Adressen für MS-Outlook bereitstellen. applikationsunabhängige Arbeitsanleitung der Ordin AG

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1 Adressen für MS-Outlook bereitstellen applikationsunabhängige Arbeitsanleitung der Ordin AG

2 Die in dieser Unterlage enthaltenen Informationen können ohne Vorankündigung geändert werden und stellen keine Verpflichtung seitens des Lieferanten dar. Ausnahme: Wenn in einer schriftlichen, rechtsgültig unterzeichneten Offerte explizit auf diese Unterlage Bezug genommen wird, dann bildet sie Bestandteil der entsprechenden Offerte. Microsoft und MS-DOS sind eingetragene Warenzeichen und OUTLOOK, WINDOWS, EXCEL sowie ACCESS sind Kennzeichnungen der Microsoft Corporation. INTEL ist ein eingetragenes Warenzeichen der Intel Corporation. IBM ist eingetragenes Warenzeichen der International Business Machines Corporation. NOVELL ist ein eingetragenes Warenzeichen der Novell, Inc. CRYSTAL-Reports ist eine Kennzeichnung der Crystal Decisions Inc. Version 07/01 Diese Unterlage wurde erstellt von der ORDIN AG Organisationsberatung Steinenvorstadt Basel Tel Fax Copyright ORDIN AG

3 Inhaltsverzeichnis 3 Inhaltsverzeichnis Einleitung 4 Schritte im Ordin-Programm Aufruf des Druckprogramms 2 Was wird... 6 Selektiert 3 Wie wird... 6 Selektiert? 4 Export der... 8 gefundenen Daten Schritte im Programm Outlook Anlegen der Datei für zu exportierende Mail-Adressen 2 Datei importieren Löschen der Mail-Adressen Anhang Programmaufrufe Index 22

4 4 1 Mail/Outlook Einleitung Sehr geehrte Anwenderin Sehr geehrter Anwender Adressen können im Rahmen unserer Anwendungen an verschiedenen Orten hinterlegt werden. So z.b. in den Lohn- und Gehaltsanwendungen bei den einzelnen Mitarbeiter/innen. Oder in der Schul- und/oder Kursverwaltung bei den Lehrkräften, bei Eltern- und/oder Firmenadressen. Aber auch im Rahmen der Fakturierungsprogramme bei den Debitoren- und bei der Applikation "Kreditoren und Zahlungswesen" bei den Kreditorenadressen. Dabei stehen in der Regel für jede Adresse jeweils zwei mögliche einträge zur Verfügung: Zudem kann in den obengenannten Anwendungen jede Adresse den verfügbaren - von Ihnen festgelegten und verwalteten Codes - zugeteilt werden. Dank diesen Zuordnungen ist es uns möglich im Rahmen der normalen Druckprogramme Abfragen zu starten, die uns als Ergebnis die zutreffenden adressen zur Verfügung stellen. Die vorliegende Anleitung hat zum Ziel, die Schritte aufzuzeigen welche auszuführen sind, um die so gefundenen Informationen der MS-Applikation "Outlook" zur Verfügung zu stellen um sie dort für das Versenden von "Massen- s" zu verwenden. Je nach der von Ihnen benutzter Version können die hier beschriebenen Abläufe in Details abweichen. Dasselbe gilt für die Selektionsprogramme der Ordin AG, welche das Ermitteln der gewünschten Adressen zum Ziel haben. Da die verfügbaren Codes ja von Ihnen verwaltet werden, stimmen diese vermutlich kaum mit den hier gezeigten überein. Zudem kann es auch durchaus sein, dass wir unsere Auswahl nicht anhand von Codes vornehmen, sondern aufgrund anderer Kriterien. So zum Beispiel in den Lohn- und Gehaltsprogrammen, wo wir eher aufgrund von Funktionen, Kostenstellen und anderen Kriterien arbeiten. So oder so: Da sich alle angesprochenen Abläufe mit nur geringen Abweichungen gleichen, sollten die hier beschriebenen Schritte in jedem Fall zu einem brauchbaren Resultat führen. Im Zweifelsfall rufen Sie uns doch einfach an. In der Regel kennen wir ja Ihre Installation und werden Sie gerne unterstützen. Ihre Ordin AG

