Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen

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1 Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Workshop Seite 1

2 Agenda A Einflussfaktoren Unternehmung 60 min B Einflussfaktoren SAP-Systeme 60 min C Implementierungsvariante 60 min Pause D Implementierungsdokumente 60 min E Betriebsdokumente 60 min F Werkzeuge 60 min Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 2

3 Übersicht Konzept Implementierung Betrieb Einflussfaktoren Unternehmung Betriebsdokumente Implementierungsvariante Werkzeug Einflussfaktoren SAP Systeme Implementierungsdokumente Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 3

4 Einflussfaktoren Unternehmen Welche Faktoren der Unternehmensorganisation sind massgebend? Unternehmen Unternehmensgrösse & -struktur Zentralisierungsgrad Strukturumsetzung in SAP Spezialisierungsgrad der MA Vertraulichkeitsgrad der Produkte Implementierungsvariante Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 4

5 Einflussfaktoren Unternehmen Unternehmensgrösse & struktur Klein, einfach und überschaubar Gross, mehrere Buchungskreise, Konzern, mehrere Länder Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 5

6 Einflussfaktoren Unternehmen Zentralisierungsgrad (1/2) Beispiel: Ein SSC arbeitet für alle Organisationen eines Landes. Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 6

7 Einflussfaktoren Unternehmen Zentralisierungsgrad (2/2) Beispiel: Ein SSC arbeitet für einige Organisationen einiger Länder. Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 7

8 Einflussfaktoren Unternehmen Strukturumsetzung: Standorte als Buchungskreis Ein Buchungskreis ist eine bilanzierende Einheit im Sinne einer rechtlich selbständigen Firma. Er ist zentrales Organisationselement der Finanzbuchhaltung. Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 8

9 Einflussfaktoren Unternehmen Strukturumsetzung: Standorte als Werke Ein Werk kann ein Verteilzentrum, eine Filiale, eine Produktionsstätte oder ein Lager sein. Die Bezeichnung für das Werk kann in den einzelnen SAP-Modulen unterschiedlich sein. Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 9

10 Einflussfaktoren Unternehmen Strukturumsetzung: Standorte als Kostenstelle Die Kostenstelle ist eine organisatorische Einheit innerhalb eines Kostenrechnungskreises, die einen eindeutig abgegrenzten Ort der Kostenentstehung darstellt. Die Einteilung kann nach funktionalen, abrechnungstechnischen, leistungstechnischen, räumlichen und/oder Verantwortungsgesichtspunkten vorgenommen werden. Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 10

11 Einflussfaktoren Unternehmen Strukturumsetzung: Standorte als Verkaufsorganisation Die Verkaufsorganisation ist eine organisatorische Einheit der Logistik, die das Unternehmen nach den Erfordernissen des Vertriebs gliedert. Jede Verkaufsorganisation steht für eine verkaufende Einheit im rechtlichen Sinne, sie ist z.b. für die Produkthaftung oder eventuelle Regressansprüche der Kunden verantwortlich. Sie ist außerdem für den Vertrieb der Artikel verantwortlich und sie handelt Verkaufskonditionen aus. Mit Hilfe der Verkaufsorganisationen kann eine regionale Untergliederung des Marktes, z.b. nach Ländern, berücksichtigt werden. Ein kompletter Geschäftsvorfall des Vertriebs wird immer innerhalb einer Verkaufsorganisation abgewickelt. Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 11

12 Einflussfaktoren Unternehmen Spezialisierungsgrad der Mitarbeiter Die Mitarbeiterzahl kann einen nicht unwesentlichen Einfluss auf die Rollen haben. Grosse Firmen Spezialisten: Bei grösseren Firmen mit vielen Mitarbeitern müssen vielfach Rollen für Spezialisten erstellt werden, das bedeutet: viele kleine Rollen mit wenigen Transaktionen. Kleine Firmen Generalisten: Bei kleineren Firmen mit wenigen Mitarbeitern sehen wir eher die Mitarbeiter die alle Funktionen in Personalunion durchführen. Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 12

13 Einflussfaktoren Unternehmen Vertraulichkeitsgrad der Produkte In den Branchen, wie Versicherungen, Banken und Spital wo viele sensitive Personendaten gespeichert werden, aber auch in der chemischen Industrie wo das gesamte Know-how in Rezepturen hinterlegt ist, bestehen Anforderungen auf die speziell eingegangen werden muss. In solchen fällen wird jeweils ein Spezialkonzept für die sensitiven Daten erstellt. Fast jede Firma hat solche für sie sensitive Daten, auf die eingegangen werden muss. In den Branchen, wie Grossmaschinenbau, Anlagenbau, Schiffsbau oder generell in der Bauwirtschaft, wo (fast) jedes Produkt ein Unikat ist, werden in der Regel keine Spezialrollen für einzelne Berechtigungsobjekte oder Transaktionen erstellt. Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 13

