Handbuch. Afinion Project-Viewer für MS Project, Excel und SAP PS

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1 Handbuch Afinion Project-Viewer für MS Project, Excel und SAP PS Version 6.0 Copyright Afinion AG Alle Rechte vorbehalten Afinion AG Tel. +41 /(0)56/ Giessenstrasse 13 Fax +41 /(0)56/ CH-5322 Koblenz 1

2 Inhalt 1 Download und Start von Afinion Project-Viewer Starten von Afinion Project-Viewer und Afinion Project-Viewer erneut starten Einlesen des Lizenzschlüssels Projektbetrachtung mit Afinion Project-Viewer Allgemeines Projekt öffnen aus einer Datenbank Afinion Project-Viewer mit.mpp Afinion Project-Viewer mit.xls (Excel) Anfang Ende Ebene und/oder Hierarchie Vorgänger Textfeld Eingerücktes Textfeld Afinion Project-Viewer Dateien laden Mit MS Access starten Afinion Project-Viewer mit MSSQL Server starten Afinion Project-Viewer mit DSN starten Afinion Project-Viewer und SAP PS Arbeiten mit Afinion Project-Viewer Allgemeines Ressourcengesteuertes Anzeigen Die Schaltflächen von Afinion Project-Viewer Anpassen der Tabellenansicht Vergrößern/Verkleinern des Balkendiagramms (Ansicht(Gantt) Einstellungen der Lupe Modifizieren der Abschnittsbreite Einstellen des Datums für die Spaltenansicht Drucken mit Afinion Project-Viewer Die Schaltflächen der Druckfunktion Windows (Rooming User, Terminal Server, Citrix) Linux, Mac OS X, Solaris, andere Unix- Varianten Schnittstellen von Afinion Project-Viewer Afinion Project-Viewer und Outlook Tätigkeiten nach Outlook exportieren Outlook anpassen Einrichtung der Zeiterfassung in Afinion Project-Viewer Grundsätzliches Erste Schritte Grundsätzliche Entscheidungen Wichtig: Erweitern der Zeitphasen in MS Project Definition der Feldbelegungen Deinstallieren / Entfernen von Afinion Project-Viewer

3 1 Download und Start von Afinion Project-Viewer Der Download von Afinion Project-Viewer erfolgt über eine unserer Homepages Hier finden Sie den Afinion Project-Viewer, zum herunterladen und umfangreiche Informationen unter: Software Afinion Project-Viewer. Beim Afinion Project-Viewer handelt es sich um eine Java-Applikation. Aufgrund dessen ist es möglich Afinion Project-Viewer auf den Betriebssystemen Windows PC, Mac (OS/X), SUN (Solaris) und Linux zu verwenden. Die Funktionen nach Outlook exportieren, sowie der Zugriff auf MS Access Datenbanken ist jedoch nur mit Windows als Betriebssystem möglich. Möchten Sie Pläne aus SAP PS ansehen und ist auf Ihrem Rechner SAP GUI installiert lesen Sie bitte vorher die Installationsanweisung auf unserer Homepage. Speichern Sie die Datei project-viewer.exe oder project-viewer.zip (MAC, SUN; Linux, Unix Version) in ein Verzeichnis Ihrer Wahl. Starten Sie die Datei projectviewer.exe bzw. project-viewer.jar (nach dem Entpacken der zip-datei mit einem Doppelklick. In der folgenden Bildschirmmaske geben Sie das Verzeichnis an, in welchem Afinion Project-Viewer abgelegt werden soll. Als Standard-Pfad ist C:\Programme\Afinion\Project Viewer vorgegeben. Durch Betätigen der Schaltfläche Wählen können Sie das Zielverzeichnis wechseln. 3

4 Im Anschluss daran fragt Sie das Programm nach den zu installierenden Verknüpfungen. Diese können Sie nun bestätigen oder einzelne bzw. alle abwählen. Anschließend starten Sie den Installationsvorgang durch Betätigen der Schaltfläche Installieren. Nach erfolgreichem Abschluss der Installation erhalten Sie die Information, dass der Installationsvorgang erfolgreich abgeschlossen wurde und bestätigen diese mit Fertigstellen. 4

