Outlook Das neue Outfit. Senden und Empfangen. Personenbereich

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1 Outlook 2010 Das neue Outfit Navigationsbereich Quicksteps Ribbon Senden und Empfangen Module Personenbereich Das Ribbon Das Multifunktionsband ist jetzt auch erstmals in Outlook 2010 eingebaut. Damit sind alle Funktionen schnell erreichbar und nur noch selten muss ein Dialogfenster geöffnet werden. Es kann schnell zwischen mehreren Konten gewechselt werden und auch große Nachrichtenmengen sind überschaubar. Zusätzlich bietet Outlook weitere Module zur Überwachung von Terminen und Aufgaben. Im Register Start finden Sie in Outlook die Befehlsgruppen: Neu Löschen

2 Anpassen QuickSteps Verschieben Suchen Senden/Empfangen Das Register Senden/Empfangen: Senden/Empfangen Download Server Einstellungen Im Register Ordner gibt es die Gruppen: Neu Aktionen Aufräumen Eigenschaften Das Register Ansicht bietet: Aktuelle Ansicht Unterhaltungen Anordnung Layout Personenbereich Fenster Konto einrichten Outlook ermöglicht das einfach einrichten von neuen Konten. Klicken Sie im Backstage-Bereich auf Kontoeinstellungen und anschließend auf Neu. Geben Sie nur die -Adresse und das Kennwort

3 an. Outlook stellt eine Verbindung zum -Server her und ermittelt die erforderlichen Daten automatisch. Natürlich können Sie auch auf die manuelle Konfiguration zurückgreifen. Jedem Konto wird eine eigene Datendatei zugeordnet,.pst, die u.a. die Kontoeinstellungen, Nachrichten und Adressen enthält. Jedes Mail-Konto erhält eine eigene Mail-Ordnerliste. Fügen Sie im Backstage-Bereich ein neues Konto hinzu. Lassen Sie Outlook selbst nach den Einstellungen suchen. Senden und Empfangen Das Startregister schließt mit dem Schalter Senden und Empfangen ganz rechts ab. Damit beginnen tut das Register Senden/Empfangen. Und nochmal vorne in der Titelleiste neben der Outlook- Schaltfläche. Und da dies die wichtigste Aufgabe ist, die Tatenbelegung: F9. Damit werden alle Mails für alle Konten abgerufen und versendet. In der Standardeinstellung geschieht dies automatisch alle 30 Minuten. Möchten Sie die Zeitspanne ändern, wechseln Sie in den Backstage- Bereich Optionen Erweitert. Dort können Sie mit dem Senden/Empfangen Schalter die Senden und Empfangen Gruppen bearbeiten. Sie können neue Gruppen definieren und jeweils verschiedene Konten einbeziehen. Im Register Senden/Empfangen stehen diese Gruppen als Liste bereit. Mit dem Befehl Senden- Empfangen-Gruppen definieren lassen sich ebenfalls die Gruppen bearbeiten. Dort können Sie auch das Automatische Senden/Empfangen deaktivieren, um einzelne Gruppen manuell abzurufen. Legen Sie eine neue Gruppe mit ausgewählten Konten zum Empfangen und Senden von Nachrichten an. Stellen Sie das Zeitintervall für die automatische Übermittlung auf 2 Minuten und aktivieren Sie die automatische Übermittlung beim Beenden des Programms. In der Befehlsgruppe Server des Senden/Empfangen Registers haben Sie die Möglichkeit nur die Betreffzeilen der Mail abzurufen, Schaltfläche Kopfzeilen herunterladen. Spam und unerwünschte Werbung kann so schon vorm Laden erkannt und gelöscht werden. Nachrichten, die man laden will, können separat erst mit der Maus, dann mit dem Befehl Für den Download markieren ausgewählt werden. Um Nachrichten als Junk- zu kennzeichnen, verwenden Sie das Kontextmenü. Deaktivieren Sie die automatische Übermittlung und laden Sie nur die Kopfzeilen. Löschen Sie unerwünschte s und markieren Sie die gewünschten für den Download. Laden Sie diese mit dem Schalter Markierte Kopfzeilen verarbeiten auf Ihren Rechner. Ordner Wechseln Sie in das Register Ordner. Im Bereich Neu können Sie nach Belieben neue Ordner und Unterordner für die Konten anlegen. Oder Sie legen einen virtuellen Suchordner an, in dem Sie Nachrichten basierend auf Kriterien wie ungelesen, nach Personen bzw. besonders wichtig oder einfach alle ungelesenen Nachrichten sehen können. Mit den Aktionen können die Ordner und Suchordner angepasst oder gelöscht werden. Hier können Sie auch die Ordner aufräumen oder als Favoriten anzeigen lassen.