14 Einflussfaktoren SAP-Systeme Welche Faktoren der SAP Prüfungsmethoden sind massgebend? SAP-Systeme ERP Strukurelle-Berechtigungen Analyse-Berechtigungen Portalrollen CRM-/ACE-Berechtigungen Organsiationsebenentype Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 14

15 Varianten der SAP-Prüfimplementierung ERP Die gebräuchlichste Methode ist die Berechtigungsprüfung mit der AUTHORITY CHECK Anweisung, mit der ein bestimmtes Berechtigungsobjekt an einer bestimmten Stelle im Programm geprüft wird. Verläuft die Prüfung positiv, hat der Anwender auch die notwendigen Berechtigungen in seinem Benutzerstammsatz. Wenn die Berechtigungen nicht ausreichen, läuft das Programm auf einen Fehler mit einer entsprechenden Fehlermeldung, je nach Programm wird der Datensatz überlesen oder das Programm bricht mit einer Fehlermeldung ab. Jede Transaktion wird im SAP Standard mindestens mit dem Berechtigungsobjekt S_TCODE geprüft. Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 15

16 Varianten der SAP-Prüfimplementierung Strukturell Berechtigungen (SAP HR) Strukturelle Berechtigungen definieren die Zugriffsrechte auf organisatorische Einheiten, die innerhalb der Organisationsstruktur definiert sind. Die zu schützenden Personendaten sind über den Objekttyp P definiert. Da die einzelnen Organisationshierarchien durch Objektverknüpfungen (Organisationseinheiten Planstellen Personen) entstehen, gibt es unterschiedliche Auswertungs und damit Zugriffswege. Diese Auswertungswege werden über Strukturen definiert und können über die strukturellen Berechtigungen angesteuert werden. Dabei wird ausgehend von einem Startobjekt ein Auswertungsbzw. Verknüpfungsweg festgelegt der den Zugang zu Personendaten liefet. Die Strukturellen Berechtigungen werden nicht über den SAP Profilgenerator, sondern über die Transaktion OOSP erstellt, die Zuordnung wird über die Tabelle T77UA gepflegt. Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 16

17 Varianten der SAP-Prüfimplementierung Analyse Berechtigungen (SAP BI) In transaktionalen Systemen wie SAP ECC werden transaktionale Daten in normalisierten Tabellen abgelegt und zur weiteren Verarbeitung in andere Tabellen weitergereicht. Im Gegensatz dazu legt das SAP BI den Fokus auf einen Prozess aus dem jeweiligen Quellsystem, wobei Informationen zu diesem Prozess extrahiert und im SAP BI aufbereitet werden. Ziel dieses Vorganges ist es dem Anwender nur die benötigten (richtigen) Daten in der Prozesssicht zu liefern. Bei der Datenübernahme vom ERP ins BI werden die Daten von SAP Tabellen in InfoCubes übernommen, dabei findet eine Umsetzung statt. Die Berechtigungsrelevanten Elemente für das Data Warehouse Design sind dabei die Workbench, Queries und InfoCube Objekte, die InfoSource, Transatkionale Objekte, InfoObjekte und Quellsysteme. Welche Objekte schlussendlich Berechtigungsrelevant sind oder nicht bestimmt alleine der BI Entwickler. Genau genommen sind die Merkmale nichts anderes als Berechtigungsfelder im ERP. Die Analyseberechtigungen werden nicht über den SAP Profilgenerator, sondern über die Transaktion RSECADMIN erstellt und zugeordnet. Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 17

18 Varianten der SAP-Prüfimplementierung Portalrollen (SAP Portal) Ein wichtiger Unterschied zwischen ABAP Rollen und Portalrollen besteht darin, dass im Portal keine Berechtigungen für die Backend Anwendung selbst definiert werden. Dies muss weiterhin im Backend System (SAP ERP) selbst durchgeführt werden. Im Portal wird aber mithilfe von Access Control Lists (ACL) der Zugriff auf die einzelnen Objekte (Portalrollen, Worksets, Pages, iviews) definiert. Eine Backend Transaktion muss man im Portal als iview betrachten. Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 18

