände der enthaltenen Stücklistenartikel fortgeschrieben. Dazu darf der Hauptartikel NICHT im Lager geführt werden. Demgegenüber MUSS der Hauptartikel im Lager geführt werden, falls Sie ihn fertigen wollen. Um eine Stückliste für die Lagerbuchung aufzulösen, müssen Sie sich also für eine der beiden Varianten entscheiden. Unterstücklisten werden genauso wie der Hauptartikel behandelt. Es werden demnach die beschriebenen Felder und Einstellungen beim Unterstücklistenartikel analog zum Hauptartikel berücksichtigt. Sie können später in der Auftragsbearbeitung noch bei jeder Position entscheiden, wie die Stückliste (in der ersten Stufe) bei der betreffenden Auftragsposition behandelt werden soll. Sie können (nur) die erste Stufe der Stückliste in der Auftragsbearbeitung noch ändern bzw. dort erst anlegen. 79

80 Die Schaltflächen Baukasten-, Varianten-, Mengen- und Strukturstückliste drucken die entsprechenden Stücklisten für den aktuellen Hauptartikel, also den im Artikelstamm aktiven Artikel aus. Über die Felder kein Preis, EK und VK auf der rechten Formularseite können Sie festlegen, ob und wenn ja welche Preisangaben zu jedem Artikel mit ausgegeben werden sollen. Klicken Sie kein Preis an, wenn keine Preisangaben erfolgen sollen, EK, wenn der Einkaufspreis des Standardlieferanten des betreffenden Artikels ausgegeben werden soll und VK, wenn der Verkaufspreis benötigt wird. Dabei werden durchschnittliche Werte herangezogen. Bei EK-Preis erfolgt die Berechnung so: Falls ein Standardlieferant festgelegt wurde, wird dessen Preis verwendet. Sonst die Summe der Einkaufspreise umgerechnet in Standardwährung dividiert durch die Preiseinheit aller Lieferanten. Das Ergebnis wird wiederum dividiert durch die Anzahl der Lieferanten des Artikels. Bei VK-Preisen wird der Durchschnittspreis aller Preisgruppen des Artikels berechnet: Also Summe aus (Preis / Preiseinheit) aller Preisgruppen dividiert durch die Anzahl der Preisgruppen. 80

81 Im Kopf der Stückliste finden Sie ein weiteres Feld EK-Preis. Dahinter verbirgt sich der Gesamtwert der Stückliste. Als Grundlage dienen die Preise des jeweiligen Standardlieferanten, oder, falls keiner angelegt wurde, der günstigste EK-Preis. Im Gegensatz zu den Einzelpositionen der Stückliste wird also nicht der Durchschnitts-EK ermittelt. Insofern entspricht dieser Wert ggf. nicht der Summe der ausgewiesenen EK-Preise der Einzelpositionen. Die kalkulatorischen Kosten werden dem Artikelstamm des Hauptartikels entnommen. Um das Gewicht zu ermitteln, wird die Stückliste wieder aufgelöst. Es ist also das Gesamtgewicht der Bauteile. Die Schaltfläche Fehlteile gibt eine (Struktur-) Stückliste für den aktuellen Hauptartikel aus. Dabei werden Sie zunächst nach der gewünschten Anzahl des Hauptartikels gefragt. Das Programm berücksichtigt nur solche Stücklistenartikel, deren Lagerbestand unterhalb der in der angegebenen Anzahl der Hauptartikel enthaltenen Menge liegt, d. h. Fehlbestände. Die Felder aktuelle Stückliste, vorherige- und nächste Stufe ermöglichen Ihnen das Navigieren durch eventuell enthaltene Unterstücklisten. Das Feld aktuelle Stückliste zeigt Ihnen dabei an, in welcher Stückliste Sie sich gerade befinden. Dieser Wert ändert sich also z. B., wenn Sie über die Schaltfläche nächste Stufe in eine Unterstückliste verzweigt sind. Die Liste, die in diesem Feld enthalten ist, wird dann entsprechend ergänzt, so dass Sie später auch direkt zu einer Stückliste wechseln können, die mehrere Stufen unter oder über der aktuellen liegt. Dazu wählen Sie einfach den betreffenden Eintrag in der Liste aus. 81

82 Um über die beiden Schaltflächen zu navigieren, setzen Sie den Cursor einfach in die Zeile der Stückliste, die gewünschte Unterstückliste enthält, und klicken dann auf nächste Stufe. Wenn Sie zur vorherigen Stufe zurückwollen, spielt es keine Rolle, in welcher Zeile der Cursor steht. Wichtig: Wenn Sie Artikel in einer Unterstückliste ergänzen, werden diese dem aktuellen Hauptartikel, der also im Artikelstamm gerade aktiv ist, zugeordnet. Wenn Sie also über nächste Stufe zu einer Unterstückliste gewechselt sind und dort einen Artikel ergänzen, wird dieser nicht der Unterstückliste, sondern dem aktuellen Hauptartikel zugeordnet. Änderungen an den bereits enthaltenen Bestandteilen der Unterstückliste sind jedoch möglich und werden auch bei der Unterstückliste berücksichtigt. Neu sortieren Wenn Sie eine neue Position für den Stücklistenartikel festgelegt haben, und die Liste nach der nun geltenden Sortierreihenfolge anzeigen wollen, klicken Sie diese Schaltfläche an. Die Daten werden an Hand des Feldes Position neu sortiert. Eine weitere Funktion, die mit der Stücklistenverwaltung in Zusammenhang steht, ist der Verwendungsnachweis, den Sie im Artikelstammdatenformular finden und der im folgenden beschreiben wird. Um eine Stückliste anzulegen bzw. Artikel oder Unterstücklisten zu ergänzen, tragen Sie einfach in das Feld Artikel-Nr. des letzten, also freien Datensatzes, die betreffende Artikelnummer ein, oder Sie doppelklicken dieses Feld und wählen den Artikel aus dem Suchformular aus, das dann geöffnet wird. Um einen Artikel aus der Stückliste zu entfernen, klicken Sie in dieser Position links vom Feld Artikel-Nr. auf die graue Fläche, die dann markiert wird, und drücken anschließend die Entf-Taste Ihrer Tastatur. Das Feld Bezeichnung wird automatisch vom Programm gesetzt, kann von Ihnen jedoch noch geändert werden. Die Anzahl gibt die Menge des Unterartikels an, die im Hauptartikel enthalten ist. Über die Position legen Sie die Sortierreihenfolge der Stückliste fest. Sie können hier alphanumerische Werte eintragen. Die Position wird mit in die Ausdrucke der Stücklisten übernommen. Über das Feld Variante können Sie Stücklistenvarianten verwalten. Sie können also mehrere Versionen einer Stückliste gleichzeitig verwalten und über dieses Kennzeichen unterscheiden. Die Standardstückliste, die auch im weiteren Programmverlauf berücksichtigt wird, die Variante "0". Das ist also die aktive Variante. Die Liste der Vorgabewerte des Feldes Variante können Sie ergänzen, indem Sie das Feld doppelklicken und dann entsprechende Einträge vornehmen. In das Feld Variante können ebenfalls alphanumerische Zeichen, also Text, eingetragen werden. Der Infofeld Stückliste können Sie nicht editieren. Es zeigt Ihnen an, ob diese Position wiederum eine Stückliste enthält. Über die Schaltflächen vorherige Stufe und nächste Stufe können Sie bequem durch die Unterstücklisten navigieren. Bei allen Vorgängen innerhalb SRSoft P/3000 einschließlich der oben beschriebenen Stücklistenausdrucke wird immer nur Variante "0" verwendet. Einzige Ausnahme ist die 82

83 Funktion bzw. Schaltfläche Variantenstückliste, die Ihnen alle Varianten der Stückliste, jedoch nur in der ersten Stücklistenstufe, ausdruckt. Wenn ein Hauptartikel (eventuell auf einer anderen "Stufe") doppelt vorkommt, gerät SRSoft P/3000 im Programmteil Auftragsbearbeitung in eine Endlosschleife. Ein Beispiel hierfür ist z. B. die folgende Konstellation: Büromaterial-Set enthält Stückliste: Notizblock enthält Stückliste Füller Block Schreibmaterial enthält Stückliste Büromaterial-Set (!) Kugelschreiber Filofax Das Büromaterial-Set enthält also u. a. den Artikel Schreibmaterial, der seinerseits wiederum das Büromaterial-Set enthält. Sie müssen darauf achten, dass derartige Strukturen nicht entstehen. Sie sind ja auch unsinnig. Im Bestellwesen wird die Stücklistenfunktion nicht unterstützt. SRSoft P/3000 geht also davon aus, dass Sie immer die Einzelteile unabhängig vom Hauptartikel bestellen. Eine Ausnahme bildet die Funktion Bestellungen über Artikel anlegen, über die Sie z. B. einen Hauptartikel auswählen und dessen Stückliste bestellen können. Eine Beschreibung der Funktion finden Sie weiter unten im Bestellwesen. Über die weitere Behandlung der Stücklisten lesen Sie bitte die Ausführungen in der Auftragsbearbeitung sowie im Bestellwesen bei den Funktionen Bestellungen über Artikel anlegen und Bestellvorschläge. aktuellen Artikel aktivieren Über diese Schaltfläche können Sie den Artikel, der in der Stückliste gerade aktiv ist, im Artikelstammdatenformular anzeigen lassen und dort ggf. bearbeiten. Über die Schaltfläche Rücksprung zur Stückliste, die nun bei diesem Artikel angezeigt wird, können Sie wieder zu Stücklistenformular zurückspringen. Verwendungsnachweis Durch Klicken auf diese Schaltfläche können Sie sich eine Liste auf den Monitor oder auf den Drucker ausgeben lassen für den aktiven Artikel. 83

84 Diese Liste enthält alle Hauptartikel dieses Artikels, in dessen Stückliste dieser enthalten ist. Seriennummernverwaltung Sie können zu jedem Artikelstammdatensatz (der z. B. ein bestimmtes Gerät repräsentiert) Seriennummern und eine Reihe anderer Daten anlegen und diese jeweils einem Kunden und einem Lieferanten zuordnen. Jeder Datensatz, den Sie hier anlegen, wird genau einem Artikelstammdatensatz und einem Kunden zugeordnet. Damit Sie im Garantiefall nachvollziehen können, bei welchem Lieferanten Sie das Gerät in Reparatur geben müssen, sollten Sie im Feld Lieferantennummer eine solche eintragen oder auswählen. Die Einträge in die Seriennummernverwaltung können Sie teilweise automatisiert im Bestellwesen bei der Bearbeitung des Belegtyps Wareneingang sowie in der Auftragsbearbeitung bei Lieferscheinen vornehmen bzw. bearbeiten. Dafür ist es notwendig, dass Sie beim Artikelstammdatensatz das Feld Seriennummernverwaltung auf der rechten Seite des Artikelstammdatenformulars anklicken. 84

85 Wenn Sie einen Wareneingangsbeleg bearbeiten und dabei einen Seriennummernartikel auswählen, wird folgendes Formular eingeblendet: Sie können hier für jeden eingegangenen Artikel seine Seriennummer und ggf. die anderen Daten im Formular eintragen. SRSoft P/3000 legt nun für jeden Eintrag einen Datensatz in der Seriennummernverwaltung an. Und zwar mit der Zuordnung zum aktuellen Artikel und zum aktuellen Lieferanten. Sobald Sie diesen Artikel in der Auftragsbearbeitung bei einem Lieferschein auswählen, wird eine Zuordnung der Seriennummern zu dem aktuellen Kunden vorgenommen. Nach Auswahl des Artikels wird dazu dieses Formular eingeblendet: Wie Sie bereits dem Text im Formular entnehmen können, stellen Sie eine Verbindung der ausgelieferten Artikel zum aktuellen Kunden her, indem Sie bei den entsprechenden Seriennummern das Feld Markierung anklicken. Im Seriennummernformular der Artikelstammdaten können Sie nun die Informationen dieser Vorgänge abrufen und natürlich auch bearbeiten: 85

86 Die Funktion Lieferschein aktivieren lädt den Lieferschein, zu dem die aktuelle Seriennummernposition gehört. Voraussetzung ist, dass die Auswahl der Seriennummern bei der Bearbeitung der Lieferscheinpositionen erfolgte und nicht bei der Datenübernahme. Als weitere Voraussetzung muss der Lieferschein noch in der Auftragsbearbeitung gespeichert sein. Haben Sie den Beleg gelöscht, kann er auch nicht mehr aktiviert werden. Über den Menüpunkt Bearbeiten/Übergabeprotokoll lässt sich ein Übergabeprotokoll mit allen Geräten, bei denen das Feld drucken angeklickt ist, ausgeben. Sie sollten über das Übergabeprotokoll nur Geräte eines Kunden ausdrucken. In den Firmenstammdaten können Sie sich eine Liste aller Seriennummern der gerade aktuellen Adresse anzeigen lassen: 86

87 Verkaufspreise Sie können pro Artikel beliebig viele Preisgruppen anlegen. Ihre Entsprechung finden diese Preisgruppen in den Kundenstammdaten, indem Sie jedem Kunden maximal zwei Preisgruppen zuordnen. Diese Preisgruppenfelder in den Kundenstammdaten heißen Preisgruppe und Preisgruppe2. Preisänderung bei übergeordneten Artikeln fortschreiben Wenn im Artikelstamm/Preisgruppen der VK eines Artikels geändert wird, prüft das Programm ob dieser Teil einer Stückliste ist. Falls ja, können die VK-Preise aller Preisgruppen der übergeordneten ("Haupt"-) Artikel automatisch geändert und ein entsprechendes Protokoll ausgegeben werden. Das funktioniert nicht bei Preisänderungen über die Schaltflächen ("VK-Preis neu berechnen"). 87

88 Bei der Auftragsbearbeitung wird dann der Verkaufspreis der jeweiligen Preisgruppe zugrunde gelegt. Die Felder Einkaufspreis und Aufschlagsatz sollen Ihnen nur die Ermittlung des Verkaufspreises erleichtern, für den weiteren Programmverlauf sind sie nicht von Bedeutung. Sie können diese Felder auch leer lassen (die im Bestellwesen benutzten Einkaufspreise werden über die Schaltfläche Lieferanten oder in den Lieferantenstammdaten (s. u.) festgelegt). Die kalkulatorischen Kosten werden aus dem Artikelstammdatenformular übernommen. Sie können sich diese automatisch übernehmen lassen, wenn Sie die Schaltfläche kalkulatorische Kosten neu berechnen anklicken. Bruttofakturierung In Feld brutto legen Sie für jeden Preis fest, ob dieser bereits Umsatzsteuer enthält, also brutto fakturiert wird, oder nicht. Wichtig ist hierbei das Zusammenspiel mit dem Feld Bruttofakturierung in den Kundenstammdaten: Haben Sie dieses Feld bei einem Kunden aktiviert, wird dieser nur noch brutto fakturiert. Angenommen, der Kunde hat Preisgruppe 2. Ihm wird nun ein Artikel X mit einem Preis von 100,-, bei dem das Feld brutto aktiviert ist, und ein Artikel Y mit einem Preis von 200,-, bei dem das Feld brutto nicht aktiviert ist, verkauft, erscheinen die beiden Artikel auf der Rechnung mit 100,- bzw. 238,-. Der Preis des Artikels Y wird von SRSoft P/3000 also von netto in brutto umgerechnet, da ja der Kunde aufgrund der Vorgabe in den Kundenstammdaten brutto fakturiert werden soll. Wird umgekehrt einem Kunden, der netto fakturiert werden soll, ein Artikel mit einem Bruttopreis verkauft, rechnet SRSoft P/3000 den Bruttopreis in einen Nettopreis um. Wenn Sie das Feld Preisgruppe doppelklicken, können Sie eine Vorgabeliste anlegen: Vorgehensweise: Im Feld Preisgruppe tragen Sie eine Ziffer ein. Sie können z.b. Preisgruppe 1 für "Standard"-Kunden festlegen. Bei jedem Artikel legen Sie dann die Preisgruppe 1 mit dem Verkaufspreis an, den Sie im Normalfall erzielen wollen. Zusätzlich können Sie z.b. eine Preisgruppe mit einem Preis anlegen, der nur für einen ganz bestimmten Kunden gilt. In diesem Fall könnten Sie z.b. die (numerische) Kundennummer als Preisgruppe verwenden. Nehmen wir an, die Kundennummer lautet Dann 88

89 tragen Sie also in den Artikelstammdaten ins Feld Preisgruppe den Wert und in das Feld Verkaufspreis den VK für diesen Kunden und diesen Artikel ein. Optional können Sie bei jedem Artikel pro Preisgruppe bis zu 10 Staffelpreise vergeben. In der Auftragsbearbeitung wird dieser Staffelpreis (-Nachlass) automatisch mit dem Verkaufspreis verrechnet. In den Kundenstammdaten ordnen Sie jedem Kunden mindestens eine Preisgruppe zu. Belegen Sie hierzu das Feld Preisgruppe mit einem Wert, der für jeden Artikel existiert. Im o.g. Beispiel wäre das der Wert 1. Zusätzlich können Sie im Feld Preisgruppe2 einen Wert eintragen, der nicht unbedingt bei jedem Artikel existiert. In unserem Beispiel wäre das also Wenn Sie diesem Kunden nun z. B. eine Rechnung für einen Artikel schreiben, sucht SRSoft P/3000 in den Artikelstammdaten des ausgewählten Artikels zunächst nach dem Verkaufspreis bei Preisgruppe Wird hier nichts gefunden, wird nach Preisgruppe 1 gesucht und dieser VK angesetzt. Der gefundene Verkaufspreis wird außerdem noch mit den Staffelpreisen verrechnet, die Sie zur jeweiligen Preisgruppe angelegt haben. Analog verfahren Sie mit weiteren Preisgruppen. Machen Sie sich am besten bereits vor Anlage der Artikelstammdaten klar, wieviele Preisgruppen Sie standardmäßig vergeben wollen. Sie könnten z.b. Preisgruppe 1 für Standardkunden, Preisgruppe 2 für besonders gute Kunden und Preisgruppe 3 für Wiederverkäufer verwenden. Außerdem könnten Sie für spezielle Kunden zusätzlich jeweils eine eigene Preisgruppe vergeben, die Sie in den Kundenstammdaten am besten ins Feld Preisgruppe2 eintragen. 89

90 Es gibt also folgende Möglichkeiten: Artikel: Preisgruppe: VK: PC XY , ,- PC YZ ,- Kunde: Preisgruppe: Preisgruppe2: Meier GmbH 1 Müller & Co Folgende Preise werden nun erzielt: PC XY PC YZ Meier GmbH 1990,- 1480,- Müller & Co 1589,- 1480,- Standardvorgabe ist immer die Preisgruppe 1. Verwenden Sie also am besten diese Preisgruppe für die üblichen Verkaufspreise. Staffelpreise Zu jeder Preisgruppe des Artikels können Sie außerdem bis zu 10 Staffelpreise vergeben. Diese Staffelpreise werden entweder prozentual angegeben (Beispiel: Bei einer Abnahmemenge zwischen 100 und 200 Stück werden 2% Preisnachlass gewährt) oder als absoluter Preis (Beispiel: Bei einer Abnahmemenge zwischen 100 und 200 Stück gilt der Preis 99 EUR pro Stück). Die Staffelpreise werden in der Auftragsbearbeitung nicht mehr gesondert ausgewiesen, sondern gleich mit dem Artikelpreis verrechnet. Falls keine Staffelpreise vergeben werden sollen, enthalten die Felder den Wert 0. Welche der beiden Varianten bei Ihnen zum Einsatz kommen sollen, legen Sie im Programmteil Administration / sonstige Stammdaten fest: 90

91 (prozentual) (als Währungsbetrag) Einkaufspreise Hier legen Sie den/die Lieferanten des aktuellen Artikels fest. Weitere notwendige Angaben sind unter anderem der Preis sowie ein Rabatt des betreffenden Lieferanten. Auf diese Daten wird im Bestellwesen zurückgegriffen. Wenn Sie das Feld Standardlieferant anklicken, wird dieser Lieferant bei der automatischen Erstellung von Bestellvorschlägen ausgewählt, unabhängig davon, ob ein anderer billiger ist. Hat ein Artikel keinen Standardlieferanten, wird der mit dem niedrigsten Preis ausgewählt. Falls Sie mehrere Standardlieferanten für einen Artikel festlegen, wird der Bestellvorschlag für den ersten gefundenen Standardlieferanten angelegt. Im Feld Einkaufspreis geben Sie an, wie viel der Artikel in der Landeswährung des ausgewählten Lieferanten kostet. 91

92 Im Feld Rabatt geben Sie ggf. den Rabatt in % an, den Sie beim Lieferanten für den Artikel erhalten. Dieser Rabatt ist mengenunabhängig. Das Feld Rabatt darf nicht leer bleiben. Lassen Sie also ggf. den Wert 0 darin stehen. Das Feld Umsatzsteuer enthält den ggf. abweichenden Umsatzsteuersatz des Lieferanten. Dieses Feld kann im innergemeinschaftlichen Handel relevant sein. In den Feldern Bezeichnung 1 und Bezeichnung 2 geben Sie die Bezeichnungen für den aktuellen Artikel an, die Sie bei diesem Lieferanten verwenden wollen. Standardvorgabe ist hierbei die Bezeichnung, die Sie bereits im Artikelstammdatenformular angegeben haben. Wenn Sie keine andere Bezeichnung vergeben wollen, lassen Sie die Felder unverändert. Diese Bezeichnungen werden in alle Geschäftsvorfälle mit diesem Lieferanten übernommen, sofern keine fremdsprachigen Artikelbezeichnungen zum Tragen kommen. Anmerkung: Die Änderung der Artikelbezeichnungen im Artikelstammdatenformular ändert bereits bestehende Artikelbezeichnungen in den EK-Preise nicht. Beachten Sie das bitte insbesondere, wenn Sie duplizieren und anschließend deren Bezeichnung ändern. Grund hierfür ist, dass es sich um lieferantespezifische Bezeichnungen handelt. D. h. Sie können hier von Ihrer Standardbezeichnung abweichende Texte anlegen. Das Feld Bestellnummer wird bei der Artikelauswahl im Bestellwesen verwendet. In den Berichten erscheint dieses Wert als Ihre Artikelnummer:.... Sie müssen in dieses Feld keinen Wert eingeben. Die Mindestbestellmenge sowie die Verpackungseinheit ( Wieviel Stück sind in einer Packung enthalten ) werden mit Ihren Angaben im Bestellwesen verglichen. Falls Sie zu wenig oder eine falsche Anzahl (Verpackungseinheit) bestellen wollen, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Die Preiseinheit gibt an, wieviel Stück einen Einkaufspreis - nämlich den, den Sie im Feld Einkaufspreis angegeben haben - ergeben. Falls z. B. eine Packung mit 500 Kugelschreibern 200,- EUR kostet, enthält das Feld Einkaufspreis den Wert 200,- EUR und das Feld Preiseinheit den Wert 500. Das Feld Verpackungseinheit enthält demgegenüber zwar auch den Wert 500, ist aber für die Preisberechnung nicht relevant. Es beeinflusst lediglich die Bestellmenge (d. h. Sie können z. B. keine 300 Kugelschreiber bestellen, sondern müssen immer 500 oder ein Vielfaches davon einkaufen). Die Felder Warengruppe, Wiederbeschaffungszeitraum und Bemerkungen haben derzeit keine Bedeutung für den weiteren Programmverlauf. Die Felder im unteren Formularbereich dienen der Preiskalkulation. Das Feld EK gibt den Einkaufspreis, den Sie oben im Feld Einkaufspreis (EK) in der Währung des Lieferanten eingegeben haben, in Ihrer Standardwährung an. Das Feld wird soweit möglich automatisch gesetzt, Schwankungen bei den Umrechnungskursen der Währungen bleiben dabei jedoch unberücksichtigt. 92

93 Staffelpreise In den Feldern Zoll, Fracht und Log (Logistik) können Sie entsprechende Aufschläge für diese Bereiche in % angeben, im Feld Zusatzkosten als Währungsbetrag. Die Schaltfläche Basispreis neu berechnen berechnet den Basispreis neu, wenn Sie in den Feldern Änderungen vorgenommen haben; i. a. wird das allerdings bereits automatisch vom Programm gemacht. Bei der Beschreibung der Verkaufspreise über Preisgruppen im vorherigen Abschnitt haben Sie gesehen, dass Sie für Preisgruppen Vorgaben anlegen können, indem Sie das Feld Preisgruppen doppelklicken und die Liste ergänzen. Über Preisgruppen erzeugen können Sie nun für jede dieser Preisgruppenvorgaben einen Datensatz in den Verkaufspreisen dieses Artikels anlegen lassen. Dabei wird der Einkaufspreis sowie eventuelle Aufschläge vorgegeben. Die Verkaufspreise können Sie erzeugen, indem Sie in den Preisgruppen die Schaltfläche Verkaufspreise berechnen anklicken. Hier können Sie für jede Position (also pro Artikel und Lieferant) Staffelpreise anlegen. Im Gegensatz zu den Preisgruppen (Verkaufspreisen) werden diese Staffelungen nicht über Prozentsätze, sondern direkt in der Lieferantenwährung erfasst. Sie geben also an, ab welcher Anzahl Sie welchen Preis bezahlen müssen. Diese Angaben werden dann im Bestellwesen direkt verrechnet. Die Reihenfolge der Eingabe ist unwichtig. Arbeitsgänge 93

94 Diese Funktion ist nur sichtbar, wenn im Programmteil Administration/Sonstige Stammdaten das Feld Setzen Sie WINPlan ein auf ja gesetzt ist. Die Software WINPlan ist ein Ressourcenplanungsprogramm, das nicht von SRSoft entwickelt wurde. Weitere Informationen dazu finden Sie auf unserer Website. Sie weisen dem Artikel hier Arbeitsgänge und diesen wiederum Ressourcen (z. B. Maschinen) zu. Die Arbeitsgänge werden beim Fertigungsprozess aus P/3000 nach WINPlan übertragen. Dort können sie mit diesen Daten eine Ressourcenplanung vornehmen: 94

95 Chargenverwaltung 95

96 Wenn Sie den Artikel in der Chargenverwaltung führen müssen, aktivieren Sie rechts das entsprechende Feld: Entsprechend wird dann die Schaltfläche Chargen eingeblendet. Über die Schaltfläche Rückverfolgung wird eine Liste aller auf diese Charge gebuchten Vorgänge angezeigt. Chargen werden lagerortunabhängig geführt. Die Chargenverwaltung lässt sich ein- oder ausschalten im Programmteil Administration / sonstige Stammdaten Neue Chargen werden beim Wareneingang oder direkt im Artikelstamm über das obige Formular erfasst. 96

97 Beim Warenausgang, wenn Sie also einen Lieferschein anlegen, können Sie die Chargennummer dort wiederum angeben: Hier in der Auftragsbearbeitung schlägt SRSoft P/3000 eine Standardvorgabe als Chargennummer vor. Welche Charge hierfür ausgewählt wird, können Sie wiederum unter Administration/sonstige Stammdaten festlegen: Wählen Sie hier die Option keine, wenn Sie keine Standardvorgaben wünschen. Sonst wählen Sie eine der anderen Möglichkeiten aus. Der Chargenbestand wird nur bei Lieferscheinen und Wareneingängen fortgeschrieben. Bei den übrigen Belegtypen wird die Standardchargennummer vorgegeben, sofern noch keine ausgewählt wurde. In der Rückverfolgung sind diese Vorgänge ohne Konsequenz für den Chargenbestand gelistet. Auch im Fertigungsprozess können Chargen zugewiesen werden: Das Feld Charge wird bei allen Artikeln angezeigt (das hat technische Gründe). Deshalb zeigt das Feld ChN zusätzlich an, welcher der Artikel überhaupt in der Chargenverwaltung geführt wird. Die Schaltflächen auf der rechten Seite des Formulars haben folgende Funktion: Umsatzauswertungen 97

98 Sie können hier die Umsätze unterschiedlicher Zeitabschnitte von zwei Jahrgängen vergleichen: Nettoumsätze 98

99 Dieses Formular zeigt die Rechnungsbeträge, die für den aktuellen Artikel angefallen sind, verteilt auf Monate (nach Rechnungsdatum) an. Lagerhistorie In der Lagerhistorie können Sie die Bestandsänderungen des Artikels nachvollziehen. Rückstände AB 99

100 Diese Funktion listet Ihnen die aktuellen Auftragsrückstände des Artikels auf. Rückstände BW Diese Funktion listet Ihnen die aktuellen Bestellrückstände des Artikels auf. Menüleiste Über die obere Menüleiste können Sie folgende Funktionen aufrufen: Menü Datei Datei/Ausstattung Sie können hier eine Liste von Features, Bemerkungen, etc. zum aktuellen Artikel anlegen. Auf diese Daten wird sonst nicht mehr zurückgegriffen. Datei/Objekte Sie können hier über OLE Objekte zum aktuellen Artikel speichern. Dazu gehören z. B. Tabellen aus Tabellenkalkulationsprogrammen, Grafiken, Tonsequenzen oder auch Videos. Diese Daten können direkt in SRSoft P/3000 gespeichert oder aber verknüpft werden. Eine sinnvolle Anwendung ist es, wenn Sie sich in Ihrer Tabellenkalkulation eine Standard-Artikel-Kalkulationstabelle als Vorlage erstellen und für den jeweiligen Artikelstammdatensatz hier im Programmteil Objekte abspeichern. Somit können Sie bei jedem Artikel dessen Preiskalkulation speichern. 100

101 Es besteht auch die Möglichkeit, ein Objekt nicht einzufügen (und es damit in SRSoft P/3000 zu speichern), sondern zu verknüpfen. Bei einer Verknüpfung haben Sie die Möglichkeit, auch aus anderen Programmen auf dieses Objekt zuzugreifen und es zu ändern. Das Objekt wird also nicht selbst in SRSoft P/3000 gespeichert, sondern nur ein Verweis auf die entsprechende Datei. Ob Sie einbinden oder einfügen wollen, stellen Sie im Einfügedialog ein: Dieser Dialog wird automatisch gestartet, wenn Sie die Schaltfläche Objekt einfügen anklicken. Anmerkung: Direkt im Artikelstammdatenformular können Sie auch eine Grafik verknüpfen. 101

102 Datei / weitere Artikelbezeichnungen (kundenspezifische und fremdsprachige Artikelbezeichnungen) Dieser Menüpunkt erlaubt es Ihnen, sowohl eine kundenspezifische Artikelbezeichnung als auch eine sprachenspezifische Artikelbezeichnung anzulegen, welche mit in die Auftragsbearbeitung übernommen werden. Das Formular erfüllt also zwei Funktionen: kundenspezifische und fremdsprachige Artikelbezeichnungen. Vorrangig wird die kundenspezifische Artikelbezeichnung behandelt, falls sowohl ein Kunde als auch eine Sprache angegeben wurde. Es wird also zunächst geprüft, ob im Feld Kunde das ist das obere Feld etwas ausgewählt wurde. Ist dieses Feld leer, wird der Wert im Feld Sprache das ist das untere Feld überprüft. Die Schriftart wird auf jeden Fall berücksichtigt. Mit dieser Programmfunktion ist es beispielsweise möglich, als Standard im Artikelstamm eine deutschsprachige Artikelbezeichnung anzugeben. Für Kunden im englischsprachigen Ausland legen Sie eine weitere Artikelbezeichnung mit der Sprache Englisch an. Zusätzlich können Sie nun eine oder mehrere kundenspezifische Artikelbezeichnungen definieren, um für einzelne Kunden andere Bezeichnungen und/oder Artikelnummern zu verwenden. Kundenspezifische Artikelnummern werden mit im Artikelbezeichnungsfeld angegeben. Kundenspezifische Artikelbezeichnungen Wollen eine für einen oder mehrere Kunden abweichende Artikelbezeichnung angeben, tragen Sie diese in den Feldern Bezeichnung 1 und 2 ein, und wählen Sie den Kunden im Feld Kunde aus. Für weitere Kunden oder Sprachen legen Sie neue Datensätze an. Fremdsprachige Artikelbezeichnungen Falls Sie Kunden oder Lieferanten im nicht deutschsprachigen Ausland haben, können Sie hier zum aktuellen Artikel andere Bezeichnungen eingeben. Außerdem legen Sie hier fest, um welche Sprache es sich handelt und ob Sie eine andere Schriftart verwenden wollen. 102

103 Die Bezeichnung für die Sprache wird im Programmteil Administration/Sprachen angelegt. Die Angabe der Sprache ist erforderlich, damit die Bezeichnungen später korrekt zugeordnet werden können. In den Kunden- und Lieferantenstammdaten wird ebenfalls eine Sprache festgelegt. Wird nun in der Auftragsbearbeitung oder dem Bestellwesen ein Kunde/Lieferant mit einer Fremdsprache ausgewählt, werden automatisch die fremdsprachlichen Artikelbezeichnungen (sofern vorhanden) verwendet. Die Vorgabewerte für die Schriftart können Sie anlegen, indem Sie das Feld Schriftart doppelklicken. Geben Sie den Namen der Schriftart bitte so an, wie er auch in den üblichen Auswahllisten in Windows erscheint. Zusätzlich können Sie bei Kunden im Ausland mit Belegkreisen (s. u.: Kundenstammdaten ) und Fremdwährungen arbeiten. Datei / Ersatzartikel festlegen Pro Artikel können Sie einen Ersatzartikel aus den bisher gespeicherten Artikelstammdatensätzen auswählen. Falls Sie in der Auftragsbearbeitung einen Artikel auswählen, prüft SRSoft P/3000 unter anderem, ob der Mindestbestand oder der aktuelle Lagerbestand des Artikels unterschritten wird. Falls ja, wird ein Hinweis mit der Möglichkeit eingeblendet, den Artikel durch seinen Ersatzartikel zu ersetzen. Diesen Ersatzartikel legen Sie hier in diesem Feld fest, indem Sie ihn aus der Liste auswählen. Diese Angabe ist optional, Sie brauchen also nicht unbedingt einen Ersatzartikel festlegen. Sie können pro Artikel max. einen Ersatzartikel festlegen. Menü Bearbeiten Bearbeiten/Rückgängig... Es handelt sich hier um die gleich lautende Access-Funktion. Sie können hierüber Eingaben rückgängig machen. Alternativ dazu können Sie auch einfach die ESC-Taste Ihrer Tastatur verwenden. Bearbeiten/Preisänderungen 103

104 Über diese Funktion können Sie schnell Preisänderungen für eine größere Anzahl von Artikeln durchführen. Neben der Preisgruppe, deren Verkaufspreis (VK) Sie ändern wollen, müssen Sie auch einen Prozentsatz angeben, um den der VK erhöht oder verringert werden soll. Da Sie die Preisänderung im Regelfall nicht für alle erfassten Artikelstammdatensätze durchführen wollen, werden von der Funktion nur die Datensätze erfasst, die derzeit im Formular Artikelstammdaten aktiv sind. Grenzen Sie die Artikelstammdatensätze ggf. vorher über die Funktion filtern ein. Bearbeiten / Gewicht berechnen Diese Funktion ist sinnvoll, wenn es sich bei dem Artikel um einen Hauptartikel handelt, er also eine Stückliste enthält. Für eine Einheit (ein Stück) des Hauptartikels addiert SRSoft P/3000 die Gewichte der enthaltenen Stückliste auf und trägt sie in das Feld Gewicht ein. Bearbeiten /im Lager aktivieren Falls Sie einen Artikel nachträglich als Lagerartikel führen wollen, können Sie die benötigten Daten über diese Funktion in die Lagerhaltung übernehmen bzw. überprüfen, ob der Artikel dort schon existiert. Menü Datensätze Datensätze / aktive Artikel löschen Wie schon die Funktion Preisänderungen berücksichtigt diese Löschfunktion nur die aktiven Artikel. Im Gegensatz zu der Funktion Artikel löschen können Sie hier nicht nur den gerade aktuellen Datensatz löschen, sondern alle aktiven Datensätze. Falls Sie also keinen Filter setzen, werden alle Artikelstammdatensätze gelöscht. Vergewissern Sie sich am besten noch einmal, ob der gesetzte Filter tatsächlich ausschließlich die gewünschten Datensätze erfasst, bevor Sie die Funktion ausführen. Hierzu ist die Funktion Ansicht/Datenblatt hilfreich, die die Datensätze in Tabellenform darstellt. Falls Sie eine größere Anzahl von Artikeln mit dieser Funktion löschen, empfehlen wir zur Vermeidung von Fehlern, dass Sie sich vorher eine Sicherungskopie der Datenbank machen. Datensätze / aktive Artikel anzeigen, inaktive Artikel anzeigen, alle Artikel anzeigen Diese Funktionen beziehen sich auf das Feld aktiv, das weiter unten in diesem Handbuch beschrieben wird. 104

105 Menü Ducken Drucken / Preisliste Beim Drucken von Preislisten werden Filter berücksichtigt, die im Formular Artikelstammdaten gesetzt wurden. Zunächst können Sie verschiedene Voreinstellungen vornehmen. - Währung: Soll die Preis liste in einer anderen Währung ausgegeben werden? - Preisgruppe: Die Preise welcher Preisgruppe sollen zugrunde gelegt werden? - Preise: Sollen die Preise brutto oder netto ausgegeben werden? - Umsatzsteuer (in %) anzeigen: Zeit eine Spalte mit dem Umsatzsteuersatz an - Sortieren nach: Sie können die Preisliste nach der Artikelnummer oder der Bezeichnung 1 sortieren lassen 105

106 Drucken / Liste Deckungsbeitrag Dieser Bericht gibt die Artikel mit deren Deckungsbeiträgen aus. Drucken / Renner/Penner Analyse Diese Funktion soll Ihnen helfen, besonders gut gehende Artikel und solche, die sich schlecht verkaufen, herauszufiltern. Dazu können Sie einige Voreinstellungen vornehmen: 106

