Guidelines for the Awarding of JARA Seed Funds Within Institutional Strategy II

Transkript

1 Guidelines for the Awarding of JARA Seed Funds Within Institutional Strategy II Seed Funds provide financial support for the initial, most uncertain stage of research projects i.e. idea and project development and of pioneering projects. As a guiding principle for funding in all areas, initial funding is intended to develop research projects to the point where they are ready to secure third-party funding. Prerequisites Each proposal must involve a scientist from both Aachen and Jülich. For JARA-Start funding (see below), it is sufficient to provide evidence of support from the other institution in the form of expertise, equipment, or materials, i.e. an institute or clinical director from the other institution must actively support the submission of this type of proposal. When awarding Seed Funds, RWTH Aachen University requires that at least 30 % of the funding to be used for personnel be granted to women. Reference must be made to this in the call for proposals as follows: The budget for JARA-Seed Funds projects is provided by the Excellence Initiative of the German federal and state governments and makes allowances to the allocation model aiming for 30% share of females funded by the Institutional Strategy. We therefore particularly encourage women project partners and coordinators to take part in the call for proposals. Further details are set out in the Instructions for Applying the 30 % Quota When Awarding JARA Seed Funds Within Institutional Strategy II. These instructions are an integral part of the present guidelines. Procedure 1. Scientists with a PhD who work at the sections JARA-BRAIN, JARA-FIT, JARA-HPC, JARA-ENERGY, or JARA-FAME are eligible to submit proposals for Seed Funds. At least one of the principal investigators must be an employee of a JARA member at the section publishing the call for proposals. 2. When resources are available to award Seed Funds, the JARA Board of Scientific Directors will invite the sections and scientists from RWTH Aachen University and Forschungszentrum Jülich to submit proposals by publishing a call on the JARA website. This will be carried out by the Managing Director of JARA and by the directors of each section. 1

2 3. The deadline for the submission of proposals should be at least 4 weeks after the call for proposals has been published. In exceptional cases, the JARA Board of Scientific Directors may set shorter deadlines. 4. All proposals shall be submitted to the JARA Office, which will forward the proposals to the relevant JARA directors. The directors will then either evaluate the proposals themselves or appoint suitable reviewers. 5. Proposals should correspond to the format prescribed by the German Research Foundation (DFG), should not exceed 10 pages in length, and must contain the following information: a. Outline of the issues to be dealt with, current state of the art, and current obstacles that prevent external funding from being acquired b. Definition of milestones against which the success of the initial funding can be measured c. Brief description of the significance of the project for the development of the relevant JARA section d. Annual financial plans for project implementation detailing the proposed amount of funding and applicants own contributions, where applicable e. Description of the collaboration between Aachen and Jülich researchers and the interdisciplinarity of the project f. Description of the use of existing infrastructure g. CVs in tabular form detailing the scientific careers of the scientists involved and the five most important publications by each scientist 6. Criteria for the evaluation of Seed Fund proposals: a. Joint participation of scientists from RWTH Aachen University and Forschungszentrum Jülich (obligatory) b. Furthering the goals of JARA or the individual sections in terms of structure and/or content c. Originality d. Interdisciplinarity e. Applicants performance data (a differentiation will be made between senior scientists and early-career scientists) f. Adequacy of the planned procedure 7. Funding schemes: a. JARA-Start: up to 50,000 for 1 year, aimed in particular at early-career scientists (especially scientists without permanent positions). The applicants own salaries may be financed from this funding. 2

3 b. JARA project: up to 250,000 for max. 2 years for investment costs or personnel expenses. c. As a rule, the funding period should not exceed 2 years. 8. Evaluation: a. The evaluation shall be conducted and the decision made by the section publishing the call for proposals, and shall be announced by the JARA Board of Scientific Directors. Decisions shall be made by a simple majority of the section members present. b. In the JARA-Start funding scheme, as a general rule, no external reviewers shall be involved. c. For JARA projects, the directors of the sections publishing the calls for proposals shall obtain one or more external reviews from particularly qualified scientists. The reviewers shall be provided with an evaluation form. Instructions for Applying the 30 % Quota When Awarding JARA Seed Funds Within Institutional Strategy II Background In order to meet the target specified in RWTH Aachen University s renewal application of increasing the proportion of women professors at RWTH Aachen University to 20 % by 2020, RWTH Aachen University aims to encourage the participation of women in scientific projects and funding schemes. To this end, 30 % of the total funding allocated should be awarded to women. Application This provision applies in the first instance to the number of projects to receive funding, i.e. women should be the applicants in at least 30 % of the proposals approved. If the target number of projects to receive funding cannot be reached, the proportion of the total funding budget shall be considered, i.e. the quota shall be deemed to be reached if at least 30 % of the funds to be awarded in a single call is used to support women. As a general principle, the following applies: 3