5 2 Starten von Afinion Project-Viewer und Afinion Project-Viewer erneut starten Nach dem ersten Start von Afinion Project-Viewer wird in der rechten Hälfte der Taskleiste das Afinion Project-Viewer Symbol eingeblendet. Dieses bleibt bestehen, bis Sie den Rechner ausschalten bzw. dieses mit der rechten Maustaste schließen. Haben Sie den Viewer geschlossen können Sie mit einem Klick auf das Symbol, diesen wieder rasch starten und einen Plan betrachten. Dieser Start ist erheblich schneller als der erste, da die Startdateien nicht mehr erneut geladen werden müssen. 2.1 Einlesen des Lizenzschlüssels. Öffnen Sie im Menüdialog: Information das Fenster Lizenz Information. Lesen Sie den Lizenzvertrag und klicken Sie rechts oben auf: Lizenzdatei einlesen 5

6 Wahlen sie den Ort aus, in den Sie die Lizenzdatei kopiert haben (hier Verzeichnis SPS), markieren Sie die Lizenzdatei und klicken Sie nun auf Öffnen Nun erscheint der Abschlussdialog, der Ihnen bestätigt, dass das Einlesen des Lizenzschlüssels erfolgreich war. Bitte beachten: Das Verzeichnis, in dem sich die Lizenzdatei befindet, darf auch schreibgeschützt sein, da die Daten nur gelesen werden. Bestätigen Sie mit OK und dann im Lizenzdatei-Fenster nochmals mit OK. Beenden Sie nun das Programm über: Vollständig beenden!! Wenn das Einlesen erfolgreich war, ist nach dem Neustart die Anzeige der Resttage Ihrer Testperiode verschwunden. Sollten Sie den Lizenzschlüssel nicht einlesen können, kann es sein, dass Ihr Administrator Ihnen nur Leserechte auf dem Verzeichnis eingeräumt hat und das Programm den Lizenzschlüssel nun nicht in diesem Verzeichnis ablegen kann! In diesem Fall wenden Sie sich an den Administrator. Im obersten blauen Balken des Afinion Project-Viewers sehen Sie dann die von Ihnen lizensierte Version 6

7 3 Projektbetrachtung mit Afinion Project-Viewer 3.1 Allgemeines Nach dem Start von Afinion Project-Viewer sehen Sie den Eröffnungsbildschirm mit Links zu verschiedenen Dokumenten. Sie können nun über das Menü Datei entweder eine.mpp- oder.xls- Datei oder eine Datenbank öffnen, ein Projekt aus einer bestehenden Datenbank laden oder über die Sicherheitsmechanismen von Smart Project Server auf ein Projekt zugreifen. Letztere Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie Smart Project Server lizensiert haben 3.2 Projekt öffnen aus einer Datenbank Möchten Sie mit Afinion Project-Viewer direkt auf eine Datenbank zugreifen, wählen Sie bitte Verbindungsmanager. Durch Betätigen der Schaltfläche Verbindungsmanager wird eine Oberfläche gestartet, der Ihnen die Möglichkeit gibt auf eine von Ihnen auszuwählende Datenbank oder das Netzlaufwerk von dem Sie eine mpp oder xls Datei laden möchten zuzugreifen bzw. eine Verbindung zu Ihrem SAP Server herzustellen. Möchten Sie mit Afinion Project-Viewer eine Verbindung zu einer Datenbank herstellen, müssen Sie grundsätzlich mit dem Verbindungsmanager eine neue Verbindung erzeugen. Es stehen Ihnen grundsätzlich acht Möglichkeiten zur Verfügung, um auf Projektdaten zuzugreifen, je nachdem, wie diese Daten im Unternehmen gespeichert sind. Nachfolgend werden die verschiedenen Möglichkeiten ausführlich beschrieben. 7

8 Nach Betätigen der Schaltfläche wählen Sie die gewünschte Datenverbindung aus, indem Sie auf einen der Reiter klicken, dann die notwendigen Daten eingeben und die Eingaben speichern. Mit Verbinden stellen Sie dann eine Datenbankverbindung her. Sie können selbstverständlich auch eine bestehende Verbindung auswählen, indem Sie eine aus der Liste oberhalb anklicken und anschließend mit Verbinden eine Verbindung zur Datenbank herstellen. 3.3 Afinion Project-Viewer mit.mpp Zunächst haben Sie die Möglichkeit im Verbindungs-Manager nach setzen des.mpp Reiters über ein Explorer-Auswahlfenster zu öffnen, in dem Sie die gewünschte Datei angeben können. Sie können auch direkt eine Verbindung zu einem.mpp-plan herstellen. Hierzu schließen Sie den Verbindungsmanager. Über Menü Datei Datei Öffnen gelangen Sie zu einem Explorer-Auswahlfenster, in dem Sie den entsprechenden Plan auswählen und öffnen können. 3.4 Afinion Project-Viewer mit.xls (Excel) Bitte beachten Sie: Das Format.xlsx von Excel 2007 ist kein xls Format. Deshalb müssen Sie die Tabelle in der Version Excel abspeichern! Nach dem Öffnen der Excel Datei wird Ihnen eine Tabelle und wenn möglich (wenn die Überschriften übereinstimmen) ein Balkenplan angezeigt. (s.u.) 8

