Etikettendruck. Handbuch

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1 Etikettendruck Handbuch

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3 Etikettendruck 1 Etiketten erstellen WinWorker Leiste Serienetiketten erstellen Vorlagen bearbeiten oder neu erstellen Zusätzliche Funktionen bei Serienetiketten Der Adressfilter Weitere Schaltflächen PDF-Funktion Abweichende Formate Druck Getesteter Etikettendrucker Beispiel: Weihnachtsbrief Weihnachtspost für Kunden Weihnachtspost für Ansprechpartner...13 Etikettendruck << Inhaltsverzeichnis

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5 Etikettendruck Wenn Sie mit einen Etikettendrucker wie den Dymo Labeldrucker arbeiten, können Sie jederzeit beliebig viele Etiketten zu Ihren Kundenadressen in der WinWorker Software drucken - entweder einzeln oder direkt so viele, wie Sie durch Filter und Sortierung bestimmt haben. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, über Ihre Microsoft Word-Schnittstelle Etiketten zu erstellen, die Sie selbst entworfen haben. 1 Etiketten erstellen Wenn Sie zu Ihrem Kunden ein Etikett erstellen möchten, beginnen Sie im Programmteil Adressverwaltung. Markieren Sie mit einem Klick einen Kunden und klicken Sie im Menüband in dem Bereich Schnittstellen auf <Microsoft Word> <Neuer Brief...>. Tipp Neuer Brief Wenn Sie einen Brief erstellen möchten, können Sie dieses Symbol oben in Ihrer Symbolleiste oder die Tastenkombination Es öffnet sich der Dialog Neuer Brief, in dem Sie rechts von der Zeile Vorlage über die markierte Schaltfläche die Möglichkeit haben, das Fenster Vorlage für neuen Brief auswählen zu öffnen. nutzen. Etikettendruck << Seite 1

6 Hier können Sie aus den Standardformaten, die als Vorlage hinterlegt sind, die für Sie geeignetste wählen und beide Dialoge mit <OK> bestätigen. Es öffnet sich nun automatisch Microsoft Word. Je nachdem, mit welcher Office Version Sie auf Ihrem Arbeitsplatzrechner arbeiten, öffnet sich ein neues Fenster in Microsoft Word. Hier werden Sie vor dem Öffnen Ihres Briefes auf die WinWorker Makros hingewiesen und müssen diese zulassen. Bei den Microsoft Word Versionen 2007 und 2010 gehen Sie wie folgt vor: In Ihrer Symbolleiste finden Sie eine Sicherheitswarnung. Öffnen Sie die <Optionen...> mit einem Klick auf die Schaltfläche. Im Dialogfenster Microsoft Office-Sicherheitsoptionen markieren Sie <Diesen Inhalt aktivieren> und bestätigen Sie das Fenster mit <OK>. Seite 2 >> Etikettendruck

7 Sollten Sie mit der Microsoft Office Word 2013 Version arbeiten, können Sie den Inhalt direkt beim Erscheinen der Sicherheitswarnung aktivieren. Es erscheint der zusätzliche Reiter ADD-INS in der Menüleiste. Sie öffnen damit eine an die WinWorker Software angepasste Symbolleiste. Außerdem ersetzt WinWorker automatisch die angezeigten Variablen durch die in Ihrer Adressverwaltung zum ausgewählten Kunden hinterlegten Informationen. Etikettendruck << Seite 3