4 The most important criterion for the approval of JARA Seed Funds is the excellence of the content and subject of the proposals. The 30 % quota applies to each individual call for proposals. The applicants at the time the proposal is submitted are the decisive factor for the quota, and this cannot be amended at a later stage of the funding period. Each individual measure defined within Institutional Strategy II must comply with and apply the quota separately. Reference must be made to the quota in the call for proposals. This should be expressed as follows: The budget for JARA-Seed Funds projects is provided by the Excellence Initiative of the German federal and state governments and makes allowances to the allocation model aiming for 30% share of females funded by the Institutional Strategy. We therefore particularly encourage women project partners and coordinators to take part in the call for proposals. If the quota is not reached either in relation to the number of projects to receive funding or in relation to the total funding budget, the difference up to a total of 30 % of the funding budget must be paid into the fund for the promotion of women managed by the Chancellor of RWTH Aachen University. (For example, if the total funding budget is 100,000, and only two proposals submitted by women are approved each of which receives funding of 10,000, amounting to a total of 20,000 then 10,000 must be paid into the fund for the promotion of women.) This fund is used exclusively for the promotion of women at RWTH Aachen University. The Instructions for Applying the 30 % Quota When Awarding JARA Seed Funds Within Institutional Strategy II are an integral part of the Guidelines for the Awarding of JARA-Seed Funds Within Institutional Strategy II. 4

5 Richtlinien zur Vergabe von JARA-Seed Funds in ZUK II Seed Funds sind Fördermittel für die erste und riskanteste Phase von Forschungsprojekten, der Ideen- und Projektentwicklung und von Pfadfinderprojekten. Oberste Leitlinie für alle zu fördernden Bereiche soll eine Anschubfinanzierung zur Entwicklung von Forschungsvorhaben zur Drittmittelreife sein. Voraussetzungen Obligate Voraussetzung ist, dass bei jedem Antrag sowohl ein Aachener wie auch ein Jülicher Wissenschaftler beteiligt sind. Bei der Förderung JARA-Start (s.u.) ist es ausreichend, wenn nachweislich Expertise, Gerätschaft oder Materialsupport vom anderen Standort genutzt wird, d.h. die Einreichung eines solchen Antrages muss von einem Instituts- oder Klinikdirektor des anderen Standortes aktiv unterstützt werden. Bei der Vergabe der Seed Funds ist die Vorgabe der RWTH Aachen zu beachten, dass mindestens 30% der für das Personal aufgewendeten Fördermittel an Frauen verteilt werden. Darauf muss bereits bei der Ausschreibung in der folgenden Weise hingewiesen werden: Nach dem RWTH Zuwendungsmodell sollen mind. 30% der Mittel aus dem Zukunftskonzept zur Förderung von Frauen eingesetzt werden. Dies gilt auch für die JARA-Seed Funds. Deshalb ermuntern wir ganz besonders Projektpartnerinnen und Koordinatorinnen sich an der Ausschreibung zu beteiligen. Weitere Einzelheiten sind in den Hinweisen zur Anwendung der 30%-Quote bei der Vergabe von JARA-Seed Funds in ZUK II geregelt. Sie sind integraler Bestandteil der vorliegenden Vergaberichtlinien. Verfahren 1. Anträge auf Bewilligung von Seed Funds können von promovierten Wissenschaftlern aus den Sektionen JARA-BRAIN, JARA-FIT, JARA-HPC, JARA-ENERGY und JARA-FAME gestellt werden. Mindestens einer der principal investigators muss Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter eines JARA-Mitglieds der ausschreibenden Sektion sein. 2. Wenn Mittel für die Verteilung von Seed-Funds zur Verfügung stehen, fordert das JARA- Präsidium die Sektionen und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler von RWTH Aachen und Forschungszentrum Jülich zur Einreichung von Anträgen durch Veröffentlichung auf der JARA-Homepage auf. Dies geschieht durch den geschäftsführenden Direktor und zusätzlich durch die Direktoren in ihren jeweiligen Sektionen. 5

6 3. Die Frist zur Einreichung von Anträgen nach der Ausschreibung soll mindestens 4 Wochen betragen, im Ausnahmefall können auch kürzere Fristen vom JARA-Präsidium bestimmt werden. 4. Alle Anträge sind an das JARA-Generalsekretariat zu richten, das die Anträge zur Begutachtung bzw. zur Nennung von geeigneten Gutachtern an die fachlich zuständigen JARA-Direktoren weiterleitet. 5. Anträge entsprechend DFG-Format sollen einen Umfang von 10 Seiten nicht überschreiten und müssen folgende Informationen enthalten: a. Darstellung der Fragestellung, aktueller Stand der Wissenschaft und identifizierte aktuelle Hindernisse für die Einwerbung externer Fördermittel. b. Definition von Meilensteinen, anhand derer der Erfolg der Anschubfinanzierung nachvollziehbar ist. c. kurze Darstellung der Bedeutung des Projektes für die Entwicklung der entsprechenden JARA-Sektion. d. Jahresfinanzpläne für die Durchführung des Projektes, in dem die beantragte Summe und ggf. Eigenanteile dargestellt werden. e. Beschreibung der Kooperation von Aachener und Jülicher Forschern und der Interdisziplinarität des Vorhabens. f. Beschreibung des Einsatzes von bereits vorhandener Infrastruktur. g. Tabellarische wissenschaftliche Lebensläufe der beteiligten Wissenschaftler mit ihren jeweils fünf wichtigsten Publikationen. 6. Kriterien für die Bewertung von Anträgen auf Seed Funds: a. Gemeinsame Beteiligung von Wissenschaftlern der RWTH und des FZJ (obligat). b. Förderung der strukturellen und/oder inhaltlichen Ziele von JARA bzw. der einzelnen Sektionen. c. Originalität der Fragestellung. d. Interdisziplinarität. e. Leistungsdaten der Antragsteller (hier wird unterschieden zwischen Senior- Wissenschaftlern und ealy career Wissenschaftlern). f. Angemessenheit der geplanten Vorgehensweise. 7. Förderlinien: a. JARA-Start: bis für 1 Jahr, insbesondere für early career Wissenschaftler (v.a. Wissenschaftler ohne Dauerstellen). Eine Einwerbung des eigenen Gehaltes ist hierbei möglich. b. JARA-Projekt: bis für max. 2 Jahre für Investitionsmittel oder Personalmittel. 6

