Reisemanagement. Unternehmensinterne Business Prozesse und Systeme. Lösungsvorschlag für IT4Vide. Projektstart: Projektende:

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1 Unternehmensinterne Business Prozesse und Systeme Reisemanagement Lösungsvorschlag für IT4Vide Projektstart: Projektende: Geändert am: 19. Januar 2015 Autoren: Christian Danner, Jermain Bambynek, Maximilian Hupp, Stefan Hassel

2 Übersicht Aufgrund der internationalen Ausrichtung der Vide AG und der daraus resultierenden, steigenden Anzahl an Reisen der Mitarbeiter, wurde es notwendig ein Reisemanagement-Tool einzuführen. Im Rahmen dieser Projektarbeit wurde deshalb der Business-Prozess Reisemanagement analysiert, in die bestehende Prozesslandkarte eingegliedert und Schlüsselprozesse deniert. Diese müssen allerdings von einer möglichen Softwarelösung unterstützt werden. Zu den Prozessen zählen beispielsweise die Buchung von Reisen sowie die Abrechnung von Spesen. Aufgrund dessen wurden am Markt verfügbare Lösungen betrachtet und anschlieÿend anhand eines erstellten Kriterienkatalogs evaluiert. Hierbei mussten die Anwendungen auch den detailliert modellierten Teilprozess Reiseabrechnung vollständig unterstützen. Die bei der Auswertung am besten bewertete Anwendung wurde anschlieÿend in einem Testsystem umgesetzt, wobei vorrangig der Prozess der Reiseabrechnung berücksichtigt wurde. Im Bezug darauf wurden notwendige Schnittstellen zu vorhandenen SAP-Systemen in der Vide AG dokumentiert. II

3 Inhaltsverzeichnis 1 Abkürzungsverzeichnis 1 2 Projektumfeld und -ziel Projektorganisation Vorgehensweise Business Prozess Ein Überblick des Reisemanagements Der Reisemanagement-Prozess in der Prozesslandkarte Modellierung des gewählten Teilprozesses Business Systeme Erstellung eines Kriterienkatalogs Erstellen eines Marktspiegels Die Systemauswahl Evaluation SAP Evaluation HRworks Evaluation Outdoor Evaluation Viatos Fazit Implementierung eines Business Systems Der Business-Prozess im neuen Business-System Konguration eines Schlüsselprozesses Anwendung und Präsentation des kongurierten Teilprozesses Identizieren der benötigten Schnittstellen zu den SAP-Systemen Fazit 47 Literaturverzeichnis 49 Abbildungsverzeichnis 51 Tabellenverzeichnis 52 III

4 1 Abkürzungsverzeichnis CO eepk ERP ESS FI FI TV HANA HCM HR HR-CM HR-PAD HR-PD HR-FI TV HR-RC PM ITS MM PP PU SaaS SD SERV SSL TE Controlling erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette Enterprise-Resource-Planning Employee Self Services Financial Accounting Financial Accounting - Travel Management High Performance Analytic Appliance Human Capital Management Human Resources Human Resources - Compensation Management Human Resources - Personnel Administration Human Resources - Personnel Development Human Resources - Financial Accounting - Travel Management Human Resources - Recruitment Plant Maintenance IT-Service Material Management / Materialwirtschaft Production Planning and Control Purchasing Software as a Service Sales & Distribution Service Secure Sockets Layer Technik 1

5 2 Projektumfeld und -ziel Im Folgenden wird das Projektumfeld, in welchem während des WS14/15 gearbeitet wird, näher erläutert. Die Vide AG ist ein global agierendes Unternehmen, das im Premium-Automobil Sektor angesiedelt ist. Dabei setzt sie bereits jetzt die SAP Business Suite 7.0 für die interne Unternehmenssteuerung ein. Einige Fachbereiche fordern neue, zusätzliche Funktionalitäten. Es ist hierbei möglich auf alternative Softwarelösungen zurück zu greifen. Unserem Teilprojekt fällt die Aufgabe zu das Reisemanagement einzuführen. Darunter fallen die Reiseplanung, die Reisekostenabrechnung und eventuell Self-Services zur eigenständigen Beantragung und Abrechnen von Spesen durch einzelne Mitarbeiter. Das Projektziel ist somit erreicht, wenn diese Funktionalitäten für die Vide AG bereit gestellt sind. Es sind verschiedene Systeme im Einsatz und decken folgende Funktionen ab: A11 Accounting System (SAP ERP) Finanzbuchhaltung Controlling L11 Logistic System (SAP ERP) Einkauf Produktionsplanung und -steuerung Instandhaltung Lager B11 Analytics (SAP Business Warehouse on HANA) Financials Logistics H11 Human Ressources (SAP ERP HCM) Personalwesen C11 Analytics (SAP Business Warehouse on HANA) Human Capital Management 2

6 2.1 Projektorganisation 2.2 Vorgehensweise Für das Projekt werden Meilensteine deniert. Diese sind einerseits durch die Zwischen- und Abschlusspräsentation vorgegeben und andererseits im Team zu wichtigen Zeitpunkten festgelegt. Die Meilensteine bilden die Grundlage der zeitlichen Abfolge der einzelnen Projektaufgaben. Die Zeitplanung wurde im ersten Meeting grob festgelegt und im Laufe des Projektes weiter verfeinert. Die folgenden Diagramme geben einen Überblick über die Zeitplanung. 3

7 Projektplan Vide AG bis bis bis bis bis Meilensteine Projektplanung Kick-O/Teambildung Arbeitsorganisation Anforderungen 4 Anforderungen sammeln Marktspiegel Tools suchen Prozesse Prozesslandkarte

8 Projektplan Vide AG bis bis bis bis bis Meilensteine Prozesse Schlüsselprozess modellieren Tools Evaluation SAP 5 Evaluation HRworks Evaluation Viatos Evaluation Inmoti Toolauswahl Präsentation 1. Zwischenpräsentation erstellen & präsentieren 2. Zwischenpräsentation erstellen & präsentieren Ausarbeitung Ausarbeitung erstellen & abgeben

9 Projektplan Vide AG bis bis bis bis bis Meilensteine Prozesse 6 Schlüsselprozess modellieren Präsentation 2. Zwischenpräsentation erstellen & präsentieren Ausarbeitung Ausarbeitung erstellen & abgeben Softwarebereitstellung Testinstallation des Systems Teilprozess implementieren Testphase

10 Projektplan Vide AG bis bis Meilensteine Ausarbeitung 7 Ausarbeitung erstellen & abgeben Präsentation Abschlusspräsentation erstellen & präsentieren

11 3 Business Prozess Im nachfolgenden Abschnitt wird der Geschäftsprozess des Reisemanagements nach den folgenden Kriterien eingeordnet. Unternehmenserfolg Kundennutzen Regelmäÿigkeit Häugkeit Komplexität Wiederholgrad Strukturiertheit Reichweite Im Anschluss wird aufgezeigt, wo der Reisemanagement-Prozess sowie dessen Subprozesse in der Prozesslandkarte zu nden ist. Zuletzt wird in Abschnitt 3.3 der Teilprozess der Reisekostenabrechnung für die Vide AG anhand eines eepk aufgezeigt und beschrieben. 3.1 Ein Überblick des Reisemanagements Der Reisemanagement-Prozess wird als unterstützender Geschäftsprozess gewertet, da er weder direkt zum Unternehmenserfolg beiträgt, noch aus Sicht des Endkunden einen erheblichen Nutzen mit sich bringt (vgl. Abb. 3.1). 8

12 Abbildung 3.1: Unternehmenserfolg und Kundennutzen Mit dem Reisemanagement soll der organisatorische Ablauf einer Geschäftsreise ezienter gestaltet werden, um somit Verwaltungskosten zu sparen. Das Reiseaufkommen bei der Vide AG beläuft sich auf im Durchschnitt mehrere beantragte Reisen pro Tag und folgt in meist regelmäÿigen Abständen (vgl. Abb. 3.2). Abbildung 3.2: Häugkeit und Regelmäÿigkeit 9