9 Ist dies nicht der Fall, müssen Sie dem Afinion Project-Viewer zunächst mitteilen, wo welche Projektinformationen gespeichert sind. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Überschriften und wählen den zutreffenden Eintrag aus. Hierbei haben Sie folgende Möglichkeiten zur Auswahl: Anfang Definiert den Balkenanfang Ende Definiert das Balkenende Ebene und/oder Hierarchie Definiert die Projektstruktur. Dabei haben Sie die Möglichkeit entweder eine Ebeneninformation zu verwenden also z.b. Ebene 1,2,3,4 usw. oder eine Hierarchiestruktur z.b. 1.1, 1.2, 1.1.1, usw.. Hierbei werden nur die Ebenen ausgewertet. Die Zahlen selbst sind für die Darstellung nicht relevant. Dabei ist der trennende Punkt zwingend! Welche Form der Ebenendarstellung Sie verwenden ist Ihnen überlassen. Je nachdem, was Sie für Ihre Zwecke bevorzugen Vorgänger Definiert die Vernetzung der Balkenplandarstellung. Wählen sie keine Vorgängerliste, so werden nur die Balken dargestellt, so wie hier zu sehen: 9

10 Wenn Sie eine Vorgängerliste verwenden und diese darstellen wollen, so wird anschließend die Liste mit den Verknüpfungen dargestellt. (s.u.) Bitte beachten: Die Vorgängerliste muss gleich verwendet werden wie in Microsoft Project: also nur die Vorgängernummer. Bei mehreren Verknüpfungen müssen diese durch ein Semikolon getrennt sein Textfeld Definiert die entsprechende Spalte als Textfeld und zeigt die Informationen in diesem Feld nur im Spaltenteil an. Wertet die Information also nicht für den Balkenplan aus Eingerücktes Textfeld Verwendet entweder die Hierarchie oder Ebene, je nachdem was zur Darstellung der Summenvorgänge in der Tabelle (s.u.) verwendet wurde. Maßgeblich für die Einrückung des Texts ist das zuletzt ausgewählte Ebenenmodell (Ebene oder Hierarchie). 10

11 Haben Sie für Ihren Fall eine entsprechende Auswahl und Darstellung getroffen, können Sie diese nun in Ihr Excelprojekt zurückschreiben, so dass der Afinion Project-Viewer diese bei jedem Start sofort auswerten kann. Hierzu klicken Sie auf einem beliebigen Spaltenkopf die rechte Maustaste und wählen aus. Beim nächsten öffnen der Datei stellt der Afinion Project-Viewer die Daten wieder gemäß dieser Definition dar. Möchten Sie mehrere Ansichten verwenden gehen Sie wie folgt vor: Stellen Sie die Daten so dar, wie Sie diese sehen möchten und wählen Sie mit der rechten Maustaste auf Spaltenzuordnung speichern. Vergeben Sie einen geeigneten Namen (hier Standard) und klicken Sie auf OK. 11

12 Nun können Sie jederzeit die notwendige Ansicht über Administration/Excel Spaltendefinitionen verwalten aufrufen (s.u.) Wählen Sie die gewünschte Ansicht aus und klicken Sie auf Anwenden. Möchten Sie eine dieser Spaltendefinitionen für ein anderes Projekt verwenden, können Sie diese exportieren. Dabei werden die Spaltenüberschriften in eine neue Exceltabelle kopiert. Dort können Sie diese dann mit Daten hinterlegen. 4 Afinion Project-Viewer Dateien laden 4.1 Mit MS Access starten Aktivieren Sie den Reiter MS Access und drücken Sie gewünschte Datenbank auswählen.. Nun können Sie Ihre Um feststellen zu können, ob die Verbindung zur Datenbank funktioniert, drücken Sie zuerst den Knopf. Wenn Sie hier die Meldung erhalten Verbindung getestet Verfügbare Versionen, können Sie mit dem Knopf zunächst Ihre Verbindung sichern. 12