8 1.1 WinWorker Leiste Hier eine Übersicht zu den einzelnen Symbolen aus der WinWorker Leiste: Zum WinWorker wechseln. Diesen Brief als Favorit hinzufügen. In der WinWorker Software speichern. Druckt den aktuellen Brief aus. PDF erstellen und anzeigen. Drucker einrichten. Filter und Sortierungsreihenfolge für Adressen festlegen (nur bei Seriendruck). Adressaten auswählen (nur bei Seriendruck). Zeigt die Liste der Adressen zur Auswahl an (nur bei Seriendruck). Vorhergehende bzw. nächste Adresse (nur bei Seriendruck). Drucken und nächste Adresse (nur bei Seriendruck). Ab hier drucken (nur bei Seriendruck). Ab hier als PDF exportieren und anzeigen (nur bei Seriendruck). Aktualisiert die Datensätze. Stellt die WinWorker Felder zur Auswahl, um diese im Dokument einzufügen. Felder der Varaiblen anzeigen/ ausblenden. Ansprechpartner für Brief auswählen. Brief-Eigenschaften und Einstellungen bearbeiten. Seite 4 >> Etikettendruck

9 2 Serienetiketten erstellen Eine Einladung zum Sommerfest? Der jährliche Weihnachtsgruß an alle Kunden? Eine aktuelle Information über ein neues Leistungsangebot? Immer wenn Sie mehrere Briefe verschicken möchten und dafür entsprechend viele Etiketten gleichen Formats mit den unterschiedlichen Adressen benötigen, können Sie die komfortable Seriendruckfunktion nutzen. Einmal schreiben genügt: WinWorker verbindet danach automatisch die Daten aller ausgewählten Kunden mit dem Brieftext, und Sie brauchen nur noch den Druck anzustoßen. So erstellen Sie neue Serienetiketten: Öffnen Sie wie zuvor beschrieben den Dialog Neuer Brief. Setzen Sie einen Haken in das Kästchen links neben Serienbrief erstellen und wählen Sie als Vorlage Ihr gewünschtes Etikettenformat. Mit einem Klick auf <OK> wird Word gestartet, und Sie können das Etikett bearbeiten. 2.1 Vorlagen bearbeiten oder neu erstellen Wenn Sie von einer verfügbaren Vorlage abweichen möchten, wählen Sie im vorangegangenen Dialog die markierte Schaltfläche <...>. In dem neuen Dialog können Sie entweder über <Bearbeiten> eine bestehende Vorlage bearbeiten oder über <Neue> eine neue Vorlage erstellen, die auf einer bestehenden Vorlage basieren muss. Etikettendruck << Seite 5

10 Dafür wählen Sie im Dialog Neue Vorlage erstellen eine Vorlage aus und geben einen neuen Namen ein. Bestätigen Sie beide Dialoge mit <OK>. Wenn sich Microsoft Word geöffnet hat, können Sie unter <Datei> <Drucken> bereits jetzt den Drucker auswählen. Dadurch wird eine gewisse Vorauswahl an möglichen Formaten durch Microsoft Word getroffen. Danach wechseln Sie wieder zur normalen Ansicht. Klicken Sie auf den Reiter <Seitenlayout>. Im Bereich Seite einrichten können Sie über die Schaltfläche <Format> das Format des Etiketts auswählen, über <Ausrichtung> legen Sie ein Quer- oder Hochformat fest. Über die weiteren Funktionen in den Bereichen Seite einrichten, Absatz und Anordnen können Sie Ihr Etikett ebenfalls noch Ihren Bedürfnissen anpassen. Ansonsten stehen Ihnen die üblichen Funktionen von Microsoft Word zur Verfügung, um beispielsweise im Reiter Start Textgröße und Schriftart zu verändern. Seite 6 >> Etikettendruck

11 2.2 Zusätzliche Funktionen bei Serienetiketten Zur Bearbeitung Ihrer Serienetiketten benötigen Sie zusätzliche Funktionen, die Sie über ergänzende Symbole in der Symbolleiste anwählen können. Diese Schaltflächen sind automatisch verfügbar, wenn Sie Serienetiketten bearbeiten Der Adressfilter Für Serienetiketten werden zunächst alle Kontakte aus Ihrer WinWorker Software als Adressdaten ausgewählt. Wenn Sie aber nicht alle, sondern nur bestimmte Geschäftspartner anschreiben möchten, so können Sie diese mit verschiedenen Filterfunktionen selektieren. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, erscheint der Dialog WinWorker Adressen filtern und sortieren. In diesem Beispiel suchen wir nur nach Kunden, die aus Goch oder aus Kleve kommen Weitere Schaltflächen Zeigt die Liste der Adressaten zur Auswahl der Empfänger an. Zeigt die Liste der Kunden zur Auswahl an. Brief mit Adressdaten des vorherigen/nächsten Kunden anzeigen. Angezeigtes Schreiben drucken und nächstes anzeigen lassen / alle drucken. Etikettendruck << Seite 7

