Daten-Synchronisation zwischen dem ZDV-Webmailer und Outlook ( ) Zentrum für Datenverarbeitung der Universität Tübingen

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1 Daten-Synchronisation zwischen dem ZDV-Webmailer und Outlook ( ) Zentrum für Datenverarbeitung der Universität Tübingen

2 Inhalt 1. Die Funambol Software Download und Installation Konfiguration Auswahl der zu übertragenden Daten Die Richtung der Synchronisation bestimmen Synchronisation mit Outlook Synchronisation mehrerer Adressbücher Adressbuch für andere freigeben Rechte bearbeiten Synchronisation mehrerer Kalender Kalender für andere freigeben Rechte bearbeiten Volle Synchronisation Anhang A Beispiel 1:

3 1. Die Funambol Software Funambol ist eine OpenSource Software, die von der Firma Funambol entwickelt wurde, um die Synchronisation verschiedener Arten von Daten zwischen unterschiedlichen - Clienten, aber auch Geräten wie PDAs und Mobilfunkgeräten zu realisieren. Eines dieser Produkte ist der Funambol outlook connector : Dieser synchronisiert die Daten zwischen Outlook und einem SyncML-Server, wie z.b. dem ZDV-Webmailer. Mit der neuen Version des Webmailers ist es jedem ZDV-Benutzer möglich, seine gespeicherten Daten (Termine, Kontakte und Aufgaben) mit Outlook abzugleichen. Dies geschieht mit Hilfe des Funambol outlook connectors, der als Schnittstelle zwischen Outlook und dem neuen Webmailer dient. Der Funambol outlook connector ist kostenlos und läuft unter Windows XP und Vista mit Outlook 2002 (XP), 2003 oder Funambol funktioniert nicht mit Outlook Express. 2. Download und Installation Zur Installation sind Admin-Rechte erforderlich. Der Funambol outlook connector ist auch bekannt unter dem Namen Funambol Plug-in, das unter folgendem Link zu finden ist: 3

4 3. Konfiguration Laden Sie zunächst von der Funambol-Website die aktuelle Version des Plug-ins funambol-outlook-plug-in.#.#.#.exe auf Ihren PC. Starten Sie nun als Administrator die Datei mit einem Doppelklick. Installieren Sie das Programm in einem Ordner Ihrer Wahl. Im Zweifel ändern Sie nichts an den Einstellungen und klicken auf weiter. Nach dem Herunterladen der Software und der Installation müssen weitere Schritte ausgeführt werden, um die Synchronisation zwischen Outlook und dem Webmailer durchführen zu können. 3. Konfiguration In diesem Abschnitt wird anhand von Outlook 2007 beschrieben, wie Sie eine Verbindung zwischen Outlook und dem ZDV-Webmailer konfigurieren, um Kalender, Adressbücher und Aufgaben zu synchronisieren. Voraussetzung ist ein PC mit funktionsfähigem Outlook (nicht Outlook Express), das im ersten Schritt mit einem sog. Plug-in erweitert wird (siehe Abschnitt 1 und 2). Nach der erfolgreichen Installation starten Sie Outlook wie gewohnt. Nun befindet sich in der Menüleiste ein weiteres Symbol. Klicken Sie einmal auf das Symbol und es öffnet sich ein kleines Fenster. Dem Plug-in ist mitzuteilen, wo er seinen SyncML-Server findet und für welchen Nutzer die Synchronisation durchgeführt wird. 4

5 3. Konfiguration In dem Fenster müssen Sie folgende Werte eintragen: Location = Username = Ihre ZDV-LoginID Password = Ihr ZDV-Passwort 3.1 Auswahl der zu übertragenden Daten Möchten Sie nur einen Teil der Daten übertragen, bspw. nur Kontakte oder Aufgaben, müssen Sie das über das Funambol-Outlook-Plug-in einstellen. Klicken Sie auf Tools - Optionen Sync, dort können Sie durch ein Häkchen einstellen, welche der Daten übertragen werden sollen. 5

6 3. Konfiguration 3.2. Die Richtung der Synchronisation bestimmen Bevor Sie mit der Synchronisation beginnen, müssen Sie sich überlegen in welche Richtung die Synchronisation gehen soll und welche Daten Sie synchronisieren möchten. Wie Sie welche Daten synchronisieren, wurde in Abschnitt 5 erklärt. Klicken Sie auf Details, dort können Sie die Synchronisationsrichtung bestimmen. Sie haben drei Möglichkeiten: 1. Two-way Hier werden alle Ihre Daten (Adressbücher, Kalender, Aufgaben) gegenseitig abgeglichen. Existieren neue Einträge auf einer Seite, werden diese auch in die andere Richtung übertragen, somit wird der Datenbestand auf beiden Seiten wieder identisch 2. One-way: Server (ZDV-Webmailer) Outlook In diesem Fall werden neue Daten vom ZDV-Webmailer in Richtung Microsoft-Outlook übertragen. 6

7 Synchronisation mit Outlook 3. One-way: Outlook Server (ZDV-Webmailer) In diesem Fall werden neue Daten von Microsoft Outlook in Richtung ZDV-Webmailer übertragen. 4. Synchronisation mit Outlook Zum Abschluss klicken Sie auf Sync All, damit alle Ihre Daten (Termine, Kontakte und Aufgaben) auf den ZDV-Webmailer übertragen werden. 5. Synchronisation mehrerer Adressbücher Wenn Sie mehrere Adressbücher synchronisieren wollen, müssen Sie ein paar Einstellungen über den ZDV-Webmailer durchführen. Der erste Schritt ist, dass die Adressbücher angezeigt werden müssen. Angenommen der Uni-Mitarbeiter hat zwei Adressbücher, ein privates und eine öffentliches, dann kommen in das private alle privaten Kontaktdaten, z.b. der Familie und in das öffentliche die Kontaktdaten der Kollegen. Wenn nur das öffentliche Adressbuch synchronisiert werde soll, muss man sich beim Webmailer anmelden und folgende Schritte durchführen: 1. Beim ZDV-Webmailer anmelden, die Menüpunkte Organisieren Adressbuch Einstellungen auswählen 7

8 5. Synchronisation mehrerer Adressbücher 2. Im Bereich Einstellungen für Adressbuch den Link Adressbücher anklicken, dann werden Sie auf folgende Seite weitergeleitet: Im linken Bereich der Seite und unter Adressbücher, die nicht angezeigt werden sehen Sie alle Adressbücher die von der Synchronisation nicht betroffen sind. Möchten Sie eines dieser Adressbücher synchronisieren, dann müssen Sie es unter Diese Adressbücher werden in folgende Reihe angezeigt verschieben. Ab jetzt ist das Adressbuch von der Synchronisation mit Outlook ebenfalls betroffen. Nach dem Verschieben, sollte das Öffentliche Adress Book im rechten Bereich erscheinen, auf Einstellungen speichern klicken nicht vergessen. 8

9 5. Synchronisation mehrerer Adressbücher 5.1 Adressbuch für andere freigeben Sie können auch Adressbücher von anderen ZDV-Benutzern synchronisieren, wenn Sie lesenden Zugriff auf diese haben. Zum Freigeben klicken Sie auf Organisieren Adressbuch - Meine Adressbücher und wählen unter Adressbuch bearbeiten das Adressbuch aus, das Sie freigeben wollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechte Ändern, tragen Sie dann unten den Benutzernamen ein und geben Sie mindestens das Recht Zeigen ein, damit ihr Adressbuch bei dem Benutzer sichtbar wird. 5.2 Rechte bearbeiten Für Listen vom Typ Adressbücher, Kalender, Notizblöcke und Aufgabenlisten können Sie anderen ZDV-Benutzern Rechte wie etwa Bearbeiten oder Löschen geben. Nach dem Öffnen des Fensters zur Bearbeitung der Rechte einer Liste tragen Sie unten zunächst den Benutzer ein. Verwenden Sie dazu seine ZDV-LoginID und aktivieren Sie die gewünschten Rechte. Achtung: Nicht alle Kombinationen von Rechten sind sinnvoll. Wenn ein Benutzer etwa das Recht zum Bearbeiten bekommt, benötigt er auch das Recht zum Lesen, wer Lesen darf, muss auch das Recht Zeigen bekommen usw. 9

10 6. Synchronisation mehrerer Kalender Für weitere Informationen empfehlen wir Ihnen folgende Seite des ZDV anzusehen: 6. Synchronisation mehrerer Kalender Beim Webmailer betrifft die Unterstützung für die Kalender-Synchronisation nur die Standard- Kalender. Hat man mehrere Kalender, wie z.b. einen Chefkalender und einen Sekretärinnen-Kalender, dann wird nur derjenige synchronisiert, der als Standard-Kalender definiert ist. Über die Menüpunkte Organisieren Kalender Einstellungen Standard- Kalender kann man feststellen, welcher Kalender als Standard-Kalender definiert ist, denn dieser ist dann von der Synchronisation mit dem Outlook-Kalender betroffen. 10

11 6. Synchronisation mehrerer Kalender Möchte man den Standard-Kalender von der Synchronisation ausschließen, stellt man dies dementsprechend über die Funambol-Software ein, siehe Abschnitt Kalender für andere freigeben Nachdem Sie über Organisieren Kalender einen Kalender geöffnet haben, klicken Sie oben auf die Schaltfläche wählen Sie die Schaltfläche Rechte Ändern. dann auf Kalender verwalten und Tragen Sie dann unten den Benutzernamen ein und geben Sie mindestens das Zeigen ein, damit Ihr Kalender bei dem Benutzer sichtbar wird. Recht 6.2 Rechte bearbeiten Bitte lesen Sie dazu Volle Synchronisation Bei der Synchronisation werden nur Daten abgeglichen die sich seit der letzten Synchronisation geändert haben. Um alle Daten komplett neu zu synchronisieren muss man die SyncML-Daten löschen. Achtung: hierbei kann es bei der nächsten Synchronisation zu doppelten Einträgen kommen. Zum Löschen der SyncML-Daten loggen Sie sich im Webmailer ein. Unter Allgemeine Einstellungen SyncML, finden Sie eine Liste der letzten erfolgreich durgeführten Synchronisationen, löschen Sie diese und starten Sie eine neue Synchronisation. 11

12 Anhang A Anhang A Beispiel 1: Kalender-Synchronisation zwischen dem ZDV-Webmailer und Microsoft Office Outlook: 1. Melden Sie sich mit ihrer ZDV-Login und Ihrem Passwort unter an 2. Klicken Sie auf Organisation Kalender auf der linken Seite im Menü, im oberen Bereich wird eine neue Menüleiste angezeigt. 3. Klicken Sie auf Einstellungen, im mittleren Bereich klicken Sie dann auf den Link Standard-Kalender. 4. Sie werden dann in einen neuen Bereich weiter geleitet, wo Sie Ihren Standard Kalender auswählen können. Dieser ausgewählte Kalender ist dann später von der Synchronisation mit Outlook Kalender betroffen. Nicht vergessen auf Einstellungen Speichern zu klicken. 12

13 Anhang A 5. Bevor Sie mit der Synchronisation beginnen, müssen Sie den Standard-Kalender freigeben. Klicken Sie auf Organisation Kalender, im oberen Bereich wird eine neue Menüleiste angezeigt. Rechts erscheint folgende Schaltfläche, auf die Sie bitte klicken, folgendes Fenster öffnet sich dann: Klicken Sie auf den Link Kalender Verwalten, Sie werden dann in einen neuen Bereich weitergeleitet, dort können Sie einen Kalender auswählen und die Rechte bearbeiten (wie in Abschnitt 5.2 beschrieben). Nachdem Sie die oben beschriebenen Schritte ausgeführt haben, gehen Sie zurück zu ihrem Arbeitsplatz und starten die Funambol Software: Start Alle Programme Funambol Funambol Outlook Plug-in 6. Starten Sie die Funambol Software: Start Alle Programme Funambol Funambol Outlook Plug-in. 7. Klicken Sie auf Tools Options, im linken Bereich klicken Sie auf Account, dort müssen Sie ein paar Informationen eintragen wie Location, Username und Password (siehe Abschnitt 3). 8. Klicken Sie auf Sync, dann auf Details um die Synchronisationsrichtung zu bestimmen (wie in Abschnitt 4 beschrieben). 9. Gehen Sie zurück in das Hauptfenster und klicken Sie auf Sync All. 13

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