4 Erstellen Sie für Ihr Konto über das Kontextmenü im Navigationsbereich neue Ordner und sortieren die s aus dem Posteingang wieder über das Kontextmenü. Ansicht Im Register Ansicht legen Sie im Bereich Layout fest, welche Fenster Outlook anzeigen soll. Hier können Sie auch den Personenbereich minimieren oder ausschalten. Die Befehle im Bereich Aktuelle Ansicht sind abhängig vom aktiven Modul , Kalender, Kontakte und Aufgaben. Für das - Modul gibt es auch die Bereiche Unterhaltung und Anordnen. Standard ist die Anordnung nach Datum. Kategorisieren Sie Mails beim Lesen nach Farben und ordnen Sie die Nachrichten in der Ansicht nach Kategorien an. Nachrichten erstellen Beim Editieren von s stehen Ihnen wie in den anderen Office Programmen Designs, Formatvorlagen und Effekte zur Verfügung. Nicht nur in Word und PowerPoint können Sie die Texte mit Bildbearbeitungsfunktionen aufpeppen. Es lassen sich viele Objekte, inklusive Hyperlinks, Screenshots und Schnellbausteinen einfach einfügen. Die Liste für die Schnellbausteine ist zunächst leer, Sie müssen erst welche anlegen. Außerdem können Sie Outlook Elemente oder Auszüge aus Ihrem Kalender versenden. Diese Möglichkeiten können nur im HTML Format genutzt werden, da sie aus Sicherheitsgründen in den Formaten Rich-Text und nur Text deaktiviert sind. Die Wahl haben Sie im Startregister Neu Neue Elemente -Nachricht mit. Verfassen Sie eine neue . Markieren Sie einen Textabschnitt, den Sie als Schnellbaustein festhalten wollen. Klicken Sie im Register Einfügen Schnellbausteine auf Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern. Geben Sie im Dialog eine Bezeichnung und eine kurze Beschreibung ein. Fügen Sie den Schnellbaustein mit Einfügen Schnellbausteine ein. Erzeugen Sie im Modul Notizen eine neue Notiz und fügen Sie diese als Outlook Element Notiz in die Nachricht ein. Fügen Sie eine Empfängeradresse aus dem Adressbuch ein und fügen Sie diese Adresse über das Kontextmenü auch den Kontakten hinzu. Kontaktgruppen Für das gleichzeitige Versenden empfiehlt sich eine Kontaktgruppe, die frühere Verteilerliste. Wechseln Sie in das Modul Kontakt und dort im Startregister Neu auf Neue Kontaktgruppe. Vergeben Sie für die Gruppe einen Namen und fügen Sie Mitglieder hinzu. Beim Erstellen einer neuen Nachricht kann die Gruppe dann aus dem Adressbuch in der Adresszeile verwendet werden. Erzeugen Sie aus Ihren gespeicherten Kontakten eine neue Kontaktgruppe. Verfassen Sie eine neue Mail an diese Gruppe und lassen sich in der Adresszeile alle Adressen einblenden. Personenbereich Der neue Personenbereich kann im Register Ansicht eingeschaltet werden. Zu jedem Absender einer wird eine kurze Information eingeblendet. Die Informationen stammen aus einem sozialen Netzwerk. Um den Kontakt herzustellen, muss das Add-On Microsoft Outlook Sozial Connector, OSCFB-x86-de-de.exe, installiert sein. Nachdem Sie mit einer Community verbunden sind, werden

