Handhabung von Blutproben und Prüfmedikation

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1 und Prüfmedikation Dr. Isabella Berger Mag. Pharm. Sonja Ernsthofer Institut Überwachung AGES Gespräch Wien, 29. Oktober Austrian Agency for Health and Food Safety Auszug aus dem Protokoll: PK Proben sind maximal 60 Minuten auf Eis zu lagern, anschließend für 10 Minuten bei 2-8 C bei 1900xg zu zentrifugieren und das dekantierte Plasma anschließend innerhalb von 90 Minuten ab Abnahme bei -70 C zu lagern

2 4 5 Beispielmangel 1: Die Einhaltung der Vorgaben des Studienplans ist anhand der Rohdaten nicht rekonstruierbar. Die protokollkonforme Durchführung der Zentrifugation wurde nicht dokumentiert. Verwendetes Equipment wurde nicht dokumentiert. Zeitpunkt der Einlagerung in den TK wurde nicht dokumentiert. 6 2

3 Was muss aufgezeichnet werden? Wer hat was, wann, wie und womit durchgeführt? Achtung: Mitunter keine Aufzeichnung in studienspezifischen Templates vorgesehen. 7 Was muss aufgezeichnet werden Ist rekonstruierbar, dass die Vorgaben des Protokolls bezüglich Probenaufarbeitung eingehalten wurden? Gilt es im Bezug auf die Handhabung der Proben besondere Lagerungsbedingungen einzuhalten (Temperatur, Licht)? Ist dokumentiert welche Geräte verwendet wurden (Zentrifugen, Messmittel)? Ist das verwendete Blutgerinnungsmittel dokumentiert? 8 Beispielmangel 2: Die korrekte Lagerung der PK Proben ist nicht rekonstruierbar. Mündliche Situationsbeschreibung Die Proben werden in einem -70 C Tiefkühler gelagert, welcher an eine zentrales Temperatur-überwachungssystem angeschlossen ist. Für den Zeitraum der Studie wurde keine Störung gemeldet. 9 3

4 Faktenbasierte Darstellung: Tiefkühler war als Leihgabe nicht vom Inventarisierungssystem und Wartungssystem des Krankenhauses erfasst. Der von der Haustechnik im Tiefkühler angebrachte Temperatursensor wurde im gesamten Studienzeitraum von 4 Jahren nie kalibriert. Keine ausreichende Leistungsqualifizierung des Überwachungssystems durchgeführt. Zum Zeitpunkt der Inspektion war der Tiefkühler defekt und außer Betrieb genommen, in der Leitstelle wurde uns gleichzeitig die korrekte Funktionsweise des Tiefkühlers bestätigt. 10 Was ist die Stabilität einer Substanz? Substanzen unterliegen einem Abbau der in Abhängigkeit von der Zeit zu einer Konzentrationsänderungen führt. Einflussfaktoren Temperatur: Für niedermolekulare Verbindungen gilt: 10 C Temperaturerhöhung bedeutet doppelte Reaktionsgeschwindigkeit. Matrix: Der Abbau ist meist abhängig von der Matrix (Blut, Plasma, Lösungsmittel). Gefrier-Auftauzyklen 11 Was muss aufgezeichnet werden? Ab wann wurde was, wo, wie und wie lange gelagert? Achtung: Mitunter keine Aufzeichnung in studienspezifischen Templates vorgesehen. 12 4

5 Was muss aufgezeichnet werden: Wird der Einlagerungsort dokumentiert (Gerätekennung)? Wird der Einlagerungszeitpunkt (Uhrzeit und Tag) dokumentiert? Wartung und Reinigung durchgeführt und dokumentiert? Gibt es eine Temperaturaufzeichnung? Werden Temperaturaufzeichnungen archiviert? Wurden die Messmittel kalibriert? Gibt es ein Alarmsystem bei Temperaturüberschreitungen? 13 Beispielmangel 3: Der Abnahmezeitpunkt der PK Proben wurde von Person A auf den Blutabnahmeröhrchen notiert. Der Abnahmezeitpunkt wurde von Person B in eine Liste übertragen und die Röhrchen unmittelbar danach verworfen, ohne Sicherstellung der Richtigkeit der übertragenen Werte. 14 Wo ist die Aufzeichnung von Rohdaten vorgesehen? Rohdaten sind immer der erste Aufzeichnungsort (elektronisch oder in Papier). Alles andere sind Überträge, Ausdrucke, Kopien. 15 5

