Datenpool statt Datengrab - -Archivierung mit Oracle Universal Content Management

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1 Datenpool statt Datengrab - -Archivierung mit Oracle Universal Content Management Georg Wittmann QUERPLEX GmbH Nürnberg Katerina Mpalaska ORACLE Deutschland GmbH Stuttgart Schlüsselworte: archivierung, UCM, Universal Content Management, ECM, Enterprise Content Management, Secure Files Einleitung Seit vor gut 25 Jahren die erste in Deutschland angekommen ist, hat sich im Bereich Kommunikation sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich einiges verändert. Die hat in den letzten Jahren die Kommunikationswege Brief und Fax stark zurückgedrängt und in einigen Bereichen komplett ersetzt. Neben den Vorteilen der hohen Geschwindigkeit und der sehr geringen Kosten für den Kommunikationsweg , stellen sich durch die immer größere Verbreitung auch neue Herausforderungen wie eine geeignete Ablage und Archivierung der s. Ausgangsszenario Die steigende Nutzung von zur geschäftlichen Kommunikation hat zur Folge, dass in manchen Unternehmen sowohl die Mailserver als auch die Mitarbeiter mit der Masse der E- Mails überfordert sind. Die Folge von überlasteten Mailservern ist häufig, dass von Seiten der Administratoren Beschränkungen konfiguriert werden, um den Betrieb und eine Datensicherung aufrecht zu erhalten. Eine Begrenzung der Mailboxgröße auf wenige hundert Megabyte ermöglicht zwar dem Administrator weiterhin den Mailserver vernünftig zu betreiben und zu sichern, allerdings wird der Benutzer dadurch gezwungen seine s regelmäßig vom Mailserver zu entfernen. Häufig wird dem Benutzer keine vernünftige Alternative für eine Ablage der s an die Hand gegeben, so dass er für die Ablage von s auf Archiv-Dateien des -Programms (z.b. bei Outlook die PST-Dateien) zurückgreifen muss, bzw. im schlimmsten Fall einfach dazu übergeht bearbeitete Mails zu löschen. Die Archiv-Dateien der -Programme liegen im Normalfall lokal auf den Notebooks oder Arbeitsplatzrechnern der Anwender, auf denen sie häufig nicht oder zumindest nicht regelmäßig gesichert werden (vgl. Abb. 1).

2 Abb. 1: Lokale Ablage der s in Archiv-Dateien Da die Ablage der s sowohl bei einer Ablage auf dem Mail-Server als auch bei der lokalen Ablage in -Archiven mehr oder weniger komplett in der Hand der Benutzer ist, erfolgt diese meist in keiner einheitlichen Struktur, was zur Folge hat, dass die abgelegten s schlecht auffindbar sind. Die dezentrale Ablage hat außerdem zur Folge, dass die E- Mails oft nicht zusammen mit den übrigen Dokumenten zu einem Projekt abgelegt werden. Projektverzeichnis auf Fileserver Kunde X Projekt 1 o Dokumentation o Angebote o Projekt 2 o Projekt 3 Kunde Y Projekt 1 Projekt 2 Kunde Z Projekt 1 Projekt 2 Mailablage Benutzer A Projekte 2007 Kunde Z Kunde Y Projekte 2008 Kunde X Kunde Y Projekte 2009 Kunde Y Intern Privat Mailablage Benutzer B Mein Projekt 1 Mein Projekt 2 Projekt Kunde X Privat Mailablage Benutzer C Alte Mails Abb. 2: Beispiel für individuelle Ablage durch den Benutzer

