Digital von der Ambulanz bis zur Pflege

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1 Wir erleben in hohem Maße, dass die Entscheidung für ORBIS der richtige Schritt war. Wir haben im Laufe der Zeit alle unsere Forderungen und Erwartungen erfüllt bekommen. Gerhard Bauer, Geschäftsbereichsleiter Informationstechnik (MIT) Digital von der Ambulanz bis zur Pflege setzen durchgehend auf Lösungen von Agfa HealthCare

2 2 Die Digitalisierung in Gesundheitseinrichtungen hat vor vielen Jahren begonnen und Jahr für Jahr ihren Siegeszug fortgesetzt. Dies unter anderem, da die Papierdokumentation mindestens einen gravierenden Nachteil hat: Sie erzeugt Unikate, die nur an einem Ort verfügbar sind. Es ist zudem ohne adäquate IT-Lösungen - nicht nur unter Workflowaspekten schwierig, alle Dokumente aus der Medizin und Pflege Anamnesen, Diagnosen, Therapien, Krankheitsverläufe, einzelne Maßnahmen und Evaluationen, Röntgenaufnahmen und vieles mehr gesetzeskonform vorzuhalten. Bereits in den 90er Jahren haben die ersten Häuser der vorausschauend begonnen, IT verstärkt zu nutzen, um ein erstes Krankenhaus- Informationssystem (KIS) zu implementieren. Der Verbund ist im Jahr 2005 aus der Fusion zwischen den Kliniken in Kirchheim und Nürtingen entstanden, 2006 kamen das Kreiskrankenhaus Plochingen und das Paracelsus Krankenhaus Ruit dazu. Heute gehören insgesamt vier Kliniken zum Verbund. Die Kreiskliniken sind ein Haus der Grund- und Regelversorgung mit zertifiziertem Darm-, Brust-, Onkologie- und Diabetes Typ I.-Zentrum. In den Betten werden jährlich etwa Fälle stationär und gut Fälle ambulant behandelt. Alle vier Kliniken verfügen über eine eigene radiologische Abteilung, in denen jedes Jahr etwa Leistungen an über Fällen erbracht werden. Strategische Entscheidung für KIS-Partner IT-Systeme sollten nach einer gewissen Laufzeit immer wieder einer kritischen Betrachtung unterzogen werden. "Dabei haben wir festgestellt, dass das damals bestehende KIS unseren gegenwärtigen und künftigen Erwartungen nicht mehr entsprechen konnte. Es war in Teilen defizitär, so dass wir es ablösen wollten", blickt Gertrud Türk-Ihli, Pflegemanagerin in der zentralen IT der, zurück. Ein Ziel der Einführung eines integrierten KIS/RIS war es unter anderem, die Zahl der Schnittstellen zu minimieren. Hinter den Überlegungen standen jedoch auch strategische Gründe, wie Gerhard Bauer, Geschäftsbereichsleiter Informationstechnik (MIT), erläutert: "Um die Fallzahlen zu erhöhen und gleichzeitig die Verweildauer zu verkürzen, müssen die Prozessabläufe optimiert werden. Das war, kurz gesagt, der Hintergrund der KIS- Ablösung, die wir 1999 gestartet haben." Im Auswahlprozess waren die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens sowie die Integration der vorhandenen Teilverfahren wesentliche Kriterien. Darüber hinaus sollte die Lösung einen gewissen Wiedererkennungseffekt zur Papierabbildung haben und intuitiv zu bedienen sein. "Am Ende fiel die Wahl bei Ärzten, Pflegekräften und der Verwaltung einstimmig auf ORBIS. Und das haben wir bis heute nicht bereut", stellt Bauer fest. In die Systemauswahl wurden hier wie auch später etablierte Berater einbezogen, die speziell