107 Das Formular ist in zwei Bereiche unterteilt, die wir mit Schritt 1 und Schritt 2 betitelt haben. Im ersten Schritt werden alle Daten eingelesen, die in den angegebenen Zeitraum fallen. Im zweiten Schritt werden Sortierungen und Filter für die Liste angegeben. Wir haben den Vorgang in zwei Schritte unterteilt, weil der Bericht in Schritt 2 immer wieder z. B. mit unterschiedlichen Sortierungen ausgegeben werden kann, ohne dass jedes Mal alle Daten wieder eingelesen werden müssen. Vor allem bei großen Artikelzahlen kann der Bericht so erheblich schneller erstellt werden. Es genügt also, dass Sie den Zeitraum in Schritt 1 einmalig angeben und die Grunddaten einlesen. Danach können Sie die Sortierungen ändern oder die Daten nochmals nach Lagerort oder Warengruppe eingrenzen. Menü Ansicht Ansicht / Datenblatt / Formular Diese Menüfunktion finden Sie in fast allen Programmteilen von SRSoft P/3000. Sie können hier zwischen einer Datenblatt- und einer Formularansicht wechseln (Aus der Datenblattansicht kommen Sie wiederum über das Menü Ansicht zurück zur Formulardarstellung). Ansicht / Liste Die Listenansicht bietet Ihnen u. a. eine leistungsfähige Filterfunktion. 107

108 Menü Extras Ein entsprechendes Formular finden Sie auch in den Firmenstammdaten. Die Funktionen sind im wesentlichen identisch, so dass wir auf die dortige Beschreibung verweisen. Extras / Excel Die Artikelstammdaten werden nach Excel exportiert. Dabei werden nur die Artikel berücksichtigt, die auch gerade aktiv sind. Setzen Sie also einen Filter, wenn Sie nicht alle Artikel übertragen wollen. Für diese Funktion muss Microsoft Excel auf Ihrem System installiert sein. Extras / Word Das ist die analoge Funktion für Word. Für diese Funktion muss Microsoft Word auf Ihrem System installiert sein. Eingabefelder /-funktionen Es folgt die Erläuterung der im Formular enthaltenen Eingabefelder. Artikelnummer Die Eingabe der Artikelnummer ist notwendig. Sie spezifiziert eindeutig jeden Artikel einschließlich Bauteilen, Stücklisten, Dienstleistungen, etc. Die Artikelnummer muss eindeutig sein und darf nicht nur aus Leerzeichen bestehen. 108

109 Wenn Sie das Feld mit der Maus doppelklicken, schlägt Ihnen das System eine eindeutige Nummer vor. Sie können in dieses Feld beliebige alphanumerische Werte eingeben. Die Artikelnummer kann also aus Buchstaben und Ziffern bestehen. Vermeiden Sie aber Sonderzeichen wie das Hochkomma, Anführungszeichen oder die Raute. Z. B. Bindestriche sind aber kein Problem. Bezeichnung 1 Die Bezeichnung 1 ist die Hauptbezeichnung des Artikels. Sie können hier bis zu 250 Zeichen eingeben. Die Bezeichnung 1 muss nicht eindeutig sein, eine Angabe ist aber notwendig. Bezeichnung 2 Bei der zweiten Bezeichnung handelt es sich um ein Memofeld. Dieser Datentyp hat gegenüber Textfeldern (vom Datentyp Text oder String) den Vorteil, dass Sie eine weitaus größere Zahl an Zeichen eingeben können. Im Feld Bezeichnung 2 ist eine Eingabe nicht notwendig. 109

110 Anmerkung: Bei allen Text- und Memofeldern können Sie einen Zeilenumbruch über die Tasten STRG und ENTER eingeben. Matchcode Sie können hier einen Matchcode für den Artikel eintragen. Nach diesem können Sie später wie auch hier im Artikelstamm suchen. Diese Angabe ist nicht notwendig. Zeichnungsnummer Dieses Feld, das Sie mit einem Text frei belegen können, wird später mit in die Positionen bei Belegen der Auftragsbearbeitung übernommen. Diese Angabe ist nicht notwendig. Kategorie Hier können Sie neue Werte eintragen oder vorhandene aus der Liste auswählen. Die Vorgabeliste öffnen Sie, indem Sie das Feld Kategorie doppelklicken. Sie können diese Werte z. B. als Filterkriterien verwenden. Eine Eingabe in dieses Feld ist nicht notwendig. Die Kategorie wird im weiteren Programmverlauf von SRSoft P/3000 nicht mehr benötigt. Diese Angabe ist nicht notwendig. Warengruppe Um bei einer großen Zahl von Artikeln die Übersicht nicht zu verlieren, haben Sie die Möglichkeit, die Artikel zu Warengruppen zusammenzufassen. Die Warengruppe kann aus alphanumerischen Zeichen (sprich: Text) bestehen. Um neue Warengruppen anzulegen bzw. vorhandene zu bearbeiten, doppelklicken Sie das Feld Warengruppe oder klicken Sie auf die Schaltfläche + rechts daneben. Sie müssen die Warengruppen nicht unbedingt in der Vorgabeliste eintragen. Sie können sie auch ausschließlich in das Feld Warengruppe eintragen. Warengruppen sind neben einigen Statistiken auch wichtig für die Einrichtung von Rabattgruppen. Näheres hierzu erfahren Sie weiter unten in dieser Dokumentation unter Administration/Rabattgruppen Zolltarif-Nr. Ursprungsland Sie können bei Artikeln eine Zolltarif-Nr. sowie das Ursprungsland hinterlegen. Diese können auch in die Geschäftsvorfälle der Auftragsbearbeitung übernommen werden. Um diese Daten auf Belege übernehmen zu können, sind zwei Angaben notwendig. In den Kundenstammdaten des betreffenden Kunden muss das Feld Zolltarif-Nr. ausweisen aktiviert sein und im Artikelstamm muss das Feld Zolltarif-Nr. einen Eintrag enthalten. 110

111 Preiseinheit Falls der Verkaufspreis für eine Einheit angegeben wird, der Artikel jedoch in Gebinden verkauft wird, geben Sie hier an, wieviel Stück einen Verkaufspreis ergeben. Beispiel: Der Preis für ein Getränk wird in Liter angegeben, das Getränk jedoch in 1/2 l - Flaschen verkauft. Die Preiseinheit ist dann 2. SRSoft P/3000 dividiert bei der Preisberechnung den errechneten Preis durch die Preiseinheit. Die Eingabe dieses Wertes ist notwendig. Hier ein Beispiel: Sie liefern einem Kunden Schrauben, mit einem Einzelpreis von 200 EUR und einer Preiseinheit von 1000 ( 1000 Schrauben kosten 200 EUR). Der im Feld Gesamt in der Auftragsbearbeitung zugrunde gelegte Preis (d. h. der Einzelpreis für z. B. 1 Schraube) errechnet sich nun wie folgt: (Preis pro Preiseinheit) * Anzahl / Preiseinheit. Für unser Beispiel würde sich also ein Stückpreis von 0,20 EUR für eine Schraube ergeben. (200 EUR * 1 / 1000) Einheit In diesem Feld können Sie Angaben wie z. B. Stück, Stk., l, Ex., etc. machen. Es handelt sich also um eine reine Angabe als Text. Diese Angaben werden auf Rechnungen, etc. in der entsprechenden Spalte wiedergegeben. Ein Eintrag in diesem Feld ist nicht zwingend notwendig. Gebinde, Gewicht, Größe, Volumen, Farbe, Lagerhaltungskosten / pro Zeiteinheit Die Angaben in diesen Feldern sind optional und für das Programm unwichtig. 111

112 aktiv Über dieses Feld können Sie Artikel, die Sie zwar momentan nicht benötigen, die Sie aber auch nicht löschen können oder wollen, deaktivieren. Das hat zur Folge, dass die Artikel in den Auswahllisten der Auftragsbearbeitung und des Bestellwesens, in Stücklisten und Suchformularen ausgefiltert werden. Sie tauchen also in diesen Listen nicht mehr auf. Ausgenommen hiervon sind Statistiken und Übersichten wie z. B. das Auftragseingangsbuch oder im Bestellwesen das Wareneingangsbuch. Inaktive Artikel werden beim Öffnen der Artikelstammdaten automatisch ausgefiltert, sind also zunächst nicht sichtbar. Um diese Artikel anzuzeigen, führen Sie einfach z. B. die Menüfunktion Datensätze / inaktive Artikel anzeigen oder die Menüfunktion Datensätze / alle Artikel anzeigen aus. Entsprechend können Sie anschließend über aktive Artikel anzeigen einen Filter auf aktive Artikel setzen. Lagerartikel Hier geben Sie an, ob der Artikel im Lager geführt werden soll. Soll der Artikel nicht im Lager geführt werden (z. B. Dienstleistung, Versandkosten, o. ä.), setzen Sie dieses Feld auf nein (d. h. es ist nicht mit einem Häkchen versehen). Für diesen Artikel lassen sich dann auch keine Bestellvorschläge erzeugen. Natürlich erscheint der Artikel auch nicht im Lagerformular. Wenn Sie das Feld auf ja setzen wird folgender Dialog gestartet: Tragen Sie hier eine Zahl für den aktuellen Bestand ein. Geben Sie bitte den Gesamtbestand dieses Artikels an, d. h. die Summe der Bestände dieses Artikels in allen Lagerorten. Diese Werte werden ggf. später für die Inventarbewertung herangezogen. Den aktuellen Bestand können Sie später über die Schaltfläche Lagerbestände editieren. Dort legen Sie auch die verschiedenen Lagerorte an. 112

113 Wenn Sie einen Artikel aus dem Lager entfernen wollen, wählen Sie im Lagerformular den Menübefehl Bearbeiten/aktuellen Artikel aus Lagerhaltung löschen. Für die Inventur wird der Wert des Bestandes gespeichert. Diesen können Sie (nur) im folgenden Fenster eintragen: Geben Sie bitte eine Zahl ohne Währungszeichen ein, also z. B. 5678,00 für 5.678,00 EUR. Dieses Fenster wird wie schon das für den Anfangsbestand automatisch geöffnet. Seriennummernverwaltung Eine Beschreibung der Seriennummernverwaltung finden Sie weiter oben bei der Beschreibung der Schaltfläche Seriennummern. Chargenverwaltung Sollen für den Artikel Chargen geführt werden, setzen Sie dieses Feld auf ja. Provisionsartikel Dieses Feld ist dann von Bedeutung, wenn Sie Mitarbeitern Umsatzprovisionen gewähren wollen. Im Feld Provisionsartikel legen Sie fest, ob der aktuelle Artikel in Provisionsabrechnungen mit berücksichtigt werden soll. Die Höhe der Umsatzprovision wird in den Stammdaten des Mitarbeiters festgelegt und gilt dann für alle Provisionsartikel. Anmerkung: SRSoft P/3000 unterstützt nur Umsatzprovisionen (basierend auf Rechnungsbeträgen). rabattierfähig Sie können bzw. müssen jedem Kunden und jedem Lieferanten eine Rabatt(haupt)gruppe zuordnen. Dadurch legen Sie einen Rabatt fest, der auf jeden Artikel und jede Dienstleistung gewährt wird, bzw. den Sie von Ihrem Lieferanten erhalten. Dieser Wert kann natürlich auch 0 sein. Die Rabattgruppen gelten zusätzlich zu den übrigen Rabattierungsmöglichkeiten wie z. B. Staffelpreisen oder den Rabatten, die Sie in den Einkaufspreisen pro Artikel und Lieferanten festlegen können. Mit dem Feld rabattierfähig können Sie einzelne Artikel von dieser Regelung ausschließen. Auf diese Artikel wird dann kein Rabatt gewährt, der über eine Rabattgruppe festgelegt wurde. 113

114 Die Verwendung der Rabattgruppen/Rabatthauptgruppen wird ausführlich unter Administration/Rabattgruppen beschrieben. Stückliste / Stückliste auflösen Sie können hier mehrere Artikel zu einer Stückliste zusammenfassen und die einzelnen Stücklistenartikel oder nur den Hauptartikel fakturieren. Das Feld Stückliste setzen Sie auf "ja", wenn Sie eine Stückliste anlegen bzw. diese im weiteren Programmverlauf berücksichtigen wollen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie unter Stücklisten. Barverkauf Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie den Artikel für Exporte in ein Kassenprogramm vormerken wollen. Das Feld dient also als Sortierkriterium. Webshop Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie den Artikel für Exporte in ein Online- Bestellprogramm vormerken wollen. Das Feld dient also als Selektionskriterium. Artikel für weitere Bestellungen sperren Dieser Wert wird während des Bestellwesens abgefragt. Falls Sie einen gesperrten Artikel bestellen wollen, wird ein entsprechender Hinweis inklusive dem Grund für Sperre eingeblendet. Die Bestellung kann dann allerdings trotzdem weiterbearbeitet werden. Es handelt sich also ausschließlich um einen Hinweis. Sonderrabatt Hier können Sie (für alle Preisgruppen des Artikels) einen Rabatt (in %) angeben und diesen in dem Datumsfeld gültig bis zeitlich befristen. Wenn Sie diesen Artikel nun in der Auftragsbearbeitung auswählen und das Datum des Geschäftsvorfalls vor dem Datum um Feld gültig bis liegt, wird der ermittelte Verkaufspreis um diesen Sonderrabatt verringert. Der Rabatt ist besonders für Schlussverkäufe oder Sonderangebote geeignet. Ausgewiesen wird dieser Prozentsatz sonst nirgends. Es wird also ausschließlich der Artikelpreis reduziert. Umsatzsteuer Geben Sie hier den Umsatzsteuer-Satz in Prozent an, der in Ihrem Land üblicherweise gilt. Der voreingestellte Standardwert beträgt 19 %. Falls Sie einen anderen Standardwert verwenden wollen, wechseln Sie über das SRSoft P/ Hauptmenü in den Programmteil Administration / Grundeinstellungen: Hier können Sie den Standardwert nun abändern. 114

115 Die Angabe des Umsatzsteuersatzes (ggf. 0,00) ist notwendig. Prozentzahlen werden immer als Dezimalzahl eingetragen. D. h. wenn Sie 19% in das Feld schreiben wollen, geben Sie nicht 19 sondern 0,19 ein. Alternativ dazu können Sie auch 19%, also Zahl mit Prozentzeichen, eingeben. Das Eingabeverhalten von Prozentzahlen können Sie allerdings im Programmteil Administration / sonstige Stammdaten im Feld Eingabe von Prozentzahlen als Dezimalzahl für das ganze Programm ändern. Fibu-Rahmen Dieses Feld betrifft den Export in eine Finanzbuchhaltungssoftware. Sie geben an, auf welches Zielkonto Buchungen dieses Artikels erfolgen sollen. Bitte lesen Sie zur weiteren Erläuterung die Ausführungen unter Fibu im hinteren Bereich dieser Dokumentation nach. Falls Sie den Fibuexport nicht verwenden, können Sie dieses Feld ignorieren. Kalkulatorische Kosten Sie können hier weitere Kosten üblicherweise in Zusammenhang mit der Fertigung des Artikels angeben. Diese lassen sich in den Preisgruppen, also den Verkaufspreisen, als Kalkulationsgrundlage eintragen bzw. automatisch berechnen. Wenn Sie das Kombinationsfeld mit der Kostenart doppelklicken, können Sie weitere Vorgabewerte anlegen. Alle anderen Felder des Artikelstammdatenformulars dienen ausschließlich Ihrer Information. Sie können sie auch leer lassen. 115

116 Auftragsbearbeitung Durch den Programmteil Auftragsbearbeitung werden folgende Geschäftsvorfälle abgedeckt: - Angebote (an Kunden und Interessenten) - Auftragsbestätigungen - Lieferscheine - Rechnungen / Sammelrechnungen - Proformarechnungen - Gutschriften - Stornorechnungen - Rahmenaufträge - offene Posten (einschließlich Mahnungen) - Reparaturbelege (Kostenvoranschlag, Reparaturauftrag, Reparaturlieferschein) - Fertigungsaufträge Außerdem lassen sich Belege mit beliebigem Typ und Packzettel ausdrucken. Änderung der Lagerbestände bei einigen der Geschäftsvorfälle Lagerbestände werden automatisch aktualisiert. Hier gibt es zunächst zwei grundsätzliche Varianten: 1.) sofortige Aktualisierung 2.) Periodenabschluss Bei Variante 1 werden Lagerbestände direkt nach dem Ausdruck eines Belegs aktualisiert. Bei Variante 2 müssen Sie die Aktualisierung explizit im Programmteil Administration vornehmen, indem Sie dort die Schaltfläche Periodenabschluss (oder, wenn Sie auch drucken wollen: Periodendruck) anklicken. Der Vorteil eines Periodenabschlusses liegt darin, dass Sie einen Geschäftsvorfall beliebig oft ausdrucken können, ohne dass programmintern etwas verbucht 116

117 (=Änderung Lagerbestände/Statistiken) wird. Der Nachteil ist, dass entsprechend die Lagerbestände und Statistiken nicht auf dem aktuellen Stand sind, bis der Periodenabschluss ausgeführt ist. Die meisten Anwender unserer Programme führen keine Periodenabschlüsse durch, sondern lassen sofort beim Drucken buchen. Ob bzw. wie die Lagerbestände bei den jeweiligen Geschäftsvorfällen aktualisiert werden, können Sie der folgenden Liste entnehmen: Angebot Lagerbestände bleiben unverändert Auftragsbestätigung Lagerbestände bleiben unverändert Lieferschein Lagerbestände werden verringert Rechnung Lagerbestände bleiben unverändert, falls ein Lieferschein geschrieben wurde und werden verringert, falls kein Lieferschein geschrieben wurde Proformarechnung Lagerbestände bleiben unverändert Gutschrift Lagerbestände werden erhöht Stornorechnung Lagerbestände werden erhöht Sammelrechnung Lagerbestände bleiben unverändert, falls die Lagerbestände für die Geschäftsvorfälle auf der Sammelrechnung bereits aktualisiert wurden und werden verringert in den übrigen Fällen (identische Verfahrensweise wie bei Rechnungen) Rahmenaufträge Keine Änderung von Lager- und Auftragsbeständen Reparaturbelege Lagerbestände bleiben unverändert. Fertigung Lagerbestände werden erhöht und/oder verringert. Dem Fertigungsmodul haben wir einen eigenen Abschnitt weiter unten gewidmet. Grundsätzlich sind nur drei Angaben bei einem Beleg notwendig: 1.) ein Kunde 2.) der Belegtyp 3.) mindestens ein Artikel (oder Dienstleistung, etc.) 117

118 Die übrigen vom Programm benötigten Daten werden mit Standardwerten vorbelegt. Den Kunden wählen Sie im Feld Kundennummer aus (oder geben die Kundennummer direkt ein). Wenn Sie das Feld doppelklicken, erhalten Sie ein Suchformular, indem Sie nach anderen Kriterien auswählen können. Wenn Sie über das Pulldownmenü Formulare in die Firmenstammdaten wechseln und dort einen neuen Kunden anlegen, werden die Werte im Feld Kundennummer (also im Formular Auftragsbearbeitung) nicht automatisch aktualisiert. Um diese Aktualisierung durchzuführen, drücken Sie die Taste F9 Ihrer Tastatur. Angebote an Interessenten Die Angebotserstellung für Interessenten verläuft völlig analog zu der von Kunden. Ausschlaggebend dafür, ob es sich um einen Interessenten oder um einen Kunden handelt, ist die Einstellung Adresstyp in den Firmenstammdaten. Zur Angebotserstellung für Interessenten folgen Sie bitte den Ausführungen zur Belegerfassung für Kunden. 118

119 Belegbearbeitung Schaltflächen Seitenansicht Gibt den Beleg als Vorausschau auf den Monitor aus. Gebucht wird nicht und es wird auch noch keine Belegnummer vergeben. Sie können also vorab kontrollieren, wie der gedruckte Beleg aussehen wird. drucken Druckt den aktuellen Geschäftsvorfall auf Ihren Standarddrucker. Die Anzahl der jeweils zu druckenden Exemplare stellen Sie im Programmteil Administration / Stammdaten / Anzahl Belege ein. Um den Ausdruck vorher zu kontrollieren, lassen Sie ihn sich in der Seitenansicht anzeigen (Pulldown-Menü: drucken / Seitenansicht). Wenn Sie den Beleg gebucht haben, ist der Beleg für Änderungen gesperrt (außer Rahmenaufträge). Falls Sie anschließend doch noch etwas ändern wollen, können Sie die Buchung (Lagerbestand, Statistiken, Mahnwesen, etc.) über die Menüfunktion Bearbeiten / Buchung rückgängig machen stornieren. Der Vorgang wird dann also auf den Zustand vor der Buchung zurück gesetzt. 119

120 neu Ein neuer, leerer Datensatz wird angezeigt. Sie können hier einen beliebigen Typ von Geschäftsvorfall anlegen. Datensatz duplizieren Es wird eine Kopie des aktuellen Geschäftsvorfalls angelegt. Dabei werden sämtliche Daten übernommen. Wenn Sie einen gebuchten Beleg duplizieren, wird die Geschäftsvorfall-Nr. nicht übernommen und auch das Kennzeichen gebucht auf nein gesetzt. löschen Über diese Schaltfläche können Sie den aktuellen Geschäftsvorfall aus der Auftragsbearbeitung löschen. Es wird dabei lediglich der Beleg gelöscht, andere Programmteile (wie z. B. Mahnwesen, Lagerhaltung, Statistiken) werden nicht beeinflusst. Artikel / Positionen bearbeiten Diese Schaltfläche finden Sie rechts über der Anzeige der Artikelpositionen. Hier gelangen Sie zu den einzelnen Positionen des Beleges, also der Artikel. Eine Beschreibung dieses Programmteils finden Sie weiter unten in dieser Dokumentation. Datenübernahme (Belegübergabe) Die Datenübernahme ermöglicht es Ihnen, Belege von einem Belegtyp (z. B. "Auftragsbestätigung") in einen anderen Belegtyp (z. B. "Lieferschein") zu übergeben, ohne dass Sie die Daten erneut erfassen müssen. Der Originalbeleg bleibt erhalten. 120

121 Im Feld Zieltyp (oben rechts) wählen Sie aus, in welchen Belegtyp Sie Daten übertragen wollen. Falls Sie aus dem Hauptmenü bereits z. B. in die Rechnungen wechselten, dieser Belegtyp also aktiv ist, erscheint dieser beim Zieltyp als Standardvorgabe. Entsprechend dieser Auswahl ändert sich die Liste der Geschäftsvorfälle, die Sie übernehmen können. So ist es beispielsweise nicht möglich, aus einem Lieferschein ein Angebot zu machen (für diesen Vorgang verwenden Sie die Schaltfläche duplizieren und ändern beim Duplikat den Belegtyp von "Lieferschein" nach "Angebot"). Im Feld Sortierung können Sie die Sortierreihenfolge der Liste ändern. Unterhalb dieser Felder finden Sie die Liste der Geschäftsvorfälle, die in den Zieltyp übernommen werden können. Über das Feld Markierung wählen Sie die zu übernehmenden Belege aus. Es werden also nur die Geschäftsvorfälle übernommen, bei denen das Feld "Markierung" gesetzt ist. Die folgenden Felder enthalten einige Daten zu den Geschäftsvorfällen zu Ihrer Information. In der rechten Spalte wird der Text erledigt angezeigt, falls es sich um eine Auftragsbestätigung handelt und diese vollständig geliefert ist, also keine Restmengen mehr in der Rückstandsverwaltung offen sind. Ansonsten wird offen angezeigt. Sie können die Liste auch diesem Feld filtern, indem sie oben einen anderen Status auswählen (Feld Status). 121

122 Um einen Geschäftsvorfall im Formular Auftragsbearbeitung zu aktivieren, klicken Sie die Schaltfläche mit dem Fragezeichen an. Das Datenübernahmeformular wird dann geschlossen und der betreffende Geschäftsvorfall aktiviert. Ihre Markierungen im Formular "Datenübernahme" bleiben dabei erhalten. Die eigentliche Übernahme starten Sie, indem Sie die Schaltfläche Übernahme anklicken. Sind bei den ausgewählten Positionen solche mit Seriennummernartikel enthalten, und ist also Zieltyp bei der Datenübernahme Lieferschein eingestellt, wird ein Formular geöffnet, in das Sie die Seriennummern eintragen können. Sie können das jedoch auch noch später bei der Belegbearbeitung machen. Werden Seriennummern bei der Datenübernahme erfasst und nicht bei der Bearbeitung der Positionen, wird die Ausgabe der Seriennummern auf den Lieferschein nicht unterstützt. offene Lieferscheine Bei der Datenübernahme nach Rechnung finden Sie zusätzlich die Schaltfläche offene Lieferscheine und wenn Sie diese anklicken neben der Kundenadresse noch das Button. Ein Lieferschein gilt als offen, wenn noch nicht alle Positionen vollständig in Rechnung gestellt wurden. Die Schaltfläche offene Lieferscheine zeigt also nur noch die Lieferscheine an, die noch nicht vollständig abgerechnet wurden. Diese Funktion wird nicht für Sammelrechnungen unterstützt, sondern nur für einfache Rechnungen. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um zu sehen, welche Positionen des betreffenden Lieferscheins offen, also nicht fakturiert sind: Die Spalte Anzahl ist die Anzahl des Artikels lt. Lieferschein, noch nicht fakturiert zeigt die offene Menge. 122

123 Die Schaltfläche Position stornieren kicken Sie an, wenn die noch nicht fakturierte Menge nicht oder nicht mehr in Rechnung gestellt werden soll. Sammelrechnungen Sammelrechnungen werden erstellt, indem Sie im Datenübernahmeformular (s. o.) als Zieltyp "Sammelrechnung" auswählen. Es werden nun nur noch Lieferscheine aufgeführt. Die Lieferscheine, die Sie in Sammelrechnungen übernehmen wollen, wählen Sie wie auch bei der Datenübernahme durch Anklicken des Feldes Markierung aus. Diese werden nun in Rechnungen umgewandelt, wobei über den Artikelpositionen Daten des Lieferscheins ergänzt werden. Konkret wird ein Text in der Form "Lieferschein Nr vom " ergänzt, den Sie bei Bedarf manuell ändern können. Rahmenaufträge Rahmenaufträge werden nach und nach ausschließlich in Einzelaufträge übernommen. D. h. der Kunde bestellt Stück eines Artikels, und ruft diese nach und nach entsprechend seines Bedarfes ab. Für jeden dieser Abrufe wird in P/3000 per Datenübernahme eine Auftragsbestätigung generiert. Im Gegensatz zu allen anderen Belegtypen können Sie an einem Rahmenauftrag jederzeit Änderungen vornehmen, insbesondere also auch, wenn diese bereits gebucht wurden. Lager- oder Auftragsbestände werden durch diesen Belegtyp nicht verändert. Eine Übersicht über vorhandene und nicht erledigte Rahmenaufträge können Sie aus dem Hauptmenü aufrufen, und zwar über den Punkt offene Rahmenaufträge: Die obere Liste in dem Formular zeigt die vorhandenen Rahmenaufträge, die noch nicht erledigt sind. Die Liste Positionen zeigt die Rahmenauftrags-Positionen, rechts daneben sehen Sie die Positionen der Auftragsbestätigungen, die auf den Rahmenauftrag gebucht wurden. (Hinweis: Auftragsbestätigung auf den Rahmenauftrag buchen bedeutet lediglich, dass die Auftragsbestätigung per Datenübernahme aus dem Rahmenauftrag übernommen und dann gebucht wurde) Das Feld Beleg auf erledigt setzen im oberen Bereich klicken Sie an, wenn der Rahmenauftrag vollständig abgearbeitet wurde. Dieses Feld wird nicht automatisch vom Programm gesetzt, sondern immer manuell. 123

124 Belegindividuelle Datenübernahme (Schaltflächen) Damit sind die Schaltflächen im unteren Formularbereich gemeint: Sie müssen damit nicht unbedingt über das Datenübernahmeformular gehen, um die Belegweitergabe durchzuführen. Wenn Sie beispielsweise einen Lieferschein gebucht haben, können Sie ihn sofort in eine Rechnung übernehmen, indem Sie entsprechend auf die Schaltfläche Rechnungen klicken. Diese Funktion ist also insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie nur einen bestimmten Beleg übernehmen wollen. Sie sparen sich einfach die Suche im Datenübernahmeformular. Es werden immer nur die Schaltflächen angezeigt, die für den aktuellen Belegtyp zur Verfügung stehen. Da eine Rechnung nicht in einen Lieferschein übernommen werden kann, wird bei Rechnungen die Schaltfläche Lieferschein demzufolge nicht angezeigt. Suchlisten: Liste komplett / Liste aktueller Typ Diese Listen bieten Ihnen einerseits eine Übersicht über die Geschäftsvorfälle und andererseits die Möglichkeit, den gewünschten Geschäftsvorfall zu suchen. Liste komplett zeigt Ihnen alle gespeicherten Geschäftsvorfälle an, Liste aktueller Typ nur die mit dem aktuellen Typ. Falls Sie also im Auswahlformular Auftragsbearbeitung die Schaltfläche Rechnung angeklickt hatten, erscheinen in der Liste aktueller Typ ausschließlich die gespeicherten Rechnungen. Adresse aktivieren Die Firmenstammdaten werden geöffnet und die aktuelle Adresse wird angezeigt. Anschrift ersetzen 124

125 Sie können zum Einen auf die Relationen (verbundene Adressen), die Sie ggf. in den Firmenstammdaten angelegt haben, und zum anderen auf den gesamten Adressenbestand zurückgreifen Wenn Sie hier eine Adresse auswählen, werden nur die Adressdaten im aktuellen Beleg überschrieben. Die Kundennummer und die anderen Daten bleiben unverändert. Das heißt, dass der Statistikeintrag (und damit auch das Rechnungsausgangsbuch, etc.) dem Kunden mit der aktuellen Kundennummer zugeordnet wird. Falls Sie eine Lieferanschrift benötigen, ist es meistens günstiger, den nächsten Menüpunkt Lieferadresse für aktuellen Beleg zu verwenden. Rückstände Sie finden hier den Bereich Lieferrückstände und Teillieferungen. Jede Auftragsbestätigung (und jede Bestellung wird beim Buchen) in dieses Modul übertragen. Die Restmenge wird beim Buchen entsprechender Geschäftsvorfälle automatisch fortgeschrieben, bei einem Lieferschein z. B. verringert. Sie sehen hier also alle noch nicht vollständig abgearbeiteten Auftragspositionen. Wichtig hierfür ist, dass der Lieferschein per Datenübernahme aus dem Auftrag übernommen wurde. Das ist notwendig, damit SRSoft P/3000 eine Zuordnung vornehmen kann, zu welchem Auftrag der Lieferschein also gehört. Alternativ dazu können Sie den Lieferschein auch manuell anlegen, also ohne Datenübernahme, und die Zuordnung vornehmen, indem Sie die Projektnummer des Auftrags auswählen. Die Auswahl öffnen Sie über die Schaltfläche neben der Projekt- Nr.: 125

126 Nun also zurück zur eigentlichen Datenübernahme. Verändern können Sie in diesem Formular sowohl den Liefertermin der Position auch die Restmenge. Der Liefertermin wird dabei automatisch auch in der Auftragsbestätigung entsprechend geändert, die Restmenge wird für das automatische Bestellwesen, d. h. Bestellvorschläge, verwendet. Eine Änderung der Restmenge hat auf den eigentlichen Auftrag aber keine Auswirkung, Im Formular finden Sie neben der üblichen schließen - Schaltfläche noch die beiden Buttons löschen Position und löschen Vorgang. Löschen Position löscht nur eine Zeile, also eine Artikelposition. Löschen Vorgang bezieht sich auf die Beleg (=Geschäftsvorfalls-) nummer. Es werden also alle Positionen des ausgewählten Belegs gelöscht (der Beleg selbst in der Auftragsbearbeitung, sofern er überhaupt noch vorhanden ist, bleibt hiervon natürlich unberührt). In beiden Fällen ist der Datensatz relevant, in dem sich gerade der Cursor befindet. Klicken Sie also ggf. mit der Maus auf ein Feld des betreffenden Datensatzes. Falls Sie den löschen, wird in der Auftragsbestätigung automatisch der Betreff storniert am eingetragen: Schaltflächen am rechten Bildrand Projekthistorie Bei jedem Beleg der Auftragsbearbeitung und des Bestellwesens können Sie eine Projekt-Nr. angeben. Über diese Projektnummern lassen sich verschiedene Vorgänge einander zuordnen. Über die Schaltfläche Projekthistorie können Sie sich diese Vorgänge auflisten lassen: 126

127 Projektnummern werden automatisch erstellt, wenn sie Auftragsbestätigungen oder Bestellungen buchen. Alternativ dazu können Sie auch die Projektverwaltung nutzen. Zugehörige Belege Wenn Sie z. B. ein Angebot per Datenübernahme in eine Auftragsbestätigung übernehmen, sehen Sie in der Auftragsbestätigung zunächst nicht, welches Angebot dieser zugrunde liegt. Über die Funktion zugehörige Belege können Sie sich diese nun anzeigen lassen und zwischen den Belegen hin und her wechseln. Infofelder gebucht (Lagerbewegung) Dieses Infofeld zeigt Ihnen, ob Lagerbestände, Statistiken, etc. in Abhängigkeit vom Belegtyp bereits aktualisiert wurden. Ein Geschäftsvorfall, der bereits verbucht wurde, kann nicht mehr editiert werden. Es sei denn, Sie führen eine der Funktionen Datenübernahme, duplizieren, etc. aus oder machen die Buchung über die Menüfunktion Bearbeiten./ Buchung rückgängig machen wieder rückgängig. gedruckt Das Feld zeigt an, ob der Beleg bereits gedruckt wurde. Der Beleg wird dann z. B. nicht mehr beim Periodendruck berücksichtigt (wohl aber bei der Funktion Periodenabschluss, die sich auf das Feld gebucht bezieht). 127

128 offen/erledigt (nur Auftragsbestätigungen) Falls es sich um eine Auftragsbestätigung handelt, wird hier entweder offen oder erledigt angezeigt: Diese Information bezieht sich auf die Rückstandsverwaltung. Der Auftrag ist offen, wenn dazu noch Rückstände existieren, und erledigt, wenn dem nicht so ist, er also z. B. vollständig ausgeliefert ist. Die Schaltfläche nur offene anzeigen setzt einen Filter. D. h. wenn Sie durch die Aufträge blättern, werden keine erledigten Auftragsbestätigungen angezeigt. Über die Schaltfläche mit dem Fragezeichen können Sie sich die Rückstände zum betreffenden Auftrag anzeigen lassen. Letzte Änderung / Rahmenauftrag erledigt (nur Rahmenaufträge) Rahmenaufträge können als einziger Belegtyp auch gebucht verändert werden. Dadurch können Sie Auftragsänderungen seitens des Kunden leicht durchführen. Das Feld letzte Änderung zeigt Ihnen das Datum an, an dem der Beleg letztmals verändert wurde. Um den Auftrag abzuschließen, klicken Sie Rahmenauftrag erledigt an. Nachträgliches Ändern von Belegen bzw. Daten Falls der Wert gebucht = ja, also mit einem Häkchen versehen ist, können die Daten dieses Beleges im Auftragsbearbeitungsformular nicht mehr geändert werden (Ausnahme: Rahmenaufträge). Diese Sperre wird erst aktiv, wenn der Beleg nach dem Setzen des Feldes gebucht erneut angezeigt wird. Falls Sie den Beleg dennoch erneut bearbeiten bzw. nachbearbeiten wollen, führen Sie die Menüfunktion Bearbeiten./ Buchung rückgängig machen aus. Es werden dann alle relevanten Buchungen einschließlich Offene Posten, Rückstandsverwaltung, etc. rückgesetzt. Falls Sie eine gebuchte Auftragsbestätigung rücksetzen, wird auch der Rückstand gelöscht. Ist also eine Teillieferung bereits ausgeführt, kann nach dem Rückbuchen die Restmenge nicht mehr eingesehen werden. Alternative: Direkt in der Rückstandsverwaltung können Sie die Felder Liefertermin und Restmenge editieren. Der Liefertermin wird dabei automatisch auch in der Auftragsbestätigung entsprechend geändert. Dieser Vorgang entspricht also letztlich einer Stornierung der Auftragsbestätigung. 128

129 Menüleiste Datei / Belege: noch nicht gedruckt Öffnet eine Liste aller noch nicht gedruckten Belege. Durch Doppelklicken eines Eintrags aktivieren Sie den betreffenden Beleg. Datei / noch nicht gebucht Öffnet eine Liste aller noch nicht gebuchten Geschäftsvorfälle. Durch Doppelklicken eines Eintrags aktivieren Sie den betreffenden Beleg. Datei / offene Aufträge Sie können hier eine Liste aller Aufträge, die im Feld Status den Wert "offen" und haben, auf den Monitor oder den Drucker ausgeben lassen. Das sind also Aufträge, die noch nicht vollständig ausgeliefert sind. Die Liste kann darüber hinaus mittels der Felder Datum von und bis eingegrenzt werden. Datei / Wiederkehrende Rechnungen Wenn in regelmäßigen Abständen identische oder weitgehend identische Rechnungen an Kunden geschrieben werden sollen, verwenden Sie den Programmteil wiederkehrende Rechnungen. 129