5 5 2 Schritte im Ordin-Programm 2.1 Aufruf des Druckprogramms adressen zu Handen "Outlook" werden immer über das normale Programm "Diverse Listen " aufgerufen, welches Sie über das Ikon "Diverse Listen drucken" aktivieren oder über das Pull-Down-Menu "diverse Listen" abrufen können: In der Listenauswahl werden Sie nun eine Zeile finden mit dem (oder einem ähnlichen) Titel " Mailadressen z.hd. Outlook exportieren": Bitte aktivieren Sie sie mit einem Doppelklick... unn verzweigen Sie dann in den Ablauf " Selektionskriterien ändern":

6 6 2.2 Mail/Outlook Was wird Selektiert Nachfolgend beschreiben wir den Ablauf für das Selektieren der Adressen aufgrund der Codes, wie Sie sie vermutlich "hinter" den jeweiligen Detailerfassungsbildern (Debitoren, Kreditoren, Eltern, Lehrkräfte etc.) zugeteilt haben: 2.3 Wie wird Selektiert? Exkurs: Je nach Anwendung (z.b. Lohn- und Gehalt) wurden Adressen vielleicht keinen Codes, sonderen anderen Kriterien (z.b. Kostenstellen oder Funktionen etc.) zugeteilt. Das Prinzip der Auswahl ist dann ein geringfügig anderes. In unseren Erklärungen jedoch befassen wir uns - wie bereits festgehalten - mit der Selektion aufgrund der zugeteilten Codes. Dabei unterliegt dieser Ablauf den exakt gleichen Regeln, wie alle anderen Selektionsabläufe auch. Als kleine "Besonderheit" könnte man jedoch vielleicht den Umstand anführen, dass hier nur auf einen einzigen Begriff - den Code - abgefragt wird. Allerdings auch in verschiedenen Variationen, was in den Auswahlfeldern so dargestellt wird: Beispiel: Wir möchten alle Stellen auflisten, die entweder den Code "Debi" (Debitoren) ODER den

7 7 Code "Kred" (Kreditoren) - oder beide Codes - aufweisen: ACHTUNG: Bitte beachten Sie, dass wir dafür mit einer ODER-Verknüpfung arbeiten müssen. Anders sähe es aus, wenn wir nur jene Adressen selektieren möchten, bei denen der Code "Debi" zusammen mit dem Code für "Kred" vorkommt. Dies bedingt eine UND-Verknüpfung: Hinweis: Normalerweise ist die Selektion bei unseren Kunden so eingerichtet, dass maximal fünf verschiedene Codes selektiert und in eine gegenseitige Abhängigkeit gebracht werden können. Je nach Applikation zudem in Verbindung z.b. mit Angaben zu Schulklassen, zu Kursnummern oder zu Einteilungen von Mitarbeiter/innen etc. Doch bleiben wir vorerst bei unserem ersten Beispiel, bei dem wir alle Kunden anschreiben möchten, die entweder eine Debitoren- oder eine Kreditorenbuchhaltung benutzen. Dazu selektieren wir also nach: Die Frage ob wir diese Selektionskriterien speichern wollen beantworten wir je nach Wunsch mit "Ja" oder mit "Nein". Sie erinnern sich: Wenn wir diese Frage mit "Ja" beantworten, dann wird uns beim nächsten Mal genau diese Selektion vorgeschlagen die wir - wenn wir dann eine andere Auswahl haben möchten - entsprechend anpassen müssen. Antworten wir mit "Nein", dann bleibt die zuletzt so bestätigte Selektion gespeichert. Empfehlung: Speichern Sie die jeweilige Selektion immer dann, wenn Sie davon ausgehen können, dass Sie das nächste Mal, wenn Sie diese Liste aufrufen, wiederum die gleichen Vorgaben machen müssen wie dies jetzt gerade der Fall ist. Mit "Nein" antworten Sie, wenn es sich beim Umfang der aktuell zu erstellenden Liste eher um eine "Ausnahme" handelt, die sich aller Voraussicht nach nicht so schnell wiederholen wird.