3 3 Agfa HealthCare bietet seinen Kunden die Möglichkeit, ORBIS entsprechend anzupassen oder sogar hausindividuelle Anwendungen zu konfigurieren. Gertrud Türk-Ihli, Pflegemanagerin Informationstechnik (MIT auch die Prozessabbildungsmöglichkeiten des neuen KIS beleuchtet haben. "Am Ende fiel die Wahl bei Ärzten, Pflegekräften und der Verwaltung einstimmig auf ORBIS. Und das haben wir bis heute nicht bereut." Gerhard Bauer, Geschäftsbereichsleiter Informationstechnik (MIT Tiefe Integration von KIS und DMS 2004 folgte die Anschaffung eines unabhängigen, releasesicheren Archivs, in das die Papierakten digital übernommen werden. Hier entschieden sich die Kreiskliniken für HYDMedia, die neben ORBIS und IMPAX dritte Produktsäule der Agfa HealthCare. Heute kann direkt aus dem KIS heraus jede Altakte ab 2005 angesehen werden. Um das Archiv schrittweise zu leeren, wurden Akten von entlassenen Patienten zusammen mit den gezogenen Altakten digitalisiert. Die Integration geht aber noch einen Schritt weiter. Über die Funktion 'ORBIS to HYDMedia' können digitale Formulare aus dem KIS direkt ins releasesichere Archiv übermittelt werden. "So sparen wir die Prozesse und Kosten des Ausdrucks, Einsortierens in die Patientenakte und Einscannens", sagt Herr Bauer. Die Kreiskliniken sind mit HYDMedia auf dem Weg zum integrierten klinischen Content-Managementsystem. Es dient als strategisches Langzeitarchiv für alle Anwendungen sowie der klinischen und Verwaltungsprozesse. Dabei sind bereits die Personalakten und das Vertragsmanagement umgesetzt. Für die Zukunft ist die Umsetzung der - und Rechnungseingangsarchivierung projektiert, sowie der elektronische Postweg fest eingeplant. Digitalisierung der Radiologie Nach der Einführung des digitalen Archivs stand die Digitalisierung der Radiologie an. Dazu wurde 2008 in allen Häusern das Radiologie- Informationssystem ORBIS RIS und bis 2010 schrittweise das digitale Bildarchivierungs- und -kommunikationssystem (PACS) IMPAX eingeführt. "Damit haben wir mehrere Ziele verbunden. Durch das weitgehend filmlose Arbeiten und den Wegfall von manuellen Tätigkeiten wollten wir Kosten einsparen und die Arbeitsabläufe

4 4 Um die Fallzahlen zu erhöhen und gleichzeitig die Verweildauer zu verkürzen, müssen die Prozessabläufe optimiert werden. Gerhard Bauer, Geschäftsbereichsleiter Informationstechnik (MIT) optimieren. Mit einer verbesserten und schnelleren Bild- und Befundverfügbarkeit können wir die Behandlungsqualität steigern. "Eine immense Effektivitäts- und Qualitätssteigerung." Elisabeth Frank, IT Abteilungsleitung Informationstechnik (MIT) Die Verfügbarkeit der Röntgenbilder und Befunde eines Patienten zeitgleich an allen Standorten der Kreiskliniken kann insbesondere im Rahmen der fachübergreifenden Tumorkonferenzen und klinischen Besprechungen zum Vorteil des Patienten genutzt werden, beschreibt Prof. Dr. Holger Greess, Chefarzt der Klinik für Radiologie, die Effizienzpotenziale der integrierten RIS/PACS- Lösung. In den Kreiskliniken arbeiten die Ärzte an 31 Befund- und 34 Betrachtungsstationen, die Bilder werden klinikweit auf Web- Viewer verteilt. "Der Kampf ums Röntgenbild und die ständige Suche nach den benötigten Aufnahmen haben aufgehört. Das hat die Patientenbehandlung nicht nur in der Radiologie deutlich beschleunigt", bilanziert der Chefradiologe. Im Bereich der Radiologie gehören die Kreiskliniken dem teleradiologischen Verbund an, der sich in der Metropolregion Stuttgart engagiert. Dieser ermöglicht den Austausch zwischen den Krankenhäusern der Zentralversorgung und den Neurochirurgen bei der Einholung einer Zweitmeinung zur Anamnese des Patienten. Alles aus einer Hand Bei allen IT-Entscheidungen folgen die einer klaren strategischen Ausrichtung. "Wir bauen auf ein homogenes Gesamtsystem. Es muss schon sehr schwerwiegende Gründe geben, dass wir nach dem Motto 'Best of Breed' beschaffen", fasst IT-Leiter Gerhard Bauer das Vorgehen zusammen. "Unserer Meinung nach muss die Integration Patient - Befund - Bild aus einer Hand kommen. So gibt es auch aus ärztlicher Sicht nur selten Nachfragen nach anderen Systemen als denen der Agfa HealthCare." Genau so sind die Kliniken auch bei der Anbindung der Abteilung für Kardiologie vorgegangen, die künftig auch mit ORBIS Kardiologie-Komponenten arbeiten wird. Dieses generelle