3 Da immer mehr auch steuerrelevante und vertragliche Vereinbarungen ausschließlich als E- Mail vorliegen, muss in vielen Unternehmen auch hierfür eine Lösung für die geeignete Ablage der Daten gefunden werden, durch die gewährleistet ist, dass die entsprechenden Dokumente sicher abgelegt und schnell wieder gefunden werden können. Lösungsansatz mit Oracle UCM Das Oracle Universal Content Management (UCM) ist bei Oracle im Produktbereich Fusion Middleware zu finden, dort dient es nicht nur zur Abdeckung der Anforderungen im Bereich Enterprise Content Management, sondern generell als universeller Content Store beispielsweise für WebCenter. Wichtige Funktionen des Oracle UCM sind beispielsweise das Web Content Management, das Digital Asset Management, das Records and Retention Management sowie das Information Rights Management zum Schutz von sensiblen Dokumenten vor unberechtigten Zugriffen. Als leistungsfähiges und erweiterbares Enterprise Content Management System, bietet das UCM alle notwendigen Voraussetzungen für die Umsetzung eines Systems zur Ablage und Archivierung von s. Im Vergleich zu dedizierten Systemen für die archivierung ergeben sich durch die zentrale Ablage der s zusammen mit allen anderen Dokumenten einige weitere Vorteile, wie die Möglichkeit über eine Suchanfrage über alle relevanten Daten also auch die s zu suchen. Abb. 3: Ablauf unter Nutzung des Oracle UCM

4 In Abbildung 3 ist der Ablauf der Archivierung mit den beteiligten Komponenten im Überblick dargestellt. Im folgenden wird auf die Komponenten der Lösung genauer eingegangen. Komponenten der Lösung UCM Content Server Zentraler Bestandteil jeder UCM-Lösung ist der Content Server als zentraler Content Store des Systems. Der Content Server selbst stellt nur die Grundfunktionen, wie die Ablage und Versionierung von Inhalten, das flexible und anpassbare Metadatenmodell, die Verwaltung der Berechtigungen und Workflows, die Suche etc. zur Verfügung. Alle weiteren Funktionen werden durch Komponenten im System bzw. über die zahlreichen offenen Schnittstellen des Systems realisiert. Für den universellen Zugriff auf die Funktionen und Inhalte stellt der Content Server eine Weboberfläche zur Verfügung. Zur eigentlichen Ablage der Dokumente stehen unterschiedliche Möglichkeiten (Dateisystem, Datenbank etc.) zur Verfügung, die auch miteinander kombiniert werden können. Die Metadaten werden generell in einer der unterstützen Datenbanken darunter natürlich auch die Oracle Datenbanken geschrieben. Oracle Database 11g Eine der möglichen Datenbanken für das Oracle UCM ist die Oracle Database 11g. Interessant für die Nutzung in dieser Konstellation ist, dass in den aktuellen Versionen des UCM auch die neuen Features der Datenbank genutzt werden können. Die interessantesten Features aus UCM-Sicht sind die erweiterten Möglichkeiten bei der Abspeicherung großer binärer Datenobjekte (BLOB) in der Datenbank. Diese Erweiterungen nennen sich secure files und bieten zusätzlich die folgenden Möglichkeiten: Komprimierung Verschlüsselung Deduplication Gerade mit der Deduplication-Funktion kann der Bedarf an Speicherplatz noch mal zusätzlich zu der normalen Komprimierung stark reduziert werden. Die Realisierung direkt auf Datenbankebene hat den Vorteil, dass die Funktionen lediglich in der Datenbank aktiviert werden müssen und die Nutzung dann komplett transparent für die Anwendung und den Benutzer sind. Dadurch wird die Datenbank als Speicherort für die Dateien noch attraktiver, da zusätzlich auch aus Performance-Sicht die Datenbank gegenüber dem Dateisystem in vielen Fällen die Nase vorne hat. Ein zusätzlicher Pluspunkt bei der Dateiablage in der Datenbank ist, dass die kompletten Daten konsistent über die bewährten Backupmethoden für die Oracle Datenbank gesichert werden können die Metadaten sind im Backup dadurch immer auf dem gleichen Stand wie das Datei-Repository.