13 Unter den Unterstützenden Geschäftsprozessen hat somit der Reisemanagement-Prozess mit unter das höchste Einsparpotential der Verwaltungskosten. Dieses Potential kann sehr gut bei der Vide AG ausgeschöpft werden, indem der Prozess weitestgehend automatisiert wird. Möglich macht dies der Reisemanagement-Prozess, da dieser wenig Komplexität aufweist und sich stark standardisieren lässt. Dies bedeutet, dass auch die Wiederholbarkeit und Strukturierbarkeit sehr hoch ist (vgl. Abb. 3.3). Abbildung 3.3: Komplexität und Wiederholungsgrad Abschlieÿend betrachtet ist der Reisemanagement-Prozess ein Routinefall mit starker Systemunterstützung und Automatisierung durch einen Workow. Da der Prozess vor allem vielen Mitarbeitern in allen Bereichen der Vide AG (hohe Reichweite) viel Arbeit abnehmen wird, gibt es somit auch keine abzusehenden Akzeptanzprobleme seitens der Mitarbeiter. 3.2 Der Reisemanagement-Prozess in der Prozesslandkarte Die Daten, die für eine Reiseabrechnung erhoben werden, sind für die Vide AG auch innerhalb des Unternehmens streng vertraulich und mitarbeiterbezogen. Da die Prozesse im Personalbereich auch unter den unterstützenden Geschäftsprozessen fällt, wird der Reisemanagement-Prozess hier zugeordnet. Personal (HR) ist daher in der Prozesslandkarte in Abb. 3.4 blau eingefärbt. 10

14 Buchhaltung (FI) Einkauf (PU) Vertrieb (SD) IT-Service (ITS) Technik (TE) Controlling (CO) Service (SERV) Produktion (PP) Personal (HR) Instandhaltung (PM) Materialwirtschaft (MM) Abbildung 3.4: Prozesslandkarte der Vide AG Level-0 Um eine eindeutige Identikation der Prozesse über alle Sichten verschiedener Prozessdokumentationen zu verwalten, werden Kurzbezeichnungen für jeden Prozessbereich eingeführt und mit jedem Detailgrad ergänzt. Der Reisemanagement-Prozess wird im weiteren Verlauf mit seiner Kennung HR-FI TV genannt und ist in Abb. 3.5 auf Level-1 der Prozesslandkarte zu sehen. Personal (HR) Personalentwicklung (HR-PD) Reisemanagement (HR-FI TV) Personalbeschaung (HR-RC) Personaladministration (HR-PAD) Vergütungsmanagement (HR-CM) Abbildung 3.5: Prozesslandkarte der Vide AG Level-1 In Anlehnung an die Standardprozesse des bereits eingesetzten SAP Systems bei der Vide AG als Best-Practice Bibliothek für Geschäftsprozesse, wurde der HR-FI TV in sechs Teilprozesse zerlegt (vgl. [SAP14b]). In Abb. 3.6 werden diese aufgezeigt, wobei der Prozess HR-FI TV-05 im nächsten Kapitel näher beschrieben wird. Reisemanagement (HR-FI TV) Planung (hr-fi tv-01) Genehmigung (hr-fi tv-02) Buchung (hr-fi tv-03) Durchführung (hr-fi tv-04) Abrechnung (hr-fi tv-05) Reporting (hr-fi tv-06) Abbildung 3.6: Prozesslandkarte der Vide AG Level-2 11

15 3.3 Modellierung des gewählten Teilprozesses In diesem Abschnitt wird der Reiseabrechnungsprozess HR-FI TV-05 genauer analysiert. Dieser Prozess stellt für die Vide AG den wichtigsten Abschnitt des Reisemanagement-Systems dar und beinhaltet die hauptsächliche Schnittstelle, die mit dem Finanzsystem interagiert. Die Vide AG setzt bei Ihrer Finanzverwaltung auf die Lösung von SAP und benötigt die Abrechnungsdaten von noch nicht festgelegten Reisemanagement-System. Die genaue Schnittstellenbeschreibung wird in Abschnitt 5.3 beschrieben. Durch die vorangegangenen Teilprozesse sind die Kopfdaten der jeweiligen Reise des Mitarbeiters bereits im System vorhanden. Zusätzlich können auch bereits einzelne Reiseposten hinterlegt sein, insofern sie bei der Gehnehmigung oder bei der Planung relevant waren. Im Grunde überschneiden sich die Prozesse Reisedurchführung und Reiseabrechnung zeitlich, da bereits Belege, die in der Abrechnung benötigt werden, bereits während der Reisedurchführung im System hinterlegt werden sollen. In der weiteren des Prozesses wird von dem Idealfall ausgegangen, dass ein Mitarbeiter erst Belege im System einreicht, wenn die Reise abgeschlossen ist und keine weiteren Kosten mehr anfallen. Nachdem der Reisende seine Geschäftsreise abgeschlossen hat, müssen Belege zu der Reise als Beweis angehängt werden. Neben elektronischen Belegen können parallel auch Kreditkartenumsätze über die Geschäftskreditkarte seperat zugeordnet werden. Sobald alle Positionen und Belege der Reise erfasst wurden, sollen anhand der unternehmensinternen Spesensätze die Reisepauschalen errechnet werden. Eine zum genehmigen der Reisekosten zugeordnete Person des Reisenden wird daraufhin benachrichtigt, um die Belege und Reiseangaben zu prüfen. Falls der Prüfer einen Fehler ndet oder einen nicht zulässigen Posten, kann dieser die Reise vorläug ablehnen und der Reisende kann Änderungen an seinem Reisekostenantrag vornehmen oder auch wahlweise komplett zurückziehen. Im Falle einer Genehmigung der Reisekosten, sollen diese an das SAP-Finanzsystem übermittelt werden, damit die Geldbeträge des Reisenden, die selbst getragen wurden, wieder erstattet werden können. Eine grasche anhand eines eepk-diagramms des HR-FI TV-05 zeigt Abb In Tab. 3.1 werden die einzelnen Symbole beschrieben. Legende Funktion Ereignis XOR Verknüpfung Prozessschnittstelle Org. Einheit Funktionsuss Belege Tabelle 3.1: Legende für das eepk-diagramm von HR-FI TV-05 12

16 Reise durchführen Quittungen Reiseende Reisebelege erfassen Kreditkartenbelege zuordnen Reisender Belege erfasst Belege zugeordnet Reisepauschalen errechnen Reisepauschalen errechnet Reiseabrechnung senden Reisender System Reisender Reisebelege anpassen Reiseabrechnung gesendet Reisebelege prüfen XOR Reiseabrechnung nicht genehmigt XOR Reiseabrechnung zurückziehen Finanzbuchhaltung Reiseabrechnung genehmigt Reiseabrechnung zurückgezogen Reisekosten übermitteln Reisekosten übermittelt Reporting erstellen Abbildung 3.7: eepk des Reiseabrechnungsprozesses HR-FI TV-05 13

17 4 Business Systeme 4.1 Erstellung eines Kriterienkatalogs Für das ssystem werden Erfüllungsgrad und Gewichtungsfaktor genutzt. Der Erfüllungsgrad besagt, wie sehr das zu bewertete Tool den Anforderungen genügt. Hierbei entspricht die Skala von 0-2, wobei 0 die schlechteste und 2 die beste ist. Der Gewichtsfaktor gibt die Wichtigkeit der jeweiligen Anforderungen an. Diese stehen stellvertretend für kann, soll und muss. Es können die Faktoren 1-3 für kann-, 4-6 für soll- und 7 für muss-anforderungen vergeben werden. Wird ein Kriterium am unteren Bereich eingestuft, wird es als weniger wichtig als andere Anforderungen erachtet. Analog zum oberen Bereich werden dieses Kriterien wichtiger als andere angesehen. Muss-Kriterien Diese Kriterien sind vom Unternehmen Vide AG vorgegeben und müssen von allen Tools umgesetzt werden. Dementsprechend werden diese mit dem Faktor 7 gewichtet (s. Tab. 4.1). Kriterium Gewichtsfaktor SAP-Schnittstelle 7 Unterstützung des gesamten Prozesses 7 Self-Services 7 Tabelle 4.1: Muss-Kriterien Soll-Kriterien Die Anforderungen, die von der Vide AG nicht explizit gefordert sind, allerdings von uns als wichtig erachtet werden, sind im Bereich von 4-6 wieder zu nden (s. Tab. 4.2). 14