8 8 Mail/Outlook Als letzte "Aktion" wählen wir nun die Ausgabeform. Und zwar jene auf den Bildschirm, da wir anschliessend die gefundenen Informationen ja exportieren wollen: 2.4 Export der gefundenen Daten Die gefundenen Datensätze weden in einer sehr einfachen, zweigeteilten Liste dargestellt. Dabei finden wir auf der linken Seite die Namenszeile des -Empfängers und im rechten Teil seine -Adresse: Bitte beachten Sie, dass die Liste weder Kopf- noch Fusszeilen aufweisen und auch kein Berichtskopf mit einer Überschriftszeile oder Ähnlichem angegeben ist. Nun gilt es, diese Daten in eine von Outlook lesbare Form zu bringen. Dazu wählen wir die Schaltfläche für den Datenexport: und dann - als Exportformat - "Text" (normalerweise die drittletzte Option):

9 9 Nun möchte das Programm gerne "wissen", wohin Sie Ihre Datei exportieren möchten: Wo das genau sein wird, ist eigentlich unwesentlich. Wichtig ist einfach, dass Sie diese Datei für die nächsten Schritte wieder finden. Weshalb sie also z.b. nicht direkt auf dem Desktop ablegen?

10 10 Mail/Outlook

11 11 3 Schritte im Programm Outlook Ein Wort vorab: Die nachfolgend beschriebenen Schritte sind zwar logisch, leider aber trotzdem recht zahlreich. Dadurch entsteht der Eindruck, dass sich die ganze Sache nur dann lohnt, wenn gleichzeitig zumindest einige hundert -Adressen in das Outlook-Programm übertragen werden können. Aber dieser Eindruck "trügt"! Denn 90 % der nachfolgend beschriebenen Schritte müssen nur beim allerersten Mal durchlaufen werden. Danach hat sich Outlook - mit ganz wenigen Ausnahmen - alles "Wichtige gemerkt" und wir brauchen von Schritt zu Schritt jeweils nur noch auf die Schaltfläche "Weiter" zu klicken. Damit lässt sich der ganze komplexe Ablauf in wenigen Sekunden erledigen. Also: Bitte führen Sie die nachfolgend beschriebenen Anweisungen in aller Ruhe einmal aus. Und danach empfehlen wir Ihnen, den Ablauf gleich noch ein zweites Mal durchzuführen. Sie werden überrascht sein, wie einfach Ihnen das dann alles erscheint! 3.1 Anlegen der Datei für zu exportierende Mail-Adressen Unser Ziel ist es ja, unsere soeben bereitgestellten -Adressen "outlookseitig" zu importieren und abzulegen. Damit das funktioniert, muss für unser Outlook-Programm ein entsprechender Ordner bereitstehen. Und dieser wird wie folgt angelegt: Wenn Sie möchten, dass der Ordner unter dem Verzeichnis "Persönliche Ordner" angelegt wird, dann aktivieren Sie das Verzeichnis entsprechend: Nun klicken Sie auf die Schaltfläche "Datei", wählen Sie "Ordner" und dann die Funktion "Neuer Ordner":

12 12 Mail/Outlook... und führen dann die folgenden Schritte aus: Jetzt verfügen Sie über einen Ordner, in den die zuvor ausgewählten Daten importiert werden können:

13 Datei importieren Nun wählen wir die Funktion "Datei" und dann die Zeile "Importieren/Exportieren": Outlook öffnet nun das Fenster für den "Import/Export-Assistenten" und hier wählen Sie die Aktion "Importieren aus anderen Programmen oder Dateien": Wenn Sie diese Zeile korrekt eingestellt haben, dann klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter", und wählen als "zu importierenden Dateityp" die (in der Regel letzte) Zeile "Tabulatorgetrennte Werte (Windows)"...

