BME-Umfrage. Top-Kennzahlen im Einkauf. Leseprobe. Durchschnittswerte und Best in Class-Kennzahlen. Kennzahlen aus 170 Unternehmen zu:

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1 BME-Umfrage Durchschnittswerte und Best in Class-Kennzahlen Leseprobe Kennzahlen aus 170 Unternehmen zu: Kosten des Einkaufs Einkaufsorganisation Lieferantenmanagement

2 Inhaltsverzeichnis Danksagung... 2 Vorwort... 3 Einkaufskennzahlen Wesentliches Element zur Standortbestimmung... 4 Umfrageergebnisse 2010 Kernaussagen... 5 Umfrageteilnehmer 2010 im Überblick... 7 BME-Einkaufskennzahlen Kennzahl 1: Einkaufsvolumen vom Umsatz Kennzahl 2: Einkaufskosten zum Einkaufsvolumen Kennzahl 3: Einkaufskosten zum Umsatz Kennzahl 4: Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf Kennzahl 5: Kosten des Bestellvorgangs Kennzahl 6: Anzahl Bestellungen je Einkäufer Kennzahl 7: Artikelanzahl je Mio. des Einkaufsvolumens Kennzahl 8: Durch Einkauf verhandeltes Einkaufsvolumen Kennzahl 9: Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge Kennzahl 10: Weiterbildungskosten je Mitarbeiter im Einkauf Kennzahl 11: Einkaufsvolumen über Internetausschreibungen Kennzahl 12: Einkaufsvolumen über Online-Auktionen Kennzahl 13: Reklamationsquote aller Lieferungen Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsfunktion Kennzahl 15: Aktive Lieferanten je Mio. Einkaufsvolumen Kennzahl 16: Anteil Bestellungen mit elektronischer (automatisierter) Rechnungsabwicklung Kennzahl 17: Materialkostensenkung Kennzahl 18: Liefertermintreue der Lieferanten zu allen Lieferungen Kennzahl 19: Anzahl Bestellposition je Bestellung Kennzahl 20: Vollkosten je Einkäufer Kennzahl 21: Einkaufskosten je Lieferant Kennzahl 22: Abrufquote auf Rahmenverträgen und Katalogen Kennzahl 23: Durchschnittswert je Bestellung Fachbeiträge Der BME Ansprechpartner Impressum... 56

3 Auswahl der Vergleichspartner: Vorgehensweise Die Einkaufskennzahlen sind ein wichtiges Instrument für die Darstellung interner Entwicklungstrends. Für Ihre Interpretation ist ausschlaggebend, dass diese nicht isoliert, sondern in Zusammenhang miteinander betrachtet werden. Wie im Vorjahr bietet die aktuelle Umfrage zwei Auswertungen an: 1. Durchschnittswerte Der wichtigste Grundsatz der Analyse ist der Vergleich mit ähnlichen Unternehmen. Deshalb wurden neben dem Durchschnitt aller Teilnehmer die Mittelwerte in jeweils fünf Branchengruppen und Umsatzklassen gebildet. 2. Best-in-Class-Werte: Die Best-in-Class-Werte setzen sich nicht aus Merkmalen unterschiedlicher Unternehmen zusammen, die in verschiedenen Kategorien am besten abgeschnitten haben, sondern bilden Profile echter Unternehmen ab, deren Einkaufsorganisation aufgrund von gelieferten Zahlen als sehr effizient eingestuft werden kann. Der praktische Nutzen einer solchen Aufstellung besteht in der Möglichkeit Rückschlüsse zu ziehen, was die Best-in-Class-Unternehmen zu solchen gemacht hat: wie sind ihre Prozesse organisiert, was genau machen sie anders bzw. besser? Highlights aus der Umfrage 2010: Die Kosten je Bestellvorgang sanken im Schnitt um weitere drei Prozent auf 119 Euro, wobei bei einigen Branchen bis zu zehn Prozent Erhöhungen festgestellt werden konnten. Die Best-in-Class-Unternehmen liegen zwischen 30 und 50 Euro je Bestellung. Die Einkaufskosten zum Einkaufsvolumen stiegen um ca. drei Prozent. Die Best-in-Class-Unternehmen hatten um rund 60 Prozent niedrigere Kosten als der Durchschnitt. Die Abrufquote aus Rahmenverträgen und elektronischen Katalogen lag bei 35 Prozent aller Bestellpositionen, wobei die Best-in-Class-Unternehmen ca. 80 Prozent erreichen konnten. Die Nutzung automatisierter Einkaufsverfahren wie Internetausschreibungen und Online-Auktionen nahm wesentlich zu. So betrug das Einkaufsvolumen über das Internet bei einigen Best-in-Class-Unternehmen bis zu 40 Prozent. Über 90 Prozent aller Teilnehmer bestätigten, dass ihre Einkaufsabteilungen in der Regel frühzeitig in die Beschaffungsprozesse eingebunden sind. 2