5 UCM Desktop Integration Die Desktop Integration ist die zentrale Schnittstelle für den Nutzer einer -Ablage bzw. -Archivierung über das UCM. Neben der Abbildung der Verzeichnisstruktur des UCM im Windows-Explorer findet darüber hinaus auch eine direkte Integration in die üblichen Microsoft Office-Anwendungen und in die Mailprogramme Microsoft Outlook und Lotus Notes statt. Bei der Integration in den Mailclient hat der Anwender nicht nur die Möglichkeit über die Suche oder die Verzeichnisstruktur im UCM z.b. Attachments aus dem Content Store zu verschicken, sondern er kann dort direkt z.b. im entsprechenden Projektverzeichnis auch seine s ablegen und natürlich auch danach suchen. Durch die Ablage der s in der UCM-Verzeichnisstruktur werden bei entsprechender Konfiguration automatisch die passenden Metadaten bei der hinterlegt. Zum einen werden aus den Header-Daten der die Absender und Empfänger der sowie der Betreff übernommen, zum anderen werden zusätzlich in der Verzeichnisstruktur hinterlegte Metadaten vererbt. Darüber hinaus können weitere Metadaten durch Analyse der Inhalte automatisch vom System bestimmt werden. Dadurch lassen sich die s genauso wie die anderen im System abgelegten Daten schnell wieder finden. archiv-komponente Die bereits erwähnte Offenheit des Systems mit den entsprechenden Schnittstellen ermöglicht es nahezu beliebige Erweiterungen bzw. Anbindungen an andere Systeme umzusetzen. Um neben der manuellen Ablage durch den Benutzer eine automatisierte Archivierung aller E- Mails zu realisieren, wurde eine Komponente entwickelt, die zeitgesteuert s aus einem Postfach abholt und über die entsprechenden WebServices ins UCM eincheckt. Abb. 4: archiv-komponente Das Postfach für die zu archivierenden s wird auf dem Mailserver über entsprechende Regeln so konfiguriert, dass alle zu archivierenden s (z.b. alle bis auf rein interne E- Mails) dort als Kopie abgelegt werden. Die archiv-komponente holt sich die s

6 von dort in konfigurierbaren Abständen automatisch ab und übergibt diese an das UCM. Beim Einchecken in den Content Store werden zusätzlich Metadaten automatisch hinterlegt. Dabei können auch gleich entsprechende Daten für das Retention Management hinterlegt werden, damit die archivierten s nur so lange wie erforderlich aufbewahrt werden. Je nach Konfiguration werden dabei die Anhänge an den Mails getrennt von der Mail abgelegt der Bezug zur geht dadurch natürlich nicht verloren, da eine entsprechende Referenz auf das abgetrennte Attachments bei der hinterlegt wird. Die auf diesem Weg abgelegten s sind so abgelegt, dass nur Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen Zugriff haben. Zusammenfassung Gelöste Probleme Durch die konsequente Nutzung des Oracle UCM zur zentralen Ablage der s wird das Problem der überquellenden Mailboxen auf dem Mailserver und die auf den Arbeitsplatzrechnern abgelegten und oft nicht gesicherten Archivdateien beseitigt. Die automatisierte Ablage aller s löst die Anforderungen bezüglich einer automatisierten Archivierung aller s, sofern diese durch entsprechende Regelungen bezüglich privater s möglich ist. Zusatznutzen Dadurch, dass mit dem UCM ein leistungsfähiges Enterprise Content Management System hinter der -Ablage und -Archivierung steht, haben Unternehmen, die eine derartige Lösung einsetzen nicht nur ein Archiv-Datengrab um den gesetzlichen Bestimmungen zu genügen, sondern gleichzeitig durch die zentrale und einheitliche Ablage, durch zusätzliche Metadaten sowie durch eine leistungsfähige Suche ein für alle nützlicher Datenpool zur Verfügung, der die Akzeptanz und die Einführung eines derartigen Systems stark verbessert. Kontaktadresse: Georg Wittmann Katerina Mpalaska Kornmarkt 2 Liebknechtstr. 35 D Nürnberg D Stuttgart Telefon: +49(0) (0) Fax: +49(0) (0) Internet:

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