13 Anschließend drücken Sie den Knopf zur Datenbank her., und stellen Sie die Verbindung Hinweis Es wird zu diesem Zeitpunkt nur die Verbindung zur Datenbank gesichert, damit Sie diese Verbindung nicht jedes Mal wieder herstellen müssen. Diese Sicherung hat keine Auswirkung auf den derzeitigen Stand der Datenbank! Sie erhalten ein neues Fenster, in dem Ihre Verbindung angezeigt wird. Markieren Sie das Projekt und drücken Sie dann den Knopf. Sofern Sie, wie in unserem Beispiel gezeigt, keine Ressource auswählen, wird der gesamte Inhalt des Projekts gelesen und auf dem Monitor dargestellt. Selbstverständlich ist eine Auswahl der Ressource auch nach Öffnen des Projekts jederzeit möglich. 13

14 Darstellung der gesamten Datenbank: Hinweis: Zu diesem Zeitpunkt wird immer der aktuelle Inhalt der Datenbank dargestellt. 14

15 4.2 Afinion Project-Viewer mit MSSQL Server starten Direkte Serververbindung Wenn die Verbindung zur Datenbank über einen MSSQL-Server hergestellt werden soll, bitten Sie Ihren EDV-Administrator darum, die notwendigen Einstellungen vorzunehmen. Ihr EDV-Administrator muss die firmenspezifischen Angaben und die dazugehörigen Passwörter hinterlegen. Dann drücken Sie auch hier zuerst den Knopf und achten Sie auf das Test-Ergebnis. Wenn diese Verbindung funktioniert, drücken Sie den Knopf. Nun speichern Sie die Verbindung zu dieser Datenbank und laden den gewünschten Plan. 15

16 4.3 Afinion Project-Viewer mit DSN starten Wenn Sie die Datenbank über eine DSN-Verbindung herstellen wollen, bitten Sie auch hier Ihren EDV-Administrator die Einstellungen vorzunehmen, oder Ihnen die notwendigen Parameter mitzuteilen. Wie zuvor beschrieben, benötigen Sie hierzu firmenspezifische Angaben, die wir Ihnen leider nicht zur Verfügung stellen können. Sobald die Verbindung aufgebaut und gesichert ist, können Sie diese laden und mit den Daten arbeiten. 4.4 Afinion Project-Viewer und SAP PS Ihr System auf dem Afinion Project-Viewer installiert ist, benötigt dazu die Datei LibRfc32.dll Version oder höher. Falls diese Datei auf Ihrem System nicht vorhanden ist, muss diese von Ihnen in Ihr Verzeichnis \Windows\System32 kopiert werden. Sie finden diese Datei in dem Verzeichnis in das Sie den Afinion Project-Viewer entpackt haben im Unterverzeichnis \pviewer\bin. Sie können diese Datei auch direkt von SAP herunterladen: Voraussetzung dafür ist ein Zugang in das SAP System. 16

17 Aktueller Pfad: unter SAP Java Connectors\Tools & Services Download SAP JCo Release Windows 2000, - 32 bit SAP JCo as zip file Haben Sie die Datei in Ihr Windows\System32 Verzeichnis kopiert, können Sie eine Verbindung zu Ihrem SAP Server herstellen. Klicken Sie zuerst auf Knopf und wählen den Reiter SAP aus. Nachdem Sie die erforderlichen Daten eingegeben haben drücken Sie bitte auf. Der Verbindungs-Manager gibt Ihnen die Möglichkeit auf eine von Ihnen auszuwählende Datenbank zuzugreifen. Möchten Sie mit Afinion Project-Viewer auf eine andere Datenbank zugreifen, müssen Sie grundsätzlich mit dem Verbindungsmanager eine neue Verbindung herstellen. Um feststellen zu können, ob die Verbindung zur Datenbank funktioniert, drücken Sie zuerst den Knopf. Wenn Sie hier die Meldung erhalten Verbindung getestet, können Sie mit dem Knopf zunächst Ihre Test-Verbindung sichern. Anschließend drücken Sie den Knopf, und stellen Sie die Verbindung zur Datenbank her. 17

18 Sie erhalten ein neues Fenster, in dem Ihre Verbindung mit Inhalt der Datenbank angezeigt wird. Klicken Sie auf einen der vier Knöpfe um auszuwählen welche Daten angezeigt werden sollen. Auf der linken Seite des Fensters haben Sie die Möglichkeit eine Projektdefinition auszuwählen (nicht wenn Auswahl oben auf Netzplan). Auf der rechten Seite des Fensters können Sie einen einzelnen Netzplan auswählen (nur wenn Auswahl oben auf Netzplan). Drücken Sie anschließend den Knopf. 18