130 Dieser Programmteil ist eine Art von Archiv, aus dem Sie mehrere Geschäftsvorfälle gleichzeitig in den aktiven Bereich, die Auftragsbearbeitung, übertragen können. Übertragen werden alle Geschäftsvorfälle, die in den wiederkehrenden Rechnungen aktiv sind. D. h. Sie können die zu übertragenden Belege über eine Filterung eingrenzen. Diese Eingrenzung nehmen Sie am einfachsten über das Kennzeichen vor, das Sie jedem Geschäftsvorfall zuordnen können. Das Kennzeichen ist ein einfacher Text, der für die Funktion Filtern nach Kennzeichen herangezogen wird. Wählen Sie Ihre Kennzeichen am besten so, dass Sie über eine einfache Auswahl als Ergebnis alle Geschäftsvorfälle erhalten, die Sie auf einmal übertragen wollen (z. B. Rechnungen, die an einem bestimmten Tag geschrieben werden sollen). Über die Schaltfläche Übertrag werden alle aktiven Geschäftsvorfälle in die Auftragsbearbeitung übertragen. Es können alle Belege von der Auftragsbearbeitung in die wiederkehrende Rechnungen übertragen werden. Handelt es sich jedoch um keinen Lieferschein, wird der Belegtyp auf jeden Fall auf "Rechnung" geändert. Beim Rückübertragen in die Auftragsbearbeitung werden Bestände von Lagerartikeln nur dann fortgeschrieben, wenn ein Lieferschein übertragen wird. Bei einer Rechnung erfolgt also keine Lagerbestandskorrektur. Um eine neue wiederkehrende Rechnung anzulegen, gehen Sie wie folgt vor: 1.) Legen Sie den Geschäftsvorfall in der Auftragsbearbeitung an. Es ist möglich aber nicht notwendig, dass Sie diesen drucken bzw. buchen. 2.) Führen Sie die Menüfunktion Bearbeiten/aktuellen Beleg als wiederkehrende Rechnung anlegen aus. 130

131 Die Belege im Programmteil wiederkehrende Rechnungen können Sie nicht editieren. Wenn Sie einen Geschäftsvorfall ändern wollen, gehen Sie so vor: 1.) Wechseln Sie über den Menüpunkt Bearbeiten/wiederkehrende Rechnungen anzeigen von der Auftragsbearbeitung in den Programmteil wiederkehrende Rechnungen. 2.) Selektieren Sie den zu bearbeitenden Beleg über die Filterfunktion (Schaltfläche filtern). Wenn Ihnen das zu umständlich ist, können Sie sich z. B. ein Kennzeichen anlegen, das Sie nur für Belege verwenden, die Sie einzeln selektieren wollen (z. B. den Text "bearbeiten"). Weisen Sie dieses Kriterium dann dem Geschäftsvorfall zu, den Sie bearbeiten wollen. Über die Funktion Filtern nach Kennzeichen können Sie den Beleg dann selektieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übertrag. Löschen Sie den Beleg über die Schaltfläche löschen. Schließen Sie das Formular wiederkehrende Rechnungen. Sie befinden sich nun wieder in der Auftragsbearbeitung. Suchen Sie Ihren Beleg und bearbeiten Sie diesen. Übertragen Sie ihn in die wiederkehrenden Rechnungen über die Funktion Bearbeiten/aktuellen Beleg als wiederkehrende Rechnung anlegen. Löschen Sie den Geschäftsvorfall in den Auftragsbearbeitung. Um Geschäftsvorfälle aus den wiederkehrenden Rechnungen in die Auftragsbearbeitung zu übertragen, die Rechnungen also für Kunden auszudrucken, gehen Sie wie folgt vor: 1.) Selektieren Sie die Geschäftsvorfälle, die Sie übertragen wollen, über einen Filter. Sie können dazu die Funktion Filtern nach Kennzeichen verwenden. 2.) Klicken Sie auf die Schaltfläche Übertrag. 3.) Sie können das Formular nun schließen und die Belege wie gewohnt in der Auftragsbearbeitung weiterbearbeiten, über die Funktion drucken einzeln oder über Administration/Periodendruck am Stück ausdrucken. Datei / Beleg: Artikel bestellen Mit dieser Funktion können Sie direkt aus der Auftragsbearbeitung Artikel, für die Sie einen Geschäftsvorfall (z. B. Rechnung, Auftragsbestätigung) angelegt haben, bei Ihren Lieferanten bestellen. Der zu bestellende Artikel erscheint automatisch im Feld Artikel-Nr. Sie können natürlich auch noch andere zu bestellende Artikel auswählen. SRSoft P/3000 ermittelt dann den Standard- oder den günstigsten Lieferanten und trägt diesen im Feld Lieferanten-Nr. ein. Sie können anschließend stattdessen einen anderen Lieferanten aus der Liste auswählen. 131

132 Im Feld Anzahl tragen Sie die gewünschte Anzahl der zu bestellenden Artikel ein. Um nun letztlich Bestellungen zu generieren, klicken Sie die Schaltfläche Bestellungen anlegen an. Sie können natürlich Bestellungen bei verschiedenen Lieferanten generieren lassen. Im Feld Lieferanten-Nr. muss also nicht immer der gleiche Lieferant stehen. Bearbeiten / rückgängig Diese Funktion macht die letzte Eingabe im Formular rückgängig. Anmerkung: Diese Funktion ist nicht zu verwechseln mit der Funktion Buchung rückgängig machen, die gleich im Anschluss beschrieben wird. Bearbeiten / Beleg buchen (ohne Drucken) Falls Sie einen Beleg verbuchen wollen, ohne ihn auszudrucken, können Sie das über diese Funktion machen. Der Beleg wird dann auch als gedruckt gekennzeichnet. Es werden also alle relevanten Vorgänge mit Ausnahme des Druckvorgangs ausgeführt, außerdem wird eine Belegnummer vergeben. Bearbeiten / Buchung rückgängig machen Wenn Sie einen Beleg ausdrucken, wird dieser normalerweise auch gleich verbucht (Ausnahme: Sie haben unter Administration/Stammdaten die Funktion Periodenabschluss aktiviert), d. h. es wird eine Geschäftsvorfallnummer, ggf. eine Projektnummer (nur bei Auftragsbestätigungen) vergeben und Lagerbestände, Statistiken, Rückstände und ggf. das Mahnwesen fortgeschrieben. Der betreffende Beleg kann beim erneuten Aufruf nicht mehr editiert, d. h. bearbeitet werden. Wenn Sie den Geschäftsvorfall dennoch nachbearbeiten wollen (z. B. weil Sie nach dem Drucken einen Fehler entdeckt haben), führen Sie die Funktion Buchung rückgängig machen aus. Es werden dann alle Buchungsvorgänge für den aktuellen Beleg rückgängig gemacht. Belegtyp wechseln Wenn Sie über das Auswahlformular Auftragsbearbeitung die Auftragsbearbeitung aufrufen, ist einer der zur Verfügung stehenden Belegtypen aktiv (d. h. Sie haben in der Auswahlliste des Hauptmenüs den entsprechenden Eintrag gewählt). Das hat z. B. Auswirkung bei der Datenübernahme: Wenn der Belegtyp Auftragsbestätigung aktiv ist, können Sie bei der Datenübernahme nur aus vorhandenen Angeboten auswählen. Z. B. Rechnungen stehen nicht zur Auswahl. Damit Sie zum Wechsel des aktiven Belegtyps nicht immer das Formular Auftragsbearbeitung verlassen und über das Hauptmenü wieder öffnen müssen, gibt es das Pulldownmenü Belegtypauswahl, über das Sie zum gewünschten Belegtyp wechseln können. Drucken / Drucken mit Druckerauswahl Hier wird zunächst das Druckmenü angezeigt, in dem Sie noch verschiedene Einstellungen vornehmen können: 132

133 Anschließend können Sie den Beleg ausdrucken ( OK ).. Drucken / Export nach Word Der Beleg wird nach Word übertragen. Dort können Sie bei Bedarf z. B. noch spezielle Formatierungen vornehmen. Anmerkung: Grafische Elemente (Logo, Linien) werden nicht mit übertragen. Drucken / als versenden Der Beleg wird in Ihr Standard- programm übertragen. D. h. es wird ein Anschreiben generiert und der Beleg als Anhang angefügt. Der Beleg wird durch diese Funktion nicht gebucht. Sie müssen ihn also vorher am besten ausdrucken, oder die Funktion Bearbeiten / Beleg buchen (ohne Drucken) ausführen. Für diese Funktion gibt es Grundeinstellungen, die Sie unter Administration / - Einstellungen vornehmen. Es stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, in welchem Format Sie den Beleg anhängen wollen. Für das PDF-Format ist ein Tool erforderlich, das Sie kostenfrei bei Microsoft herunter laden können. Drucken / Packzettel Die Artikelpositionen des aktuellen Belegs werden als Packzettel formatiert ausgedruckt. Sie können einen Beleg jederzeit als Packzettel ausdrucken, Lagerbuchungen u. ä. erfolgen dadurch nicht. Drucken / beliebiger Typ Über die Funktion beliebiger Typ können Sie den aktuellen Beleg mit einer frei wählbaren Typbezeichnung ausdrucken. 133

134 Im Feld Typ tragen Sie dazu den gewünschten Typ ein oder wählen ihn aus der Vorgabeliste. Wenn Sie das Feld Typ doppelklicken, wird das Formular mit den Vorgabewerten geöffnet. Diesem Programmteil liegt ein eigener Bericht ( Angebote aktueller Beleg ) zugrunde. Sie können diesen also nach Wunsch formatieren. Drucken / als Fax versenden Sie haben hier die Möglichkeit, den Beleg in einem speziellen "Faxlayout" an eine entsprechende Software zu senden. Bei dieser Alternative ist wichtig, dass die Lagerbestände nicht automatisch aktualisiert werden. Wenn das Fax korrekt gesendet wurde, müssen Sie daher die Funktion Bearbeiten / buchen (Lager und Statistik für aktuellen Beleg aktualisieren) ausführen. Näheres über die Faxschnittstelle finden Sie unter Einrichten der Faxbelege weiter unten in dieser Dokumentation Anmerkung: Einen bereits gebuchten und gedruckten Beleg können Sie beliebig oft erneut ausdrucken, ohne dass dieses Auswirkungen auf Lagerbestände etc. hat. Änderungen können Sie an gebuchten Belegen allerdings nicht mehr vornehmen. Eingabefelder Kunde Die Angabe des Kunden ist notwendig. Sie können den Kunden aus der Liste auswählen. Anders sortierte Auswahllisten erhalten Sie, indem Sie die Schaltfläche F direkt neben der Kundenauswahl anklicken: 134

135 Typ Auch der Belegtyp ist eine notwendige Angabe. Die Belegtypen, die in der Auswahl angegeben werden, können Sie nicht ändern. Allerdings finden Sie unter Administration / Belegtypbezeichnungen eine Funktion, mittels der Sie die Texte verändern können: Diese Möglichkeit können Sie auch nutzen, falls Sie das Programm im nichtdeutschsprachigen Ländern einsetzen. Rechnungsadresse Die Rechnungsadresse entspricht Ihrer Auswahl im Feld Kunde und wird den Firmenstammdaten entnommen. Sie können diese Felder beliebig editieren, ohne dass die Stammdaten des Kunden dadurch verändert werden. 135

136 Die Funktion der Schaltfläche e ist identisch mit der der Schaltfläche Anschrift ersetzten. Die Rechnungsadresse wird als Hauptadresse verwendet und außer bei Lieferscheinen (s. u.) auf den Belegen in das Anschriftfeld ausgegeben. Die Buchungen (Umsätze, etc.) werden dem Kunden zugeordnet, der im Feld Kunde ausgewählt wurde. Daran ändert sich nichts, wenn Sie die Anschrift über Anschrift ersetzen oder manuell verändern. Falls bereits ein Kunde ausgewählt ist und Sie diesen ändern, wird eine Programmmeldung angezeigt, sofern Sie bereits Artikelpositionen angelegt haben oder den Beleg per Kopieren oder Datenübernahme übernommen haben: Klicken Sie auf ja, wenn die Preise für den neuen Kunden neu berechnet werden sollen (z. B. bei abweichender Preisgruppe). Wenn Sie das nicht wollen, klicken Sie auf nein. Lieferadresse Sie können über diese Funktion nur für den aktuellen Beleg eine Lieferadresse aus dem Adressenverzeichnis (Firmenstammdaten) festlegen bzw. die Vorgabe abändern. Welche Lieferadresse hier vorgegeben wird, haben Sie in den Firmen- bzw. Kundenstammdaten festgelegt. Standardmäßig ist diese Adresse identisch mit der des eigentlichen Beleges (Rechnungsadresse). Sie haben folgende Möglichkeiten, die Lieferadresse zu ändern: 1.) Sie überschreiben die vorgegebene Adresse einfach direkt in den Feldern. 2.) Sie wählen eine andere Lieferadresse aus dem Feld e aus. Es werden nur Adressen zur Auswahl angeboten, die im Firmenstamm sowohl den Adresstyp Lieferadresse (s. dort gleichnamiges Feld) als auch eine Verknüpfung zur Rechnungsadresse über das Menü Datei / Relationen/Verwandte Adressen haben. Falls es sich bei dem aktuellen Beleg um einen Lieferschein handelt, wird die Adresse, die hier festgelegt ist, als Anschrift auf dem ausgedruckten Beleg verwendet. Ist hier nichts festgelegt, wird die die Rechnungsadresse verwendet. Beachten Sie zu dieser Funktion bitte auch die Ausführungen in den Kundenstammdaten. Projekt-Nr. Sie können jeden Geschäftsvorfall einem Projekt der Projektverwaltung zuordnen. Dadurch lassen sich die Belege der Auftragsbearbeitung und des Bestellwesens einander zuordnen. 136

137 Diese Projektnummer wird auch in der Statistiktabelle abgespeichert, so dass Sie auch bei der Erstellung von Statistiken (oder z.b. Kalkulationsdaten) darauf zugreifen können. Die Projektverwaltung öffnen Sie über die Menüfunktion Hilfsmittel/Projekte, oder indem Sie das Feld Projekt-Nr. doppelklicken: Beleg-Nr. (Geschäftsvorfall-Nr.) Nummernkreise werden im Programmteil Administration/Stammdaten/Nummernkreise festgelegt. Die Nummernkreise können Sie frei vergeben. Einzige Voraussetzung ist, dass die Nummern ausschließlich aus Ziffern bestehen, also numerisch sind. Hinweis: Wenn Sie eine Rechnung oder anderen Beleg löschen oder die Buchung rückgängig machen, wird die Nummernzählung nicht rückgesetzt, die Belegnummer bleibt also auf jeden Fall vergeben. Belegkreis Falls Sie ausnahmsweise für einen Geschäftsvorfall einen anderen als den im Kundenstamm hinterlegten Belegkreis verwenden wollen, können Sie das in diesem Feld einstellen. 137

138 Provision für Die Angabe in diesem Feld ist die Grundlage für Provisionsabrechnungen. Datum Das eigentliche Belegdatum. Fälligkeit Das Feld Fälligkeit enthält den erwarteten Zahlungseingang bei Rechnungen und ist wichtig für die Berechnung der Verzugszinsen im Mahnwesen. Ab diesem Datum werden ggf. Verzugszinsen berechnet. Das Datum wird automatisch aus dem aktuellen Systemdatum und den Angaben in den Kundenstammdaten (Zahlung erwartet nach Tagen) berechnet. Es ergibt sich also aus dem Systemdatum + dem Feld Zahlung erwartet nach Tagen in den Kundenstammdaten. Sie können dieses Datum bei Bedarf ändern. Ihr Zeichen Der Wert wird aus dem Kundenstamm, Feld Lieferanten-Nr. beim Kunden übernommen. Unser Zeichen Hier wird standardmäßig die Kundennummer aus dem Firmenstamm eingelesen. Konditionen Der Text Kondition wird anhand der Konditionszuordnungsnummer, die Sie dem Kunden in den Kundenstammdaten zugewiesen haben, ermittelt. Sie können den Inhalt dieses Feldes ohne Beeinflussung der Stammdaten editieren. Wenn Sie für den aktuellen Beleg eine andere Kondition benötigen, können Sie sie aus der Liste auswählen oder manuell eintragen/ändern. Wenn Sie das Feld doppelklicken, gelangen Sie direkt in die Vorgaben für die Konditionen. Änderungen, die Sie hier vornehmen, gelten dann für alle Kunden. Freitext Im Feld Freitext können Sie einen beliebigen Text eingeben. Zeilenumbrüche geben Sie über die Tastenkombination STRG und Enter ein. Auf den Belegen (Ausdrucken) werden diese Felder dann nach unten vergrößert. Den gesamten Inhalt eines solchen Feldes können Sie einsehen, indem Sie zunächst den Cursor in dieses Feld setzen und anschließend die Tasten Umschalt und F2 drücken. Es wird dann ein Zoom-Fenster geöffnet. Bei Kunden, in deren Kundenstammdaten Sie eine Umsatzsteuer-ID-Nr. eingetragen haben, wird diese automatisch ins Feld Freitext übernommen. Artikel / Positionen Hier legen Sie Art und Anzahl der Artikel fest. Sie erreichen diesen Programmteil über die Schaltfläche 138

139 In der Artikelauswahl können Sie mit Ausnahme der Artikelnummer alle Felder ohne Auswirkung auf die Stammdaten ändern. Im oberen Formularbereich sind die editierbaren Felder. In der Liste im unteren Bereich finden Sie die bisher angelegten Positionen. Um eine Position zu ändern, klicken Sie unten in die Liste und nehmen dann dort oder im oberen Bereich die Änderungen vor. In der Liste werden nicht alle Felder angezeigt, so dass Sie einen Teil der Änderungen oben vornehmen müssen. Schaltflächen: Langtext Hier können Sie einen Langtext zur aktuellen Position angeben. Falls Sie bereits im Artikelstamm einen Langtext angelegt haben und dort das Feld Langtext drucken in Auftragsbearbeitung auf ja gesetzt haben, wird dieser in die Auftragsbearbeitung übernommen. Der Langtext wird unterhalb der aktuellen Artikelposition, jedoch (natürlich) noch vor der folgenden Position, auf den Belegen ausgegeben. 139

140 Das Feld enthält Fließtext. Zeilenumbrüche können Sie über die Tasten Strg und Enter an Ihrer Tastatur vornehmen, indem Sie Strg gedrückt halten und dann die Taste Enter drücken. Stückliste Diese Funktion wird beim Feld Stückliste beschrieben. Die Schaltfläche ist nur aktiviert, wenn Sie zu einer Artikelposition wechseln, bei der das Feld Stückliste ein Häkchen enthält. Seriennummern Haben Sie einen Artikel ausgewählt, der in der Seriennummernverwaltung geführt wird, und handelt es sich beim aktuellen Beleg um einen Lieferschein, wird ein Formular geöffnet, in dem Sie die Seriennummern, die von der Lieferung betroffen sind, auswählen und dem aktuellen Lieferschein zuweisen können. Um diese Zuweisung vorzunehmen, klicken Sie das Feld Markierung der betreffenden Seriennummer an: Über die Schaltfläche Seriennummern können Sie sich nun die Seriennummern der aktuellen Artikel-Nr. anzeigen lassen, die dem aktuellen Kunden bereits zugewiesen sein. Anmerkung: Im Feld Seriennummern drucken legen Sie fest, ob im Falle eines Lieferscheins die betroffenen Seriennummern mit ausgedruckt werden. Sortierung Wenn Sie Artikelpositionen anlegen, werden diese in der Reihenfolge Ihrer Auswahl angezeigt (und gedruckt). Über die Schaltfläche Sortierung können Sie die Reihenfolge der Positionen bearbeiten, indem Sie im Feld Sortierung entsprechende alphanumerische Werte eingeben. Falls Sie Ziffern eingeben, beachten Sie bitte, dass die Sortierung alphanumerisch erfolgt, d. h. dass nicht 1, 2, 12, sondern 1, 12, 2, sortiert wird. 140

141 Artikelstammdatensatz aktivieren Zeigt den aktuellen Artikel in den Artikelstammdaten an. Wenn Sie dort Änderungen vornehmen, die Sie auch in die aktuelle Position aufnehmen wollen, wählen Sie den Artikel nochmals über das Feld Artikel-Nr. aus. Es werden dann die aktualisierten Daten eingelesen. Lager- und Lieferbestände Zeigt eine chronologische Abfolge der Warenein- und -ausgänge des aktuellen Artikels mit den sich daraus ergebenden Lagerbeständen. Artikel fertigen Das Feld ist nur aktiviert, falls es sich beim aktuellen Artikel um einen Hauptartikel (d. h. eine Stückliste) handelt. Weiteres entnehmen Sie bitte dem folgenden Abschnitt. als Alternativposition übernehmen Die Schaltfläche ist nur sichtbar, falls es sich beim aktuellen Beleg um ein Angebot handelt: Ebenso wird nur in Angeboten das Feld Gesamtpreis Alternativposition angeboten: Eine Alternativposition ist eine Artikelposition im Angebot, die nicht in die Berechnung der Angebotssumme einbezogen wird. 141

142 Um eine Alternativposition anzulegen, wählen Sie zunächst den Artikel aus und geben die Anzahl an. Anschließend klicken Sie auf als Alternativposition übernehmen. Der Gesamtpreis der Position wird nun vom Feld Gesamtpreis nach Gesamtpreis Alternativposition kopiert: Außerdem wird vor die Artikelbezeichnung der Text Alternativposition gesetzt: (zu sehen ist das Zoom-Fenster. Es wird geöffnet über Shift und F2) Auf dem Angebotsbeleg sieht das dann so aus: Artikel wird also als Alternativposition tituliert und der Gesamtpreis in Klammern und kursiv ausgegeben. Positionsüberschrift Hierbei handelt es sich um einen Freitext, der im Bericht in fetter Schrift formatiert oberhalb der Artikelposition ausgegeben wird. 142

143 Anmerkung: Die Positionsüberschrift wird auch verwendet in Sammelrechnungen und Sammellieferscheinen. Dort erscheint dann ein Text wie Lieferschein Nr vom , gefolgt von den betreffenden Positionen des Lieferscheins. Artikel-Nr. Hier müssen Sie eine existierende Artikelnummer angeben bzw. auswählen. Wählen Sie zunächst einen Artikel im Feld Artikel-Nr aus, oder geben Sie die Artikelnummer direkt ein. Sie können die Daten sowohl im oberen Bereich als auch in der Liste unten eingeben oder ändern. Doppelklicken aktiviert ein Suchfenster, in dem Sie nach anderen Kriterien wie z.b. der Artikelbezeichnung oder der Warengruppe suchen können. Eine Beschreibung dieses Suchfensters finden Sie in den Ausführungen zu den Artikelstammdaten. Wenn Sie einen Artikel ausliefern wollen, den Sie nicht extra in den Artikelstammdaten anlegen möchten, wählen Sie im Feld Artikel-Nr. einen beliebigen Artikel aus, und überschreiben Sie die anderen Felder. Besser wäre es noch, wenn Sie in den Artikelstammdaten für diese Fälle einen Standardartikel anlegen, der nur die notwendigsten Daten enthält. Das wären: Artikelnummer, Bezeichnung1 sowie eine Preisgruppe (mit dem VK 0,00 EUR). Sie sollten diesen Artikel idealerweise nicht als Lagerartikel führen (Artikelstammdaten Feld: Lagerartikel = nein). Die Daten in den Statistiken beziehen sich jedoch immer auf den Artikel, dessen Artikel-Nr. Sie ausgewählt haben. Das gilt also auch dann, wenn Sie die Bezeichnung etc. im Beleg abändern. 143

144 Anzahl Geben Sie hier die Anzahl der Artikelposition ein. Hier, im Programmteil Auftragsbearbeitung, überprüft SRSoft P/3000 ständig die Lagerbestände. Falls Sie eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung schreiben (die anderen Belegtypen werden hiervon nicht erfasst), und SRSoft P/3000 stellt fest, dass der Lagerbestand negativ würde, wird zunächst ein Dialog gestartet, in dem Sie den Artikel durch seinen Ersatzartikel ersetzen können. Ja: sofern vorhanden, wird der Ersatzartikel eingesetzt. Den Ersatzartikel stellen Sie in den Artikelstammdaten ein. Nein: Falls Sie das nicht machen, wird der Teillieferungsdialog gestartet: Bei Lieferscheinen, Rechnungen, Gutschriften und Stornorechnungen erscheint nun dieser Dialog. Sie können hier die im Lager vorhandene Menge ausliefern. Ja: Der aktuelle Lagerbestand des Artikels wird eingesetzt. Nein: alles bleibt unverändert Nur bei Auftragsbestätigungen erfolgt stattdessen diese Option: 144

145 Für den Fehlbestand (Auftragsmenge Lagerbestand) können Sie hier also automatisch eine Bestellung generieren lassen. Also: Ja: Für den Fehlbestand wird eine Bestellung angelegt Nein: alles bleibt unverändert (Hinweis: Diese Dialoge können Sie auch abschalten über Administration / sonstige Stammdaten / Lagerbestandshinweise in der Auftragsbearbeitung) Die Bestellung wird als Kundenbestellung gekennzeichnet: Wird diese Bestellung nun per Datenübernahme (also die Belegübergabe) in einen Wareneingang umgewandelt, können Sie für diese Lieferung wiederum über einen Dialog, der automatisch gestartet wird, einen Lieferschein für den Kunden anlegen: Die Buchung des Wareneingangs löst nun den Bestellrückstand und die Buchung des Lieferscheins den Auftragsrückstand auf. Der Vorgang damit dann also abgeschlossen. Falls bereits ein Kunde ausgewählt ist und Sie diesen ändern, wird eine Programmmeldung angezeigt, sofern Sie bereits Artikelpositionen angelegt haben oder den Beleg per Kopieren oder Datenübernahme übernommen haben: Klicken Sie auf ja, wenn die Preise für den neuen Kunden neu berechnet werden sollen (z. B. bei abweichender Preisgruppe). Wenn Sie das nicht wollen, klicken Sie auf nein. 145

146 Bezeichnung Die Artikelbezeichnung wird dem Artikelstamm entnommen. Wie alle Felder (außer der Artikelnummer) können Sie den Text ändern, ohne dass die in den Stammdaten hinterlegten Daten beeinflusst werden. Zusätzlich steht Ihnen für jeden Artikel ein weiteres, freies Bezeichnungsfeld für sonstige Angaben zur Verfügung (3. Bezeichnungsfeld). Anmerkung: Sie können in diesen Feldern einen Zeilenumbruch eingeben über die Tasten STRG und ENTER, und Sie können ein Zoom-Fenster öffnen über SHIFT und F2. Einheit Die Einheit (z. B. Stk., Liter, etc.) wird als Text den Artikelstammdaten entnommen. Zeichnungsnummer Die Zeichnungsnummer wird - sofern angelegt - für den aktuellen Artikel aus dem Artikelstamm gelesen und kann bei Bedarf hier in der Auftragsbearbeitung noch geändert werden. Die Zeichnungsnummer wird auf Fertigungsaufträgen ausgedruckt. Chargen-Nr. Haben Sie den Artikel im Artikelstamm zur Verwaltung von Chargen vorgesehen, wird bei der Artikelauswahl das Feld Chargen-Nr. eingeblendet, sofern es sich beim aktuellen Belegtyp um einen Lieferschein handelt: Über die Schaltfläche rechts neben dem Feld können Sie aus verfügbaren Chargen eine Nummer auswählen: Pro Position lässt sich nur eine Charge zuweisen. Relevant wird die Zuweisung erst beim Buchen des Lieferscheins. Preise ausweisen Im Feld Preise ausweisen können Sie bestimmen, ob im entsprechenden Bericht die Felder USt, Einzelpreis, Preiseinheit (PE), Rabatt und Gesamt ausgeblendet werden oder nicht. Wichtig ist, dass auch die Preise ausgeblendeter Positionen mit in die Berechnung des Gesamtbetrages einfließen. 146

147 Einzelpreis Der Wert im Feld Einzelpreis ist den Preisgruppen des Artikels entnommen, und zwar genau der Preisgruppe, der der ausgewählte Kunde zugeordnet ist. Falls Sie für diese Preisgruppe Staffelpreise angelegt haben oder falls Sie einen Sonderpreis für den Artikel angelegt haben, wird der Einzelpreis automatisch entsprechend korrigiert. Wird der Kunde brutto fakturiert, d. h. Sie haben in den Kundenstammdaten das Feld Bruttofakturierung auf ja gesetzt, enthält der Einzelpreis bereits Umsatzsteuer. Ansonsten handelt es sich um einen Nettopreis. Falls bereits ein Kunde ausgewählt ist und Sie diesen ändern, wird eine Programmmeldung angezeigt, sofern Sie bereits Artikelpositionen angelegt haben oder den Beleg per Kopieren oder Datenübernahme übernommen haben: Klicken Sie auf ja, wenn die Preise für den neuen Kunden neu berechnet werden sollen (z. B. bei abweichender Preisgruppe). Wenn Sie das nicht wollen, klicken Sie auf nein. Rabatt Der Rabatt wird der Rabattgruppe des Kunden entnommen. Sie können ihn bei Bedarf ändern. Falls der Rabatt bei allen Positionen 0 ist, wird er auf den Belegen nicht ausgewiesen. Der Wert Gesamtpreis entspricht bei Nettofakturierung dem Nettopreis (Anzahl * (Einzelpreis./. Rabatt) / Preiseinheit, ohne Umsatzsteuer) dieser Position, bei Bruttofakturierung dem Preis incl. Umsatzsteuer. Beträge in Kundenwährung Die Felder Beträge in Kundenwährung, links unter den Schaltflächen sind nur dann von Bedeutung, wenn Sie für den aktuellen Kunden in den Kundenstammdaten eine Fremdwährung definiert haben. Ansonsten werden diese Felder immer mit 0 belegt. 147

148 Falls Sie eine Fremdwährung festgelegt haben, speichert SRSoft P/3000 sowohl Ihre Landeswährung (also z. B. EUR) als auch den umgerechneten Betrag. Im Gegensatz zum Bestellwesen werden die Beträge also bereits bei der Belegbearbeitung umgerechnet (in diesem Fall also in die Kundenwährung). Gesamtsumme Das Feld am unteren Formularrand summiert die Spalte Gesamtpreis auf. Es wird erst aktualisiert, wenn Sie zu einer anderen Position in der Liste wechseln. Haben Sie also eine neue Position angelegt oder den Preis geändert, bleibt die Gesamtsumme solange unverändert, bis Sie diese Datensatz verlassen. Summenberechnung (Zwischensumme) Über das Feld Summenberechnung können Sie Zwischensummen berechnen lassen, Diese werden als Positionssumme in den Berichten ausgewiesen: Wenn Sie das Feld Summenberechnung also bei einer Position auf ja setzen, werden die Positionen aber der ersten oder die Positionen seit der letzten Summenberechnung summiert. Sie können also mehrere Zwischensummen bilden. Stückliste Das Feld Stückliste gibt an, ob zu der aktuellen Artikelposition eine Stückliste aus dem Artikelstamm übernommen oder direkt hier in der Auftragsbearbeitung für die aktuelle Position angelegt wurde bzw. werden soll. Falls dieses Feld aktiviert ist, erreichen Sie die Stücklistenfunktion über die Schaltfläche Stückliste. Das Stücklistenformular ist völlig analog zu dem im Artikelstamm aufgebaut. Die Bedeutung der Felder und Schaltflächen wurde bereits dort beschrieben. Die Stückliste ist auch hier in der Auftragsbearbeitung editierbar, wobei bei eventuellen Änderungen nicht in den Artikelstamm rückgeschrieben wird. Wichtig ist jedoch, dass nur die erste Stufe der Stückliste geändert werden kann. Wenn Sie z. B. über die Schaltfläche nächste Stufe in eine Unterstückliste verzweigen, werden diese Daten direkt aus den Artikelstammdaten gelesen und sind hier in der Auftragsbearbeitung nicht editierbar. D. h. dass nur die erste Stücklistenstufe direkt in der Auftragsbearbeitung gespeichert wird, zum Anzeigen der tieferen Stufen verzweigt SRSoft P/3000 auf die Daten der Stücklisten des Artikelstamms. Wie werden Stücklisten nun im Lager und den Statistiken verbucht? Die Fortschreibung des Lagers und der Statistiken sowie ggf. weitere Programmteile wie z. B. dem Mahnwesen erfolgt, wenn der Beleg gedruckt wird, wenn im Programmteil Administration ein Periodenabschluss durchgeführt wird oder die 148

149 Funktion Bearbeiten / buchen (Lager und Statistik für aktuellen Beleg aktualisieren) ausgeführt wird. I. a. ist die Funktion Administration / Periodenabschluss nur sinnvoll, wenn Sie in den Stammdaten (Administration / sonst. Stammdaten) das Feld Sollen Periodenabschlüsse durchgeführt werden auf ja gesetzt haben. Dadurch wird das sofortige Buchen von Geschäftsvorfällen beim Drucken unterdrückt. Da gilt nicht nur für Stücklisten, sondern für jede Position in einem Beleg. Buchen von Stücklisten In der Auftragsbearbeitung von P/3000 werden bei Stücklisten immer nur die Hauptartikel im Lager gebucht. Um Stücklisten aufzulösen, verwenden Sie bitte den Programmteil Fertigung. Zugrunde liegt folgende prinzipielle Abfolge: Sie erhalten vom Kunden einen Auftrag über einen Artikel mit Stückliste. 1.) Legen Sie einen Auftrag an für den Hauptartikel und buchen Sie diesen. Durch diesen Vorgang wird der Auftragsbestand des Hauptartikels erhöht (Feld AB im Lager). Die enthaltene Stückliste bleibt zunächst unberührt, wird von P/3000 bei der Artikelauswahl aber mit in die Auftragsbearbeitung kopiert, kann also Auftragsindividuell modifiziert werden. 2.) Falls gewünscht, z. B. falls der Lagerbestand für den Auftrag nicht ausreicht, legen Sie einen Fertigungsauftrag an für den Hauptartikel und buchen diesen. Das können Sie z. B. hier aus der Artikelposition über die Schaltfläche Artikel fertigen machen. Durch diesen Vorgang wird die Stückliste in Rückstand gestellt. 3.) Durch den Fertigungsvorgang, also den nächsten Schritt im Ablauf, wird der Auftragsrückstand der Stückliste reduziert und der Lagerbestand der Stückliste ebenfalls. Gleichzeitig wird der Lagerbestand des Hauptartikels erhöht. Sie haben also die Bauteile aus dem Lager entnommen, zum Hauptartikel gefertigt und als Folge einen höheren Lagerbestand des Hauptartikels. 4.) Sie machen in der Auftragsbearbeitung eine Datenübernahme vom Auftrag zu einem Lieferschein und buchen diesen. D. h. der Hauptartikel wurde ausgeliefert, der Lagerbestand reduziert und der Vorgang somit bis auf die Fakturierung abgeschlossen. Stückliste drucken Enthält die aktuelle Position eine Stückliste und ist das Feld Stückliste auf ja gesetzt, können Sie die Stückliste auf allen Belegtypen direkt unterhalb der Artikelposition ausdrucken lassen. Die Stückliste wird ohne eigene Preisangaben ausgedruckt und beeinflusst auch nicht die Berechnung des Gesamtpreises. Seriennummern drucken Falls es sich beim aktuellen Beleg um einen Lieferschein und bei der aktuellen Position um einen Artikel handelt, der in der Seriennummernverwaltung geführt wird, können Sie über dieses Feld festlegen, ob eine Liste der Seriennummern mit auf den Lieferschein ausgegeben wird. 149

150 Die Nummern (in der Grafik zwei Stück) werden also unterhalb der Artikelbezeichnung durch Semikolon getrennt ausgegeben. Wird die Funktion Seriennummern einlesen bei der Datenübernahme verwendet, können keine Referenzen auf die Lieferscheinpositionen gesetzt werden. Verwendet der Anwender diese Funktion, wird die Ausgabe auf Lieferscheine nicht unterstützt. Liefertermin Geben Sie hier den Liefer- oder Fertigstellungstermin für diese Position an. Der Liefertermin wird mit auf dem Beleg ausgegeben. Eine Eingabe in diesem Feld ist nicht zwingend erforderlich. Sie können sich eine Liste der offenen Aufträge, sortiert nach dem Liefertermin über die Funktion Auftragsbearbeitung / offene Aufträge im Hauptmenü ausdrucken lassen. Lagerort Die Angabe des Lagerortes ist notwendig. Auch wenn Sie nur ein Lager verwenden bzw. überhaupt keine Lagerbestände führen, müssen Sie ein Lager angeben. Die Lagerorte selbst legen Sie im Artikelstamm über die Schaltfläche Lagerbestände und dann Lagerorte an. Sie finden hier ein Feld Standardlagerort. Klicken Sie dieses Feld bei dem Lagerort an, der grundsätzlich, z. B. auch hier in der Auftragsbearbeitung, als Standardvorgabe erscheinen soll. Wenn Sie keine oder nur einen Lagerort führen, legen Sie in diesem Formular genau einen Lagerort (z. B. Standardlager, o. ä.) an und aktivieren Sie dieses Feld Standardlagerort. Sämtliche Buchungen erfolgen dann auf dieses Lager und Sie brauchen sich somit nicht mehr darum zu kümmern. Wenn die Buchung auf einen anderen als diesen Lagerort erfolgen soll, wählen Sie ihn in der Liste aus. Enthält der Artikel eine Stückliste, wird auch diese auf dieses Lager gebucht. Im Programmteil Lager können Sie über die Funktion Umbuchungen Artikelbestände von einem Lager in ein anderes umbuchen. Position erledigt Das Feld Position erledigt wird automatisch vom Programm auf ja gesetzt, wenn die betreffende Position beim Buchen eines Lieferscheines oder einer Rechnung auf diesen Auftrag aufgelöst wird, die Restmenge also gleich 0 ist. Sie können auf diese Weise bei einem Auftrag sofort sehen, welche Positionen noch offen und welche bereits abgearbeitet sind. 150