5 Informationen zu den Absendern im Personenbereich angezeigt. Somit können Sie die Statusänderungen der Kontakte direkt verfolgen. QuickSteps Zeit sparen durch QuickSteps für immer wieder kehrende Aufgaben. Z.B. verschieben Sie die Nachrichten eines Absenders immer in einen Ordner. Dies kann eine Regel übernehmen, die Sie im Startregister Verschieben Regeln Nachricht von xxx immer verschieben finden. Im Unterschied zu den Regeln können in QuickSteps gleich mehrere Aktionen gleichzeitig ausgeführt werden. Dafür markieren Sie die und wählen in der Liste der QuickSteps neu erstellen. Dort können Sie eine Aktion aus der Liste Ablage, Status ändern, Kategorien, Antworten, Termin, Unterhaltung wählen und weitere Aktionen hinzufügen. Für jeden QuickStep kann auch ein Tastenkürzel vergeben werden. Nach dem Speichern werden diese Aktionen in der Liste der QuickSteps aufgeführt. Über QuickSteps verwalten können sie jederzeit weiter bearbeitet und gelöscht werden. Legen Sie einen neuen Ordner Test an. Erstellen Sie einen neuen QuickStep mit den Aktionen Nachricht von xxx immer in Ordner Test verschieben, Nachricht Kennzeichnen und Kategorisieren mit der Farbe Blau. Wählen Sie eine Tastenkombination und speichern den QuickStep als Test. Auch im Backstage-Bereich findet sich eine Schaltfläche Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Haben Sie keinen Exchange-Server, der auch Abwesenheitsnotizen ermöglicht, können Sie festlegen, dass alle an Sie adressierten Nachrichten an eine andere Person weitergeleitet werden sollen. Sofortsuche Die Sofortsuche ist eine neue Suchtechnologie von Microsoft. Die Suchergebnisse werden sofort ausgegeben, so kann der Suchvorgang mitverfolgt werden. Mit Strg + E erreichen Sie die Funktion. Beim Aufruf wird das Register Suchen eingeblendet. Hier kann die Suche auf bestimmte Inhalte und Eigenschaften eingegrenzt und verfeinert werden. Die Sofortsuche kann aus allen Modulen gestartet werden. RSS-Feeds Mit Outlook lassen sich RSS-Feeds abonnieren und lesen. Da die Nachrichten als Text vorliegen, ist auch bei mehreren Feeds die Datenbelastung nicht hoch. Zum Anlegen eines neuen Feed wechseln Sie in den Backstage-Bereich. Im Dialog Kontoeinstellungen RSS-Feeds Neu können Sie die URL des Feeds eintragen und den Ordner einstellen. Wechseln Sie im Browser zur Seite tagesschau.de und dort in der linken Navigation auf RSS-Feed und anschließend auf der rechten Seite auf RSS 2.0. Kopieren Sie die URL aus der Adresszeile und fügen Sie sie im Outlook in den Dialog Neuer RSS-Feed ein. Legen Sie dafür einen separaten Ordner RSS in Ihrer Ordnerliste an.

6 Termine und Aufgaben Mit dem Kalender Modul von Outlook 2010 lassen sich Termine und Aufgaben effizient planen. Und überwachen. Die Aufgaben werden unterhalb der täglichen Termine angezeigt. Sie können per Drag & Drop in den Kalender verschoben werden. Nicht erledigte Aufgaben werden automatisch in den nächsten Tag übernommen, bis sie als erledigt gekennzeichnet werden. In der Gruppe Freigeben des Startregisters des Kalenders kann der Kalender per versendet werden. Mit einer kleinen Schaltfläche daneben können Sie ihn auch online auf office.com veröffentlichen. Nach der Anmeldung mit der WindowsLive-ID müssen Sie sich für den Outlook Kalenderfreigabedienst registrieren. Nun können Sie Ihre Kalender online stellen und für ausgewählte Nutzer per freigeben. An gleicher Stelle können Sie den Kalender auch wieder vom Server entfernen. Auch für den Datenaustausch mit einem Mobiltelefon muss die Verbindung erst eingerichtet werden. Dies geschieht im Backstage-Bereich Optionen Mobiltelefon. Dabei müssen die Zugangsdaten für Ihren SMS-Anbieter eingetragen werden. Die Daten werden anschließend per Internet übertragen und weiter in das Mobilfonnetz übertragen. Werfen Sie einen Blick in die Optionen im Backstage-Bereich. Drucken Möchten Sie eine geöffnete ausdrucken, wechseln Sie zu Backstage-Bereich Drucken. Dort können Sie die Mail im Memoformat ausdrucken. In der Vorschau können Sie das Format überprüfen. Haben Sie vor Ihre Ordnerliste zu drucken, markieren Sie diese und wechseln wieder zum Druckbefehl. Nun steht das Tabellenformat zur Verfügung. Wollen Sie Kontaktdaten ausdrucken, wählen Sie zwischen Kartenformat, Heftformat (A7) oder (A6), Memoformat oder Telefonbuchformat. Und natürlich können Sie beim Drucken von Kalendern zwischen Tages-, Wochen-, Monats- und weiteren Formaten wählen.

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