4 Umfrageergebnisse 2010 Kernaussagen Einkaufsvolumen in % vom Umsatz (Kennzahl 1)..Diese Kenngröße gibt einen Überblick über strukturelle Unterschiede einzelner Branchen hinsichtlich der eigenen.wertschöpfung. Diese Kennzahl steht auch in engem Zusammenhang mit der hierarchischen Einordnung des Einkaufs im jeweiligen Unternehmen. Einkaufskosten in % vom Einkaufsvolumen (Kennzahl 2)..Diese Kennzahl spiegelt sehr stark die Effizienz der Prozesse in der Beschaffung und die damit verbundenen Kosten.wider. Diese Kennzahl ist aber nicht geeignet, um den Wertbeitrag des Einkaufs zum Unternehmenserfolg zu messen. Mit dieser Kennzahl werden leider immer noch seitens der Unternehmensleitung Entscheidungen generiert, die sich für das Unternehmen langfristig als nicht zielführend erweisen können, wenn im Einkauf aus kurzfristigen Erfolgsüberlegungen Personal abgebaut wird...im Krisenjahr war diese die am meisten gefragte Kennzahl des BME. Kosten des Bestellvorganges (Kennzahl 5)..Neben der o. a. Kennzahl Einkaufskosten in % vom Einkaufsvolumen ist sie eine der interessantesten Kennzahlen des BME...Auch dieser Wert findet sich in vielen Kennzahlensystemen der Unternehmen wieder. Dies ist mit Sicherheit eine wichtige Kennzahl, wenn man sich mit der Einführung von automatisierten Bestellprozessen beschäftigt. Über mehrere Perioden betrachtet ist diese Kennzahl ein wichtiger Indikator zur Effizienzmessung von neu eingeführten Prozessen...Kritisch zu betrachten ist der Einfluss der Anzahl von Bestellungen, die gerade bei elektronischen Bestellsystemen in die Höhe schnellt, da der durchschnittliche Bestellwert deutlich nach unten geht. Die Kennzahl wird deutlich besser, ohne dass die Kosten beeinflusst werden müssen. Durch den Einkauf verhandeltes Einkaufsvolumen (Kennzahl 8)..Diese Kennzahl ist seit Beginn der Erhebung in 2007 sehr stabil und pendelt zwischen 85 und 90% ohne einen deutlichen Aufwärtstrend. Dies scheint eine Obergrenze für die Einkaufsaktivitäten zu sein. Dies bedeutet, dass bei einem Einkaufsvolumen von 100 Mio. ca. 10 bis 15 Mio. verhandelt werden, ohne dass der Einkauf eingebunden ist...vor diesem Hintergrund besteht die dringende Aufgabe des Einkaufsmanagements darin, der Geschäftsführung aufzuzeigen, welche möglichen Einsparpotenziale noch vorhanden wären. Anschließend kann entschieden werden, welche Einkaufsaktivitäten bewusst nicht durch den Einkauf wahrgenommen werden sollten. Durch langfristige Verträge verhandeltes Einkaufsvolumen (Kennzahlen 9 und 22)..Auch hier ist keine große Bewegung feststellbar. Der Durchschnitt liegt bei 50%, wobei es je nach Branche zwischen 38% und 65% schwankt...diese Stagnation verwundert etwas, da langfristige Verträge mit strategischen Lieferanten auch den Wertbeitrag des Einkaufs zum Unternehmenserfolg steigern können...diese Aussage wird verstärkt durch die Abrufquote aus Rahmenverträgen, die im Durchschnitt nur 38,55 % beträgt. Hier ist noch Optimierungspotential erkennbar. Weiterbildungskosten im Einkauf (Kennzahl 10)..Der schon im letzten Berichtsjahr niedrige Wert von je Mitarbeiter sank noch einmal um 20% auf 930 im Durchschnitt Wirtschaftskrise lässt grüssen. Dies bedeutet höchstens ein Seminar je Mitarbeiter im Jahr, was in der heutigen Zeit eindeutig als zu wenig angesehen werden kann. Damit ist ein Handlungs- und Steuerungsbedarf deutlich zu erkennen!