18 Kriterium Gewichtsfaktor Kosten 6 Datenschutz 6 Support 5 Aktualisierung 4 Usability 4 Tabelle 4.2: Soll-Kriterien Obwohl der Punkt Kosten kein Muss-Kriterium ist, sind wir der Meinung, dass dieses Kriterium sehr wichtig ist. Ebenso genieÿt das Kriterium Datenschutz einen hohen Stellenwert, da hier mit sensiblen Daten gearbeitet wird. Das Kriterium Aktualisierung wird als weniger wichtig erachtet als Support, da im Umfeld des Reisemanagements weniger signikante Änderungen auftreten. Dabei ist zu unterscheiden zwischen neuen Funktionalitäten und Bug-Fixes vorhandener Probleme. Mindestens das jährliche Einspielen von Gesetzesänderungen ist notwendig. Auch die Benutzerfreundlichkeit wird als weniger wichtig eingestuft. Kann-Kriterien Alle weiteren Anforderungen, die optional sind, erhalten einen Gewichtungsfaktor zwischen 1-3 (s. Tab. 4.3). Kriterium Gewichtsfaktor Mehrsprachigkeit 3 Integrationsdauer 3 Kundenreferenz 2 Weitere Funktionen 1 Tabelle 4.3: Kann-Kriterien Die Integrationsdauer ist wichtiger als Kundenreferenzen, da der baldige Einsatz des Tools zu Kosten- und Zeitersparnis führt. Weitere Funktionen wurden auf 1 eingestuft, weil sie lediglich evtl. zukünftig zum Einsatz kommen könnten, allerdings aktuell nicht benötigt werden. Erklärung der Kriterien SAP-Schnittstelle Jedes Tool sollte in der Lage sein, mit den hausinternen SAP-Systemen zu kommunizieren. Dabei sollen sie Reisekosten direkt in die Finanz- und Lohnbuchhaltungssysteme übergeben können. Auch ist der Zugri auf SAP-HCM von Vorteil, um bspw. auf die Stammdaten des Personals 15

19 zuzugreifen oder die Verpegungszuschüsse des Mitarbeiters auf der Lohnsteuerkarte abzubilden (s. Tab. 4.4). 2 Zugri auf Accounting- und HR-System 1 Zugri nur auf eines der genannten Systeme 0 Zugri auf keines der genannten Systeme Tabelle 4.4: Kriterium - SAP-Schnittstelle Unterstützung des gesamten Prozesses Das Reisemanagement-Tool sollte den kompletten Prozess (s. Abb. 3.7) abbilden können, damit das Verwalten der Reisen und somit auch die Reduktion der Kosten optimal verlaufen kann (s. Tab. 4.5). 2 Gesamter Prozess 1 Unvollständiger Prozess 0 Kein Prozess Tabelle 4.5: Kriterium - Unterstützung des gesamten Prozesses Self-Services Um den Aufwand in der Reiseabteilung zu reduzieren, sollte jeder Mitarbeiter selbstständig die Reisedaten eingeben können. Hierbei sollen Reise beantragen, Eckdaten der Reise festlegen sowie Belege einreichen vom Arbeiter erledigt werden können (s. Tab. 4.6). 2 Alle Self-Services 1 Teilweise Self-Services 0 Keine Self-Services Tabelle 4.6: Kriterium - Self-Services Kosten Innerhalb von fünf Jahren sollen die Gesamtkosten von nicht überschritten werden. Zu den Kosten zählen die Miete der Software, sowie evtl. anfallende Schulungen (s. Tab. 4.7). 16

20 2 x < < x < x > Tabelle 4.7: Kriterium - Kosten Datenschutz Der Zugri von nichtberechtigten Personen auf bestimmte Daten soll ausgeschlossen werden. Deshalb soll es möglich sein, dem User bestimmte Rollen bzw. Zugrisrechte jederzeit zuzuordnen bzw. zu entnehmen. Weiterhin muss der Datenverkehr, falls er über externe Server abgewickelt wird, vollständig verschlüsselt ablaufen. Deutsches Recht muss zwingend eingehalten werden (s. Tab. 4.8). 2 Hohe Sicherheit 1 Wenig Sicherheit 0 Keine Sicherheit Tabelle 4.8: Kriterium - Datenschutz Support Support-Anfragen sollen über mehrere Kanäle möglich sein, zum einen per Telefon und per E- Mail. Darüber hinaus ieÿen Zusätzliche Angebote wie Trainingsvideos, Forum, Hilfeseiten, etc. in die ein (s. Tab. 4.9). 2 Umfangreicher Support 1 Teilweiser Support 0 Kein Support Tabelle 4.9: Kriterium - Support Mehrsprachigkeit Das Tool soll, nach Möglichkeit alle Landessprachen der Länder unterstützen, in denen Standorte der Vide AG liegen. Die volle Punktzahl gibt es, wenn das Tool die Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch und Chinesisch unterstützt. Werden nur Deutsch und Englisch unterstützt ist dies mit einem Punkt zu bewerten. Eine Unterstützung von nur einer Sprache ergibt 0 Punkte (s. Tab. 4.10). 17

21 2 Alle vorgegebenen Sprachen 1 Deutsch und Englisch 0 Nur eine der Sprachen Tabelle 4.10: Kriterium - Mehrsprachigkeit Aktualisierung Das Software-Tool sollte möglichst schnell und häug mit Updates versorgt werden. Dabei sollten nicht nur Sicherheitslücken geschlossen werden, sondern auch Änderungen der gesetzlichen Vorgaben eingebunden werden. Jedes Tool erhält je nach Anzahl der Updates pro Jahr folgende Punkte (s. Tab. 4.11). 2 Mehrmals im Jahr 1 Einmal im Jahr 0 Weniger als einmal im Jahr Tabelle 4.11: Kriterium - Aktualisierung Kundenreferenzen Die Anzahl der Firmen, die das zu bewertende Software-Produkt einsetzen, geben Aufschluss darüber, wie ausgereift ein Produkt ist. Daher sind möglichst viele Referenzen von Vorteil (s. Tab. 4.12). 2 Viele bekannte Referenzen 1 Wenige Referenzen 0 Keine Referenzen oder Angaben Tabelle 4.12: Kriterium - Kundenreferenzen Integrationsdauer Dies gibt den Zeitraum an, der benötigt wird, bis das Tool produktiv eingesetzt werden kann. Dabei ist eine möglichst kurze Integrationsdauer anzustreben (s. Tab. 4.13). 18

22 2 Wenige Tage 1 Mehrere Wochen 0 Mehr als einen Monat Tabelle 4.13: Kriterium - Integrationsdauer Weitere Funktionen In dieses Kriterium ieÿen alle zusätzlichen Funktionen ein, die zwar nice to have sind, aber nicht gefordert werden. Dabei wird nur die Anzahl der Funktionen bewertet (s. Tab. 4.14). 2 Sehr viele Funktionen 1 Einige Funktionen 0 Keine Funktionen Tabelle 4.14: Kriterium - Weitere Funktionen Usability Hiermit soll der Grad der Benutzerfreundlichkeit des Tools bewertet werden. Hierzu zählen bspw. Hinweise, Autovervollständigung, integrierte Hilfsvideos, Drag & Drop-Funktion, selbsterklärende Oberächen, etc. dazu. Weiterhin soll die Oberäche, des zu bewertenden Tools, sinnvoll und konsistent gestaltet sein und dem Anwender eine schnelle und eziente Benutzung ermöglichen (Einteilung s. Tab. 4.15). 2 Sehr benutzerfreundlich 1 Geringer Einarbeitungsaufwand 0 Hoher Aufwand zur Einarbeitung Tabelle 4.15: Kriterium - Usability 19