12 2.2.3 PDF-Funktion Auf Wunsch können Sie Ihre Serienetiketten als PDF exportieren. Eventuell kann dieser Schritt notwendig sein, wenn Sie die Etiketten nicht direkt über Microsoft Word drucken können (siehe Kapitel 3). Zum Öffnen klicken Sie einfach auf diese Schaltfläche, um den Dialog PDF Export aufzurufen. Hier können Sie nun verschiedene Angaben zu der gewünschten PDF-Datei machen und Grenzen zur Dateigröße und Seitenzahl festlegen. 3 Abweichende Formate Hinweis Dymo Etikett Das Dymo Etikett verursachte bei Tests Probleme beim Druck über Microsoft Word. Nutzen Sie hier bitte die Möglichkeit, Ihre Etiketten über den <PDF-Druck> bzw. den <PDF-Seriendruck> auszudrucken.. Sollten Ihre Etiketten über die Druckfunktion von Microsoft Word nicht richtig ausgedruckt werden, können Sie Ihre Etiketten in der WinWorker Leiste über die Schaltflächen <PDF-Druck> oder <PDF-Seriendruck> speichern und anschließend über einen PDF-Betrachter ausdrucken. Seite 8 >> Etikettendruck

13 4 Druck Haben Sie das passende Format für Ihr Etikett gefunden bzw. selbst erstellt, können Sie den Ausdruck in Microsoft Word über den gewohnten Weg <Datei> <Drucken> oder über die Tastenkombination starten. Sie können allerdings auch über die WinWorker Leiste einen Schnelldruck über Ihren Standarddrucker veranlassen. 4.1 Getesteter Etikettendrucker Der Dymo LabelWriter 450 ist ideal für den Etikettendruck geeignet und wurde von uns ausgiebig getestet. Achten Sie bei der Einrichtung des Druckers darauf, dass Sie zuerst die Installations-CD in Ihr CD-Laufwerk einlegen und ausführen, bevor Sie den Drucker an Ihren Rechner anschließen. Befolgen Sie dann die Anweisungen aus dem Installationshandbuch des LabelWriters, um den Etikettendrucker nutzen zu können. Wählen Sie im Word-Dokument im Reiter ADD-INS die Schaltfläche, um diesen Drucker als Ausgabegerät einzurichten. Etikettendruck << Seite 9

14 5 Beispiel: Weihnachtsbrief Es ist wieder soweit: Die jährliche Weihnachtspost muss erledigt werden. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Kunden und Ansprechpartner für den Etikettendruck auswählen. 5.1 Weihnachtspost für Kunden Starten Sie im Heute zu Tun-Portal unter Adressen die <Adressverwaltung>. Alternativ nutzen Sie die Schaltfläche <Adressen> in der linken unteren Leiste. Klicken Sie nun auf einen Namen in der Adressliste. Ab jetzt sind alle Schaltflächen im Menüband nutzbar. Im Bereich Informationen verwenden Sie die Schaltfläche <... Weitere Datenfelder anzeigen>. In dem erscheinenden Dialog gehen Sie auf <Felder verwalten...>. Klicken Sie nun auf <Hinzufügen>. Im Dialog Feld hinzufügen geben Sie eine Bezeichnung ein und bestimmen den Feldtyp in einem Pulldown-Menü. In diesem Fall ist eine "Ja/Nein"-Auswahl ausreichend. Bestätigen Sie beide Fenster mit <OK>. Hinweis Erweiterte Datenfelder Sollten Sie im Kontextmenü nicht den Punkt <Erweiterte Datenfelder> finden, wurden bisher keine erweiterten Datenfelder angelegt. Wie Sie erweiterte Datenfelder anlegen, können Sie im Handbuch Adressverwaltung nachlesen. Um das neue Datenfeld sichtbar zu machen, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf den Tabellenkopf in der Adressverwaltung das Kontextmenü und wählen dort <Erweiterte Datenfelder> <Weihnachtspost>. Jetzt wird bei allen Kunden die zusätzliche Spalte "Weihnachtspost" angezeigt. Seite 10 >> Etikettendruck