5 5 Unserer Meinung nach muss die Integration Patient - Befund - Bild aus einer Hand kommen. Gerhard Bauer, Geschäftsbereichsleiter Informationstechnik (MIT) Vorgehen erspart unter anderem die aufwändige Programmierung und Pflege von Schnittstellen zu Fremdsystemen oder gar die Installation eines Kommunikationsservers. Das System ermöglicht den Radiologien aller Standorte übergreifend auf alle Bilder und Befunde zuzugreifen. Das führt zur Verbesserung der Behandlungsqualität. Die Kreiskliniken haben an den einzelnen Standorten Schwerpunkte gebildet, so dass die Patienten häufiger verlegt werden. Für diese Fälle muss ein sofortiger Zugriff auf alle Informationen sicher gestellt werden, was den Kreiskliniken die Systeme von Agfa HealthCare hervorragend ermöglichen. Digitale Ambulanz eigenständig im KIS umgesetzt Die Effizienz eines digitalen Krankenhauses hängt von durchgehend digitalen Prozessen ab. Viele Patienten kommen über die Ambulanz in die Klinik. In analogen Zeiten wurden dazu Ambulanzkarten manuell erstellt und von einem externen Dienstleister archiviert. Das stellte in vielfacher Hinsicht ein Problem dar, z.b. wenn einer der chirurgischen Chefärzte aus Kirchheim in einer anderen Klinik seine Sprechstunde abhält und keinen Zugriff auf die Unterlagen hat. Auch aus diesem Grund haben die den Bezug des Neubaus ermöglicht durch die größte Investition im Jahr 2010 im Landkreis Esslingen - am 26. November 2010 genutzt, um auch die Ambulanz zu digitalisieren. "Agfa HealthCare bietet seinen Nutzern die Möglichkeit, ORBIS entsprechend anzupassen oder sogar hausindividuelle Anwendungen zu konfigurieren", erläutert Gertrud Türk-Ihli, die als Vorstandsmitglied auch in der ORBIS Anwendergruppe engagiert ist. So wurden in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe eine digitale Ambulanz- und eine Leistungskarte erstellt und unter ORBIS mit Hilfe der Komponente Strukturierte Leistungserfassung und Parametriertools von Agfa HealthCare umgesetzt. In dieser Lösung wurden dann zu Krankheiten bestimmte Maßnahmen und Vorgehen

6 6 definiert, die den Mitarbeitern in der Ambulanz und der Pflege die Arbeit wesentlich erleichtern und eine hohe Qualität in der Patientenversorgung gewährleisten. "Im Patienten-Servicecenter werden in Spitzenzeiten täglich bis zu 180 Patienten aufgenommen, die stationär einbestellt werden oder in die Sprechstunde kommen. Ohne die digitale Ambulanz wäre es nicht mehr möglich, hier den Überblick zu behalten", stellt die pflegerische Leitung Claudia Kassil heraus. Eine weitere Anwendung der Anpassungsmöglichkeiten unter ORBIS kommt beim ORBIS-Planungsbogen auf den Stationen zum Tragen. Die Klinik hat diagnosespezifische Standards entwickelt, nach denen Patienten untersucht und versorgt werden. Am OP-Tag stellt sich dann immer die Frage, ob tatsächlich alle notwendigen Voruntersuchungen gemacht wurden. "Mit dem Planungsmodul haben die Stationsschwestern jetzt stets den kompletten Überblick über alle Interventionen. Das bedeutet eine immense Effektivitäts- und Qualitätssteigerung", erläutert Elisabeth Frank, IT Abteilungsleitung Medizin und Pflege. Mobile Visite erfolgreich im Einsatz Um das selbst gesteckte Ziel, vollständig papierlos zu arbeiten, zu erreichen, mussten die auch die Visiten digital durchführen. "Und auch hier bietet uns ORBIS sehr schöne Werkzeuge, so dass wir heute alle Formulare direkt in das digitale Archiv übermitteln", erläutert Gerhard Bauer. Der Weg begann bereits 2009 mit der Auswahl geeigneter mobiler Geräte für den Einsatz am Point of Care. "Nachdem Laptops bei unseren Pflegekräften nicht gut aufgenommen worden sind, haben wir Thinclient-Wagen und parallel Tablet-PCs getestet. In dieser Testphase haben uns die Tablet-PCs überzeugt", so Eva Sutus, pflegerische Bereichsleitung der interdisziplinären Privatstation.