151 Schnelleingabeformular / Scanneranbindung Über eine Funktionstaste, die Sie im Programmteil Administration / Tastenkürzel selbst festlegen können, indem Sie dort Schnelleingabeformular Auftragsbearbeitung und Bestellwesen auswählen, können Sie in den Artikelpositionen ungebuchter Belege dieses Formular öffnen: Dieses Formular hat zwei Einsatzzwecke: 1.) Eine einfache, manuelle Eingabe von Artikelpositionen 2.) Den Einsatz von Scannern zu optimieren In Auswahl nach geben Sie an, ob Sie die Artikelnummer oder die EAN-Nummer (die Sie ebenfalls im Artikelstamm eingeben können) bei der Eingabe verwenden wollen. Anschließend genügt die Auswahl des Artikels sowie die Eingabe der Anzahl und des Lagerortes. Mit diesen Daten wird dann eine Artikelposition angelegt. Anzahl merken Wenn Sie für jede Position eine identische Anzahl eingeben wollen, klicken Sie das Feld Anzahl merken an. Das Feld Anzahl wird dann deaktiviert und und die angegebene Anzahl bei jedem Artikel verwendet. Lagerort merken Sollen alle Positionen auf einen Lagerort gebucht werden, klicken Sie Lagerort merken an. Das Feld Lagerort wird dann deaktiviert und der eingestellte Lagerort bei jeder Position verwendet. Falls sowohl die Anzahl als auch der Lagerort festgelegt sind (also Anzahl merken = ja und Lagerort merken = ja), genügt es, nur die Artikelnummer (bzw. den EAN-Code) einzugeben, um eine Artikelposition zu erzeugen. Nur mit diesen Einstellungen bleibt das Formular nach Eingabe der Artikelnummer geöffnet, ansonsten wird es geschlossen. Das soll den Einsatz handelsüblicher Barcodescanner ermöglichen: Barcode-Scanner verwenden Setzen Sie die beiden Felder Anzahl merken und Lagerort merken auf JA. Anschließend können Sie EAN-Nummern oder Artikelnummern per Scanner eingeben: 151

152 Das Schnelleingabeformular bleibt bei dieser Vorgehensweise geöffnet, und nach jedem Scanvorgang wird eine Artikelposition angelegt. Anschließend können Sie den Beleg nachbearbeiten und buchen. Dieses Formular wird in den Artikelpositionen der Auftragsbearbeitung und des Bestellwesens angeboten. Fertigung Hier erhalten Sie eine Beschreibung der Abbildung einer Fertigung in SRSoft P/3000 anhand eines Beispiels. Es werden nur die für diesen Vorgang notwendigen Schritte und Einstellungen erläutert, Preisstellungen etc. werden außer Acht gelassen. Stammdaten: PKW mit der Stückliste: 4 Räder, 1 Motor, eine Karosserie Der Motor wiederum enthält die Stückliste: 1 Lichtmaschine, 1 Motorblock Der PKW enthält also die anderen Artikel als Stückliste, wobei der Motor eine Unterstückliste ist. Sie erhalten einen Auftrag von einem Kunden über 1 Auto, das Sie entsprechend der genannten Stückliste fertigen. Der Ablauf erfolgt grob gesagt so, dass zunächst eine Auftragsbestätigung für den PKW angelegt wird, anschließend die Stücklistenartikel einem Lager entnommen und der Bestand des PKWs erhöht wird. Grundeinstellungen im Artikelstamm: PKW und Motor: Feld Stückliste auf "ja" setzen, Lagerartikel auf "ja" setzen Stückliste anlegen Räder, Karosserie, Lichtmaschine, Motorblock: Lagerartikel auf "ja" setzen Der Einfachheit halber geht dieses Beispiel davon aus, dass exakt die benötigten Lagerbestände im Lage vorhanden sind. Es ergibt sich also zunächst folgende Konstellation: Auftragsbestand Lagerbestand 152

153 Auto 0 0 Motor 0 0 Karosserie 0 1 Räder 0 4 Motorblock 0 1 Lichtmaschine 0 1 Auftragsbestätigung für den PKW erstellen und buchen Im Lager sieht es nun so aus: Auftragsbestand Lagerbestand Auto 1 0 Motor 0 0 Karosserie 0 1 Räder 0 4 Motorblock 0 1 Lichtmaschine 0 1 Klicken Sie die Schaltfläche Artikel fertigen in der Artikelposition Auto Ihrer Auftragsbestätigung an. SRSoft P/3000 verzweigt nun ins Fertigungsmodul und erstellt zwei Fertigungsaufträge, je einen für den Motor und das Auto. Wir bezeichnen den Fertigungsauftrag für das Auto als Rahmenfertigungsauftrag, den Motor als Baugruppe. Klicken Sie beim Auto auf die Schaltfläche freigeben/buchen. Im Lager finden Sie nun: Auftragsbestand Lagerbestand Auto 1 0 Motor 0 0 Karosserie 1 1 Räder 4 4 Motorblock 1 1 Lichtmaschine 1 1 Zunächst wird der Motor gefertigt. Die Lagerbestände sehen dann so aus: Auftragsbestand Lagerbestand Auto 1 0 Motor 0 1 Karosserie 1 1 Räder

154 Motorblock 0 0 Lichtmaschine 0 0 Im Lager ist nun also der Motor vorhanden, dafür eine Lichtmaschine und ein Motor weniger. Als nächste folgt die Fertigung des Autos. Es ergeben sich nun folgende Lagerbestände: Auftragsbestand Lagerbestand Auto 1 1 Motor 0 0 Karosserie 0 0 Räder 0 0 Motorblock 0 0 Lichtmaschine 0 0 In diesem Schritt wurde das Auto also aus Karosserie und Motor gefertigt. Zu guter letzt wird der Artikel an den Kunden ausgeliefert. Dazu übernehmen Sie den Auftrag per Datenübernahme in einen Lieferschein oder eine Rechnung. Durch das Buchen dieses Belegs wird im Lager der Auftrags- und Lagerbestand reduziert und der Rückstand reduziert oder aufgelöst. Im Lager sieht es nun so aus: Auftragsbestand Lagerbestand Auto 0 0 Motor 0 0 Karosserie 0 0 Räder 0 0 Motorblock 0 0 Lichtmaschine 0 0 Damit ist der Vorrang abgeschlossen. Fertigung auf Lager / Eigenfertigung Die Fertigung auf Lager verläuft völlig analog, außer dass in diesem Fall keine Auftragsbestätigung angelegt wird. Folglich erfolgt hier eine Erhöhung des Lagerbestandes des Autos auf Kosten des Bestandes der Stückliste. Den Fertigungsauftrag legen Sie im Programmteil Fertigung direkt an. Funktionen des Fertigungs-Moduls Die Fertigung setzt sich aus zwei Bereichen zusammen: Der Anlage und Verwaltung von Fertigungsaufträgen, sowie des Fertigungsvorgangs. Der Fertigungsauftrag ist Bestandteil der Auftragsbearbeitung. Sie erreichen ihn über Hauptmenü / Auftragsbearbeitung / Fertigung 154

155 Der Fertigungsvorgang ist Bestandteil des Programmteils Lager. Sie erreichen ihn über Hauptmenü / Lager / Fertigung. Fertigungsaufträge, Sie können den Fertigungsauftrag direkt in diesem Formular anlegen, indem Sie die Schaltfläche neu anklicken. Alternativ dazu können Sie als Grundlage die Position einer Auftragsbestätigung nehmen, indem Sie dort die Schaltfläche Artikel fertigen anklicken. Ein Fertigungsauftrag enthält immer Positionen. Die Positionen sind seine Stückliste in der obersten Stufe. Enthält einer dieser Artikel wiederum eine Stückliste, z. B. bei einer Baugruppe, kann für diesen wiederum ein Fertigungsauftrag angelegt werden. Wenn Sie einen neuen Fertigungsauftrag anlegen, wählen Sie zunächst den Artikel aus, der gefertigt werden soll: Geben Sie dann rechts die Anzahl ein, in der dieser Artikel gefertigt werden soll. Anschließend klicken Sie auf Fertigung anlegen. Enthält der Artikel mindestens eine Baugruppe, wird ein Formular geöffnet, in dem Sie auswählen können, welche der Baugruppen ebenfalls gefertigt werden sollen: 155

156 Deaktivieren Sie das Feld Auswahl der Baugruppen, die nicht gefertigt werden sollen. Sie bleiben dann natürlich Bestandteil der Fertigungsstückliste, es wird allerdings kein eigener Fertigungsauftrag für diese angelegt. Falls diese Artikel bereits einen ausreichenden Lagerbestand haben oder zugekauft werden, ist es möglicherweise nicht gewünscht, weitere zu fertigen. Wenn alles ok ist, klicken Sie auf Fertigung anlegen. Es werden nun alle erforderlichen Fertigungsaufträge (also für den Hauptartikel und ggf. die Baugruppen) erstellt. Über Artikel/Positionen erreichen Sie die Stückliste (genauer: die erste Stücklistenstufe) des zu fertigenden Artikels: 156

157 Bis der Fertigungsauftrag gebucht ist, können Sie hier noch weitere Angaben zu den Positionen machen. Dazu klicken Sie im oberen Bereich in die gewünschte Zeile, also auf den Artikel, und nehmen dann unten die Änderungen vor. Sie können hier auch weitere Positionen ergänzen oder einzelne Positionen löschen. Die nächste Schaltfläche heißt freigeben/buchen. Diese Funktion setzt die unterste Stücklistenstufe im Lager in Rückstand. Dadurch werden diese Artikel ggf. durch das automatische Bestellwesen, sprich die Bestellvorschläge, erfasst. Desweiteren setzt diese Funktion das Feld gebucht auf ja und das Kennzeichen von gesperrt auf offen. Die Schaltfläche Baugruppen zeigt die Baugruppenfertigungsaufträge zu diesem Fertigungsauftrag: Um einen der Baugruppenfertigungsaufträge zu aktivieren, doppelklicken Sie die betreffende Zeile. 157

158 Fertigungsauftrag drucken Wenn Sie auf die Druckerschaltfläche klicken, werden alle mit dem Fertigungsauftrag zusammenhängenden Baugruppenfertigungen sowie der Fertigunsauftrag selbst ausgedruckt. Es kann also Auftrag für Auftrag abgearbeitet werden. Rückstände Sie sehen hier die noch zu fertigenden Mengen. Angezeigt werden entsprechend nur die betreffenden Hauptartikel, also die Artikel, die gefertigt werden. Die Positionen/Bauteile werden nicht angezeigt. Die Restmengen werden automatisch aktualisiert. Sie können einen Rückstand allerdings über die Löschfunktion vollständig entfernen. Fertigungsauftrag stornieren / abschließen Soll ein gebuchter Fertigungsauftrag oder verbleibende Teile davon nicht mehr ausgeführt werden, stornieren Sie diesen über die Schaltfläche stornieren. Der Auftrag wird auf erledigt gesetzt und die Rückstände aufgelöst. Fertigungsauftrag suchen Über diese Schaltfläche können Sie aus den vorhandenen Fertigungsaufträgen auswählen: 158

159 Fertigungsvorgang Die eigentliche Fertigung starten Sie aus dem Hauptmenü über Lager / Fertigung. Im ersten Schritt müssen die Baugruppen gefertigt werden. Wählen Sie im Feld Fertigungsnummer die Baugruppe aus, die Sie fertigen wollen. Fertigungsaufträge, die noch nicht gebucht und somit freigegeben sind, erscheinen in dieser Liste nicht. Anschließend Ihre Personalnummer. Klicken Sie dann auf Fertigungsdaten einlesen. 159

160 In diesem Formular werden die Umbuchungen vorgenommen. Dazu werden die Artikel im Lager ausgebucht, die Auftragsbestände (Reservierungen) entsprechend reduziert und der Hauptartikel zugebucht. Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf Lagerbuchung vornehmen. Damit ist die Fertigung abgeschlossen. Falls Sie Baugruppen fertigen, führen Sie diese Schritte zunächst jeweils für jede Baugruppe durch. Der gesamte Fertigungsvorgang nochmal im Überblick 1.) Ein Kunde bestellt einen PKW. Sie legen also eine Auftragsbestätigung an für den Artikel PKW und buchen diese. Im Lager ergibt sich nun ein Auftragsbestand von 1, der Lagerbestand ist 0 (für die Fertigung ist dieser Schritt nicht unbedingt relevant) 2.) Aus der Auftragsbestätigung oder direkt erstellen Sie einen Fertigungsauftrag für den PKW. Automatisch wird ein weiterer Fertigungsauftrag angelegt für den Motor. 3.) Sie buchen den Fertigungsauftrag. Im Lager werden nun die Bauteile sowohl des PKWs als auch des Motors sowie der Motor selbst in Rückstand genommen, d. h. der Auftragsbestand erhöht. Davon betroffen sind also für den PKW: 1 Karosserie, 1 Motor, 4 Räder Für den Motor: 1 Lichtmaschine, 1 Motorblock 4.) Im ersten Schritt wird der Motor gefertigt. Als Ergebnis werden die Lagerbestände und die Auftragsbestände von Lichtmaschine und Motorblock um 1 reduziert, der Lagerbestand des Motors um 1 erhöht. 5.) Im nächsten Schritt fertigen Sie den PKW. Als Ergebnis werden die Lagerbestände und Auftragsbestände von Karosserie, Motor und Rädern reduziert, der Lagerbestand des PKWs um 1 erhöht. Damit sind nun alle Bauteile abgebucht und der PKW ist nun lieferbereit m Lager. 6.) Die Auftragsbestätigung aus Schritt 1 über nehmen Sie nun per Datenübernahme in einen Lieferschein oder eine Rechnung und buchen diese. Der Auftrags- und Lagerbestand des PKWs wird nun reduziert und der Vorgang ist abgeschlossen. Zuweisen von Seriennummern Bei welchen Positionen Seriennummern zugewiesen werden müssen, sehen Sie am Feld SN: 160

161 Die eigentliche Zuweisung nehmen Sie über die Schaltfläche Seriennummern zuweisen vor. Im obigen Beispiel muss also dem zu fertigenden Artikel einfache Stückliste sowie sechs Artikeln je eine Seriennummer zugewiesen werden. In dem Kasten rechts oben wird angezeigt, wieviele Zuweisungen noch vorgenommen werden müssen. Wenn alles in Ordnung ist, schließen Sie dieses Formular wieder und nehmen die Buchung des Fertigungsvorgangs vor. Erst dann werden die Seriennummernzuweisungen in die Seriennummernverwaltung übernommen. 161

162 In der Seriennummernverwaltung (Programmteil Artikelstammdaten) können Sie diese Zuweisungen sehen, sehen also immer, welche Seriennummer in welchem Produkt verwendet wurde. In der obigen Grafik wurde also Seriennummer 14 im Artikel , Seriennummer FERT55_1, Fertigungsauftrag 55, verwendet. Zuweisen von Chargen Bei welchen Positionen Chargen zugewiesen werden müssen, sehen Sie am Feld CHN. Die Zuweisung wird über die Schaltfläche Chargen zuweisen vorgenommen. Bei den verwendeten Artikeln werden Chargennummern anhand der Angaben unter Administration/sonstige Stammdaten vorgeschlagen: 162

163 Die Zuweisungen der Chargennummern nehmen Sie in den betreffenden Feldern vor. Wollen Sie eine Charge neu anlegen, tragen Sie die neue Nummer einfach in das Feld Charge ein. Es wird dann nach Bestätigung des Benutzers eine neue Charge für den Artikel generiert. Die für die Fertigung verwendeten Artikel können Sie unterschiedlichen Chargen zuweisen. Wenn Sie also beispielsweise den Artikel auf zwei Chargen verteilen wollen, klicken Sie auf Charge teilen und geben im folgenden Dialog die entsprechende Anzahl ein: Entsprechend wird diese Position dann aufgeteilt Und Sie können die Position dann einer anderen Charge zuweisen: In dem Kasten rechts oben wird angezeigt, wieviele Zuweisungen noch vorgenommen werden müssen. Sie können in P/3000 je Fertigungsauftrag immer nur eine Charge fertigen, d. h. dass z. B. bei 10 Stk., die von einem Artikel gefertigt werden sollen, nicht 5 auf Charge A und 5 auf Charge B gebucht werden können. Das betrifft also nur den zu fertigenden Artikel. Wenn alles in Ordnung ist, schließen Sie dieses Formular wieder und nehmen die Buchung des Fertigungsvorgangs vor. Erst dann werden die Chargenzuweisungen in die Chargenverwaltung übernommen. 163

164 In der Chargenverwaltung (Programmteil Artikelstammdaten) können Sie diese Zuweisungen über die Rückverfolgung sehen, sehen also immer, welche Charge in welchem Produkt verwendet wurde. In der obigen Grafik wurde also Charge im Artikel , Chargennummer A1, Fertigungsauftrag 58, verwendet. Kassenbuch Diesen Programmteil erreichen Sie über das Hauptmenü Auftragsbearbeitung / Kassenbuch oder über das Menü Formulare. Das Kassenbuch soll Ihnen die Erfassung von Barbelegen erleichtern. Die Reihenfolge der Belegerfassung ist dabei egal. D. h. Sie müssen die Belege nicht vor der Erfassung nach Datum sortieren. Über die Schaltfläche Vorgaben Text können Sie die Liste in der Spalte Text bearbeiten. Die Funktion filtern wird weiter unten in dieser Dokumentation beschrieben. Über drucken können Sie ein Kassenbuch ausdrucken lassen, das dann kontiert werden kann: Die Funktion Kassenbestand neu berechnen zeigt nicht nur den jeweiligen Kassenbestand nach erfolgter Buchung an, sondern überprüft gleichzeitig, ob sich an irgendeinem Datum ein Kassenminus ergibt: 164

165 165

166 Reparaturen Dieser Programmteil ermöglicht es Ihnen, Kostenvoranschläge, Begleitscheine und Reparaturlieferscheine zu erstellen. Außerdem können Sie über Abrechnung eine Rechnung in der Auftragsbearbeitung erstellen lassen. Die Felder sind auf zwei Register aufgeteilt: allgemeine Daten und Reparaturdaten. Das Feld erledigt wird nicht von SRSoft P/3000 gesetzt. Sie müssen es selbst anklicken, sobald der Geschäftsvorfall abgeschlossen ist. Wählen Sie zunächst im Feld Kundenauswahl einen Kunden aus, oder geben Sie die Kundennummer direkt ein. Wenn Sie das Feld doppelklicken, wird ein Suchfenster geöffnet. Anschließend werden die meisten Felder aufgrund der Vorgaben in den Stammdaten gesetzt. Sie können alle Felder (außer der Kundennummer) überschreiben, ohne dass die Stammdaten davon beeinflusst werden. 166

167 Außer den standardmäßigen Feldern stehen Ihnen einige reparaturspezifische Felder zur Verfügung: Die Felder Leihgerät und Techniker werden auf den Beleg Reparaturauftrag ausgegeben. Die zu reparierenden Geräte und sonstigen Daten zur Reparatur selbst tragen Sie in Reparaturdaten ein. Über die Schaltfläche F können Sie auch auf die Seriennummernverwaltung zugreifen. Sie erhalten hier eine Liste der Geräte des aktuellen Kunden. (Anmerkung: Die Zuordnung eines Gerätes zu einem Kunden nehmen Sie in der Seriennummernverwaltung (s. o., Artikelstammdaten) im Feld Kunden-Nr. oder automatisch über einen Lieferschein vor.) Über die Schaltflächen im linken Teil des Reparaturenformulars erreichen Sie außerdem die Formulare Kostenvoranschlag 167

168 und Abrechnung: Daten lassen sich aus dem Kostenvoranschlag in die Abrechnung übernehmen über die Schaltfläche KV-Daten einlesen. Die Daten, die Sie hier eingeben, werden in die entsprechenden Berichte, die Sie über das Menü drucken auf den Monitor (Seitenansicht) oder direkt auf den Drucker ausgeben können, übernommen. Sobald Sie für diesen Vorgang eine Rechnung (im Programmteil Auftragsbearbeitung) anlegen wollen, klicken Sie die Schaltfläche Rechnung anlegen an. Es wird nun automatisch ein Rechnungsbeleg (mit einer neuen Rechnungsnummer) angelegt, falls Sie für eine Reparatur erneut eine Rechnung anlegen wollen Die Reparaturbelege lassen sich unter dem Menüpunkt drucken wahlweise direkt ausdrucken oder zunächst auf den Bildschirm ( Seitenansicht ) ausgeben. 168

169 169

170 Rechnungsausgangsbuch Im Rechnungsausgangsbuch werden alle gebuchten Rechnungen, Gutschriften und Stornorechnungen aufgelistet. Den Zeitraum für diese Übersicht können Sie beliebig festlegen. Im Rechnungsausgangsbuch werden nur bereits gebuchte Belege berücksichtigt. Gutschriften und Stornorechnungen werden mit negativen Beträgen (also Betrag mit Minuszeichen davor) ausgewiesen. Sie können das Rechnungsausgangsbuch beliebig oft ausdrucken oder in der Seitenansicht öffnen - auch für beliebige Zeiträume - ohne dass irgendwelche Daten geändert werden. Es ist also nur eine Übersicht über gespeicherte Daten. Auftragseingangsbuch Im Auftragseingangsbuch werden alle gebuchten Auftragsbestätigungen aufgelistet. Den Zeitraum können Sie wiederum beliebig festlegen. Sie können das Auftragseingangsbuch beliebig oft ausdrucken oder in der Seitenansicht öffnen - auch für beliebige Zeiträume - ohne dass irgendwelche Daten geändert werden. Es ist also nur eine Übersicht über gespeicherte Daten. offene Aufträge Diese Übersicht zeigt Ihnen alle Auftragspositionen, die noch nicht erledigt, also vollständig ausgeliefert sind. Die Liste wird nach den Lieferterminen der Positionen aufsteigend sortiert angezeigt. Um die betreffende Auftragsbestätigung anzuzeigen, doppelklicken Sie die betreffende Position. 170

171 offene Rahmenaufträge Das Formular zeigt Ihnen alle noch nicht erledigten Rahmenaufträge an. Eine eingehende Beschreibung finden Sie oben unter Rahmenaufträge in den Ausführungen zur Auftragsbearbeitung. offene Lieferscheine Hierbei handelt es sich um Lieferscheine, deren Positionen noch nicht vollständig fakturiert wurden. Diese Liste können Sie nicht direkt bearbeiten, per Doppelklick jedoch zum betreffenden Lieferschein wechseln. Sollen Lieferscheine nicht mehr fakturiert werden, können Sie einzelne oder alle Positionen bearbeiten/stornieren, indem Sie auf die Schaltfläche Positionen bearbeiten klicken: 171

172 Ändern sie bei Bedarf den Wert noch nicht fakturiert ab oder klicken Sie auf Position stornieren, um die ganze Position auf 0 zu setzen. Anmerkung: Diese Änderungen dienen lediglich der Übersicht der offenen Lieferscheine. Wenn Sie den Lieferschein per Datenübernahme in eine Rechnung übernehmen, wird immer die gesamte Liefermenge übernommen. Mahnwesen / offene Posten In diesen Programmteil gelangen Sie über die Schaltfläche offene Posten im Auswahlformular Auftragsbearbeitung. Die Grundeinstellungen für das Mahnwesen nehmen Sie in den Kundenstammdaten vor: Im Mahnwesen werden Ihre Forderungen / Rechnungen verwaltet. Sie können Zahlungseingänge buchen und frühere Zahlungseingänge nachvollziehen, außerdem Mahnungen und Kontoauszüge erstellen. 172

173 In diesem Programmteil werden sowohl die offenen Posten als auch das Mahnwesen verwaltet. Für Lieferanten existiert ein separater Programmteil im Bestellwesen. Im Formular offene Posten und Mahnwesen, das Sie in der obigen Abbildung sehen, werden keine Zahlungseingänge o. ä. erfasst. (Hierzu finden Sie im oberen Teil des Formulars einige Schaltflächen, auf die später eingegangen wird.) Es dient nur zur Übersicht. Außerdem legen Sie hier fest, welche Posten in welcher Mahnstufe angemahnt werden. Es stehen Ihnen drei Mahnstufen zur Verfügung. Diese stellen Sie im Feld Mahnstufe auf der rechten Seite des Formulars ein. Mehr dazu weiter unten. Der Bereich Filter soll Ihnen - neben der standardmäßigen Access-Filterfunktion - eine Eingrenzung der angezeigten Daten ermöglichen. Die meisten dieser Kriterien sind selbsterklärend. Die Schaltfläche Zahlungsfrist überschritten bietet die Möglichkeit, entweder nur fällige Zahlungen oder aber alle Posten anzuzeigen. Um den Filter anzuwenden, klicken Sie die Schaltfläche Filter anwenden an. Über die Menüfunktion Bearbeiten/Filter können Sie darüberhinaus weitere Filter bearbeiten. In dem Formular wird der pro Position offene Betrag sowohl in Ihrer Standardwährung (Feld: offener Betrag) als auch ggf. in Kundenwährung (Feld: 173

174 offener Betrag (FW)), sofern sie von der Standardwährung abweicht, angezeigt. Der Betrag wird positiv dargestellt, wenn es sich um eine Forderung an den Kunden handelt (was also aus einer Rechnung resultiert), und er wird negativ dargestellt, wenn es sich um eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden handelt (resultierend aus einer Gutschrift oder einer Stornorechnung). Das Feld Markierung auf der linken Seite jeder Position legt fest, ob für den jeweiligen Posten eine Mahnung bzw. ein Kontoauszug ausgedruckt wird. Sie setzen das Markierungsfeld also bei allen Positionen auf ja, für die Sie Mahnungen ausdrucken wollen. Auf der rechten Seite finden Sie das Kombinationsfeld Mahnstufe. Dieser Wert wird nicht automatisch vergeben. Sie müssen also bei jeder Position den gewünschten Wert eintragen, wenn Sie die Mahnstufen erhöhen wollen. Alternativ dazu können Sie auch die Menüfunktion Bearbeiten / Mahnstufen erhöhen ausführen, die die Mahnstufen der aktiven Positionen (d. h., dass Ihre Filter berücksichtigt werden) um 1 erhöht. Die Auswirkung der Mahnstufen auf Verzugszinsen entnehmen Sie bitte den Ausführungen zu den Kundenstammdaten im oberen Teil dieser Dokumentation. Der offene Betrag ist also letztlich der Rechnungsbetrag abzüglich der Zahlungseingänge. Um alle relevanten Posten des aktuellen Kunden aufzulisten bzw. zu saldieren, öffnen Sie über die Schaltfläche Übersicht aktueller Kunde das Formular Übersicht aller Geschäftsvorfälle des Kunden. Das Feld Saldo errechnet sich dabei aus Forderungen./. Zahlungseingänge. Erfassen von Zahlungseingängen Hier haben Sie zwei Möglichkeiten: 1.) Einzelerfassung 2.) Stapelerfassung 3.) schnelle Erfassung im Formular Mahnwesen Bei der Einzelerfassung werden Zahlungseingänge immer nur für einen Geschäftsvorfall eingegeben. Und zwar für den Geschäftsvorfall, der im Formular offene Posten und Mahnwesen gerade aktiv ist. 174

175 In den Spalten Forderungen und Zahlungseingänge befinden sich bei jeder Position jeweils zwei Felder. Dabei ist das jeweils obere Feld der Betrag in Standardwährung und das untere Feld der Betrag in Kunden-Fremdwährung. Sie können sowohl im oberen als auch im unteren Feld Einträge vornehmen. Sie können also Forderungserhöhungen oder Zahlungseingänge auch direkt in Kundenwährung erfassen. Die Eingabe des Buchungstextes ist freigestellt. Der Text Belegbuchung wird automatisch vergeben, wenn die SRSoft P/3000 entsprechende Geschäftsvorfälle aus der Auftragsbearbeitung in die offenen Posten überträgt. Die Schaltfläche buchen aktualisiert den Wert offener Betrag im Formular offene Posten und Mahnwesen. Für jede Forderung und jeden Zahlungseingang legen Sie jeweils einen eigenen Datensatz an. Sie können also bei einem Datensatz nicht sowohl etwas in das Feld Forderungen als auch in das Feld Zahlungseingänge eintragen. Sie müssen für jeden der beiden Vorgänge einen eigenen Datensatz (jeweils mit Datum etc.) anlegen. Wenn Sie nach der Buchung feststellen, dass Sie einen Fehler gemacht haben, können Sie diese Buchung über die Schaltfläche stornieren wieder rückgängig machen. Nach jeder Buchung können Sie den offenen Posten im folgenden Dialog automatisch löschen lassen: 175

176 Es werden dann alle Daten zu diesem Geschäftsvorfall (nur) in den offenen Posten gelöscht. Außerdem wird er ins Archiv übertragen. Die anderen Programmteile wie z. B. die Auftragsbearbeitung oder die Statistiken bleiben davon unberührt. Die Stapelerfassung, die Sie über die gleichnamige Schaltfläche erreichen, soll Ihnen eine bequemere Erfassung einer größeren Zahl von Zahlungseingängen ermöglichen. Wichtig ist hier, dass die Beträge immer in Ihrer Standardwährung erfolgen müssen. Gebucht werden alle erfassten Zahlungen am Stück über die Schaltfläche buchen. Direkt im Formular Mahnwesen finden Sie eine einfache und schnelle Erfassungsmöglichkeit: Klicken Sie im Mahnwesen in den Datensatz mit der Rechnung, auf die Sie den Zahlungseingang buchen wollen, geben Sie den Betrag ein und klicken Sie auf buchen. SRSoft P/3000 legt dadurch automatisch einen Zahlungseingang an. Vorgang löschen Wollen Sie den aktuellen Vorgang (endgültig) aus den offnen Posten entfernen (z. B. weil er vollständig bezahlt wurde), klicken Sie diese Schaltfläche an. 176

177 Gelöscht wird also der aktuelle Datensatz. Menüfunktionen Datei / Archiv Im Archiv des Mahnwesens werden alle Vorgänge dauerhaft gespeichert. 177

178 Das Archiv nur für einen einzelnen Kunden erreichen Sie über das Menü Datei in den Firmenstammdaten. Bearbeiten / Alle aktiven Datensätze markieren Diese Funktion setzt bei allen angezeigten, also aktiven Datensätzen den Wert Markierung auf "ja", sofern der jeweilige Kunde nicht für Mahnungen gesperrt ist. Sie müssen also nicht mehr jedes Markierungsfeld einzeln anklicken. Bearbeiten / Markierung aller aktiven Datensätze aufheben Diese Funktion setzt bei allen aktiven Datensätzen den Wert Markierung auf "nein", hat also den umgekehrten Effekt wie die Funktion Alle Datensätze markieren. Bearbeiten / Mahnstufen erhöhen Die Funktion erhöht die Werte im Feld Mahnstufe um 1 bei allen aktiven Datensätzen. drucken / OPOS-Liste Ausgedruckt wird eine offene-posten-liste für den betriebsinternen Gebrauch (d. h. sie ist nicht für den Kunden gedacht). Es werden letztlich die Daten des Formulars Offene Posten und Mahnwesen ausgedruckt. drucken / Buchungsübersicht Die Buchungsübersicht enthält mehr Daten als die OPOS-Liste. Es werden neben den einzelnen offenen Posten auch Zahlungseingänge und Forderungserhöhungen ausgedruckt. drucken / Kontoauszüge Kontoauszüge dienen der Zahlungserinnerung des Kunden. Es ist daher nicht notwendig, dass Sie hierfür im Feld Mahnstufe Einstellungen vornehmen. Ausgedruckt werden alle Positionen, deren Feld Markierung Sie angeklickt haben. Betreffen mehrere Positionen denselben Kunden, wird für diesen auch nur ein Kontoauszug (mit diesen Positionen) ausgedruckt. drucken / Mahnungen Für Mahnungen ist die Berücksichtigung des Feldes Mahnstufe notwendig. Die Mahnstufe kann einen der Werte enthalten. Ausgedruckt werden alle Positionen, deren Feld Markierung Sie angeklickt haben. Sie können natürlich Positionen mit unterschiedlichen Mahnstufen in einem Durchlauf anmahnen. Falls Sie zu einem Kunden Mahnungen mit unterschiedlichen Mahnstufen ausdrucken, werden die angemahnten Rechnungen einer Mahnstufe auf je einem Beleg aufgeführt. Sie können also je Kunde in einem Durchlauf maximal drei Mahnbelege erhalten, je einen pro Mahnstufe. Stornieren von Aufträgen Soll ein Auftrag nicht mehr ausgeführt werden, können Sie ihn einfach stornieren. Das erfolgt durch Löschen der betreffenden Position in der Rückstandsverwaltung. 178

179 Falls Sie eine einzelne Position löschen (und andere Positionen des Auftrags in den Rückständen verbleiben), löst P/3000 den Rückstand auf und setzt die dazugehörige Position in der Auftragsbestätigung auf erledigt. Wird der ganze Auftrag storniert, wird zusätzlich der Auftragsstatus der Auftragsbestätigung auf erledigt gesetzt. 179

180 Bestellwesen Durch den Programmteil Bestellwesen werden folgende Geschäftsvorfälle abgedeckt: - Anfragen - Bestellungen - Wareneingänge - Gutschriften - Stornierungen - Abrufbestellungen Außerdem können Sie Belege mit beliebigem Typ sowie Faxbelege ausdrucken, Lieferantenrechnungen prüfen und per Bankenclearing bezahlen. Änderung der Lagerbestände bei einigen Geschäftsvorfällen Die Verbuchung der Geschäftsvorfälle erfolgt analog zur Auftragsbearbeitung. Sie haben wiederum zwei Alternativen: 1.) sofortige Aktualisierung 2.) Periodenabschluss Bei Variante 1 werden Lagerbestände direkt nach dem Ausdruck eines Belegs aktualisiert. Bei Variante 2 müssen Sie die Aktualisierung explizit im Programmteil Administration vornehmen, indem Sie dort die Schaltfläche Periodenabschluss (oder, wenn Sie auch drucken wollen: Periodendruck) anklicken. Der Vorteil eines Periodenabschlusses liegt darin, dass Sie einen Geschäftsvorfall beliebig oft ausdrucken können, ohne dass programmintern etwas verbucht (=Änderung Lagerbestände/Statistiken) wird. Falls Sie bei sofortiger Aktualisierung nach dem Ausdrucken feststellen, dass die Angaben auf dem Schriftstück fehlerhaft sind, müssen Sie den Geschäftsvorfall ggf. zunächst stornieren, bevor Sie die korrigierte Version ausdrucken können. Andererseits brauchen Sie sich hier nicht um einen Periodenabschluss zu kümmern, weil die Aktualisierung automatisch vorgenommen wird. Außerdem sind die Lagerbestände stets auf dem neuesten Stand. 180

181 Die meisten Anwender unserer Programme führen keine Periodenabschlüsse durch, sondern lassen sofort beim Drucken buchen. Ob bzw. wie die Lagerbestände bei den jeweiligen Geschäftsvorfällen aktualisiert werden, können Sie der folgenden Liste entnehmen: Anfrage Lagerbestände bleiben unverändert Bestellung Lagerbestände bleiben unverändert Wareneingang Lagerbestände werden erhöht Gutschrift Lagerbestände werden verringert Stornierung Lagerbestände bleiben unverändert Abrufbestellungen Lagerbestände bleiben unverändert Schaltflächen Im oberen Formularbereich finden Sie: Seitenansicht Der aktuelle Beleg wird auf den Monitor ausgegeben, und zwar ohne Buchung. Sie können dadurch vorab kontrollieren, wie der gedruckte Beleg aussehen wird. drucken Druckt den aktuellen Geschäftsvorfall. Sie können jedoch auch einen "Periodendruck" vornehmen (im Programmteil Administration/Periodendruck). Hier werden dann alle noch nicht gedruckten Geschäftsvorfälle gedruckt. Wurde eine Beleg ausgedruckt, setzt SRSoft P/3000 das Feld gedruckt auf ja. Die Anzahl der zu druckenden Exemplare stellen Sie in den Stammdaten (Administration/Stammdaten/Anzahl Belege) ein. Für das Pulldownmenü drucken gilt entsprechend das unter Auftragsbearbeitung (s. o.) Beschriebene. neu Ein neuer, leerer Datensatz wird angezeigt. Sie können hier einen beliebigen Belegtyp anlegen. Auch wenn Sie im Auswahlformular Bestellwesen z. B. auf Anfragen geklickt haben, können Sie direkt eine Bestellung anlegen, wenn Sie die Schaltfläche neu betätigen. 181

182 duplizieren Ein Duplikat des Belegs wird erstellt und kann anschließend weiter bearbeitet werden. löschen Der aktuelle Datensatz wird gelöscht. Lagerbestände und Statistiken werden durch diese Funktion nicht geändert. Am linken Formularrand finden Sie: Datenübernahme Die Datenübernahme ermöglicht es Ihnen, Belege von einem Belegtyp (z. B. "Bestellung") in einen anderen Belegtyp (z. B. "Wareneingang") zu übergeben, ohne dass Sie die Daten erneut erfassen müssen. Diese Funktion ist auch wichtig für die Verwaltung der Rückstände. SRSoft P/3000. Wird eine Bestellung in einen Wareneingang übernommen, werden die Bestellrückstände entsprechend reduziert. Das funktioniert nicht, wenn Sie den Wareneingang manuell anlegen. Im Feld Zieltyp wählen Sie aus, in welchen Belegtyp Sie Daten übertragen wollen. Entsprechend dieser Auswahl ändert sich die Liste der Geschäftsvorfälle, die Sie übernehmen können. So ist es beispielsweise nicht möglich, aus einem Wareneingang eine Bestellung zu machen (für diesen Vorgang verwenden Sie die Menüfunktion Bearbeiten/duplizieren und ändern beim Duplikat den Belegtyp von "Wareneingang" nach "Bestellung"). Im Feld Sortierung können Sie die Sortierreihenfolge der Liste ändern. Unterhalb dieser Felder finden Sie die Liste der Geschäftsvorfälle, die in den Zieltyp übernommen werden können. 182