15 Um direkt in der Adressverwaltung jedem Kunden einen Haken für die Weihnachtspost zuweisen zu können, klicken Sie erneut mit einem Rechtsklick in den Tabellenkopf (z.b. auf die neue Spalte "Weihnachtspost"). Hier wählen Sie im Kontextmenü <Bearbeitung aktivieren>. Nun können Sie von Zeile zu Zeile, von Kunde zu Kunde gehen und bei jedem einen Haken setzen, der Ihre Weihnachtspost erhalten soll. Hinweis Bearbeitung aktivieren <Bearbeitung aktivieren> ermöglicht Ihnen nur die Bearbeitung von den Erweiterten Datenfeldern. Jetzt können Sie Ihre Weihnachtspost verfassen. Die folgende Vorgehensweise, um die gewünschten Empfänger aus Ihrer Adressenliste heraus zu filtern, gilt - nach der Auswahl der Vorlage - sowohl für den Serienbrief selbst als auch für die Serienetiketten. Öffnen Sie dazu im Bereich Schnittstellen im Menüband über einen neuen Brief. Etikettendruck << Seite 11

16 Setzen Sie einen Haken bei Serienbrief erstellen. Über <...> öffnen Sie den Dialog Vorlage für neuen Serienbrief auswählen. Klicken Sie auf das -Symbol vor Etiketten und wählen das gewünschte Format. Bestätigen Sie mit <OK>. In der Word-Ansicht klicken Sie auf den Reiter ADD-INS. Um die Kunden auszuwählen, die Ihre Weihnachtspost erhalten sollen, klicken Sie in der Menüzeile auf die Schaltfläche. Im Dialog WinWorker Adressen filtern und sortieren klicken sie auf die Schaltfläche <Hinzufügen>. Wählen Sie als Kriterium "Weihnachtspost" und im Feld Wert "Wahr". Auf Wunsch können Sie noch weitere Filterungen vornehmen. Bestätigen Sie mit <OK> Wenn Sie mit der Auswahl der Kunden fertig sind, können Sie - wie in Kapitel 4 beschrieben - mit dem Druck der Etiketten beginnen. Seite 12 >> Etikettendruck

17 5.2 Weihnachtspost für Ansprechpartner Sie haben jetzt auch die Möglichkeit, gezielt Ansprechpartner Ihrer Kunden auszuwählen. Starten Sie dazu im Heute zu Tun-Portal unter Adressen die <Adressverwaltung>. Alternativ nutzen Sie die Schaltfläche <Adressen> in der linken unteren Leiste. Suchen Sie nach einem Kunden mit Ansprechpartnern. Diese erkennen Sie an dem -Symbol vor der Adresse. Klicken Sie auf das -Symbol. Markieren Sie mit einem Klick einen Ansprechpartner. Im Bereich Informationen im Menüband verwenden Sie die Schaltfläche <... Weitere Datenfelder anzeigen>. In dem erscheinenden Dialog gehen Sie auf <Felder verwalten...>. Klicken Sie nun auf <Hinzufügen>. Im Dialog Feld hinzufügen geben Sie eine Bezeichnung ein und bestimmen den Feldtyp in einem Pulldown-Menü. In diesem Fall ist eine "Ja/Nein"-Auswahl ausreichend. Bestätigen Sie beide Fenster mit <OK>. Etikettendruck << Seite 13

