Gelebte Prozesskette: PeP der Bestellprozess in der BA

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1 Astrid Widmann Bundesagentur für Arbeit Geschäftsbereich Einkauf Gelebte Prozesskette: PeP der Bestellprozess in der BA

2 Agenda PeP 2.0 und E-Government Ziele des Bestellprozesses der BA Mengengerüste Waren, Güter, Dienstleistungen Entwicklung und Historie von PeP 2.0 Architektur und Umsetzung Der Bestellprozess der BA Berichtswesen Ausblick Seite 2

3 PeP 2.0 und E-Government Prozessketten sind ein wesentliches Handlungsfeld des Regierungsprogrammes E-Government 2.0 und der darauf folgenden Nationalen E-Government- Strategie (NEGS) Als ein wesentliches Ziel der NEGS ist definiert: Prozessketten sind ebenenübergreifend und kundenorientiert optimiert sowie durchgängig digitalisiert. Der Bereich Einkauf der BA hat bereits zwei Prozessketten zwischen der Wirtschaft und der BA in diesem Sinne erfolgreich umgesetzt und im Einsatz: den Vergabeprozess den Bestellprozess Seite 3

4 Ziele des Bestellprozesses der BA Ganzheitliche IT-Unterstützung des Einkaufsprozesses (inkl. Vertragsmanagement) unter Nutzung vorhandener SAP- Standards der bei der BA bestehenden ERP-Landschaft Erweiterung der bestehenden SAP-Module um einheitliche Einkaufs- und Vertragsmanagementprozesse Erweiterung der Portfolioverwaltung in SAP durch ein übergreifendes Vertragsmanagement auf Basis der bestehenden Prozesskette im Einkauf Zusammenwirken der Prozesse und der gemeinsamen Schnittstellen zu bestehenden Fachanwendungen Jederzeitige Bereitstellung von vertragsrelevanten Daten und umfassendes aktuelles Controlling Interne Zielkontrolle: Durch die IT-Systeme des Einkaufs können die internen Zielvereinbarungen innerhalb des Einkaufs der Bundesagentur für Arbeit transparent, messbar und steuerbar (insbesondere über ein regelmäßiges und zeitnahes Berichtswesen) dargestellt und nachvollzogen werden Seite 4

5 Waren, Güter, Dienstleistungen Die BA bestellt u.a. Verbrauchsmaterial Büroausstattung Kraftfahrzeuge Hardware Software IT-Dienstleistungen über Katalog und Bestellsystem im SAP. Seite 5

6 Mengengerüste Elektronische Vergabeverfahren in Elektronische Angebote in Elektronische Angebote seit Anwender evergabe 450 Verträge ca Lieferanten Bestellungen pro Tag ca. 800 Anwender Bestellprozess ca Seite 6

7 Entwicklung und Historie von PeP 2.0 Aus dem Projekt BA Die Agentur zielte die Einführung von Public electronic Procurement (PeP) auf die IT-Unterstützung im Rahmen der Neustrukturierung des Beschaffungswesens der BA und als Teil der E-Government-Initiative Bund Online Die elektronische Gesamtlösung für den Einkauf wurde in vier Teilprojekten realisiert: 1. Webbasiertes Bestellsystem mit Anbindung eines Marktplatzes; Einführung Elektronische Workflow-Unterstützung für das Vergabeverfahren; Einführung Elektronische Ausschreibungsplattform zur Kommunikation mit den Bietern im Vergabeverfahren 4. Materialwirtschaftssystem mit Berichtswesen zur Unterstützung und Steuerung der Bestellabwicklung; Einführung 2006 Komponenten von PeP 2.0 PeP evergabe Vergabesystem: Vergabe von Aufträgen an Lieferanten Ergebnis: Verträge für PeP SRM Zuschlag/ Vertrag PeP SRM Bestellsystem: vergebene Verträge werden abgewickelt Ergebnis: Bestellungen Seite 7

8 evergabe in der Bundesagentur für Arbeit Verfahrensvorbereitung Erstellung VU* Bekanntmachung / Veröffentlichung evergabe-plattform Bereitstellung Software Bekanntmachungstext Bereitstellung VU* Registrierung Registrierung Download Softwarekomponenten Suche und Download der VU* Kommunikation mit dem Bieter Nachricht Kommunikation mit der Vergabestelle Angebotsöffnung Angebot Angebotsabgabe Prüfung und Wertung Zuschlagserteilung Vorinformation / Absage Vorinformation Absageschreiben *VU = Vergabeunterlagen Seite 8

9 PeP evergabe, PeP SRM und ERP im Zusammenspiel Seite 9

10 Zeitplan der Umsetzung von PeP evergabe und PeP SRM Entwicklung PeP A Einführung Bestell- und Materialwirtschaftssystem B Einführung evergabe C D Planungsphase ERM (Erweiterung Vertrags- und Bestellmanagement) Realisierungsphase ERM E F G Upgrade SRM 5.0 auf SRM 7.0 (inkl. Vertragsmanagement und Bestellabwicklung IT- Dienstleistungen Schnittstellen andere Fachverfahren (techn. Bestandsführungssystem IT) Flächeneinführung H Projektabschluss Seite 10

11 Bestellprozesskette mit PeP SRM Zuschlag Katalogpflege Bestellung Materialmanagement Plattform des Bundes BeschA Zuschlag Katalog der BA Lieferant Katalog der BA Besteller SAP-SRM Genehmiger Wareneingang/ Leistung Rechnungseingang* Rechnungsanweisung PeP SRM dient der elektronischen Abwicklung von Beschaffungen (Katalogbestellungen, Bedarfsanforderungen (Banf)) befindet sich seit 06/2006 im Flächeneinsatz mit derzeit ca Anwender bundesweit basiert auf SAP-Standardsoftware: SRM 7.0 SAP-SRM Besteller Rechnung SAP-MM Rechnungsprüfer MM (Materialwirtschaftssystem) im ECC 6.0 Rechnung SAP-FI Kasse wird ergänzt durch Katalogmanagementsystem und Transaktionsmarktplatz (extern betrieben) Seite 11

12 Bestellung von IT-Dienstleistungen über Warenkorb Seite 12

13 Berichtswesen Bestellprozess und Vertragsmanagement Tagesaktuelle Auswertungen, z.b. Abrufverhalten und Kontingentüberwachung Fünf Berichte für den Bestellprozess, z.b. Katalogabrufe Reklamationen Lieferzeiten Neu: Sieben Berichte für das Vertragsmanagement, z.b. Vertragsdetails Vertragslaufzeit Ablaufende Verträge Verträge und Volumen pro Bedarfsträger Verträge und Volumen pro Vertragspartner Zielgruppen: Geschäftsbereiche Einkauf und Facility, Bereich Controlling, Interne Services und Regionale IT-Services Vorbereitung und Grundlage für Jahresberichte und Geschäftsbericht Seite 13

14 Ausblick IT-Systeme im Einkauf 2014 PeP SRM Lifecycle Management (SRM EHP 3 und ECC EHP 7) Anbindung Kaufhaus des Bundes PeP 2.0 PeP evergabe Lifecycle Management (Major Releasewechsel 6.2 nach 7.3) Redesign kundenindividueller Softwareanteile Elektronische Rechnungsbearbeitung Ausbau Berichtsfunktionalität Ausbau Testautomatisierung Archivierung SAP BW Auswertungen zur mengen- und wertmäßigen Ausschöpfung durch Controlling, Finanzen, Einkauf und Bedarfsträger Seite 14

15 Danke für Ihre Aufmerksamkeit Seite 15