7 7 Die Tablets 'vertragen' sich auch besonders gut mit dem KIS, da ORBIS bei den Pflegemodulen sehr viele Listenformulare vorhält, die dann stiftbasiert nur abgeklickt werden müssen. "Also auch hier ermöglicht uns die ORBIS Lösung ein schnelles und intuitives Arbeiten. Darüber hinaus verfügen die Tablets über eine 3-in-1-Funktion: dokumentieren, fotografieren und scannen", erläutert Diana Heuer, pflegerische Bereichsleitung des Darmzentrums. So können die Aufnahmen bei der Wunddokumentation direkt in die digitale Patientenakte archiviert werden. "Mit einer Digitalkamera mussten wir immer erst den Chip auslesen und die Zuordnung zum Patienten manuell vornehmen, was eine potentielle Fehlerquelle darstellte", ergänzt Oberärztin Dr. Svenja Haaga aus der Allgemeinchirurgie. Auf den Stationen ist heute ein Gerätemix im Einsatz, bestehend aus feststehenden PCs in den Dienstzimmern, Thinclient-Wagen, die eine Akkuleistung von etwa 18 Stunden haben, und Tablet-PCs. Bei denen ist ein kontinuierlicher Betrieb gewährleistet, da im laufenden Betrieb der kleine Akku ausgetauscht werden kann. Effizienz- und Qualitätssteigerung dank sauberer Prozesse Von Gesundheitseinrichtungen werden heute höchster medizinischer Standard sowie die Steigerung der Qualität in der Patientenversorgung bei gleichzeitiger Kostenreduzierung verlangt. Steigende Fallzahlen und eine Steigerung der Produktivität bedeutet für die Mitarbeiter auch eine höhere Arbeitsbelastung. "Das ist nur zu leisten, wenn das ärztliche und pflegerische Personal von administrativen Tätigkeiten entlastet wird. Die EDV soll eine Hilfe im täglichen Ablauf sein, keine zusätzliche Belastung durch Eingabe von irgendwelchen Daten. Das haben wir mit ORBIS geschafft", zieht Gertrud Türk-Ihli zufrieden Bilanz. Das unterstreicht auch Elisabeth Frank: "Software muss die Prozesse, gerade in Medizin

8 8 und Pflege, möglichst exakt abbilden, um von den Anwendern akzeptiert zu werden. Die Verfügbarkeit, auch die schnelle Anpassung, wenn sich Prozesse ändern, ist dann in der Umsetzung ein ganz wichtiger Aspekt. Hier haben wir mit Agfa HealthCare einen erfahrenen und starken Partner an der Seite." Software und mobile Dokumentation sind jedoch kein Allheilmittel. Wenn die Prozesse nicht sauber definiert sind und umgesetzt werden, hilft auch die beste IT-Lösung nicht. "Wir erleben in hohem Maße, dass die Entscheidung für ORBIS der richtige Schritt war. Wir haben im Laufe der Zeit alle unsere Forderungen und Erwartungen erfüllt bekommen", findet auch Gerhard Bauer nur lobende Worte. Agfa und der Agfa-Rhombus sind eingetragene Warenzeichen der Agfa-Gevaert N.V., Belgien, oder ihrer Tochtergesellschaften. Alle anderen Warenzeichen gehören ihren jeweiligen Besitzern und werden hier nur zu redaktionellen Zwecken ohne die Absicht einer Gesetzesübertretung genutzt. Die in dieser Publikation angegebenen Informationen dienen lediglich dem Zweck einer Erläuterung und stellen nicht unbedingt von Agfa HealthCare zu erfüllende Normen oder Spezifikationen dar. Jegliche Informationen in dieser Broschüre dienen ausschließlich dem Zwecke der Erläuterung, und die Merkmale der in dieser Publikation beschriebenen Produkte und Dienste können jederzeit ohne weitere Angabe geändert werden. Die dargestellten Produkte und Dienste sind in Ihrer Region möglicherweise nicht verfügbar. Bitte nehmen Sie bei Fragen zur Verfügbarkeit Kontakt mit Ihrem regionalen Ansprechpartner auf über agfa.com. Agfa HealthCare achtet mit der größten Sorgfalt darauf, Informationen so genau wie möglich zur Verfügung zu stellen. Für Druckfehler können wir jedoch keine Verantwortung übernehmen. Copyright 2011 Agfa HealthCare N.V. Alle Rechte vorbehalten Gedruckt in Deutschland Herausgegeben von Agfa HealthCare GmbH Konrad-Zuse-Platz 1-3 D Bonn Tel.: +49 (0)228 / Fax: +49 (0) 228 / marketing.dach@agfa.com D-AHAV