6 Was sonst noch zu beachten ist Schulung von Studienpersonal Aufzeichnungen zu Wartung und Kalibrierung von Geräten Kennzeichnung von Blutproben Abpackung für Probenversand Dokumentation aller versandten Proben Maßnahmen zur Sicherstellung der Temperaturbedingungen beim Probenversand Dokumentation der Messmitteln für den Probentransport 16 Einhaltung der Vorgaben des Protokolls muss rekonstruierbar sein

7 19 Was muss nachvollziehbar sein? Delegation der am Prüfzentrum verantwortlichen Personen Versand übernehmende Person Zeitpunkt der Übernahme Zuordenbare Temperaturaufzeichnungen Kontrolle der Versandbedingungen ev. Quarantäne? Übernahmebestätigung an den Sponsor 20 Lagerung Geeigneter Lagerort Getrennte Lagerung von retournierter und unverbrauchter Medikation Temperaturkontolle - Verlauf (Min/Max Werte), in vorgesehenen Intervallen, vor Ausgabe! Bezug zu Lagerort, Temperaturmessgerät, Person Mittels qualifizierter Messgeräte zentrale Temperaturüberwachung? Prozess bei Temperaturabweichungen 21 7

8 Accountability laufend! Führung von Inventaraufzeichungen: Auskunft über vorliegende Prüfmedikationsmengen am Zentrum zu jedem Zeitpunkt der Studie Accountability auf PatientInnen/ProbandInnenebende: Was wurde wann von wem an welche PatientIn/ProbandIn ausgegeben(vorbereitet)/eingenommen (verabreicht)/retourniert. Übereinstimmung mit am Prüfzentrum vorhandener/retournierter Medikation Retournierung oder Vernichtung? - Prozess 22 Beispielmangel Versand : Nach Ankunft der Prüfmedikation am Prüfzentrum wurde der Logger nicht ausgelesen, sondern mit der Medikation in den Kühlschrank gelegt. 2 Tage später fiel dies dem Studienteam auf, eine Note to file wurde diesbezüglich verfasst, welche den tatsächlichen Sachverhalt nicht korrekt beschreibt (inkorrektes Datum,..). Bei Empfang der Prüfmedikation erfolgte keine zeitgerechte Kontrolle der Versandbedingungen. Der tatsächliche Sachverhalt ist über die am Prüfzentrum vorliegende Dokumentation nicht eindeutig nachvollziehbar. Es erfolgte vom zuständigen Monitor keine Information an den Sponsor. 23 Beispielmangel Lagerung: Die Temperaturkontrolle erfolgte entgegen der Sponsorvorgaben nur monatlich. Das verwendete Temperaturmessgerät ist auf den Temperaturaufzeichnungen nicht ersichtlich, Aufzeichnung der Aktualtemperatur. Die letzte Wartung des verwendeten Kühlschrankes ist nicht nachvollziehbar. Es liegt nur eine monatliche Dokumentation der Temperaturkontrolle vor, dies wurde vom zuständigen Monitor nicht beanstandet Eine Kontrolle der Aktualtemperatur ist nicht ausreichend (nicht nachvollziehbar, ob es zwischen den Auslesungen Abweichungen gab) - kalibriertes Min Max Thermometer! Die Temperaturaufzeichnungen zeigen keine Referenz zum verwendeten Messgerät 24 8

9 Beispielmangel Accountability - Inventaraufzeichnungen: Vereinzelt erfolgte die Eintragungen nicht in der zeitlichen Reihenfolge des Eintreffens der Lieferungen am Prüfzentrum Bestätigung des Eintreffens der Lieferung mit einem Datum vor dem tatsächlichen Versand Inkorrekte Angaben Kits als ausgegeben vermerkt obwohl expired und nicht ausgegeben (am Prüfzentrum vorhanden oder retourniert) Kits doppelt eingetragen mit unterschiedlichem Ankunftsdatum Datum der Rücknahme an den Sponsor auf den Inventaraufzeichnungen entspricht nicht dem Datum der Retournierung auf den Versandunterlagen zur Retournierung 25 Fragen Danke für Ihre Aufmerksamkeit! 26 9