19 5 Arbeiten mit Afinion Project-Viewer 5.1 Allgemeines Afinion Project-Viewer zeigt Ihnen links in Tabellen den Inhalt Ihres Projekts und rechts das dazugehörige Balkendiagramm (Gantt) an. Anfang und Ende des Projekts werden Ihnen mit roten Linien angezeigt. 19

20 In der Ansichtsleiste auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit Ansichten auszuwählen, die der Projektleiter in MS Project benutzt oder angelegt hat. Die Ansicht Meine Ansicht beinhaltet eine voreingestellte Standardansicht, in der Sie als Benutzer die Möglichkeit haben die Tabellen individuell anzupassen (s.u.). In der Titelleiste wird Ihnen nochmals angezeigt, welches Projekt Sie gerade aufgerufen haben, ob Sie zuvor eine Ressource ausgewählt haben, sowie das aktuelle Datum. Die Menüleiste ist in 5 Unterpunkte gegliedert: 1. Datei: Der Menüpunkt Datei Öffnen ermöglicht Ihnen den direkten Zugriff auf eine existierende.mpp oder.xls Datei. Nach Auswahl dieser Funktion erscheint ein Explorerfenster zur Auswahl der gewünschten Datei. Der Menüpunkt Verbindungs-Manager öffnet das bereits im vorigen Kapitel beschriebene Verbindungsfenster mit den dort aufgeführten Funktionen. Der Menüpunkt Projekt laden öffnet direkt das Fenster der momentan genutzten Datenbankverbindung, in dem Sie die Möglichkeit haben auf dieser Datenbank das gewünschte Projekt auszuwählen. Der Menüpunkt: Drucken führt Sie direkt zum Druckmenü 20

21 Der Menüpunkt: Nur Tabelle drucken ermöglicht es Ihnen direkt aus der Anzeige den Druck nur der Tabelle zu starten Der Menüpunkt: Daten nach Outlook exportieren ist nur verfügbar, wenn der Profimodus (s. Menübeschreibung: Administration) verwendet wird und eine Ressource ausgewählt ist. Diese Funktion ist ausführlich im Kapitel 8 beschrieben. Der Menüpunkt: Beenden schließt den Afinion Project-Viewer, lässt jedoch einen kleinen Kernel bestehen, der es Ihnen ermöglicht, den Afinion Project-Viewer rasch wieder zu öffnen. Der Menüpunkt: Vollständig beenden schließt den Afinion Project-Viewer vollständig. 2. Ansicht: Im Menü Ansicht besteht die Möglichkeit die Zeitskala zu vergrößern oder zu verkleinern. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit die Seitenansicht zu vergrößern oder zu verkleinern. Mit den Menüpunkten Teilvorgänge Ein- oder Ausblenden haben Sie die Möglichkeit sich Teilvorgänge ( unter Sammelvorgängen ), die von der Projektleitung angelegt wurden, anzeigen zu lassen oder auszublenden. Verbindung aktivieren / deaktivieren blendet die Verknüpfungen der einzelnen Balken ein / aus. Der Befehl an Fenster anpassen skaliert die Ansicht des Diagramms so, dass das gesamte Projekt dargestellt wird. Nur verfügbar wenn der Profimodus verwendet wird: Der Befehl Datumsformat gibt Ihnen die Möglichkeit das angezeigte Datumsformat auszuwählen oder selbst ein eigenes zu definieren, indem Sie den Datumscode eingeben. Welche Möglichkeiten Sie dabei haben, ersehen Sie aus der Hilfe. 21

22 Im Untermenü Sprache können Sie sich die gewünschte Arbeitssprache des Viewers auswählen. Bitte beachten Sie, dass damit nur der Afinion Project-Viewer umgestellt wird. Die Sprache des Projekts bleibt die, in der der MS Project Plan erstellt wurde. Wenn auf Ihrem System die chinesischen Schriftzeichen nicht installiert sind, erscheinen dafür in der Auswahl nur zwei Rechtecke. Das ist dann für Sie ohne Bedeutung, da Sie chinesisch dann nicht nutzen können. Sie sollten es dann auch nicht auswählen 3.Administration: Dieser Menüpunkt dient dazu, den Viewer entsprechend zu konfigurieren und Ihren Bedürfnissen anzupassen. Sie haben die Möglichkeit nachfolgende Einstellungen vorzunehmen. Welche Möglichkeiten Sie effektiv haben, ist abhängig von der gewählten Afinion Project Viewer Version Zunächst müssen Sie die Konfiguration öffnen. Diese Option ist mit der Möglichkeit versehen, ein Passwort zu verwenden, um die Möglichkeiten der Veränderung einzuschränken. Das Passwort ist in der Standardeinstellung leer. Nun haben Sie die Möglichkeit, die entsprechenden Parameter zu setzen. 22