23 4.2 Erstellen eines Marktspiegels Für die Vide AG wird ein Tool gesucht, womit die Reisekosten des Unternehmens verwaltet werden. Dabei sollte das Reisemanagement-System zumindest alle Muss-Kriterien erfüllen, die im vorherigem Abschnitt aufgelistet wurden. Die Abb. 4.1 zeigt das Ergebnis der Recherche. (a) Datev eg (b) HRworks GmbH (c) Inmoti GmbH (d) INtex Publishing GmbH & Co. KG (e) Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (f) Pentland Firth Software GmbH (g) brain-tec AG (h) SAP AG (i) Stenzel Ingenieurbüro (j) Stollfuÿ Medien GmbH & Co. KG (k) Software Solutions Simple (l) TaskX GmbH (m) Viatos GmbH Abbildung 4.1: Auf der Suche nach einem Reisemanagement-Tool ergab das Suchergebnis der Recherche diese Produkte (a-m). Einige von ihnen unterstützen allerdings manche muss-kriterien nicht, die daher bei der Evaluation nicht einbezogen werden. 20

24 Einige Tools unterstützen nicht den kompletten Prozess bzw. können nicht mit den hausinternen SAP-Systemen kommunizieren. Da diese die muss-kriterien nicht erfüllen, werden sie für die Evaluation im Vorfeld ausgeschlossen. Somit werden folgende Systeme näher betrachtet: Reisekostenabrechnung - HRworks GmbH Outdoor - Inmoti GmbH FI TV - SAP AG Viatos - Viatos GmbH 4.3 Die Systemauswahl Im folgenden werden die verschiedenen Tools nach dem Kriterienkatalog evaluiert. Hierbei wird auf jedes Evaluationskriterium eingegangen und die Punktevergabe begründet. Zum Schluss wird das System gewählt, welches die meisten Punkte besitzt und für die Integration eines Reisemanagement-Tools im Unternehmen Vide AG genommen wird Evaluation SAP SAP-Schnittstelle Die nahtlose Integration in bestehende SAP-Systeme ist gewährleistet. Somit muss hier die volle Punktzahl vergeben werden (vgl. Tab. 4.16). 2 Zugri auf Accounting- und HR-Systeme 1 Zugri nur auf eines der genannten Systeme 0 Zugri auf keines der genannten Systeme Tabelle 4.16: SAP - SAP-Schnittstelle Gesamter Prozess Der gesamte Prozess ist mit FI TV abbildbar. Es ist möglich, den von uns modellierten Prozess inklusive dem abschlieÿenden Reporting, im System darzustellen (vgl. Tab. 4.17). 2 Gesamter Prozess 1 Unvollständiger Prozess 0 Kein Prozess Tabelle 4.17: SAP - Gesamter Prozess 21

25 Kosten Im Median kostet ein zusätzlicher Named-User in einem SAP-System ca Euro (s. [RAA09]). Mit steigender Unternehmensgröÿe sinken die Kosten pro User. Die Vide AG setzt bereits SAP- Systeme ein. Für die Kalkulation zur Kostenbestimmung werden lediglich 200 weitere Lizenzen in der neu entstehenden Abteilung zur Verwaltung des neuen Systems hinzugerechnet. Zusätzliche Wartungskosten werden nicht betrachtet (s. [Tre11]). Eine zwei-tägige Schulung durch einen Berater wird für zehn Key-Users veranlasst. Produkt Menge (Personen/Lizenzen) Nach fünf Jahren Miete Einrichtung der Anwendung keine keine zwei-tägige Schulung Tabelle 4.18: SAP - Gesamtkosten Gesamt: Aufgrund der entstehenden Kosten (vgl. Tab. 4.18) gibt es nur einen Punkt (vgl. Tab. 4.19). 2 x < < x < x > Tabelle 4.19: SAP - Kosten Self-Services Durch SAP Employee Self Services (ESS) ist auch mit dem SAP-Reisemanagement die Erstellung eines Reiseantrags und die Eingabe von Reisedaten, wie Flug, Hotel oder Mietwagen durch den Mitarbeiter selbstständig möglich (s. [SAP14b, S. 16]). Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Alle Self-Services 1 Teilweise Self-Services 0 Keine Self-Services Tabelle 4.20: SAP - Self-Services Support Da die Vide AG einen umfangreichen Support bei dem Wartungsvertrag mit SAP abgeschlossen hat und das Reisemanagement keine kritischen Anforderungen an den Support stellt, bleibt dieser weiterhin bestehen. Aus diesem Grund wird die volle Wertung gegeben (vgl. Tab. 4.21). 22

26 2 Umfangreicher Support 1 Teilweiser Support 0 Kein Support Tabelle 4.21: SAP - Support Datenschutz Daten werden auf bestehenden Kundenservern gehalten. Vorhandene Sicherheitsstandards im Unternehmen werden weiterhin eingehalten. Zu berücksichtigen wären gegebenenfalls die Datenschutzrichtlinien bei dem Einsatz von zusätzlichen mobilen Lösungen. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Hohe Sicherheit 1 Wenig Sicherheit 0 Keine Sicherheit Tabelle 4.22: SAP - Datenschutz Mehrsprachigkeit Die Vide AG arbeitet international und benötigt das Reisemanagement für Mitarbeiter verschiedener Herkunftsländer. Mehrere Sprachen werden im SAP Enterprise-Resource-Planning (ERP) unterstützt (vgl. [SAP14a]). Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Alle vorgegebenen Sprachen 1 Deutsch und Englisch 0 Nur eine der Sprachen Tabelle 4.23: SAP - Mehrsprachigkeit Aktualisierung Durch regelmäÿige Service Packs von SAP ist gewährleistet, dass die Software aktuell gehalten werden kann. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 23

27 2 Mehrmals im Jahr 1 Einmal im Jahr 0 Weniger als einmal im Jahr Tabelle 4.24: SAP - Aktualisierung Kundenreferenzen Die Software wird bei vielen (DAX notierten) Unternehmen eingesetzt. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Viele bekannte Referenzen 1 Wenige Referenzen 0 Keine Referenzen oder Angaben Tabelle 4.25: SAP - Kundenreferenzen Integrationsdauer Das Customizing am ERP-System muss vorgenommen werden. Vom Reisemanagement abhängige Personalstammdaten müssen gepegt und die Berechtigungen müssen ebenso angepasst werden (vgl. [SAP14b, S. 43]). Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Wenige Tage 1 Mehrere Wochen 0 Mehr als einen Monat Tabelle 4.26: SAP - Integrationsdauer Weitere Funktionen Die Funktionsvielfalt geht über den von uns benötigten Umfang hinaus. Allerdings sind aktuelle Funktionen wie beispielsweise Scannen und Senden von Spesenabrechnungen oder die Verwendung einer mobilen Applikation zur Buchung und Beobachtung aktueller Reisen im ERP-System nicht möglich. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 24

28 2 Sehr viele Funktionen 1 Einige Funktionen 0 Keine Funktionen Tabelle 4.27: SAP - Weitere Funktionen Usability Es werden dem Benutzer Hinweise, wie Detailinformationen oder Fehlermeldungen zu Feldern, gegeben, aber durch überladene Fenster wird der Benutzer schnell und oft überfordert. Der Einsatz ist somit nicht intuitiv und erst nach einer aufwendigen Schulungen möglich. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Sehr benutzerfreundlich 1 Geringer Einarbeitungsaufwand 0 Hoher Aufwand zur Einarbeitung Tabelle 4.28: SAP - Usability Evaluation HRworks SAP-Schnittstelle Das Reisemanagement-Tool von HRworks ist für In- und Exporte vorbereitet. So stehen der Vide AG Schnittstellen zu den gängigen Finanz- und Lohnbuchhaltungsprogrammen, wie SAP, aber auch zu Kreditkarten, Outlook oder den Personal- und Zeiterfassungssystemen zur Verfügung (s. [HRw14e]). Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Zugri auf Accounting- und HR-Systeme 1 Zugri nur auf eines der genannten Systeme 0 Zugri auf keines der genannten Systeme Tabelle 4.29: HRworks - SAP-Schnittstelle Gesamter Prozess Der gesamte Prozess konnte in der Test-Instanz durchlaufen werden. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 25