14 14 Mail/Outlook... und fahren dann auch hier durch Anklicken der Schaltfläche "Weiter" in Ihrem Ablauf fort. Klicken Sie auf "Durchsuchen" (wobei Sie die Option "Erstellen von Duplikaten zulassen" aktiviert lassen können. (Zumindest wenn Sie in eine noch leere Datei importieren): Und nun identifizieren Sie Ihre Datei, in welcher die gemäss den in Kapitel 2.4 bereitgestellten Daten befinden:

15 15 Nun müssen Sie das Verzeichnis bezeichnen, in das Sie Ihre Adressen importieren wollen. Im hier beschriebenen Beispiel wäre das der Ordner "Mein Adressen":

16 16 Mail/Outlook Markieren Sie ihn und fahren Sie mit der Schaltfläche "Weiter" fort, was Sie zum nächsten Schritt führt: Hier aktivieren Sie die Funktion "...txt in den Ordner..." (blau hinterlegte Zeile) und klicken dann auf die Schaltfläche "Felder zuordnen". Auf dem jetzt gezeigten Bild wird Ihnen in der rechten Spalte der Name für die allererste Adresse gezeigt. Klicken Sie ihn an und ziehen Sie ihn mit festgehaltener Maustaste nach rechts über das dortige Feld "Name". Dann lassen Sie die Maustaste wieder los:

17 17 Wenn Sie diesen Schritt korrekt ausgeführt haben, dann sollten Sie nun den Begriff "Name" sowohl in der linken, als auch in der rechten Spalte sehen. Und nun verfahren Sie gleich mit dem Begriff "Mail", den Sie in der linken Spalte unter dem Namen finden:

18 18 Mail/Outlook Und nun folgt der letzte Schritt:

19 Löschen der Mail-Adressen Wenn Sie Ihren -Adress-Ordner für Ihren "Massenversand" verwendet haben, empfehlen wir Ihnen dessen Inhalt baldmöglichst wieder zu löschen. Nur so vermeiden Sie, dass Sie beim nächsten Import nicht plötzlich Mail-Adressen miteinander vermischen, die eigentlich nicht zusammengehören. Das Löschen dieser Adressen können Sie auf verschiedene Arten bewerkstelligen: 1. Sie können den ganzen Ordner samt Inhalt löschen. Das bedingt aber, dass Sie ihn so wie in Abschnitt 3.1 beschrieben vor dem nächsten Import wieder neu anlegen. 2. Sie können einfach die in Ihrem Ordner enthaltenen Adressen löschen. Und das geht so: Aktivieren Sie den Ordner, dessen Adressen Sie löschen möchten (hier "Mein Adressen"):

20 20 Mail/Outlook Jetzt markieren Sie alle Adressen (Ctrl + A) und dann löschen Sie sie durch Drücken der "DeleteTaste":

21 21 4 Anhang 4.1 Programmaufrufe Aufruf aus dem Programm "Lohn- und Gehaltswesen": Aufruf aus dem Programm "Kursverwaltung":

22 22 Index -LLehrkräfte 4, 6 Lohn- und Gehaltsanwendungen Lohn- und Gehaltswesen 21 Löschen der Mail-Adressen 19 -AAdressen löschen Aufruf MMassenversand 19 Mein Adressen 19 -DDatei importieren 13 Datenexport 8 Debitoren 4, 6 Delete-Taste 19 Desktop 8 Detailerfassungsbilder -NNamenszeile 6 -OODER-Verknüpfung Outlook 11 -EEltern 4, 6 Adressen 4 -Adresse 8 -Adress-Ordner 19 einträge 4 -Empfänger 8 Erstellen von Duplikaten zulassen -FFakturierungsprogramme Firmenadressen 4 Fusszeilen 8 4 -KKreditoren 4, 6 Kreditorenadressen 4 Kursnummern 6 Kursverwaltung PPersönliche Ordner SSchulklassen 6 Selektion 5 Selektionskriterien 5, 6 Selektionskriterien ändern 5 -T- -IImport/Export-Assistent Importieren Tabulatoren 8 Tabulatorgetrennte Werte 13 Text mit Tabulatoren als Trennzeichen Trennzeichen 8 8 -UÜberschriftszeile 8 UND-Verknüpfung 6

23 Index 23 -VVerknüpfung 6 -ZZahlungswesen 4