23 Im Untermenü des Menu Modus stellen Sie ein, ob Sie nur die Standardoptionen nutzen möchten oder die Profimöglichkeiten. Zu den Profimöglichkeiten zählen: Tätigkeiten nach Outlook exportieren Das Datumsformat anzupassen Excel Spaltendefinitionen zu verwenden Im Menüpunkt: Passwort ändern können Sie das Standardpasswort des Afinion Project-Viewers durch ein eigenes ersetzen. Im Menüpunkt: Konfiguration ändern können sie die Sprachen festlegen und ob Afinion Project-Viewer bereits bei Ihrer Anmeldung an das System mitgestartet wird (Modus: Schnell starten). In diesem Fall ist rechts unten bereits das Symbol für den Programmstart eingeblendet. Bei Auswahl: Normal starten, müssen Sie das Programm über eine der Optionen starten. Dies dauert dann etwas länger, da zuerst das Programm geladen werden muss. Der Punkt: AddIn installieren ist nur für Anwender von Smart Project Server (SPS) von Bedeutung und dort beschrieben. Es dient zur Zugriffsteuerung auf Microsoft Project. Im Menüpunkt: Startbildschirm festlegen können Sie den Standard Bildschirm durch eine andere Oberfläche ersetzen. Dazu ist es notwendig, dass Sie eine HTML- oder HTM-Datei erzeugen und diese dann einlesen. Nach einem vollständigen Neustart ist dann Ihr neuer Startbildschirm aktiv. Dies eignet sich vor allem für größere Firmen als Einbindung des Intranets. Im Menüpunkt: Logo festlegen können Sie das Firmenlogo einbinden. Dieses wird dann auf allen Plänen angezeigt. Das Bild muss ein gif, jpg oder png Format haben. Der Afinion Project-Viewer skaliert das Bild nicht! Es hat sich ein Format von ca. 60 x 60 Pixeln bewährt. Dieses ist nicht zu groß und wird auf den Plänen gut dargestellt. Im Menüpunkt: Menues verwalten kann der Administrator exakt festlegen, welche Menüpunkte für die Anwender zur Verfügung stehen. Somit können für verschiedene Anwendergruppen unterschiedliche Menüs dargestellt werden. Dazu haben Sie folgende Auswahl: 23

24 Standardmäßig sind alle Menüpunkte aktiv. Der Menüpunkt: Excel Spaltendefinitionen verwalten ist im Kapitel Excel ausführlich beschrieben. 4. Server: Dieser Menüpunkt regelt Ihren Zugang zu den Servern. Hier definieren Sie zum einen die Zugangsparameter für die Zeiterfassung. Welche Möglichkeiten Sie dabei haben ist ausführlich in Kapitel 9 beschrieben. Zum anderen sind hier die Zugangsdaten zu Smart Project Server, der Datenbankablage für Microsoft Project, hinterlegt. Näheres dazu siehe Handbuch Smart Project Server. 5. Informationen: Dieser Menüpunkt enthält die Kontakt- und Lizenzinformationen. In den Lizenzinformationen lesen Sie auch den Lizenzschlüssel einlesen. Siehe Teil: Installation 24

25 5.2 Ressourcengesteuertes Anzeigen Beim Start von Afinion Project-Viewer haben Sie die Möglichkeit, sich nur die Vorgänge, denen Sie selbst oder eine bestimmte Ressource zugeordnet sind, anzeigen zu lassen. Die Auswahl treffen Sie über ein Auswahlmenü. Befinden sich mehrere Projekte in der angezeigten Datenbank haben Sie die Möglichkeit sich alle Tätigkeiten einer Ressource in sämtlichen Projekten anzeigen zu lassen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, in einem geladenen Plan eine Ressourcenauswahl zu treffen. Die Ansicht wird anschließend neu aufgebaut, es werden alle Vorgänge der gewählten Ressource angezeigt. 25

26 Beispielsweise im Rahmen einer Urlaubsvertretung können Sie sich Vorgänge eines anderen Kollegen anzeigen lassen und die Aufgaben nach Outlook exportieren. Mehr dazu finden Sie weiter unten im Kapitel: Outlook. 5.3 Die Schaltflächen von Afinion Project-Viewer In der Symbolleiste stehen Ihnen Drop-Down Menüs zur Auswahl. Im ersten können Sie auswählen, ob Sie die Zeitskala in Stunden, Tagen, Wochen, Monaten oder Quartalen darstellen möchten. Im zweiten Drop-Down Menü können Sie die Abschnittsbreite der ausgewählten Zeitskala in Pixel vergrößern oder verkleinern. 26