29 2 Gesamter Prozess 1 Unvollständiger Prozess 0 Kein Prozess Tabelle 4.30: HRworks - Gesamter Prozess Kosten Die Gesamtkosten über die fünf Jahre verlaufen nach dem Preismodell (vgl. [HRw14c]) wie folgt: Produkt Menge (Personen/Lizenzen) Nach fünf Jahren Miete drei-tägige Einrichtung der Anwendung zwei-tägige Schulung Tabelle 4.31: HRworks - Gesamtkosten Gesamt: Aufgrund der entstehenden Kosten (vgl. Tab. 4.31) gibt es nur einen Punkt (vgl. Tab. 4.32). 2 x < < x < x > Tabelle 4.32: HRworks - Kosten Self-Services Laut HRworks kann jeder berechtigter User selbstständig seine eigenen Reisedaten eingeben und verwalten (s. [HRw14d]). Dies konnten wir auch in der Test-Instanz nachvollziehen. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Alle Self-Services 1 Teilweise Self-Services 0 Keine Self-Services Tabelle 4.33: HRworks - Self-Services 26

30 Support HRworks bietet verschiedene Möglichkeiten an, um dem Kunden zu unterstützen (s. [HRw14f]). So hat der Kunde die Wahl ein Telefongespräch mit möglicher Nutzung von TeamViewer zu führen, im Forum Fragen zu stellen, angebotene Trainingsvideos anzuschauen oder ein Beratungsgespräch gegen Entgelt zu vereinbaren. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Umfangreicher Support 1 Teilweiser Support 0 Kein Support Tabelle 4.34: HRworks - Support Datenschutz Die Datenübertragungen zwischen HRworks und Vide AG werden durch das Sicherheitsprotokoll Secure Sockets Layer (SSL) verschlüsselt. Seit 2010 wird das Extended Validation SSL-Zertikat genutzt, welches hauptsächtlich von Banken und groÿen, seriösen Webshops genutzt wird (s. [Sch10]). Auÿerdem werden Passwörter und Kreditkartennummern als Hashwerte gespeichert, um einen zusätzlichen Schutz zu gewähren. Des Weiteren stehen die Server von HRworks in Irland, weshalb hier die europäischen Datenschutzrichtlinien eingreifen. HRworks verspricht eine Verfügbarkeit der Server und damit der gespeicherten Daten von durchschnittlich 98% pro Jahr (vgl. [HRw14a]). Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Hohe Sicherheit 1 Wenig Sicherheit 0 Keine Sicherheit Tabelle 4.35: HRworks - Datenschutz Mehrsprachigkeit Das Tool unterstützt momentan nur die deutsche und englische Sprachen. Daher gibt es hier nur einen Punkt. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Alle vorgegebenen Sprachen 1 Deutsch und Englisch 0 Nur eine der Sprachen Tabelle 4.36: HRworks - Mehrsprachigkeit Aktualisierung Es werden neben den jährlichen Aktualisierungen der Reiserichtlinien in unregelmäÿigen Abstän- 27

31 den Updates in Form von funktionalen Verbesserungen seitens HRworks gemacht. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Mehrmals im Jahr 1 Einmal im Jahr 0 Weniger als einmal im Jahr Tabelle 4.37: HRworks - Aktualisierung Kundenreferenzen Zu den Kunden von HRworks zählen unter anderem Marc O'Polo, Tele 5, SEAT und viele weitere (vgl. [HRw14b]). Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Viele bekannte Referenzen 1 Wenige Referenzen 0 Keine Referenzen oder Angaben Tabelle 4.38: HRworks - Kundenreferenzen Integrationsdauer Das deutsche Unternehmen HRworks bietet mit Reisekostenabrechnung ein Tool, welches als Software as a Service (SaaS) genutzt werden kann. Für die Inbetriebnahme wird das Starter- Paket benötigt [HRw14d]. Hierzu wird in Zusammenarbeit mit einem Berater sämtliche notwendige Kongurationen und Datenimporte binnen zwei bis drei Tagen vollzogen. Da Vide AG bald möglichst mit Hilfe des Starter-Paketes das Reisemanagement-Tool nutzen kann, erhält HRworks für die Integrationsdauer die volle Punktzahl. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Wenige Tage 1 Mehrere Wochen 0 Mehr als einen Monat Tabelle 4.39: HRworks - Integrationsdauer Weitere Funktionen Es gibt für den Kreditkartenimport eine Schnittstelle, womit die Zahlung direkt in HRworks übernommen werden können. Auÿerdem kann das Unternehmen Vide AG ihre eigenen Spesenregelungen im Reisemanagement-Tool hinterlegen. Des Weiteren können gegen Entgelt individuelle 28

32 Anpassungen der Software auf Wunsch gemacht werden. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Sehr viele Funktionen 1 Einige Funktionen 0 Keine Funktionen Tabelle 4.40: HRworks - Weitere Funktionen Usability HRworks bietet eine benutzerfreundliche Oberäche an. Hinzu kommen, dass dem Benutzer nützliche Hinweise, wie Detailinformationen oder Fehlermeldungen zu Feldern, gegeben werden. Durch Autovervollständigung und der Drag & Drop-Funktion kann eine intuitive Bedienung gewährleistet werden. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Sehr benutzerfreundlich 1 Geringer Einarbeitungsaufwand 0 Hoher Aufwand zur Einarbeitung Tabelle 4.41: HRworks - Usability Evaluation Outdoor SAP-Schnittstelle Die Software Outdoor der Inmoti GmbH beherrscht Exporte, wobei jede Schnittstelle für den Kunden individuell angepasst werden muss. Für SAP gibt es Exporte zur Personalabteilung und Finanzbuchhaltung. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Zugri auf Accounting- und HR-System 1 Zugri nur auf eines der genannten Systeme 0 Zugri auf keines der genannten Systeme Tabelle 4.42: Outdoor - SAP-Schnittstelle Gesamter Prozess Es ist möglich alle Prozesse in der Software abzubilden. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 29

33 2 Gesamter Prozess 1 Unvollständiger Prozess 0 Kein Prozess Tabelle 4.43: Outdoor - Gesamter Prozess Kosten Bei dem Modell der Software-Miete fallen pro Reisenden Kosten in Höhe von 2,35 im Monat an (vgl. [Inm14c]). Hinzu kommen die Einrichtung der Software und die Schulung der Mitarbeiter. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. Produkt Menge (Personen/Lizenzen) Nach fünf Jahren Miete zwei-tägige Einrichtung der Anwendung ein-tägige Schulung Tabelle 4.44: Outdoor - Gesamtkosten Gesamt: Aus der Tabelle ergibt sich folgende (vgl. Tab. 4.45). 2 x < < x < x > Tabelle 4.45: Outdoor - Kosten Self-Services Jeder Reisende kann selbst die Reisen erfassen und Reisekosten eintragen. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Alle Self-Services 1 Teilweise Self-Services 0 Keine Self-Services Tabelle 4.46: Outdoor - Self-Services 30

34 Support Die Inmoti GmbH bietet allen Kunden, die einen Support-Vertrag abgeschlossen haben, eine Helpline zu den eigenen Geschäftszeiten an. Sie sind von Montag bis Donnerstag von 09:00 Uhr bis 17:30 Uhr und am Freitag von 09:00 Uhr bis 12:30 Uhr erreichbar. Weiterhin besteht durch den Abschluss des Support-Vertrages eine garantierte Bearbeitung von -Anfragen am gleichen Werktag, dies geschieht über ein Ticketsystem. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Umfangreicher Support 1 Teilweiser Support 0 Kein Support Tabelle 4.47: Outdoor - Support Datenschutz Die Software wird auf unserem eigenen Server gehostet. Weiterhin sind Zugrisrollen denierbar, über die die jeweiligen Prozesse und Reports erreichbar sind. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Hohe Sicherheit 1 Wenig Sicherheit 0 Keine Sicherheit Tabelle 4.48: Outdoor - Datenschutz Mehrsprachigkeit In der Online-Dokumentation und auf der Website war nur die deutsche Sprache verfügbar. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Alle vorgegebenen Sprachen 1 Deutsch und Englisch 0 Nur eine der Sprachen Tabelle 4.49: Outdoor - Mehrsprachigkeit Aktualisierung Nach Abschluss eines Wartungsvertrages gewährt die Inmoti GmbH Zugri auf alle Software- Aktualisierungen in diesem Zeitraum. Dieser umfasst alle Updates zu gesetzlichen Änderungen, Beseitigung von Fehlern und Softwareverbesserungen. Die Updates erfolgen in der Regel mindestens einmal jährlich (vgl. [Inm14d]). Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 31

35 2 Mehrmals im Jahr 1 Einmal im Jahr 0 Weniger als einmal im Jahr Tabelle 4.50: Outdoor - Aktualisierung Kundenreferenzen Die Inmoti GmbH zählt auf ihrer Webseite (vgl. [Inm14b]) einige Kunden auf, darunter benden sich aber nur wenige bekannte Firmen wie Fiat oder Ehrmann. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Viele bekannte Referenzen 1 Wenige Referenzen 0 Keine Referenzen oder Angaben Tabelle 4.51: Outdoor - Kundenreferenzen Integrationsdauer Laut Webseite dauert die Installation der Software zwei Tage (vgl. [Inm14c]). Hinzu kommt der Programmieraufwand für die individuell zu programmierenden Schnittstellen. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Wenige Tage 1 Mehrere Wochen 0 Mehr als einen Monat Tabelle 4.52: Outdoor - Integrationsdauer Weitere Funktionen Das Tool Outdoor der Inmoti GmbH bietet nur wenige Zusatzfunktionen an. Diese sind zum einen die App Companion (vgl. [Inm14a]) für das iphone und zum anderen eine Erweiterung um 165 Währungen mit aktuellen Kursen (vgl. [Inm14e]). Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 32

36 2 Sehr viele Funktionen 1 Einige Funktionen 0 Keine Funktionen Tabelle 4.53: Outdoor - Weitere Funktionen Usability Es werden Online Tutorial-Videos angeboten. Die verfügbare Online-Dokumentation war unvollständig, nur in Deutsch und bot eine unzureichende Suchfunktion. Schulung für Mitarbeiter wird daher nötig sein. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Sehr benutzerfreundlich 1 Geringer Einarbeitungsaufwand 0 Hoher Aufwand zur Einarbeitung Tabelle 4.54: Outdoor - Usability Evaluation Viatos SAP-Schnittstelle Für SAP-Systeme wurde in Zusammenarbeit mit conovum der ViatosCompanion für SAP entwickelt, der eine Datenübertragung im IDoc-Format ermöglicht [con14]. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Zugri auf Accounting- und HR-System 1 Zugri nur auf eines der genannten Systeme 0 Zugri auf keines der genannten Systeme Tabelle 4.55: Viatos - SAP-Schnittstelle Gesamter Prozess Nach Probelauf in der Test-Instanz kann bestätigt werden, dass der gesamte Prozess abbildbar ist. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 33

37 2 Gesamter Prozess 1 Unvollständiger Prozess 0 Kein Prozess Tabelle 4.56: Viatos - Gesamter Prozess Kosten Aus unbekannten Gründen, konnte Viatos uns keine Preise über Lizenzen, Konguration und evtl. Schulungen preisgegeben. Deshalb werden die Kosten auf Grund von [Wer14] kalkuliert. Hierbei muss beachtet werden, dass zu den Lizenzen noch Einrichtungskosten hinzukommen. Auÿerdem ist es möglich, dass es ein Preismodell gibt, bei dem die Lizenzen pro User bei steigender Anzahl günstiger werden. Produkt Menge (Personen/Lizenzen) Nach fünf Jahren Miete Einrichtung der Anwendung keine keine Schulung keine keine Tabelle 4.57: Viatos - Gesamtkosten Gesamt: Aus den Gesamtkosten in Tab ergibt sich folgende für dieses Kriterium (vgl. Tab. 4.58). 2 x < < x < x > Tabelle 4.58: Viatos - Kosten Self-Services Auch hier gibt es ESS, bei der die berechtigten Personen selbstständig eine Reise beantragen sowie die benötigten Reisedaten, wie Transportmittel, Bezahldaten, etc. eingeben können. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 34

38 2 Alle Self-Services 1 Teilweise Self-Services 0 Keine Self-Services Tabelle 4.59: Viatos - Self-Services Support Es steht der Vide AG nur ein -Support zur Verfügung, bei der Viatos werktags zwschen 8.30 Uhr und Uhr erreichbar ist (vgl. [Via14a]). Falls Viatos als on-premise genutzt wird, können im Falle eines Problems Fernwartungen ermöglicht werden. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Umfangreicher Support 1 Teilweiser Support 0 Kein Support Tabelle 4.60: Viatos - Support Datenschutz Viatos bietet Vide AG die Möglichkeit die Daten der Anwendung In-House oder in einem deutschen Hochsicherheits-Rechenzentrum von Viatos abzulegen. Die Datenübertragung zwischen Server und Browser des Clients ist wie bei HRworks durch das Sicherheitsprotokoll SSL verschlüsselt (s. [Via14a]). Des Weiteren können bestimmte Rollen in der Anwendung vergeben werden, damit der Zugri auf sensible Daten eingeschränkt werden kann. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Hohe Sicherheit 1 Wenig Sicherheit 0 Keine Sicherheit Tabelle 4.61: Viatos - Datenschutz Mehrsprachigkeit Grundsätzlich sind Deutsch und Englisch als Sprache verfügbar. Aber auf Anfrage können weitere Sprachpakete hinzugefügt werden (vgl. [Via14a]). Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 35

39 2 Alle vorgegebenen Sprachen 1 Deutsch und Englisch 0 Nur eine der Sprachen Tabelle 4.62: Viatos - Mehrsprachigkeit Aktualisierung In der Regel werden bei steuerlichen Änderungen max. zwei Aktualisierungen vollzogen (s. [Via14a]). Weitere würden folgen, wenn sich an der Anwendung etwas ändert. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Mehrmals im Jahr 1 Einmal im Jahr 0 Weniger als einmal im Jahr Tabelle 4.63: Viatos - Aktualisierung Kundenreferenzen Auf der eigenen Webseite von Viatos werden einige ausgewählte Firmen aufgezählt, die das Reisemanagement-Tool nutzen (vgl. [Via14c]). Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Viele bekannte Referenzen 1 Wenige Referenzen 0 Keine Referenzen oder Angaben Tabelle 4.64: Viatos - Kundenreferenzen Integrationsdauer Das Reisemanagement-Tool von Viatos kann entweder als SaaS oder als on-premise eingerichtet werden. Laut Hersteller wird in einem ein-tägigen Workshop die Eckpunkte des modularen und prozessorientierten Systemaufbaus sowie Workows, Regelwerk und Schnittstellen deniert. Insgesamt werden mit Workshop und Bereitstellung des Reisemanagement-Systems in der Regel fünf Tage benötigt (vgl. [Via14b]). Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 36

40 2 Wenige Tage 1 Mehrere Wochen 0 Mehr als einen Monat Tabelle 4.65: Viatos - Integrationsdauer Weitere Funktionen Viatos besitzt eine mobile App, womit man auch von unterwegs eine Reise planen oder genehmigen kann. Durch Ergänzungsmodule können diverse Erweiterungen, wie Kreditkartenschnittstelle der CO2-Emissionen, hinzugefügt werden (s. [Via14d]). Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Sehr viele Funktionen 1 Einige Funktionen 0 Keine Funktionen Tabelle 4.66: Viatos - Weitere Funktionen Usability Es sind Schulungen bspw. für Power-User vorhanden, um selbst den First-Level-Support im eigenen Unternehmen zu leisten. Viatos stellt ganz klar, dass Schulungen für Mitarbeiter nicht notwendig sind, da die Benutzung sehr einfach sein soll (s. [Via14a]). Beim Durchlaufen des Prozesses in der Test-Instanz konnten wir ebenfalls feststellen, dass die Anwendung an vielen Stellen selbsterklärend war und deshalb die Anwendung leicht zu bedienen ist. Die Tab zeigt die für dieses Kriterium. 2 Sehr benutzerfreundlich 1 Geringer Einarbeitungsaufwand 0 Hoher Aufwand zur Einarbeitung Tabelle 4.67: Viatos - Usability 37