19 Varianten der SAP-Prüfimplementierung SAP CRM & SAP ACE Die CRM Access Control Engine ist eine Kontrolloption zur Steuerung von Benutzerrechten im Channel Management von CRM. Die ACE ist nicht rollen, sondern regelbasiert, die regelbasierte Zugangskontrolle ist die Sicherheitslösung für CRM Massendaten. Die Regeln wirken allerdings komplementär zu den Berechtigungen, die dem betreffenden Benutzer über die Rollen vergeben worden sind. Die ACE ist also ein System, um benutzerabhängige Zugangsrechte auf Informationsobjekte zu definieren. Die Anwendung kann dabei die Berechtigungen für verschieden Aktionen wie lesen Schreiben und Loschen für Informationsobjekte in CRM prüfen. Die Regeln für ACE lassen sich mit der Transaktion SM30 administrieren, die Views beginnen alle mit CRM_ACE_* Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 19

20 Varianten der SAP-Prüfimplementierung Organisationsebenentype Die Abgrenzung nach Organisation kann je nach SAP System (Anwendung) für einen Konzern unterschiedlich sein. Z.B. im ERP möglichst einfach (nach Buchungskreis) im HR aber differenzierter (nach Personalbereich) und in der Planung im APO noch eine Stufe feiner(nach Location entspricht einem Werk). Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 20

21 Implementierungsvarianten Welche Faktoren der unterschiedlichen Umsetzungs /Implementierungsvarianten sind massgebend? Orientierung nach Funktionen Stellen Prozessen Business Rollen Kombination Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 21

22 Implementierungsvarianten Orientierung des Berechtigungskonzepts: Funktionsorientierung Das funktionsorientierte Konzept ist am weitesten verbreitetet. Man kann es auch als Baukastensystem bezeichnen. Die Rollen können einzeln oder als Sammelrollen zugeordnet werden. Beispiel Sammelrolle: YS:RFI001 FI Debitoren pflegen. YE:RFI001 Debitoren pflegen YE:RFI003 Debitoren Bewegungsdaten pflegen YE:RFI012 Zahllauf Beispiel Sammelrolle: YS:RFI006 FI Stammdaten pflegen. YE:RFI001 Debitoren pflegen YE:RFI011 Kreditoren pflegen YE:RFI021 Sachkonten pflegen YE:RFI012 Zahllauf Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 22

23 Implementierungsvarianten Orientierung des Berechtigungskonzepts: Stellenorientierung Beim stellenorientierten Konzept werden alle Transaktionen, die ein Mitarbeiter für seine tägliche Arbeit an seiner Stelle braucht, in die entsprechende Rolle gepackt. Vorteil: Pro User vielfach zwei Rollen > sehr übersichtlich Nachteil: fast alle Transaktionen kommen in mehreren / vielen Rollen vor > grosser Aufwand bei neuen Projekten > grosser Aufwand bei Releasewechsel Beispiel Stellen: Buchhalter (gesamte Buchhaltung) Anlagebuchhalter Kreditorenbuchhalter Debitorenbuchhalter Investitionscontroller etc. Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 23

24 Implementierungsvarianten Orientierung des Berechtigungskonzepts: Prozessorientierung Vom Prozessorientierten Aufbau von Rollen wird viel gesprochen und geschrieben. In der Praxis sind die Prozesse meistens nicht so beschrieben, dass diese in Rollen prozessorientierten Rollen umgesetzt werden können. Vorteil: übersichtliche Rollen die Funktion der Rolle kann sehr genaue beschrieben werden Nachteil: grosser Aufwand bei der Prozessbeschreibung Prozessbeschreibungen nicht für die Rollenerstellung geeignet viele kleine Rollen Beispiel Prozesse: Einstellung Mitarbeiter Offerte erstellen Rechnungseingang Materialeinkauf etc. Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 24

25 Implementierungsvarianten Orientierung des Berechtigungskonzepts: Business Rollen Unter einer Business Rolle versteht man eine Sammelrolle die Einzelrollen auf mehreren Systeme zuordnet. In einem grösseren Unternehmen benötigt ein Einkäufer zugriff auf mehrere SAP Systeme, wie ERP, SRM(EBP), BI und Portal um seine tägliche Arbeit ausführen zu können. Vorteil: sehr effizient bei der Rollenvergabe übersichtlich für alle leicht verständlich Nachteil: grosser Aufwand bei der Rollenbeschreibung AAS - Solution Manager SRM (EB) Business Rolle (Einkäufer) SAP-Rolle 1 Einkäufer SAP-Rolle 2 Reporting SAP-Rolle 3 Einkäufer SAP-Rolle 4 Einkäufer SRM BI ERP Portal BI ERP Portal Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 25