7 c. Die Dauer der Förderung soll in der Regel 2 Jahre nicht überschreiten. 8. Begutachtung: a. Die Begutachtung und Entscheidung findet in den ausschreibenden Sektionen statt und wird im Präsidium bekannt gegeben. Abstimmungen werden mit einfacher Mehrheit der Anwesenden durchgeführt. b. In der Förderlinie JARA-Start wird grundsätzlich auf externe Gutachten verzichtet. c. Bei JARA-Projekten holen die Direktoren der ausschreibenden Sektionen ein oder mehrere externe Gutachten von besonders qualifizierten Wissenschaftlern ein. Ein Formblatt für die Begutachtung wird den Gutachtern zur Verfügung gestellt. Hinweise zur Anwendung der 30%-Quote bei der Vergabe von JARA-Seed Funds in ZUK II Hintergrund Um das im Fortsetzungsantrag der RWTH Aachen vorgegebene Ziel der Steigerung des Professorinnenanteils an der RWTH Aachen auf 20% bis 2020 zu erreichen, strebt die RWTH eine stärkere Beteiligung von Frauen an wissenschaftlichen Projekten und Förderungen an. Zu diesem Zweck sollen 30% der aufgewendeten Fördermittel an Frauen vergeben werden. Anwendung Diese Regelung bezieht sich zunächst auf die Anzahl der Förderfälle, d.h. in mindestens 30% der bewilligten Anträge sollen Frauen Antragstellerinnen sein. Kann die angestrebte Zahl an Förderfällen nicht erreicht werden, wird der Anteil an der Gesamtfördersumme als Kriterium hinzugezogen, d.h. die Quote gilt als erfüllt, wenn mit mindestens 30% der in einem Call zu vergebenden Mittel Frauen gefördert werden. Generell ist zu beachten, dass dass die inhaltliche und fachliche Exzellenz der Anträge das wichtigste Kriterium bei der Bewilligung von JARA-Seed Funds ist. sich die Anwendung der 30%-Quote auf einzelne Calls bezieht. eine Korrektur über den Gesamtförderzeitraum nicht möglich ist. die Anwendung und Einhaltung nach Maßnahmen getrennt erfolgen muss. ein Hinweis auf die Quote bereits in der Ausschreibung erfolgen muss. Dabei sollte auf folgende Formulierung zurückgegriffen werden: 7

8 Nach dem RWTH Zuwendungsmodell sollen mind. 30% der Mittel aus dem Zukunftskonzept zur Förderung von Frauen eingesetzt werden. Dies gilt auch für die JARA-Seed Funds. Deshalb ermuntern wir ganz besonders Projektpartnerinnen und Koordinatorinnen sich an der Ausschreibung zu beteiligen. Die entsprechende englische Version lautet: The budget for JARA-Seed Funds projects is provided by the Excellence Initiative of the German federal and state governments and makes allowances to the allocation model aiming for 30% share of females funded by the Institutional Strategy. Wird die Quote weder in Bezug auf die Anzahl der Förderfälle noch in Bezug auf die Höhe der vergebenen Mittel erreicht, so muss die Differenz bis zu einer Höhe von 30% der zu vergebenen Mittel in den vom Kanzler der RWTH Aachen verwalteten Frauenförderfonds eingezahlt werden. (Bsp.: Können bei einer Gesamtfördersumme von Euro nur 2 Anträge von Frauen mit einer jeweiligen Fördersumme von Euro, also Euro insgesamt, bewilligt werden, so müssen Euro in den Frauenförderfonds eingezahlt werden.) Dieses Geld kommt zweckgebunden der Förderung von Frauen an der RWTH Aachen zugute. Die Hinweise zur Anwendung der 30%-Quote bei der Vergabe von JARA-Seed Funds in ZUK II sind integraler Bestandteil der Richtlinien zur Vergabe von JARA-Seed Funds in ZUK II. 8