183 Über das Feld Markierung spezifizieren Sie die zu übernehmenden Belege. Es werden also nur die Geschäftsvorfälle übernommen, bei denen das Feld Markierung ein Häkchen enthält. Die folgenden Felder enthalten einige Daten zu den Geschäftsvorfällen zu Ihrer Information. Das Feld erledigt zeigt Ihnen an, welche Geschäftsvorfälle bereits mindestens ein Mal übernommen wurden. Dieses Feld finden Sie auch bei den Geschäftsvorfällen im Formular Auftragsbearbeitung. Um einen Geschäftsvorfall im Formular Auftragsbearbeitung zu aktivieren, klicken Sie die Schaltfläche mit dem Fragezeichen an. Das Datenübernahmeformular wird dann geschlossen und der betreffende Geschäftsvorfall aktiviert. Ihre Markierungen im Formular Datenübernahme bleiben dabei erhalten. Die eigentliche Übernahme starten Sie, indem Sie die Schaltfläche Datenübernahme anklicken. Wenn Sie z.b. aus einer Bestellung per Datenübernahme einen Wareneingang machen, bleibt der Originalbeleg der Bestellung erhalten. Liste/Beleg suchen Hier finden Sie eine Suchliste aller gespeicherten Geschäftsvorfälle des Bestellwesens. Sie können aus unterschiedlich sortierten Listen auswählen. Der ausgewählte Beleg wird dann im Formular Bestellwesen aktiviert. Adresse aktivieren Öffnet die Firmenstammdaten und zeigt den aktuellen Lieferanten an. Anschrift ersetzen Wie auch in der Auftragsbearbeitung haben Sie hier die Möglichkeit, die Anschrift des aktuellen Beleges auszutauschen. Die Lieferantennummer bleibt dabei unverändert, der Beleg wird also weiterhin in Statistiken etc. dem ausgewählten Lieferanten zugebucht. 183

184 Sie können die Felder übrigens auch manuell ändern. Bestellvorschläge In diesem Programmteil können Sie Bestellvorschläge erstellen lassen und - ggf. nach deren Überarbeitung - in das eigentliche Formular Bestellwesen übernehmen. Näheres entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Bestellvorschläge, den Sie im Anschluss an den Abschnitt Bestellwesen finden. Rückstände Die Rückstandsverwaltung des Bestellwesens erfolgt analog zu der Rückstandsverwaltung der Auftragsbearbeitung. Belegindividuelle Datenübernahme Sie müssen damit nicht unbedingt über das Datenübernahmeformular gehen, um die Belegweitergabe durchzuführen. Wenn Sie beispielsweise eine Bestellung gebucht haben, können Sie sie sofort in einen Wareneingang übernehmen, indem Sie entsprechend auf die Schaltfläche Wareneingänge klicken. Diese Funktion ist also insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie nur einen bestimmten Beleg übernehmen wollen. Sie sparen sich einfach die Suche im Datenübernahmeformular. Projekthistorie Bei jedem Beleg der Auftragsbearbeitung und des Bestellwesens können Sie eine Projekt-Nr. angeben. 184

185 Über diese Projektnummern lassen sich verschiedene Vorgänge einander zuordnen. Über die Schaltfläche Projekthistorie können Sie sich diese Vorgänge auflisten lassen: Projektnummern werden automatisch erstellt, wenn sie Auftragsbestätigungen oder Bestellungen buchen. Alternativ dazu können Sie auch die Projektverwaltung nutzen. Zugehörige Belege Wenn Sie z. B. eine Bestellung per Datenübernahme in einen Wareneingang übernehmen, sehen Sie im Warenangang zunächst nicht, welche Bestellung diesem zugrunde liegt. Über die Funktion zugehörige Belege können Sie sich diese nun anzeigen lassen und zwischen den Belegen hin und her wechseln. Lieferantenvergleich Sie können in diesem Informationsformular Lieferantendaten zu einem Artikel abrufen: 185

186 Menüleiste Datei/ Belege noch nicht gedruckt Zeigt eine entsprechende Liste an: Datei/ Belege noch nicht gebucht Zeigt eine entsprechende Liste an mit Belegen des Bestellwesens, die noch nicht gebucht wurden. Datei / Kundenbestellung/Eigenbedarf In SRSoft P/3000 haben Sie die Möglichkeit, bestellte Artikel für Kunden oder sich selbst zu reservieren. 186

187 Diese Reservierung nehmen Sie bei der Erfassung der Artikelpositionen über die Schaltfläche Bestellung für... vor. Es wird dort dieses Formular geöffnet: Sie können hier für die aktuelle Position die Bestellmenge ganz oder teilweise einem oder mehreren Kunden oder sich selbst zuordnen. Über die Menüfunktion Kundenbestellung/Eigenbedarf können Sie nun alle Zuordnungen für den aktuellen Beleg abrufen. Über die Funktion Lieferschein anlegen können Sie für die aktuelle Position und den aktuellen Kunden einen Lieferschein anlegen. Wenn Sie aus der Bestellung per Datenübernahme einen Wareneingang machen, weist Sie SRSoft P/3000 auf die Reservierungen hin. Sie können hier auch Lieferscheine erzeugen lassen. Bearbeiten / Rückgängig Der Befehl macht die letzte Feldänderung rückgängig (nicht jedoch die Buchung!) Bearbeiten / Beleg buchen Wollen Sie einen Geschäftsvorfall nicht drucken, dennoch aber Lagerbestände etc. fortschreiben, können Sie den Beleg über diese Funktion buchen. Es werden also alle Funktionen des Buchungsvorgangs ausgeführt, außer dem Druckbefehl. 187

188 Bearbeiten / Buchung rückgängig Nach dem Buchen ist der Beleg für Änderungen gesperrt (außer Abrufbestellungen). Wenn Sie die Buchung rückgängig machen, können Sie wieder Änderungen vornehmen. (s. a. nachträgliches Ändern von Belegen Bearbeiten / Bestellung komprimieren Die Positionen der aktuellen Bestellung mit identischem Artikel werden zu einer Position zusammengefasst. Belegtyp wechseln / Wenn Sie über das Auswahlformular Bestellwesen das Bestellwesen aufrufen, ist einer der zur Verfügung stehenden Belegtypen aktiv (d. h. Sie haben auf die entsprechende Schaltfläche geklickt). Das hat z. B. Auswirkung bei der Datenübernahme: Wenn der Belegtyp Bestellung aktiv ist, können Sie bei der Datenübernahme nur aus vorhandenen Anfragen auswählen. Z. B. Wareneingänge stehen nicht zur Auswahl. Damit Sie zum Wechsel des aktiven Belegtyps nicht immer das Formular Bestellwesen verlassen und über die gewünschte Schaltfläche wieder öffnen müssen, gibt es das Pulldownmenü Belegtypauswahl, über das Sie zum gewünschten Belegtyp wechseln können. Drucken / Drucken mit Druckerauswahl Drucken / Export nach Word Drucken / als versenden Drucken / als Fax versenden Drucken / beliebiger Typ Drucken / Artikeletiketten Diese Funktionen entsprechend denen in der Auftragsbearbeitung. Weitere Informationen erhalten Sie dort. Nachträgliches Ändern von Belegen bzw. Daten: Falls der Wert gebucht = "ja" ist, können die Daten dieses Beleges im Formular nicht mehr geändert werden. Diese Sperre wird erst aktiv, wenn der Beleg nach dem Setzen des Feldes gebucht erneut angezeigt wird. Die Ausnahme bilden Abrufbestellungen, die nicht gesperrt werden. 188

189 Wenn Sie den Beleg gebucht haben und anschließend doch noch etwas ändern wollen, können Sie die Buchung (Lagerbestand, Statistiken, Mahnwesen, etc.) über die Menüfunktion Bearbeiten / Buchung rückgängig machen stornieren. Infofelder gebucht (Lagerbewegung) Dieses Infofeld zeigt Ihnen, ob Lagerbestände, Statistiken, etc. in Abhängigkeit vom Belegtyp bereits aktualisiert wurden. Ein Geschäftsvorfall, der bereits verbucht wurde, kann nicht mehr editiert werden. Es sei denn, Sie führen eine der Funktionen Datenübernahme, duplizieren, etc. aus oder machen die Buchung über die Menüfunktion Bearbeiten./ Buchung rückgängig machen wieder rückgängig. gedruckt Das Feld zeigt an, ob der Beleg bereits gedruckt wurde. Der Beleg wird dann z. B. nicht mehr beim Periodendruck berücksichtigt (wohl aber bei der Funktion Periodenabschluss, die sich auf das Feld gebucht bezieht). erledigt Diese Information bezieht sich auf die Rückstandsverwaltung. Eine Bestellung ist offen, wenn dazu noch Rückstände existieren, und erledigt, wenn dem nicht so ist, sie also z. B. vollständig geliefert ist. Letzte Änderung / Abrufbestellung abschließen (nur Abrufbeellungen) Abrufbestellungen können als einziger Belegtyp nach der Buchung verändert werden. Das Feld letzte Änderung zeigt Ihnen das Datum an, an dem der Beleg letztmals verändert wurde. Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie Abrufbestellung abschließen an. Eingabefelder Alle Daten des Hauptformulars (also die allgemeinen Daten) können Sie wie schon in der Auftragsbearbeitung ohne Auswirkung auf die Stammdaten editieren. Ausgenommen hiervon sind lediglich die Lieferantennummer und der Belegtyp, die Sie nur aus der Liste auswählen können, sowie die Belegnummer, die von SRSoft P/3000 anhand der Belegkreise berechnet wird. Notwendige Angaben sind lediglich die Lieferantennummer und der Belegtyp. 189

190 Hinweis: Wenn Sie bei geöffnetem Bestellwesen über das Hauptmenü in die Firmenstammdaten wechseln und dort einen neuen Lieferanten anlegen, werden die Werte im Feld Lieferantennummer (also im Formular Bestellwesen) nicht automatisch aktualisiert. Um diese Aktualisierung durchzuführen, drücken Sie die Taste F9 Ihrer Tastatur. Lieferant Die Angabe des Lieferanten ist notwendig. Sie können ihn aus der Liste auswählen. Anders sortierte Auswahllisten erhalten Sie, indem Sie die Schaltfläche F direkt neben der Lieferantenauswahl anklicken: Typ Auch der Belegtyp ist eine notwendige Angabe. Die Belegtypen, die in der Auswahl angegeben werden, können Sie nicht ändern. Allerdings finden Sie unter Administration / Belegtypbezeichnungen eine Funktion, mittels der Sie die Texte verändern können: 190

191 Diese Möglichkeit können Sie auch nutzen, falls Sie das Programm im nichtdeutschsprachigen Ländern einsetzen. Rechnungsadresse Die Rechnungsadresse entspricht Ihrer Auswahl im Feld Lieferant und wird den Firmenstammdaten entnommen. Sie können diese Felder beliebig editieren, ohne dass die Stammdaten des Lieferanten dadurch verändert werden. Sie können hier eine andere Anschrift bei unveränderter Lieferantennummer auswählen, d. h. die Adresse austauschen. Die Buchungen (Umsätze, etc.) werden dem Lieferanten zugeordnet, der im Feld Lieferant ausgewählt wurde. Daran ändert sich nichts, wenn Sie die Anschrift über Anschrift ersetzen oder manuell verändern. Projekt-Nr. Sie können jeden Geschäftsvorfall einem Projekt der Projektverwaltung zuordnen. Dadurch lassen sich die Belege der Auftragsbearbeitung und des Bestellwesens einander zuordnen. Diese Projektnummer wird auch in der Statistiktabelle abgespeichert, so dass Sie auch bei der Erstellung von Statistiken (oder z.b. Kalkulationsdaten) darauf zugreifen können. Die Projektverwaltung öffnen Sie über die Menüfunktion Hilfsmittel/Projekte, oder indem Sie das Feld Projekt-Nr. doppelklicken: 191

192 Beleg-Nr. (Geschäftsvorfall-Nr.) Nummernkreise werden im Programmteil Administration/Stammdaten/Nummernkreise festgelegt. Die Nummernkreise können Sie frei vergeben. Einzige Voraussetzung ist, dass die Nummern ausschließlich aus Ziffern bestehen, also numerisch sind. Hinweis: Wenn Sie einen Beleg löschen oder die Buchung rückgängig machen, wird die Nummernzählung nicht rückgesetzt, die Belegnummer bleibt also auf jeden Fall vergeben. Belegkreis Falls Sie ausnahmsweise für einen Geschäftsvorfall einen anderen als den im Lieferantenstamm hinterlegten Belegkreis verwenden wollen, können Sie das in diesem Feld einstellen. Sachbearbeiter Dieses Feld wird nicht weiter ausgewertet. Kreditorennummer Dieses Feld ist nur wichtig, wenn Sie den Fibu-Export verwenden. Die Kreditorennummer wird dem gleichnamigen Feld in den Lieferantenstammdaten entnommen. Datum Das eigentliche Belegdatum. Ihr Zeichen Der Wert wird aus dem Kundenstamm, Feld Kunden-Nr. beim Lieferanten übernommen. Unser Zeichen Hier wird standardmäßig die Lieferantennummer aus dem Firmenstamm eingelesen. 192

193 Bestellbestätigung Das ist der Termin, bis zu dem eine Auftragsbestätigung seitens des Liefranten erwartet wird. Anmerkung: In den Rückständen können Sie außerdem den (vom Lieferanten) bestätigten Liefertermin eintragen: Konditionen Der Text Kondition wird anhand der Konditionszuordnungsnummer, die Sie dem Kunden in den Lieferantenstammdaten zugewiesen haben, ermittelt. Sie können den Inhalt dieses Feldes ohne Beeinflussung der Stammdaten editieren. Wenn Sie für den aktuellen Beleg eine andere Kondition benötigen, können Sie sie aus der Liste auswählen oder manuell eintragen/ändern. Wenn Sie das Feld doppelklicken, gelangen Sie direkt in die Vorgaben für die Konditionen. Freitext Im Feld Freitext können Sie einen beliebigen Text eingeben. Zeilenumbrüche geben Sie über die Tastenkombination STRG und Enter ein. Auf den Belegen (Ausdrucken) werden diese Felder dann nach unten vergrößert. Den gesamten Inhalt eines solchen Feldes können Sie einsehen, indem Sie zunächst den Cursor in dieses Feld setzen und anschließend die Tasten Umschalt und F2 drücken. Es wird dann ein Zoom-Fenster geöffnet. Freitext Im Feld Freitext können Sie einen beliebigen Text eingeben. Zeilenumbrüche geben Sie über die Tastenkombination STRG und Enter ein. Auf den Belegen (Ausdrucken) werden diese Felder dann nach unten vergrößert. Lieferadresse Soll der Lieferant nicht an Ihre, sondern eine andere Adresse liefern, können Sie das hier angeben, indem Sie die betreffende Adresse aus den Firmenstammdaten auswählen. Auf der Bestellung erscheint diese Adresse dann unter den Artikelpositionen: 193

194 194

195 Artikel / Positionen bearbeiten Hier legen Sie Art und Anzahl der Artikel fest. Sie erreichen diesen Programmteil über die Schaltfläche In der Artikelauswahl können Sie ebenfalls alle Felder ohne Auswirkung auf die Stammdaten ändern (Ausnahme: Artikelnummer, hier müssen Sie eine existierende angeben). Wählen Sie zunächst einen Artikel im Feld Artikel-Nr. aus, oder geben Sie die Artikelnummer direkt ein. Angezeigt werden nur die Artikel, die der aktuelle Lieferant im Lieferprogramm hat. Diese Zuweisung, d. h. die Zuweisung des Artikels zum Lieferanten, können Sie entweder in den Artikelstammdaten über die Schaltfläche Einkaufspreise oder in den Lieferantenstammdaten über die Schaltfläche Artikel. Doppelklicken des Feldes Artikel-Nr. oder Klicken auf die Schaltfläche F rechts daneben öffnet ein Suchfenster, in dem Sie nach anderen Kriterien wie z. B. der Artikelbezeichnung oder der Warengruppe suchen können. Bezeichnung Die Artikelbezeichnung wird im Bestelwesen den EK-Preisen der Artikelstammdaten entnommen: 195

196 Diese Vorgehensweise ermöglicht es, einfach lieferantenspezifische Artikelbezeichnungen anzulegen. Lagerort Die Angabe des Lagerortes ist notwendig. Auch wenn Sie nur ein Lager verwenden bzw. überhaupt keine Lagerbestände führen, müssen Sie ein Lager angeben. Die Lagerorte selbst legen Sie im Artikelstamm über die Schaltfläche Lagerbestände und dann Lagerorte an. Sie finden dort ein Feld Standardlagerort. Klicken Sie dieses Feld bei dem Lagerort an, der grundsätzlich, z. B. auch hier im Bestellwesen, als Standardvorgabe erscheinen soll. Wenn Sie keine oder nur einen Lagerort führen, legen Sie in diesem Formular genau einen Lagerort (z. B. Standardlager, o. ä.) an und aktivieren Sie dieses Feld Standardlagerort. Sämtliche Buchungen erfolgen dann auf dieses Lager und Sie brauchen sich somit nicht mehr darum zu kümmern. Wenn die Buchung auf einen anderen als diesen Lagerort erfolgen soll, wählen Sie ihn in der Liste aus. Enthält der Artikel eine Stückliste, wird auch diese auf dieses Lager gebucht. Im Programmteil Lager können Sie über die Funktion Umbuchungen Artikelbestände von einem Lager in ein anderes umbuchen. Liefertermin Das Feld Liefertermin ist wichtig für den Programmteil Bestellvorschläge, sofern Sie die Dispoformeln unter Berücksichtigung von Lieferzeiten verwenden. Falls Sie einen Liefertermin eintragen, wird dieser auf der Bestellung mit ausgedruckt. Anmerkung: Ob Lieferzeiten bei der Disposition berücksichtigt werden, stellen Sie unter Administration / sonstige Stammdaten ein: Bei der einfachen Berechnung werden Auftrags- und Bestellbestände aufsummiert und die Dispoformel pro Artikel und Lagerort nur einmal angewendet. Sollen hingegen Lieferzeiten berücksichtigt werden, kalkuliert das automatische Bestellwesen die zukünftigen Bestände pro Tag und terminiert die Bestellvorschläge so, dass die Artikel rechtzeitig bei eintreffen. Bestätigter Liefertermin Dieses Feld wird nur in Bestellungen angezeigt. Nach dem Buchen der Bestellung können Sie diesen Wert in den Rückständen anpassen. 196

197 Bestätigter Liefertermin Dieses Feld wird nur in Bestellungen angezeigt. Nach dem Buchen der Bestellung können Sie diesen Wert in den Rückständen anpassen. Chargen-Nr. Dieses Feld wird nur in Wareneingängen angezeigt, sofern Sie die Chargenverwaltung unter Administration / sonstige Stammdaten aktiviert haben und den Artikel in der Chargenverwaltung führen. Der Wareneingang eines Chargenartikels wird unter der Chargennummer, die Sie hier im Wareneingang eintragen, in die Chargenverwaltung übernommen und dem Bestand damit zugebucht (bzw. neu angelegt). Preiseinheit Das Feld Preiseinheit unterhalb des Einzelpreises gibt an, wieviel Stück des Artikels den ausgewiesenen Einzelpreis ergeben. Im Gegensatz zur Auftragsbearbeitung wird die Preiseinheit den EK-Preisen entnommen. Sie erreichen diese über die Artikel- oder die Lieferantenstammdaten: Sie finden dort auf der rechten Formularseite das Feld Preiseinheit. Lieferantenrabatt / Artikelrabatt Der Wert im Feld Artikelrabatt stammt aus den Lieferantenstammdaten, hier wiederum aus dem Verkaufsprogramm des Lieferanten (bzw. aus Artikelstammdaten/Lieferanten-EK-Preise). Dieser Rabatt ist also ein spezieller Artikelrabatt, den der Lieferant gewährt. Lieferantenrabatt hingegen wird aus der Rabattgruppe berechnet, die Sie diesem Lieferanten zugeordnet haben. Es ist also ein artikelunabhängiger Rabatt, welchen Ihnen der Lieferant gewährt (Anmerkung: und den Sie auch noch nach Warengruppen spezifizieren können). Gesamtpreis Der Wert Gesamtpreis entspricht dem Nettopreis dieser Position. Hier ein Beispiel: Sie bestellen bei einem Lieferanten Schrauben, mit einem Einzelpreis von 200 EUR und einer Preiseinheit von 1000 ( 1000 Schrauben kosten 200 EUR). Der im Feld Gesamt im Bestellwesen zugrunde gelegte Preis (d. h. der Einzelpreis für z.b. 1 Schraube) errechnet sich nun wie folgt: (Preis pro Preiseinheit) * Anzahl / Preiseinheit. Für unser Beispiel würde sich also ein Stückpreis von 0,20 EUR für eine Schraube (200 EUR * 1 / 1000) ergeben. D. h. der Wert Gesamtpreis entspricht dem Nettopreis (Preis pro Preiseinheit * Anzahl / Preiseinheit) abzüglich Rabatte, ohne Umsatzsteuer dieser Position. 197

198 Die Beträge werden nur in der Lieferantenwährung angezeigt (Einstellung über Lieferantenstammdaten/Währung). Eine Umrechnung in Ihre Standardwährung erfolgt hier noch nicht. Gesamtsumme Dieses Feld finden Sie unten im Formularfuß: Es wird erst aktualisiert, wenn Sie zu einer anderen Position in der Liste wechseln. Wenn Sie also eine neue Position angelegt haben, bleibt die Gesamtsumme solange unverändert, bis Sie diesen Datensatz. Schaltflächen Seriennummern Wenn Sie in einem Wareneingangsbeleg einen Artikel auswählen, der in der Seriennummernverwaltung geführt wird, öffnet sich dieses Formular: Geben Sie hier die Seriennummern des eingegangenen Artikels ein. In der obigen Grafik wären das also zwei Positionen des Artikels. Entsprechend wird beim Schließen dieses Formulars die Anzahl 2 eingetragen: Über die Schaltfläche Seriennummern können Sie nun für die betreffende Wareneingangsposition die oben eingetragenen Seriennummern einsehen und ggf. ändern. 198

199 Sortierung bearbeiten Hier können Sie die Reihenfolge der Positionen bearbeiten, indem Sie im Feld Sortierung entsprechende alphanumerische Werte eingeben. Falls Sie die Sortierung nicht bearbeiten, werden die Positionen in der Reihenfolge angezeigt und ausgedruckt, wie Sie sie angelegt haben. Artikelstammdatensatz aktivieren Wechselt in den Artikelstamm und aktiviert den aktuellen Artikel der Bestellposition. Lager- und Lieferbestände Diese Funktion zeigt Ihnen eine Liste über ausstehende Auftragsbestätigungen und Bestellungen des aktuellen Artikels und die daraus resultierenden Lagerbestände. Bestellung für... Hier können Sie die aktuelle Position einem oder mehreren Kunden bzw. Ihrem eigenen Betrieb zuordnen. Diese Funktion wird weiter oben in dieser Dokumentation in der Beschreibung des Bestellwesens unter Datei / Kundenbestellung/Eigenbedarf beschreiben. Schnelleingabeformular /Barcode-Scanner Diese Funktion wird identisch in der Auftragsbearbeitung beschrieben. Bestellvorschläge Dieses Formular erreichen Sie aus dem Bestellwesen, indem Sie die Schaltfläche Bestellvorschläge anklicken. 199

200 In dem Formular werden zunächst keine Daten angezeigt. Klicken Sie auf Vorschläge, um Bestellvorschläge anzuzeigen. Die Bestellmenge wird anhand der Dispoformel, die Sie in den Artikelstammdaten festgelegt haben, berechnet. Es werden nur die Artikel angezeigt, deren Bestellmenge positiv ist. Außerdem werden nur Lagerartikel berücksichtigt (Feld Lagerartikel im Artikelstamm). SRSoft P/3000 berücksichtigt bei der Berechnung der Vorschläge den Wiederbeschaffungszeitraum (s. gleichnamiges Feld in Artikelstammdaten/Lieferanten EK)) sowie Liefertermine in Auftragsbestätigungen und Bestellungen. Um den Lieferanten zu ermitteln, bei dem bestellt werden soll, wird zunächst nach einem Standardlieferanten für diesen Artikel gesucht. Falls keiner gefunden wird, ermittelt das Programm den Lieferanten, der den Artikel am günstigsten anbietet. Sie können nun sowohl die Bestellmenge ändern als auch einen anderen Lieferanten auswählen. Zur Änderung der Bestellmenge tragen Sie einfach einen anderen Wert in das gleichnamige Feld ein. Um einen anderen Lieferanten auszuwählen, benutzen Sie das Kombinationsfeld Lieferantenauswahl. Es werden hier alle Lieferanten aufgelistet, die den aktuellen Artikel anbieten. Um den Bestellvorschlag nun endgültig ins Bestellwesen zu übernehmen, markieren Sie bei ihm das Feld Auswahl. Haben Sie alle gewünschten Vorschläge markiert, können Sie nun die entsprechenden Bestellungen generieren lassen, indem Sie das Feld Bestellungen anlegen anklicken. Nach der Übernahme in das Bestellwesen werden alle Vorschläge wieder gelöscht. Diese Funktion ist je nach Anzahl gespeicherter Lagerartikel ziemlich rechenintensiv und damit zeitaufwendig. Details Hier werden Daten aus den Artikelstammdaten sowie den Lieferantenstammdaten (Verkaufsprogramm) der Lieferanten angezeigt, in deren Verkaufsprogramm der Artikel eingetragen ist. Sie können nun leichter entscheiden, welcher Lieferant die günstigeren Konditionen und Preise für diesen Artikel hat. 200

201 Die Daten gelten für den (im Formular Disposition) aktiven Artikel. Monatsvergleich Hier erhalten Sie eine Grafik wiederum für den aktiven Artikel. Angezeigt werden die Auftragsmengen (Anzahl des Artikels auf Auftragsbestätigungen) des Artikels pro Monat für die letzten drei Jahre. Bestellungen anlegen: Legt für die Vorschläge, die Sie im Feld Auswahl markiert haben, Bestellungen an. Vorschläge berechnen Die SRSoft P/3000 macht Ihnen Bestellvorschläge. Bestellungen anlegen Die Vorschläge, die Sie tatsächlich für Bestellungen verwenden möchten, markieren Sie im Feld Auswahl. Anschließend klicken Sie auf Bestellungen anlegen. 201

202 Bestellungen über Artikel anlegen Diese Programmfunktion erreichen Sie über die gleichnamige Funktion im Hauptmenü im Bereich Bestellwesen. Im Bestellwesen wählen Sie zunächst einen Lieferanten aus und können dann die von ihm angebotenen Artikel bestellen. Wenn Sie den umgekehrten Weg gehen wollen, also einen Artikel angeben und daraus den Lieferanten ermitteln lassen wollen, verwenden Sie die Funktion Bestellungen über Artikel anlegen. Wählen Sie im Feld Artikel-Nr. zunächst den zu bestellenden Artikel aus. SRSoft P/3000 ermittelt dann den Standard- oder den günstigsten Lieferanten und trägt diesen im Feld Lieferanten-Nr. ein. Sie können anschließend stattdessen einen anderen Lieferanten aus der Liste auswählen. Im Feld Anzahl tragen Sie die gewünschte Anzahl der zu bestellenden Artikel ein. Im Gegensatz zum Bestellwesen berücksichtigt die SRSoft P/3000 bei dieser Funktion Stücklisten. Wenn Sie einen Artikel mit Stückliste auswählen, geben Sie analog zur Auftragsbearbeitung im folgenden Dialog die gewünschte Anzahl (des Hauptartikels) an: Je nach Einstellung in den Artikelstammdaten weist SRSoft P/3000 nun nur den Hauptartikel aus, oder es ersetzt ihn durch seine Stückliste, löst die Stückliste also auf. Es wird dann für jedes Teil ein Datensatz mit der betreffenden Anzahl zu bestellender Artikel angelegt 202

203 Falls Sie die Schaltfläche Lagerbestände berücksichtigen anklicken, verringert SRSoft P/3000 die Bestellmenge und die Anzahl, die vom jeweiligen Artikel im jeweiligen Lager noch vorhanden ist. Um nun letztlich Bestellungen zu generieren, klicken Sie die Schaltfläche Bestellungen anlegen an. Sie können natürlich Bestellungen bei verschiedenen Lieferanten generieren lassen. Im Feld Lieferanten-Nr. muß also nicht immer der gleiche Lieferant stehen. Offene Abrufbestellungen Abrufbestellungen werden nach und nach ausschließlich in Bestellungen übernommen. D. h. Sie bestellen 500 Stück eines Artikels und rufen diese nach und nach entsprechend Ihres Bedarfes ab. Für jeden dieser Abrufe wird in P/3000 per Datenübernahme eine Bestellung generiert. Im Gegensatz zu allen anderen Belegtypen können Sie an einer Abrufbestellung jederzeit Änderungen vornehmen, insbesondere also auch, wenn diese bereits gebucht wurden. Lager- oder Auftragsbestände werden durch diesen Belegtyp nicht verändert. Eine Übersicht über vorhandene und nicht erledigte Abrufbestellungen können Sie aus dem Hauptmenü aufrufen, und zwar über den Punkt offene Abrufbestellungen: Die obere Liste in dem Formular zeigt die vorhandenen Abrufbestellungen, die noch nicht erledigt sind. Die Liste Positionen zeigt die Abrufbestellungs-Positionen, rechts daneben sehen Sie die Positionen des Bestellwesens, die auf die Abrufbestellung gebucht wurden. (Hinweis: Bestellung auf die Abrufbestellung buchen bedeutet lediglich, dass die Bestellung per Datenübernahme (!) aus der Abrufbestellung übernommen und dann gebucht wurde) Das Feld Beleg auf erledigt setzen im oberen Bereich klicken Sie an, wenn die Abrufbestellung vollständig abgearbeitet wurde. Dieses Feld wird nicht automatisch vom Programm gesetzt, sondern immer manuell. 203

204 Wareneingangsbuch Im Wareneingangsbuch werden alle gebuchten Wareneingangsbelege mit einem Datum aufgelistet, das zwischen den zwei anzugebenden Datumswerten von und bis liegt. Im Eingangsformular können (bzw. müssen) Sie zusätzlich den Zeitraum eingrenzen. Sie können das Wareneingangsbuch auf den Monitor ausgeben oder sofort drucken: Lieferantenrechnungen / Rechnungsprüfung Hier können Sie Eingangsrechnungen, d. h. Rechnungen, die Ihnen seitens Ihrer Lieferanten gestellt werden, überprüfen und ggf. für Überweisungen exportieren. 204

205 Grundlage für diesen Programmteil sind Wareneingangsbelege, die Sie im Bestellwesen angelegt oder per Datenübernahme aus einer Bestellung übernommen haben. Diese Daten werden über die Schaltfläche Wareneingangsbeleg einlesen übernommen: Eingelesen werden zunächst einige Daten wie Lieferantennummer und Gesamtpreis der Artikel. Unter Berechnung der Zusatzkosten können Sie Versandnebenkosten erfassen und über die Schaltfläche berechnen den Zahlungsbetrag im rechten Kasten verändern. Felder wie Rabatt, Zusatzkosten, Umsatzsteuer oder Skonto können Sie verändern. Skonti lassen sich als Währungsbetrag oder als Prozentzahl eingeben., Falls Sie Skonto prozentual im Feld Skonto % eintragen, klicken Sie anschließend auf berechnen, um den Währungsbetrag zu ermitteln. Status und Ausführungsdatum Diese beiden Werte sind wichtig, wenn Sie die Daten in ein Programm zum erstellen von Überweisungen exportieren möchten. Status kann drei Werte annehmen: offen: Direkt nach dem Import aus dem Wareneingang zeigt offen an, dass der Beleg noch nicht bearbeitet wurde. freigegeben: Die Rechnung ist in Ordnung und ist zur Zahlung freigegeben. Die Freigabe erteilen Sie über die Schaltfläche Zahlung freigeben im oberen Formularbereich. Solange die Zahlung noch nicht erledigt ist, können Sie die Freigabe stornieren über die Schaltfläche Freigabe abbrechen: 205

206 , Der Status wird dann wieder auf offen gesetzt. erledigt: Dieses Feld wird automatisch gesetzt, wenn die Zahlungsdaten über die Funktion Daten exportieren ausgelesen wurden: Spezifikation für das Bankenclearing Von den meisten Banken werden Programme angeboten, über die Sie den Zahlungsverkehr online abwickeln können. Damit sich die Daten aus SRSoft P/3000 dort einlesen lassen, muss i. a. ein bestimmter Dateiaufbau gegeben sein. Wie dieser genau aussieht, steht in der Dokumentation Ihrer Bankingsoftware. Die Schnittstelle in SRSoft P/3000 können Sie einfach und flexibel einstellen. Wechseln Sie hierzu aus dem Hauptmenü über Administration in die Funktion Konfiguration Export Lieferantenrechnungen: 206

207 Es wird dann dieses Formular geöffnet: Unter Feld finden Sie zunächst die Felder, die für den Export zur Verfügung stehen. Die Sortierung stellen Sie mittels Zahlen in der gleichnamigen Spalte ein. Die Felder müssen voneinander getrennt ausgegeben werden. Unter Trennzeichen stellen Sie eben dieses ein. Sie können ein oder mehrere Trennzeichen eingeben. Um die Ausgabe einzelner Felder zu unterdrücken, entfernen Sie den betreffenden Haken in der Spalte berücksichtigen. Diese Spezifikation liegt jeden Export der Eingangsrechnungen zu Grunde. Exportiert wird in CSV-Dateien, also Textdateien, in denen die Felder durch Trennzeichen voneinander getrennt sind. 207

208 Lagerverwaltung Dieser Programmteil bietet Ihnen eine Übersicht über die Artikel, die Sie in den Artikelstammdaten als Lagerartikel gekennzeichnet haben. Das Lagerformular selbst ist schreibgeschützt, direkt im Formular können Sie also keine Daten verändern. Sie können die zugrundeliegenden Daten in den Artikelstammdaten bzw. über die Auftragsbearbeitung und das Bestellwesen ändern. Im Menü Bearbeiten haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, Entnahmescheine und Bedarfsmeldungen zu drucken und Umbuchungen zwischen den verschiedenen Lagerorten vorzunehmen. Im mittleren Bereich des Formulars sind eine Reihe wichtiger Daten für alle Lagerartikel aufgelistet. Um zu einem Artikel ausführlichere Informationen zu erhalten, doppelklicken Sie die Artikelnummer oder klicken Sie auf die Schaltfläche neben der Artikelnummer. Diese Artikelliste lässt sich selbstverständlich filtern. Die verschiedenen Felder stammen ausschließlich aus den Artikelstammdaten, mit folgenden Ausnahmen: Auftragsmenge Dieser Wert stammt aus der Auftragsbearbeitung und ist gleich der Summe der derzeitigen Auftragsbestätigungen für diesen Artikel in dem Lager, das für jeden Datensatz am rechten Formularrand angezeigt wird. Berücksichtigt werden die Restmengen des Programmteils Teillieferungen/Rückstände. Wenn Sie also beispielsweise eine Position aus der Rückstandsverwaltung löschen oder einen Lieferschein auf einen Auftrag buchen, ändern Sie entsprechend auch die Auftragsmenge im Lager. 208

209 Über die Schaltfläche neben dem Auftragsbestand können Sie sich die Rückstände für die betreffende Position ansehen: Bestellmenge Dieser Wert stammt aus dem Bestellwesen und ist gleich der Summe der Bestellungen dieses Artikels in dem Lager, das für jeden Datensatz am rechten Formularrand angezeigt wird. Berücksichtigt werden die Restmengen des Programmteils Teillieferungen/Rückstände. Analog zum Auftragsbestand können Sie sich die einzelnen Bestellrückstände über die kleine Schaltfläche neben dem Bestellbestand anzeigen lassen. Bestand Der zur Zeit im Lager befindliche Bestand des Artikels. Den betreffenden Lagerort finden Sie in der jeweiligen Zeile am rechten Formularrand. Wert Diese Lagerbestandsbewertung wird berechnet aus den letzten 5 Wareneingängen des Artikels, oder, falls es keine Wareneingänge gibt, aus dem Durchschnitts-EK, der aus den Lieferantenpreisen im Artikelstamm ermittelt wird. Der Wert wird neu berechnet, indem Sie die Schaltfläche Bestandsbewertung anklicken. Sperrlager Bestände in Sperrlagern werden nicht beim Artikelbestand des jeweiligen Artikels berücksichtigt. Bebuchen können Sie ein Sperrlager ausschließlich über die Funktion Lagerbewegungen hier im Programmteil Lager. D. h. weder in der Auftragsbearbeitung noch im Bestellwesen lässt sich der Bestand eines Sperrlagers fortschreiben. Den Lagerbestand des Sperrlagers können sie außerdem direkt im Artikelstamm über die Schaltfläche Lagerbestände editieren. Als Sperrlager definieren Sie ein Lager über Administration / Lagerorte: 209

210 Chargen Falls Sie die Chargenverwaltung aktiviert haben, ist diese Schaltfläche sichtbar. Bei Artikeln, die in der Chargenverwaltung geführt werden, lässt sich hier ein Bestandsformular öffnen: Anmerkung: Im Menü drucken stehen Ihnen noch weitere Übersichten der Chargenverwaltung zur Verfügung. Schaltflächen/Funktionen gesamter Lagerwert Das Feld im Formularkopf zeigt die Summe des Feldes Wert an. 210