27 Das Dritte Drop-Down Menü beinhaltet die Möglichkeit verschiedene Vorgänge zu filtern. Mit Hilfe der weiteren Schaltflächen führen Sie schnell und präzise folgende Befehle aus: Öffnet ein Explorerfenster zur Auswahl eines.mpp-files Öffnet das Fenster zur bestehenden Datenbankverbindung und ermöglicht hierin die Auswahl eines anderen hinterlegten Plans Öffnet den Verbindungsassistenten Lupe zum Vergrößern der Zeitskala Lupe zum Verkleinern der Zeitskala Lupe zum Vergrößern der Ansicht Lupe zum Verkleinern der Ansicht Öffnet das Druckmenü (s. Abschnitt 4) Exportiert Aufgaben und Termine einer ausgewählten Ressource direkt in Ihren Aufgabenordner in Outlook (ist nur aktiv, wenn eine Ressource ausgewählt ist) Öffnet Teilvorgänge (unter Sammelvorgängen), die von der Projektleitung in MS Project angelegt wurden. Schließt Teilvorgänge und zeigt nur Haupt-/Sammelvorgänge an Blendet die Verknüpfungen der einzelnen Balken ein oder. Blendet die Verknüpfungen der einzelnen Balken aus Skaliert die Ansicht des Balkendiagramms so, dass das gesamte Projekt dargestellt wird. Anzeige der Kontaktinformationen 27

28 Lizenzinformationen Alle Schaltflächen sind mit Tooltipps hinterlegt, die Ihnen Informationen zur gewählten Schaltfläche anzeigen. 5.4 Anpassen der Tabellenansicht Wenn Sie in der Überschriftenleiste die linke Maustaste gedrückt halten, können Sie die markierte Spalte verschieben. Somit besteht die Möglichkeit Ihren Bedürfnissen und Prioritäten entsprechend die Tabelle anzuordnen. Um eine Spalte zu vergrößern oder zu verkleinern klicken Sie (wie bei Excel) mit dem Cursor auf die Trennlinie und ziehen mit gedrückter linker Maustaste die Spaltenbreite entweder nach rechts oder nach links. 28

29 5.5 Vergrößern/Verkleinern des Balkendiagramms (Ansicht(Gantt) Wenn Sie das Balkendiagramm größer oder kleiner anzeigen möchten, klicken Sie im Trennbalken zwischen Tabelle und Balkendiagramm auf einen der schwarzen Pfeile. Hiermit wird die Größe des Diagramms entsprechend der Pfeilrichtung verändert. Selbstverständlich ist es auch möglich den Trennbalken durch Anklicken und Gedrückthalten der linken Maustaste zu verschieben. 29

30 5.6 Einstellungen der Lupe Mit der kleinsten Einstellung der Zeitskala wird Ihnen ein Tag mit 24 Stunden angezeigt. Die nächst größere Einstellung zeigt Ihnen mehrere Tage mit einem 6-Stunden Abstand an Mit dem nächsten Klick wird ein Monat mit den entsprechenden Kalendertagen angezeigt 30

31 Die folgende Einstellung stellt Monate mit Wocheneinteilungen dar (Anzeige 7-Tage Abstand) Nun erfolgt die Einstellung, in der die Monate einzeln angezeigt werden. Die größte Einstellung der Zeitskala zeigt Ihnen Quartale an. 31

32 5.7 Modifizieren der Abschnittsbreite Zusätzlich können Sie bei jeder dieser Möglichkeiten der Zeitskala-Einstellung die Abschnittsbreite mit der Maus verändern. Hierzu klicken Sie an eine beliebige Stelle in der Zeitskala. Bei gedrückter linker Maustaste wird im Tooltipp angezeigt Abschnittsbreite modifizieren 100%. Wenn Sie nun die Maus nach links verschieben, verkleinern Sie die Abschnittsbreite. Bei einer Verschiebung nach rechts wird die Abschnittsbreite vergrößert. Diese Funktion haben Sie auch über die Lupe in der Symbolleiste und durch Eingabe eines Wertes für die Darstellungsbreite im zweiten Dropdown-Menü. 5.8 Einstellen des Datums für die Spaltenansicht Wählen Sie Ansicht Datumsformat. Nun erscheint eine Auswahlbox, in der die gängigen Datumsformate zur Auswahl stehen, einschließlich Kalenderwochen. Ist Ihr gewünschtes Format nicht enthalten, können Sie dieses selbst erzeugen. Dazu öffnen Sie die Hilfe und geben in der zweiten Reihe des Datumdialogs das gewünschte Format ein. Dieses wird dann angezeigt. 32