18 Hinweis Erweiterte Datenfelder Um das neue Datenfeld sichtbar zu machen, klappen Sie den oder die Ansprechpartner zu einem Kunden aus, indem Sie auf das Symbol vor dem Kundennamen drücken. Sollten Sie im Kontextmenü nicht den Punkt <Erweiterte Datenfelder> finden, wurden bisher keine erweiterten Datenfelder angelegt. Wie Sie erweiterte Datenfelder anlegen, können Sie im Handbuch Adressverwaltung nachlesen. Hinweis Bearbeitung aktivieren <Bearbeitung aktivieren> ermöglicht Ihnen nur die Bearbeitung von den Erweiterten Datenfeldern. Um direkt in der Adressverwaltung jedem Ansprechpartner einen Haken für die Weihnachtspost zuweisen zu können, klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste in den Tabellenkopf (z.b. auf die neue Spalte "Weihnachtspost"). Hier wählen Sie im Kontextmenü <Bearbeitung aktivieren>. Nun können Sie von Zeile zu Zeile, von Ansprechpartner zu Ansprechpartner gehen und bei jedem einen Haken setzen, der Ihre Weihnachtspost erhalten soll. Jetzt können Sie Ihre Weihnachtspost verfassen. Die folgende Vorgehensweise, um die gewünschten Empfänger aus Ihrer Adressenliste herauszufiltern, gilt - nach der Auswahl der Vorlage - sowohl für den Serienbrief selbst als auch für die Serienetiketten. Öffnen Sie dazu im Bereich Schnittstellen im Menüband über einen neuen Brief. Seite 14 >> Etikettendruck

19 Setzen Sie einen Haken bei Serienbrief erstellen. Über <...> öffnen Sie den Dialog Vorlage für neuen Serienbrief auswählen. Klicken Sie auf das -Symbol vor Etiketten und wählen das gewünschte Format. Bestätigen Sie mit <OK>. In der Word-Ansicht klicken Sie auf den Reiter ADD-INS. Wollen Sie die Ansprechpartner auswählen, die Ihre Weihnachtspost bekommen sollen, öffnen Sie mit einem Klick auf das Symbol den Dialog Ansprechpartner zum Serienbrief auswählen. Nutzen Sie die Option Filter definieren und legen Sie über das Pulldown-Menü hinter Feld mit der Wahl <Weihnachtspost> Ihre bereits in der Adressverwaltung markierten Empfänger fest. Setzen Sie durch einen Klick in das Feld Wert einen Haken und bestätigen Sie mit <OK>. Sie könnten natürlich noch weitere Filterfunktionen einfügen, um Ihre Empfänger weiter einzugrenzen. Sie haben jetzt alle Empfänger Ihrer Weihnachtspost ausgesucht und können nun - wie in Kapitel 4 beschrieben - mit dem Druck der Etiketten beginnen. Etikettendruck << Seite 15

20 Seite 16 >> Etikettendruck

21 Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis dürfen weder diese Anleitung noch Auszüge daraus oder sonstige Dokumentationen mit mechanischen oder elektronischen Mitteln, durch Fotokopieren oder durch irgendeine andere Art und Weise vervielfältigt oder übertragen werden. Die in den Beispielen verwendeten Firmen und sonstigen Daten sind frei erfunden, eventuelle Ähnlichkeiten sind daher rein zufällig. Dieser Anleitung liegt der zur Drucklegung aktuelle Programmstand zugrunde. Die hier enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. WinWorker Software Sander + Partner GmbH Emmericher Weg Goch Fon: +49 (0) / Fax: +49 (0) / info@winworker.de

22 Etikettendruck WinWorker Software Sander + Partner GmbH Emmericher Weg Goch Fon: +49 (0) / Fax: +49 (0) / info@winworker.de

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