211 Lagerbewegungen Hier nehmen Sie Zu-, Ab- und Umbuchungen im Lager vor. Sie können wie bereits im Programmteil Bedarfsmeldungen, der im vorherigen Abschnitt beschrieben wurde, Daten aus Auftragsbestätigungen einlesen lassen, indem Sie im Feld Auftrag einen solchen auswählen. SRSoft P/3000 liest dann die Daten aus der Rückstandsverwaltung ein, sofern diese noch offene Positionen (d. h. die Restmenge einer Artikelposition dieses Auftrags ist größer 0) enthält. Als Anzahl wird die Restmenge verwendet. Im unteren Formularbereich finden Sie die Funktion Lagerort ersetzen für alle Positionen. Falls Sie viele Lagerortänderungen vornehmen müssen, ist diese Funktion eine gute Hilfe. Schaltflächen Lagerbuchung Die Buchung des Vorgangs soll erfolgen, ohne dass ein Beleg gedruckt wird. Symbol Drucker Der Vorgang wird gebucht und gedruckt. Symbol neuer Datensatz Zeigt einen neuen, leeren Datensatz an. Sie können nun einen neuen Vorgang anlegen. Symbol schließen Schließt das Formular und speichert die Daten. Beschreibung der Eingabefelder Typ Wählen Sie hier aus, welche Art von Lagerbewegung Sie veranlassen wollen. Es stehen Ihnen vier Alternativen zur Verfügung: Zugang direkt (Zubuchung): Sie buchen einen Artikel in einen Lagerort ein. Entnahme (Abbuchung): Sie buchen einen Artikel aus einem Lagerort aus. 211

212 Umbuchung: Sie buchen einen Bestand eines Artikel von einem Lagerort auf einen anderen Lagerort um. Artikelumbuchung: Sie können einen Bestand von einem Artikel A auf einen anderen Artikel B umbuchen. D. h. es wird der Bestand des Artikels A vermindert, und der Bestand des Artikels B entsprechend erhöht. Nutzen können Sie diese Funktion z. B. für Fremdveredelung oder Fremdfertigung. Die Funktion arbeitet nur innerhalb eines Lagerorts. Ist der Zielartikel nicht im entsprechenden Alger geführt, wird er automatisch dort angelegt. Im Feld Auftragsbestätigungen können Sie Daten eines Auftrags einlesen lassen. Wenn Sie hier im Programmteil Lagerbewegung einen Vorgang auf einen Auftrag buchen, d. h. wenn Sie im Feld Auftrag einen solchen ausgewählt haben, wird der Status dieses Auftrags automatisch auf "in Bearbeitung" gesetzt (s. Feld Status in der Auftragsbearbeitung), sofern der Auftrag nicht gesperrt ist, also den Status "gesperrt" hat. Die Angabe eines Auftrags ist nicht notwendig. Die Felder Name und Ort enthalten die entsprechenden Daten des Kunden, für den die Buchung vorgenommen werden soll. Die Angabe dieser Daten ist nicht notwendig. Im unteren Bereich des Formulars finden Sie folgende Felder: Artikel-Nr. Wählen Sie hier den Artikel aus, für den eine Bestandsveränderung vorgenommen werden soll. Bezeichnung Diese wird automatisch gesetzt, kann jedoch vom Anwender noch geändert werden. Preiseinheit / Einheit Diese Daten dienen lediglich zur Information. Anzahl Anzahl der zu buchenden Einheiten des Artikels. Lagerort / Lager von - Lager nach Gibt an, für welchen Lagerort die Buchung erfolgen soll. Falls Sie als Typ Entnahme oder Zugang direkt angegeben haben, steht hier das Feld Lagerort zur Verfügung, falls Sie Umbuchung angegeben haben, finden Sie hier mit Lager von und Lager nach zwei Felder. Dabei ist Lager von das Quelllager für die Umbuchung, Lager nach das Ziellager. Falls Sie bei einer Entnahme oder im Quelllager einer Umbuchung die Anzahl eines Artikel einsetzen, die größer als der aktuelle Lagerbestand ist, wird die Buchung trotzdem durchgeführt. Sie buchen den Bestand also ins Minus. Bestandsbewertung Das Feld Wert wird neu berechnet. Diese Lagerbestandsbewertung wird berechnet aus den letzten 5 Wareneingängen des Artikels, oder, falls es keine Wareneingänge gibt, aus dem Durchschnitts-EK, der aus den Lieferantenpreisen im Artikelstamm ermittelt wird. 212

213 Lagerkennzahlen Hier werden verschiedene Kennzahlen Ihrer Lagers für ein Kalenderjahr ermittelt. Wählen Sie links oben das gewünschte Jahr aus und klicken Sie dann auf berechnen. Die Daten bleiben im Formular so lange unverändert, bis Sie diese Schaltfläche erneut anklicken. Die Berechnung ist relativ aufwändig und kann je nach Datenmenge einige Zeit in Anspruch nehmen. Wie die einzelnen Kennzahlen berechnet werden, können Sie in der Legende des Formulars entnehmen. Lagerort (filtern) / alle Lagerorte Im Formular Lager werden zunächst alle Artikel an allen Lagerorten mit je einem Datensatz angezeigt. Liegt also ein Artikel an mehreren Lagerorten, wird er entsprechend oft im Formular angezeigt. Um die Artikel nur eines Lagerortes anzuzeigen, wählen Sie diesen oben im Feld Lagerort (filtern) aus. Es wird dann ein entsprechender Filter gesetzt. Um diesen Filter wieder zu entfernen und wieder die Bestände aller Lagerorte anzuzeigen, klicken Sie die Schaltfläche alle Lagerorte an. Artikelbestand Die Funktion zeigt Ihnen den Gesamtbestand des aktuellen Artikels an. Das ist die Summe der Bestände des Artikels des im Lagerformular gerade aktuellen Datensatzes über alle Lagerorte. 213

214 Artikelstammdatensatz aktivieren Um die Stammdaten eines Artikels direkt zu öffnen, doppelklicken Sie die Artikelnummer oder das Feld.. rechts daneben. Menüfunktionen Bedarfsmeldungen Die Bedarfsmeldung soll der fertigenden Abteilung ermöglichen, die benötigten Teile z. B. beim Einkauf zu ordern. Lagerbuchungen o. ä. werden durch diesen Programmteil nicht verursacht. Das Feld Anforderer greift auf die Personalstammdaten zu und zeigt das Namenszeichen des Anforderers an. Über das Feld Auftragsdaten einlesen können Sie einen Auftrag auswählen oder dessen Nummer eingeben, um die Auftragspositionen in den Anforderungsbeleg zu kopieren und hier weiterzubearbeiten. Das Feld Projekt-Nr. greift ebenfalls auf gespeicherte Auftragsbestätigungen zu. Die Artikel-Nr. gibt an, welcher Artikel benötigt wird und in welcher Anzahl. Über das Feld Termin kann der Anforderer mitteilen, bis zu welchem Datum er den Artikel benötigt und an welchen Lagerort das Teil angeliefert bzw. welchem Lagerort es zugebucht werden soll. Lagerorte Das sind die Lagerortvorgaben, in denen Sie auch Standard- und Sperrlager festlegen können: 214

215 aktuellen Artikel aus Lager löschen Falls Sie einen Artikel nur aus dem Lager, nicht jedoch aus den Artikelstammdaten löschen wollen, führen Sie diese Funktion aus. Der Artikelstammdatensatz wird dadurch nicht belangt, wohl aber natürlich die Lagerbestände. Ausdruckmöglichkeiten Wenn Sie eine der Funktionen im Menü drucken auswählen, werden entsprechende Listen oder Etiketten ausgedruckt, die Filter berücksichtigen, welche Sie im Lagerformular gesetzt haben. D. h. es werden nur die aktiven Datensätze ausgedruckt. Lagerbestände Gedruckt werden die aktuellen Lagerbestände aller aktiven Artikel. Lagerliste Ausgegeben werden alle aktiven Artikel entweder auf eine nach Lagerorten oder nach Artikeln gruppierte und sortierte Liste. Es gibt insgesamt drei Listen im Lager, und zwar eine Melde, Mindest- und Nullbestandsliste. Meldebestandsliste: Liste aller Artikel deren Bestand <= (kleiner oder gleich) Meldebestand Mindestbestand:Liste Liste aller Artikel deren Bestand <= Mindestbestand Nullbestand: Liste aller Artikel deren Bestand <= 0 Etiketten Ausgabe einer Reihe wichtiger Artikeldaten auf Etiketten. Berücksichtigt werden wiederum nur aktive Artikel. Um das Etikettenformat zu ändern, editieren Sie bitte den entsprechenden Bericht unter MS-Access. Chargenübersicht Sie öffnen hier ein Auswahlformular für verschiedene, die Chargenverwaltung betreffende Auswertungen: 215

216 Meldebestandsliste Liste mit Artikeln, deren Meldebestand erreicht ist. Mindestbestandsliste Liste mit Artikeln, deren Mindestbestand unterschritten wird. Nullbestandsliste Liste mit Artikeln, deren Bestand 0 oder negativ ist. Liste Lagerorte Das ist eine Bestandsliste, die nach Lagerorten gruppiert ist: 216

217 Inventur Sie erreichten diesen Programmteil über das Menü Inventur im Lager. SRSoft P/3000 unterstützt Sie mit einigen Funktionen bei der Durchführung der Inventur. Während der Erfassung der Inventurbestände kann mit SRSoft P/3000 weitergearbeitet werden. Lagerbestandsänderungen (z. B. durch Lieferscheine oder Wareneingänge) werden bei Abschluss der Inventur automatisch abgeglichen. Zähllisten Sie können in diesem Formular Filter für Zähllisten erstellen, speichern und drucken. 217

218 Das Feld Filterbezeichnung wird nicht auf die Zählliste übernommen, es dient nur zu Ihrer Information bzw. zum Wiederauffinden der Liste. Demgegenüber wird das Feld Bezeichnung der Zählliste als Überschrift ausgedruckt. In den Feldern unter Eingrenzung der Artikel für diese Liste geben Sie die Filterkriterien ein. Es ist nicht notwendig, dass Sie alle Felder ausfüllen. Nur wenn Sie nach Artikelnummern filtern wollen, müssen Sie in den Feldern Artikelnummer von und bis Angaben machen. Wenn Ihre Artikel beispielsweise von 1 bis durchnumeriert sind, und Sie alle Artikel ab 5000 auf der Liste haben wollen, lauten die Einträge von 5000 bis 10000, und nicht nur von Analog verhält es sich mit den Warengruppen. Geben Sie die erste und die letzte gewünschte Warengruppe ein, oder lassen Sie die Felder leer. Inventur beginnen Die Artikeldaten werden aus dem Lager eingelesen. Diese Funktion ist Voraussetzung, dass Sie mit dem Erfassen von Zählbeständen, also der im nächsten Abschnitt beschriebenen Funktion, beginnen können. Bestandserfassungen Wenn Sie dieses Formular öffnen, werden zunächst alle Lagerartikel aufgelistet. Wählen Sie im Feld Zählliste auswählen deshalb zunächst die Liste aus, die Sie eingeben wollen. Es wird dann entsprechend der ausgewählten Zählliste ein Filter und eine Sortierung auf das Formular gesetzt. 218

219 Geben Sie nun in der Spalte Bestand die Werte laut der Zählliste ein. In der Spalte Gesamtbestand steht die Summe der bisherigen Eingaben (anderer Zähllisten). Der Gesamtbestand ist lagerortunabhängig, gilt also für alle Lagerorte zusammen. Wenn Sie die Zählliste ganz oder teilweise erfasst haben und das Formular schließen, werden Sie gefragt, ob Sie die Neueingaben zum Feld Gesamtbestand hinzuaddieren und anschließend wieder auf 0 setzen wollen: Sollten sich also Überschneidungen auf den Zähllisten ergeben (z. B. Mitarbeiter 1 zählt die ersten fünf Regale, Mitarbeiter 2 die nächsten 5 innerhalb eines Lagerortes, und zählen Bestände des gleichen Artikels), geben Sie zuerst die erste Zählliste ein, schließen dann das Formular, öffnen es wieder fahren mit der nächsten Liste fort. Bewertung Wenn Sie alle Bestände erfasst haben, können Sie nun eine Bewertung durchführen. Im Formular Bewertung sehen Sie zunächst eine Liste aller Lagerartikel. Wenn Sie Ihre Artikelbestände unterschiedlich bewerten wollen, setzen Sie über die Funktion filtern zunächst einen Filter aufs aktuelle Formular. Bei jedem Bewertungsdurchlauf werden nur die in diesem Formular aktiven Artikel berücksichtigt. 219

220 Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Bewertung durchführen. Es wird nun ein weiteres Formular geöffnet, in dem Sie noch einige Angaben machen müssen: In den beiden Datumsfeldern geben Sie bitte den Bewertungszeitraum an. Da je nach Bewertungsart Ein- und Verkäufe eine Rolle spielen, ist diese Eingrenzung notwendig. Sie haben nun drei Bewertungsalternativen: 220

221 Bewertung zum Buchbestandspreis Der Buchbestandspreis ergibt sich als gewogenes arithmetisches Mittel aus den Mengen und Werten von Anfangsbestand und Einkäufen. Der Anfangsbestand und dessen Wert wird den Artikelstammdaten entnommen (Der Wert des Anfangsbestandes ist in den Artikelstammdaten nur sichtbar, wenn Sie den Anfangsbestand ändern. Ansonsten wird er nur im Rahmen der Inventur aktualisiert.). Der Wert pro Einheit des Schlussbestandes wird ermittelt aus: (Wert des Anfangsbestandes + Wert der Summe der Einkäufe) / (Anfangsbestand + Summe der Einkäufe) Das Ergebnis wird dann mit dem Schlussbestand, also der Anzahl der Mengeneinheiten, multipliziert. Bewertung zum gleitenden Durchschnittspreis Dieses Verfahren ähnelt der Bewertung zum Buchbestandspreis. Der Unterschied ist nur, dass hier nicht nur Einkäufe, sondern auch Verkäufe berücksichtigt werden. Der Wert pro Einheit des Schlussbestandes wird ermittelt aus: (Wert des Anfangsbestandes + Wert der Summe der Einkäufe - Wert der Summe der Verkäufe) / (Anfangsbestand + Summe der Einkäufe - Summe der Verkäufe) Bewertung zum mittleren Anschaffungspreis Wird der Artikel nur im Lieferprogramm eines Lieferanten geführt, wird dieser Wert zugrunde gelegt, sonst der Mittelwert aus den Einkaufspreisen aller Lieferanten für diesen Artikel. Sie werden bei dieser Bewertungsfunktion außerdem nach einem Prozentsatz gefragt, um den Sie das jeweilige Ergebnis erhöhen oder verringern können. Beachten Sie bitte, dass bewertungsrechtlich je nach dem das Niederstwertprinzip beachtet werden muss. Die SRSoft P/3000 berücksichtigt dieses nicht. Soll-Ist-Vergleich Sie erhalten hier eine Gegenüberstellung der erfassten Inventurbestände und der Lagerbestände lt. SRSoft P/3000, also dem Lagerformular. Um diese Übersicht sinnvoll verwenden zu können, sollten Sie sie vor der Funktion Bestände aktualisieren (s. u.) ausführen, da diese Funktion Ihre Zählbestände in die Lagerverwaltung übernimmt. Diese Funktion verändert keine Daten in der Datenbank, so dass Sie sie jederzeit ausdrucken können. Drucken (Inventar, Seitenansicht oder Drucker) Sie können das Inventar wahlweise zunächst auf den Bildschirm oder sofort an den Drucker ausgeben. Bestände aktualisieren Diese Funktion schließt die Inventur ab. Die gezählten Bestände werden als Lagerbestände übernommen, und die Artikelstammdaten (Anfangsbestand, Datum, Wert) werden aktualisiert. Die bisherigen Lagerbestände werden archiviert. Auf diese Archivtabelle können Sie bei Fehlern aus Access oder z. B. Excel zugreifen. Die Bezeichnung der Tabelle lautet Inventur_Bestände_Datensicherung. 221

222 Statistiken Es werden von SRSoft P/3000 eine Reihe von Statistiken tabellarisch oder über das bei Access mitgelieferte Hilfsprogramm MS-Graph in grafischer Form erstellt. Weitere Auswertungen finden Sie direkt im Artikel- oder Firmenstamm. Diverse / Statistiken für variable Zeiträume In diesem Teil der Statistiken legen Sie die Zeitspanne, die Sie betrachten möchten, selbst fest. Geben Sie dazu - bevor Sie auf eine der Schaltflächen klicken - im Feld Zeitraum von das Anfangsdatum des gewünschten Zeitraums an, und im Feld bis das Ende des Zeitraums. Hitlisten Es werden fünf Hitlisten angeboten: Kunden, Lieferanten, Kundengruppen, Artikel, Roherträge. Zugrunde liegende Belegtypen: 222

223 Kundenhitliste: Lieferantenhitliste: Kundengruppenhitliste Artikelhitliste: Rechnungen Wareneingänge Rechnungen Rechnungen Roherträge: Bei Roherträgen werden die Gesamtbeträge des jeweiligen Artikels auf den Belegtypen Rechnung und Wareneingang verrechnet (also Rechnungen - Wareneingänge = Rohertrag). Umsatzauswertungen In der rechten Spalte finden Sie weitere Statistiken: Kundengruppen Umsatzverteilung Diesem Kreisdiagramm können Sie die Verteilung der Rechnungsbeträge auf die verschiedenen Kundengruppen entnehmen. Umsatz pro Kunde und Merkmal Diese Statistik listet die Umsätze von Kunden auf, denen wiederum ein bestimmtes Merkmal zugewiesen ist: Inder Grafik haben also zwei Kunden im eingestellten Zeitraum Umsätze generiert, denen das Merkmal Winterkatalog zugewiesen würde. Umsatz Personal Zeigt die Verteilung der Rechnungsbeträge auf die Mitarbeiter an. Eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter erhält einen Rechnungsbetrag dann zugesprochen, wenn sie/er im Feld Provision für der Auftragsbearbeitung ausgewählt wurde. Umsatz pro PLZ-Gebiet Diese Auswertung zeigt, auf selche Postleitzahlen (Feld PLZ (Straße) im Firmenstamm) sich die Umsätze verteilen: 223

224 Im Feld gruppieren nach PLZ-Stellen legen Sie fest, wie weit die Daten auf (1 bis 5 stellige) Postleitzahlen aufgeschlüsselt werden: Das ist die obige Auswertung auf 3 Stellen und auf 1 Stelle gruppiert: Weitere Statistiken, die Sie aus dem Hauptmenü erreichen: Gesamtumsätze pro Monat Dieses Säulendiagramm zeigt die kumulierten monatlichen Rechnungsbeträge für das aktuelle und das vorige Jahr. 224

225 Umsatzauswertung pro Artikel oder Kunde Sie können hier die Umsätze unterschiedlicher Zeitabschnitte von zwei Jahrgängen vergleichen, und zwar entweder für einen Artikel oder für einen Kunden: Unter Auswertung für geben Sie zunächst an, ob Sie einen Artikel oder einen Kunden auswählen wollen. Entsprechend wird darunter eine Auswahlliste angezeigt. Wählen Sie anschließend den betreffenden Kunden oder Artikel aus. Im linken Formularbereich können Sie nun das gewünschte Jahr markieren und die Daten über die Schaltfläche berechnen Zeitraum ermitteln und eintragen lassen. Gesamtumsatz Monatsvergleich Hier werden Sie zunächst nach dem gewünschten Monat gefragt. Geben Sie bitte eine Zahl zwischen 1 und 12 ein. Sie erhalten dann ein Säulendiagramm mit einem Jahresvergleich der Rechnungsbeträge, die jeweils im angegebenen Monat angefallen sind. Umsatzverteilung Warengruppen pro Jahr Diesem Kreisdiagramm können Sie entnehmen, wie sich die Rechnungsbeträge im anzugebenden Jahr auf die vorhandenen Warengruppen verteilen. 225

226 Angebote - Auftragsbestätigungen Dieser Statistik können Sie entnehmen, inwieweit Ihre Kunden auf Ihre Angebote mit Bestellungen reagiert haben. Die blaue Säule zeigt die Anzahl der Angebote, die grüne Säule die der Auftragsbestätigungen jeweils für ein Jahr. Der berücksichtigte Zeitraum beträgt 10 Jahre. Erstellen eigener Statistiken (Kenntnisse in MS-Access und eine Vollversion von Access müssen vorhanden sein.) Sie können sich aufgrund der offenen Datenbankstruktur eigene Statistiken erstellen. Erstellen Sie sich dazu entsprechende Abfragen, die auf die Tabelle Statistiken Angebote (hier werden (fast) alle Geschäftsvorfälle gespeichert) zugreift. Falls Sie Adressen und/oder Artikeldaten benötigen, die Sie nicht in der Tabelle Statistiken Angebote finden, ziehen Sie zusätzlich die Tabellen Adressen und/oder Artikel in den QBE-Entwurf der Abfrage. Verknüpfen Sie die Tabellen wie auf der folgenden Grafik: Den Rest der Abfrage erstellen Sie sich dann entsprechend Ihren Vorstellungen. Wie Abfragen erstellt werden, entnehmen Sie bitte Ihrem Access-Handbuch oder der Access-Online-Hilfe. 226

227 Tools Mitteilungen / Wiedervorlage Hier können Sie Mitteilungen und Hinweise für andere Benutzer speichern. Außerdem ist dieser Programmteil Grundlage für die To-Do-Liste, die über das Menü Hilfsmittel angezeigt wird. Damit die To-Do-Liste automatisch beim Programmstart sichtbar wird, müssen Sie im Programmteil Administration/sonst. Stammdaten einen Schalter setzen.( Soll beim Programmstart...). Aus der Wiedervorlage heraus können Sie auch Daten nach Outlook übertragen: 227

228 In den Feldern Datum, Zeit, eingegeben von und an können Sie entsprechende Angaben machen. Im Feld Wiedervorlage am geben Sie das Datum für die To-Do-Liste an. Um eine Verbindung zu den Firmenstammdaten und damit zur Adressverwaltung herzustellen, doppelklicken Sie das Feld Adresse. Nun wird ein neues Formular mit einer Auswahlliste geöffnet: Wählen Sie hier die gewünschte Adresse aus. Wenn Sie später direkt zu der entsprechenden Adresse wechseln wollen, klicken Sie die Schaltfläche Adresse aktivieren an. In dem Kasten unter dem Feld Wiedervorlage am können Sie die eigentliche Mitteilung eingeben. Zeilenumbrüche geben Sie über Strg und Enter ein. Das gilt übrigens für alle Text- und Memofelder in SRSoft P/3000. Um einen Datensatz zu löschen, klicken Sie mit der Maus auf den entsprechenden Datensatz und anschließend auf die Schaltfläche mit dem Papierkorb. Die Filterfunktion am oberen linken Rand des Formulars ermöglicht Ihnen ein einfaches Eingrenzen der angezeigten Datensätze. Die Felder von und bis beziehen sich dabei auf das Eingabefeld Wiedervorlage am, das Feld Filter auf Personal filtert Einträge in den Feldern eingegeben von und an. Um den Filter auszuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche Filterung ausführen. Um den Filter aufzuheben und wieder alle Datensätze anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche alle. 228

229 Outlook Termin / Aufgabe / Notiz Diese Funktionen Übertragen die Daten des aktuellen Datensatzes und öffnen Outlook. To-Do-Liste Die To-Do-Liste zeigt die Datensätze an, deren Datum entweder gleich oder kleiner dem aktuellen Systemdatum ist. Sie können diese To-Do-Liste jederzeit manuell über den Menüpunkt Hilfsmittel/To- Do-Liste öffnen. Über die Schaltfläche Adresse aktivieren können Sie direkt zum betreffenden Firmenstammdatensatz wechseln. Über Wiedervorlage aktivieren wird das Formular Mitteilungen/Wiedervorlage geöffnet. SRSoft P/3000 überprüft nun beim Programmstart automatisch, ob Termine mit einem Datum kleiner oder gleich dem aktuellen Systemdatum vorhanden sind und zeigt diese dann ggf. in dem Formular an. Die To-Do-Liste kann man um Tage vorverlegen. Beispiel: Die To-Do-Liste soll Termine schon zwei Tage vorher anzeigen: Wechseln Sie unter MS-Access ins Datenbankfenster und dort in die Abfragen. Wie Sie in das Datenbankfenster von MS-Access gelangen, können Sie im Kapitel Antworten auf häufig gestellte Fragen nachlesen. Öffnen Sie die Abfrage To_Do_Liste im Entwurf. Ändern Sie das Kriterium <=DatAdd("t";"0";Datum()) in <=DatAdd("t";"2";Datum()) ab. Sie finden das Kriterium in der Spalte Datum. Die Termine werden nun zwei Tage vor dem aktuellen Systemdatum angezeigt. Weitere Hilfsmittel Diese Funktionen erreichen Sie über das Hauptmenü. Alle beschriebenen Funktionen erreichen Sie außerdem über das Pulldown-Menü Formulare, das Sie aus dem gesamten Programm aufrufen können. Preisbestimmung / Kalkulation 229

230 Dieses Tool bestimmt den EK, VK und aktuellen Bestand für einen bestimmten Artikel und einen bestimmten Kunden. Wählen Sie dazu zunächst den Kunden und anschließend den Artikel aus. Das Ergebnis erhalten Sie in der unteren Tabelle. Es werden mehrere Datensätze angezeigt, wenn mehrere Einkaufspreise existieren. Um die Kalkulationsfelder im rechten Formularbereich zu füllen, klicken Sie auf berechnen. Artikelbestände Hier können Sie sich Listen mit den (voraussichtlichen) Lieferterminen der zur Zeit bestellten Artikel anzeigen lassen. Die Liefertermine stammen aus den gleichnamigen Feldern im Bestellwesen und der Auftr5agsbearbeitung. 230

231 231

232 Projekte Die Projektverwaltung öffnen Sie über das Menü Formulare/Tools/Projekte oder aus dem Hauptmenü über die Adminsitration. Die Projektverwaltung ist Grundlage für die Projektnummern in der Auftragsbearbeitung und dem Bestellwesen. Um ein neues Projekt anzulegen, klicken Sie die Schaltfläche Die Projektnummern werden über Nummernkreise verwaltet. Wenn Sie das Feld Projektnummer doppelklicken, wird eine neue Nummer vergeben. Sie können die Projektnummer allerdings auch manuell vergeben. Außerdem können Sie Projekte aus der Auftragsbearbeitung einlesen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Projektdaten einlesen und wählen Sie den betreffenden Auftrag aus: Projekt-Historie 232

233 Sie können hier alle gebuchten Geschäftsvorfälle auf den Monitor oder den Drucker ausgeben, die zu einer bestimmten Projektnummer gespeichert sind. Wählen Sie dazu im Feld Projektauswahl das gewünschte Projekt aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Historie öffnen. Zoom-Funktion In allen Textfeldern lassen sich über die Tastenkombination STRG und Enter Zeilenumbrüche eingeben. In den Eingabeformularen ist jedoch meist nur die erste Zeile sichtbar. Wenn Sie nun die Tasten Umschalt und F2 drücken, können Sie den Inhalt des aktuellen Feldes in einem Zoom-Fenster weiterbearbeiten. In den Berichten (Ausdrucken) werden (fast) alle Textfelder mehrzeilig ausgegeben. Das jeweilige Feld wird zu diesem Zweck nach unten vergrößert. 233

234 Administration In diesem Programmteil werden eine ganze Reihe von allgemeinen Einstellungen und Funktionen angeboten. Einen Teil dieser Einstellungen können Sie auch direkt aus den anderen Programmteilen erreichen. Fibu Die Fibu-Schnittstelle wird gesondert am Ende dieser Dokumentation beschrieben. Periodenabschluss Ein Periodenabschluss bucht alle bisher nicht gebuchten Belege der Auftragsbearbeitung und des Bestellwesens. Hier geht es also um die Aktualisierung der Lagerbestände und Statistiken bei einigen Geschäftsvorfällen. Sie können in den Stammdaten festlegen, ob Periodenabschlüsse sofort beim Drucken oder explizit über die Funktion Periodenabschluss durchgeführt werden sollen. Wenn Sie Periodenabschlüsse durchführen, haben Sie die Möglichkeit, Belege jeden Typs durch Anklicken dieser Schaltfläche Periodenabschluss am Stück zu verbuchen. Periodendruck Es ist nicht notwendig, dass Sie jeden Geschäftsvorfall sofort und einzeln ausdrucken. Sie können auch zunächst alle Geschäftsvorfälle erfassen und dann über diese Funktion Periodendruck auf einmal ausdrucken. Falls Sie das Feld Sollen Periodenabschlüsse durchgeführt werden? auf nein gesetzt haben, wird beim Periodendruck automatisch ein Abschluss (d. h. ein 234

235 Periodenabschluss, s. o.) durchgeführt. Haben Sie das Feld auf ja gesetzt, müssen Sie zur Verbuchung die Schaltfläche Periodenabschluss zusätzlich anklicken. Geschäftsvorfälle löschen Löschen bis zum angegebenen Datum Hier können Sie alle Geschäftsvorfälle der Auftragsbearbeitung und des Bestellwesens, die sowohl ausgedruckt als auch (im Lager) verbucht worden, bis zum angegebenen Datum löschen. Um den Löschvorgang zu starten, klicken Sie auf OK, wenn Sie doch nicht löschen wollen, klicken Sie auf Abbruch. In den Statistiken bleiben die Daten erhalten, trotzdem sollten Sie vorsichtig mit dieser Löschfunktion umgehen und insbesondere vorher eine Datensicherung vornehmen. Haben Sie die Daten einmal gelöscht, können Sie diesen Vorgang nicht mehr rückgängig machen. Löschen einzelner Geschäftsvorfälle Hier haben Sie die Möglichkeit, einzelne Geschäftsvorfälle der Auftragsbearbeitung (obere Liste) und des Bestellwesens (untere Liste) zu löschen. Diese Funktionen beziehen sich nur auf den Beleg selbst. Die Statistiktabelle (und damit Programmteile wie z. B. Wareneingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch, etc.) können nur gelöscht werden, indem Sie direkt auf die Access-Tabelle Statistiken Angebote zugreifen. Das sollten Sie im Normalfall aber unterlassen. Datenimport Über diese Schnittstelle haben Sie die Möglichkeit, Artikel- und Adressdaten aus anderen Anwendungen zu importieren. 235

236 , Import aus älteren Versionen von SRSoft P/3000 Sie können Daten aus unseren älteren Programmversionen importieren. Wählen Sie dazu das Quellprogramm aus, klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren, und folgen Sie den Anweisungen. Import/Export aus anderen Programmen Sie können über diese Funktion bequem Daten aus verschiedenen anderen Anwendungsprogrammen importieren. Diese Funktion ist für den erstmaligen Import von Adress- und Artikelstammdaten gedacht. D. h. sie brauchen Ihre eventuell bereits erfassten Bestände nicht erneut einzutippen. Nach Auswahl der Quelldatei können bzw. müssen Sie entsprechende Feldzuweisungen vornehmen: 236

237 Die linke Spalte zeigt dabei die Felder Ihrer Quelldatei, die mittlere die Felder, in die der Wert importiert werden soll. Ganz rechts ist eine Kurzbeschreibung. Machen Sie bitte vor jedem Import eine Sicherungskopie Ihrer Datei p3000dat.mdb! Datenexport Sie können eine Reihe von Daten aus SRSoft P/3000 in diverse Formate exportieren. Der Datenexport ist hauptsächlich für die Erstellung von Auswertungen oder Statistiken in anderen Anwendungsprogrammen gedacht. Die Exportdaten werden in der SRSoft P/3000 nicht mehr weiter aufbereitet (also z.b. sortiert), sondern meistens so wie sie gespeichert sind, exportiert. Die weitere Aufbereitung müssen Sie also im Zielprogramm vornehmen. Falls Sie MS-Access einsetzen, können Sie auch die zugrunde liegenden Abfragen in SRSoft P/3000 ändern oder für Ihre Zwecke anpassen. Die Bezeichnungen der betreffenden Abfragen beginnen jeweils mit Export. 237

238 Drucken Provisionsabrechnung Nach Anklicken dieser Schaltfläche wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie den Zeitraum festlegen sowie die zu berücksichtigenden Personalnummern eingrenzen. Für die Provisionsberechnung wird der Geschäftsvorfall Rechnung zugrunde gelegt. Weitere wichtige Daten wie ein eventuelles Grundgehalt geben Sie in den Personalstammdaten an. Währungen Die hier erfassten Währungen sind Grundlage für die Behandlung von Fremdwährungen bei Lieferanten und Kunden. Der Einkaufspeis wird zwar im gesamten Programm in der Landeswährung des Lieferanten geführt, beim Speichern statistischer Daten jedoch wird der Betrag in EUR bzw. Ihre Landeswährung umgerechnet. Der Kurs wird der Währungstabelle entnommen. Der Kurs bei Kunden mit Fremdwährungen wird sofort bei der Auftragsbearbeitung umgerechnet. Anmerkung: Ihre Basiswährung legen Sie in den Grundeinstellungen fest. Rabatthauptgruppen 238

239 Sie können hier kunden- bzw. lieferantenabhängig Rabatte auf die Artikel vergeben, in deren (Artikel-) Stammdatensatz Sie das Feld rabattierfähig auf ja gesetzt haben. In den Kunden- bzw. Lieferantenstammdaten ordnen Sie im Feld Rabatthauptgruppe dem jeweiligen Kunden/Lieferanten eine solche zu. Eine Rabatthauptgruppe enthält keinen Rabattsatz, sondern mindestens eine Rabattgruppe. Jede dieser Rabattgruppen enthält nun einen Prozentsatz, den Rabatt. Zusätzlich gibt es in jeder Rabattgruppe weitere Unterscheidungskriterien wie z.b. die Warengruppe, deren Daten bei der Rabattberechnung für einen bestimmten Kunden/Lieferanten und einen bestimmten Artikel herangezogen werden. 239

240 Beispiel: Lieferant A erhält die Rabatthauptgruppe 1. Da Lieferant A z. B. Hardware- und Softwareprodukte liefert, werden 2 Warengruppen angelegt (in den Artikelstammdaten) und die Artikel entsprechend zugeordnet: Warengruppe 1 - Hardware Warengruppe 2 - Software Es sollen nun verschiedene Rabattsätze gelten: Hardware (Warengruppe 1) 5%, Software (Warengruppe 2 ) 10%. Bei der Bestellung eines Softwareproduktes mit der Warengruppe 2 erkennt die SRSoft P/3000, dass hier Rabatthauptgruppe 1 (aufgrund der Zuordnung in den Lieferantenstammdaten) angesprochen wird, welcher die Rabattgruppe 2 mit 10% zugeordnet ist. Es werden auf den Artikel also 10% Rabatt gewährt. Prinzip: Jeder Rabatthauptgruppe sind beliebig viele Rabattgruppen zugeordnet. Es muß jedoch mindestens eine Rabattgruppe zugeordnet werden. Jedem Kunden/Lieferanten muss nun genau eine Rabatthauptgruppe zugeordnet werden. Bei der Preisberechnung (bzw. der Ermittlung des Rabattes) geht die SRSoft P/3000 wie folgt vor: (Falls der Artikel nicht rabattierfähig ist, wird der Vorgang abgebrochen und der Rabatt auf 0% gesetzt. Die Einstellung rabattierfähig wird übrigens in den Artikelstammdaten vorgenommen.) 1.) Zuerst wird die Rabatthauptgruppe aus den Kunden-/Lieferantenstammdaten ermittelt. 2.) Anschließend wird die Warengruppe des aktuellen Artikels ermittelt. 3.) Die SRSoft P/3000 sucht nun zuerst nach einer Rabattgruppe, die folgende Kriterien erfüllt: sie muss der aktuellen Rabatthauptgruppe zugeordnet sein sie muss für Kunden gelten (Lieferanten entsprechend), d. h. für die aktuell bearbeitete Firma sie muss auf die Warengruppe des aktuellen Artikels beschränkt sein Wird keine Rabattgruppe mit diesen Kriterien gefunden, wird der Vorgang wiederholt, wobei das Kriterium "Beschränkung auf aktuelle Warengruppe" wegfällt bzw. keine Beschränkung auf eine Warengruppe angegeben ist. Wird auch hier nichts gefunden, setzt die SRSoft P/3000 den Wert 0,00% ein, also keinen Rabatt. 240

241 , (Standard-)Beispiel: Sie wollen einem Kunden eine Rabatthauptgruppe zuordnen, so dass er grundsätzlich auf rabattierfähige Artikel 2 % Rabatt erhält: Zuerst legen Sie dazu eine neue Rabatthauptgruppe an (natürlich nur, wenn noch keine entsprechende vorhanden ist). Klicken Sie nun die Schaltfläche Rabattgruppen an. Legen Sie auch hier eine neue Rabattgruppe - z. B. 5 - an (sofern noch nicht vorhanden), bei der Sie im Feld Rabatt in % den Wert 2% eingeben, die Felder Kunden und Lieferanten auf Ja setzen und das Feld nur für Warengruppe leer lassen. Schließen Sie nun das Formular Rabattgruppen. Sie befinden sich jetzt wieder im Formular Rabatthauptgruppen. Sie finden auf der rechten Seite des Formulars eine Tabelle. Wählen Sie dort diese neue Rabattgruppe aus. 241

242 Warengruppen Sie können jeden Artikel einer Warengruppe zuordnen. Die Warengruppen selbst und deren Bezeichnungen legen Sie hier fest. Zahlungskondition Diese Funktion soll Ihnen Texte wie z. B. "Bei Zahlung bis Skonto 2%, ergibt Zahlungsbetrag 1.234,56 " (nur) auf den Rechnungsbelegen ermöglichen. Das Datum sowie der Betrag werden aus den Angaben, die Sie hier unter Administration machen, sowie den Rechnungsdaten Datum bzw. Gesamtbetrag automatisch berechnet. Sie können alle oder nur einen Teil der Felder belegen. Beispiel: "Bei Zahlung bis Skonto 2%, ergibt Zahlungsbetrag 1.234, 56 " Im ersten Textfeld geben Sie den Text vor dem Datum an (z.b. "Bei Zahlung bis"). Im Feld Datum geben Sie die Anzahl der Tage (ab Rechnungsdatum) an, für die diese Kondition gilt. Im zweiten Textfeld kann ein Text wie z.b. "Skonto" eingetragen werden. Es folgt das Feld Nachlaß mit einem Zahlenwert. 242

243 Im Feld Gesamtbetrag berechnen? wird festgelegt, ob der Rechnungsbetrag abzüglich Rabatt ausgedruckt werden soll. Falls ja, wird zunächst der Text ", ergibt Zahlungsbetrag " und anschließend der verminderte Rechnungsbetrag ausgegeben. Falls Sie das Feld Gesamtbetrag berechnen? auf Nein setzen, werden diese beiden Zusätze nicht mehr angehängt. Sie können (müssen aber nicht) diesen Text in drei "Stufen" eingeben, z. B. mit unterschiedlichen Rabattsätzen. Diese werden dann untereinander ausgedruckt. In den Kundenstammdaten können Sie dem jeweiligen Kunden im Feld Zahlungskondition einen entsprechenden Wert zuordnen. Diese Kondition wird dann beim Kunden auf alle Rechnungsbelege (und nur dort) automatisch ausgedruckt. Im Gegensatz zu den Konditionen oben, die auf alle Belege gedruckt werden, können die Zahlungskonditionen während der Bearbeitung einer Rechnung nicht editiert oder abgeschaltet werden. Ist also das Feld Zahlungskondition in den Kundenstammdaten gesetzt, wird diese Zahlungskondition auch ausgedruckt. Konditionszuordnungstabelle Dieser Tabelle wird in der Auftragsbearbeitung und im Bestellwesen der Text für die Kondition entnommen. Welche Konditionszuordnungsnummer für welchen Kunden/Lieferanten relevant ist, legen Sie in den Kunden- bzw. Lieferantenstammdaten fest. Sprachen Sowohl in den Kunden- als auch den Lieferantenstammdaten finden Sie Kombinationsfelder, in denen Sie die Sprache des Kunden bzw. Lieferanten festlegen können. Die Sprachen selbst legen Sie hier im Programmteil Administration fest. 243

244 Auswirkung haben Sprachen auf die Artikeltexte. In den Artikelstammdaten können Sie Artikelbezeichnungen in mehreren Sprachen anlegen (Menü Ergänzungen/ Artikelbezeichnungen in Fremdsprachen) und gleichzeitig angeben, um welche Sprache es sich jeweils handelt. Wenn Sie nun einen Beleg eines solchen Lieferanten oder Kunden bearbeiten, überprüft SRSoft P/3000 zunächst, ob in den Lieferanten- /Kundenstammdaten eine Sprache festgelegt wurde, und sucht anschließend nach einer Bezeichnung in dieser Sprache in den Artikelstammdaten. Wird nichts gefunden, wird die normale "Standardbezeichnung" verwendet. Provisionstabelle Jeder Mitarbeiter, der Provision erhalten soll, wird einer Provisionsgruppe zugeordnet. Diese Zuordnung nehmen Sie in den Personalstammdaten vor. Die Provisionsgruppen selbst sowie die Prozentsätze dieser Provisionsgruppen legen Sie hier in der Provisionstabelle fest. Lagerorte Das sind die Lagerortvorgaben, in denen Sie auch Standard- und Sperrlager festlegen können: 244

245 Globale Textbausteine Diese Textbausteine sollen Ihnen eine leichtere Anpassung von SRSoft P/ Belege an Ihr Unternehmen ermöglichen. Es existieren pro Schriftstück zwei Textbausteine. Der eine wird unmittelbar oberhalb des Detailbereichs (also der Artikelauflistung mit den Rechnungsbeträgen, usw.), der andere unmittelbar darunter ausgedruckt. Falls Sie einen Textbaustein nicht benötigen, d. h. wenn er nicht ausgedruckt werden soll, geben Sie nichts ein. 245

246 Sie müssen jedem dieser Textbausteine eine Sprache zuweisen. Sie können also pro Sprache Textbausteine anlegen. Diese finden ihre Entsprechung im Feld Sprache der Kunden- bzw. Lieferantenstammdaten: Falls Sie dem Textbaustein keine Sprache zuweisen, wird auf den Belegen auch nichts ausgegeben. Grundeinstellungen / Firmenadresse / Logo Diese Schaltfläche finden Sie am oberen rechten Rand des Formulars. Wenn Sie sie anklicken, wird dieses Formular geöffnet: Sie nehmen hier einige Grundeinstellungen zu Ihrer Firma vor. Diese Einstellungen sind normalerweise nur dann notwendig, wenn sich Ihr Firmensitz nicht in Deutschland befindet. In diesem Fall geben Sie bitte in den entsprechenden Feldern Ihr Domizil und Ihre Landeswährung ein. Den Umsatzsteuersatz, der in Ihrem Unternehmen üblicherweise vorkommt, tragen Sie im Feld mit der Bezeichnung Standardwert für Umsatzsteuer im Artikelstamm ein. Auf der rechten Formularseite können Sie Ihre Bankverbindung eintragen. Das ist optional und nur relevant, wenn Sie Zahlungsanweisungen an eine Bankingsoftware übertragen wollen. 246

247 Die drei Felder im unteren Formularbereich sollen Ihnen das Formatieren der Belege etwas erleichtern. Sie können hier eine Grafik z. B. im Bitmap-Format Ihres Firmenlogos, einen Zusatztext (z. B. Anschrift) sowie einen Fußtext angeben. Diese Daten werden auf alle relevanten Belege gedruckt. Angaben in diesen Feldern sind nicht notwendig. Fügen Sie Ihre Grafik bitte möglichst über die Zwischenablage ein, insbesondere dann, wenn auf Ihrem System lediglich ein Symbol, nicht jedoch die komplette Grafik angezeigt wird. Falls Sie eine Vollversion von Microsoft Access besitzen, empfehlen wir Ihnen, Ihre Grafiken direkt per Kopieren und Einfügen in die Berichtsentwürfe zu integrieren. Wenn Sie so vorgehen, ist die Formatierung einfacher und flexibler. Textvorgabe Guthabensverrechnung s. u. unter Sollen Guthaben von Kunden verrechnet werden (Beschreibung zum folgenden Programmteil sonst. Stammdaten). Sonstige Stammdaten Sollen Periodenabschlüsse vorgenommen werden? Bei einer Reihe von Geschäftsvorfällen des Auftrags- und Bestellwesens werden die Lagerbestände beeinflusst. Beispielsweise hat der Geschäftsvorfall Wareneingang eine Erhöhung der Lagerbestände der Artikel zur Folge, die von ihm erfasst werden. Hier in den Stammdaten geht es darum, zu welchem Zeitpunkt die Lagerbestände aktualisiert werden. Wenn Sie das Feld anklicken (und damit auf ja setzen), müssen Sie die Lagerbestände explizit aktualisieren, indem Sie die Schaltfläche 247

248 Administration/Periodenabschluss anklicken. Falls Sie den Wert nicht anklicken, werden die Lagerbestände automatisch beim Drucken aktualisiert. Nehmen Sie dann einen Periodenabschluss, wenn Sie nach dem Drucken der Geschäftsvorfälle ggf. einzelne Geschäftsvorfälle erneut - eventuell mit Korrekturen - ausdrucken wollen. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung, die bereits verbucht wurde (d. h. die Lagerbestände wurden durch einen Periodenabschluss oder sofort beim Drucken aktualisiert), erneut ausdrucken wollen, müssen Sie zunächst eine Stornorechnung schreiben, weil unter Umständen Artikel sonst doppelt im Lager abgebucht werden und die Statistikdaten (die wiederum Grundlage für das Rechnungsausgangsbuch sind) nicht mehr stimmen. In der Praxis wird die Buchung meist sofort beim Drucken ausgeführt, dieses Feld also auf nein gesetzt. Dispositionsfaktor Dieser Wert ist für die Erstellung von Bestellvorschlägen wichtig (Näheres entnehmen Sie bitte den Ausführungen unter Artikelstammdaten / Dispositionsformeln). Benutzen Sie WinWord als Textverarbeitungsprogramm Diese Einstellung bezieht sich auf das Adressenverzeichnis der Firmenstammdaten. Sie finden dort entweder diese vier Schaltflächen oder nur die Schaltfläche Transfer. Die drei unteren Schaltflächen funktionieren mit Microsoft Word für Windows Die Schaltfläche Transfer überträgt die Adresse über die Windows-Zwischenablage in die Zielanwendung. Dieser Transfer funktioniert normalerweise mit jeder Windows- Zielanwendung, ist aber erheblich unflexibler als die drei o. g. Alternativen, da die Adresse einfach eingefügt wird, ohne auf Testmarken Rücksicht zu nehmen. Falls Sie Microsoft Word verwenden, klicken Sie hier in den Stammdaten das Feld Benutzen Sie WinWord als Textverarbeitungsprogramm an. Beim nächsten Programmstart werden dann die Schaltflächen WinWord-Brief, WinWord-Fax und WinWord-Etikett im Formular angezeigt. Setzen Sie das Feld auf nein, wird nur noch Transfer angezeigt. Um den Export nach Word nutzen zu können, benötigen Sie die Zusatzbibliothek p3000mde_wordbrief2009.mde, die Sie auf unserer Homepage oder Ihrer Installations- CD finden. Diese Zusatzbibliothek enthält die benötigten Programmfunktionen. 248

249 Die Einrichtung dieser Funktion lesen Sie bitte unter Erstmaliges Einrichten der SRSoft P/3000 im hinteren Teil der Dokumentation nach. Setzen Sie WINPlan ein? Hier legen Sie fest, ob beim Fertigungsprozess automatisch Daten zum Softwareprogramm WINPlan (LambdaTEC GmbH) übertragen werden. Die zu übertragenden Arbeitsgänge können Sie im Artikelstamm anlegen bzw. auswählen. Um diese Funktion nutzen zu können, muss WINPlan installiert sein. To-Do-Liste In diesem Feld können Sie festlegen, ob beim Programmstart eine To-Do-Liste, basierend auf dem Programmteil Wiedervorlage, angezeigt werden soll. In dieser To-Do-Liste werden alle Termine, deren Datum max. dem aktuellen Datum entspricht, aufgelistet. Sollen Guthaben von Kunden verrechnet werden Wenn Sie dieses Feld anklicken, prüft SRSoft P/3000 beim Drucken von Rechnungen, ob sich in den offenen Posten ein Guthaben ergibt. Falls ja, wird dieses auf dem Rechnungsbeleg in dieser Form ausgegeben: 249

250 Der Rechnungsbetrag wird mit Ihrem Guthaben in Höhe von 3.578,83 verrechnet. Es ergibt sich also ein Zahlungsbetrag von 0,00. Ihr verbleibendes Guthaben beträgt nun 3.131,04. Den Text können Sie in der Administration über die Schaltfläche Textvorgabe Guthabensverrechnung editieren. VK-Staffelpreise prozentual berechnen Pro Preisgruppe können Sie im Artikelstamm bis zu 10 Staffelpreise anlegen: 250

251 In dieser Grafik sind die Staffelpreise als Währungsbetrag angelegt. D. h. ab Anzahl x gilt der nebenstehende Preis anstelle des oben unter Verkaufspreis angegebenen. Wenn Sie den Verkaufspreis prozentual reduzieren wollen, sieht das so aus: Dann wird in der Auftragsbearbeitung also der Verkaufspreis./. der Preisminderung verwendet. Welche Variante Sie einsetzen möchten, stellen Sie hier in den sonstigen Stammdaten ein. Sie gilt dann entsprechend für alle Artikel. Eingabe von Prozentzahlen als Dezimalzahl In Microsoft Access werden Prozentzahlen standardmäßig als Dezimalzahl eingegeben. D. h. 3,00 % werden als 0,03 eingetippt. Wenn die Eingabe von 3 zu 3,00% führen soll, nehmen Sie den Haken aus dem Feld heraus. Chargenverwaltung Wenn Sie die Chargenverwaltung nutzen wollen, schalten Sie die Funktion hier ein. Lagerbestandshinweise in der Auftragsbearbeitung Wenn Sie in der Auftragsbearbeitung einen Artikel auswählen oder die Anzahl ändern, prüft P/3000 den betreffenden Lagerbestand und gibt ggf. diese Meldung aus: Das kann mitunter störend sein, wenn man den Ersatzartikel nie heranziehen will. Diese Meldungen können Sie also hier in den Stammdaten unterdrücken. Die Überprüfung des Meldebestands ist davon auch betroffen. 251

252 Chargenverwaltung Falls Sie die Chargenverwaltung einsetzen wollen, aktivieren Sie dieses Feld. Für welche Artikel Sie Chargen führen wollen, legen Sie in den Artikelstammdaten fest. Standardvorgabe für Chargen Falls Sie die Chargenverwaltung einsetzen wollen, aktivieren Sie dieses Feld. Für Falls Sie z. B. in einem Lieferschein einen Chargenartikel auswählen, können sie sich eine Standardvorgabe vorschlagen lassen. Nach welchem Kriterium die Vorgabe erfolgen soll, legen Sie hier fest. -einstellungen Sie können einzelne Belege per an den Kunden oder Lieferanten versenden (s. Menü drucken in der Auftragsbearbeitung bzw. dem Bestellwesen). Wie diese automatisch erstellten Mails aussehen sollen, legen Sie hier fest: Die Daten werden sprachenspezifisch angelegt. Ihre Entsprechung finden die Sprachen im Kunden- bzw. Lieferantenstamm, wo Sie die Sprache ebenfalls zuweisen. Im Feld Format geben Sie an, in welchem Dateiformat Anhänge (also z. B. der Bestellbeleg) erstellt werden sollen. Anmerkung: Für das PDF-Format benötigen Sie eine Zusatzbibliothek von Microsoft. Falls in Ihren Berichten (z. B. Rechnung, Bestellung, ) kein Logo eingefügt wurde (weil beispielsweise vorgedrucktes Briefpapier verwendet wird), enthält der an die angehängte PDF-Beleg natürlich zunächst auch kein Logo. Bei der Funktion "als versenden" in der Auftragsbearbeitung und dem Bestellwesen werden fünf Felder eingeblendet: objekt1, objekt2,..., objekt5 252

253 Einrichtung: Sie können (müssen aber nicht) bis zu fünf Felder, Grafiken, etc. in den Berichten ergänzen. Der Name der betr. Felder muss objekt1 oder eine der anderen o. g. Bezeichnungen lauten, die Eigenschaft "sichtbar" muss auf "nein" eingestellt sein, damit diese Felder bei normalem Ausdruck nicht angezeigt werden.. Diese Felder werden dann also beim -export angezeigt, sonst nicht. Anzahl Belege Hier legen Sie fest, wie viele Versionen ("Durchschläge") pro Belegtyp ausgedruckt werden. Diese Einstellungen sind nicht von Bedeutung, wenn Sie die Seitenansicht oder den Export nach WinWord nutzen. In diesen Fällen können Sie die Anzahl der Exemplare in der Seitenansicht bzw. der Textverarbeitung einstellen. Nummernkreise 253

254 Die Nummernkreise sind Grundlage für die Belegnummerierung. Hier geben Sie zunächst pro Belegtyp die erste zu vergebende Nummer als Zahl an. Wenn Sie also sechsstellige Belegnummern verwenden, geben Sie eine sechsstellige Anfangszahl (z.b ) ein. Analog verfahren Sie mit den Kunden-, Lieferanten- und Personalnummern. Wenn Sie identische Anfangsnummern bei unterschiedlichen Belegtypen festlegen, werden diese Nummernkreise unabhängig voneinander behandelt, also insbesondere getrennt hoch gezählt. Über die Schaltflächen...auf Anfangswert rücksetzen können Sie z. B. am Jahresende die laufende Nummernzählung wieder beim Anfangswert beginnen lassen. Beachten Sie bitte, dass die Nummernkreise für die Belege und die für die Firmenstammdaten über getrennte Schaltfläche zurückgesetzt werden. Wenn Sie also die gesamten Nummernkreise reinitialisieren wollen, müssen Sie beide Schaltflächen anklicken. Auf die aktuelle Belegnummer, das ist die zuletzt vergebene, haben Sie keinen Zugriff. Konfiguration Adressenexport Dieses Formular erreichen Sie im Formular Hauptmenü / Administration über die Schaltfläche Konfiguration. 254

255 Hier werden Voreinstellungen für den Adressenexport vorgenommen. Dazu gehören neben den Bezeichnungen der Zieldokumente auch die Bezeichnung der Zielanwendung (also z.b. WinWord). Geben Sie im Feld Name den Namen der ausführbaren Datei der Textverarbeitung ein. Das ist die Datei, mit der das Programm gestartet wird. Im Feld Pfad tragen Sie den Zugriffspfad der Textverarbeitung ein. Falls Sie WinWord beispielsweise im Verzeichnis c: installiert haben, geben Sie diesen Pfad hier an. Wichtig ist, dass das letzte eingetragene Zeichen ein Backslash "\" ist. Der komplette Eintrag lautet also: c:\winword\ Die SRSoft P/3000 hängt zum Start des Programms die Inhalte der Felder Pfad und Name aneinander. Es ergibt sich dann also der Zugriffspfad mit ausführbarer Datei, in unserem Beispiel also: c:\winword\word.exe Falls das Programm bereits geladen ist, wird es aktiviert, ansonsten neu gestartet. Anschließend werden die Feldinhalte von Anrede Vorname Name1 Name2 Name3 Straße oder Postfach Land (falls ungleich Ihrem Ladeskennzeichen) Postleitzahl (für Straße oder Postfach) Ort 255

256 Briefanrede in das Zieldokument übertragen. Außerdem sind im Formular Konfiguration die Bezeichnungen der Zieldokumente - ebenfalls mit Zugriffspfad - enthalten. Konfiguration Export Lieferantenrechnungen Diese Funktion wurde bereits oben unter Lieferantenrechnungen / Rechnungsprüfung eingehend beschrieben. Tastenkürzel Um direkt zu den wichtigsten Programmteilen zu wechseln, können Sie die meisten der Funktionstasten F2... F12 verwenden. Zu welchem Formular Sie mit welcher Taste springen wollen, können Sie hier im Formular Tastaturbefehle bestimmen. Damit Ihre Änderungen aktiv werden, müssen Sie SRSoft P/3000 neu starten. Farbeinstellungen Die Eingabefelder in SRSoft P/3000 sind farblich unterlegt. Die Farben können Sie hier unter Administration/Farbeinstellungen für das gesamte Programm ändern: 256

257 Die Ziffern geben den Farbcode wieder. Für diese wie auch alle anderen Änderungen an Formularentwürfen benötigen Sie exklusiven Zugriff auf das Programm, d. h., es darf während dieser Aktion kein anderer Benutzer das Programm gestartet haben, sonst erhalten Sie eine Fehlermeldung mit entsprechendem Hinweis. Belegtypbezeichnungen Die Belegtypbezeichnungen der Auftragsbearbeitung und des Bestellwesens können Sie hier verändern. Das hat Auswirkungen auf die Berichte und die Typauswahl in den beiden genannten Programmbereichen. Programmmeldungen 257

258 Sie können hier fast alle Programmmeldungen, also den Befehl MSGBOX verändern. Dass ist dafür gedacht, wenn Sie die Benutzerführung des Programms ganz oder teilweise übersetzen wollen. Um eine Meldung zu finden, suchen Sie am besten nach dem Text. Veränderungen im Feld Typ sollten Sie sehr vorsichtig vornehmen. Möglicherweise kann sonst das Programm nicht mehr vernünftig bedient werden. Das betrifft beispielsweise Meldungen, die der Benutzer mit ja oder nein quittieren muss. Diese Option sollte dann weiterhin angeboten werden. Über die Schaltfläche weitere Texte lassen sich noch einige Texte für mehrsprachige Belege editieren, z. B. können Sie hier Zolltarif-Nr. mehrsprachig anlegen: Dazu wird der betreffende Datensatz über die Schaltfläche bearbeitet. dupliziert und entsprechend 258

259 Funktionsaufrufe im Hauptmenü Dieses Formular betrifft die Kombinationsfelder im Hauptmenü. Sie können hier den Text der Einträge ändern (mit Ausnahme der Spalte Bereich) bzw. die Einträge insgesamt deaktivieren, indem Sie im Feld Anzeige den entsprechenden Haken entfernen. Wartung der Datenbank Dieses Formular unterstützt Sie beim Komprimieren der Datenbank. Komrpimieren bedeutet, dass die Datenbank defragmentiert und nicht mehr benötigte Daten gelöscht werden. Vor allem bei großen Datenmengen oder intensivem Einsatz des Programms kann es sein, dass sich die Dateien stark vergrößern und dadurch u. a. langsamer werden. Die Schaltfläche Komprimieren der p3000dat.accdb komprimiert die Datenbank, die Ihre gesamten Datenbestände enthält, sofort beim Klicken. 259

260 Die Datei P3000.ACCDB wird beim Programmstart geöffnet und enthält alle Formulare, Berichte, etc. Diese Datei kann nicht im laufenden Betrieb komprimiert werden, sondern nur beim Schließen. Sie legen in diesem Feld also fest, ob beim Beenden des Programms komprimiert werden soll. Bezeichnungsfelder und Tipptexte ändern In den Formularen lassen sich Felder, Schaltflächen und Tipptexte verändern. Drücken Sie dazu im betreffenden Formular die Tasten STRG und l. Hier können Sie die Änderungen nun vornehmen und über die Schaltfläche Texte übernehmen im Formular speichern. 260

261 Suchen und Filtern von Daten Suchen Die Befehle "Suchen" und "Filtern" rufen Sie über die entsprechenden Menüfunktionen auf. Sie finden sie in verschiedenen Programmteilen. Mit "Suchen" können Sie einen bestimmten Datensatz suchen, in welchem eine bestimmte Zeichenfolge vorkommt. Mit "Filtern" können Sie aus allen Datensätzen eine Teilmenge herausfiltern, die ganz spezielle - von Ihnen definierte - Bedingungen erfüllen. In der Adressverwaltung und in der Lagerhaltung werden außerdem beim Drucken gesetzte Filter berücksichtigt. Sie können somit spezielle Adress- oder Artikellisten zusammenstellen. Wenn Sie die Schaltfläche mit dem Fernglas anklicken, wird ein sehr flexibles Suchfenster geöffnet. Sie können in einem bestimmten Feld suchen (das ist das Feld, in dem sich der Cursor befunden hatte, bevor Sie die Schaltfläche angeklickten haben) oder in allen Feldern. Die Funktion "Suchen" hilft Ihnen bei der Suche nach einem Datensatz mit einem bestimmten Feldinhalt. Gehen Sie mit der Maus in das Feld, in dem Sie einen bestimmten Eintrag suchen, und aktivieren Sie anschließend den Befehl "Suchen" oder drücken Sie die Taste F7. Es erscheint das Fenster für die Suchfunktion. 1.) Geben Sie den Suchbegriff in das Feld "Suchen nach" ein 2.) Klicken Sie die Schaltfläche "Am Anfang beginnen" an (oder drücken Sie die Return-Taste) 3.) Falls Ihr Suchbegriff gefunden wird, wird der gefundene Datensatz zum aktuellen Datensatz gemacht. (Verschieben Sie ggf. das Dialogfenster "Suchen", um den Datensatz optimal einsehen zu können.) Wenn Sie "Weitersuchen" anklicken, wird der nächste Datensatz gesucht, auf den die Suchbedingung zutrifft. 261

262 4.) Falls kein (weiterer) Datensatz gefunden wird, auf den die Suchbedingung zutrifft, erscheint eine entsprechende Meldung. Wenn Sie die Suche nicht mit dem ersten Datensatz begonnen haben, können Sie ggf. noch vom Anfang bis zu Ihrer ursprünglichen Startposition weitersuchen lassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche schließen, um das Fenster der Suchfunktion wieder zu schließen. Die Bedeutung der anderen Felder im Dialogfenster: Vergleichen Gesamter Feldinhalt: Nur Ihr Suchbegriff darf im aktuellen Feld stehen, d.h. es darf kein anderes Zeichen vor oder hinter ihm stehen. Anfang des Feldinhaltes: Ihr Suchbegriff steht am Anfang des Feldes, d.h. es können noch weitere Buchstaben oder Zeichen folgen. Teil des Feldinhaltes: Ihr Suchbegriff steht in der Mitte des Feldes, d.h. es können noch weitere Zeichen vor oder hinter ihm stehen. Suchen Sie können bezogen auf den aktuellen Datensatz aufwärts, abwärts oder alle Datensätze durchsuchen. Groß- und Kleinschreibung beachten Normalerweise wird beim Suchen nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Falls Sie das ändern möchten, klicken Sie auf das Feld Groß- und Kleinschreibung beachten. Formatierung beachten Wählen Sie diese Option, wenn Sie nach Daten suchen möchten, die dem angezeigten Format des Suchtextes entsprechen. So werden Datumsangaben in der Datenbank zwar als Zahlen gespeichert, aber z.b. im Format 28. Juni 1993 angezeigt. Suchen Sie nun nach Datensätzen mit dem Feldinhalt Juni, können Sie den Suchbegriff in der Form *Juni 1993 eingeben und die Option Formatierung beachten wählen. aktuelles Feld Sie können in allen nur im aktuellen Feld suchen. Die Suche in allen Feldern beansprucht erheblich mehr Zeit. Ist der Suchbegriff Ihnen nicht genau bekannt, können Sie auch mit Platzhaltern arbeiten. Dabei stehen Ihnen folgende Platzhalter zur Verfügung:? Repräsentiert ein einzelnes Zeichen, das an derselben Stelle wie das Fragezeichen steht. (z. B. M?yer) * Repräsentiert eine beliebige Anzahl von Zeichen, die an derselben Stelle wie das Sternchen stehen. (z.b. M*er. Hier finden Sie also alle Namen wie Mayer, Meyer, Meier, Müller usw.) # Repräsentiert eine einzelne Ziffer, die an derselben Stelle steht (z.b. ## CC ) [ ] Suchen nach zwei alternativen Zeichen (Suchwort M[ae]ier, gefunden wird Maier und Meier). Wenn Sie zusätzlich einen Bindestrich verwenden (also z.b. M[a-k]ier ) wird nach allen Zeichen zwischen a und k gesucht. Wenn Sie ein 262

263 bestimmtes Zeichen von der Suche ausschließen wollen, setzen Sie direkt nach der ersten Klammer ein Ausrufezeichen (z.b. Me[!y]er ). Gesucht wird nach allen Zeichen außer Meyer. 263

264 Filtern Um aus allen vorhandenen Datensätzen bestimmte herauszufiltern, die alle eine spezielle Bedingung erfüllen, benutzen Sie den Befehl filtern. Nach dem Aufruf dieses Befehls erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie einen Filter bearbeiten können. Im oberen Teil des Fensters sehen Sie alle für die Filterung verfügbaren Felder. In der unteren Tabelle müssen Sie die Filtereinstellungen vornehmen. Dies geschieht durch folgende Schritte: 1.) Sie geben den Namen des Feldes ein, auf das sich die Filterbedingung beziehen soll. Für die Eingabe dieses Feldnamens gibt es 3 Möglichkeiten: a) Die wohl einfachste Methode ist das Herüberziehen des Datenfeldes aus dem oberen Fenster in die Tabelle (sog. Drag and Drop ). Suchen Sie sich aus dem oberen Fenster das Feld aus, für das Sie eine Filterung durchführen möchten. Klicken Sie es mit der Maus an und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Verschieben Sie nun das angeklickte Feld in die erste Spalte der ersten Zeile des unteren Fensters. Lassen Sie erst dann die Maustaste wieder los. b) Die zweite Möglichkeit ist die, dass Sie in der unteren Tabelle die kleine Schaltfläche (mit einem kleinen Pfeil) aktivieren. Es handelt sich hier um ein sog. Kombinationsfeld, in dem ebenfalls alle verfügbaren Felder stehen. Wenn Sie die Schaltfläche anklicken, sehen Sie die zur Verfügung stehenden Felder, aus denen Sie Ihr gewünschtes Feld aussuchen können. c) Die dritte Möglichkeit ist die, dass Sie den Feldnamen direkt in die Tabelle schreiben. 2.) In der zweiten Zeile können Sie eine eventuell gewünschte Sortierung eintragen: aufsteigend, absteigend oder keine Sortierung. 264

265 Beim Sortierfeld handelt sich um ein Kombinationsfeld: wenn Sie das Feld angeklickt haben, erscheinen die zur Auswahl stehenden Sortiermöglichkeiten. Wenn Sie mehrere Filterfelder in mehreren Spalten gesetzt haben und mehrere Sortierungen gesetzt haben, sortiert SRSoft P/3000 stets von links nach rechts. D. h. gibt es mehrere gleichlautende Einträge in der 1. Spalte, wird anschließend nach der 2. Spalte sortiert und so weiter. 3.) Ab der dritten Zeile (Kriterien) geben Sie die Filterbedingungen ein. Selbstverständlich ist nicht nur eine Filterbedingung möglich. Mehrere Filterbedingungen werden durch logische Ausdrücke miteinander verknüpft. ODER- Bedingungen, die sich auf das gleiche Feld beziehen, können Sie untereinander schreiben. Andere Bedingungen, die sich auf das gleiche Feld beziehen, schreiben Sie in einer Zeile fort. UND-Bedingungen, die sich auf mehrere Felder beziehen schreiben Sie spaltenweise nebeneinander. Sie können beliebig viele Spalten benutzen. Ist ein Optionsfeld mit den Eingabemöglichkeiten Ja oder Nein Bestandteil einer Filterung, lautet das Kriterium dann entsprechend Ja oder Nein. Überprüfen Sie Ihre Filterbedingungen, wenn Sie meinen, dass das Filterungsergebnis nicht korrekt oder vollständig ist! 265

266 Folgende logische Verknüpfungen sind möglich: Verknüpfungen Ausdrücke kleiner < kleiner oder gleich <= größer > größer oder gleich >= gleich = ungleich <> logisches Und Und logisches Nicht Nicht logisches Oder Oder exklusives Oder ExOder Zwischen Zwischen In In Beispiele: Meier & Co. oder Meyer & Co. Alle Datensätze, deren Feldinhalt (z.b. im Feld Firma 1) gleich Meier & Co. oder gleich Meyer & Co. ist Nicht D (Könnte z.b. in der Adressverwaltung als Kriterium für das Land dienen) Alle Datensätze außer denen mit Feldinhalt gleich D. D.h. alle Adressen, die ihren Wohnort/Sitz nicht im Inland haben. =Datum() Alle Datensätze, deren Feldinhalt gleich dem aktuellen (System-) Datum ist Zwischen # # Und # # Alle Datensätze mit einem Feldinhalt, dessen Datum zwischen dem und dem liegt < Datum() - 30 Alle Datensätze mit einem Feldinhalt, dessen Datum maximal 30 Tage vor dem heutigen liegt. Monat ([angelegt am]) = 7 Alle Datensätze, in deren Feld angelegt am ein Datum mit Monat Juli steht Jahr([Geburtstag]) <= 1960 Alle Adressen mit Geburtstag im Jahre 1960 oder früher. Wie [A-D]% Alle Datensätze, bei denen das eingestellte Feld mit den Buchstaben A, B, C und D beginnen S% Alle Datensätze, bei denen das eingestellte Feld mit dem Buchstaben S beginnt 266

267 %eyer Alle Datensätze, bei denen das eingestellte Feld mit eyer endet, also z.b. Schleyer, Meyer, etc. In ( USA ; D ) Die Werte stimmen entweder mit USA oder mit D überein Kennen Sie die Schreibweise eines Feldinhaltes nicht genau, können Sie auch sog. Platzhalter verwenden. Haben Sie Ihre Filterkriterien erstellt, starten Sie die Filterabfrage durch den Menübefehl Filter/Sortierung anwenden im Menü Datensätze. In der Statuszeile sehen Sie unten rechts die Abkürzung FLTR als Hinweis, dass Ihre angezeigten Datensätze auf einer Filterung beruhen. Setzen Sie keine Filterkriterien, sondern nur Sortierbedingungen, können Sie sich Ihre Datensätze in einer von Ihnen bestimmten Sortierreihenfolge anzeigen lassen. Die Filterfunktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie das Programm unter einer Vollversion von MS-Access betreiben. Unter der Runtimeversion ist das nicht der Fall. 267

268 Nützliche Tastenkombinationen Zum nächsten oder vorherigen Feld gelangen Zum nächsten oder vorhergehenden Datensatz gelangen Von einem Unterformular zum nächsten Feld des Hauptformulars gelangen Das aktuelle Feld markieren oder die Markierung aufheben Die Einfügemarke innerhalb eines Feldes bewegen Änderungen am aktuellen Feld rückgängig machen Zeilenumbruch in Text- und Memofeldern Wert eines Feldes durch den Wert desselben Feldes im vorhergehenden Datensatz ersetzen Liste eines Kombinationsfeldes (Listenfeldes) aufklappen aktuelles Feld im Dialogfeld ZOOM anzeigen Anzeige aktualisieren Abfrage zugrundeliegender Datensätze wiederholen, um Veränderungen anzuzeigen einige Standardfunktionen (nur unter Access) JA / Nein - Felder per Tastatur setzen Tabulatortaste Umschalt und Tabulatortaste STRG und Bild-Ab STRG und Bild-Auf STRG und Umschalt und TAB F2 Pfeiltasten ESC STRG und ENTER STRG und # F4 Umschalt und F2 F9 Umschalt und F9 rechte Maustaste Leertaste 268

269 Installieren von SRSoft P/3000 Einzelplatzversion Starten Sie die Datei p3000_2012_p.exe. (je nach Programmversion kann diese leicht abweichen) Folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms. Das Setupprogramm kopiert die eigentlichen SRSoft P/ Programmdateien auf Ihre Festplatte, installiert sie direkt in das Unterverzeichnis SRSoft P3000 und startet das Programm.. Wenn Sie keine Vollversion von MS-Access installiert haben, installieren Sie bitte die kostenlose Access-Runtime Version (rufen Sie bei Fragen bitte unseren Support an). Haben Sie eine Vollversion von MS-Access installiert, ist es im allgemeinen günstiger, SRSoft P/3000 direkt aus Access zu starten, da hier einige nützliche Funktionen wie z. B. das Kontextmenü, das durch Anklicken mit der rechten Maustaste geöffnet wird, angeboten werden. Diese sind in der Runtimeversion nicht enthalten. Netzwerkversion Verteilung der Programm-Module SRSoft P/3000 besteht im Wesentlichen aus drei Dateien: p3000.accdb Diese Datei enthält das eigentliche Programm ohne die meisten Tabellen und VBA- Module. In dieser Datei nehmen Sie Änderungen an der Programmstruktur einschließlich der Formatierung der Berichte vor. Außerdem sind einige Tabellen enthalten, die jedoch nur temporär z. B. im Rahmen einiger Druckfunktionen verwendet werden. Um SRSoft P/3000 zu starten, öffnen Sie diese Datei unter MS-Access oder der mitgelieferten Laufzeitversion. p3000dat.accdb Diese Datei enthält die meisten Tabellen und damit die Daten, die Sie in das Programm eingeben. Es handelt sich um eine normale Access-Datenbank, die Sie bei Bedarf direkt unter Access öffnen und bearbeiten können. Das ist dann notwendig, wenn Sie Anpassungen an den Tabellen vornehmen möchten. p3000.accde Diese Datei enthält den Programmcode in kompilierter Form, auf den Sie keinen Zugriff haben. Sie wird beim ersten Programmstart mit ins Programm eingebunden. Verteilung der Dateien bei der Installation 269

270 Wenn Sie SRSoft P/3000 nur auf einem Einzelplatzrechner verwenden, installieren Sie die o. g. Dateien in ein Verzeichnis. Im Netzwerk sieht die optimale Verteilung so aus: Auf dem Netzwerkserver bzw. dem dedizierten Server: p3000dat.accdb Auf jeder Arbeitsstation: p3000. accdb p3000.accde (diese Datei muss immer lokal installiert sein) Außerdem muss auf jedem Client eine Version von MS-Access, Vollversion oder die die bei Microsoft kostenfrei erhältliche Runtimeversion, installiert sein. Gehen Sie am besten so vor, dass Sie zunächst auf jedem Client entweder Access oder die Runtime-Version installieren. Danach starten Sie die Datei p3000_2012_( ).exe in dem Verzeichnis Ihres Systems, in dem Sie das Programm installieren wollen. In diesen Ordner werden nun die oben genannten Programmdateien p3000.accdb, p3000.accde und p3000dat.accdb installiert, dazu noch einige weitere zusatzdateien wie z. B. die Briefvorlagen für Word. Nur auf p3000dat.accdb muss von jedem relevanten Client aus zugegriffen werden können. Kopieren Sie also diese Datei über Ihren Explorer in ein gemeinsames Verzeichnis z. B. auf Ihrem Netzwerkserver. Auf den Clients können Sie die Datei löschen. Der Netzwerkserver benötigt nur dann eine Voll- oder Runtimeversion von Access, falls es sich um einen dedizierten Server, an dem also auch direkt mit dem Programm gearbeitet wird, handelt. Falls Sie Programmänderungen machen wollen, führen Sie diese an einem Client durch, am besten an einer Programmkopie, und kopieren Sie dann die Datei p3000.accdb auf die übrigen Clients. p3000dat.accdb liegt bereits auf dem Server, so dass Sie hier nichts mehr beachten müssen. Die Tabellen der Datei p3000dat.accdb werden beim ersten Programmstart in das Hauptprogramm eingebunden. Hierzu werden Sie vom Programm zur Eingabe des Zugriffspfades auf die Datei p3000dat.accdb aufgefordert. Im nächsten Schritt werden Sie zur Eingabe des Pfades auf die Datei p3000.accde aufgefordert. Geben Sie diesen in der Form c:\p3000\p3000.accde ein. Wenn die Angaben korrekt sind, wird die Bibliothek eingebunden und das Programm gestartet. 270

271 Erstmaliges Einrichten von SRSoft P/3000 Allgemeines In diesem Abschnitt erhalten Sie einige Hinweise darüber, wie Sie die SRSoft P/3000 am einfachsten einrichten. Bevor Sie damit anfangen, Ihre Daten einzugeben oder zu importieren, die Berichte anzupassen, etc. empfehlen wir, dass Sie zuerst mit einer Kopie der SRSOFT P/3000 etwas experimentieren. D. h. geben Sie einige Testdaten ein und spielen Sie einige Geschäftsvorfälle durch. Die Einrichtung und die Benutzung einer solchen Software geht meistens länger, als man anfangs glaubt. Sie sollten daher schon 1-2 Wochen dafür einkalkulieren. Ein großer Vorteil ist es dabei, wenn Sie sich etwas in Access auskennen. Nicht bewährt hat es sich, wenn eine bereits vorhandene Software, die von der SRSOFT P/3000 abgelöst werden soll, einige Zeit parallel verwendet wird, um bei Problemen mit dem alten System weiterarbeiten zu können. Erfahrungsgemäß werden die Daten eben doch nicht parallel verarbeitet, sondern man beschränkt sich entweder auf die bisherige Software, weil es bequemer ist als Fragen bei einem neuen Programm zu klären, oder man denkt sich, dass es unnötige Arbeit ist, mühsam Daten in ein Programm einzugeben, das man sowieso eine Woche später nicht mehr verwendet. Der beste Weg ist unserer Meinung nach, die SRSOFT P/3000 komplett vorzubereiten und dann an einem Stichtag die Software zu wechseln. 271

272 Grundeinstellungen Wir liefern die SRSOFT P/3000 mit einer für Deutschland eingerichteten Grundeinstellung (Länderkennzeichen, Währung, Umsatzsteuer) aus. Wenn Sie andere Einstellungen benötigen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Starten Sie SRSOFT P/3000 Es wird nun das Hauptmenü geöffnet Wählen Sie aus dem Menü Administration den Punkt Grundeinstellungen. Sie befinden sich nun in diesem Formular: - Tragen Sie hier nun Ihr Landeskennzeichen und den Umsatzsteuersatz ein, der üblicherweise in Ihrem Unternehmen gilt. Die SRSoft P/3000 aktualisiert nun die entsprechenden Programmteile. - Wählen Sie anschließend Ihre Landeswährung aus. Firmenlogo Wenn Sie kein bedrucktes Briefpapier verwenden, können Sie im oben abgebildeten Formular Grundeinstellungen / Firmenadresse und Logo einige Vorgabedaten zu Ihrer Firma anlegen. Diese werden auf allen relevanten Belegen mit ausgegeben. Falls Sie über eine Vollversion von Microsoft Access verfügen, empfehlen wir jedoch, die Grafiken direkt in den Berichtsentwürfen zu ergänzen. Eine ansprechende Formateirung ist damit wesentlich leichter zu erreichen. Falls in Ihren Berichten (z. B. Rechnung, Bestellung, ) kein Logo eingefügt wurde (weil beispielsweise vorgedrucktes Briefpapier verwendet wird), Sie jedoch den 272

273 -export nach Outlook verwenden möchten, enthält der an die angehängte PDF-Beleg natürlich zunächst auch kein Logo. Bei der Funktion "als versenden" in der Auftragsbearbeitung und dem Bestellwesen werden fünf Felder eingeblendet: objekt1, objekt2,..., objekt5 Einrichtung: Sie können (müssen aber nicht) bis zu fünf Felder, Grafiken, etc. in den Berichten ergänzen. Der Name der betr. Felder muss objekt1 oder eine der anderen o. g. Bezeichnungen lauten, die Eigenschaft "sichtbar" muss auf "nein" eingestellt sein, damit diese Felder bei normalem Ausdruck nicht angezeigt werden. Diese Felder werden dann also beim -export angezeigt, sonst nicht. 273

274 Währungen Falls Sie mit Fremdwährungen arbeiten, müssen Sie ziemlich sicher die Kurse in der SRSoft P/3000 von Zeit zu Zeit - und damit auch bei der Inbetriebnahme - aktualisieren. Diese Einstellungen können Sie im Formular Währungen vornehmen, das Sie aus fast allen Programmteilen übe das Menü Formulare/Administration oder aus dem Hauptmenü aufrufen können. Geben Sie dort im Feld entspricht (bzw. Ihre Landeswährung) den Kurs an. Einstellungen der Nachkommastellen Nachkommastellen, Formatierungen werden nicht über die Systemsteuerung unter Windows eingestellt. Um Einstellungen für die Landeswährung vorzunehmen, wechseln Sie in den Menüpunkt Administration/Stammdaten. Ist Euro die Standardwährung, können Sie dann die entsprechenden Dezimalstellen hinzufügen (d. h. man fügt einfach Nullen hinzu, sowohl bei dem negativen als auch beim positiven Vorzeichen). Haben Sie eine andere Standardwährung, tauschen Sie in dem Feld Euroformatierung auch noch das Währungszeichen aus. Im Programmteil Administration/Währungen nehmen Sie dann dementsprechend auch noch die Einstellungen für die Dezimalstellen vor. Bei Fremdwährungen werden die Dezimalstellen im Programmteil Hilfsmittel/Währungen bzw. Währungsumrechnung eingestellt. Adressübertrag Der Adressübertrag über die Schaltflächen WinWord-Brief, WinWord-Fax und WinWord-Etikett ermöglicht den Export der aktuellen Adresse in ein vorformatiertes WinWord-Dokument. Dazu sind einige Einstellungen in SRSoft P/3000 notwendig. In SRSoft P/3000 wird zunächst der Zugriffspfad auf die Datei Word.EXE gespeichert. Diese Einstellung nehmen Sie im Programmteil Konfiguration vor. Diesen Programmteil erreichen Sie z.b. über Administration/ Konfiguration Adressenexport. Wenn Sie Word beispielsweise in dem Verzeichnis c:\winword installiert haben, tragen Sie dieses unter Pfad ein. Der Eintrag winword.exe, den Sie unter Name finden, bleibt normalerweise unverändert. Nur wenn Sie ein anderes Textverarbeitungsprogramm verwenden, müssen Sie hier den Namen der ausführbaren Datei eintragen. Der Wert unter Objekt bleibt auf jeden Fall unverändert. Damit SRSoft P/3000 die richtige Dokumentvorlage öffnen kann, sind auch die Zugriffspfade auf diese notwendig. Die Eintragungen für die Dokumentvorlagen nehmen Sie in den folgenden Zeilen vor. Tragen Sie wiederum entsprechend dem obigen Beispiel den Pfad ein, lassen Sie dieses Mal jedoch sowohl Name als auch Objekt unverändert. 274

275 Im Zieldokument (z. B. also in Word) müssen Textmarken M1, M2 bis M8 sowie eine Textmarke Briefanrede enthalten sein. Das Layout dieser Dokumentvorlagen können Sie ansonsten frei gestalten. Am einfachsten ist es, wenn Sie die drei Dokumente verwenden, die im SRSoft P/3000 -Programmpaket enthalten sind. Einrichten der Faxbelege Für die Ausgabe an ein Faxmodem (bzw. die dazugehörige Faxsoftware) stehen Ihnen im Bestellwesen und in der Auftragsbearbeitung jeweils ein (Access-)Bericht zur Verfügung. Für das Bestellwesen heißt dieser Bericht: Bestellwesen aktuelle Bestellung Fax und für die Auftragsbearbeitung: Angebote aktuelles Angebot Fax Faxprogramme werden normalerweise wie ein Drucker angesprochen. Die Faxsoftware taucht auch als "Drucker" im Druckmanager auf. Um die SRSoft P/ Faxbelege and diese Faxschnittstelle ausgeben zu können, müssen Sie sie erst in jedem der beiden o. g. Berichte einstellen. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor: 1.) Wechseln Sie in das Bestellwesen und legen Sie einen Testbeleg an. (oder verwenden Sie einen vorhandenen Geschäftsvorfall). 2.) Wählen Sie den Menüpunkt drucken / Beleg faxen. 275

276 3.) Führen Sie die Menüfunktion Bearbeiten / Druckereinrichtung aus. 4.) Klicken Sie den Menüpunkt Seite an. 5.) Klicken Sie das Feld spezieller Drucker an. 6.) Klicken Sie die Schaltfläche Drucker an. 7.) Wählen Sie aus den Vorgaben Ihre Faxsoftware aus. 5.) Klicken Sie auf O.K.. Schließen Sie dann den Bericht, und speichern Sie ihn. 6.) Verfahren Sie analog mit dem Faxbeleg in der Auftragsbearbeitung.. In den Entwurfsansichten können Sie übrigens (wie auch bei allen anderen Berichten) das Layout des Belegs anpassen und z.b. Ihr eingescanntes Firmenlogo einfügen. Anpassen der Belege Um einen Drucker einzurichten oder Seitenränder anzupassen, öffnen Sie den betreffenden Bericht (z. B. eine Rechnung) in der Seitenansicht, und führen Sie dann den Menübefehl Bearbeiten/Druckereinrichtung aus. Die Einstellungen werden pro Bericht, also z. B. jeweils für Angebote, Rechnungen, Bestellungen, etc. und pro Belegkreis vorgenommen. Sie können also auch entscheiden, ob einzelne Belegtypen (z. B. Lieferscheine) auf andere Drucker ausgegeben werden sollen. Wenn Sie eine entsprechende Version von MS-Access besitzen, können Sie die vorhandenen Berichte noch weiter an Ihre speziellen Wünsche anpassen. Zu jedem Belegtyp stehen Ihnen 10 Versionen zur Verfügung. Über die Vergabe der Belegkreisnummern bei Kunden und Lieferanten lesen Sie bitte die Erläuterungen zu den Kundenstammdaten weiter oben. Die Bezeichnungen der Belege der Auftragsbearbeitung beginnen mit Angebote... und enden mit der Belegkreisnummer oder - im Fall der Standardbelege - ohne Nummer. Um die Berichte bearbeiten zu können, müssen Sie zunächst in das Access- Datenbankfenster wechseln, und zwar unter einer Vollversion von MS-Access, also nicht unter der Runtime-Version. Wechseln Sie dazu in das SRSoft P/ Hauptmenü, und schließen Sie das Formular über die Tastenkombination STRG und F4 und wählen Sie anschließend aus dem Menü Fenster den Punkt einblenden. Sie können alternativ beim Öffnen des Programms auch die Shift (Umschalt) Taste gedrückt halten. Sie befinden sich jetzt im Access-Fenster. Blenden Sie das Datenbankfenster ein, indem Sie den Menübefehl Datei/Fenster einblenden ausführen. Danach wechseln Sie zu den Berichten. Für die Arbeit im Berichtsentwurf ziehen Sie bitte Ihr Access-Handbuch zu Rate. Falls in Ihren Berichten (z. B. Rechnung, Bestellung, ) kein Firmenlogo eingefügt wurde (weil beispielsweise vorgedrucktes Briefpapier verwendet wird), Sie jedoch den 276

277 -export nach Outlook verwenden möchten, enthält der an die angehängte PDF-Beleg natürlich zunächst auch kein Logo. Bei der Funktion "als versenden" in der Auftragsbearbeitung und dem Bestellwesen werden fünf Felder eingeblendet: objekt1, objekt2,..., objekt5 Einrichtung: Sie können (müssen aber nicht) bis zu fünf Felder, Grafiken, Texte, etc. in den Berichten ergänzen. Der Name der betr. Felder muss objekt1 oder eine der anderen o. g. Bezeichnungen lauten, die Eigenschaft "sichtbar" muss auf "nein" eingestellt sein, damit diese Felder bei normalem Ausdruck nicht angezeigt werden. Diese Felder werden dann also beim -export angezeigt, sonst nicht. 277

278 Antworten auf häufig gestellte Fragen 1.) Das Firmenlogo soll auf allen Seiten der Belege erscheinen. Antwort: Lassen Sie einen Seitenkopf anzeigen und blenden Sie diesen auf der ersten Seite aus. Integrieren Sie das Firmenlogo nun sowohl im Berichts- als auch im Seitenkopf. Vorgehensweise: Öffnen Sie den Bericht im Entwurf. Wählen Sie den Menüpunkt Format/Seitenkopf/-fuß. setzen Sie die Höhe des Seitenfußes auf 0: Integrieren Sie das Firmenlogo sowohl im Berichts- als auch im Seitenkopf. Wechseln Sie in die Berichtseigenschaften. Wählen Sie in der Eigenschaft Seitenkopf den Wert außer Berichtskopf. Der Seitenkopf wird nun auf allen Seiten außer der ersten (da diese einen Berichtskopf hat) angezeigt. 2.) Können Felder über die Zwischenablage (Tastenkombination STRG und C für Kopieren und STRG und V für Einfügen) zwischen den Berichten hin- und herkopiert werden, um die Formatierung nicht jedes mal komplett neu durchführen zu müssen? Antwort: Sie können in den meisten Fällen die Felder des Berichtskopfes (sowie natürlich eines eventuell hinzugefügten Seitenkopfes) jeweils zwischen den Belegen der Auftragsbearbeitung und des Bestellwesen kopieren. Eine Ausnahme bilden hier die Lieferscheine, die Sie auf jeden Fall separat formatieren müssen. 278

279 Aufpassen müssen Sie auch bei den oberen Textbausteinen, da diese von Beleg zu Beleg variieren. Den oberen Textbaustein finden Sie in der oberen Grafik inform des unteren Striches unter dem Feld Liefertermin. Die Textbausteine sind in den Berichten nicht notwendig, d. h. Sie können sie auch löschen, wenn Sie den Text direkt eintragen wollen. Dadurch wird der Bericht vielleicht auch etwas überschaubarer. 3.) Die Positionen sollen durchnumeriert werden. Anwort: Ergänzen Sie ein Feld im Detailbereich mit dem Wert Steuerelementinhalt =1. Wählen Sie in der Eigenschaft Laufende Summe den Wert über Alles. 4.) Müssen unbedingt alle Berichte formatiert werden? Antwort: Das hängt davon ab, ob bzw. mit welchen Belegkreisen Sie arbeiten. Wenn Sie keine Belegkreise verwenden, genügt es, wenn Sie alle Berichte, die am Ende der Bezeichnung keine Nummer haben, formatieren. 279

280 5.) Die Summenfelder (z. B. Summe, Gesamt, etc.) sollen immer am unteren Rand des Beleges erscheinen. Antwort: Wechseln Sie in den Berichtsentwurf, markieren Sie die Felder mit der Maus und ziehen Sie sie in den Bereich Seitenfuß des Berichtsentwurfs. Daten, die im Seitenfuß stehen, werden von Access immer im unteren Teil einer Seite ausgegeben. 6.) SRSoft P/3000 bietet Ihnen die Möglichkeit, unter MS-Access weitreichende Anpassungen am Programm vorzunehmen. Dazu müssen Sie in das sogenannte Datenbankfenster von Access wechseln. Schließen Sie das Programm zunächst. Doppelklicken Sie dann in Ihrem Windows- Explorer die Datei p3000.accdb und halten Sie dabei die Shift-Taste ( Umschalt - Taste) gedrückt, oder starten Sie Access und wählen Sie die Datei dort aus, während Sie die Shift-Taste gedrückt halten. 7.) Sie haben unter Access eine Abfrage geändert und erhalten beim Speichern die Meldung, dass Sie keine Berechtigung zum Ändern der Abfrage haben. Bleiben Sie im Abfrageentwurf und öffnen Sie die Abfrageeigenschaften, indem Sie den oberen Abfragebereich einmal anklicken, damit aktivieren und dann über das Menü Ansicht die Eigenschaften öffnen. In der Eigenschaft Ausführungsberechtigung ersetzen Sie Eigentümer durch Benutzer. Alternativ dazu können Sie auch im SQL-Befehl der Abfrage, Sie erreichen diesen ebenfalls im Abfrageentwurf über das Menü Ansicht/SQL, den Teil WITH OWNERACCESS OPTION entfernen. 8.) Wie wird ein Rabatt auf die gesamte Rechnung eingetragen? Z. B. Netto-Rechnungsbetrag 503,- EUR soll auf 500 EUR abgerundet werden. Legen Sie im Artikelstamm einen Artikel mit dem Text z. B. Rabatt o. ä. an, aber ohne Preisgruppen. Ermitteln Sie den Netto-Rechnungsbetrag über das Summenfeld in den Rechnungspositionen, oder über die Seitenansicht des Belegs. Legen Sie eine neue Position an und wählen Sie dort den Rabattartikel aus. Tragen Sie ins Feld Anzahl 1 und ins Feld Einzelpreis den Nachlass 3,- EUR mit einem Minuszeichen ein, also ) 280

281 Ich habe selbst erstellte Programmfunktionen und Abfragen aus einer älteren Version von P/3000 übernommen, und diese funktionieren nun nicht mehr? a.) Sie erhalten Parameterabfragen: Mit der Programmversion 2008 haben wir die Feldnamen in der Datenbank überarbeitet. Entfernt wurden Bindestriche, Leerzeichen und Schrägstriche. Falls Sie hier die alten Bezeichnungen verwenden, können diese nicht mehr zugeordnet werden und führen zu solchen Meldungen. Lösung: Entweder ändern Sie die Bezeichnungen und Feldinhalt ab, oder Sie schalten Abfragen zwischen unsere Tabellen und Ihre Funktionen, und weisen dort die alten Feldnamen wieder zu. b.) Filter und Abfragen liefern falsche oder gar keine Ergebnisse: Wir haben ab Version 2010 auf die ANSI92-SQL-Syntax umgestellt, um eine Konnektierung mit dem MS-SQL-Server zu ermöglichen. Vermutlich ist das bei Ihren Abfragen noch nicht berücksichtigt. 9.) Wie kann ich Daten nach Outlook übertragen? Für den Datenaustausch mit Outlook benötigen Sie eine Bibliotheksdatei, die Sie bei SRSoft erhalten. 10.) Ich kann nicht in PDF-Dateien drucken! Sie benötigen hierfür ein (kostenfreies) Zusatzmodul, das Sie bei Microsoft erhalten. 11.) Der Export von Berichten nach Excel funktioniert nicht. Das ist ein Fehler in MS-Access 2007, der zwischenzeitlich über ein Servicepack behoben wurde. Das Servicepack erhalten Sie auf der Website von Microsoft. 12.) Wie funktioniert der Export von Adressen nach Word? Starten Sie unsere Zusatzbibliothek p3000accde_wordbrief2012.accde. Sie finden diese unserer Website. 281

282 Importieren von Daten Import über den P/3000-Assistenten P/3000 bietet eine leistungsfähige Funktion, mit der Sie flexibel Adressen und Artikelstammdaten importieren können. Starten Sie dazu die Funktion Administration / Datenimport/-export Nach Auswahl der Quelldatei (Excel-, DBase- oder ASCII-Format) können Sie nun die wichtigen Feldzuweisungen selbst vornehmen: Unter Quelle wählen Sie also aus, ob und welches Quellfeld an welches Feld in P/3000 importiert werden soll. Import mittels Abfragen unter MS-Access Wollen Sie mehr Daten importieren als von den angebotenen Funktionen unterstützt, oder liegen Ihre Daten in anderen Dateiformaten vor, können Sie auf die Funktionen von Access zurückgreifen. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie über eine Vollversion von MS-Access 2007 oder höher verfügen. ACCESS bietet hier eine ganze Reihe von Möglichkeiten für verschiedene Formate an. 282

283 In diesem Kapitel der SRSOFT P/3000 Dokumentation erläutern wir, welche Tabellen welche Daten enthalten und wie sie untereinander verknüpft sind. Wir setzen in diesem Kapitel voraus, dass Sie sich bereits mit der Erstellung von Abfragen in ACCESS beschäftigt haben. Wichtig ist zunächst, dass Sie zwischen den verschiedenen, zusammenhängenden Tabellen Felder korrekt belegen, über die SRSoft P/3000 Relationen herstellt, und dass Sie eine Reihe von Feldern mit Standardwerten belegen müssen, sofern hierfür keine entsprechenden Importdaten vorliegen. Sie können einen Import in eine Tabelle in mehreren Schritten durchführen. Sie könnten z. B. zunächst Ihre vorhandenen Daten über eine Anfügeabfrage an die SRSoft P/3000 Tabelle anhängen und anschließend die benötigten Felder über eine Aktualisierungsabfrage mit einem Wert initialisieren (also z. B. mit 0 belegen). Um diese Felder, die vergeben werden müssen, zu erkennen, gibt es einen relativ einfachen Weg: Geben Sie - bevor Sie Daten importieren - einige Beispieldaten von Hand in SRSoft P/3000 ein, und schauen Sie sich das Ergebnis in den zugrunde liegenden Tabellen an. In alle Felder, in die SRSoft P/3000 automatisch einen Wert hat, sollten Sie einen - möglichst denselben - Wert eintragen. Die folgende Liste enthält die meisten der in SRSoft P/3000 enthaltenen Stammdaten-Tabellen. Außerdem können Sie der Liste entnehmen, wie die Tabellen untereinander verknüpft sind. 283

284 Tabelle Inhalt Verknüpfungen adressen Allgemeine Adreßdaten zu Kunden, Lieferanten und Personal adressen_kommunikation Telefonnummern, Fax,... adressen.nr ==1:N==> adressen_kommunikatio Ansprechpartner Artikel Artikelstammdaten_Seriennummer n Bestellnummern Kunden Lager Lieferanten Personal Ansprechpartner zur Adresse (Tabelle Adressen) Allgemeine Artikeldaten (ohne Preise und Lieferanten) Seriennummern zum aktuellen Artikel sowie Zuordnungen zu Kunden und Lieferanten Enthält die Einkaufspreise mit Zuordnungen zu Lieferanten und Artikeln (welcher Artikel wird von welchem Lieferanten geliefert, und was kostet er) Enthält Kundendaten zur aktuellen Adresse Lagerbestände und Lagerorte der Lagerartikel Lieferantendaten zur aktuellen Adresse Personaldaten zur aktuellen Adresse n.adressnummer adressen.nr ==1:N==> Ansprechpartner.Numm er artikel.artikel_nr ==1:N==> Artikelstammdaten_Seri ennummern.artikel_nr ****************** Artikelstammdaten_Seri ennummern.kunden_nr ==N:1==> adressen.nr ****************** Artikelstammdaten_Seri ennummern.lieferanten- Nr ==N:1==> adressen.nr artikel.artikel_nr ==1:N==> bestellnummern.artikel- Nr ****************** adressen.nr ==1:N==> bestellnummern.liefera nten_nr adressen.nr ==1:1==> kunden.nummer artikel.artikel_nr ==1:N==> Lager.Artikel_Nr adressen.nr ==1:1==> Lieferanten.Nummer adressen.nr ==1:1==> personal.nummer 284

285 Preisgruppen Stücklisten Verkaufspreise zum aktuellen Artikel Stückliste, die im aktuellen Artikel "enthalten" ist. Der aktuelle Artikel darf nicht selbst in seiner Stückliste enthalten sein (logisch!) artikel.artikel_nr ==1:N==> Preisgruppen.Artikel_Nr artikel.artikel_nr ==1:N==> Stücklisten.Artikel_Nr ****************** Stücklisten.Artikel_Nr_ des_bauteils ==N:1==> artikel.artikel_nr Im ersten Teil geht es darum, um welchen Hauptartikel es sich handelt, im zweiten Teil, welcher Stücklistenartikel diesem zugeordnet ist. Tabellen Im folgenden erhalten Sie eine Liste der meisten in SRSoft P/3000 enthaltenen Tabellen. Name Beschreibung ###Copyright### intern adressen allgemeine Adreßdaten (Firmenstammdaten) adressen Etiketten temporäre Tabelle adressen_aktiv temporäre Tabelle adressen_anreden Vorgabetabelle adressen_briefanreden Vorgabetabelle Adressen_Druck_Listen temporäre Tabelle adressen_etiketten temporäre Tabelle adressen_gesprächsnotizen Gesprächsnotizen adressen_kommunikation Kommunikationsliste (Telefon, etc.) der adressen_kommunikation_vorgaben Firmenstammdaten Vorgaben für den Kommunikationstyp adressen_merkmale Merkmalsliste der Firmenstammdaten adressen_relationen Programmteil verwandte Adressen der Firmenstammdaten adressen_suchbegriffe Suchbegriffe der Firmenstammdaten Adressen_typen intern (enthält Adreßtypen der Firmenstammdaten) adressen_vertrieb Firmenstammdaten, Menü Datei/Firmendaten adressen_vertrieb_anlässe dto. adressen_vertrieb_desinteressen dto. adressen_vertrieb_geplant dto. adressen_vertrieb_geschenke dto. adressen_vertrieb_geschenke_vorgaben dto. adressen_vertrieb_interessen dto. adressen_vertrieb_interessen_vorgaben dto. 285

286 adressen_vertrieb_merkmale dto. Adreßliste temporäre Tabelle Angebote Auftragsbearbeitung Angebote_re Auftragsbearbeitung,wiederkehrende Rechnungen Angebote - Teillieferungen Rückstandsverwaltung angebotene Artikel Positionen (Artikel) der Auftragsbearbeitung Angebotene Artikel_re Positionen der wiederkehrenden Rechnungen angebotene Artikel - Teillieferungen Positionen (Artikel) der Rückstandsverwaltung Ansprechpartner Firmenstammdaten, Ansprechpartner zu aktuellen Adresse Artikel Artikelstammdaten Artikel_Ausstattung Artikelstammdaten, Menü Datei Artikel_Druck_Stückliste temporäre Tabelle Artikel_Filterkriterien Vorgaben für Kriterien 1-4 der Artikelstammdaten artikel_stückliste_fehlteile temporäre Tabelle artikel_suchbegriffe Artikelstammdaten, Menü Datei Artikelstammdaten_Kategorie_Vorgaben Artikelstammdaten, Menü Datei Artikelstammdaten_OLE Artikelstammdaten, Menü Datei Artikelstammdaten_Seriennummern Artikelstammdaten, Menü Datei Artikelstammdaten_Sprachen Artikelstammdaten, Menü Datei (Artikelbez. in Fremdsprachen) Bankverbindungen Bankverbindungen der Firmenstammdaten bearbeitete Objekte Dokumentenverwaltung der Firmenstammdatan Belegkreise_Vorgaben intern (kann allerdings bei Bedarf erweitert werden) Bestellnummern Einkaufspreise Bestellnummern_Staffelpreise Einkaufspreise (Staffel) bestellte Artikel Positionen (Artikel) des Bestellwesens bestellte_artikel_zuweisung Bestellung für... der Positionen des Bestellwesens Bestellungen Bestellwesen Bestellungen_anlegen_Artikel Bestellungen über Artikel anlegen (temporär) Bestellvorschläge Bestellvorschläge des Bestellwesens Betreff Vorgabeliste Betreff in Auftragsbearbeitung und Bestellwesen Dispoformeln intern Drucken Artikel Etiketten temporäre Tabelle Drucken Lagerbestände temporäre Tabelle Drucken Lagerliste temporäre Tabelle Drucken Lagerliste 2 temporäre Tabelle Drucken Preisliste temporäre Tabelle Fertigung Fertigungsaufträge Fertigung_Fertigungsvorgang Umbuchungen beim Fertigungsvorgang Fertigung_Positionen Enthält die Stückliste der zu fertigenden Artikel Fertigung_Positionen_temp temporäre Tabelle Fibu_export_buchungen temporäre Tabelle Fibu_export_debitoren temporäre Tabelle Fibu_kunden_rahmen Vorbelegung für Fibu-Rahmen-Auswahl im Kundenstamm FIBU_Stammdaten Pfadangaben für den Export Fibu_Stammdaten_Steuersätze Konteninformationen für den Export Geburtstagsliste temporäre Tabelle 286

287 Gespräche Firmenstammdaten, Menü Datei/Gespräche Hauptmenue_Aufrufe Inhalt der Kombinationsfelder im Hauptmenü Hilfsmittel_Artikelbestände temporäre Tabelle Historie temporär Inventur_Bestände Lager/Inventur Inventur_Zähllisten dto. Kassenbuch Auftragsbearbeitung / Kassenbuch Kassenbuch_Textvorgaben dto. Konditionszuordnungstabelle Vorgabeliste für Konditionen Konfiguration Administration / Stammdaten / Konfiguration Kunden Kundenstammdaten Kunden - Anschriften Kundenstammdaten / weitere Anschriften Lager Lagerverwaltung Lager_Entnahmen Lager; Menü Bearbeiten / Lagerentnahmen Lager_Entnahmen_Artikel dto., Positionen Lagerorte Vorgabeliste (im Artikelstamm) Lieferanten Lieferantenstammdaten löschen_artikel temporäre Tabelle Mahnwesen Auftragsbearbeitung / offene Posten Mahnwesen_Stapelerfassung Auftragsbearbeitung / offene Posten Mahnwesen_Zahlungen Auftragsbearbeitung / offene Posten Mahnwesen_zahlungsmoral Vorgaben für Feld Zahlungsmoral im Kundenstamm Mitteilungen Mitteilungen, Wiedervorlage Personal Personalstammdaten Personalstammdaten-Kunden Personalstammdaten / Zuordnung zu Kunden Preisgruppen Verkaufspreise Preisgruppen_Vorgaben Verkaufspreise, Vorgaben für Preisgruppen (auch Projekte Kundenstamm) Projektverwaltung Provisionen temporäre Tabelle Provisionsgruppen Administration / Provisionsgruppen Rabattgruppen Administration / Rabattgruppen Rabatthauptgruppen Administration / Rabattgruppen Rabatthauptgruppen_Zuordnung Administration / Rabattgruppen Reparaturen Auftragsbearbeitung / Reparaturen Reparaturen_Abrechnung Auftragsbearbeitung / Reparaturen Reparaturen_Beanstandungen Auftragsbearbeitung / Reparaturen Reparaturen_KV Auftragsbearbeitung / Reparaturen Reparaturen_Tätigkeiten Auftragsbearbeitung / Reparaturen Schriftarten Vorgaben für Artikelbezeichnung in Fremdsprachen Serienbrief temporäre Tabelle Serienbrief_WinWord temporäre Tabelle SerienbriefKd temporäre Tabelle Sprachen Vorgaben für Sprachen (Kundenstamm, Stammdaten Lieferantenstamm) Administration / Stammdaten Stammdaten-Textbausteine Administration / Stammdaten Stammdaten_Firma Administration / Stammdaten Stammdaten_Kopien Administration / Stammdaten Stammdaten_Nummernkreise Administration / Stammdaten Stammdaten_Text_Guthaben Administration / Stammdaten Statistiken Angebote Statistiktabelle (enthält alle gebuchten Geschäftsvorfälle) Stücklisten Artikelstammdaten / Stücklisten 287

288 Tastenkürzel Typ_Vorgaben Version Vorlagen Währungen Warengruppen Zahlungskonditionen Administration / Stammdaten / Tastaturbelegung Auftragsbearbeitung, Belege mit beliebiger Typbezeichnung intern Firmenstammdaten, Dokumentenverwaltung Währungsumrechnung und Kurse Vorgabeliste für Warengruppen Vorgaben für Zahlungskonditionen (Kundenstamm, Auftragsb.) 288

289 Übersicht über die wichtigsten Tabellenverknüpfungen 289

290 290

291 Importieren von Daten aus alten Programmversionen Machen Sie sich bitte zuerst eine Sicherheitskopie Ihrer Datenbank, die Sie importieren möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenimport/export. Diese finden Sie unter Administration Datenimport/export. Diese Routine wird allerdings erst ab der Version 97.0 der SRSoft P/3000 unterstützt. Sie befinden sich nun im Formular Import und Export von Daten. Wählen Sie nun Ihre Programmversion aus und klicken anschließend auf Importieren. Es wird nun folgender Dialog gestartet: Bestätigen Sie hier mit Ja. 291

292 Hier geben Sie den Pfad auf Ihre zu importierende Datenbank ein. Bestätigen Sie nun mit Ok. Der Vorgang kann nun einige Minuten dauern. Die zu importierenden Daten werden nun vollständig in Ihre Zieldatenbank übernommen. Sie erhalten dann noch eine Meldung, dass Ihre Daten erfolgreich übernommen werden. Importieren von Daten aus alten Programmversionen mit Hilfe von Anfügeabfragen Mit Hilfe von Anfügeabfragen können Sie bequem Daten aus einer früheren Version der SRSoft P/3000 übernehmen. Schritte: 1.) Machen Sie sich zuerst eine Kopie ihrer aktuell verwendeten Datenbank. 2.) Zum Öffnen der Datenbank, deren Tabellen Sie importieren möchten, benötigen Sie eine Version von Microsoft Access. Beim Öffnen der Datenbank halten Sie die Shift-Taste. gedrückt. So gelangen Sie in das Datenbankfenster. Alternativ dazu können Sie auch, wenn Sie sich bereits im Programm befinden, das Hauptmenü über den Systemausgang (STRG und F4) schließen und dann über den Menüpunkt Fenster/Einblenden das Datenbankfenster aktivieren. 3.) Wechseln Sie nun ins Menü Datei, und wählen Sie dort Externe Daten importieren. Suchen Sie die Datenbank, die Sie importieren möchten aus, und wählen Sie die Schaltfläche Importieren. 4.) Sie befinden sich nun im Formular Objekte importieren. Klicken Sie auf Tabellen. Wählen Sie die Tabellen aus, die Sie importieren möchten, indem Sie mit der Maus darauf klicken. 5.) Klicken Sie auf OK. Die entsprechenden Tabellen werden nun importiert. Die importierten Tabellen erkennen Sie an dem Namenszusatz "1", also z.b. adressen1 usw. Die Ziffer wird dann angehängt, wenn der importierte Tabellenname in der vorhandenen Datenbank bereits existiert. 6.) Klicken Sie den Menüpunkt Einfügen/Abfrage an und wählen Sie Entwurfsansicht. Wählen Sie nun den Menüpunkt Abfrage/Anfügeabfrage. Dort wählen Sie im Formular Anfügen unter Tabellenname die Zieltabelle aus. Klicken Sie auf Ok. Sie befinden sich nun in der Anfügeabfrage. 7.) Markieren Sie das erste Feld der anzufügenden Tabelle mit der Maus. Scrollen Sie mit der Maus im Fenster nach unten, bis Sie zum letzten Feld gelangt sind. Halten Sie die Shift- Taste gedrückt und ziehen Sie den Inhalt nach unten. In der Zeile Anfügen an werden nicht alle Felder automatisch ergänzt. Sie müssen in den entsprechenden Spalten die Felder selbst ergänzen Sie können den Datenimport auch über SRSoft P/ Importschnittstelle durchführen. Diese finden Sie unter Administration / Datenimport/export. 292

293 Die Fibu-Schnittstelle Das Fibu-Modul ermöglicht den Export von einem oder mehreren Debitoren sowie den Export der laufenden Buchungen auf verschiedene Konten. Die Konten werden dabei aus einer Tabelle übernommen, die Sie über Administration/Fibu/Stammdaten erreichen. Zeilenweise wird in dieser Tabelle eine Nummer (ID) vergeben, Spaltenweise gibt es drei feste Kontenspalten. Die ID-Nummer wird im Feld Fibu-Rahmen jedes Artikels vergeben, jedem Kunden weisen Sie im Kundenstamm im Feld Fibu-Rahmen einen der "Spaltenwerte" zu. Aus diesen Daten wird nun beim Export in die Fibu pro Kunde und pro Artikel ein Konto aus dieser Tabelle ermittelt. 293

294 Eine weitere Exportfunktion betrifft die Debitorendaten. Diese Funktion erreichen Sie im Firmenstamm über das Menü Export/Fibu. Sie können hier einen einzelnen (nämlich den gerade aktuellen) Debitoren exportieren, oder aber alle Debitoren, die in den Firmenstammdaten aktiv sind. Sie können also vor dem Export einen Filter setzen, mit dem Sie die zu exportierenden Debitoren eingrenzen. Exportiert wird in ASCII-Dateien, deren Felder durch Anführungszeichen (") eingerahmt und durch Semikolon (;) voneinander getrennt sind. Diese Dateien können Sie direkt in die Euro- Fibu über deren Importschnittstelle einlesen. Wie die Dateien heißen und wo Sie stehen können Sie wiederum über Administration/Fibu/Stammdaten festlegen. Den Aufbau der Exportdatei für die Buchungen können Sie bei Bedarf abändern, indem Sie die Abfrage fibu_export_buchungen_abfr entsprechend modifizieren. Das ist möglicherweise dann notwendig, wenn Sie nicht die Euro-Fibu, sondern ein anderes Finanzbuchhaltungsprogramm verwenden, oder wenn sich die Importspezifikation der Euro- Fibu z. B. durch ein Update ändert. Intrastat-Meldungen SRSoft P/3000 unterstützt Sie bei der Erstellung von Intrastat-Meldungen an das statistische Bundesamt. Dafür bieten wir ein Tool an, das Sie sich kostenfrei aus dem Supportbereich unserer Website laden können. Nähere Informationen erhalten Sie dort. SRSoft P/3000 und SQL-Server Die mit der Hauptanwendung, der Datei p3000.accdb, konnektierten Tabellen befinden sich allesamt in der Datei p3000dat.accdb. Sie können diese Daten auf einem SQL-Server statt mit Access verwalten. Das empfiehlt sich bei sehr großen Datenmengen und/oder großen Nutzerzahlen. Bei kleineren Datenmengen und überschaubaren Nutzerzahlen ist Access meist schneller als ein SQL-Server, auch ist es insbesondere leichter zu administrieren und meist kostengünstiger. Die genannten Datenmengen und Userzahlen genau zu spezifizieren, ist pauschal nicht möglich. Es hängt von verschiedenen Punkten ab, u. a. auch von der Hardware. Als 294

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