41 4.3.5 Fazit Aufgrund der vorangegangenen Evaluation der einzelnen Lösungen folgt nun, auf Basis der von uns gewählten Kriterien, die Entscheidung für die Software mit der höchsten erreichten Punktzahl. Dabei werden die einzelnen Kriterien mit ihren jeweiligen Gewichtungen berücksichtigt (s. 4.68). Evaluationskriterien GF SAP HRworks Outdoor Viatos SAP-Schnittstelle Gesamter Prozess Kosten Self-Services Support Datenschutz Mehrsprachigkeit Aktualisierung Kundenreferenzen Integrationsdauer Weitere Funktionen Usability Gesamt Σ Tabelle 4.68: Nutzwertanalyse zur Toolauswahl Das Tool Outdoor erhält eine Gesamtzahl von 88 Punkten, Viatos 90 Punkte, SAP 94 Punkte und HRworks 97 Punkte. Durch diese Nutzwertanalyse ergibt sich für das Reisemanagement der Vide AG mit den gewählten Kriterien somit HRworks als präferierte Lösung. Im Folgenden wird somit auf die Umsetzung eines Testsystems von HRworks eingegangen. 4.4 Implementierung eines Business Systems Online-Demo Um Zugang zu dem Online-Testsystem von HRworks zu erhalten, muss vorher an der kostenlosen Online-Demo teilgenommen werden. Dabei wird das Reisekostenabrechnungssystem via Teamviewer-Session und Telefonkonferenz mehreren Teilnehmern gleichzeitig erklärt. Aus unserem Team nahm Stefan Hassel an der Online-Demo am um 10:00 Uhr teil. Während der Konferenzschaltung führte ein Mitarbeiter von HRworks alle Funktionen ihres Reisekostenabrechnungssystems vor. Es wurde unter anderem auf die Funktionen der Rollen 38

42 Mitarbeiter, Vorgesetzter und Buchhalter eingegangen. Weiterhin wurden alle gestellten Fragen beantwortet. Testsystem Nach der Teilnahme an der Online-Demo wurde für uns ein Testsystem unter hrworks.de eingerichtet. Für dieses Testsystem haben wir drei verschiedene Zugänge erhalten, die jeweils unterschiedliche Zugrisrechte besitzen (s. Tab. 4.69). Mitarbeiter Organisationseinheit Login-Name Passwort Rolle(n) Oliver Born Vertrieb Born start Mitarbeiter Willi Bösch Vertrieb Bösch start Mitarbeiter, Vorgesetzter Klaus Heim Marketing Heim start Mitarbeiter, Administrator Tabelle 4.69: Login-Daten zum Demo-System von HRworks mit Rollenverteilung Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Stammdaten einsehen und ändern. Des Weiteren kann er Reisen für sich anlegen und bearbeiten. Zusätzlich bietet HRworks noch Funktionen zur Verwaltung eines Urlaubskontos an. Als Vorgesetzter kann man eine Übersicht aller seiner Untergebenen und dessen Abwesenheiten sehen. Weiterhin steht eine Übersicht über alle zur Genehmigung ausstehenden Reisen und Urlaubsanträge seiner Mitarbeiter zur Verfügung. Zusätzlich werden ihm alle Geburtstage und die Dauer der Betriebszugehörigkeit angezeigt. Im Administrator-Bereich bendet sich auch die Menüs für die Buchhaltung. Darin benden sich die Menüs zur Prüfung der Reisekostenabrechnung und deren Belege. Hier können auch Belegund Zahlungsarten bearbeitet werden. Im Demosystem enthalten ist die Firma namens FHWS mit folgender Aufbauorganisation (s. Abb. 4.2). Abbildung 4.2: Aufbauorganisation der FHWS im Demosystem 39

43 Alle Mitarbeiter, die vorher von HRworks im Demosystem angelegt wurden, sind in Abb. 4.3 zu sehen. Abbildung 4.3: Mitarbeiterliste im Demosystem 40

44 5 Der Business-Prozess im neuen Business-System 5.1 Konguration eines Schlüsselprozesses Die Software wird von HRworks als SaaS zur Verfügung gestellt. Das uns zur Verfügung stehende Demo-System wurde vollständig von HRworks vorkonguriert. Dabei ist der von uns modellierte Business-Prozess vollständig im System abgebildet. Alle Teilprozesse aus der Abb. 3.6 sind eingerichtet. Im Folgenden wird der von uns ausgewählte Teilprozess HR-FI TV-05 beschrieben. 5.2 Anwendung und Präsentation des kongurierten Teilprozesses Die Reiseabrechnung beginnt im Anschluss zum Prozess der Reisedurchführung. Dies bedeutet, dass eine Reise im HRworks-System bereits mit allen Kopfdaten angelegt und von dem Vorgesetzten genehmigt wurde. Der Reisende kann sofort Belege nach dem Anlegen einer Reise hinzufügen. Im weiteren Verlauf wird jedoch davon ausgegangen, dass der Reisende erst nach der Reisedurchführung mit der Eingabe von Belegen beginnt. In Abb. 5.2 sieht man die Oberäche des Reisenden von Herrn Born. Alle Reisen des Mitarbeiters benden sich im linken Seitenmenü unter Reisekosten und dann Reisen. Abbildung 5.1: HRworks Demo - Reise auswählen Durch auswählen der entsprechende Reise, die der Mitarbeiter abrechnen möchte und dem anschlieÿenden Klick auf Bearbeiten, wird die Reise in der Kopfdatenansicht geönet. (s. Abb. 5.2) 41

45 Abbildung 5.2: HRworks Demo - Übersicht der Reisedaten Um die zugehörigen Belege anzusehen, muss auf die Schaltäche Weiter oder im linken Seitenmenü auf Belege geklickt werden. Wie in Abb. 5.3 zu sehen ist, lassen sich über die Funktion Neu weitere Belege hinzufügen. Dabei muss der Antragsteller die entsprechende Belegart und Kostenstelle auswählen sowie eine der Sache, ein Belegdatum, eine Zahlungsart und den Bruttobetrag des Belegs eingeben. Über die Belegart schlägt das System einen passenden Steuersatz vor. Der Kostenträger kann optional angewendet werden und der Euro ist als Standardwährung vordeniert. Über die Weiter-Schaltäche gelangt man zu den elektronischen Belegen. Abbildung 5.3: HRworks Demo - Belege eingeben Die Abb. 5.4 zeigt eine Fläche, in der PDF-Dateien entweder mit einem Datei-Explorer oder über Drag & Drop auf den HRworks-Server hochgeladen werden können. Die Zahlungsnachweise entsprechen den eingescannten Belegen oder Rechnungen, die der Reisende via zugesendet bekommt. Im späteren Prozessverlauf werden diese Belege von der Finanzbuchhaltung geprüft 42

46 (s. Abb. 5.7), um anschlieÿend die Reiseabrechnung zu genehmigen. Wie bisher, gelangt man mit der Schaltäche Weiter zur nächsten Seite der Tagesangaben. Abbildung 5.4: HRworks Demo - Elektronische Belege hochladen Der Abschnitt der Tagesangaben zeigt die Berechnung der Reisespesen. In dem Reisebeispiel in Abb. 5.5 hatte der Reisende eine Hotelnacht, bei der das Frühstück inklusive war und somit im Preis inbegrien ist. Die Spesen stellen eine Aufwandsentschädigung der Speisen auf einer Reise dar. Aus diesem Grund wird das Frühstück von der Tagespauschale wieder abgezogen. Neben den Speisen und Tag/Nacht-Pauschalen können auch die Kostenträger sowie Kostenstellen angepasst werden. Sobald alle Änderungen gemacht wurden, führt die Weiter-Schaltäche zur Übersicht der Reiseabrechnung. Abbildung 5.5: HRworks Demo - Tagesangaben eingeben Unter Berichte sieht der Reisende alle Reise- und Belegdaten in einem Kostenbericht (s. Abb. 5.6). Bei Bedarf kann sich der Reisende diese Kostenübersicht mit oder auch ohne Reisebelege als PDF-Datei herunterladen oder drucken. Bevor der Bericht an die Finanzbuchhaltung gesendet 43