26 Implementierungsvarianten Orientierung des Berechtigungskonzepts: Mischformen vielfach mit der Zeit gewachsen meistens unübersichtlich oft muss nach einer gewissen Zeit ein Reengineering durchgeführt werden aus Sicht der (internen) Revisionsstelle ist diese Form besonders problematisch Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 26

27 Implementierungs- und Betriebsdokumente Hauptdokumente Rollenkatalog Organisationswerteliste Organisationsstruktur Umsetzungsplan Berechtigungskonzept Namenskonventionen Nebendokumente Benutzerkonzept Supportrollenkonzept Testkonzept Kritische Berechtigungen Changemangementkonzept... Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen

28 Implementierungs- und Betriebsdokumente Rollenkatalog pro Modul/Anwendung Für jedes Modul und / oder System wird ein Rollenkatalog erstellt. Der Rollenkatalog wird vom Berechtigungsteam als leere Vorlage aus dem SAP übernommen. Für die Zuordnungen von Transaktionen zu den Rollen wird aber letztendlich die Fachabteilungen verantwortlich. Für Modulfremde Transaktionen muss das Einverständnis vom entsprechenden Modulverantwortlichen eingeholt werden. Beispiele Template Rollenkatalog FI Template Rollenkatalog CO Template Rollenkatalog MM Template Rollenkatalog SD SAP-Authorizations Workshop Seite 28

29 Implementierungs- und Betriebsdokumente Organisationsstruktur (1) Hauptstruktur Damit die Mitarbeiter vom Berechtigungsteam, sich die Organisation der Firma vorstellen können, ist es wichtig diese zu visualisieren. In diesem Dokument sollen die Organisationen gemäss SAP-Begrifflichkeiten beschrieben werden. Template Organigramm SAP-Authorizations Workshop Seite 29

30 Implementierungs- und Betriebsdokumente Organisationsstruktur (2) Unterstrukturen Für Kostenstellen, Profitcenter aber auch für sensitive Daten wie Stücklisten oder Rezepturen gilt es mit einfachen Graphiken die Organisation zu visualisieren. Beispiel Template Kostenstellen SAP-Authorizations Workshop Seite 30

31 Implementierungs- und Betriebsdokumente Organisationswerteliste Für jede definierte Organisation, werden alle Organisationsfeldwerte in einer Excel Liste beschrieben. Für kleinere Firmen wie auch die Musterfirma erstellt man (wegen der geringeren Komplexität) nur einen Organisationsebenentype. Das Oberste Ziel ist es, dass alle Rollen einer Organisation (FL01) immer die gleichen Organisationswerte enthalten. Template Organsiationswerteliste Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 31

32 Implementierungs- und Betriebsdokumente Namenkonventionen Damit die Rollennamen problemlos erweitert werden können (sei es durch Zukauf einer neuen Firma, oder durch den Einsatz neuer SAP-Systemtypen wie XI, SRM oder aber durch eine zweite unabhängige ERP-Systemlinie) müssen wir bei der Namensvergabe einige Vorkehrungen treffen. Template Namenskonventionen Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 32

33 Implementierungs- und Betriebsdokumente Berechtigungskonzept In einem Berechtigungskonzept werden die Rollen einzeln beschrieben. Es wird definiert welche Funktionen mit diesen Rollen ausgeführt werden können und welches die wichtigsten Organisationselemente sind die abgegrenzt werden müssen. Template Berechtigungskonzept Wird AAS eingesetzt kann zusätzlich der Zusammenhang zwischen Sammelrollen, Planstellen, Business Roles, etc. dokumentiert werden. Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 33

34 Implementierungs- und Betriebsdokumente Umsetzungsplanung Die Einführung eines Berechtigungskonzepts benötigt eine klare Struktur. Die Terminsituation und die Aufwände werden plan- und kontrollierbar. Beispiel Einführung in einem grossen CCSAP Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 34

35 Implementierungs- und Betriebsdokumente Übersicht der Fragestellungen Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 35

36 Implementierungs- und Betriebsdokumente Kritische Berechtigungen Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 36

37 Werkzeuge PFCG ZBV GRC Access Manager Identity Manager Compliance Enforcer Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 37

38 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Berechtigungsmanagement in SAP-Systemen Seite 38

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