5 Umfrageteilnehmer 2010 im Überblick Zum ersten Mal verzeichnete die BME-Umfrage TOP-Kennzahlen im Einkauf über 170 Teilnehmer, welche knapp 200 Mrd. Einkaufsvolumen und rund Einkäufer repräsentieren. Die prozentuale Aufteilung der befragten Unternehmen nach Branchen und Umsatzklassen bilden folgende Diagramme ab. 7

6 Kennzahl 5 BME-TOP-Kennzahlen im Einkauf Kosten des Bestellvorgangs Branchenvergleich ø Alle Teilnehmer Metall-, Elektround Kunststoffindustrie, Maschinenbau Energie, Versorgung Dienstleister Chemie, Bio, Pharma KFZ-Industrie und Systemzulieferer BME e.v. 10 BME-TOP-Kennzahlen im Einkauf Kosten des Bestellvorgangs Umsatzvergleich ø Alle Teilnehmer < 50 Mio Mio Mio Mio. > Mio. BME e.v. 1118

7 Kennzahl 5 BME-TOP-Kennzahlen im Einkauf Kosten des Bestellvorgangs, in Branchenvergleich TOP 5 70,00 60,00 57,94 50,00 43,58 40,00 30,00 27,96 33,02 31,76 20,00 10,00 0,00 Metall-, Elektround Kunststoffindustrie, Maschinenbau Energie, Versorgung, GöR Dienstleister Chemie, Bio, Pharma KFZ-Industrie und Systemzulieferer BME-TOP-Kennzahlen im Einkauf Kosten des Bestellvorgangs, in Umsatzvergleich TOP 5 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 41,03 29,70 32,31 35,73 29,48 20,00 10,00 0,00 < 50 Mio Mio Mio Mio. > Mio. 20

8 Kennzahl 5 Formel Beschreibung Kosten des Bestellvorgangs Gesamtkosten der Einkaufsabteilung in Anzahl Bestellungen Einheit. Parameterdefinition Kategorie. Gesamtkosten der. Einkaufsabteilung. Anzahl Bestellungen Prozesse/Kosten Alle direkten und indirekten Kosten, die für die Durchführung der Einkaufsfunktion auf der Kostenstelle Einkauf anfallen inkl. Personalkosten, IT-/Systemkosten. Ohne Rechnungsprüfung, Qualitätssicherung etc. und ohne Erlöse für Verkäufe von Lagerhütern, gebrauchten Maschinen etc. (siehe auch Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten).. Alle Bestellungen (inkl. Abrufe aus Rahmenverträgen und Katalogsystemen) mit den Tätigkeiten von der Bedarfsentstehung bis zur Bestellung/ Vertragsschließung inkl. Reklamationsbearbeitung und Lieferantenbewertung. 21

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10 Anforderungsformular Fax-Antwort an +49 (0) Durchschnittswerte TOP 5-Werte BME-Mitglieder: 790,- zzgl. MwSt. BME-Mitglieder:. 790,- zzgl. MwSt. Nicht-BME-Mitglieder: 890,- zzgl. MwSt. Nicht-BME-Mitglieder: 890,- zzgl. MwSt.. Anrede: Frau Herr Name: Vorname: Funktion: Firma: Adresse: Tel.: Fax: BME-Mitgliedsnummer: Branche: Umsatz (2009 in Mio. ): Betriebsgröße (Mitarbeiteranzahl): Hiermit fordern wir verbindlich die TOP-Kennzahlen im Einkauf 2010 an :. Datum und Unterschrift: Ansprechpartner Volkmar Klein Bereichsleiter Benchmark-Service Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME). Bolongarostraße 82, Frankfurt. Tel.: Fax: