Übergabe nach Outlook

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1 Übergabe nach Outlook Allgemeines Für einen gesamten Überblick Ihrer persönlichen Termine aus MS Outlook und Veranstaltungsterminen aus BANKETTprofi, gibt es eine Übergabe nach Outlook. Daten aus BANKETTprofi, wie Adressen, Termine, Wiedervorlagen, Veranstaltungen usw. lassen sich so einfach übertragen. Dieser Austausch von Daten steht Ihnen in der Richtung BANKETTprofi -> Outlook zur Verfügung. Ein Datenaustausch von Outlook -> BANKETTprofi ist noch nicht möglich. Starten der Übergabe nach Outlook (Ein Doppelklick startet die eingestellte Synchronisation) Einstellung des Synchronisationsprofils Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Übergabe nach Outlook - Seite 1

2 Benutzerberechtigung Ob ein Mitarbeiter die Synchronisation nach Outlook nutzen darf, legen Sie in seinem Benutzer fest. Diese Einstellung kann nur von Ihrem BANKETTprofi Administrator in den Benutzerprofilen vorgenommen werden. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Übergabe nach Outlook - Seite 2

3 Einstellung des Profils zur Synchronisation Daten des Info Center Bevor Sie Ihre Daten in Outlook übertragen; sollten Sie ein entsprechendes Synchronisationsprofil erstellen. Dieses dient der genauen Auswahl der Daten die an Outlook übergeben werden sollen. Öffnen Sie mit einem Doppelklick das Einstellungsfenster. Im oberen Teil (Einstellungen) legen Sie fest, welche Informationen Sie aus den Bereichen des Info Centers und der Adressdatenbank übertragen möchten.. Der erste Eintrag legt den Zeitraum fest, für den der Übertrag gemacht werden soll. Der zeitliche Rahmen muss zwischen 1 und 12 Monaten liegen. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Übergabe nach Outlook - Seite 3

4 Mit der Auswahlliste können benutzerabhängige Informationen aus der Info Center Ansicht ausgewählt werden. Durch diese Auswahl werden somit, nur Daten aus dem Info Center nach Outlook übergeben, die in dieser Ansicht ausgewählt sind. Die hinterlegte Auswahlliste bezieht sich auf die angelegten Sichten des Info Centers. Das Anlegen einer solchen Ansicht mit entsprechenden Filtern im Info Center, entnehmen Sie bitte dem Handbuchkapitel ToDo -> Das Info Center der ToDo. Hinweis: Bleibt diese Auswahlliste ohne Eintrag, werden alle im Info Center enthaltenen Information in den Abgleich aufgenommen. Adressdaten Bei einer Synchronisation von Adressen können Sie eine Vorauswahl Ihrer gewünschten Adressen vornehmen. Sie möchten zum Beispiel nur einen Teil Ihres Adressbestandes aus dem BANKETTprofi an Outlook übertragen. Firmenadressen und Privatadressen sollen übertragen werden, jedoch alle anderen wie Lieferanten und Personal sollen dort nicht erscheinen. Um diese Einschränkung vorzunehmen, aktivieren Sie den Adressfilter und drücken den Button einschränken. Es öffnet sich das Fenster der Adresssuche. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Übergabe nach Outlook - Seite 4

5 Legen Sie nun fest, welche Adressen aus Ihrer Adressdatenbank für den Outlookabgleich verwendet werden sollen. Wie eine Adresssuche mit verschiedenen Suchkriterien funktioniert, entnehmen Sie bitte dem Handbuchkapitel Adressverwaltung-> Die Suche der Adressverwaltung. Hinweis: Eine Filterung der Adressen, z.b. nur auf Firmenadressen, dient nach dieser Einstellung immer als Grundprofil für Ihren Abgleich. Ein nachträgliches Erweitern der Adressen (zusätzlich mit den Privatadressen) erfordert eine komplett neue Sucheinstellung in Ihrem Synchronisationsprofil. Beispiel einer Adresseinstellung: Sie möchten nur Ihre Privatadressen an Outlook senden. Setzen Sie hierfür einen Haken in das entsprechende Typisierungsfeld und lassen sich anschließend die gewünschte Adressliste anzeigen. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Übergabe nach Outlook - Seite 5

6 Durch einen Doppelklick auf einen der Datensätze, wird diese Adressauswahl nun automatisch übernommen. In dem Textfeld wird diese Auswahl dargestellt. Hinweis: Adressen mit mehreren Ansprechpartnern, im BANKETTprofi, werden in Outlook als einzelne Datensätze erfasst. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Übergabe nach Outlook - Seite 6

7 Wurde die Adresssuche mit mehreren Suchfiltern durchgeführt, werden diese Schritte ebenfalls in diesem Textfeld aufgeführt. Um sich diese anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Lupe an der rechten, oberen Ecke des Feldes. Die einzelnen Schritte der Adresssuche werden aufgelistet. Achtung: Die Erweiterung einer bestehenden Adresseinschränkung ist nicht möglich. Möchten Sie Ihre Adresskriterien verändern, so löschen Sie die bestehende Einschränkung und legen eine neue an. Mit dem Button, erhalten Sie die Adressliste, welche nach Ihren Einschränkungskriterien abgeglichen wird. Der Button entfernt eine hinterlegte Einschränkung. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Übergabe nach Outlook - Seite 7

8 Sollte in Ihrem Unternehmen mit einer englischen Outlookversion gearbeitet werden, aktivieren Sie in der Einstellungsmaske das englische Outlook. Die Synchronisation über das Profil Das Synchronisationsfeld zeigt Ihnen den Zeitpunkt der letzten Synchronisation mit Outlook. Um eine Synchronisation durchzuführen, stehen Ihnen hier verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Über den Button werden nur Datensätze an Outlook übergeben, die zu einer eventuell hinterlegten Filtereinstellungen passen und seit der letzten Synchronisation bearbeitet bzw. neu angelegt wurden. Die gleiche Funktionsweise wird mit dem direkten Synchronisationsbutton in der Navigation gestartet. Mit den drei Funktionsbuttons der können gezielt alle Daten (Adressen und Info Center Informationen), nur Adressen oder nur Info Center Informationen synchronisiert werden. Mit dem Button werden alle vom BANKETTprofi gelieferten Daten an Outlook vollständig aus der Outlookanwendung entfernt, und dort in den Papierkorb verschoben. Hinweis: Alle an Outlook übertragenen Daten von BANKETTprofi erhalten automatisch einen Eintrag BANKETTprofi in der Kategorie (in Outlook). Somit werden bei einem Übertrag oder beim Entfernen der BANKETTprofi Daten aus Outlook nur diese Datensätze geändert. Einträge die direkt in Outlook angelegt wurden werden nicht berücksichtigt. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Übergabe nach Outlook - Seite 8

9 Durchführen einer Synchronisation Nachdem Sie alle Einstellungen im Synchronisationsprofil vorgenommen haben, brauchen Sie für den zukünftigen Übertrag nur noch den direkten Outlookbutton zu betätigen. Automatisch wird nun die Synchronisation gestartet. Je nach Einstellungen in Ihrem Synchronisations- Profil, erhalten Sie Informationen über die Datenmengen die übertragen werden. Achtung: Bei größeren Datenmengen kann dieser Übertrag, je nach Rechnerleistung bis zu einer Stunde (und mehr) benötigen. Ist ein Abgleich gestartet, kann dieser nicht mehr angehalten werden. Jeder weitere Übertrag ersetzt dann nur noch bearbeitete oder neu angelegte Datensätze und läuft entsprechend der Datenmenge schneller. Hinweis: Beachten Sie bei einer Synchronisation nach Outlook eventuelle Meldungen Ihres Anti-Viren- Programms. Gegebenenfalls muss, um die Synchronisation durchzuführen, das erzeugte Skript freigegeben werden (dies geschieht auf Ihre eigene Verantwortung). Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Übergabe nach Outlook - Seite 9

10 Übergabe des Ortes bei Terminen und Veranstaltungen Sie haben bei der Synchronisation von Terminen und Veranstaltungen die Möglichkeit einen Wert in das Feld Ort des Outlook-Termines zu exportieren. Damit der Ort exportiert wird, muss im Info Center auf der jeweiligen Ebene eine Liste gebaut werden, die danach als Sicht gespeichert wird, damit Sie schließlich exportiert werden kann. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Übergabe nach Outlook - Seite 10

11 Die Terminliste zum Export des Ortes Normalerweise ist im Termin der Ort, der zu dem Adressdatensatz im Feld Wo gepflegt ist, das gewünschte Feld, das exportiert werden soll. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Übergabe nach Outlook - Seite 11

12 Nun müssen Sie für den Export dieses Feldes eine Info Center Liste anlegen: Nun geben Sie dem Feld, dessen Wert nach Outlook exportiert werden soll, die Spaltenüberschrift Kalender:Ort. HINWEIS: Um einen reibungslosen Export dieses Feldes zu garantieren, muss die Bezeichnung exakt Kalender:Ort heißen. Ein Leerzeichen zuim Beispiel zwischen dem Doppelpunkt und Ort würde zum Scheitern des Exportes genügen. Zur Konfiguration einer Info Center Liste lesen im Kapitel Das Info Center den Punkt Zelleninhalte des Info Centers. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Übergabe nach Outlook - Seite 12

13 So wird das Feld aus der Adresse in den Outlook-Termin übernommen: Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Übergabe nach Outlook - Seite 13

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