33 6 Drucken mit Afinion Project-Viewer Klicken Sie auf das Druckersymbol in der Menüleiste. Anschließend erscheint ein Druckfenster, in dem die Möglichkeit besteht, das geladene Projekt in verschiedenen Größen darzustellen. Standardmäßig wird das Projekt auf einer Seite dargestellt. 33

34 Über das Drop-Down Menü kann die Darstellung der Größe des Balkendiagramms verändert werden. Je nach Bedarf kann durch Erhöhen der Prozentzahl das Projekt über mehrere Seiten auf dem Bildschirm dargestellt werden. Dies dient dazu, Einzelheiten besser und detaillierter auf einzelnen Seiten darzustellen. Dadurch besteht die Möglichkeit, nur eine Seite oder eine bestimmte Seitenanzahl auszudrucken. Sobald Sie eine Prozentzahl erreicht haben, bei der die Darstellung mehr als eine Seite umfasst, wird der Knopf links vom Drop-Down Menü Einzelseiten anzeigen aktiviert. Durch erneutes Klicken auf diesen Knopf aktivieren sich die links von diesem Schalter gruppierten Knöpfe, die ein Wechseln zur nächsten, vorigen, ersten oder letzten Seite ermöglichen. 6.1 Die Schaltflächen der Druckfunktion Die Druckfunktion bietet Ihnen diverse Schaltflächen, um Ihren Ausdruck zu optimieren. Vorschau schließen Seite einrichten Drucken Zur ersten Seite wechseln Vorherige Seite anzeigen Nächste Seite anzeigen Seite oberhalb anzeigen Untere Seite anzeigen Zur letzten Seite wechseln Darstellung der Grafik mit allen Seiten Darstellung der Grafik auf einer Seite Anzeige der gesamten Grafik zu einer Seite Positionieren der Grafik auf der Seite Anzahl der Seiten (breit) Anzahl der Seiten (hoch) Auswahl Schrifttyp Definieren Seitennummerierung 34

35 Definieren Druckdatum Kopfzeile einrichten Fußzeile einrichten Darstellen des ausgewählten Zeitbereiches Druckauswahl von Spalten Standardmäßig wird die Grafik nach dem Mittelpunkt der Seite ausgerichtet. Sie können aber diese Einstellung verändern und die Grafik an einer anderen Position platzieren. Hierzu stehen Ihnen diverse Auswahlmöglichkeiten in einem Drop-Down Menü zur Verfügung. 35

36 7 Windows (Rooming User, Terminal Server, Citrix) Standardmäßig werden alle benutzerspezifischen Informationen der Konfigurationsdatei im Benutzerprofil abgelegt. Dies ermöglicht es: Mehreren Benutzern eines Rechners mit ihren individuellen Einstellungen zu arbeiten. Afinion Project-Viewer auf einem Serverlaufwerk zu installieren, mehreren Benutzern die Möglichkeit zu geben mit Afinion Project-Viewer zu arbeiten, und hierbei ihre individuellen Einstellungen zu verwenden. Rooming User zu verwenden Terminal Server, Citrix MetaFrame Server zu verwenden Sollen die Benutzerinformationen in der Applikation verwaltet werden, so kontaktieren Sie uns bitte. 7.1 Linux, Mac OS X, Solaris, andere Unix- Varianten Unter allen Unix-Derivaten steht jedem Benutzer typischerweise ein $home Verzeichnis zur Verfügung. Die veränderbaren Dateien werden daher in Verzeichnis $home/.projectviewer abgelegt. 8 Schnittstellen von Afinion Project-Viewer 8.1 Afinion Project-Viewer und Outlook Tätigkeiten nach Outlook exportieren Mit Afinion Project-Viewer haben Sie die Möglichkeit, Ihre Tätigkeiten aus einem Plan in den Ordner Aufgaben von Outlook zu exportieren. Die entsprechende Schaltfläche ist nur aktiviert, wenn beim Laden eines Plans eine Ressourcenauswahl getroffen wurde! Diese kann beliebig sein, da in MS Project gelegentlich verschiedene Namen für eine Ressource verwendet werden, z.b. für Gerhard Krug von Afinion: Krug, GK, gk, GKrug, Afinion etc. Somit können Sie auf jeden Fall Ihre Tätigkeiten selektieren und nach Outlook exportieren. 36

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