47 wird, kann vorher alle Reisedaten nochmals geprüft werden. Durch ein Klick auf die Schalt- äche Fertig! önet sich ein Hinweis, in der hingewiesen wird, dass keine Änderungen an der Reise gemacht werden können, sobald die Finanzbuchhaltung die Reise genehmigt hat. Durch den Klick auf die Schaltäche OK wird die Bearbeitung der Belege beendet und die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung bekommen eine Benachrichtigung, dass ein neuer Reisekostenabrechnungsantrag vorliegt. Wenn die Belege richtig sind und die Finanzbuchhaltung die Abrechnung genehmigt, wäre somit die Abrechnung für den Reisenden hier zu Ende. Im Falle einer Ablehnung, würde der Reisende eine Benachrichtigung bekommen und könnte im HRworks-System seine Reise, wie in Abb. 5.1 beschrieben, wieder suchen und bearbeiten. Abbildung 5.6: HRworks Demo - Reisebericht prüfen und absenden Für die Vide AG ist ein wichtiger Punkt, dass alle Reiseabrechnungsanträge vor der Buchung im SAP Finanzsystem auf Richtigkeit geprüft wird. Hierzu meldet sich der Buchhalter im HRworks- System an und kann im linken Seitenmenü unter Reisekostenprüfung weiter unter Prüfung elektronische Belege alle fertig gestellten Reisekostenanträge von jedem Mitarbeiter einsehen. Dort muss zuerst die entsprechende Reise ausgewählt werden. Die Bezeichnung der Reise wird aus dem Namen des Reisenden, Bezeichnung der Reise sowie der Reisezeitraum generiert. Die Buchhaltung bekommt alle Reisekopfdaten angezeigt sowie die Summe der kompletten Reise und der zu erstattenden Betrag an den Reisekostenantragsteller. Unter dem Reiter Berichte nden sich wieder alle hochgeladen elektronischen Belege. Ist der Buchhalter mit der Reisekostenabrechnung zufrieden, kann diese über Buchhaltung gepr. OK abgeschlossen werden. Da HRworks eine Schnittstelle zu SAP besitzt, werden die Buchungssätze über Nacht an das SAP A11 System übermittelt. Die Reisekostenabrechnung ist somit faktisch aus der Sicht des Reisemanagements in HRworks beendet. Eine Überweisung der Kosten auf das Konto des Reisenden wird durch das SAP Accounting System durchgeführt. 44

48 Abbildung 5.7: HRworks Demo - Reisegenehmigung durch Buchhalter 5.3 Identizieren der benötigten Schnittstellen zu den SAP-Systemen Um das HRworks-System in der Vide AG einzuführen und eine Anbindung an das bereits eingesetzte SAP ERP-Suite zu gewährleisten, wurden vier Schnittstellen zwischen den Systemen identiziert (vgl. Abb. 5.8). Drei der Schnittstellen, deren Daten auf seitens SAP ERP-Suite liegen, haben lediglich bei der Einführung und Konguration von HRworks eine bedeutende Rolle. Diese werden jedoch trotzdem als Schnittstelle bezeichnet und nicht als Datenimport, da diese Daten stets aktuell sein müssen und somit mit dem SAP-System abgeglichen werden muss. Der Zyklus der Aktualisierung ist jedoch nicht so hoch wie die Schnittstelle Reisekostensätze. Diese Schnittstelle soll einmal täglich vom HRworks-System in das SAP-System übermittelt werden. Diese beinhaltet alle Buchungssätze, die auf dem SAP A11 Accounting-System der einzelnen Kostenstellen und Kostenträgern zugebucht werden muss. Bevor jedoch der Reisemanagement Prozess das erste Mal im HRworks-System durchgelaufen werden kann, müssen die Personalstammsätze, Belegarten als auch die Kostenstellen vom SAP A11 System auf HRworks kopiert werden. Für die Personalstammsätze werden jedoch nicht alle Mitarbeiter der Vide AG kopiert, sondern nur diejenigen, die ein Reiserecht zugesprochen bekommen haben. Die Belegarten und Kostenstellen sind nötig, damit HRworks die Buchungssätze für das SAP A11 System korrekt erstellt und es bei der Übertragung der Reisekostensätze keine Probleme bei der Kostenzuordnung gibt. Während es bei den Personalstammsätzen in der Vide AG recht häug zu Änderungen kommen kann, gibt es bei den Belegarten und Kostenstellen nur ein sehr geringes Änderungsaufkommen. Eine genaue der zu übertragenden Daten der jeweiligen Schnittstellen ist in der Tab. 5.1 beschrieben. 45

49 Abbildung 5.8: Die Schnittstellen zwischen SAP und HRworks Nachbarsystem Schnittstelle ausgestauschten Daten HRworks Personalstammsätze Personalnummer, Benutzerkennung, Mitarbeiter Nachname, Mitarbeiter Vorname, adresse, Organisations ID, Kreditkartennummer HRworks Belegarten Beleg ID, Beleg Name, Steuersatz, Versteuerung, Hotel, Null-Belege, Fahrzeug, Bewirtung, Storno HRworks Kostenstellen Kostenstellen ID, Kostenstellen Name SAP Reisekostensätze Personalnummer (Reisende), Reise ID, Belegart ID, Belegbeschreibung, Kostenstellen ID, Betrag, Bezahlart Tabelle 5.1: Schnittstellenbeschreibung 46

50 6 Fazit Abschlieÿend fassen wir als Team unsere Eindrücke und gemachten Erfahrungen der letzten Monate zusammen. Die durch die Vide AG an uns gestellten Aufgaben im Rahmen der Vorlesung wurden nach unserer Einschätzung mit der idealen Softwarelösung durchgeführt. Ebenfalls wurde der vorgegebene zeitliche Rahmen für die Umsetzung unseres Teilprojekts Reisemanagement eingehalten. Die gute Zusammenarbeit der Teammitglieder erleichterte die Bearbeitung der Aufgaben während der gesamten Projektlaufzeit. Nachdem sich unser Team zusammengefunden hat und die Organisation sowie das Vorgehen für das Projekt geklärt waren, wurde unser Teilprojekt in eine Prozesslandkarte eingegliedert. Diese wurde für unsere Teilprozesse bis Level 2 erstellt. Die Prozesslandkarte bildete die Grundlage für den von uns detailliert abgebildeten Teilprozess HR-FI TV-05 (Abrechnung von durchgeführten Reisen). Softwarelösungen kamen nur in Frage, wenn dieser Prozess im Ganzen unterstützt wird. Dieser und andere Aspekte wurden bei unserer Evaluation berücksichtigt. Am Ende kristallisierte sich HRworks als Sieger mit dem passendsten Funktionsumfang heraus. Zu erwähnen ist an dieser Stelle die vorbildliche Zusammenarbeit seitens HRworks, vor allem mit Frau Cornelia Meier (Administration). Anfragen wurden stets schnell und hilfreich beantwortet. Ebenfalls führte ein Mitarbeiter bei einer einstündigen Schulung sicher und kompetent durch die eigene Software. Die Hochschule stellte hierfür einen Raum und ein Telefon kostenfrei zur Verfügung. Der von uns modellierte Prozess konnte in einer bereitgestellten Testumgebung vollständig umgesetzt werden. Ebenfalls wurden die Schnittstellen in bestehende Systeme bei der Vide AG beschrieben. Die von uns eingesetzte Software zur Projektunterstützung ermöglichte eine reibungslose Zusammenarbeit im Team. Dazu zählte einerseits GroupMe als Instant Messenger, andererseits Google Drive. Letzteres führte durch fehlerhafte Versionsverwaltung und Mängel bei der Synchronisation der angelegten Dokumente teilweise zu Fehlern und dem daraus resultierenden Mehraufwand (vgl. Abb. 6.1). Abbildung 6.1: Synchronisationsprobleme mit Google Drive 47

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